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Kit de

incorporacin
de personal
Todo lo que necesitas para que el
proceso de incorporacin de nuevos
empleados vaya como la seda
La primera impresin es la
que cuenta.
El 4% de los nuevos empleados abandona el empleo despus
de un primer da desastroso. El 22% de la rotacin se produce
durante los primeros 45 das. Los costes para la empresa son de
al menos el triple del sueldo del antiguo empleado.*

El proceso de incorporacin de un nuevo empleado es


determinante, ya que influye en el tiempo que aquel va
a pasar en una empresa. Un buen plan de integracin no
solo facilita la transicin de candidato a empleado: tambin
contribuye a la satisfaccin y fidelidad del empleado.

Lgicamente, no es fcil causarle una buena primera


impresin si faltan recursos, presupuesto o apoyo de la
directiva.

Para ayudarte a conseguirlo, hemos creado este paquete


de materiales. Aqu encontrars recursos imprescindibles
y materiales prcticos para todas las fases del proceso de
incorporacin.

Haz que la primera toma de contacto con tus nuevos


empleados sea satisfactoria y sube el nivel de productividad
de tu equipo de gestin de candidatos.

* Estudio de Bersin by Deloittes: Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success (Soluciones de software
para la incorporacin de empleados en 2014: estrategias para el xito)
Co n t e n i d o d e l a g u a
Haz clic para ir a un apartado directamente.

4 8
P G I N A P G I N A

Materiales para El primer da


la fase previa Programa de bienvenida
Gua interactiva de bienvenida
Lista de tareas para la incorporacin del
candidato
Plantilla de mensaje de correo de bienvenida

12 16
P G I N A P G I N A

Lo imprescindible Herramientas para


para el primer mes el primer trimestre
Ejemplo de gua para nuevos empleados Lista de preguntas del buen jefe
Lista de tareas del buen jefe Gua de planificacin de objetivos

20 24
P G I N A P G I N A

Evaluacin final Conclusiones


Encuesta sobre la orientacin para nuevos
empleados
Encuesta de seguimiento a los 30 o 90 das

Algunos de estos recursos son interactivos; haz clic y escribe para empezar a usarlos
directamente.
Materiales para
la fase previa
CONSEJO: Puedes
hacer clic en cada
casilla para marcarla.

Uno de los pasos ms importantes y que suele pasarse por alto es la fase
previa a la incorporacin. Esta fase es la introduccin al proceso completo
de incorporacin. Es una forma de suscitar el entusiasmo del nuevo
empleado y tambin de entablar relacin con l antes de la sesin de
orientacin.

Por eso, antes de que el nuevo empleado llegue a la oficina, haz las tareas
que te indicamos a continuacin. Con esta lista, que incluye desde aspectos
bsicos hasta extras de agradecer, conseguirs que el nuevo empleado se
sienta valorado y bienvenido.

Tambin es bueno que contactes con


el nuevo empleado antes de la sesin
de orientacin. Te hemos preparado
una plantilla de mensaje de correo
que puedes personalizar y enviar a tus
nuevos empleados una semana antes
de su incorporacin. Es una buena
forma de decirles que te alegras de
empezar a trabajar con ellos y de
allanarles el camino para el primer da.
La plantilla es muy fcil de rellenar:
solo tienes que sustituir el texto entre
corchetes por los datos de tu empresa.
Procura reflejar la cultura y personalidad
de la compaa.

4
Lista de tareas para la incorporacin
del nuevo empleado

Logstica antes de su primer da: Extras para sorprenderle


y causarle buena impresin:
D e partamentos a los
Comprar una tarjeta de bienvenida y pedir al
que re currir
equipo de RR. HH. que la firme.
Recursos humanos Colocar flores en la mesa del nuevo
Nminas empleado.
Encargar un desayuno para la sesin de
Prestaciones
orientacin.
Informtica
Planificar actividades para romper el hielo
durante la sesin de orientacin.
Co s a s que debes soli c itar Encargar material promocional de la
empresa: camisetas, cuadernos, bolgrafos,
Preparar la mesa del nuevo empleado. tazas, etc.
Enviarle a su casa una camiseta y una nota
Instalar el software/hardware para las
de bienvenida.
funciones especficas que vaya a realizar.
Pedir al responsable de contratacin y a
Aadir la nueva cuenta de correo al
los compaeros que escriban un mensaje
directorio de empleados y a listas de
de texto o de correo electrnico al nuevo
distribucin.
empleado para decirle que estn deseando
Configurar el telfono y el buzn de voz. empezar a trabajar con l.
Copiar en un dispositivo de memoria USB
Ta reas ne cesarias vdeos de bienvenida, vdeos sobre las
ventajas de trabajar en la empresa y una
gua de bienvenida. Envirselo al nuevo
Preparar documentacin de nminas y empleado a su casa una semana antes de su
prestaciones del nuevo empleado. primer da.
Organizar una comida para el primer da. Organizar una reunin entre los
Imprimir etiquetas con nombres para la responsables de contratacin y el nuevo
sesin de orientacin. empleado despus de la sesin de
Reservar un tiempo para preparar la orientacin.
tarjeta de identificacin y hacer fotos del Organizar una sesin para responder
empleado. preguntas con alguien de la directiva.
Preparar la informacin y los trmites Pedir al responsable de contratacin
para el aparcamiento en la empresa que identifique a empleados con
(en su caso). responsabilidades similares para que
ayuden al nuevo empleado los primeros
Crear la hoja de horas (optativo).
das.
Plantilla de mensaje de correo para nuevos empleados

Hola, [nombre del empleado]:

Te damos la bienvenida a [nombre de la empresa] y te invitamos a una sesin de orientacin


para nuevos empleados el [da, mes], donde te presentaremos nuestra empresa, nuestra
cultura y las ventajas de trabajar con nosotros. A continuacin encontrars toda la informacin
que necesitas para tu primer da.

SESIN DE ORIENTACIN PARA NUEVOS EMPLEADOS


[Da, mes]
10.00-18.00 h
[direccin de la empresa]
[Enlace a Google Maps con indicaciones]
Pregunta por [nombre del responsable de la sesin de orientacin]

PROGRAMA
10.00-10.30 h Bienvenida
10.30-13.00 h Presentacin de [nombre de la empresa]
13.00-14.00 h Comida y recorrido por la empresa
14.00-16.00 h Ventajas y prestaciones
16.00-17.30 h Equipo y recursos
17.30-18.00 h Prximos pasos

QU TIENES QUE TRAER?


Carn de identidad, pasaporte o carn de conducir a modo de identificacin.
Datos bancarios para la domiciliacin de la nmina.
Una enorme sonrisa! :D

QU TIENES QUE TRAER?


Quieres ensear al mundo lo orgulloso que ests
de trabajar en [nombre de la empresa]? Comparte tu
entusiasmo en las redes sociales que ms te gusten
usando nuestro hashtag [#talentbrandhashtag].
Estamos deseando ver lo que publicas!
Conecta con nosotros
Soluciona tus dudas y conoce a otras personas que tambin acaban de empezar en la
empresa en nuestro grupo de LinkedIn para nuevos empleados [enlace a tu grupo de
LinkedIn]. Descubrirs por qu [nombre de la empresa] es una de las mejores empresas
donde trabajar.

Enhorabuena de nuevo! Estamos encantados de tenerte con nosotros y tenemos muchas


ganas de que llegue tu primer da para conocerte mejor.

- El equipo de [nombre de la empresa]

[Coloca aqu una foto de tu equipo]

Prubalo!

Puedes descargarte esta plantilla de Internet y personalizarla a tu gusto: lnkd.in/obox-new-hire-email-sample


El primer da
Da un giro de 180 grados a la tpica sesin de orientacin.
Causars una excelente primera impresin entre los nuevos
empleados si haces que su primer da sea interactivo y
divertido.

Aqu te proponemos un ejemplo de programa que te ayudar


a planificar una sesin informativa dinmica. Evita las aburridas
presentaciones de PowerPoint y apuesta por actividades de
formacin de equipo, vdeos animados y conversaciones
de grupo para estrechar lazos y fomentar la participacin.
Sabemos que todos los departamentos reclaman a los nuevos
empleados el primer da. Sin embargo, conseguiris mejores
resultados a largo plazo si dedicis ese da al aprendizaje y la
familiarizacin con la empresa.

Al final del da, faciltales la gua de bienvenida para nuevos


empleados y explcales los puntos ms importantes.
Cuando los nuevos empleados vayan
familiarizndose con su puesto y con
la empresa, consultarn este recurso
a diario. Nuestra propuesta de
ejemplo te dar una idea de los
elementos que debes incluir.
Te recomendamos que la
gua sea digital e interactiva,
con enlaces a vdeos, a tu
intranet, etc.

Descubre en el Talent Blog cmo es el primer


da de los nuevos empleados en LinkedIn.

8
Plantilla de programa para el primer da

8h
Organizacin de la sesin

9h
PRESENTACIN: Bienvenida

ACTIVIDAD: Networking para romper el hielo

10 h
PRESENTACIN Y VDEO: Visin y objetivos de la empresa

11 h
ACTIVIDAD: Cultura y valores de la empresa

ACTIVIDAD: Recorrido por la oficina

13h
Comida

14h
DEBATE: Ronda de preguntas con la directiva

15h
PRESENTACIONES: Ventajas y prestaciones

16h
ACTIVIDAD: Equipo y recursos

17h
Cierre
Gua de bienvenida para nuevos empleados

Te damos la bienvenida, [nombre del empleado].


o!
nid

Estamos encantados de tenerte en nuestra empresa! En esta gua encontrars toda la informacin
nve
Bie

que necesitas. Es interactiva, as que no te cortes: haz clic y descubre por qu [nombre de la empresa]
es nica, los recursos que tienes a tu disposicin y respuestas a las preguntas ms habituales.

Bienvenida de [nombre del presidente Novedades y objetivos


de la empresa] de la empresa
[insertar enlace al vdeo de bienvenida del presidente] [insertar enlace a vdeo de anuncio de novedades o de
reunin de empresa]

Informacin de inters
Para que nos conozcas un poco mejor.

Te contamos la historia de Entrate de lo ltimo en el Descubre lo que ofrecemos


[nombre de la empresa] blog de la empresa a nuestros clientes
[enlace a descripcin
[enlace a historia de la empresa] [enlace a blog de la empresa]
de productos/servicios]

Recursos tiles
Para que empieces con buen pie tus primeras semanas en [nombre de la empresa].

Entra en el grupo de Conoce a tus


Herramientas que
Echa un vistazo a la nuevos empleados de compaeros
utilizars
intranet de [company] [nombre de la empresa] [enlace a ubicacin de
[enlace a aplicaciones y
[enlace a intranet] en LinkedIn oficinas, mesas
herramientas de uso diario]
[enlace al grupo de LinkedIn] y salas de reuniones]

SOS problemas tcnicos Los extras Invierte en ti mismo Formacin continua


[enlace a la pgina de [enlace al portal de ventajas [enlace a la pgina de [enlace al portal
asistencia informtica] de la empresa] prestaciones] de formacin y desarrollo]
Preguntas frecuentes
Cmo tengo que vestir?
En [nombre de la empresa] tenemos un estilo informal a la hora de vestir: puedes ir en vaqueros y camisa o blusa,
por ejemplo.

Puedo encargar tarjetas de visita?


S, puedes encargarlas cuando quieras. Pdelas aqu. [enlace a sitio web]

Dnde puedo consultar la jerga de la empresa?


Todas las empresas tienen su propia terminologa, y nosotros no somos menos. Los acrnimos y la jerga de nuestra
empresa no tendrn secretos para ti con este prctico glosario. [enlace a glosario de jerga]

Prubalo!

Puedes descargarte esta plantilla de Internet y personalizarla a tu gusto: lnkd.in/obox-new-hire-welcomeguide


Lo imprescindible nete a
un grupo
para el primer mes de LinkedIn

En el apartado El primer da hemos visto los aspectos ms bsicos, pero


durante su primer mes en el puesto, los nuevos empleados necesitarn una
actualizacin. Prepara unas pautas para nuevos empleados y publcalas en
la intranet de la empresa, de modo que los empleados puedan consultarla
cuando necesiten recursos bsicos. Echa un vistazo a los apartados de la
gua de ejemplo que mostramos a continuacin; seguro que te da ideas
para crear la tuya. No tenis intranet? En ese caso puedes preparar un
paquete de materiales impreso.

Para que todo vaya sobre


ruedas, pide al responsable de
contratacin que utilice la lista
de tareas que encontrars a
continuacin. Esta lista incluye
todo lo necesario para dar
la bienvenida a los nuevos
empleados. Personalzala en
funcin del puesto especfico
y del estilo de trabajo del
responsable de contratacin.

12
Ejemplo de contenido de la intranet
para nuevos empleados

INTRANET DE LA EMPRESA

Bienvenida, Luca! Esta es la Gua para nuevos empleados.

Bienvenida

Mi informacin
Mi tecnologa
Polticas de la
empresa
Presentacin
de la empresa
Compensaciones
y beneficios
Formacin
Desarrollo
profesional Vdeo: Cmo usar la Gua para nuevos empleados
Lista de tareas del buen jefe

Logstica para las dos primeras Extras para sorprender al nuevo


semanas: empleado y causarle buena
impresin:

Pr epara el terreno DALE una buena bienven i da

Explicarle las funciones y responsabilidades Preparar el programa de la primera semana.


del puesto. Organizar la comida para el primer da del
Explicarle el estilo de trabajo y las nuevo empleado.
expectativas del superior. Pedir al equipo que firme una tarjeta de
Indicarle los objetivos de rendimiento. bienvenida.
Regalar al empleado material promocional:
Organizar reuniones con los compaeros
camiseta, cuaderno, termo, taza, etc.
con los que va a trabajar.
Enviar un mensaje de correo de bienvenida
Mencionar los programas de software ms con copia a todo el personal.
habituales y sitios web tiles.
Presentarle a sus compaeros de trabajo.
Explicarle el sistema de reserva de salas de
Presentarle a sus superiores y a la directiva.
reuniones.
Entablar una conversacin informal con el
Darle acceso al directorio de empleados.
empleado (por ejemplo, dando un paseo
Explicarle la distribucin de los puestos por los alrededores) para conocerlo mejor.
de trabajo y cmo pedir el material que Proponer una partida de ping-pong o algn
necesite. juego similar en la sala de descanso.
Planificar sesiones personales semanales.
Aadirle a las reuniones peridicas de Invierte en el e mplead o
equipo.
Decidir las actividades de formacin que
Confirmar que ha recibido y ledo las deben impartirse al nuevo empleado
polticas y procedimientos de la empresa. durante los prximos seis meses. Inscribirle
en las actividades correspondientes.
M u strale el territorio Proponerle personas influyentes a las que
puede seguir en LinkedIn Pulse.
Cocinas
Regalar al nuevo empleado un mes de
Cuartos de bao suscripcin a lynda.com.
Salas de reuniones Establecer objetivos profesionales
Fotocopiadoras y faxes cuantificables para los prximos meses
o aos.
Polticas de material y compras
Transporte y aparcamiento
Botiqun y material de primeros auxilios
CONSEJO: Puedes
hacer clic en cada
casilla para marcarla.

La velocidad del
jefe es la velocidad
del equipo.
Lee Iacocca
Herramientas para
el primer trimestre
Los primeros 90 das son esenciales para determinar el
xito del nuevo empleado. Adems, durante este tiempo
el superior asume una mayor responsabilidad a la hora
de facilitar la incorporacin al empleado. Tu labor es
ayudarle a formar a los nuevos empleados de forma eficaz,
personalizada y constructiva.

Por eso hemos preparado una lista de preguntas que puede


hacer el superior al nuevo empleado. Este dilogo puede
tener lugar en las sesiones personales semanales o durante
un caf. Permitir crear una relacin laboral abierta, reforzar
la confianza y ayudar al superior a facilitar la transicin del
empleado a su nuevo puesto, equipo y empresa.

Adems, el superior debe ayudar al nuevo empleado a


establecer objetivos cuantificables. Usa la plantilla que
encontrars ms adelante para marcar expectativas, definir
objetivos claros y mantener la motivacin de los nuevos
empleados. Puedes incluir una combinacin de
objetivos a corto y largo plazo,
para que los nuevos empleados
tengan una sensacin de satisfaccin
por los logros conseguidos.

16
Lista de preguntas del buen jefe

Cosas que puedes preguntar al nuevo empleado mientras tomis un caf:

1. Qu tal? Cmo te encuentras en el nuevo trabajo?

2. Qu es lo que ms te gusta del puesto?

3. El puesto/equipo/empresa es como esperabas?

4. Hay algo que te haya sorprendido? Qu es?

5. La formacin te ha resultado til? Aadiras o cambiaras algo?

6. Tienes todas las herramientas y recursos que necesitas?

7. Qu tal la relacin con tus compaeros?

8. Te sientes excluido/a en algn aspecto?

9. Hay algo que deberamos facilitar a los nuevos empleados y no lo


hacemos?

10. Qu es lo que va bien y lo que no va tan bien?

11. Tienes alguna duda sobre tu puesto, el equipo o la empresa?

12. Puedo hacer algo ms como jefe?

13. Qu puedo hacer para facilitarte la transicin al nuevo puesto?


Gua de planificacin de objetivos

OB JETIVOS RESULTADOS RETROSPE CTIVA


Qu Cmo Cundo Estado/Comentarios

Objetivo 1
Qu quieres conseguir? Cules son los factores Cundo quieres Evala los logros alcanzados
indicadores del xito? conseguirlo? (da/mes)

Objetivo 2
Qu quieres conseguir? Cules son los factores Cundo quieres Evala los logros alcanzados
indicadores del xito? conseguirlo? (da/mes)

Objetivo de desarrollo personal


Qu quieres conseguir? Cules son los factores Cundo quieres Evala los logros alcanzados
indicadores del xito? conseguirlo? (da/mes)

Puedes descargarte esta plantilla de Internet y personalizarla a tu gusto: lnkd.in/obox-goal-setting-guide


CONSEJO:
Puedes escribir en
los apartados en
blanco y guardar
este PDF.


Fijar objetivos es
el primer paso para
convertir lo invisible
en visible.
- Tony Robbins
CONSEJO: El empleado
puede rellenar el formulario
directamente en PDF

Evaluacin final
escribiendo en los campos
en blanco y marcando las

Measure Your
distintas casillas.

Success
Las necesidades de una empresa en cuanto a
contratacin cambian constantemente, y los procesos de
incorporacin de nuevos empleados deben evolucionar
en consecuencia. Las opiniones de los propios
New hire and business needs are always changing, so your
empleados son una de las mejores formas de evaluar el
onboarding process must constantly evolve. Feedback
xito de la iniciativa. Si no se puede medir, no se puede
is one of the best ways to measure success and reiterate
gestionar.
your program. If you cant measure it, you cant manage it.

A continuacin encontrars dos encuestas que puedes


Here, youll find two surveys for you to copy, paste, and
copiar, pegar y personalizar. La primera mide la eficacia
customize. One measures the effectiveness of new hire
de la sesin de orientacin para nuevos empleados, y
orientation, while the other gauges the new hires first 30
la segunda permite valorar los 30 o 90 primeros das
and/or 90 days in the new role. Both include rating scale
del empleado en el nuevo puesto. Ambas incluyen
and open-ended questions for constructive feedback
preguntas basadas en una escala de puntuacin y
that you can use.
preguntas abiertas para que el empleado
desarrolle su respuesta.

20
Encuesta sobre la orientacin para nuevos empleados

Lugar de la sesin de orientacin Fecha

Departamento

1
En
2
Bastante en
3
Neutro
4
Bastante
5
De acuerdo
desacuerdo desacuerdo de acuerdo

Creo que la orientacin para nuevos empleados es muy til y


completa.

La sesin de orientacin ha tenido una duracin perfecta: he


mantenido el inters y he obtenido toda la informacin necesaria.

Ahora conozco mejor la empresa, el equipo directivo y todos los


departamentos.

Ahora conozco bien los productos/servicios de la empresa.

S dnde encontrar informacin sobre nminas.

S dnde acudir para solicitar las prestaciones sanitarias.

S cmo contactar con el departamento de informtica para todo lo


relacionado con tecnologa.

He interactuado con otros compaeros recin contratados tal y


como esperaba.

La sesin de orientacin ha reflejado la cultura y los valores de la


empresa.

La sesin de orientacin me ha causado la misma impresin positiva


que el proceso de seleccin.

Ahora que conozco el programa de orientacin, seguro que se lo


recomiendo a otras personas.

Cul ha sido tu parte favorita de la orientacin? Qu te gustara que aadiramos?

Cul ha sido la parte que menos te ha gustado de la Se te ocurre algn otro comentario o propuesta?
orientacin?

Puedes descargarte esta plantilla de Internet y personalizarla a tu gusto: lnkd.in/obox-new-hire-orientation-survey


Encuesta de seguimiento a los 30 o 90 das
Tus opiniones nos ayudarn a seguir mejorando nuestro proceso de integracin de nuevos
empleados. No te preocupes: tus respuestas son confidenciales. Gracias!

Evala la eficacia de los siguientes recursos durante tus No lo he No muy Algo Eficaz Muy
[30 o 90] primeros das: utilizado eficaz eficaz eficaz

Contenido de la intranet para nuevos empleados

Gua para nuevos empleados

Kit de recursos para nuevos empleados

Intranet de la empresa

Gerente

Equipo

Cuntanos experiencias positivas o negativas que hayas tenido con alguno de los recursos anteriores.

Evala la eficacia de los siguientes recursos durante tus No lo he No muy Algo Eficaz Muy
[30 o 90] primeros das: utilizado eficaz eficaz eficaz

He tenido los recursos necesarios para ponerme en


marcha rpidamente.
Mi equipo me ha ayudado a entablar relaciones que me
vendrn bien para mi trabajo.
Mi superior se ha sentado conmigo para establecer los
objetivos de mi puesto.
Conozco el enfoque, los objetivos y los valores de la
empresa, y cmo influyen en nuestra forma de trabajar.
Creo haber tomado la decisin correcta al entrar en la
empresa.
Ahora que llevo [30 o 90] das en la empresa, seguro que
recomendar el programa de orientacin a futuros nuevos
empleados.

Cuntanos experiencias positivas o negativas que hayas tenido en relacin con alguna de las afirmaciones anteriores.

Qu parte del proceso de orientacin Qu aspectos del proceso de Se te ocurre algn otro comentario o
ha sido ms decisivo para ti? orientacin podramos mejorar? propuesta?

Puedes descargarte esta plantilla de Internet y personalizarla a tu gusto: lnkd.in/obox-new-hire-followup-survey


CONSEJO: El empleado
puede rellenar el formulario
directamente en PDF escribiendo
en los campos en blanco y
marcando las distintas casillas.

Es esencial
tener un ciclo de
retroalimentacin que te
haga estar constantemente
pensando en lo que has
hecho y en cmo podras
mejorarlo.

Elon Musk
Conclusiones
Ya tienes todo lo necesario para causar una buena
primera impresin entre los nuevos empleados
con un proceso de integracin eficaz y completo.
Si personalizas y utilizas los recursos de esta gua,
conseguirs enganchar a los nuevos empleados y
motivarlos desde el primer da. Recuerda que no todos
los recursos valen para todo el mundo; es importante
adaptarlos y experimentar para ver qu cosas concretas
funcionan mejor en tu empresa.

Te deseamos
muchos xitos!

Recomendaras el Kit de integracin de personal


a un amigo o compaero? Cuntanoslo aqu.

24
Contina la conversacin

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Author

Stephanie (Howell) Bevegni


Responsable de marketing de contenido en LinkedIn

Contributors

Nawal Fakhoury
Experta en integracin, formacin y gestin de personal en LinkedIn

Lauren Hipschman
Gestora de proyectos de incorporacin en LinkedIn

Jason Weeman
Gestor snior del programa de incorporacin global de LinkedIn

About LinkedIn
Desde su creacin en 2003, LinkedIn conecta a profesionales de todo el mundo para ayudarles a ser ms
productivos y a alcanzar todas sus metas laborales. Con ms de 350 millones de miembros de todo el
planeta en ms de 200 pases, incluidos directivos de todas las empresas de la lista Fortune 500, LinkedIn
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