LANNA´S STORE, especialistas en producción de fibra de alpaca

El segmento de la compra de prendas de vestir basado en hilos de alpaca está en

constante crecimiento en nuestro país, notándose un auge exponencial sobre todo
en las ferias para turistas ubicadas en los distritos de Miraflores y San Miguel, por
citar los 2 puntos con mayor concentración.

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Este segmento ha elevado su índice de productividad al estar insertado en un
rubro dirigido al turismo, el cual según pronósticos ofrecidos por el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) genera unos US$ 3,300 millones al año, es
decir, 8% del PBI convirtiéndose en la tercera fuente de divisas superando el
millón de puestos de trabajo.

La empresa productora de prendas de vestir “Fibra de Alpaca SAC” es una

organización que desea mejorar el servicio de entrega de productos a sus clientes
y en una entrevista con el dueño se ha detectado que el problema, que
inicialmente se pensaba que estaba en el despacho o entrega de productos, radica
realmente en todo lo relacionado a las adquisiciones, puesto que no recibe los
insumos a tiempo para la elaboración de las respectivas prendas.

La Srta. Cindy Andrade, Gerente de Operaciones de dicha organización nos

comenta que sus procesos no están claramente definidos, tampoco se tienen por
escrito las reglas del negocio lo que ocasiona que las compras se efectúen según
el buen criterio de sus asistentes. La información proporcionada por ella indica lo
siguiente:

El comprador recibe todos los requerimientos de compra por parte de las áreas
usuarias en un documento llamado Solicitud de Pedido de Insumos, los mismos
que son consolidados en una hoja de cálculo, agrupándolos por tipos de
productos, realizando esto 2 veces por semana.
La adquisición empieza según los insumos solicitados que se van acumulando,
salvo que un área pida un requerimiento urgente. Cindy analiza la cantidad
aproximada de insumos y según el monto tiene que hacer una diferencia:

Cuando compran materiales como hilos o botones, los montos no superan los
S/.5,000.00 y procede a realizar una compra llamada Compra por Caja Chica,
solicita el dinero a tesorería donde el tesorero le entrega la cantidad indicada,
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dicha compra puede efectuarse a cualquier proveedor generándose una orden de
compra interna (solo para el control), luego verificará el insumo adquirido y que los
documentos de compras estén correctos (factura y guía de remisión del
Proveedor), al regresar a la empresa registrará los insumos con el almacenero y
procederá a su regularización en tesorería entregando los documentos para el
cuadre de caja respectivo de esa área.

El otro caso se da en las compras de lana, siendo esta la materia prima principal,
donde el monto supera los S/.5,000.00, por lo cual se debe efectuar lo que la
empresa llama Compra por Concurso para lo cual es necesario solicitar 3
cotizaciones a proveedores diferentes y buscar el más económico sin descuidar la
calidad. Con las cotizaciones recibidas, Cindy elabora una hoja de cálculo en la
cual compara todas las cotizaciones y marca en otro color y diferencia la que
considera ganadora (No siempre será la más económica). El reporte lo envía al
Gerente de Compras para su aprobación y luego de aprobado, Cindy deberá
generar una Orden de Compra (Formal) y enviarla al proveedor para el despacho
de los insumos. Este proceso se realizará aun si la compra es urgente. Los
compradores solicitan más rapidez en este proceso y como sugerencia opinan que
debería existir una página web donde los proveedores registrados ingresen sus
cotizaciones según un número de concurso para no perder el tiempo digitando
cada una de estas.

La recepción se rige por una regla fundamental donde no acepta entregas

parciales, solo la entrega completa según la orden de compra generada por el Jefe
de Compras. Si el proveedor no cumple con la entrega completa, el almacenero no
lo recibe.

El almacenero consulta su archivo de Órdenes de Compra (no interna), validando

que las cantidades solicitadas correspondan a las cantidades recibidas, deberá
validar también el color y la marca de los insumos. Otro punto importante es que
deberá recibir estos insumos con una guía de remisión y la factura del proveedor.
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Una vez recibido, el almacenero completará el kárdex por cada insumo ingresado
y procederá al despacho a las áreas usuarias. El almacenero indica que luego la
Orden de Compra recibida es sellada como procesada y la cambia de archivador.
Cuando un lote de insumos no tiene la calidad pactada, el almacenero reporta este
incidente y el comprador actualiza el archivo de proveedores con una nota que
indica la cantidad de veces y circunstancias fallidas. Si el almacenero recibió los
insumos del proveedor y luego el controlador de calidad se da cuenta de algún
problema, la empresa puede devolverlos y cambiar de proveedor. Es de
conocimiento en toda la empresa que cuando un proveedor tiene acumulado 3
reclamos, este deberá ser cambiado.

Para efectuar la devolución el comprador deberá emitir una carta formal de

reclamo, el Gerente deberá autorizarla y luego de enviada deberá archivar el cargo
en el expediente que se tiene por cada proveedor. Esta forma de devolución solo
se realiza para compras por concurso, si la compra fue por caja chica, el
comprador responsable tendrá que subsanar el error volviendo al punto donde
adquirió el insumo y cambiándolo por el correcto o en su defecto asumiendo el
costo.

En el despacho a las áreas usuarias, el almacenero deberá consultar el

documento con el pedido y con éste generar un documento llamado vale de salida
de almacén, entrega los productos y el área usuaria firma la conformidad de la
recepción en los documentos de pedido y vale de salida.