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CONTABILIDAD

La Contabilidad Es la disciplina que se encarga de determinar, medir y cuantificar los

factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma decisiones y control,
presentando la información, previamente registrada, de manera sistémica y útil para los
distintos entes interesados. Es una técnica que produce sistemática y estructuradamente
información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones
que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el
tomar decisiones en relación con dichas Entidades.

El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados

Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa.
Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como
los accionistas, acreedores o propietarios.

 Importancia de la contabilidad

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de

llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados
por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Objetivos de la contabilidad

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la

naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el
negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con
base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público.
Para ello deberá realizar:

 Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
 Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
 Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo

administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la

administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones.
Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en
que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información de los estados financieros a usuarios externos de

las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado
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I. ESTADOS FINANCIEROS

Son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance
General; El Estado de Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que
representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los
mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de

operación así como sus deudas a corto/largo plazo.

I.A. ¿Qué es el Balance General?

Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de

lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.

Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su

negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero
en el momento o en un futuro próximo.

En resumen, es una * fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha

en que se elabora.

Qué partes  conforman el balance general:

 Activos
 Pasivos
 Patrimonio

1. ACTIVOS

Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:

 El dinero en caja y en bancos.

 Las cuentas por cobrar a los clientes
 Las materias primas en existencia o almacén
 Las máquinas y equipos
 Los vehículos
 Los muebles y enseres
 Las construcciones y terrenos
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Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes
categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.

1.1 ACTIVOS CORRIENTES: Son aquellos activos que son más fáciles  para convertirse
en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio.

Estos activos son:

A. Caja: Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los
cheques al día no consignados.

B. Bancos: Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.

C. Cuentas por Cobrar: Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía
deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se
incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha
de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los
plazos acordados.

D. Inventarios: Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de

materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa.

En empresas comerciales y de distribución tales como tiendas, graneros, ferreterías,

droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso.
Sólo se maneja el inventario de mercancías  disponibles para la venta, valoradas al costo.

Es importante destacar que la realización de los inventarios debe hacerse y valorizarse

de la manera más rigurosa posible, ya que es fundamental para la correcta marcha de la
contabilidad

Existen varios tipos de Inventarios:

a. Inventarios de Materias Primas: Es el valor de las materias primas disponibles a la

fecha de la elaboración del balance, valoradas al costo.

b. Inventario de Producción en Proceso: Es el valor de los productos que están en

proceso de elaboración. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es
necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta
el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como
sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a
otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado,
etc.
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c. Inventario de Producción Terminada: Es el valor de la mercadería que se tiene

disponible para la venta, valorada al costo de producción.

1.2 ACTIVOS FIJOS: Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa
posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.

 Maquinaria y Equipo
 Vehículos
 Muebles y Enseres
 Construcciones
 Terrenos

Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta
aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el
balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de
compra.

Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de
“depreciación”.

1.3 OTROS ACTIVOS: Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de
activos corrientes y activos fijos, tales  como los gastos pagados por anticipado, las
patentes, etc.

2. PASIVOS

Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en
orden de exigibilidad en las siguientes categorías.

Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.

2.1 PASIVOS CORRIENTES: Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un
período menor a un año.

a. Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del

balance.
b. Obligaciones Bancarias: Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con
los bancos y demás entidades financieras.
c. Cuentas por pagar a proveedores: Es el valor de las deudas contraídas por
compras hechas a crédito a proveedores.
d. Anticipos: Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no
entregado.
e. Cuentas por pagar: Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de
Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los
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préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta

el capital y los intereses que se deben.
f. Prestaciones y cesantías consolidadas: Representa el valor de las cesantías y
otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe
constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento
g. Impuestos por pagar: Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de
realización del balance.

2.2 PASIVOS A LARGO PLAZO: Son aquellos activos que la microempresa debe pagar
en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc.

2.3 OTROS PASIVOS: Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las
categorías de pasivos corrientes  y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento
recibido  por anticipado.

3. PATRIMONIO

Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance.

Este se clasifica en:

3.1 CAPITAL: Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento
su empresa.

3.2 UTILIDADES RETENIDAS: Son las utilidades que el empresario ha invertido en su

empresa.

3.3 UTILIDADES DEL PERIODO ANTERIOR: Es el valor de las utilidades obtenidas por
la empresa en el período inmediatamente anterior.  Este valor debe coincidir con el de las
utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.

El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación:

Patrimonio Es igual a Activos menos Pasivos.

PATRIMONIO     =     ACTIVOS      -    PASIVOS

Luego,

ACTIVOS es igual a PASIVOS más PATRIMONIO

ACTIVOS     =     PASIVOS     +     PATRIMONIO

A continuación se presenta un modelo del formato para elaborar el balance

general.            
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EMPRESA: ______________

BALANCE GENERAL
FECHA :___________

ACTIVOS PASIVO Y PATRIMONIO

ACTIVO CORRIENTES PASIVO

CORRIENTE
Caja
Bancos Obligaciones
bancarias
Cuentas por Cobrar Proveedores
Inv. Materias Primas Anticipos
Inv. Productos en Proceso Cuentas por pagar
Inv. Productos terminados Prestaciones y
cesantías
Otros Impuestos por
pagar
Total Activo Corriente Total Pasivo
Corriente
ACTIVO FIJOS PASIVO A LARGO
PLAZO
Maquinaria y Equipo Obligaciones
bancarias
- Depreciación
Cuentas por pagar
Vehículo
- Depreciación Otros

Muebles y enseres Total Pasivo a

largo plazo
- Depreciación OTROS PASIVOS

Construcciones
-Depreciación

Terrenos
Total Activos Fijos Total Otros
Pasivos
OTROS ACTIVOS TOTAL PASIVOS
Gastos pagados por anticipado PATRIMONIO
Otros Capital
Total Otros Activos Utilidades
Retenidas
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TOTAL ACTIVOS Utilidad período

anterior
Total Patrimonio
TOTAL PASIVOS
y PATRIMONIO

Tabla 1. Ejemplo de un modelo de formato de un Balance General

1. B ¿Qué es un estado de resultados (Pérdidas y Ganancias)?:

Es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o

perdida del ejercicio. Explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso
durante un periodo determinado.

.Consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercancía

hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la
diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes

resultados

 VENTAS NETAS
 COMPRAS TOTALES O BRUTAS
 COMPRAS NETAS
 COSTO DE LO VENDIDO

VENTAS NETAS: Se determina restando de las ventas totales el valor de las

devoluciones y las rebajas en ventas.

Ventas totales – (Devoluciones sobre ventas + Rebajas sobre ventas)

= Ventas netas

COMPRAS TOTALES O BRUTAS: Se determinan aumentando a las compras el valor de

los gastos de compra.

Compra + gasto de compra = compras totales

COMPRAS NETAS: Se obtiene restando de las compras totales el valor de las

devoluciones y rebajas sobre compras

Compras totales – (Devoluciones sobre compras + Rebajas sobre compras = compras

netas
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COSTO DE LO VENDIDO: Se obtiene sumando el inventario inicial el valor de las

compras netas y restando de la suma total que se obtenga el valor del inventario final.

Inventario inicial + compras netas = total de mercancías – inventario final = costo de lo

vendido.

UTILIDAD EN VENTAS: Se determina restando de las ventas netas el valor del costo de
lo vendido

Ventas netas – costo de lo vendido = utilidad en ventas

Como se puede observar en la Tabla 2, un claro ejemplo de cómo se refleja la cuenta de

inventario de mercancía en el Estado de Ganancias y Pérdidas, en una compañía
comercial.

Empresa Comercial

Estado de Resultados

Por el Año terminado 31 de Diciembre de 2009

Ventas Netas $ 299,500.00

Menos: Costo de los productos vendidos

Inventario de Mercancía al 1 de Enero $ 240,000.00

Mas: Compras Netas $ 139,500.00

Costos de los productos disponibles para la venta $ 379,500.00
Menos: Inventario de Mercancía al 31 de Diciembre $ 183,000.00
Costo de los productos vendidos $ 196,500.00

Utilidad Bruta $ 103,000.00

Desembolsos de comercialización y de
administración

Menos: Gastos de comercialización $ 38,000.00

Gastos Administrativos $ 35,000.00

Total $ 73,000.00
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Utilidad antes de Impuestos $ 30,000.00

Menos: Impuestos sobre Ingresos $ 10,000.00

Utilidad Neta $ 20,000.00

Tabla 2 Ejemplo de un Estado de Ganancias y Pérdidas de una Empresa Comercial

II. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los
formularios. Libros donde asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las
obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos
necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados
demostrativos de ganancias y pérdidas.

Teneduría de libros

Se entiende por Teneduría de Libros como el proceso rutinario de registrar, clasificar y

resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Por
consiguiente, se pueden llevar las anotaciones con el mayor orden y claridad posible.

Diferencias entre contabilidad y teneduría de libros

La contabilidad se encarga de:

 Analizar y valorar los resultados económicos.

 Agrupar y comparar resultados.
 Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.
 Controlar el cumplimiento de lo programado.

En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de:

 Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa.

 Narrar en forma escrita los hechos contables.
 Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.
 Este bajo control y supervisión del contador.

La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa los cuales
son:

 Diario
 Inventario
 Mayor
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A. LIBRO DIARIO

El libro diario es aquel en el cual el comerciante asienta cronológicamente todas las

operaciones, activas o pasivas, al contado o a crédito que diariamente realiza, vinculadas
o no con su comercio. Establecido en el código de Comercio, en su artículo 34 (Lo
leeremos más adelante)

No obstante, los comerciantes por menor, es decir los que habitualmente sólo venden al
dotal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo,
con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y
detalladamente las que se hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Por su parte, el código de comercio dispone que todo comerciante, al comenzar su giro y
al fin de cada año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos
vinculados o no a su comercio.

B. INVENTARIO

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas, estas

deben demostrar con evidencias y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas.
El libro de inventario, constituye otro documento más de lo que integran o constituyen la
contabilidad, y en él se insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el ordinario
como el extraordinario. El inventario es una estimación económica de todos los bienes
que tenga el comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año.

C. LIBRO MAYOR

El libro Mayor no está especialmente disciplinado en el vigente Código de Comercio,

como sí lo estaba en el código derogado. En el libro mayor se abrirán las cuentas con
cada persona y objeto por debe y haber y en ellas se asentarán, en orden cronológico, las
partidas correspondientes, con referencia libro diario y en su caso, a los libros y
documentos auxiliares de éste. Cuando ello convenga a la mejor ordenación de la
contabilidad del comerciante, el libro mayor podrá reemplazarse por un sistema de hojas
separables, en las cuales se llevarán las cuentas respectivas. Así podemos precisar que
el Libro mayor no necesita la previa habilitación exigida para los otros libros de
contabilidad, y además su razón radica fundamentalmente, en que permite el fácil manejo
del libro diario ya que viene a ser, si así e pudiese decir, un reflejo esquematizado del
diario.

Artículos del código de comercio y de la ley de impuestos sobre la renta

relacionados con la contabilidad mercantil.
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Artículo 32. - Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios.

Artículo 33. - El Libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde
los haya, o al Juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existan
aquellos funcionarios, a fin de poner en primer folio de cada libro nota de los que éste
tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se
estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

Artículo 34. - En el Libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el
comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién
es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo
menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos
los documentos que permitan comprobar todas las operaciones, día por día.

Artículo 35. - Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro
de inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como
inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El
inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe
demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como cualesquiera otras
obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con la anotación de la respectiva
contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del
comercio que se hallen presentes en su formación.

Artículo 38. - Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer
prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no
fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra
parte no podrán aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.

Existen también los llamados "Libros Auxiliares" tales como, el Libro de Caja, el Diario
Auxiliar de Ventas, el Diario de Cuentas Corrientes, Documentos por Pagar, Bancos, Etc.

LOS LIBROS CONTABLES: OBLIGATORIOS Y VOLUNTARIOS

El Código de Comercio dice que toda empresa deberá llevar una contabilidad adecuada a
la actividad de su empresa., que permita un seguimiento cronológico de todas sus
operaciones, así como la elaboración periódica d balances e inventarios.

Los libros obligatorios serán legalizados a posteriori, antes de que transcurran los
cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Todos los libros contables deben ser llevados:

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a) Claridad.
b) Por orden de fechas
c) Sin espacios en blanco ni interpolaciones.
d) Sin tachaduras ni raspaduras.
e) Sin abreviaturas difíciles de identificar.
f) Los valores expresados en pesos.
g) No se puede borrar nada para que sea oficial.

Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en que éstos se

adviertan.

Los empresarios están obligados a conservar los libros de contabilidad, así como toda
la documentación y la correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años.

Tipos de libros – obligatorios y voluntarios

Libros obligatorios

- Libro Diario – se registran las transacciones económicas.

- Libro de inventarios y cuentas anuales.
 Balance inicial
 Balances trimestrales – comprobación c sumas y saldos.
 Cuentas anuales – las E. constituidas como sociedad están obligadas a
llevar uno o más libros d Actas, en los q consten los acuerdos adoptados p
sus juntas generales y otros órganos d dirección.

Los Libros voluntarios: las empresas pueden utilizar otros libros, registros y medios
materiales con el fin de llevar más fácilmente los libros obligatorios.

III.CONTROL INTERNO

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

 Proteger los activos

 Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
 Promover la eficiencia de las operaciones.
 El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno
contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.
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Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:

Activos Caja chica

Efectivo Inventarios

Ventas Etc.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad

relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento

de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos
tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de

depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente
contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

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Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las
medidas de control podemos citar:

1. Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre

diario de estos ingresos.
2. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área
de caja.

3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a
todos los cobradores de manera que:

1. Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al

cobro.
2. Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes
mencionada.
3. Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o
preferiblemente por el departamento de cobros créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los
reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de
contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

. Caja chica

. Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes
conceptos.

Entre las medidas de control están:

1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

2. Que estos volantes estén numerados
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3. Manejados por una sola persona

4. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para
esto fue creada la caja chica.
5. Depositar el dinero de la caja general
6. Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en
la instalación de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr
las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el
pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para los del
almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce o nota de
despacho.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en
las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté
autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo
funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control
(facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su
apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario:

1. Numeración
2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3. Redacción clara, sin errores.
4. Además del original, emitir las copias necesarias
5. Poseer firmas

Entre los principales formularios o comprobantes que podemos utilizar para un buen
control de las ventas son:

 Factura
 Recibo
 Nota de despacho y/o Conduce
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 Órdenes de compra
 Otros, etc.

La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros

efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e
importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas
suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar
la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una

determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré,
mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El
original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo
recibe.

La Nota de despacho y/o conduce es elaborado por el almacén el original y por lo

menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a
contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha
despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de
ventas.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un

cliente autorizando a una firma extranjera para que envié mercancías, según términos, y
que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de
la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus
mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el
monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.

La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de las empresas y contra
un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona
que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se
emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada
original.

La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas
se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de
la empresa en el Diario de Compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio
por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero,
siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de
saldo.
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El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero

para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa

envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y
tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la
institución.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los
diferentes departamentos/clientes.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

1. Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.

2. Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

Los Reportes Contables Auxiliares son estados complementarios y están anexos a los
estados Financieros permitiendo al usuario, conocer en forma detallada la información de
la situación económica de la organización, de una forma más amplia.

Entre los reportes podemos mencionar:

 Nomina
 Ventas
 Compras
 Cheques emitidos

La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su

salario.

Las Ventas Muchos vendedores consideran los reportes y las estadísticas de

venta como algo trabajoso, pero bien utilizados pueden ayudarnos a cumplir nuestros
objetivos. La clave es extraer, de todas las estadísticas posibles, la información más
relevante que nos sirva como herramienta para apoyar nuestro accionar de ventas y
además para mantener un control de nuestra agenda diaria.

Las Compras: En este reporte podemos verificar todas las compras que hemos realizado
en un periodo en específico, hayan sido liquidadas o estén pendientes de pago.

Los Cheques Emitidos: Este Reporte muestra, de manera ordenada, los cheques o
documentos bancarios equivalentes que la empresa ha expedido y registrado a través de
la Comprobación del Gasto. También muestra el monto y el beneficiario de cada
documento. 

Clasificación y Control de los Activos Fijos.

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Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente
permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de
venderlos.

Los activos fijos pueden ser:

Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:

Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento

Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que
posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa
del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un
período estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos:

Línea recta: Es el método más sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en
dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]

Unidades producidas: Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se

distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos. Para
determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo
por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada
periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de
depreciación correspondiente a cada unidad.

Horas trabajadas: Multiplique el tiempo estimado en meses por las horas efectivamente
trabajadas al mes. Divida el valor de su equipo en general por la cantidad anterior y
obtendrá la depreciación por hora de trabajo. Este ultimo valor lo debe aumentar a los
costos de su producto para considerar el desgaste de sus maquinas por cada hora que le
dedico a la fabricación de ese producto.

Entre las medidas de control tenemos:

Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.

1. Poseer una relación detallada y actualizada

2. Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
3. Hacer chequeo periódico de los mismos.
4. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijo