QUÍMICA ERBIPLAST SAC

Su empresa produce químicos y colorantes de uso especial para plásticos, fibras y revestimientos. Sus
oficinas centrales están en Huachipa y opera cinco diferentes plantas de producción en el norte del Perú.
La administración está buscando formas de hacer más eficiente el procesamiento de pedidos.

El procesamiento de pedidos funciona de la siguiente manera: un cliente puede hacer un pedido por
teléfono, fax o correo electrónico. Un representante de servicios a clientes toma nota a mano de la
información del pedido en una libreta de pedidos. Esta información incluye nombre del cliente, dirección del
envío, dirección de la facturación, número del producto, descripción del producto, cantidad e instrucciones
de envío (como que el gerente de recepción hable por teléfono para concertar una cita para la entrega).
Después de obtener toda la información relevante, el representante confirma el total del pedido al cliente.

Mientras toma la información del pedido, el representante de servicios al cliente accede al sistema de
captura de pedidos de la empresa y verifica el inventario de cada producto pedido. En primera instancia, el
representante de servicio a clientes verifica el almacén más cercano a la dirección de envío del cliente. Si
no hay producto disponible, el representante de servicio a clientes verifica en otro almacén. Si el pedido se
hace por teléfono, el representante de servicio a clientes sugiere una fecha de entrega, la cual debe ser
entre cuatro y cinco días hábiles después. Si el cliente necesita su pedido lo más pronto posible, el
representante de servicio a clientes solicita al sistema la captura de pedidos existentes que averigüe en
qué almacén puede haber inventario para surtir el pedido. Por lo general, el almacén más cercano a la
dirección de envío es el que cubrirá el pedido.

Todos los pedidos del día se recopilan manualmente y se introducen en el sistema de captura de pedidos
de la empresa. El sistema no aceptará el pedido a menos que contenga el número de identificación del
cliente, la dirección del envío y la dirección de facturación. Si el pedido es de un nuevo cliente, el sistema le
puede asignar un número de cliente nuevo. Si el pedido tiene fecha de entrega de 8 a 10 días hábiles
futuros, el formulario del pedido se esperará físicamente durante varios días y luego se dará de alta en el
sistema. Si un pedido es para más de 10 días a futuro, se le tratará como un pedido pendiente cuando se le
dé de alta en el sistema. El sistema generará un informe diario de pedidos pendientes para recordar a los
representantes de servicio de clientes ese estatus.

Cuando se ha dado de alta cada pedido, el sistema realiza una comprobación del estado del crédito del
cliente. A algunos clientes, se les designa un estado de “crédito retenido” y no se les entrega sus pedidos,
sino hasta que se recibe el pago de la compra. Otros pedidos de cliente se procesan inmediatamente y
este paga la compra después de recibir el envío y una factura. Se remite un informe de créditos retenidos al
departamento de créditos y cobranzas y los representantes de servicio a clientes reciben un informe diario
sobre los pedidos hechos sobre el crédito retenido.

En su empresa, hay diversas unidades de negocios que utilizan sistemas de identificación diferentes para
los mismos productos; en otras palabras, oficinas centrales corporativas: un número de producto para Tinte
Morado #211 diferente al número de identificación asignado en la planta en que se produjo.

Se le pide realizar las siguientes actividades:

 Elabore el diagrama de flujo estándar del proceso actual de pedidos.

 Elabore el diagrama de flujo funcional del proceso actual de pedidos.
 Si desea saber algo más sobre estos temas vaya a las siguientes páginas