Cafetería y Limpieza (Walmart/Sam´s)

Cada inicio de mes, se mandará un archivo a los encargados de cada punto donde agregarán los insumos destinados para el
mes y exclusivamente para uso dentro de las oficinas, ya sea obra o ventas.
Dentro del archivo se anexa, cafetería, limpieza y papelería, hay un espacio donde pueden anexar el link de los productos
para modificar marca, olor, tamaño, etc., ya que los insumos están ya establecidos, pero se puede cambiar dependiendo de
las necesidades que se requieran tomando en cuenta las características anteriores.
 Este archivo se envía 2 días antes al fin de mes, para que tengan tiempo de verificar lo que se ocupa en sus respectivas
oficinas.
 Una vez recibido el archivo, se procederá a realizar las compras de Walmart y Sam ́s a partir del primer día del mes,
dependiendo de si este se encuentra en el presente día laboral. En caso de no ser así, se procederá a la ejecución de la
compra hasta la fecha laboral.
 El pedido tarda de 2 a 4 días en llegar, tomando en cuenta la disponibilidad de envío y productos, ya que si no hay
envíos disponibles tendré que intentar al siguiente día laboral.
 Cuando se tengan los pedidos listos, se les hará llegar por correo el día y la hora en la que estarían recibiendo los
insumos de cada establecimiento (Walmart y Sam´s), para que estén pendientes (si algún producto no está disponible, se
le comunicará).
 Una vez que llegue el pedido a su oficina, deberán conciliar el ticket con el repartidor porque en caso de que algún
producto no llegue y se encuentre en el ticket, el pedido se marcara como incompleto, favor de hacerlo saber
inmediatamente, si la tienda no cuenta con stock, el vendedor será el que comunicara con ustedes para hacer el
cambio del producto por un sustituto o se realizará la cancelación de este. (los pedidos se realizan de la sucursal más
cercana a su ubicación).
 Una vez que tengan su ticket, lo escanean (legible) y lo mandan por correo.

Nota:
1. Si el producto no tiene link para propuesta de modificación, se considerará que no tienen inconveniente con el
producto que se les envíe.
2. Si la cantidad de producto excede a lo considerado para cada oficina, se mandará lo que considere adecuado, esto
previamente revisado por el Área de Administración. (a menos que justifiques el porqué de cierta cantidad, se tomará
en cuenta).
¿Qué se toma en cuenta para enviar la cantidad de producto para cada oficina?
 Cantidad de personas que laboran en la oficina.
 Tamaño de la oficina.
 Flujo de personas externas (Clientes, proveedores, contratistas, etc.).
 Requerimiento específico del personal de limpieza.
 Uso constante del producto.
De no haber ningún inconveniente con su pedido, se mandan los insumos tal cual la lista. (Tomando en cuenta la
disponibilidad en tienda).

* En caso de que se les agoten los insumos correspondientes al mes, se les puede surtir nuevamente, siempre y cuando el
valor del pedido cubra un mayor de __________ pesos, de no ser así, pueden comprarlo y se les reembolsará. (mandar
ticket o factura para el reembolso) *

Papelería (Office Depot)

Los insumos de papelería se compran en un mismo pedido, el de todas las oficinas, y hasta recabar todas las solicitudes se
procederá a realizar la compra (es el mismo archivo de limpieza y cafetería).
Tienen igual un espacio donde pueden anexar el SKU de los productos para modificar marca, color o tamaño, ya que los
insumos están ya establecidos, pero se pueden cambiar a su preferencia solo tomando en cuenta las características
anteriores. También pueden anexar algún producto que se ocupe y no esté en la lista.

 El pedido tarda aprox. una semana en llegar a la oficina (Oficina administrativa).

 Se ocupan aprox. 2 días para organizar las solicitudes y programar las entregas a los diferentes puntos, en caso de
que ocupen urgente el material y algún compañero puede pasar a buscarlo, se informa y acordamos su entrega, de no
ser así solo es cuestión de tiempo para que llegue a su oficina, todo esto es para considerar un aproximado del tiempo
en el que estaría llegando su papelería. En caso de que llegue antes, se los haré saber.
 Dentro de la caja que se les enviará con la papelería se agrega una nota donde se especifique lo que sí se les mandó y
de lo que no.
 En cuanto tengan su papelería, me mandan un correo para confirmar de recibido.
Nota:
1. Los pedidos se realizan desde la página de Office Depot- Venta empresarial. Ruba tiene únicamente el convenio para
la compra de Papelería de oficina, por lo que es o único que se puede suministrar.
2. No todos los productos que aparen en la página común de Office depot están disponibles, sin embargo, se trata de
comprar lo más parecido a lo solicitado. Les aclaro este punto por si hay artículos que no se mandan conforme
al SKU o no llegan.
3. Si la cantidad de producto se excede a lo considerado para cada oficina, solo se mandará lo que considere adecuado,
esto previamente revisado por el Área de Administración. (a menos que justifiques el porqué de cierta cantidad, se
tomará en cuenta).
¿Qué se toma en cuenta para considerar la cantidad de producto para cada oficina?
 Uso constante del producto.
 Uso necesario del producto.
 Si tu oficina es de obra o de ventas.
 Lo que se les envió el mes pasado.