Onboarding de nuevos empleados: Ayuda a los nuevos empleados a tener éxito desde el

primer día

Hace tan solo unas décadas, se esperaba que los nuevos empleados permanecieran en la
empresa en la que habían sido contratados durante un largo periodo de tiempo y, a veces, incluso
de por vida. Debido a este paradigma, los programas tradicionales de onboarding y orientación
de nuevos empleados incluían principalmente una breve introducción a la empresa y tal vez un
discurso del director gerente, seguido de muchos formularios y papeleo que había que completar.
No suena muy motivante, ¿verdad?

En la actualidad, los empleados a menudo buscan mucho más que un simple trabajo y cada vez
cambian más de trabajo, trabajan por cuenta propia y aceptan contratos a corto plazo e incluso
minicarreras hasta que encuentran una buena opción. Por lo tanto, no debe sorprendernos que
Gallup descubriera que solo el 12% de los empleados piensa que su empresa hizo un buen
trabajo durante el onboarding. El 43% de los directores de recursos humanos estuvieron de
acuerdo en que las empresas «desperdician tiempo y dinero debido a procesos de onboarding
ineficaces».

Por lo tanto, no es un simple problema esotérico, las empresas que utilizan procesos de
onboarding deficientes están perdiendo dinero.

¿Qué es el onboarding de nuevos empleados?

Podemos definirlo de la siguiente manera:

“El onboarding es el mecanismo mediante el cual los nuevos empleados adquieren los

conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros

efectivos de la empresa.”
¿Qué se debe incluir en el onboarding de nuevos empleados? No existe un consenso claro
único, y esto varía dependiendo de la empresa y sus objetivos finales. Pero el Dr. Talya Bauer
de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) identificó las cuatro C que debe
incluir un programa de onboarding de éxito. Las cuatro C son:

• Cumplimiento: significa enseñar a los

nuevos empleados las políticas básicas de
la empresa.

• Claridad: se refiere a garantizar que los

empleados conocen sus responsabilidades
y saben cómo cumplir correctamente su
función en la empresa.

• Cultura: significa proporcionar las normas

formales e informales de la empresa.

• Conexión: significa construir relaciones

con los compañeros de trabajo y sentirse
parte del equipo.

Un programa de onboarding de nuevos empleados puede durar varias semanas o más. Sin
embargo, muchos especialistas en onboarding están de acuerdo en que el período de
adaptación debería durar al menos tres meses. Noventa días es el número mínimo de días para
que los nuevos empleados se acostumbren a sus funciones, se preparen mentalmente para sus

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 responsabilidades, se sientan valorados y apoyados, y obtengan los conocimientos y las
habilidades necesarias para tener éxito. Un proceso de onboarding extendido también puede
ayudar a reducir el tiempo y ganar en productividad e incrementar el ROI de una empresa con
respecto al empleado.

¿Qué debería incluir un programa de onboarding?

Vamos a ver detalladamente las distintas etapas del proceso de onboarding y qué contenido
deberías considerar incluir en cada una.

Antes de que empiecen

Es importante que la experiencia de tus nuevos empleados sea una positiva desde el principio,
y esto significa establecer sus expectativas y su nivel de confort antes de que lleguen por
primera vez a la oficina.

Considera hacer lo siguiente antes de la fecha de inicio:

• Envía: Envía todos los documentos previos a la contratación de

forma electrónica para que los nuevos empleados puedan
rellenarlos por adelantado. Si puedes usar firmas electrónicas,
todavía mejor. Ejemplos de este tipo de documentos podrían ser
documentos legales y contractuales, manuales para empleados,
pases de aparcamiento para el primer día y cualquier información
adicional que el empleado debería saber.

• Planifica: Planifica lo que pasará en la primera semana y

después. Esto podría incluir un plan de actuación de 3 meses para
nuevos empleados.

• Prepara: Prepara tu espacio de trabajo, herramientas y otros

recursos esenciales con antelación. Llegar el primer día y tener el
ordenador portátil, el teléfono móvil de empresa y el escritorio
listos para usar creará una primera impresión excelente que
marcará el rumbo de la relación. Incluso si el empleado es un
contratista o va a utilizar un espacio de trabajo compartido, esto
contribuirá mucho a que se sienta bienvenido y productivo.
Además, debes preparar al equipo existente. Informa al equipo
sobre el nombre, la función y otros datos importantes del nuevo
empleado. Si saben que vas a presentar a un nuevo empleado,
es más probable que dediquen tiempo a ser amables y le den la
bienvenida.

• Reúnete: planifica reuniones con contactos importantes. Hacer

videoconferencias con personas que serán clave para el éxito
laboral del nuevo empleado abre el camino para la comunicación
futura. En estas reuniones deberían participar los directores,
miembros del equipo y compañeros de otros departamentos.

En su primer día
Los primeros días pueden ser tanto estresantes como emocionantes, así que sigue estos pasos
para que tu nuevo empleado se sienta cómodo:

1. Haz un anuncio general en el departamento, planta, unidad de

negocio o cualquier nivel de estructura organizacional al que se
unirá tu nuevo empleado. Es un buen estímulo moral y una

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 manera de reunir al departamento y presentar al nuevo miembro.
Para tratar el resto de los aspectos, envía un correo electrónico
de grupo a la comunidad en general ofreciendo detalles breves
sobre el nuevo empleado, su función y un poco de información
general que se puede usar para iniciar una conversación.

2. Organiza una visita guiada. De esta manera podrás cubrir todos

los aspectos básicos, como dónde se encuentran los servicios,
dónde encontrar cada departamento, plazas de parking, salas de
descanso y sitios para almorzar. Este es también un buen
momento para presentar al empleado al equipo de una manera
más informal.

3. Prepara la agenda para la primera semana. Siéntate con tu

empleado y habla sin distracciones sobre cómo será la primera
semana para que este sepa qué esperar.

4. Asigna un mentor. Designa a un miembro con experiencia del

equipo al que se unirá el nuevo empleado para que le oriente
sobre las peculiaridades y el funcionamiento interno de la
empresa. Los aspectos que el mentor cubrirá dependen
completamente de la empresa, pero normalmente se incluye todo,
desde políticas y procedimientos para toda la empresa hasta
cómo llevar a cabo las tareas diarias básicas.

En su primera semana
Es importante no abrumar al nuevo empleado durante esta etapa del proceso de onboarding.
Aunque es importante completar el proceso de onboarding a tiempo, también quieres que tu
nuevo empleado sea productivo y se adapte.

• Repasa los procedimientos, reglas, procesos y estándares

importantes. Los aspectos que deberás cubrir aquí serían las
reglas y normas para el uso de Internet y las redes sociales, la
comunicación por correo electrónico y el tiempo permitido para los
descansos.

• Presenta la cultura de la empresa. Con suerte, llegados a este

punto, el empleado ya tendrá una comprensión general de la
visión, la misión, los objetivos y los valores de la empresa gracias
al contenido del primer día. Ahora es el momento de relacionar
todo esto con la cultura de tu empresa y ayudarle a entender cómo
se relaciona la cultura con el producto o el servicio final ofrecido.

• Proporciona guías de configuración. Desde configurar el

correo electrónico y el ordenador hasta los procesos y
plataformas esenciales que usa tu equipo, cada empresa tiene su
propia forma de hacer las cosas, por lo que una guía de consulta
rápida que el empleado pueda tener a mano en su espacio de
trabajo es una idea muy buena.

• Crea un libro de trabajo. Crea un libro de trabajo que incluya las

metas que deberían lograr el día 5, la segunda semana y al final
del primer mes. Ofrecer a tu nuevo empleado objetivos concretos
que debe alcanzar lo ayudará a planificar su tiempo.

• Describe el proceso de formación. Familiariza al nuevo

empleado con el funcionamiento de la formación en la empresa y
lo que se espera de él. En este punto, puedes poner a su
disposición cualquier material o módulo de formación que tenga
que completar dentro de la primera semana y asignar recursos
humanos u otros contactos para la formación.

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 • Empieza la formación. El segundo día es un buen momento para
empezar la formación.

• Haz un seguimiento al final de la semana. Después de darle

tiempo al nuevo empleado para que se acostumbre a la oficina, al
espacio de trabajo y a su mentor, haz un seguimiento para
asegurarte de que se siente cómodo y está entendiendo las cosas
a un ritmo adecuado. El final de la primera semana es un buen
momento para hablar sobre cómo debería progresar el próximo
mes, qué esperas del empleado y cuánto debería haber avanzado
una vez que llegue a ese punto.

• Programa una verificación de 2 semanas. Incluye esto en la

agenda al final de la primera semana y será como una meta tanto
para ti como para el nuevo empleado.

• Fomenta la actividad. Debes darles a los nuevos empleados

algo que hacer. Puede parecer obvio, pero no prolongues
demasiado el proceso de onboarding. Asigna unas pocas horas
al día en las que el empleado realizará trabajo real.

En sus primeros tres meses

• Establece líneas de comunicación. Una vez finalizado el primer

mes, el nuevo empleado debería estar ya instalado en su oficina
y participando en la formación. Averigua qué está funcionando
bien y con qué podría necesitar ayuda y apoyo.

• Empieza a proporcionar feedback de forma periódica. Obtén

información de compañeros que trabajan en estrecha
colaboración con el nuevo empleado y haz un esfuerzo para
corregir su rumbo si es necesario.

• Fomenta la independencia. Has creado un programa de

onboarding muy bueno, respaldado por una excelente formación
y un proceso de evaluación y preparación, por lo que ahora es el
momento de animar al empleado a que ponga todo esto en
práctica.

• Establece objetivos de rendimiento. Los objetivos no solo

fomentan el buen rendimiento, también fomentan la implicación.
Por lo tanto, antes de la primera verificación mensual
programada, asigna algunos objetivos que el empleado debe
lograr dentro de sus primeros 3 meses.

• Haz la primera evaluación de rendimiento. Después de 90 días,

tu nuevo empleado debería haber alcanzado un nivel de
competencia decente. Esta evaluación es un buen momento para
valorar sus puntos fuertes y sus puntos débiles y para decidir si el
programa de formación actual satisface todas sus necesidades.

Cómo crear un programa de formación eficaz para nuevos empleados

La formación es una parte importante de cualquier programa de onboarding y sienta las bases
para el aprendizaje que se proporcionará a lo largo de la carrera del empleado. Vamos a ver
por dónde empezar con la formación de nuevos empleados.

Paso 1. Crea un nuevo programa de formación para empleados

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El contenido de un programa de formación para nuevos empleados es flexible, pero
generalmente se puede dividir en dos partes principales:

• Formación general para todos los nuevos empleados: aquí

puedes incluir módulos sobre la cultura y la misión de la empresa,
el equipo directivo principal, normas y reglamentos importantes,
etc.

• Formación específica para el puesto de trabajo del empleado:

esto podría incluir formación básica sobre procesos y sistemas
esenciales para un puesto específico.

El aspecto clave aquí es que formar a cada nuevo empleado cara a cara puede llevar mucho
tiempo y resultar muy caro. Esto es particularmente cierto si la empresa es grande y la rotación
de empleados es bastante alta. Por esto muchas empresas llevan la formación de onboarding
o al menos parte de este proceso al medio online.

Un programa de formación asincrónico para nuevos empleados que usa

e-learning tiene muchos beneficios, entre los que destaca el hecho de que es posible acceder
a este en cualquier momento. También es reutilizable, por lo que puedes crear un curso de
formación una vez y ofrecerlo a todos los nuevos empleados, y personalizable, por lo que
puedes crear múltiples versiones o rutas para diferentes tipos de empleados.
A continuación, te ofrecemos un ejemplo de un curso de onboarding para todos los nuevos
empleados que se incorporan a una empresa:

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 Ejemplo de curso de incorporación
Tipo de contenido
Vídeo de bienvenida
Curso de introducción a la empresa
Curso de cumplimiento normativo
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Qué cubrir
• Breve descripción general de la empresa:
su misión y algunos datos básicos sobre la
empresa.
• Descripción clara del nuevo papel del
empleado
• Cálida bienvenida y felicitaciones por el
nuevo puesto de parte del CEO o director
• Historial de la empresa
• Misión y valores de la empresa
• Cultura corporativa
• Personal administrativo
• Descripción general de los
productos/servicios proporcionados
• Principales competidores del mercado
• Normas de conducta personal (prevención
del acoso, etc.)
• Acciones disciplinarias progresivas
• Seguridad
Ahora vamos a ver un ejemplo de un programa de onboarding de una semana para puestos de
ventas.

Ejemplo de programa de una semana para representantes de ventas

Estudiar los pasos del proceso de ventas, aprender a

predecir y dar forma a las necesidades de los clientes,
Metas y objetivos presentar los productos en términos de beneficios para el
cliente, gestionar las quejas y cerrar ventas. Hacer la
primera venta.

Conocer los pasos del proceso de ventas, las objeciones,

las preguntas y respuestas del embudo y técnicas de cierre
Conocimientos y
de ventas. Conocimientos prácticos e información sobre los
competencias
competidores del mercado, sus productos y sus puntos
fuertes y sus puntos débiles. Poder trabajar con el correo.

Plantillas de propuestas de negocio, registros de llamadas,

chats.

Herramientas Curso en línea: “Características, beneficios y valores.

Razonamiento.”
Curso en línea: “Identificación de necesidades. Embudo de
preguntas».
Curso en línea: «Gestión de quejas».
Curso en línea: «Cerrar una venta».

Formador Ryan Lewis, jefe del departamento de ventas

Cuestionario en línea: “Características, beneficios y valores.

Evaluación de Razonamiento.”
conocimientos Cuestionario en línea: “Identificación de necesidades.
Embudo de preguntas».

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 Cuestionario en línea: «Cómo gestionar las quejas».
Cuestionario en línea: «Cómo cerrar una venta».
Evaluación presencial de casos con el Jefe del
departamento de ventas/Director comercial.

Decisión de pasar a un empleado al período de prueba.

“The Challenger Sale: Taking Control of the Customer

Libros
Conversation,” por M. Dixon y B. Adamson

Plan de ventas 1 plan implementado

Paso 2. Crea materiales de aprendizaje

Si crear contenido de e-learning es algo nuevo para ti, crear un curso de onboarding te parecerá
una tarea bastante desafiante para la que sería necesario contratar a un desarrollador de cursos
profesional. Sin embargo, gracias a las herramientas de autor modernas, puedes crear cursos
en línea por tu cuenta.
Por ejemplo, con iSpring Suite, puedes crear cursos atractivos e interactivos, incluso si no tienes
experiencia con el e-learning. iSpring Suite es un paquete de herramientas de creación de
cursos que incluye todas las funciones, pero es fácil de usar y te permite crear cursos basados
en diapositivas, cuestionarios, vídeos de formación y grabaciones de pantalla, simulaciones de
diálogo y módulos interactivos de microaprendizaje.
Ahora vamos a ver ejemplos de elementos de onboarding que se pueden crear con iSpring Suite
y entregar como e-learning.

Vídeo

¿Qué te parece una bienvenida y una presentación profesional de la empresa por parte del
director general o presidente? Esto será un toque personal que creará una conexión con el
empleado y lo ayudará a entender los valores y objetivos de tu empresa.

Curso basado en diapositivas

Los cursos de e-learning se pueden crear rápida y fácilmente y después ofrecerse en línea. Son
perfectos para profundizar en temas como la cultura, la misión y los valores fundamentales de
la empresa. Por ejemplo, Forever Direct, el centro de distribución regional de Forever Living
Products, una empresa de marketing estadounidense que fabrica y comercializa productos de
belleza a base de aloe vera, creó todo su curso de incorporación para nuevos empleados
usando iSpring Suite. Este curso cubre algunos temas esenciales del primer día, como los
valores, las reglas de la empresa, información sobre seguridad y salud y política
medioambiental.

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 Programa de onboarding para nuevos empleados de Forever Direct

Cuestionarios
Durante el onboarding de nuevos empleados, es esencial comprobar que estos están
reteniendo la información que les proporcionas. Esto es especialmente importante cuando se
trata de información de cumplimiento que puede estar sujeta a leyes federales o estatales. La
mejor manera de realizar un seguimiento de los conocimientos que han retenido tus empleados
es mediante cuestionarios y evaluaciones de conocimientos.

Por ejemplo, Forever Direct, que hemos mencionado anteriormente, también ofrece a los
nuevos empleados un curso de cumplimiento. Después de terminar el curso, los empleados
deben hacer un cuestionario.

Cuestionario de cumplimiento

Módulos interactivos
Un módulo «interactivo» es un elemento de e-learning con el que el usuario interactúa usando
el ratón o su dedo en un dispositivo con pantalla táctil. Estas lecciones pueden ser breves y
separadas o pueden incluirse en módulos más largos para incrementar la participación y la
retención de conocimientos. Los elementos interactivos pueden ser complejos y crearlos
manualmente puede llevarte mucho tiempo, pero con iSpring Suite los puedes crear de forma
rápida e intuitiva usando plantillas y constructores de arrastrar y soltar.
Estos son algunos ejemplos de micromódulos de onboarding atractivos creados en iSpring:

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Este módulo interactivo ofrece a los nuevos empleados un recorrido por la oficina:

El siguiente módulo muestra cómo ha ido creciendo la empresa a lo largo de los años:

Y este proporciona a los nuevos empleados respuestas a muchas preguntas frecuentes:

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Paso 3. Entrega el contenido a tus empleados
Una vez que hayas creado un curso, necesitarás una manera de entregarlo a tus nuevos
empleados. La solución obvia es un sistema de gestión del aprendizaje (LMS), que está
diseñado para hacer que este proceso sea lo más fácil posible. Con un LMS como iSpring Learn,
puedes crear y asignar rápidamente una ruta de onboarding y configurar los cursos para
entregarlos a tus nuevos empleados.
Un gran beneficio es que tus empleados pueden acceder fácilmente a la formación en línea en
cualquier momento y desde cualquier lugar, y para una experiencia móvil personalizada, incluye
una app nativa que permite el acceso a los cursos incluso sin conexión.

Las posibilidades son infinitas y cuando un LMS se combina con una herramienta de autor,
realmente te da la flexibilidad de crear programas combinados increíbles.

Paso 4. Evalúa y mejora

No tiene sentido crear e implementar un buen programa de onboarding si no haces un
seguimiento de su eficacia. Nada sale perfecto a la primera, pero al usar las métricas de tu LMS
en combinación con encuestas y evaluaciones, puedes empezar a medir cómo es de efectivo
tu programa e implementar un proceso de mejora continua.

Las métricas más importantes del LMS que deberás monitorizar de tus programas de
onboarding son las tasas de aprobación de evaluaciones, las tasas de finalización de cursos y
los porcentajes de finalización. Al usarlas todas, podrás hacerte una idea de cómo de atractivo
y efectivo es tu programa.

Desafíos del onboarding y cómo superarlos

Por último, vamos a ver algunos de los desafíos más comunes a los que puedes enfrentarte al
desarrollar un programa de onboarding.

Desafío 1: Definir la función del nuevo empleado

Un programa de orientación es un elemento esencial para un onboarding eficaz, pero
proporcionar a los nuevos empleados una comprensión realista de su función puede ayudarlos
a adaptarse de forma rápida y segura.

Al principio del proceso de onboarding, el nuevo empleado debe recibir un esquema claro de lo
que se requiere que haga y de lo qué debe hacer para lograr esos objetivos. También debes
proporcionarle al empleado una fecha límite para cumplir estos objetivos.

Desafío 2: Implicar al gerente

Sin un gerente que pueda lidiar de manera efectiva con las nuevas contrataciones, al empleado
le resulta difícil poner en práctica lo que ha aprendido en el programa de onboarding.
Concretamente, eso podría significar lo que se espera de él y lo que él espera de la empresa.
La rotación de nuevos empleados puede ser cara para la empresa e impactar negativamente la
productividad y los recursos humanos.

Para mitigar esto, los gerentes deben ser una parte integral del proceso de onboarding e iniciar
conversaciones de feedback con los nuevos empleados de manera regular durante los primeros
meses para compartir información sobre la empresa, el rol y la cultura, y ayudarlos cuando lo
necesiten.

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Desafío 3: Adaptarse a una nueva cultura empresarial
A veces, los nuevos empleados no tienen éxito en sus nuevas empresas debido a una mala
adaptación cultural. La cultura empresarial es un tema complejo, pero el aspecto esencial para
tener en cuenta es que requiere una estrategia que asegure que los nuevos empleados
aprendan sobre la cultura y la historia de la empresa, y cómo influye esto en el funcionamiento
diario de la empresa.

¿Cómo logras esto? Es fundamental que el empleado se sienta conectado emocionalmente con
la empresa. El proceso de onboarding puede verse como un ejercicio inicial de team-building.
El resultado que buscamos es la formación de una relación entre los nuevos empleados y sus
compañeros de la manera más eficiente posible. Al hacer que el proceso de onboarding sea
personal, los nuevos empleados pueden entender no solo cuál es la cultura de la empresa, sino
cómo encajan en esta y en su equipo.

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