ACT.

5 - LECCIÓN SOBRE REGISTRO DE HECHOS ECONÓMICOS

Ciclo contable

Introducción

El ciclo contable es el conjunto de actividades que se repiten en cada periodo contable y está
definido por un mes, un trimestre o un año, el ciclo contable siempre inicia el 1 de enero y termina
el 31 de diciembre.

Actividades de un ciclo contable

Compra y venta de mercancías o prestación de servicios entre diferentes compradores y

vendedores y diferentes prestadores de servicios así como usuarios de los servicios.

Para cada transacción se debe elaborar un soporte, factura, recibo de caja, nota de débito o nota
crédito con las debidas autorizaciones por parte de la empresa y las políticas contables que siga y
con el cumplimiento de la normatividad contable y fiscal.

Todas las transacciones se deben identificar en un plan de cuentas de tal manera que se sepa
cómo está registrado el hecho económico. Los hechos económicos de la empresa deben estar
registrados en los libros auxiliares y principales de contabilidad.

La información contable debe ser ingresada a un software de contabilidad una vez se ha analizado
el hecho económico y la empresa debe realizar los ajustes necesarios al momento de cerrar el ciclo
de contabilidad.

Se deben elaborar los estados financieros de las operaciones del año.

Se deben analizar los resultados de la compañía mediante la comprensión de los estados

financieros, asimismo ver los resultados de la gestión de la administración y del rendimiento
financiero de la empresa.

Una vez analizada la información financiera de la compañía se debe realizar una planeación de
negocios, una planeación en contabilidad y una planeación fiscal de tal manera que el negocio sea
competitivo.

SOPORTES INTERNOS Y EXTERNOS

Para la contabilidad es indispensable tener soportes de Contabilidad los cuales se convierten como
medio de prueba para los clientes, los proveedores, los empleados, el gobierno, una contabilidad
con soportes es un medio de prueba; existen soportes internos y soportes externos. Los soportes
internos son los que la empresa genera en la contabilización de hechos económicos o hechos
propios, por ejemplo la venta de los productos, la producción de los productos, los ajustes
contables: notas de débito y notas crédito, el cierre del ejercicio, entre otros.
Los soportes externos son aquellos que están elaborados por externos que tienen relaciones
comerciales con la empresa, por ejemplo los proveedores, las facturas de venta, los comprobantes
de pago, la nómina, las declaraciones de pago de impuestos, etc.

Las empresas deben estar en la capacidad de emitir sus propios documentos soporte, deben velar
por el archivo de cada uno de sus documentos, en caso tal de que la administración de impuestos
u otra entidad gubernamental requiera de la empresa.

En Colombia es necesario mantener esta información contable en soportes por cinco años, sin
embargo hoy la tecnología ha avanzado y nos encontramos con la facturación electrónica, que
también es soporte interno y externo, ahora las empresas necesitan almacenar esa información en
servidores de gran capacidad o en la nube.

Cuando una empresa ya ha reconocido los soportes internos y externos los analiza y les hace una
incorporación a los estados financieros de acuerdo a las NIIF más apropiadas dependiendo el
concepto respectivo, estos soportes deben hacer una medición del hecho económico y una vez
identificado se debe codificar de acuerdo al plan de cuentas e incorporarlos al sistema de
contabilidad de las empresas.

Cuentas contables
Las cuentas contables son instrumentos en los que se registran todos los movimientos
y los hechos económicos que ocurren en la empresa, las cuentas tienen nombre propio
y están divididas de acuerdo a la naturaleza de cada cuenta una; algunas son débito y
otras son crédito, estas cuentas sirven para registrar los hechos económicos y dejan ver
el origen y el destino de los recursos.

Las cuentas que son de naturaleza débito siempre aumentan por el débito y
disminuyen por el crédito, el saldo de estas cuentas representan derechos y recursos
controlados por la empresa que se espera obtener beneficios en el futuro.

Las cuentas de naturaleza crédito aumentan por el crédito y disminuyen por el débito
en ellas se representa las obligaciones que tiene la empresa que han surgido de
eventos pasados y de la cual la empresa tendrá que desprenderse de recursos para
cancelarlos se espera obtener beneficios económicos en el futuro.

Las cuentas pertenecen a unos grupos, así:

Grupo 1. Activos: la definición de la norma internacional de contabilidad 1 (NIC 1)

dice que los activos son bienes o recursos controlados por el ente económico como
resultado de sucesos pasados de los cuales la entidad espera obtener beneficios
económicos en el futuro.

Dentro de las cuentas del activo se encuentra el disponible, las inversiones, los clientes
los inventarios, la propia planta y equipo, entre otros.
Grupo 2. Pasivos: la definición de la norma internacional de contabilidad 1 (NIC 1) son
obligaciones presentes del ente económico surgidas de sucesos pasados, a cuyo
vencimiento se espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios
económicos.

Dentro de las cuentas del pasivo se encuentran las obligaciones financieras, sobregiros
bancarios, las cuentas por pagar, la nómina, los proveedores, entre otras.

Grupo 3. Patrimonio: la definición de la norma internacional de contabilidad 1 (NIC 1)

es la parte residual de los activos de la entidad deducidos todos sus pasivos.

Dentro de las cuentas del pasivo se encuentran el capital social, las ganancias
acumuladas, las reservas, los dividendos, entre otros.

Grupo 4. Ingresos: las cuentas clasificadas en este grupo corresponden a las ventas de
los bienes producidos por la entidad o al comercio al por mayor y al detal de
productos, a la prestación de servicios, a los ingresos por los contratos, ingresos por
arrendamiento de bienes intereses y dividendos.

Grupo 5. Gastos: en este grupo de gastos se incluyen todos los que son operacionales
como por ejemplo los gastos de ventas los gastos de administración y hacen parte
también los gastos no operacionales como por ejemplo los intereses pagados a las
entidades financieras.

Grupo 6. Nominales de costos: en este grupo el costo de venta que se trae de las
normas internacionales será por el costo de venta y costo de mercancía vendida no
fabricada por la empresa.

Grupo 7. Este grupo se da cuando la empresa es manufacturera y se deben utilizar

cuentas apropiadas para la producción antes de llevar los productos a los inventarios
por ejemplo: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos, etc.

MODELO DE CUENTAS T
NOMBRE DE LA CUENTA
DÉBITOS CRÉDITOS
ACTIVOS AUMENTA ACTIVOS DISMINUYE
PASIVOS DISMINUYE PASIVOS AUMENTA
PATRIMONIO DISMINUYE PATRIMONIO AUMENTA
INGRESOS DISMINUYE INGRESOS AUMENTA
GASTOS AUMENTA GASTOS DISMINUYE
COSTOS AUMENTA COSTOS DISMINUYE
SUMAS IGUALES