Área financiera y contable

Introducción
La empresa hotelera está caracterizada por un conjunto de prestaciones de
servicios claramente diferenciados que están principalmente dedicados a las
actividades de alojamiento y restauración que participan individualmente en la
rentabilidad de la empresa.

La hostelería es un servicio perecedero, por eso, tener información en tiempo

real es imprescindible. Igualmente, existe simultaneidad entre el consumo y la
producción deservicio.
Desarrollo
I. Funciones y Organización

Departamento de Contraloría

La contraloría como su nombre lo indica, es el área encargada de supervisar

que se apliquen los sistemas de control de administración del hotel, así como
los sistemas de registro contable, aplicando el contenido de los manuales y
políticas de control interno, con base en los principios de contabilidad
generalmente aceptados, con la finalidad de proporcionar información veraz,
confiable y oportuna a la gerencia general y demás departamentos que lo
requieran, para toma de decisiones. Es la encargada de preparar los estados
financieros, además de coordinar y elaborar los presupuestos de ingresos y
gastos de operación.

La administración en un hotel es una función que incluye cuatro procesos o

faces, pero cuyo punto en común es la toma de decisiones que deberá
efectuarse a nivel gerencial, por lo que se concluye que está actividad se
realiza con base en información documental, veraz y oportuna.

La contabilidad genera gran parte de esta información, por lo que primero se

definirá el concepto de la misma, así como el proceso que involucra, los
principios básicos que le son aplicables. El sistema de contabilidad de los
hoteles tiene características definidas en su operación, que las distingue de
otros negocios, y que en este tipo de industria, el control de los ingresos se
ejerce principalmente por medio de:

 Cajas de Administración (General).

 Cajas departamentales.
Recepción.
Restaurantes.
Bares.
Centro nocturno.

Departamento financiero

El departamento financiero es un departamento propio que tiene la función de

ocuparse de las responsabilidades económicas de una empresa. Así mismo, su
principal función es la de realizar los pagos a los que está obligada la propia
empresa, así como la gestión de las partidas de gastos e ingresos que tiene la
misma. 

De este modo, se puede entender que el departamento financiero es

fundamental, puesto que toda empresa tiene como fin último crear valor que le
permita obtener beneficios con su actividad, lo que depende directamente de la
gestión económica que se lleve a cabo con sus finanzas. 

Las funciones del departamento financiero serán todas aquellas que tengan
que ver con la situación económica de la misma. De esta forma, aunque
la gestión de gastos e ingresos es su principal función, todas las siguientes
tareas también recaen sobre este departamento:

 Planificación y elaboración de presupuestos: Los presupuestos son los

documentos que establecen la relación entre los gastos y los ingresos de
la actividad de la empresa, por lo que constituyen el documento
principal de la situación económica y financiera de la compañía. 

 Elaborar el modelo de organización financiera: Otra de las funciones del

departamento financiero es la de elaborar un modelo financiero que será
el que se aplique en la empresa. Es decir, este será el modelo o
 prototipo económico que se aplicará en la actividad de la empresa, y
que será el que quedará reflejado posteriormente en los presupuestos.

 Pagos de las nóminas de los trabajadores: Aunque se considera una

parte de la gestión del gasto dentro del presupuesto, los pagos se deben
realizar de forma periódica y, en muchos casos, no se ejecutan de forma
automática, sino que es el departamento financiero quien lo lleva a
cabo.

 Gestión de los gastos asociados a la actividad de los empleados: Por

otro lado, es el departamento financiero quien debe gestionar los pagos
derivados de la actividad profesional de sus propios empleados en
horario laboral. En este sentido, ayudarse con ciertas herramientas
como Corporate tiene beneficios para los empleados y facilita la gestión
de este tipo de gastos por parte de la propia empresa. 

 Gestión de la inversión y de financiación: Entre las funciones del

departamento financiero, una de las más importantes es encontrar
nuevos espacios donde poder invertir los beneficios obtenidos. Además,
en este mismo sentido, también corresponde a este departamento la
gestión de la financiación de la empresa. Es decir, de dónde obtendrá el
dinero necesario para continuar con su actividad. 

 Establecer el papel del responsable financiero: Dentro del departamento

financiero, el responsable financiero es la persona de máxima autoridad.
Su función es la de mantener las cuentas equilibradas, así como la de
llevar a cabo las acciones que considere necesarias para que se
mantengan así. 

 Gestión de los problemas financieros: Finalmente, otra de las funciones

del departamento financiero fundamentales es la de gestionar los
problemas de tipo económico en el caso de que lleguen a producirse. 

Existe la posibilidad de que exista un comité de financiación e inversiones,

como unidad de apoyo y complementaria al comité de auditoría, que suelen
exigir las mejores prácticas de un «buen gobierno corporativo» o de la
empresa, como staff del consejo de administración, con el objetivo de
garantizar el control económico, la transparencia y veracidad de la
información financiera en la defensa de los intereses de los accionistas y de
los grupos de interés socioeconómicos.

Toda la información financiera que queda registrada debe analizarse, y eso

también es tarea del área de finanzas de la empresa. Así, debe encargarse de
analizar a fondo la situación del negocio a través de la información presente
en el presupuesto, los flujos de fondos y los indicadores y análisis de costes. A
partir de ese análisis podrá planificar los objetivos a corto, medio y largo
plazo, diseñar la estrategia de pagos o inversiones, etc., cuestiones claves para
que la empresa siga creciendo y pueda hacer frente a escenarios negativos.

II. Principales documentos y libros utilizados

Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la

información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un
periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera
periódica.
Los documentos contables se utilizan para registrar todas las operaciones
económicas de la empresa. Existen diferentes tipos de documentación
financiera en función de diferentes parámetros como el tipo de información, la
fuente de entrada, si son negociables o no…

Documentos que intervienen en la adquisición y control de los Bienes y

Servicios que sustentan el registro contable:

DOCUMENTOS FUENTE

1.1 Área de Bienes

 Orden de Compra - Guía de Internamiento ƒ

 Orden de Servicios ƒ
 Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) ƒ
 Inventario Físico
 Existencias Valoradas de Almacén ƒ
 Control Visible de Almacén

DOCUMENTOS CONTABLES ƒ

 Orden de Compra - Guía de Internamiento ƒ

 Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) ƒ
 Nota de entrada al Almacén

1.2Área de Fondos

 Recibo de Ingresos ƒ
 Papeleta de depósitos ƒ
 Nota de cargo ƒ
 Nota de abono ƒ
 Comprobantes de pago ƒ
 Planillas de Haberes y Pensiones ƒ
 Valorización de Obra ƒ
 Otros
1.3Área de Presupuesto
Los documentos que sustenten las operaciones contables de bienes,
servicios y de fondos servirán para la afectación presupuestaria, en lo que
corresponda.

1.4 Área de Operaciones complementarias Los documentos que se utilizan en

las áreas antes referidas, también son documentos fuente de esta área, además
otros documentos tales como Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos,
Cartas Fianza, etc.

Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades:

PRINCIPALES ƒ

 Libro Inventarios y Balances ƒ

 Libro Diario ƒ
 Libro Mayor

AUXILIARES ƒ

 Caja ƒ
 Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes) ƒ
 Registro de Ventas ƒ
 Registro de Compras ƒ
 Registro de Fondos para Pagos en Efectivo

III. Cuentas, facturas y recibos del huésped

Los comprobantes exigidos por la ley deben facturarse respetando

determinadas formalidades, como el número de copias, el orden de la
numeración y los datos obligatorios; esto dependerá de cada país.

Los comprobantes cumplen a nivel empresarial con una serie de funciones

básicas:

 Función contable. Sin ellos no existe contabilidad, ya que son la base de

todo registro contable.
  Función de control. Permiten el control de todos los asientos contables;
por ejemplo, sin ellos no se podría realizar la auditoría nocturna.
 Función jurídica. Los comprobantes tienen valor jurídico si están
elaborados con la formalidad que marca la ley. Cumplido este requisito,
podrán utilizarse en distintas situaciones, como un juicio.
 Función impositiva. Habilitan a la fiscalización por parte del Estado;
por ejemplo, para la liquidación del impuesto al valor agregado (IVA).

Los comprobantes deben incluir los datos siguientes:

Membrete del hotel.

 Lugar y fecha.
 Número correlativo.
 Identificación del cliente.
 Detalle de la venta.

Hay otros datos exigidos, variables según el país, como el número de

contribuyente, pie de imprenta, etcétera. En seguida se analizarán cinco de los
comprobantes más utilizados por los hoteles: vales internos o comandas,
factura (comprobante de crédito), nota de crédito, recibo oficial, boleta de
contado (comprobante de contado).

Vales o comandas: Son comprobantes de uso interno donde se anotan los

consumos de cada huésped, los cuales se incluyen en la cuenta
correspondiente. En sistemas manuales, el auditor nocturno se encarga de
hacer los asientos en la factura de la habitación que corresponda. En sistemas
computarizados, el ingreso a la cuenta se efectúa automáticamente.

Factura: Este tipo de comprobante documenta las ventas a crédito de la

empresa, y es utilizado con todos los huéspedes, pues debe ser "abierto"
durante el proceso de check-in. Cuando el huésped cancela su cuenta, se
elabora un recibo oficial, convirtiendo este crédito en un contado.

Nota de crédito: Con este comprobante se acredita (resta) determinado importe

de la factura y se elabora cuando se generan errores, como la no aplicación de
determinado descuento.
Recibo oficial: Es un documento que prueba el pago de una deuda, convierte
la factura (comprobante de crédito) en un contado.

Boleta de contado: Son comprobantes para registrar una venta que es pagada
al momento. Se usan muy poco en los hoteles ya que para los huéspedes se
abre la factura en el check-in y los cargos generados se ingresan durante la
estancia.

IV. Diario de ingreso y egreso

Diario ingreso: Se denominan así, a todos aquellos registros que incluyen y

exponen información referente a la contabilización solo y únicamente de
transacciones u operaciones que generan ingreso real de fondos a la empresa.

Diario egreso: Se denominan así, a todos aquellos registros que incluyen y

exponen información referente a la contabilización solo y únicamente de
transacciones u operaciones que generan salida real de fondos de la empresa.

V. Diario de cuentas por cobrar

Este sistema se encarga de administrar las cuentas pendientes de los clientes

de las empresas. Las facturas pueden ser generadas automáticamente por las
ventas a créditos realizadas por el sistema de facturación o pueden ser
digitadas directamente en este módulo sino se tiene el sistema de facturación.
Estas facturas tienen la particularidad que desde que son digitadas
automáticamente generan una entrada de diario en el módulo de contabilidad.

Los tipos de transacciones son definidas por el usuario dependiendo de las

necesidades de la empresa, podemos mencionar: Apertura de Factura, Cobro
Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Descuentos, etc. Las transacciones
se pueden realizar a facturas de los clientes o pueden ser generadas sin que
esta afecte factura de los clientes. Esto es importante porque la empresa puede
recibir ingresos adelantados de los clientes sin que a estos se le haya generado
facturas, esto se conoce como anticipo de los clientes.

Permite manejar las cuentas de los clientes en múltiples monedas, es decir

puedo tener cuentas en dólares y ser cobrada en pesos y viceversa.
Podemos definir los formatos de los recibos de cobros según las
especificaciones de los clientes. Este sistema consta de un conjuntos de
consultas y reportes para el manejo diario de los cuadres de los puntos de
cobros y el análisis de las cuentas pendientes de los clientes, de los cuales
podemos destacar: Análisis Antigüedad de Factura, Resumen nivel de
vencimiento de factura por vendedor, cuadre de punto de cobro, etc.

El proceso del cierre de caja de cuentas por cobrar se encarga de generar una
entrada de diario a la contabilidad resumida por contabilidad, periodo
contable, moneda y cuenta contable.

VI. Diario de cuentas por pagar

Un seguimiento o diario de cuentas por pagar se refiere a un registro y control

de las “acumulaciones de cuentas por pagar”, es decir, a las cantidades
monetarias que un individuo o compañía deben pagar (honrar) ante sus
proveedores para realizar los pagos oportunamente y mantener su historial de
crédito.

VII. Diario de ingreso de caja

El diario de ingresos en caja se utiliza para registrar todas las transacciones

que aumentan el saldo de efectivo. Las fuentes más frecuentes de recepción de
efectivo son las ventas en efectivo y los pagos de las ventas realizadas a
crédito. Cuando un deudor paga los bienes comprados a crédito, debe
acreditarse la columna de cuentas a cobrar. Si se concede un descuento al
cliente, debe debitarse el monto deducido en la columna de descuento por
ventas. Todas las cuentas del diario de ingresos en caja se registran
periódicamente en el mayor general. Las cuentas a cobrar deben registrarse
mensualmente en el mayor auxiliar de cuentas a cobrar.

VIII. Diario de nominas

Las cuentas provenientes de la gestión de una nómina incurren en reflejar el

gasto en el sueldo, el coste de la seguridad social, las retenciones y el salario
neto que el trabajador percibirá. En una situación corriente deberemos
contabilizar: sueldo bruto, gasto en la seguridad social (soportada por la
empresa), retención en el sueldo del IRPF y la retención en el sueldo de la
Seguridad Social. 
 IX. Diario de compras

Los artículos que normalmente se adquieren a crédito son los bienes que se
mantienen en existencia para su venta, los bienes de abastecimiento y los de
equipamiento. Siempre se acredita la cuenta cuentas a pagar, y se debita una
cuenta de activo. Los activos comprados de forma recurrente tienen su propia
columna en el diario. Los activos adquiridos con menor frecuencia se registran
en la sección de gastos varios del diario. Siempre el total de débitos debe ser
igual al total de créditos. Al finalizar un período contable, todos los asientos
deberán transferirse al mayor general o al mayor subsidiario.

Conclusión
El departamento de contabilidad tiene como objetivo principal definir,
implementar e inspeccionar toda la normatividad y procedimientos
relacionados con el área contable, esta información debe reflejar con exactitud
la situación financiera de la empresa, de aquí radica la importancia del
departamento contable.

El departamento financiero y contable es muy importante porque se puede

demostrar la gran estabilidad que tiene la empresa y también podemos conocer
la situación financiera y económica que esta lleva.

El departamento financiero y contable no solo se encarga del conocimiento de

lo económico, sino que nos permite saber la utilidad que dejan los productos,
el agotamiento de productos, etc.