PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente,

Seguridad y Salud Ocupacional.
• Código del Programa de Formación: 122128
• Nombre del Proyecto: Diseñar una herramienta que permita asesorar a los sectores productivos en
la implementación del Sistema Integrado de Gestión con base en las normas ISO 9001, ISO 14001 e
ISO 45001 en un sector económico representativo del área de influencia del Centro de Desarrollo
Agroempresarial.
• Fase del Proyecto: Implementación.
• Actividad de Proyecto: Diseñar la (s) herramienta (s) bajo el esquema de economia naranja, que
permita (n) la implementación de los sistemas de gestión en el sector productivo
• Competencia: Documentar los procesos necesarios para la implementación mantenimiento y mejora
de los sistemas de gestión, de forma individual o integrada; según procedimientos establecidos por
la empresa.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Controlar la documentación del sistema de gestión, teniendo en
cuenta las normas vigentes y la documentación externa e interna de la organización.
• Duración de la Guía: 8- 10 Horas

COMPROMISO: Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición
permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis
labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.

2. PRESENTACIÓN

El control de los documentos, es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el
soporte documental del Sistema Integrado de Gestión. Los distintos documentos del sistema definen y
determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión. Para controlar los
documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de actuación. El
Procedimiento de Control de Documentos, contribuye con la aprobación, control y administración de los
documentos de tal forma que aporten valor al proceso (Eraso & Rodríguez, 2016).

La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento de

documentos de una organización a través de diversas funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento
de archivos y el uso de una adecuada distribución y procedimientos de revisión.

Adicionalmente dentro de las organizaciones, el sistema de información debe ser controlado con el objetivo
de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de
transacciones. La calidad del proceso de toma de decisiones en un organismo descansa fuertemente en sus
sistemas de información. Un sistema de información abarca información cuantitativa, tal como los informes
de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como las opiniones, quejas, reclamos y sugerencias.
El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos,
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almacenamiento y salidas. El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones V01
rápidas
que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la Dirección en un entorno dinámico de operaciones
y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades de la organización, a registrar
y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, y a mantener datos financieros (Diferencias entre
documentación y registro, 2015).

El objetivo principal de la Guía de Aprendizaje es el brindar al aprendiz una serie de herramientas que le
ayuden a controlar la documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG), y generar acciones que
permitan ordenar adecuadamente los procedimientos, registros, instructivos, manuales, etc., que hacen parte
de la organización. Así mismo dentro de la guía a desarrollar se plantea verificar la creatividad, puntualidad,
responsabilidad y el trabajo en equipo, demostrado por cada aprendiz en su proceso de aprendizaje.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Objetivo: Realizar actividades de Modelos de orden y control, con el propósito de contextualizar su aplicación,
tanto en la vida cotidiana como en la organizacional.

Metodología:

1. Conformar grupos de trabajo de 5 aprendices.

2. Formular tres actividades, en donde se evidencia la necesidad de generar orden y control, en la vida
cotidiana y/o en la organizacional.

3. Implementar las actividades propuestas a los otros grupos.

4. Desarrollar conclusiones de la actividad.

Tiempo:

Puntos 1 a 3: 40 Minutos

Punto 4: 15 Minutos

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Objetivo: Verificar los conceptos claves sobre control documental, de comunicaciones y sistemas, que poseen
los aprendices de la Ficha.

Metodología:

1. Conformar grupos de trabajo de 5 aprendices.

2. Ver los siguientes videos propuestos:

a. Control de Documentos y Registros.

b. Conceptos Básicos sobre la Seguridad de la Información.

3. Con base a los videos y en los conocimientos adquiridos a lo largo del tecnólogo, de respuesta a las
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siguientes preguntas:

a. ¿Cómo se controlan los documentos y registros, internos y externos, dentro de las organizaciones?
b. ¿Defina que es un Listado Maestro (documentos y registros)?

c. ¿Cómo daría a conocer los cambios de los documentos y /o registros en una organización?

d. Defina (con sus propias palabras) y mencione las diferencias entre: documentos, registros y formatos.

e. ¿Cuál es la diferencia entre seguridad informática y seguridad de la información? Defina los conceptos en
sus propias palabras.

f. ¿Qué es el sistema de Gestión de seguridad de la Información?

g. Identifique cuáles son los activos de información dentro de la organización del proyecto.

4. Elegir un vocero, y presentar los resultados al grupo.

Tiempo:

Puntos 1 a 8: 45 Minutos

Punto 4: 15 Minutos.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Objetivo: Diseñar un fichero, y generar un control de documentos y registros del SIG.

Metodología:

1. Trabajar en los equipos conformados anteriormente.

2. Diseñar un archivero con ficheros con ayuda de material reciclable.

3. Desarrollar la metodología necesaria para organizar la documentación en los ficheros (orden alfabético,
cronológico, colores, etc.), para el control de registros, formatos, procedimientos, y documentos necesarios
para cada sistema (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo).

4. Implementar la codificación necesaria para cada uno de los ficheros.

5. Organizar la documentación del SIG, con base a las directrices estandarizadas en el punto anterior.

6. Presentar los resultados al grupo.

Tiempo:

Puntos 1 a 5: 80 Minutos

Punto 5: 20 Minutos.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

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Objetivo: Realizar un inventario de la documentación que posee la organización del proyecto, generar una
metodología de orden; y determinar acciones correctivas, de prevención o de mejora, que puede llegar a
requerir la compañía.
Metodología:

1. Trabajar en los grupos del proyecto.

2. Realizar un inventario de los documentos, registros, y procedimientos con los que cuenta la organización,
por proceso.

3. Realizar un listado de los documentos, registros, y procedimientos, que el grupo de cada proyecto ha
generado para la organización, por proceso.

4. Desarrollar una metodología de orden para los documentos, registros, y procedimientos, generados en los
dos puntos anteriores (alfabético, cronológico, etc.).

5. Realizar un listado de los documentos, registros, y procedimientos, que son necesarios para el SIG, pero
que la organización aún no cuenta con ellos.

6. Generar acciones correctivas, de prevención o de mejora, que la organización puede llegar a implementar,
para la conformidad del Sistema de Gestión.

7. Socializar la información desarrollada con el personal de la organización, para comenzar a generar un

control documental.

Tiempo:

Puntos 1 a 3: 120 Minutos

Punto 4: 20 Minutos.

• Ambiente Requerido: Ambiente de Formación.

• Materiales: Computadores con acceso a Internet, papel, marcadores, TV o Video Beam,, Multitomas,,
Marcador borrable, Borrador.

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 RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE

Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ACTIVIDADES DEL DURACIÓN ESCENARIO (Aula,

PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad productiva) y elementos y
condiciones de seguridad industrial,
salud ocupacional y medio
ambiente
Diseñar la (s)
herramienta
(s) bajo el
Computadores
esquema de
con internet
economia
Video beam
naranja, que 10 Marcadores
Parlantes 2
permita (n) la 10-12 1 borrables Instructor SENA 1 Ambiente de formación
Cable HDMI / 1
implementació 1 Borrador
VGA
n de los 1
Extensión de
sistemas de
corriente
gestión en el
eléctrica
sector
productivo

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : 1. Cumplimiento de los • Formulación de

parámetros definidos por el Preguntas- Cuestionario.
-Desarrollo Actividades de Reflexión instructor.
inicial (numeral 3.1) y 2. Genera creativamente ideas
contextualización e identificación de para el desarrollo y solución de las
actividades a realizar en equipo.
conocimientos necesarios para el
3. Indaga y genera nuevos
aprendizaje (numeral 3.2). enfoques frente a los temas vistos
4. Pone en práctica las temáticas
Evidencias de Desempeño expuestas y desarrolladas. • Observación.
5. Participación activa en las • Exposiciones.
-Desarrollo de Actividades de actividades propuestas. • Técnica de preguntas.
apropiación del conocimiento
(Conceptualización y Teorización,
numeral 3.3), y Actividades de
transferencia del conocimiento
(numeral 3.4.) Evidencia adjunta en el
aplicativo Territorium.
Evidencias de Producto:

1. Listado Maestro de
documentos y registros, bajo
hipervínculos.
2. Divulgación de la
Documentación
3. Procedimiento documentado
de control de documentos y
control de registros, con sus
formatos.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

• Seguridad de la Información: es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones

y de los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener
la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.
• Hackers: Persona que obtiene acceso no autorizados a una red de computadoras, para lucrar, para
causar daño, o por placer personal.
• Control Documental: es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el
soporte documental de los sistemas de gestión.
• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas. Los registros son un tipo especial de documentos. GFPI-F-135 V01
• Documento: información (datos significativos) y su medio de soporte. Un documento puede estar
escrito, en vídeo, muestra física, en plano, programa de ordenador o de otra manera.
6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

a) Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001: 2013. Tecnología de la información. técnicas de

seguridad. sistemas de gestión de la seguridad de lainformación (sgsi). Requisitos.
b) Calidad y Gestión empresarial ISO 9001 e ISO 14001.. Fecha de Consulta: 11-03-2016.
//hederaconsultores.blogspot.com.co/2011/06/control-de-documentos-segun-iso.html.
c) Jenny Lorena Luna Eraso y Diana Molano Rodríguez.Sistema Integrado de Gestión de Calidad.
Procedimiento Control de Documentos. Universidad de Nariño. 2016-08-24. Fecha de Consulta: 11-
03-2016. http://calidad.udenar.edu.co/?page_id=682.
d) Control de la Documentación. Fecha de Consulta: 11-03-2016.
http://www.sigen.gov.ar/documentacion/ngci30.asp
e) Presentación: Seguridad y Control de los Sistemas de Información, vulnerabilidad y abusos del
Sistema. Fecha de Consulta: 11-03-2016. http://es.slideshare.net/Financieros2008/seguridad-y-
control-de-los-sistemas-de-informacin-517597.
f) Diferencia entre documentación y registro. 2015. Fecha de Consulta: 11-03-2016.
http://clubresponsablesdecalidad.com/diferencias-entre-documentacion-y-registro/.
g) http://biblioteca.sena.edu.co/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) María del Pilar Lovera Instructora Formación 06/03/2017

Chaves Profesional Integral

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) María del Pilar Lovera Instructora Formación 03/06/2020 Actualización de
Chaves Profesional evidencia de
Integral producto

Autor (es) María del Pilar Lovera Instructora Formación 17/10/2020 Actualización de
Chaves Profesional formato de Guía.
Integral

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