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Introducción
En los últimos 15 años la implantación de sistemas de información tipo ERP en las grandes empresas
ha sido masiva. SAP es el máximo exponente de ello al ser el líder mundial en número de instalaciones. La
gran amplitud y complejidad de un sistema exige la especialización del personal de la empresa en cada
uno de sus aspectos como pueden ser, la funcionalidad, la parametrización, la programación o la
administración del sistema.
En este curso se dará a conocer los aspectos generales del sistema, para tener la base de conocimientos
necesarios para poder comprender de mejor forma la funcionalidad e integración de los diversos
componentes del sistema. Sirviendo como introducción a las personas que quieran iniciarse en la
administración de sistemas.
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
INDICE
Objetivos del Curso ...................................................................................................... 2
1 Datos Maestros ........................................................................................... 6
2 Entrada en el Sistema ................................................................................. 7
3 Trabajar con el Sistema SAP ...................................................................... 7
3.1.1 Barra de menú ................................................................................... 8
3.1.2 Barra de Herramientas....................................................................... 8
3.1.3 Botones Estándares .......................................................................... 8
3.1.4 Otros botones: ................................................................................... 9
3.2 Barra de estado........................................................................................... 11
3.3 Código de transacción................................................................................. 11
3.4 Trabajar con varios modos .......................................................................... 11
4 Datos maestros FI ..................................................................................... 12
4.1 Cuentas....................................................................................................... 12
4.1.1 Visualización y modificación de cuenta de mayor ............................ 12
4.1.2 Visualización y Modificación de Prveedor ........................................ 15
4.1.3 Visualización y Modificación de Deudor ........................................... 20
5 Libro Mayor ............................................................................................... 23
5.1 Contabilización de libro mayor .................................................................... 23
5.2 Visualización de Saldos en cuenta de mayor .............................................. 26
5.3 Cierre de período contable .......................................................................... 28
5.1 Visualización de registro contable ............................................................... 29
5.2 Anulación de registro contable .................................................................... 30
6 Cuentas por pagar .................................................................................... 32
6.1 Contabilización Proveedor .......................................................................... 32
6.2 Nota de crédito ............................................................................................ 34
6.3 Visualización cuenta corriente proveedor .................................................... 36
6.4 Pago proveedor........................................................................................... 38
6.5 Anticipo a proveedor ................................................................................... 43
7 Cuentas por cobrar ................................................................................... 46
7.1 Contabilización Deudor ............................................................................... 46
7.2 Nota de crédito ............................................................................................ 48
7.1 Visualización de cuenta corriente deudor .................................................... 49
7.1 Pago deudor ............................................................................................... 50
8 Controlling ................................................................................................. 55
8.1 Datos Maestros ........................................................................................... 55
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
El siguiente párrafo describe las estructuras organizacionales de una empresa en el sistema SAP, es decir
cómo se representa la empresa en el sistema.
Plan de Cuentas: es formaod por un conjunto de cuentas de mayor que serviran para registrar valores
y flujos de valores. Es necesario atribuir un plan de cuentas para cada empresa, que será utilizado
para las contabiliazciones diarias y para clasificaciones contables dentro de la Contabilidad General.
Empresa: Representa una unidad independinente. Puede ser representada como la menor unidada
organizacional en la contabilidad externa. Es una Sociedad dentro de una Corporación o una
Subsidiaria que genera, individualmente, balances patrimoniales y cálculos de utilidades o pérdidas
exigidos por ley.
Área de Contabilidad de Costos: es una unidad organizativa utilizada para contabilizar costos. Un
área de contabilidad de costos puede contener una o más empresas, si fuese necesario, pueden
operar en diferentes monedas. Todas las empresas de un área de contabilidad de costos deben
utilizar el mismo plan de cuentas.
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Canal de Distribución: Canal por medio del cual las mercancias o prestaciones de servicio llegan a los
clientes. Ejemplos típicos de canales de distribución son el comercio mayorista, el minorista o venta
directa.
Sector de Actividad: es utilizado para agrupar materiales y servicios, o sea, representa un grupo de
productos. Por ejemplo: sector actividad automoviles y sector de actividad electronicos.
Lugar de expedición: esla unidad organizativa que controla las actividades de liberación de
mercancias. Puede ser una rampa de carga, una sala de maletas, un depósito ferroviario o un grupo
de funcionarios responsables por la organización de los envios.
El Centro: es una unidad organizacional de logística que estructura la empresa a partir de una
perspectiva de producción, suministro, mantenimiento, ventas, centro de almacenamiento y
planeación de materiales. Puede ser una instalación fabril, un centro de distribución de materiales o
un lugar de prestación de servicios.
Depósito o Almacen: permiten la difrenciación física del material dentro de un centro. Ejemplo
almacen de materia primas
1 Datos Maestros
Los datos maestros son usados y procesados en una base de datos para varias aplicaciones en el sistema.
Estas fuentes de datos permiten que valores sean propuestos automáticamente durante el procesamiento
de un documento, reduciendo el número de errores y el tiempo gastado en la inserción de datos.
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2 Entrada en el Sistema
Introducción Sapgui
Como cualquier software que esté basado en arquitectura cliente/servidor, SAP dispone de un programa
cliente que se debe instalar en cada uno de los servidores de presentación (PC’s) para poder realizar la
conexión al sistema . Este programa cliente se llama SAPGUI o SAP Frontend y es la herramienta que nos
permite navegar por las distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema de SAP.
Luego de solicitarlo, aparece la pantalla de acceso, en la cual deben completarse los siguientes campos:
⇒ Mandante: Su sistema
⇒ Nombre del usuario: Se le informa por medio del responsable del sistema
⇒ Clave de acceso: Aquí está dada por única vez una contraseña inicial. Reemplazarla
individualmente al entrar por primera vez en el sistema y retenerla.
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El menú desplegable es la herramienta básica para la navegación por las distintas aplicaciones del sistema
SAP . En él podremos encontrar todas las funciones necesarias para un llevar a cabo un control total sobre
las transacciones y programas. El menú desplegable se caracteriza por tener fijas las últimas dos opciones
de la derecha. Estas dos opciones son:
Sistema. Opción para crear y borrar modos, desconexión del sistema, ver el status de nuestra sesión entre
otras.
Botón de Intro
Haciendo un clic en este botón en la Barra de herramientas o presionando la tecla INTRO en su teclado,
Ud. confirma las entradas realizadas en una pantalla.
Campo de comandos
Campo para ingresar comandos, como códigos de transacción, letras para la selección directa y otros
comandos.
Botón de guardar
Haciendo clic en este botón, Ud. guarda su trabajo. El botón de guardar ejecuta la misma función que
Guardar en el menú Editar. En diversos menús en cascada, este botón también se utiliza para
"contabilizar", por ejemplo, facturas.
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Botón de Atrás
Haciendo clic en este botón, Ud. retrocede un nivel de jerarquía de aplicación. En caso de que se pierdan
datos, aparecerá una ventana de consulta en donde Ud. puede guardar los datos.
Botón de Finalizar
Haciendo clic en este botón, Ud. finaliza con la aplicación actual. El sistema regresa al nivel anterior o al
nivel principal de SAP.
Botón de Cancelar
Haciendo clic en este botón, Ud. cancela la aplicación actual. El botón Cancelar es idéntico a la función
Cancelar en el menú Editar.
Botón Imprimir
Haciendo clic en este botón, Ud. puede imprimir los datos que se visualizan en la pantalla actual.
Botón Buscar
Haciendo clic en este botón, Ud. puede buscar los datos que necesite en la pantalla actual. El ingreso de
buscar palabra puede realizarse con "*". Como resultado de búsqueda se indican todos los aciertos de la
palabra ingresada. (Por ejemplo: buscar palabra: ABB, usted ingresará *ABB*; resultado de búsqueda ABB
Técnica de conmutación y de mando.
Haciendo clic en este botón, Ud. puede comenzar una búsqueda ampliada de datos que necesite en la
pantalla actual.
Botones de desplazamiento
Botones con los que Ud. puede acceder al comienzo o al final, a la página anterior o a la página siguiente
de una información. En el sistema , las teclas F21 a F24 están reservadas para estas funciones. En su
teclado hay teclas de desplazamiento especiales, por ejemplo RePág↑ o AvPág↓.
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En el los submenús del sistema aparecen otros botones dependiendo de las aplicaciones. Según el menú
en cascada de que se trate, existen diversas funciones. En el siguiente punto se explicarán brevemente
algunos botones que aparecen con frecuencia.
La barra de aplicaciones
Con la visualización antigua del sapgui se encuentra entre la barra estándar de herramientas y la parte
principal de la pantalla. En ella disponemos de las opciones básicas para el control de la aplicación actual
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En el borde inferior de la pantalla siempre se visualiza una barra de estado. En esta barra, el usuario
puede leer informaciones acerca del estado actual del sistema, mensajes de error, mensajes de
advertencia, hora, mandante, etc.
El menú del usuario facilita el acceso a las aplicaciones. En el menú de usuario, los usuarios pueden
ingresar las aplicaciones que utilizan normalmente. Haciendo un clic con el ratón, entran directamente en
la aplicación deseada, sin tener que pasar por cada uno de los niveles.
Un código de transacción se compone de cuatro caracteres que Ud. ingresará en el campo de comandos.
Delante de este código de transacción se podrá colocar /N u /O. La preposición /N permitirá acceder a la
transacción independientemente del área en la que Ud. se encuentre. La preposición /O creará un modo
nuevo para la transacción deseada.
Al llamar el ícono de SAP en la barra de inicio de Windows, se abre el primer modo. En este modo pueden
ejecutarse todas las transacciones o los pasos del menú. Pero como deben ingresarse datos
frecuentemente (por ejemplo, el código de proveedores) que el usuario no siempre recuerda de memoria,
es útil poder buscar estos datos en otro modo (= copia del modo inicial. De esta manera, el usuario no
debe interrumpir la función recién ejecutada en la que, por ejemplo, ya ingresó muchos datos, sino que
puede consultar los datos necesarios en el segundo modo.
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4 Datos maestros FI
4.1 Cuentas
Código de
Path
Transacción
Menú
Gestión Financiera/Datos Maestros/Cuentas de
FS00
mayor/Tratamiento individual/Central
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financera/Acreedores/Datos
FK03
Maestros/Visualizar
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Aparecen los campos en las pestañas de las vistas para avanzar o retroceder usar los
botones
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Datos maestros/FD03 FD03
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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5 Libro Mayor
En esta operación se realizan contabilizaciones en libro mayor de cuentas de mayor únicamente, esta
transaccion no permite por ejemplo contabilizar cliente, proveedor, activos etc.
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financiera/Libro mayor/Contabilizacón FB50
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financiera/Libro mayor/Cuenta/Visualizar
FS10N
saldos
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Código de
Path
Transacción
Menú
OB52
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financiera/Libro
FB08
Mayor/Documento/Anular/Anulación individual
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión
FB60
Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
32
Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
33
Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión
FB60
Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Cuenta/Visualizar FBL1N
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Código de
Path
Transacción
Menú Finanzas/Gestión
Financiera/Acreedores/Contabilización/Salida de F-53
pago/Contabilizar
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Luego presionar
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión
F- 48
Financiera/Acreedores/Contabilización/Anticipo/Anticipo
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Esta transacción permite ingresar facturas de clientes por FI, normalmenet esta
facturación se registra por el módulo de SD.
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Contabilización/Factura FB70
46
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Contabilización/Entrada
F-28
de pagos
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
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Y presionar grabar
8 Controlling
Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Controlling/Contabilidad de clase de coste/Datos
KA02
maestros/Clase de coste/Tratamiento individual/Modificar
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de costes/Datos
KS02
maestros/Centro de coste/Tratamiento individual/Modificar
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Controlling/Ordenes CO/Datos maestros/Funciones
KO02
especiales/Orden/Modificar
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Controlling/Contabilidad de centro de beneficio/Datos
KE52
maestros/Centro de beneficio/Tratamiento individual/Modificar
60
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión
FB60
Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
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Luego presionar
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Gestión
FB60
Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura
63
Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
Luego presionar
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Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP
8.4 Reportes
Código de
Path
Transacción
Menú Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de
coste/Sistema info/Comparaciones plan/real/Centro de S_ALR_87013611
coste:real/plan/desviación
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Código de
Path
Transacción
Menú
Finanzas/Controlling/Ordenes CO/Sistema info/Informe
S_ALR_87012993
ordenes CO/Comparaciones plan/real/
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