EL PLAN DE ONBOARDING 1

GUÍA

EL PLAN
DE ONBOARDING
REDUCE LA ROTACIÓN EN TU COMPAÑÍA
MEJORANDO LA INTEGRACIÓN DE
NUEVOS EMPLEADOS
 EL PLAN DE ONBOARDING
¿QUÉ ES
EL ONBOARDING?
El Onboarding podría traducirse como el
aterrizaje o acogida de un empleado en
nuestra empresa. ¿Por qué es tan importan-
te? Porque la forma en la que se produce
esta incorporación influye en gran medida
en el tiempo que la persona va a permane-
cer en la empresa.
¿Y EL PLAN DE ONBOAR-
DING?
El Plan de Onboarding es el procedimiento
con el que buscamos asegurar la conexión
entre el nuevo compañero y la organización
a la que se incorpora. Seguramente
crees que haces todo lo que está en tu
mano para acoger a los nuevos profesiona-
les en tu empresa, pero como siempre po-
demos aprender algo más, te proponemos
las mejores prácticas para conseguirlo. Con
esta guía aprenderás a transformar a un
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· ¿Y el Plan de Onboarding?
· ¿Qué tendremos en cuenta antes de lanzar
el Plan?
· ¿Qué objetivos perseguimos?
· ¿Qué necesitamos para alcanzar nuestros
objetivos?
· ¿Cómo preparar el Plan de Onboarding?
candidato en un empleado preparado para · Antes de la incorporación
Integrarse en su equipo. - Su primer día
- El primer año
¿QUÉ TENDREMOS EN
CUENTA AL LANZARLO?
¡Estupendo! Si has llegado hasta aquí es
porque de veras tienes la intención de
reforzar la política de selección de tu organi-
zación. Pero queremos que pises sobre
seguro y por consiguiente, antes de nada,
ten en cuenta tres cuestiones: un plan de
este tipo es estratégico, aplicable a cual-
quier empleado y envuelve a toda la organi-
zación, por lo que lo consideramos 360º.
En primer lugar, considera este método
como estratégico ya que, como todos sabe-
mos, la selección de personal influye en los
resultados de la empresa. Tememos que
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 EL PLAN DE ONBOARDING
¿QUÉ ES
EL OUTPLACEMENT?
sabido satisfacer sus expectativas. Esto nos
obliga a buscar de nuevo un perfil similar y
a invertir recursos; así que, si reducimos la
rotación, mejoraremos la cuenta de resulta-
dos de la empresa: tendremos que invertir
menos en atraer nuevos candidatos, en lo-
calizarlos, en formarlos y en retenerlos.
Además de estratégico, el Plan de Onboar-
ding es aplicable a cualquier empleado,
desde operarios hasta directivos. Todos ren-
dimos más y mejor si estamos satisfechos.
¿QUÉ OBJETIVOS
PERSEGUIMOS?
Cuando apostamos por un Plan de Onboar-
ding es porque nuestros objetivos a largo
plazo son reducir la rotación y mejorar la
experiencia del empleado, un aspecto
que pocas empresas cuidan por desconoci-
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miento pero que influye enormemente
en nuestro Employer Branding.
Y, a corto plazo, ¿qué queremos conseguir?:
• La adaptación rápida y adecuada en su puesto
de trabajo.
• La comprensión de su misión dentro de la or-
ganización.
• La adquisición de los conocimientos básicos
para trabajar (procesos, metodologías y herra-
mientas que se utilizan) y de la cultura y cos-
tumbres de la compañía.
• La creación de relaciones positivas en el trabajo
que mejoren su experiencia y eficiencia.
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 EL PLAN DE ONBOARDING 4

¿QUÉ NECESITAMOS PARA

ALCANZAR NUESTROS
OBJETIVOS?
Al tratarse de una cuestión estratégica, tra-
bajar el onboarding significa hacer una
apuesta por nuestros empleados: para ello
necesitaremos algunos recursos y, sobre
todo, contar con el apoyo de los mandos y
sus equipos:
1. Recursos: utilizaremos algunos materiales
y recursos, como documentación
interna y salas donde celebrar reuniones.
gración de sus futuros compañeros. Debere-
mos descubrirles las ventajas que supone la
puesta a punto temprana de los profesiona-
les que trabajarán con ellos:
· El equipo funcionará mejor
· Reduciremos periodos de baja productividad
por falta de personal
· Alcanzaremos los objetivos

2. Mandos involucrados: identificaremos

quiénes son los mandos que intervienen
en la incorporación para que colaboren en
la integración del nuevo trabajador. Como
en cualquier decisión estratégica, necesita-
rás transmitir a los mandos la importancia
de un onboarding potente para que estos
evangelicen a su vez a sus equipos.

3. Concienciación: insistimos en este punto

porque, antes de poner en marcha el plan,
es muy importante fomentar un espíritu de
colaboración entre todos los trabajadores ya
que ellos serán los protagonistas de la inte-

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 EL PLAN DE ONBOARDING
¿CÓMO PREPARAR EL
PLAN DE ONBOARDING?
Una vez hemos concienciado a la plantilla,
llega el momento de pasar a la acción.
A pesar de los que muchos creen, el on-
boarding no consiste en cuidar las formas
durante los primeros días para que el em-
pleado se lleve la mejor impresión posible.
Este es un proceso que comienza antes de
su incorporación y que continúa a lo largo
del primer año de desempeño.
Por tanto, vamos a fijar lo que llamamos los
tres momentos de la verdad, que coinciden
con los puntos en los que la persona se lle-
vará una grata (o ingrata) impresión:
antes de la incorporación, el día de la mis-
ma y el transcurso del primer año.
ANTES DE LA INCORPORACIÓN
El periodo previo a la incorporación sería el
FMOT (first moment of truth o primer
momento de la verdad). El candidato ha
aceptado la oferta laboral y necesita reafir-
marse en su decisión. En esta fase llevare-
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mos a cabo las siguientes tareas:
1. Envía el Manual de Bienvenida
Si realmente quieres diferenciarte y empe-
zar a sembrar para el futuro, debes enviar
el Manual de Bienvenida al nuevo emplea-
do. Se trata del primer contacto con la
realidad de la empresa, por lo que pondre-
mos mucho cariño en su elaboración.
Descarga esta guía para diseñar el Manual
de Bienvenida de tu empresa.
2. Gestiona toda su documentación
Este paso lo conoces de sobra: prepara la
documentación necesaria para la incorpo-
ración (contrato, alta en la seguridad social,
nóminas) así como la inscripción en las
formaciones externas, si fuesen necesarias
(recuerda, una cosa es la induction interna
y otra, la formación que pueda necesitar por
parte de escuelas o academias.
3. Crea cuentas corporativas
No esperes a que Informática caiga en la
cuenta de la incorporación de un nuevo
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profesional. Crea o solicita la creación de las
cuentas corporativas que utilizará en todas
las plataformas internas, incluida la cuenta
de email, y permite su acceso a las
aplicaciones que utilizará en su día a día. No
olvides solicitar a tus compañeros de
Informática que le agreguen a las listas de
distribución del correo.
· Prepara su puesto de trabajo
Si las cuentas corporativas son importantes,
su puesto de trabajo no lo es menos:
ordenador, línea de teléfono, smartphone,
merchandising de la compañía y su tarjeta
de acceso a tornos/fichajes son imprescindi-
bles desde el minuto uno. Cuida mucho
este aspecto, ya que en algunos centros de
trabajo coordinar una incorporación con
la adquisición y puesta a punto de un equi-
po informático puede demorarse semanas.
Es vital que, cuando la persona comience a
trabajar, todo esté listo. En caso contrario,
proyectaremos una imagen deficiente.
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· Pon en marcha su paquete de beneficios
Recuerda realizar las gestiones oportunas
para activar los beneficios pactados en
el contrato con fecha de efecto del día de su
incorporación: seguros, plan de pensiones,
tarjeta-restaurante, coche de empresa, acce-
so a gimnasio, etc. confirmando con
el trabajador los datos necesarios para evitar
errores de gestión.
· Designa un mentor
La figura del mentor consiste en un compa-
ñero/a con más experiencia que conoce
las funciones del tutelado y que le guiará
durante el primer año para resolver sus du-
das, ofrecer consejos y reducir el tiempo en
su curva de aprendizaje.
Reúnete con su responsable directo para de-
terminar quién es la persona mejor
preparada para asumir esta responsabilidad
y recuerda que debe estar comprometida
con el proyecto. Si no es posible que el
mentor sea un compañero de equipo puede
encargarse su responsable directo.
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 EL PLAN DE ONBOARDING
· Organiza el cronograma de su induction
Como es natural, en un programa de on-
boarding no puede faltar la formación ini-
cial. La duración mínima es de dos semanas.
En este tiempo, el profesional pasará por
cada uno de los departamentos con los que
interacturá para conocer cómo funcionan,
fomentar sinergias y empezar a entablar
relaciones duraderas [también puedes
organizar esta acción para empleados ya en
plantilla con la guía Me cambio de
departamento]. Si en tu empresa hay plan-
tas productivas, la visita es obligada.
Debes organizar el cronograma de la induc-
tion junto con los responsables de todas
las áreas implicadas para establecer cuánto
tiempo compartirá en cada una de ellas.
Además, bloquearás las sesiones en las
agendas de los compañeros correspondien-
tes, así como en la del nuevo empleado,
para evitar olvidos.
SU PRIMER DÍA
La jornada inicial es un momento crítico, ya
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que el empleado podría continuar en
otros procesos de selección aunque lo des-
conozcamos y la imagen que proyectemos
le ayudará a apostar por nuestra empresa o
a interesarse por otras.
Hablamos, por tanto, del SMOT (second
moment of truth o segundo momento de la
verdad). Debemos demostrar que la empre-
sa ha preparado a conciencia su incorpora-
ción. Por lo tanto, en esta primera jornada,
realizaremos las siguientes acciones:
1. Bienvenida por parte de su equipo
2. Acompañamiento a su puesto de trabajo, en-
trega de material, tarjeta identificativa, directorio
y cronograma de su induction
3. Desayuno con el equipo. Presentación de la
misión, visión y valores
4. Reunión con su responsable para repasar fun-
ciones y tareas
5. Presentación de su mentor/a, con quien visita-
rá las instalaciones para ubicar los departamen-
tos con quien interactuará
6. Anuncio de su incorporación redes sociales
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7. Almuerzo con mentor/a y compañeros
8. Incorporación a su puesto
9. Repaso del cronograma de la induction a últi-
ma hora
A lo largo de la primera semana, también se
deben tratar las siguientes cuestiones:
1. Explicación de la operativa del día a día: su
mentor/a le mostrará el funcionamiento
de las salas comunes, aparcamiento, directorio
de empleados, periodicidad de
las reuniones, etc.
2. Toma de su foto corporativa siguiendo el estilo
de las del resto de la compañía.
3. Actualización de sus perfiles en LinkedIn y en
las distintas plataformas/aplicaciones
corporativas.
EL PRIMER AÑO
A partir del momento de la incorporación lo
ideal es realizar un seguimiento trimestral
del trabajador para corroborar si su impli-
cación es acorde al puesto y valorar, junto
con su responsable, si supera el periodo de
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prueba. La evolución debe ser percibida
por trabajador y responsable directo, por lo
que en la revisión de sus objetivos y el nivel
de cumplimiento debe ser realizada por
ambos conjuntamente.
Este periodo suele ser estresante para la
persona tanto en lo profesional como
en lo personal, ya que debe adaptarse a
nuevos métodos de trabajo y encajar en el
grupo. Por consiguiente, es muy recomen-
dable que su mentor le ayude en aquellos
aspectos que necesite.
Transcurrido el periodo de prueba, es desea-
ble que RRHH dé la enhorabuena al
empleado y charle distendidamente con él
sobre su situación profesional, cumplimien-
to de las expectativas profesionales, integra-
ción en el equipo… Y le invite a realizar
propuestas de mejora.
Este es uno de los puntos donde más valor
puede aportar un nuevo empleado: la
visión de un recién llegado, que normal-
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 EL PLAN DE ONBOARDING 9

mente ha desarrollado su labor en otras

compañías del sector (muchas de ellas,
competidoras directas), puede aportar un
punto de vista fresco e innovador. Escuche-
mos con humildad y, si las aportaciones
tienen sentido y proyección en nuestra
organización, implantemos las sugerencias
aportadas.

Además de mejorar los procedimientos in-

ternos, el equipo sentirá que puede
aportar valor a la organización.

Finalizado el primer año, daremos por con-

cluido el mentoring y realizaremos los
chequeos del desempeño habituales.

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Guíamos a organizaciones valientes en sus retos más importantes desde tres
ámbitos: Recursos Humanos, Transformación Organizacional y Sostenibilidad.

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