Código IGH-02 v.

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Requisitos de Vinculación de Personal
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1. Objetivo y Alcance

Determinar los requisitos necesarios para la Vinculación del personal docente y

administrativo.

Este instructivo aplica desde la recepción de los documentos hasta el archivo de los
mismos.

2. Responsable

El responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento

es el (la) Líder del Proceso de Gestión de Talento Humano, Técnicos de Vinculación,
Auxiliar de Archivo.

3. Definiciones

3.1 Vinculación

Forma mediante la cual se incorpora por el tipo de contrato laboral o civil a que haya lugar
a una persona natural para que cumpla determinadas funciones. Previo cumplimiento de
requisitos en un sitio determinado.

3.2 Personal Administrativo

Personal que se dedica a labores no docentes

3.3 Docente

Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza.

3.4 Docente Tiempo Completo y Medio Tiempo

Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza, mediante un acto administrativo

a término indefinido.

3.5 Docente Tiempo Completo Ocasional y Medio Tiempo

Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza, mediante un acto administrativo

a término definido.

3.6 Docente Hora Cátedra y Tutores

Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza, mediante un contrato a término

definido.

Elaboró Aprobó Validó

Firma Firma Firma

Merly Mildred Jaimes Delgado Karin Johanna Fajardo Martínez María Victoria Bautista Bochagá
Fecha 2 de marzo de 2012 Fecha 5 de marzo de 2012 Fecha 5 de marzo de 2012
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Requisitos de Vinculación de Personal
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3.7 Verificación
Conformación mediante la aportación de evidencia objetiva de que han cumplido los
requisitos especificados

3.8 Sistema
m
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

3.9 Vinculación

Asignación de un cargo u oficio particular para ejercer dentro de la Institución.

Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran

contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.

4. Contenido

4.1 Requisitos para la Vinculación de

Responsable: Funcionario designado
Docentes de Tiempo Completo, Ocasional,
y Docentes
Hora Cátedra y Tutores

Para los docentes que ingresan por primera vez, deben entregar los documentos en el
siguiente orden:

 Formato Único de Hoja de Vida persona natural: diligenciar y descargar en

www.dafp.gov.co
 Formato Declaración Juramentada de Bienes y Rentas persona natural: diligenciar y
descargar en www.dafp.gov.co
 4 Fotocopias de la Cédula de Ciudadanía ampliada al 150%
 Fotocopia de la Libreta Militar
 Fotocopia de los títulos universitarios
 Fotocopia de la Tarjeta Profesional
 Constancia de cuenta bancaria para la consignación de pagos
 Constancia de afiliación como cotizante a una EPS, fondo de pensión, fondo de
cesantías
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios: descargar en www.procuraduria.gov.co
 Certificado de antecedentes fiscales: descargar en www.contraloriagen.gov.co

NOTA 1: Los formatos de la Función Pública deben diligenciarse de acuerdo a las

instrucciones que cada uno presenta en cumplimiento de la Ley 190 de 1995, 489 y 443
de 1998.

NOTA 2: Si el docente no se encuentra afiliado a ninguna entidad del Sistema de

Seguridad Social Integral debe escoger libremente las entidades a las cuales desee
afiliarse.
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Requisitos de Vinculación de Personal
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NOTA 3: Si el docente es de nacionalidad extranjera deberá acreditar la visa de trabajo

requisito indispensable para legalizar la vinculación.

NOTA 4: Los docentes que posean títulos de Universidades Extranjeras deberán

acreditar la respectiva convalidación

Responsable: Designado del Proceso

4.2 Requisitos para la Vinculación del
de Gestión del Talento Humano y
Personal Administrativo
Personal a Vincular

Para el personal administrativo que ingresa por primera vez, deben entregar los
documentos en el siguiente orden:

 Formato Único de Hoja de Vida persona natural: diligenciar y descargar en

www.dafp.gov.co
 Formato Declaración Juramentada de Bienes y Renta persona natural: diligenciar y
descargar en www.dafp.gov.co
 4 Fotocopias de la Cédula de Ciudadanía ampliada al 150%
 Fotocopia de la Libreta Militar
 Fotocopia de los títulos universitarios
 Fotocopia de la Tarjeta Profesional
 Constancia de cuenta bancaria para la consignación de pagos
 Constancia de afiliación a una EPS, fondo de pensión, fondo de cesantías
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios: descargar en www.procuraduria.gov.co
 Certificado de antecedentes fiscales: descargar en www.contraloriagen.gov.co

NOTA 1: Los formatos de la Función Pública deben diligenciarse de acuerdo a las

instrucciones que cada uno presenta en cumplimiento de la Ley 190 de 1995, 489 y 443
de 1998.

NOTA 2: SI la persona no se encuentra afiliada a ninguna entidad del Sistema de

Seguridad Social Integral debe escoger libremente las entidades a las cuales desee
afiliarse.

NOTA 3: Si la persona es de nacionalidad extranjera deberá acreditar la visa de trabajo

requisito indispensable para legalizar la vinculación.

4.3 Requisitos para Personal que Viene

Responsable: Designado del Proceso
Prestando sus Servicios de Manera
de Gestión del Talento Humano
Interrumpida

Debe renovar los siguientes documentos:

 3 Fotocopias de la Cédula de Ciudadanía ampliada al 150%

 Certificado de Antecedentes Disciplinarios: descargar en www.procuraduria.gov.co
 Certificado de antecedentes fiscales: descargar en www.contraloriagen.gov.co
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Requisitos de Vinculación de Personal
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NOTA 1: La entrega de los formatos de hoja de vida y bienes y rentas debe renovarlos
al inicio de cada vigencia.

Responsable: Designado del Proceso

4.4 Recepción de Documentos
de Gestión del Talento Humano
Es necesario que la entrega de los documentos se realice con anterioridad al inicio de
las labores, es decir, una semana (5 días hábiles) para que la Universidad en calidad de
empleador garantice la cobertura efectiva del proceso.

Recepcionados los documentos se expide el FGH-18 “Paz y Salvo de Vinculación” o

el FGH-55 Paz y Salvo de Vinculación (para docentes hora cátedra y ocasionales)
y dejando evidencia en el FGH-31 “Control Entrega de Paz y Salvo”.

Responsable: Designado del Proceso

4.5 Ingreso de Datos al Sistema
de Gestión del Talento Humano
Se realiza según el instructivo IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”

4.6 Archivo de la Documentación Responsable: Auxiliar de Archivo.

Los documentos generados del presente instructivo según el IGH-17 “Archivo de
Documentos”

5. Documentos de Referencia

- NTC ISO 900:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y

Vocabulario.
- NTC ISO 900:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Norma Técnica de Calidad
- NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
- NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
- MECI Modelo Estándar de Control Interno
- Ley 962 de 2005
- IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”
- IGH–17 “Archivo Documento”

6. Historia de Modificaciones

Naturaleza del Fecha de Fecha de

Versión
Cambio Aprobación Validación
Actualización del
17 de Octubre de 25 de Octubre de
00 Instructivo por el cambio
2007 2007
de roles
Actualización del
11 de febrero de 14 de Febrero de
01 Instructivo por el cambio
2008 2008
documentación
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Actualización del
Instructivo por
02 30 de abril de 2008 2 de mayo de 2008
modificación del
procedimiento
Modificación de todas las
03 5 de marzo de 2012 5 de marzo de 2012
actividades.

7. Administración de Formatos

Tiempo de Disposición
Código Nombre Responsable Ubicación Acceso
retención Final
Oficina de
Paz y Salvo de Personal de Gestión Gestión del Personal
FHG-18 Según las TRD No aplica
Vinculación del Talento Humano Talento Autorizado
Humano
Oficina de
Paz y Salvo de Personal de Gestión Gestión del Personal
FGH-55 Según las TRD No aplica
Vinculación del Talento Humano Talento Autorizado
Humano
Oficina de
Control Entrega Personal de Gestión Gestión del Personal
FGH-31 Según las TRD No aplica
de Paz y Salvo del Talento Humano Talento Autorizado
Humano

8. Anexos

“No Aplica”