La organización entendida como sistema abierto: Sus características

Como vimos a lo largo de la clase, se pueden entender a las organizaciones y

comprender su funcionamiento, por medio del enfoque de sistemas.
Para ello, deberemos entender primero de que hablamos cuando nos referimos a un
sistema.
Volpentesta Jorge Roberto en su libro “Sistemas e información” define a los sistemas
como “un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que
interactúan entre sí, entre sus atributos y con su medio ambiente conformando una
totalidad, persiguiendo un fin determinado, y teniendo una actuación conjunta
superior a la suma de las actuaciones individuales de sus elementos.” 1
En la definición anterior comprendimos lo que significa un sistema, ahora bien, los
sistemas pueden ser cerrados o abiertos, como en el caso de las organizaciones. Es
decir que, las organizaciones intercambian permanentemente fuerzas con su medio
que la rodea para poder subsistir. Por lo anterior decimos que son sistemas abiertos.
A continuación, podemos definir algunas características de las organizaciones
entendidas como sistemas abiertos:

• Importación de energía (entrada): son los suministros de energía que

ingresan a la organización en forma de personas, información, maquinarias,
tecnologías, materiales, etc. Esta energía es proporcionada por otras
organizaciones o por el medio en general. Se considera entrada a todo lo que
ingresa.
• Proceso Interno: este es, simplemente el trabajo que se hace en el sistema.
La entrada se altera a medida que los materiales se procesan o las personas
reciben un servicio. Es la transformación de la energía, información, etc. El
sistema combina de alguna manera las entradas para transformarlas en
salidas.
• Salida: lo que proviene de la organización que es utilizado, consumido o
rechazado por el medio. La salida es el producto terminado o el servicio
brindado.

1
VOLPENTESTA, Jorge Roberto (2014) Sistemas e información, Capítulos II y III
 ENTRADA PROCESO SALIDA

• Sistema como ciclo de eventos: los productos que se envían al medio son
la base para la fuente de energía que permite repetir la operación. La industria
emplea el trabajo y los materiales para producir un producto que se vende.
Las entradas que produce la venta se destinan a la compra de más materiales
y pagar los salarios de los trabajadores. La importación de nueva energía para
la organización genera un nuevo ciclo.
• Entropía negativa: es una característica que se observa en el interior de
algunos sistemas por la cual estos entran en crisis su funcionamiento. En las
organizaciones también se observa este atributo y para evitar esta tendencia
es que las organizaciones importan más energía de la que consumen. Esta
energía puede retenerse en depósito para evitar un gasto de energía superior
a la importación. La entropía negativa se refiere a la acumulación de energía
para contrarrestar la entropía positiva, ya que esta última es la tendencia a la
destrucción o desvío del sistema. Entonces, la entropía negativa es la
tendencia a la salvación, acumulación de energía para los momentos críticos
de la organización. Los sistemas abiertos tienen entropía negativa para
subsistir, por el contrario, los sistemas cerrados tienen tendencia positiva
hacia la destrucción.
• Estadio estable y homeóstasis dinámica: los sistemas tienden a mantener
su carácter básico tratando de controlar los factores externos amenazantes,
al tiempo que presentan el crecimiento y la expansión. Las características
básicas del sistema tienden a permanecer constantes. El estado estable es la
búsqueda del equilibrio en una organización, en cambio la homeóstasis se
refiere al equilibrio de un sistema para poder sobrevivir y mantenerse dentro
de ciertos parámetros.
• Diferenciación: todas las organizaciones son diferentes a las demás. Se
puede establecer la siguiente clasificación:
a) diferenciación externa; se refiere a su nombre, historia, productos,
estructuras, símbolos, etc.
b) diferenciación interna; se refiere a las desigualdades entre los componentes
del sistema y subsistemas de la organización. Por ejemplo; las distintas áreas
de una organización.
• Equifinalidad: los sistemas pueden llegar a un mismo objetivo partiendo de
distintas situaciones iniciales y por caminos diferentes. La equifinalidad
significa que cada objetivo puede alcanzarse de diferentes maneras.
• Totalidad: este concepto es fundamental en la teoría de sistema, pues la
existencia de cada una de sus partes tiene sentido sólo en función de ese todo
o entidad.
• Limites permeables: los límites de un sistema son las líneas o regiones de
demarcación para la definición de las actividades propias del sistema. En una
organización social no es tan fácil definir estos límites, pues con frecuencia
son muy flexibles y variables en el tiempo.
• Jerarquía: los sistemas están conformados por partes o conjuntos que
conforman un todo o entidad menor que puede delimitarse. Los subsistemas
constituyen un todo o rango inferior al sistema mayor del que forman parte.
Si se considera al ser humano como un sistema se podría reconocer al aparato
digestivo, circulatorio, respiratorio, como subsistemas de rango o jerarquía
inferior.
• Caja negra: la caja negra es sólo un elemento de representación formal,
como símbolo o sinónimo de la esencia de los sistemas. Cuando se aplica el
concepto de caja negra, no se puede o bien no se quiere –dado el interés del
analista - conocer el proceso, sólo se conoce las salidas del sistema y sus
entradas.
• Retroalimentación: la retroalimentación es la información sobre el estado y
desempeño del sistema. La retroalimentación negativa es una entrada
informativa acerca de los desvíos respecto de los resultados esperados y la
cual permite realizar los ajustes necesarios para llegar a un nuevo estado
estable.
• Sinergia: esta cualidad representa la importancia de que el funcionamiento
del todo siempre es mayor que la suma de las partes.