Sistemas de Informacion ERP

Sistemas de Información ERP y la transformación
digital de las Organizaciones
Unidad I: Sistemas de Información ERP: claves en la

Transformación digital de las Organizaciones
La digitalización empresarial, nuevo entorno competitivo
La sociedad de la información, basada en el uso intensivo de las tecnologías de la

información y la comunicación, ha permitido a un porcentaje importante de la población
mundial cambiar su forma de comunicarse, estudiar, trabajar y relacionarse con otras
personas, no obstante, no es exclusiva del uso de internet.
Actualmente es más importante (tanto en valor económico como estratégicamente) la
información que se genera, gestiona y distribuye que el hardware que soporta dichos
procesos.
En este sentido, el término “la transformación digital” se refiere a cómo incorporar
tecnología desde una perspectiva global, cómo digitalizar los procesos de gestión, y cómo
preparar a los equipos para trabajar en este nuevo marco de relación y modificar el negocio
con la lógica de los negocios y la economía digital para mejorar la "performance" o
desempeño y el alcance de una organización. Esto no va de comprar un software u
otro, esto es un cambio conceptual que abarca a toda la empresa y al modo de operar.
Tanto los usuarios como las empresas de esta nueva sociedad, producen una gran cantidad
de datos cuando interaccionan con este mundo digital. Así pues, esta sociedad de la
información, está basada en la generación e intercambio de datos entre usuarios,
servicios y recursos, a partir de la tecnología digital.
La pregunta es ¿cómo afecta todo esto a la gestión empresarial?
En la actualidad se considera que muchos mercados se han transformado en mercados

hipercompetitivos como resultado de los avances en procesadores, bases de datos,
sistemas de información, dispositivos, tecnologías de comunicación, etc.
Hipercompetencia es un término aceptado en el mundo académico en general y en la
literatura, acuñado por Richard D’Aveni1 en 1994, para poner nombre a la situación que se
produce en determinados sectores en los que la irrupción continua de tecnologías y
soluciones, producen un cambio continuo en los niveles de calidad que se traduce en
inestabilidad, y en una gran dificultad a la hora de mantener ciertas ventajas competitivas,
tal como lo expresa en su libro Hypercompetition “Un mercado hipercompetitivo es
aquel en el que los competidores actúan rápidamente frente a los gustos de los
consumidores, frecuentemente apoyándose en las tecnologías de la información”.
Esta capacidad de rápida actuación provoca que estos mercados sean muy “agresivos”,
dado que las reglas de la competencia están evolucionando todo el tiempo. Lo que supone
esta situación es que las organizaciones que se enfrentan a mercados
hipercompetitivos, requieren:
1
Richard D´Aveni. Experto en negocios y profesor de gestión estratégica en la Escuela de Negocios Tuck
de Dartmouth College
Informática Página 1
 De una toma de decisiones más rápida.

 Se busca crear ventajas competitivas temporales de manera continua, en
lugar de ventajas competitivas sostenibles (enfoque tradicional que introdujo Michael
Porter)
 Gran capacidad de adaptación permanente, que requiere cambios en los criterios
tradicionales de organización de los flujos de autoridad e información y en las formas
de trabajar.
 Digitalizar todos los procesos de gestión y su documentación. Debemos adaptarnos
digitalmente, tanto nosotros, nuestros equipos, como las empresas para poder ganar
en la economía digital, en esta forma de hacer negocios adaptada a los nuevos
patrones de consumo y comportamiento de las personas.
 nuevas capacidades y destrezas del perfil del trabajador
La digitalización empresarial no es más que la consecuencia a la que llegan aquellas
organizaciones que han decidido acometer un proceso de transformación digital para
competir en las condiciones que impone el nuevo entorno competitivo. En este sentido, la
transformación digital es importante, porque:
 Si no actualizamos nuestros negocios y las viejas formas de gestionarlos, corremos el
gran riesgo de perderlos, como le pasó a Blockbuster, Nokia, Kodak, etc. Hay que
adaptarse a cambios en los usos y nuevas formas de relacionarse de nuestros clientes.
 La digitalización trae aparejada mayor productividad, mayor calidad, mayor
agilidad, mayor innovación, expansión ventas por más canales, mejoras en la gestión
de la rentabilidad, y no solamente en los negocios digitales, sino también en los
negocios “offline”, los tradicionales de la compañía.
 Desde un punto de vista tecnológico, se refiere a transformar y mejorar las
tecnologías tradicionales (ERP, CRM, etc.) superando las limitaciones funcionales
del software que se ha comercializado hasta el momento, para dar paso a una visión
global de integración de diferentes tipos herramientas que permitan una gestión
vertical y transversal de las diferentes necesidades competitivas de la empresa. Es
importante pensar en incorporar las nuevas tecnologías digitales como:
o redes sociales y otras fuentes de información digital
o "big data" y "Analytics"
o computación en la nube
o movilidad
o dispositivos inteligentes
o inteligencia artificial
o realidad aumentada
o robots, sensores y otras tecnologías disruptivas
Desde el punto de vista del negocio, podemos afirmar que se trata de transformar tres
áreas clave en toda la organización:
 En la vertiente estratégica, el diseño y desarrollo de los modelos de negocio,
es decir, cómo puede generar dinero la compañía utilizando la lógica y los modelos de
negocio de la economía digital o desarrollando nuevos modelos combinados.
 Con relación a la vertiente del cliente, es crítica la experiencia de usuarios,
ofreciéndoles más productos y servicios, pero sobre todo una mejor experiencia
integrando todos los canales y puntos de contacto.
 En la vertiente operativa, se trata de transformar las operaciones de la
compañía que tienen que ver con cómo se modifican los procesos y se prepara a las
personas y a los equipos internos para la transformación digital.
Todo lo dicho nos hace pensar que la tecnología desempeña un papel fundamental en el
nuevo entorno competitivo en lo que ha venido en llamarse “economía digital”, y, de todas
las tecnologías existentes, las empresas deben apostar por aquellas vinculadas
fundamentalmente con el análisis de información.
Diversos estudios han analizado porqué algunas empresas compiten mejor que otras
utilizando tecnologías similares, y el resultado parece encontrarse en el hecho de
que aquellas compañías con mejores resultados competitivos son empresas
orientadas al dato.
¿Qué es una empresa orientada al dato?
Podemos decir que una organización orientada al dato es aquella que se gestiona
fundamentalmente en hechos y datos, no en intuiciones ni corazonadas.
Parece que esta idea está muy alineada con una de las características del propio entorno
digital en el que vivimos, y es que prácticamente, todo se puede medir y por tanto de
analizar en el mundo digital. En un entorno de estas características parece poco
inteligente no escuchar la voz de los datos, ya que nos permite mejorar nuestro
conocimiento con información objetiva, y por tanto desechar otras formas de decisión
menos profesionales que se podrían justificar en ocasiones en entornos tradicionales poco
que ver con la situación actual. Hoy en día esto no tiene sentido porque tenemos los
datos y tenemos las capacidades de análisis y presentación de información, por
lo que solo falta la voluntad de adaptarse a este nuevo enfoque, que se está
introduciendo poco a poco en las empresas porque todo cambio supone salir de la zona de
confort, y algunos directivos les cuesta mucho.
¿Qué es la transformación digital? Claves y beneficios
Se trata de un proceso por el que las empresas llevan a cabo una reorganización de sus
procesos y de sus estrategias de desarrollo. El objetivo es conseguir aumentar sus
beneficios gracias a la implementación de nuevas tecnologías que se desarrollan en
el ámbito digital. Cuando nos referimos al ámbito digital, nos referimos al uso de la
tecnología que en general, procesa y almacenas datos en infraestructuras informáticas.
La transformación digital implica la automatización de procesos reduciendo costos, así
como la aplicación de soluciones para mejorar la comunicación entre todos los involucrados
y la eficiencia del trabajo. A su vez, el uso de sistemas digitales en la empresa significa la
posibilidad de romper fronteras y poder acceder a oportunidades de negocio que hace
apenas unos años eran impensables por la dificultad de acceso.
La transformación digital es un proceso que afecta a todos los departamentos de la
empresa y que debe ser implementado de manera personalizada para conseguir su
optimización. Sus principales claves son las que siguen:
 La formación digital de los empleados. Los buenos directivos saben que la solución
pasa por apostar por la formación y hacer que sus empleados actuales se integren en
la transformación digital, la solución no pasa por nuevas contrataciones que desplacen
al personal actual.
 El cliente es nuestra razón de ser. La transformación digital solo tiene sentido si es
capaz de poner al cliente en el centro. Después de todo, el objetivo principal debe
ser seguir siendo competitivos en un entorno donde los usuarios son cada vez más
exigentes.
 El espíritu de innovación, que posibilita aportar valor añadido a los clientes.
 La utilización del Big Data para mejorar nuestro conocimiento a partir de una
creciente cantidad de datos.
 Contar con un liderazgo convencido. El compromiso de todo el equipo en la
transformación de la empresa, pero debe partir de la dirección e implicar a toda la
empresa.
Un proceso de transformación digital representa una revolución para la empresa
que favorece su desarrollo y permanencia en el mercado. Algunas de sus ventajas:
 El desarrollo de nuevos canales de comunicación, que mejoran la relación con
los clientes, ya que la transformación digital da lugar a empresas más accesibles, y
por tanto los clientes pueden acceder en el momento y el lugar en el que lo deseen
(lo que les aporta un mayor valor).
 La reducción de costos, fruto de la automatización de procesos y de la mejora en la
gestión de stocks y logística, entre otros aspectos.
 Mejora la adaptación al cambio. La digitalización nos permite dar una respuesta
más ágil a los cambios competitivos que se generan a partir del uso de nuevas
tecnologías.
 Aumento de la motivación de los empleados, ya que las nuevas herramientas
facilitan unos flujos de comunicación más fluidos y horizontales, hacen posible
coordinar a diferentes miembros del equipo empleando muchos menos recursos y
favorecen la deslocalización geográfica y el teletrabajo.
 Acceso a nuevas oportunidades de negocio en mercados a los que es imposible
acceder con los modelos de negocio tradicionales.
 Etc.
La transformación digital en las empresas es posible, es necesaria y es crítico
comenzarla cuanto antes, y es posible si los equipos que tienen que implementar y
gestionar la transformación digital conocen al detalle la visión y la estrategia de la
compañía, si saben muy claramente hacia dónde se quiere ir y qué se tiene que lograr.
Para que esto sea posible, las personas que integran las organizaciones tienen que
estar preparadas, se tienen que formar para pensar y hacer las cosas de distinta forma,
y tienen que pedir a sus líderes todo el apoyo posible para poder
desarrollarse, experimentar y crecer, definir luego por dónde comenzar, por qué área, por
qué producto o servicio, ayudar a mantener el foco y hacer posible los cambios.
Acostumbrarse y tomar el hábito de generar datos a través de todos los procesos que
se desarrollen para poder luego poder mejorar nuestro conocimiento para tomar
decisiones, será crítico en un mundo en que todo se puede medir. Pasar de la oscuridad
total o parcial a contar con herramientas de comportamiento predictivo realmente
marcará una diferencia enorme con la forma de gestionar del pasado.
Tenemos que darnos cuenta que el tiempo es una de las variables más importantes
en la creación de diferencias competitivas, ya que vivimos la era de la
inmediatez, vivimos los cambios de manera permanente y estos son cada vez más
rápidos. Nuestra capacidad de reacción y adaptación será clave en los próximos años. En
esta aceleración, debemos entender que cambia el ciclo de vida de los productos y servicios
tal como lo conocíamos, que cambia el ciclo de vida de las carreras profesionales como las
conocíamos y que también cambia el ciclo de vida del conocimiento.
De acuerdo con el párrafo anterior, todo dura menos, todo pasa a ser parte de algo mayor
o distinto en muy corto plazo, todo necesita ser reinventado permanentemente. Si
estás abierto y te preparas para transitar este camino, para transitar el cambio y la
aceleración de manera que los puedas comprender y gerenciar sin
abrumarte, seguramente podrás dejar huella en tu organización y ser un agente de cambio
digital. Así que ahora a disfrutar el camino de la digitalización de la empresa y de tu propia

transformación.
Software ERP: Clave en la transformación digital
El término ERP es el acrónimo del término en ingles Enterprise Resource Planning y su

traducción al castellano es planificación de recursos empresariales. También se le
conoce como sistema integral de empresa o sistema integrado de gestión. Surgen
en los años noventa como una evolución de los existentes hasta la fecha: sistemas de
gestión de inventarios y planificación de la producción (en sus distintas versiones MRP y
MRP II de los años 80), programas de contabilidad, aplicaciones de gestión de la
facturación, etc.
La aparición de los sistemas ERP tienen el
objetivo de facilitar la gestión de todos los
recursos de la empresa, a través de
la integración de la información y de los
procesos de los distintos departamentos y
áreas funcionales. Por tanto, supone un
sistema empresarial interfuncional compuesto
por distintos módulos de software que sirven
de base para ejecutar los procesos básicos del
negocio.
El foco tradicional del ERP es ayudar a
automatizar los procesos del
negocio, especialmente aquellos que se
consideran críticos para asegurar el funcionamiento básico de la empresa. Por otra parte,
la transformación digital tiene un foco más amplio y disruptivo, en el que las empresas
buscan nuevas maneras de hacer las cosas para satisfacer y encantar a sus clientes. El
ERP es la primera etapa de la transformación, pero requiere trabajo adicional.
El dominio del ERP en la gestión de las empresas, lo ha convertido en uno de los sistemas
de gestión fundamentales para directores de la gestión, lo que supone otra demostración
más del fuerte impacto que tienen estos sistemas en la transformación digital de la
empresa. Ha ido evolucionando para atender a las nuevas necesidades del sistema de
información y gestión de una forma integrada. En nuestros tiempos tiene mucha más
importancia la información que se genera, gestiona y distribuye, que el hardware que
soporta dichos procesos, cosa que hace apenas unas décadas parecía impensable
Podemos decir que el ERP y la transformación digital van de la mano, pues se trata de
facilitar a las organizaciones arquitecturas híbridas, que combinen el ERP con las
tecnologías disruptivas que se conocen como los pilares de la transformación digital y
que son las que conforman una clara tendencia a futuro: la movilidad (Mobile), entorno en
la nube (Cloud), conexión con el entorno social (Social Media) y con el tratamiento masivo
de datos (Big Data).
Entre los factores más sobresalientes que marcan la influencia de un ERP en el proceso
de transformación digital de una empresa, podemos destacar:
 El impacto social que provoca cambios en la filosofía de la empresa. Esta ha de
empezar a considerar las redes sociales más allá del ocio y a concebirlas como una de
las fuentes de información relevante con relación a la marca.
 Optar por un ERP en la nube hace posible que cualquier persona relacionada con la
empresa tenga un fácil acceso al mismo y que se potencie el uso de los recursos
digitales. Hay que considerarlo como una extensión de la infraestructura principal de
la empresa, que funciona con personalidad propia.
 Los ERP también ayudan a aumentar la competitividad de una compañía, ya que

se convierten en herramientas que posibilitan mejorar los procesos generales del
negocio.
 Disponer de un ERP en la empresa se convierte en nuestro mejor aliado para
lograr una integración completa de todas las funcionalidades del sistema y del
resto de herramientas como el CRM, SCM, etc. Si podemos tener acceso a todas las
tecnologías centralizadas en una misma plataforma de trabajo, mejoramos el control
sobre el proceso de transformación digital.
 Los ERP atesoran un gran número de módulos que permiten la realización de
multitud de tareas y que se convierten en funcionalidades indispensables para guiar a
la empresa hacia los objetivos que perseguimos con la transformación digital. Esto
incluye el uso de plataformas sociales, sistemas en la nube y herramientas de análisis
para valorar los resultados.
 Un ERP es escalable, un factor que resulta determinante para influir en el proceso
de transformación digital de cualquier empresa. Un ERP de este tipo evita la necesidad
de tener que sustituir o actualizar los sistemas de control más tradicionales y nos da
acceso a las funciones más actuales del sistema.
 Los softwares ERP son especialmente válidos para la gestión de los datos
generados por la empresa en cualquiera de sus fases, desde los embudos de
conversión a los sistemas de control de los procesos. De esta manera, nos resulta más
fácil mejorar la experiencia de los usuarios y del resto de profesionales involucrados
en el negocio. Además, la analítica permite mejorar la experiencia de los clientes a
través de los dispositivos que emplean y que son capaces de monitorizar, por ejemplo,
la cola de una tienda.
Como ya se ha dicho, un proceso de transformación digital no implica sólo el uso de
instalaciones TI o de soluciones industriales específicas. Sin embargo, cuando aplicamos
un ERP como una herramienta de cambio en la empresa conseguimos la creación de
sinergias a largo plazo. Por tanto, esto nos ayudará a hacer evolucionar el negocio al
mismo ritmo que el mercado.
En definitiva, un software ERP es el mejor aliado de todas aquellas empresas que desean
evolucionar y descubrir nuevas oportunidades para mejorar sus funcionalidades de manera
rápida y eficiente. Con esta herramienta, el proceso de transformación digital será mucho
más interesante para la empresa y tendremos la ocasión de buscar nuevos horizontes de
negocio.
Características Diferenciales de un Sistema de Información y gestión ERP.
Las características diferenciales de un sistema de información y gestión ERP hay que

buscarlas en aquellas funcionalidades que aportan valor a la empresa a través de la mejora
en la eficacia y eficiencia de procesos, además de la mejora en su sistema de información
para la toma de decisiones. En este sentido las características más interesantes son:
 Capacidad de garantizar la consistencia de la información. Cada unidad de

información tiene un único origen y toda la organización puede tener acceso a esa
misma información gracias a que utilizan una base de datos común que se
caracteriza por mantener una consistencia y exactitud de los datos. Se produce una
actualización de todo el sistema al introducirse una nueva unidad de información.
Gracias a esta estructura, las soluciones ERP evitan que se produzcan registros
duplicados de datos en el sistema, previniendo la redundancia de datos y
operaciones
 La capacidad de automatización. Gran parte de la mejora de procesos y de la

productividad general en que nos ayuda un ERP, se debe a su capacidad para
automatizar los flujos de trabajo entre las áreas del negocio. Algunos ejemplos en
este sentido son: el análisis de necesidades de compras y fabricación, los procesos
de cálculo de facturación, el intercambio electrónico de datos entre empresas y con
la administración, etc…
 La capacidad de adaptación o personalización. Nos referimos a la posibilidad
que tiene un programa de gestión de cumplir unos determinados
requerimientos que no se consideran ampliamente compartidos en el mercado, se
consideran opcionales, o responden a singularidades de la propia empresa, y que
son críticos para su gestión. Por otra parte, los sistemas ERP permiten alcanzar
significativas mejoras en lo que respecta a escalabilidad, es decir que gracias al
diseño modular y estructurado que poseen ofrecen la posibilidad de adicionar
funciones que permitan aumentar o escalar la solución inicial.
 La capacidad de integración. En este caso, lo que queremos indicar son las

posibilidades que tiene este sistema de conectar y compartir datos con otros
sistemas integrándose sin inconvenientes tanto con sus proveedores como con sus
clientes, más allá de los limites tradicionales que posee la empresa. Empieza a ser
común que los ERP sean el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM
(Customer Relationship Management, Gestión de las relaciones con los clientes),
Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc…
 La facilidad de uso, la “usabilidad”. La usabilidad es la capacidad de un
programa informático, o mejor dicho, de su interfaz con el usuario (normalmente
las pantallas), de ser utilizado con facilidad. Esto implica que cualquier usuario,
aunque no tenga conocimientos previos, debería ser capaz de desenvolverse por el
programa de forma intuitiva, aprovechando toda su funcionalidad. En este
sentido, la usabilidad aplicada al ERP es la medida de la calidad de la experiencia
que tiene un usuario cuando interactúa con el programa de gestión integral de la
empresa, lo que se traduce habitualmente en una mejora de la productividad.
 La capacidad de generar información útil. Para tomar buenas decisiones
debemos apoyarlas en información de valor que permitan al usuario argumentar la
base de su decisión. Cuando hablamos de información de valor, nos referimos a
información útil (completa y oportuna) para el decisor, de forma que le permita
mejorar su conocimiento sobre algo. Las características antes mencionadas hacen
que el decisor disponga de información de manera sumamente rápida y uniforme,
lo que les permite la toma de decisiones teniendo en cuenta los múltiples aspectos
que implica conducir una empresa compleja en un mundo cambiante. De esta
manera se convierte en un factor fundamental en la reducción de costos.
Cómo un ERP te ayuda al proceso de toma de decisiones
El proceso de toma de decisiones es fundamental en cualquier empresa. Podríamos

decir que el 90% del tiempo que pasamos en una empresa lo hacemos tomando decisiones,
de mayor o menor envergadura. Además del tiempo que pasamos en este proceso, su
importancia radica en que una buena o mala decisión puede marcar el porvenir de la
empresa de forma positiva o negativa, así como su posición respecto a la competencia.
Sin embargo, tomar una buena decisión no es fácil, y por ello, se hace necesario contar
con un sistema de información eficiente. Para ello es importante contar con datos de
calidad, a partir de los cuales podamos elaborar información de valor que permita a las
personas mejorar su conocimiento sobre algo con la finalidad de aplicarlo en beneficio
de la empresa.
Hay líderes que toman decisiones basándose únicamente en su intuición, emociones e

ideas, y aunque esto puede dar, algunas veces, buenos resultados en un entorno estable,
en la actualidad no es la opción más recomendable. No hay que olvidar que las recetas que
apenas hace unos años daban buenos resultados, hoy en día, en un entorno convulso y
cambiante, ya no son eficaces. Lo mejor es basar nuestro sistema de toma de
decisiones orientado a los datos y a los hechos, lo que se ha venido en llamar
una orientación analítica. Analizar, decidir, actuar e implementar constituyen, a
grandes rasgos, el proceso que debes seguir en su lugar.
Sucede, sin embargo, que no es tarea fácil coordinar la información de todas las secciones
para que resulte accesible a la totalidad de la plantilla. Aquí es donde entran en juego
los sistemas ERP, como
herramientas colaborativas,
que posibilitan que todos los
empleados compartan datos
e información relevante a
través del sistema de modo
que el resto
pueda consultarlos a tiempo
real, optimizando la
comunicación entre los
departamentos. Así, es
mucho más sencillo que una
decisión sea consistente, ya
que la información y los
criterios a seguir están
unificados en toda la empresa
Además, debe tenerse en
cuenta que este tipo de aplicaciones no sirve sólo en la oficina. Si se elige un sistema en
la nube, los empleados podrán consultar la información desde cualquier parte, incluso
estando de viaje. Esto puede ser muy útil, por ejemplo, para un comercial. Podrá consultar
datos que le sean útiles para la venta en todo momento, incluso mientras visita a un cliente.
Disponiendo de los indicadores oportunos, las decisiones partirán de un análisis mucho
más elaborado y los criterios estarán unificados ante la evidencia de indicadores fiables y
concretos. De esta manera, los responsables del proceso de toma de decisiones podrán
seleccionar las mejores alternativas basándose en la racionalidad y en información
fiable. No obstante, no hay que olvidar que sólo se obtendrá el máximo rendimiento del
sistema ERP si se implanta con éxito y mantiene el apoyo de toda la organización.
Veámoslo con un ejemplo práctico. Imaginemos que hoy uno de los trabajadores ha
atendido a un cliente y ha cerrado un trato con él. Hasta aquí está todo bien, pero podría
suceder que dentro de dos días este consumidor quiera presentar una incidencia o hacer
una consulta y la persona que lo ha atendido esté de baja o de vacaciones.
A priori podría suponer un problema, pero un sistema de información eficiente permitiría
que otro trabajador pudiera consultar los datos sobre la venta que ha hecho su compañero
y tomar decisiones en consecuencia. Simplemente, habría que emplear un momento en
consultar los datos guardados en el sistema ERP, relacionándolos con el proceso a tiempo
real.
Ahora imaginemos que hubiera pasado si estos datos estuvieran guardados sólo en el
ordenador del primer empleado y el segundo no hubiera tenido acceso a los mismos.
Probablemente hubiera tomado una decisión incorrecta y con ello, hubiera empeorado la
experiencia del cliente. Potencialmente incluso lo hubiera perdido, algo que ya vemos que
es evitable.
Por otro lado, un software ERP proporciona indicadores fiables sobre la empresa.
Por ejemplo, puede verse qué productos se venden más, así como otros indicadores del
negocio. De esta manera, puede constatarse qué áreas merece la pena potenciar, en cuáles
hay que acometer mejoras e, incluso, si existe algún producto o servicio que no merece la
pena mantener.
Ahora bien, si bien es cierto que los sistemas de ERP atesoran un sinfín de ventajas,
también es cierto que los trabajadores no les sacarán partido si son demasiado complicados
de gestionar.
Siguiendo los dos ejemplos que hemos dado antes, en los que un empleado atiende a un
cliente y tiene que consultar información a tiempo real, no es viable que dedique demasiado
tiempo a acceder a dichos datos. Si esto pasara restaría puntos a la experiencia del usuario,
porque la atención no sería suficientemente rápida.
No obstante, hoy en día los sistemas de ERP han avanzado mucho. Los hay más
complejos, si necesitas funciones muy específicas, pero también existen productos
sencillos, intuitivos y fáciles de utilizar, con opciones de personalización para adaptarlos a
las necesidades de la empresa.
Lo que se pretende dejar en claro con esto es que no debe escogerse una aplicación
sofisticada cuyas funciones no se necesitan. Hay que procurar elegir una que tenga justo
lo que se requiere, sin mayor complicación, y dedicar el tiempo que haga falta para
explicar los detalles de su uso a tus empleados.
Caso contrario, los trabajadores no emplearán los datos disponibles, pero tampoco
aportarán información valiosa sobre el departamento, de modo que esto afectará a toda la
empresa. Si se desea rentabilizar las ventajas que te ofrece un sistema ERP para la toma
de decisiones, hay que decantarse por uno fácil de usar e idear una estrategia para su
implementación en la compañía.
La escalabilidad de un ERP: ¿por qué es tan importante?
La escalabilidad de un ERP debe ser una

de las principales características que se
tengan en cuenta a la hora de elegir
un software de gestión
empresarial para el negocio. De este
factor depende, en buena parte, que el
sistema que se decida incorporar a la
empresa consiga tener el resultado
esperado. Por tanto, merece la pena que se
entienda bien en qué consiste.
La escalabilidad es una característica de un
sistema, modelo o función que describe su
capacidad para hacer frente a una carga de
trabajo o un alcance mayores o en
expansión. Un sistema que se escala bien
será capaz de mantener o incluso aumentar
su nivel de rendimiento o eficiencia, incluso cuando sea probado por exigencias operativas
cada vez mayores
El concepto de escalabilidad hace referencia a las posibilidades de crecimiento que
tenga un sistema de información y gestión a medida que el desarrollo de un negocio lo
requiera, de forma que no se quede obsoleto como consecuencia de la necesidad de crecer
junto a la empresa
Al hablar de la escalabilidad de un software se debe considerar el concepto en su sentido
más amplio:
 Se debe considerar dentro del concepto de escalabilidad las posibilidades del

software ERP de adaptarse a nuevas funcionalidades en condiciones razonables
de desarrollo e implantación. Las empresas compiten en un entorno cambiante, lo que
implica una adaptación continua. El software de gestión debe ir en línea con esta
realidad si realmente quiere ser una herramienta de apoyo a la gestión.
 Por otra parte, se debe entender la escalabilidad con relación a la capacidad de
procesamiento y almacenamiento de los datos que gestiona. Un sistema ERP
no debe tener dificultades para manejar el volumen de datos que gestione una
empresa, aunque este volumen aumente de forma exponencial con el desarrollo del
negocio o con avances tecnológicos. Los ERP en la nube constituyen un excelente
recurso en estos casos, ya que cuentan con un gran espacio de almacenaje.
 Por último, también se debe plantear la escalabilidad en términos de expansión
del mercado nacional o internacional. Este puede ser un factor importante para la
vida útil de un producto, ya que no todos los sistemas ERP tienen la posibilidad de
crecimiento en este sentido, a cambio de un menor costo de adquisición.
Todas estas capacidades son las que determinarán que un negocio cuente con un software
escalable preparado para cualquier eventualidad que suponga unas mayores prestaciones
como consecuencia de la expansión de la empresa.
Las características de un ERP escalable
Antes de implementar un sistema de gestión ERP en la empresa resulta indispensable que

nos cercioremos de su capacidad de escalabilidad ya que si el software no es capaz de
seguir el ritmo de crecimiento del negocio, será necesario invertir en un nuevo sistema de
gestión empresarial, lo cual supondrá un inconveniente para el presupuesto.
Para asegurarse de que se invierte en un sistema ERP que sea realmente escalable, y que
no obstaculizará las posibilidades de desarrollo del negocio, se debe prestar atención a
algunas de sus características principales:
 Movilidad. Para que un ERP sea realmente escalable, se debe atender a que pueda
ser accesible desde cualquier dispositivo y lugar. La eliminación de barreras es esencial
para mejorar la competitividad. Y en este sentido, los ERP en la nube son
especialmente eficaces para este menester.
 Un ERP escalable también tiene la capacidad de gestionar una ingente cantidad
de datos, y para ello, sus procesos están optimizados para ser eficaces en estas
condiciones.
 Tampoco hay que obviar que un negocio en crecimiento genera flujos continuos de
clientes y leads, que crecen de manera exponencial. Por supuesto, todos ellos llevan
aparejados su propia información. Poder gestionar todos estos datos de manera
efectiva precisa contar con un sistema de gestión empresarial que sea capaz de
segmentar toda esta información de forma que se pueda aplicar a mejorar el servicio
y anticiparnos a problemas no deseados.
Lead: es un contacto, un usuario que ha entregado sus datos a la empresa a través de un registro
en papel o un formulario on-line, aceptando la política de privacidad de la empresa. El usuario cede
sus datos a cambio de obtener algo, como un acceso a un contenido, un catálogo, etc. y la empresa
puede ponerse en contacto con el usuario, deja de ser un visitante sin nombre, de forma no intrusiva
ofreciéndole contenidos y ofertas vinculadas a sus productos y servicios
 La capacidad de integración con otros productos de software, será una de las

características más importantes en un futuro muy cercano, ya que es imposible que
un sistema ERP contemple toda la casuística empresarial a la velocidad de los cambios
que se producen.
 La persistencia a la carta. Esta es una de las tendencias que ofrecen los softwares
mejor diseñados al permitirnos la separación entre las bases de datos que almacenan
la información que genera un sistema ERP, las pantallas de trabajo que suponen la
interacción entre los usuarios y el software, y la programación de la inteligencia del
negocio. Esto nos permite cambiar la base de datos con cierta facilidad cuando los
requerimientos de tamaño y de seguridad lo aconsejan.
En general las empresas necesitan para competir desarrollar ventajas competitivas que
cada vez son menos diferenciales o que perduran mucho menos en el tiempo, por lo que
todas recurren a la necesidad de optimizar sus procesos para mejorar su rentabilidad. El
ERP que elijamos para apoyarnos en mejorar nuestra gestión a nivel integral debe ser
capaz de adaptarse a todos los cambios que requiere el entorno competitivo.
Entender todas las opciones que nos ofrece la capacidad de adaptación de un ERP y
todos los progresos que nos permite introducir en la gestión del negocio nos brindará una
oportunidad única de incrementar las posibilidades de crecimiento de la empresa. En otras
palabras, un software de este tipo que cumpla con los requisitos idóneos de escalabilidad
en todos los niveles del sistema se convertirá en nuestro mejor aliado para mejorar las
perspectivas de nuestro negocio a largo plazo.
Los cambios que produce un ERP en la empresa
Aunque los sistemas de ERP destacan por su flexibilidad, es difícil que se adapten por
completo a todos los procesos que forman parte de la gestión de una empresa. Y lo mismo
sucede con las características específicas de la empresa.
Lo más habitual es que las empresas tengan que llevar a cabo procesos de
reorganización para consolidar el cambio organizativo que conlleva
la implementación de un ERP.
Los proveedores de ERP pueden ofrecer un sistema estándar, con lo que la adaptación será
todavía más complicada, o se puede optar por un producto a medida. En ambos casos, los
cambios organizativos serán significativos.
Las transformaciones que pueden producirse como consecuencia de la
implementación de un ERP pueden ser de tres tipos:
 Aquellos que presuponemos indispensables antes de empezar a trabajar con el nuevo
ERP.
 Los que aparecen de forma imprevista durante el proceso de implementación.
 Los que llevaremos a cabo cuando, durante la implementación, nos demos cuenta de
que existen nuevas posibilidades que constituyen una oportunidad de mejora.
Hay que tener presente que las modificaciones iniciales se planifican cuidadosamente para
conocer las debilidades y fortalezas a potenciar ante la necesidad de cambio. También
resulta indispensable el rediseño de los procesos organizativos para evitar problemas
de descoordinación en cuanto se ponga en marcha el nuevo proceso.
Uno de los perfiles de la empresa que se suele ver más afectado es el contable, ya que la
introducción de un nuevo sistema ERP implica cambios significativos en la función de este
departamento. Hay que tener en cuenta que este tipo de software pone especial énfasis
en los procesos de negocio, en lugar de en las funciones empresariales de toda la vida.
Esto implica que las tareas habituales del departamento de administración de
identificación, registro y comunicación de informaciones económicas y financieras dentro
de la empresa, se vean modificadas por las automatizaciones contables de muchos de los
procesos que hasta el momento eran independientes al departamento. Esto supone la
oportunidad de destinar una parte importante del tiempo a otras tareas que hasta el
momento no se hacían y que normalmente van a suponer una mejora en el sistema de

control, mejorando tanto la calidad de los datos, como la reducción de los errores, lo que
suponen nuevas actividades que aportan un mayor valor a la empresa.
Merece la pena destacar que, en la mayoría de los casos, los cambios producidos por la
implementación de un ERP acaban provocando cambios en los requerimientos de algunos
puestos de trabajo. Esto responde precisamente a lo que se ha comentado en el párrafo
anterior. La creación de nuevas actividades, en respuesta a la automatización de algunas
tareas tradicionales, que permiten destinar mayor tiempo al desarrollo de acciones de
mayor valor para la empresa. Normalmente, este tipo de actividades, también supone la
mejora en las condiciones de trabajo, si bien, se requiere el desarrollo de nuevas
habilidades profesionales, que suele ser el objetivo de los nuevos planes formativos de las
empresas.
El impacto del sistema ERP en la cultura empresarial
Este tipo de software de gestión empresarial puede considerarse un agente del cambio
organizacional. Es decir, su implantación permite cambiar la manera en la que las
empresas abordan sus procesos de negocios, su forma de trabajar y, por tanto, los perfiles
de los puestos de trabajo afectados por el aprovechamiento de nueva tecnología.
Manejar todos estos cambios con solvencia no es fácil. Sin embargo, resulta determinante
para que al final el proceso de implantación pueda ser un éxito. Uno de los principales retos
a los que nos enfrentamos en este sentido es la necesidad de fortalecer los valores y
principios organizacionales con los cambios que la evolución tecnológica nos permite.
De la cultura empresarial que tenga una determinada organización, y de la resistencia al
cambio de sus trabajadores, dependerá de manera esencial el éxito de la implementación
de este tipo de software.
La implantación por primera vez de un software de este tipo causa, en la mayoría de
ocasiones, un cambio en las relaciones de poder de los trabajadores y los
responsables de la empresa. Esta situación acaba originando que en algunas personas
se desarrolle una resistencia al cambio, que deberá gestionarse adecuadamente para
conseguir que se puedan llevar a cabo las modificaciones más complejas en las condiciones
más adecuadas.
Luchar contra todos los obstáculos que puedan evidenciarse en la empresa para lograr
sacar el máximo partido posible a la implementación de un ERP implica:
 El establecimiento de estructuras flexibles.
 Una buena dirección de los trabajadores.
 Desarrollo y aplicación de habilidades de comunicación.
 Capacitación de los empleados para lograr que tengan una buena actitud hacia las
soluciones tecnológicas.
 Obtención de la cooperación de todos los departamentos del negocio.
Gestión del cambio
Los seres humanos somos por naturaleza reacios al cambio, especialmente si no tenemos
claro que vaya a conducirnos de manera inmediata a una mejora. Por lo general, conforme
avanzamos en edad nos volvamos más reservados, o cautos, a la hora de conceder
credibilidad a las promesas de mejora. Todo cambio lleva asociado un componente de
incertidumbre, nadie puede decir estar seguro de conocer el futuro.
Adaptarse a los cambios y aceptarlos es algo que depende de la personalidad, pero en

general hay una resistencia natural a los mismos. La costumbre se encastra en nuestro ser
e involuntariamente nos hace volver a nuestra zona de confort.
Realizar un proceso de transformación digital de una empresa implica una inversión
importante, tanto de dinero como de tiempo. Sacarle el mayor rendimiento posible y
conseguir que se convierta en una herramienta viable para impulsar el negocio y mejorar
su rentabilidad pasa por hacer una correcta gestión del cambio, que posibilite la
aceptación de los nuevos métodos de trabajo por parte de los empleados. Un correcto
liderazgo en este sentido es la manera más eficaz de lograr vencer la resistencia al
cambio de aquellos profesionales que deben asumir las nuevas herramientas digitales en
su rutina laboral.
La implementación de un mismo software en empresas con características muy parecidas
puede acabar en éxito o fracaso, dependiendo sobre todo de cómo se gestiona el
proceso de transformación en la organización.
Aunque muchas veces se infravalora su importancia, no hay que olvidar que el equipo
humano que debe trabajar con las nuevas herramientas tecnológicas implantadas
desarrolla un papel fundamental en los resultados finales del proceso de transformación
digital. Su composición, experiencia y habilidades personales determinarán el diseño del
proyecto, así como los resultados finales que surgirán en la post-implementación.
Saber orientar a los empleados involucrados en cada paso de la puesta en marcha
de la nueva tecnología y estimularlos para su aceptación es clave para lograr que todo
el proceso de puesta en marcha se desarrolle de manera adecuada. Hay que tener en
cuenta, además, que este tipo de implementaciones tecnológicas y su interiorización
requieren de un período de tiempo largo. Si se quieren obtener buenos resultados, hay
que evitar plantear una transformación digital como si fuera un simple cambio del software
tradicional.
¿Por qué hay resistencia al cambio?
Un elemento básico para poder hacer una buena gestión del cambio en la transformación
digital de una empresa es entender los motivos que pueden tener los trabajadores para
resistirse a esta evolución. De esta manera, los líderes de la gestión estarán capacitados
para tomar las decisiones adecuadas que faciliten el proceso.
Cada vez que una empresa se plantea una implantación de ERP, lo lógico es aprovechar
para hacer un rediseño de los flujos de trabajo en la organización, eliminando los procesos
innecesarios y optimizando todos aquellos que ofrezcan un margen razonable para la
mejora. Muchas veces, estos cambios vienen acompañados de restructuraciones a nivel de
personal, ya que implica que el trabajo de muchas personas deberá adaptarse al nuevo
modelo de negocio.
En definitiva, cuando en una empresa se rumorea que va a haber un cambio de ERP, el
personal se asusta, ya que entiende que van a suceder importantes cambios que pueden
amenazar su estatus quo.
La lista de razones de un empleado para rechazar los cambios que implica una
transformación de este tipo incluye:
 El posible peligro del puesto de trabajo.
 La dificultad de un futuro ascenso.
 El temor a perder la influencia ganada en la empresa.
 La demostración de una posible incompetencia.
 La posibilidad de que vengan personas externas a la empresa a imponer nuevas

maneras de trabajar.
 Menosprecio a los cambios, ya sea por pensar que no son tan importantes o por creer
que las cosas ya funcionaban hasta el momento y, por lo tanto, no hace falta hacer
nada.
 También muchos trabajadores pueden sentirse “ofendidos” por no haber sido
consultados sobre los cambios introducidos, pese a su experiencia en la empresa.
 Temor a la adaptación a nivel personal. Igualmente, hay trabajadores que creen que
ellos sí podrán lograr el reto, pero no sus compañeros y derivan hacia ellos la
responsabilidad del posible fracaso del proyecto.
En realidad, si se analizan la mayor parte de las razones que esgrimen un gran número de
empleados para resistirse al cambio que implica la transformación digital de una empresa,
se puede entender que temen verse perjudicados en algún aspecto de su carrera laboral.
Además, otros muchos piensan que los cambios van a fracasar y que, por lo tanto, es
mejor no apoyarlos para evitar verse involucrados en el proceso de fracaso.
Conseguir crear un ambiente de aprendizaje proactivo que sea capaz de hacer sentir
a los empleados que deberán asumir este tipo de cambio de cultura empresarial es uno de
los retos que debe asumir el líder de cualquier negocio que esté preparando su
transformación digital. Hacer surgir el talento necesario para asumir con éxito el proceso.
Proporcionar la formación adecuada para los trabajadores que todavía no dominen las
herramientas tecnológicas les permitirá reducir sus miedos y ver que son capaces de
aprender las nuevas habilidades necesarias para su futuro laboral y ofrecerles mejores y
más importantes oportunidades laborales futuras.
Un buen liderazgo, indispensable
Llevar a buen puerto una transformación digital pasa por contar con un líder visible del
proceso, que sea capaz de ilusionar y pueda convencer al resto de trabajadores de su
necesidad.
Los responsables de una empresa que esté iniciando este proceso deben ser conscientes
de que una solución tecnológica del más alto nivel por sí sola no conseguirá la verdadera
transformación buscada. Es imprescindible que estas aplicaciones tecnológicas
estén acompañadas de la implicación de los profesionales que van a trabajar con
ellas.
En consecuencia, estos líderes empresariales deben saber gestionar los cambios tanto a
nivel de sus subordinados como de ellos mismos. Uno de sus primeros objetivos debe ser
redefinir sus posturas teniendo en cuenta la necesidad de transparencia de todos los
datos relacionados con los cambios que se van a hacer.
Establecer un sistema de comunicación continuo y ofrecer la formación necesaria
recurrente para hacer que las personas que tienen que usar el nuevo sistema se sientan
seguras en el proceso de cambio es también un paso esencial para evitar una de las causas
de fracaso más habituales en la implantación de un ERP.
Igual que es necesario preparar a los empleados para asumir el nuevo sistema también es
necesario que el responsable de liderar el proceso de cambio sea consciente de que debe
adoptar un papel de líder. Por lo tanto, también debe prepararse para enfrentarse a las
novedades y adaptarse a la presencia de un nuevo sistema de gestión de empresa. Esto
significa, del mismo modo, la necesidad de desarrollar competencias específicas para la
gestión de estos procesos.
Un verdadero líder de un proceso de cambio debe ser un buen comunicador,
gestor y entrenador de sus empleados. Su papel como coach será un elemento
fundamental para que las personas que dependen de él sean capaces de percibir el cambio
como un algo positivo. De esta manera, podrán derribar más fácilmente las barreras y
obstáculos que se encuentren en el proceso de adaptación.
A la hora de establecer las bases del coaching que debe ejercer un líder del proceso de
cambio es necesario prestar especial importancia a los siguientes factores para conseguir
que los empleados gestionen correctamente el cambio y no lo acaben rechazando:
 Conocimiento personal de la situación de cada empleado, para saber cuáles son
sus necesidades concretas.
 Ofrecimiento de soluciones diversas y razonadas, para que el trabajador pueda
decidir la más adecuada según su criterio y, por lo tanto, se sienta implicado en el
proceso.
 Crear esperanzas reales de que el cambio será bueno tanto para la empresa como
para los trabajadores. Destacar los beneficios tangibles es indispensable para
conseguirlo, y esto puede incluir también la posibilidad de ofrecer una remuneración
extra a cambio de cumplir ciertos objetivos.
 Mantener vivo el espíritu de equipo, aunque los nuevos recursos digitales permitan
trabajar de manera remota.
 Detección de habilidades y mentalidad digital en los trabajadores, para asegurar
su inclusión en el proceso.
 Capacidad para dejar a los empleados trabajar autónomamente, lo que aumenta
su satisfacción.
 Ayudar a los trabajadores a desarrollar su potencial sin tener que hacer una gestión
directa de los equipos.
Conclusiones
La mayoría de los responsables de empresas que deciden implantar un nuevo sistema de

gestión no piensan en que sus empleados deben desear empezar a usarlo. Se limitan a
creer que obedecerán su decisión sin pensar más allá, de manera automática. Sin embargo,
no se dan cuenta de que los usuarios reticentes o completamente negativos a la idea
de adoptar un ERP difícilmente acabarán teniendo un alto nivel de competencias en este
sistema.
No hay que dejarse cautivar con los aspectos técnicos de un nuevo sistema, ya que un
sistema elegante técnicamente no necesariamente va a resultar un sistema exitoso si, por
ejemplo, el aspecto humano del sistema no fue manejado correctamente.
Todo cambio debe ir de la mano con el aprendizaje. Si esto sucede, los cambios originan
una nueva conducta, que tendrá carácter permanente, de los contrario podría ser respuesta
de un reflejo, sólo un instinto. Para la aplicación de cualquier estrategia de cambio es muy
importante verificar el clima que viva la organización en ese momento y cómo se vislumbra
en el periodo del proceso de cambio.
Si bien es factible introducir el cambio a partir de la coacción, por medio del poder, donde
el cambio se impone ejerciendo fuerza mediante recompensas y sanciones, ascensos y
privilegios, las organizaciones contemporáneas, en general, no alientan a los
administradores a tener tal comportamiento, por lo que no es un método popular hoy en
día, pero puede resultar necesario en situaciones de crisis.
Por tanto, la primera acción de una gestión del cambio debe ir encaminada a reducir la
incertidumbre dando información general sobre el proyecto. Así como información
específica, que sirva a cada persona para evaluar cuál será el impacto sobre su situación
como empleado. La mejor manera de evitar un motín es ofrecer a cada persona
herramientas para que pueda pensar en sí mismo. Conforme más desdibujado vemos
nuestro futuro, más fácilmente nos unimos a movimientos de agitación. Es imprescindible
trasladar a los empleados la necesidad de este proceso en el que se van a sumergir, hacer
partícipe al equipo de esta transformación, y que vean las ventajas que el proyecto puede
aportarles de tal manera que acaben deseándolo
Igualmente, hay que proporcionarles todas las herramientas necesarias para que tengan
los conocimientos adecuados para cambiar su comportamiento y adquirir las nuevas
habilidades que les permitirán hacer el mejor uso posible del ERP
La persona que asuma el papel de líder de la transformación digital de una empresa
debe ser consciente de la necesidad de cuidar a sus empleados y hacerles sentir protegidos
ante las novedades. De esta manera, podrán desarrollar sus capacidades para adaptarse
al manejo de los nuevos sistemas de trabajo, un elemento fundamental para realmente
optimizar la inversión hecha en tecnología por la empresa.
Ver el cambio en sentido positivo será un requerimiento clave para alcanzar los objetivos.
Cualquier cambio supone una oportunidad y, por tanto, la posibilidad de crecer con la
empresa y también a nivel personal y profesional.
Los empleados son generalmente abrumados con la cantidad de cambios
requeridos por las implementaciones de un ERP, así que es importante elaborar
una estrategia de comunicación adecuada. A medida que los cambios específicos
deben ser claramente definidos para los empleados, las comunicaciones entregadas a cada
grupo de trabajo y empleado individual también deben adaptarse a sus requisitos de
trabajo específicos. El qué, cuándo, por qué y cómo de los cambios específicos para grupos
de trabajo individuales deben ser comunicados a los empleados.
En definitiva, se puede decir que conseguir que la alta inversión económica que representa
la adquisición e implementación de un nuevo sistema ERP en una empresa necesita ser
valorada con todas sus consecuencias, si se quiere realmente conseguir un buen retorno
de la inversión. Esto implica ir más allá de la tecnología y pensar en la necesidad de
preparar e involucrar a los empleados en todo el proceso de gestión del cambio de
manera efectiva.
La gestión del cambio es una actividad paralela a la ejecución del proyecto de
implementación del ERP y que tiene por objetivo asegurarse de que la organización
extraiga el rendimiento previsto del proyecto.
Para ello debe anticiparse a las posibles reacciones de los miembros de la organización e
involucrando a la dirección asegurarse de que el cambio sea bien recibido.
La comunicación debe generar confianza, ser relevante y coherente. La formación dirigida
a las personas y cómo cambia su trabajo y no a las aplicaciones. La puesta en marcha
debe ser monitorizada, los éxitos celebrarse y no ocultar los problemas.
Contenido Funcional de un Software de Gestión ERP.
Se dice que un ERP es un sistema de gestión integral de la empresa porque es una

herramienta que integra todas las áreas funcionales de la organización en una sola
interfaz y base de datos, permitiendo administrarla de forma integral facilitando la
racionalización de los procesos internos de la empresa, la reducción de los costes fijos
operativos y, la mejora en la toma de decisiones basadas en la información de valor que
aporta el propio sistema ERP.
Los módulos funcionales básicos que se integran dentro de un sistema de gestión de este
tipo son:
 Contabilidad y Finanzas. Este módulo suele contener la gestión de contabilidad
general, presupuestaría y analítica; la gestión de cobros y pagos; conciliación
automática de tesorería; el registro de facturas de venta y compras; gestión de

impuestos del IVA; gestión de tesorería; etc.
 Gestión Avanzada de Almacenes, SGA. Este módulo suele contener la gestión de
stocks: rotaciones, puntos de pedidos, stocks mínimos; control de almacenes,
depósitos y delegaciones; control de ubicaciones; control de expediciones y
recepciones; inventarios rotativos, valoración de almacenes; documentación y
etiquetado de productos; optimización de ubicaciones, volúmenes, etc.
 Gestión de Compras. Este módulo suele contener la gestión de proveedores y
precios, las peticiones de ofertas a proveedores, gestión de solicitudes, previsiones de
compras, gestión de contratos y presupuestos, estadísticas de compras, etc.
 Gestión de Fabricación. Este módulo suele contener la estructura de productos,
programación de producción, carga de máquinas, asignación de mano de obra
productiva, imputación de mano de obra a ordenes/productos, control de calidad,
necesidades de compra y generación de solicitudes, control de lotes y trazabilidad,
etc.
 Mantenimiento Industrial. Este módulo suele contener el plan de mantenimiento
preventivo de máquinas y equipos, el mantenimiento correctivo, etc.
 Gestión Comercial y Ventas. Este módulo suele contener la gestión de clientes, la
administración y control de cuotas de vendedores, la gestión de pedidos, el control de
suministros pendientes, facturación, notas de crédito y débito, liquidación de fletes,
comisiones de vendedores, estadísticas comerciales, etc.
 Capital Humano. Este módulo suele contener, por una parte, la gestión de los
recursos humanos de la empresa, y por otra, la operativa de la gestión de nóminas y
el control de presencia.
Principales diferencias entre los sistemas ERP del mercado
Contexto de mercado
En la década del 50 las “paradas técnicas” de Fórmula 1 duraban más de un minuto

mientras un equipo de dos mecánicos hacía todo el trabajo. El primero se encargaba de
repostar combustible con ayuda de un embudo, casi siempre salpicando el auto en el
proceso y el segundo de ellos, ayudado por un martillo tenía la tarea de aflojar las tuercas
de las ruedas y cambiarlas. Eran eficientes y ordenados. El sistema funcionaba y el auto
seguía en carrera.
Pasaron 70 años, el equipo de mecánicos se multiplicó y ahora trabajan alrededor de veinte
personas en cada auto. La parada técnica se incorporó como un eslabón esencial de una
carrera, el tiempo bajó de un minuto a menos de dos segundos y todo el proceso, además
de ser más rápido es más prolijo, limpio y seguro.
Esta anécdota resulta fácilmente extrapolable a los procesos de negocio actuales. Sin
importar el rubro de trabajo o tipo de operativa, sabemos que siempre existirán
oportunidades de mejora. Muchas veces el camino resulta sencillo de adivinar por fallas
claras en el sistema pero otras veces puede ser más difícil de identificar, quizás porque las
tareas se hicieron siempre de una manera determinada y resulta prácticamente imposible
visualizar otra alternativa de trabajo.
El primer paso hacia la implementación de una mejora está en poder hacer un análisis
autocrítico para reconocer una falla o necesidad. Se trata de mirar con lupa cómo se está
trabajando y preguntarse el motivo por el cual las tareas se hacen de una determinada
manera.
En este contexto, algunas preguntas válidas que pueden surgir son: ¿Quién decidió que el
trabajo se haría así? ¿Qué herramientas se utilizan para llevar a cabo cada tarea? ¿Cuántas
personas son necesarias, y cómo se relacionan e interactúan entre ellas en cada etapa?
A diferencia del sentido de necesidad, encontramos también la opción de oportunidad, que
implica transitar un camino antes inexplorado, que busca corroborar hipótesis y
experimentar alternativas para mejorar márgenes, desarrollar nuevos productos o
unidades de negocio, o llegar a nuevos mercados entre otras opciones.
Partiendo de allí será posible mejorar las condiciones gracias a la adopción de tecnologías
a medida. Los beneficios del uso de tecnología son grandes y, en la mayoría de los casos,
mayores a lo esperado. Por ello, es importante perderle el miedo a la adopción de software.
Además de las tareas puntuales que realice o solucione el software o aplicación en cuestión,
podemos sumar mejor comunicación entre empleados y/o áreas, reducción de tiempos de
tareas, minimización del error humano, análisis de rendimiento en tiempo real y muchas
otras funciones que nos ayudarán a tomar más y mejores decisiones para la optimización
continua.
Frente a un escenario económico complejo en el cual la inflación eleva los costos y achica
la rentabilidad, y la mochila impositiva se vuelve cada vez más pesada para las empresas,
fundamentalmente para las Pymes, se torna crítica la rápida toma de decisiones
estratégicas.
Entre las variables que están al alcance de los decisores para mejorar la rentabilidad del
negocio no solamente encontramos la fijación de precios de venta, ampliación de capacidad
productiva, capacitación del personal sino también la incorporación de tecnologías que las
ayuden a gestionarse, a la cual podemos atribuirle una ventaja sobre las demás, debido a
que la tecnología impacta favorablemente en la optimización de todos los demás procesos
de la empresa.
Tradicionalmente ha sido normal, sobretodo en entornos fabriles, invertir en herramientas
o máquinas que rentabilicen la producción, pero, a diferencia de la compra de maquinarias
o de un nuevo edificio, un sistema de gestión cuenta con la particularidad de que no se lo
puede “ver” ni “tocar”. Y por eso no resulta fácil aconsejar a las empresas invertir en
tecnologías y en herramientas de gestión empresarial, dado que por su intangibilidad, no
resulta muy perceptible su rentabilidad dada la dificultad de medir el retorno de la inversión
en términos monetarios y operativos.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, Planeamiento de los Recursos
Empresariales) ofrecen grandes beneficios para agilizar la operatividad de cualquier
negocio, dado que conforman un sistema (software) que automatiza, integra y controla los
procesos de toda la empresa desde un solo lugar, lo cual permite reducir los costos de
operación, obteniendo y compartiendo la información en tiempo real, clave para la toma
de decisiones, todo lo cual aumenta las oportunidades comerciales.
Sin embargo, la adopción de este ventajoso tipo de sistemas puede
enfrentar resistencias en las pymes, que a veces –desde el equívoco– ven a
la transformación digital como un paso que pueden esquivar sin entender que brinda
ventajas competitivas esenciales en el mundo actual y que la complejidad del proceso
requiere que el mismo sea gradual en la mayoría de los casos. Incluso aquellas empresas
que utilizan una variedad de software (usualmente de diferentes proveedores y épocas) en
diferentes áreas de la organización, deben dar el paso de unificar y comunicar las unidades
para lograr una sinergia productiva.
La calidad de un software tiene que ver con su estructura de programación, el motor de la
base de datos, el lenguaje con el cual se programó, su interface visual y su capacidad y
velocidad de respuesta en el procesamiento de datos así como también el soporte y el
mantenimiento. El mercado ofrece hoy una gran cantidad de productos en la categoría ERP
flexibles para todo tipo de empresas, con diferentes módulos que pueden personalizarse
de acuerdo a las necesidades y características de cada negocio ofreciendo una base que
luego se puede escalar sumando nuevas capacidades a demanda.
Asimismo la mayoría ofrece opciones bajo el paradigma del cloud computing, en modalidad
SaaS, por lo que no requiere instalación de software ni inversión en hardware.
Entre las funcionalidades modulares se encuentran: compras y cuentas a pagar, finanzas,
contabilidad, impuestos, producción, inventario y logística, activo fijo, comercio exterior,
recursos humanos y otras.
Lo anterior plantea que en el proceso de elección del producto adecuado, el correcto
asesoramiento es crucial para evitar que la empresa invierta en un sistema
sobredimensionado y que no se corresponda con sus necesidades reales, el cual acaba por
infrautilizarse.
La elección de un sistema de gestión adecuado para cada empresa no es fácil. En la
actualidad, se pueden encontrar en el mercado diferentes tipos de productos ERP, con
características muy concretas, desde el ERP sectorial al generalista, pasando por
el desarrollado a medida. Conocer sus pros y contras es indispensable para valorar el
producto idóneo para cada negocio
Los distintos enfoques sobre estas soluciones afectan principalmente a:
 El número de necesidades criticas del negocio que cubre cada ERP sin costo adicional.
 El mantenimiento funcional futuro ante nuevos requerimientos de las Administraciones
Publicas o de la propia evolución social – tecnológica.
 Tiempo medio de implantación (100% de los procesos críticos del negocio).
 El costo global de la solución para la empresa. Hay que tener en cuenta tanto los
costos de licencias del software ERP, como los costes de implantación y desarrollo, así
como del entorno de hardware necesario y la dedicación de personal especializado.
Existen diferentes criterios para clasificar un sistema ERP, dependiendo de si focalizamos
nuestro interés en el tamaño de la empresa, en la actividad de la misma, en la forma de
instalación, en el modo de producción del mismo, etc.
Haremos un recorrido de cómo está conformado el abanico de aplicaciones de software
ERP y qué factores debe tener en cuenta la empresa a la hora de implementar una solución
de este tipo.
Según el tamaño de la empresa
El número de proveedores que han entrado en escena en los últimos años es elevado y
tradicionalmente se ha venido utilizando una clasificación basada en “Tiers” o niveles para
diferenciar las diferentes soluciones ERP en base al tamaño y características de la empresa
para la cual están pensados.
Debido a la falta de un organismo regulador al respecto, estas clasificaciones no dejan de
tener un componente arbitrario que varía dependiendo de la institución o analista que
realice esa clasificación como así también el hecho de que los criterios para determinar el
tamaño de una empresa varían incluso entre países de una misma región económica. No
obstante existe un cierto consenso sobre dicha metodología.
Los ERP Nivel 1 (Tier 1), son aquellos orientados a las grandes empresas multinacionales
y organizaciones gubernamentales, que cuentan con muchos recursos económicos y
humanos. Se considera aquí los ingresos de la empresa, la cantidad de plantas y la cantidad
de usuarios en el sistema. Tienen que ser capaces de gestionar muchas empresas
integradas en un único sistema, sujetas a distintas regulaciones y normas fiscales, con un
alto nivel de escalabilidad para miles de usuarios conectados trabajando en distintos
idiomas, incluso trabajando todos contra una misma base de datos. Se caracterizan por el
hecho de que requieren un equipo de consultores con un conocimiento profundo del

producto para poder configurarlo. Exigen una profunda reingeniería de procesos para no
transferir todos los viejos vicios y problemas al nuevo sistema.
Lógicamente los requerimientos en infraestructura y hardware para soportar este tipo de
soluciones son mayores también, que se refleja en el costo final de la solución sumándose
al costo de las licencias, de los servicios, del soporte, etc. por lo que están casi siempre
fuera del alcance de empresas de tamaño medio
Para las consultoras internacionales, los dos grandes exponentes de los últimos años en
esta categoría son SAP y Oracle. Tienen un elevado costo total de propiedad (TCO) y
mantenimientos. Una puesta en marcha lenta, compleja y con un número elevado de
recursos humanos.
Los ERP de Nivel 2 (Tier 2), son utilizados por grandes empresas con clientes
internacionales pero con una complejidad más reducida. Suelen estar poco sectorizados y
por ende se debe recurrir a inversiones para su adaptación al negocio.
Si los fabricantes detrás de las soluciones de Nivel 1 son capaces de atender una demanda
a nivel global, los de Nivel 2, aunque cada vez más presentes en más países, suelen tener
un alcance geográfico mucho más limitado. Los fabricantes de Nivel 2 suelen limitar la
presencia a su país de origen.
Los ERP de Nivel 3 (Tier 3), suelen representar el mercado horizontal del negocio, por
lo que no se ajustan a ningún sector. Están destinados a empresas y Pymes con proyección,
con necesidades menos exigentes que, mayormente, son familiares.
Los ERP Nivel 4, son pequeñas soluciones de gestión, más económicas y horizontales,
con un perfil de cliente más pequeño y poco especializado, compuesto por Pymes y
autónomos que necesitan automatizar sus procesos. En muchos casos, no se consideran
verdaderos sistemas ERP sino sistemas de Gestión.
A pesar de esta división tradicional, la división actual ya no es tan estricta. Por ejemplo,
muchas pymes pueden estar internacionalmente activas. Por ello, muchos productos de
Nivel 1 ofrecen también soluciones más baratas que se ajustan mejor a este tipo de
empresas. La llegada de las soluciones modulares en la nube y en tecnología de código
libre, ha proporcionado, además, una mayor flexibilidad. Hoy en día, casi todos los
sistemas pueden escalar fácilmente.
Esta clasificación origina que los “Tier 1” pretendan ocupar cada vez más el espacio de
los “Tier 2”, pues el primero no deja de ser limitado y ve el espacio que ocupa el segundo
como una oportunidad de crecimiento. Además, las limitaciones económicas de los últimos
años exigen bajar ese peldaño a los primeros. Por supuesto, los “Tier 2” aspiran a competir
con los primeros en precio, pero dada la limitación del mercado, a ocupar también parte
de éste que ocupan los “Tier 3”. Y así sucesivamente entre los distintos tipos de proveedores
mencionados tratando de cubrir el peldaño inmediatamente superior e inferior.
Para complicar todavía más las cosas algunos fabricantes de soluciones Nivel 1 con el
tiempo han avanzado, como ya se ha mencionado, en ofrecer versiones más simples de su
producto que pudieran llegar a empresas más pequeñas.
Otros fabricantes, como Oracle fundamentalmente que, siendo más conocida por sus bases
de datos que por sus productos ERP, fue adquiriendo empresas competidoras de primer
nivel en el mercado de los ERP, fusionando productos, llegando al punto de que se han
encontrado con dos soluciones de Nivel 1 en su cartera, y han optado por reposicionar una
de ellas en el segmento que podríamos denominar “Nivel 1.5”.
La siguiente es una tabla que surge del ranking realizado por una consultora en el año
2019, considerando solamente los proveedores que proveen ERP a las empresas que
figuran en el estudio de “Las 1000 empresas líderes que más venden en la Argentina”2 ,
aclarando que es difícil disponer de información imparcial sobre el uso de ERP en el
mercado argentino.
Observación: El producto de Nivel 1, JDE es el ERP de Oracle
Limitaciones de esta clasificación

La caracterización de cada uno de los niveles expuestos, presenta problemas, que no la
hacen 100% aplicable y pueden tener como única finalidad un posicionamiento de
marketing.
Las consultoras internacionales argumentan a favor de estas clasificaciones con el objetivo
de que empresas usuarias determinen qué software deben evaluar para sus operaciones.
Pero, las clasificaciones, en general, contienen el nombre de una empresa y no se refieren
a productos. Por ejemplo, SAP comercializa varias versiones de su producto ¿A cuál ERP
se refieren los analistas cuando lo clasifican? Incluso como se mencionó, muchos
proveedores de ERP intentan proporcionar versiones “livianas” para expandir su
participación en los niveles inferiores del mercado.
Un parámetro que los analistas usan para la clasificación es el tamaño de la empresa cliente
en términos de facturación. ¿Cuál es el mercado base para tomar ese parámetro? En
Estados Unidos una compañía que facture USD 30 millones anuales puede ser vista como
una firma de mediana a pequeña, mientras que en América Latina se trataría de una
compañía mediana a grande.
Si bien hay parámetros para establecer una clasificación en 4 niveles, no siempre aplican
al mercado latino americano. Internacionalmente, para colocar a un ERP en el nivel más
alto (Tier I) se habla de complejidad, de multiempresa, de funcionalidades con mucha
exigencia. En América Latina cualquier producto ERP que opera en más de un país cubre
lo que en Estados Unidos se denomina complejo. Por ejemplo: adaptaciones impositivas,
multiempresa, multimoneda y otras.
Los analistas internacionales utilizan la cantidad de usuarios como un parámetro para
separar a los ERPs en los diferentes niveles. En América Latina hay muy buenos productos
regionales que soportan tanto o más cantidad de usuarios que los World Class y, sin
embargo, no figuran en el nivel I.
Es una clasificación estática. El mercado tiene cambios constantes y no son evaluados
como para re-clasificar a los productos. Asimismo, no están jugadores del mercado muy
importantes en esta región. Solo por nombrar algunos: TOTVS, Grupo Softland, Grupo
Calipso, Tango Gestión.
2
Elaborado por la revista Prensa Económica con datos presentes en el balance anual de las compañías relevadas,
responsables del 51% del PBI de la Argentina
Según la actividad de la empresa: ERP Vertical o Sectorial
Pensados para empresas que tienen una fuerte especialización sectorial ya que están
adecuados a un sector productivo en particular contemplando, además de las
funcionalidades básicas, funciones diferenciales que no contemplan los productos
generalistas habituales. Esto hace que cuenten con adaptaciones específicas para cubrir
las necesidades de las empresas pertenecientes a dicho sector. De esta manera,
los diferentes indicadores fundamentales se ven monitorizados de manera constante
con el fin de mejorar el comportamiento de cada sección de la organización.
Algunas de los productos más habituales en esta categoría están dedicadas a la
alimentación, gestión de proyectos (obras, instalaciones, etc.), hotelería, gastronomía,
sector inmobiliario, etc. Pero no hay que olvidar que son muy específicas y que pueden
perder funcionalidad en otros sectores, si se quiere aprovechar su potencia.
El costo de implantación es alto pero relativamente constante. El soporte, que suele incluir
las actualizaciones, se mantiene constante, ya que no requiere de desarrollos
personalizados para cubrir las necesidades específicas de algunos de sus procesos.
Al inclinarse por un producto de esta categoría se debe tener en cuenta que la oferta que
se puede encontrar en el mercado es mucho más reducida y sea necesario recurrir a un
desarrollo a medida.
Si la empresa se está planteando la adquisición de este tipo de sistemas, quizás decida
tomar en consideración la práctica de la competencia. Es decir, si se conoce el tipo de
ERP que usan las empresas del mismo sector es posible analizar sus resultados y
comprobar si es adecuado imitarlas o, en cambio, es recomendable diferenciarse optando
por un sistema completamente diferente que permita obtener una mejor gestión.
Cobra especial relevancia la elección del proveedor (o desarrollador). Se debe recurrir a
un proveedor especializado en el sector en el cual opera la empresa que cuenta con la
experiencia de haber implementado este tipo de software en otras compañías del sector,
lo cual le permite tener un conocimiento amplio de las diferentes necesidades a las que
hacer frente. De esta manera, se desarrolla un sistema de mucha más calidad que incluye
la solución a los diferentes problemas a los que ya se haya enfrentado.
Pero no solo es importante contar con un proveedor que conozca el sector, también es
imprescindible asegurarse su continuidad a largo plazo. Es decir, debe dar soporte a las
necesidades de la organización en un amplio espacio de tiempo, adaptando el
programa a los diferentes cambios y evoluciones tanto del sector como de la empresa.
ERP Horizontal o Generalista
Está diseñado como un software de gestión de recursos empresariales que puede aplicarse
en un gran número de compañías, porque cumple con las funciones básicas que se realizan
en cualquier negocio como la contabilidad, el inventario de productos o la facturación. Es
un producto flexible, pensado para empresas de sectores de actividad diferentes y que
cuentan con procesos muy especializados.
Es el tipo de producto más habitual y, además, uno de los más asequibles gracias a que la
gran cantidad de oferta existente ha hecho bajar el precio de las licencias.
De todos modos, este producto también tiene sus desventajas. Si bien introducen
herramientas de personalización cada vez más completas con el fin de que la adaptación
sea más sencilla, al ofrecer una visión tan amplia de los procesos que se llevan a cabo en
un negocio, lo más habitual es que presente carencias específicas de algunos sectores de
actividad que deberán cubrirse con desarrollos personalizados, lo cual acaba disparando el
costo de la implementación de este software.
De manera que si bien el costo de implantación inicial es bajo, muchas de las empresas
que optan por adquirir un ERP horizontal acaban realizando algunas tareas al margen de
este software.
De allí que al evaluar este tipo de solución le empresa deberá analizar cuáles son las áreas
de gestión más importantes para el negocio, y cuáles de estos procesos son los que
tienen más problemas y carencias en su gestión. Con esta información, se puede valorar
si la implementación de un ERP generalista puede solucionar estos aspectos con eficacia o
si, por el contrario, un software de este tipo no significa un avance importante en la gestión
general de la empresa.
En ambos casos, no hay que menospreciar el ritmo de evolución del negocio y de las
necesidades de la empresa, ya que la gran inversión que implica hace indispensable que
pueda ser viable durante un largo periodo de tiempo. En consecuencia, el ERP elegido, sea
horizontal o vertical, debe poder adaptarse a los cambios con la mayor solvencia posible.
Según el tipo de instalación: ERP local vs ERP en la nube
Sin meterse en demasiados detalles ni tecnicismos, un ERP no deja de ser un complejo

sistema informático compuesto de una base de datos, unos programas que proporcionan
unas utilidades (aplicaciones) y otros programas que permiten la entrada, visualización e
interacción con los usuarios (interfaces de usuario). Es decir, un ERP es un software.
Pero como todos sabemos, un software tiene que estar soportado por un hardware,
es decir, por una serie de dispositivos físicos ya sean ordenadores, sistemas de
almacenamiento de datos, redes de comunicación, pantallas, teclados, etc.
La única opción que existía en un comienzo era que el hardware pertenezca a la empresa
cliente y esté bajo su control, ubicado en dependencias de la empresa, con cables que
partían hacia todos los rincones para conectar a los usuarios con los servidores,
conformando una red local operada y administrada por la propia organización, lo que se
conoce como solución on-premise.
Los costos de una solución local se conforman por un precio bajo tarifa de licencia perpetua
(generalmente en función del tamaño de la organización, componentes adquiridos y
número de usuario concurrentes) y tarifas recurrentes para el soporte, capacitación y
actualizaciones.
Por lo tanto, las implantaciones de ERP on-premise se consideran generalmente como un
gasto de capital, ya que se realiza una gran inversión por adelantado dado que el ERP se
instala localmente en los servidores e infraestructura de la empresa y será administrado
técnica y funcionalmente por el personal de TI interno
Pero la opción on-premise ha ido evolucionado a través de los años. A medida que las
conexiones de comunicaciones empezaron a abaratarse, empezó a compensar llevar esos
servidores a otras empresas especializadas en el mantenimiento de sistemas de cómputo,
que cobraban un servicio de mantenimiento, pero el hardware seguía siendo de la empresa.
De este modo el acceso al sistema se realizaba utilizando los servicios de una red pública
(Internet) a través de un navegador y esta opción, ya podríamos considerarla como un
ERP Cloud (“en la nube”) pero en modalidad propietaria, lo que se suele llamar ERP Cloud
Privado.
ERP Cloud en modalidad SaaS
La relevancia que ha tomado el software en la empresa es tal, que una mala elección de
la opción hardware puede tener un impacto en la evolución de nuestra empresa tanto a
nivel financiero como a nivel operativo.
Pues bien, el concepto Cloud, se refiere a la parte física de nuestro ERP, al lugar de
almacenamiento de los datos, es decir, un ordenador ubicado en la nube, no a las
funcionalidades. La siguiente evolución consistió en que el Software ERP se provea como
un servicio, de ahí el concepto SaaS, “Software as a Service”. Un ERP Cloud en Modalidad
SaaS quiere decir que el hardware donde se ejecutan las aplicaciones y los dispositivos
donde se almacenan los datos no nos pertenece, los hemos alquilado a un proveedor de
software y se pagará un canon en concepto de “alquiler” por utilizar las aplicaciones
y por disponer nuestros datos. El ERP y la base de datos son administrados
centralmente (en Internet, en la “nube”) por el proveedor de ERP y accedido por la empresa
cliente utilizando un navegador de internet.
Si bien hoy, en la mayoría de las ocasiones un software tipo Cloud va ligado a una solución
de tipo SaaS, los conceptos no se deben confundir o considerarlos sinónimos. El concepto
SaaS hace referencia al tipo de servicio a recibir, no se pagan licencias por el software, se
paga por tiempo de uso y servicios consumidos, de allí que el mencionado gasto de capital
del ERP on-premise, se transforma en esta modalidad en un gasto operativo, un costo
adicional que la organización continuará pagando.
Cuando se hace mención a un ERP cloud, el tipo de red que suele prestar el servicio a los
usuarios es a través de una red pública, Por este motivo, y habiendo marcado las
diferencias, cuando se utilice la denominación de ERP cloud, estaremos haciendo
referencia a un ERP en modalidad SaaS.
A medida que la transformación digital tome impulso, es esperable que la importancia de
Cloud como plataforma de prestación de servicios vaya en aumento debido a su
escalabilidad y flexibilidad. A pesar del crecimiento que ha tenido, muchos Partners han
tardado en incorporar Cloud a sus modelos de negocio. Ello se debe, en parte, al hecho de
que al principio muchos temían que con Cloud la figura del Partner se viera desplazada, ya
que en la modalidad SaaS el costo inicial es menor y el ciclo de implementación más rápido
temiendo que se redujera la necesidad de los Partners y que mermaran los ingresos
procedentes de sus servicios.
Partner: distribuidor/implementador responsable de la instalación y personalización del ERP que
comercializa el proveedor.
A la hora de considerar restricciones de un ERP en la nube, podemos mencionar que puesto

que sólo existe un modelo de datos que es compartido por todos los clientes, las
“personalización” se hace más difícil. Por lo cual es necesario conocer profundamente que
las funcionalidades del sistema estén alineadas con las necesidades de la empresa, así
como establecer acuerdos del ritmo de evolución del software.
Incluso puede que el proveedor disponga de una solución Enterprise on-premise, y una
solución SaaS con menores prestaciones, determinando que la adopción de esta última
puede implicar carencias funcionales.
Razones para pasarse a la nube
En la actualidad, los ERP online se han impuesto como una solución flexible y más
económica a las necesidades de gestión por parte de empresas de todos los tamaños.
Independientemente del volumen de las organizaciones, muchos propietarios y directivos
apuestan por este tipo de aplicaciones en lugar de decantarse por la inversión y
mantenimiento en sus propias instalaciones en un sistema local.
Ya mencionamos que instalar un ERP on-premise, implica realizar un gasto destinado a la
compra del equipamiento e infraestructura de red, necesario para que la plataforma
funcione de forma óptima así como asumir el costo de las licencias de software
correspondientes y los recursos humanos necesarios que monitoricen los sistemas y alerten
de emergencias, para garantizar la disponibilidad del sistema y los adecuados niveles de

seguridad y privacidad de los datos, quizás 24 horas al día durante todo el año.
El tema de la seguridad es una de las prioridades de toda empresa y en la nube es uno de
los aspectos que mayor debate suscita. Las empresas proveedoras garantizan la seguridad
de los datos dado que cuentan con especialistas tanto en ciberseguridad como en la
protección del servidor. Los datos son la base sobre la que trabajan y, por ello, se encargan
de mantenerlos a salvo con protocolos estrictos de control de acceso a los datos de los
clientes. Pero los clientes de este tipo de servicios se preocupan de que esto sea cierto,
solicitando garantías de la correcta seguridad de todo lo que se almacena en sus sistemas,
ya que en muchas ocasiones la nube no se percibe como lo más seguro.
Un ERP en modalidad SaaS no sólo suele suponer una reducción del presupuesto
necesario para llevar a cabo la implementación del sistema, sino que el incremento de la
demanda es motivado por una de las mayores ventajas a nivel empresarial: la escalabilidad
que permiten. De este modo, ante un proceso de expansión, cuando el negocio crece y se
desarrolla, lo más normal es que aparezcan nuevas necesidades de infraestructura y
funcionalidades y las empresas pueden contar con nuevos recursos informáticos, sin
necesidad de invertir en hardware.
Por ejemplo, supongamos que la empresa tiene una tienda online que está pensada para
una “x” cantidad de ventas. Cómo el número de accesos y ventas aumentan, estiman que
cuando llegue una determinada época del año, debido al rubro de la empresa, habrá un
incremento temporal de la actividad. A la empresa le resultará más sencillo renegociar el
contrato con el proveedor del ERP SaaS para ampliar aspectos como el tamaño del
almacenamiento o potencia de procesamiento para mejorar el rendimiento, que tener que
hacer una inversión extra para aumentar la capacidad de los servidores de un sistema on-
premise.
De esa manera la alternativa SaaS permitiría iniciarse en un entorno controlado y de costo
reducido y con un retorno de la inversión más previsible e inmediato, en contraposición
con los temores de un sobredimensionamiento del proyecto, al elegir la opción de ERP on-
premise.
Además dado que, como ya comentó, este sistema va ligado a un pago mensual en función
de los servicios que se utilicen, estos pueden ampliarse o reducirse según convengan en
cada momento. Y por otro lado, como el pago es por suscripción y periódico, el proveedor
fidelizará al cliente con una buena atención y servicio.
Sin embargo, hay que analizar adecuadamente cual es el tipo de métrica usada para ese
pago: transacciones, usuarios activos, funcionalidades contratadas, capacidad de
procesamiento asegurada, etc. La elección de una métrica u otra puede hacer demasiado
imprevisible estos costos variables. Los costos de las licencias, soporte, mantenimiento,
etc. se reducen ya que se comparten entre los diferentes “inquilinos”.
Asimismo, no será necesario disponer de un lugar con las condiciones idóneas para el
funcionamiento de los servidores o del centro de datos de la empresa. Y tampoco aumenta
el consumo de electricidad, debido a que no usaremos la energía que requieren tanto los
propios servidores como aquellos destinados a asegurar las condiciones de funcionamiento
en las instalaciones. Además hay una mayor disponibilidad del sistema, incluso con un
suministro de energía asegurado incluso ante el caso de que falle la red eléctrica.
Al contratar los servicios de un ERP en la nube pagamos una cuota mensual por el
uso, por lo que mantiene una correlación con la utilidad que le proporciona a la empresa.
Esta variará, generalmente, en función de la cantidad de módulos o aplicaciones que
necesitemos y del número de usuarios que tengan acceso al sistema.
Por otro lado, no tenemos que ocuparnos de acometer la instalación y la configuración de
los servidores y en todo momento contaremos con el asesoramiento del proveedor para
hacer determinadas elecciones técnicas.
Por así decirlo, se da una simbiosis más estrecha con el proveedor, que se hace cargo del
mantenimiento de la plataforma tecnológica y la migración hacia infraestructuras de
vanguardia, disponiendo de actualizaciones y correcciones de la infraestructura en sus
propios servidores que se propagan entre los usuarios automáticamente, frente a la opción
on-premise que requiere gran cantidad de intervenciones por parte del proveedor, con la
consiguiente dispersión de versiones en curso entre sus clientes.
Esta asociación permanente favorece la concentración de esfuerzos por parte de los
responsables directivos y el resto del personal en el desarrollo de otras acciones más
propias de la actividad comercial o productiva que impactan en la cadena de valor de la
empresa.
Complementariamente, los requerimientos formativos son menores en el caso de algunos
proveedores cuando se opta por la versión cloud. En el caso de los operarios técnicos, no
hemos de invertir en su cualificación para hacer frente a los rigores del mantenimiento
de la instalación. Si hablamos de los usuarios finales, estos suelen abrazar con más
facilidad las vistas transaccionales simplificadas de las que algunas soluciones disponen en
su versión en la nube.
Según el modo de producción: Software enlatado o desarrollo medida
Dentro del segmento de las soluciones tecnológicas, la pelea entre los productos
denominados “enlatados” y el software a medida - éste River-Boca tecno- todavía persiste.
Cada uno conserva su respectivo segmento. Sin embargo, la tendencia marca la aparición
de nichos y productos intermedios, haciendo que la cuestión resulte aún más compleja. Y
si bien aparentan ser las dos caras de la misma moneda, la decisión por un programa a
medida y uno de confección no resulta tan lineal.
Básicamente un ERP es un producto o conjunto de soluciones software de un fabricante
que trata de responder a la mayoría de procesos que una empresa necesita, partiendo de
la base de tres premisas:
 Los procesos entre diferentes empresas no deberían de ser demasiado diferentes,
sobre todo en áreas donde la diferenciación no es elevada (finanzas, contabilidad,
logística,…) de manera que por adquirir este producto ya disponemos de los
procesos de negocio básicos (staff) para la empresa.
 Las diferencias entre empresas y negocios se suplen con desarrollos a medida y
configuraciones que “tunean” el ERP estándar para adaptarlo a la empresa, a sus
particularidades. Es decir el mismo programa de gestión integral puede servirnos
para una empresa de distribución minorista con ámbito provincial que para una
multinacional farmacéutica con procesos de fabricación (es un ejemplo llevado a
extremo)
 Los ERP suelen usar tecnologías y disponer de una filosofía 100% orientada a la
gestión de la empresa, de manera que implementar procesos, nuevos campos en
la fichas de productos, clientes, proveedores, informes, etc. debería ser muy
sencillo
Además hay que tener en cuenta que en la práctica los procesos de una empresa A y una
empresa B, de perfiles y sectores distintos, ámbitos nacionales y multinacionales,
multidivisa, etc. no son tan parecidos de manera que, incluso dentro del mismo sector el
ERP no se adapta de igual forma.
Productos enlatados:
Un sistema “enlatado” es un sistema que fue desarrollado con anterioridad por una
empresa proveedora, la cual vende “licencias de uso” del mismo. Tal como cualquier
producto que se “fabrica” atraviesa por distintas etapas antes de ser lanzado al mercado:
diseño, producción y control de calidad.
En muchos casos, los productos enlatados son la solución ideal. Generalmente en aquellos
rubros donde la forma de trabajo es simple, semejante para todas las empresas y en el
cual no hay muchos secretos del negocio. Un ejemplo puede ser un sistema para un
restaurant, un estudio contable o una cadena de tiendas, etc. donde existen numerosos
productos que cubren las necesidades que se puedan tener.
No obstante, podemos encontramos con un sistema enlatado que fue diseñado para
nuestro tipo de negocio, que nos resulta rápido de implementar y comenzar a utilizar, pero
con el paso del tiempo, notamos que hay ciertas costumbres de trabajo que el sistema no
puede resolver. Si este es el caso, ciertos proveedores, permiten modificarlo pero dicha
modificación probablemente tendrá valores altos, relacionados al costo inicial del producto.
Generalmente, la empresa que compra estos productos debe modificar su forma de trabajo
y adaptarse al sistema ya que el software impone pautas organizativas que las empresas
a veces carecen.
Si bien esto puede verse como incorrecto, para muchas empresas, también ayuda a
ordenarlas si es que sus procesos no están bien pensados o son nuevos en el negocio,
dado que estos productos “industrializados”, hoy en día, están desarrollados a partir de las
mejores prácticas organizacionales, por grupos de desarrollo interdisciplinares y con el

aporte de cientos de clientes que lo usan.
No obstante son productos que no permiten realizar cambios en cuanto a su arquitectura
interna, manejo de las bases de datos o estructuras de datos, al no contar con sus
programas fuentes, lo cual le quita flexibilidad.
En el momento en que la empresa ya tiene un nivel de desarrollo mayor y está preparada
para solicitar funcionalidades al sistema que generen valor para su negocio o simplemente,
quiera mejorar los procesos internos para gastar menos y aumentar la productividad,
quizás desee diferenciarse del resto y pensar en una solución a medida.
Por otro lado, la decisión de cambio pueda ir de la mano con la dimensión de la empresa.
Las empresas pequeñas y medianas, muchas veces, tienen una relación presupuesto-
beneficio que hace que la mejor solución sea un software enlatado o un contrato de SaaS
(el modelo del software como un servicio), mientras que en las empresas grandes
dispongan de presupuestos para evaluar la opción de desarrollos a medida.
Más allá de la dicotomía enlatado vs a medida, hay una tendencia a ofrecer productos
“parametrizables”, buscando conjugar ambos segmentos. Las empresas buscan sistemas
integrales que les permitan acceder rápidamente a una librería de funcionalidades y pueda
complementarse con nuevos desarrollos.
De allí que muchos proveedores ofrecen una combinación de estos dos tipos de sistemas
y sobre la base de un producto ya testeado e implementado en varias empresas, realizan
modificaciones y ajustes requeridos por el cliente.
ERP a medida
Un software a medida es un trabajo que se encarga a un tercero con la esperanza de

lograr un software que se adapte a la empresa. El tercero puede ser un programador, un
grupo de programadores, el departamento de sistemas de la compañía o una empresa que
fabrica software. En el imaginario del que financia este trabajo residen ideas parecidas a:
 He creado esta organización de la nada, llevo años haciéndola crecer, he diseñado
cada uno de los procesos existentes y sé que funcionan ¿Porque los debo cambiar?
 Mi empresa es única en su género. Lo que nosotros hacemos no lo hace nadie.
El software a medida se hace entre dos partes: el que dice lo que necesita y el que lo
hace de acuerdo a lo que le piden. Si el que pide cree saber lo que solicita, el que hace
cree entregar lo correcto.
Decidirse por un ERP a medida sería la opción más recomendable principalmente en los
siguientes casos:
 Tu empresa pertenece a un nicho de mercado muy especializado para el que no se
encuentra un software que cumpla las especificaciones, y por lo tanto, hay que
hacer grandes desarrollos sobre uno ya preexistente para su adaptación.
 Cuentas con procedimientos muy definidos y determinados y no deseas tener que
cambiarlos.
 Deseas mantener líneas de trabajo propias de la empresa, lo que te da una ventaja
competitiva en tu mercado.
 Dispones de los recursos necesarios en tu empresa para el mantenimiento de tu
ERP a medida (como un departamento de informática eficiente).
En cualquier otro caso, podemos quedar condenados a la obsolescencia del producto debido
a la dificultad por parte del proveedor de mantener software personalizado para cada
empresa.
Un software a medida será realizado relevando los procesos de la empresa y el resultado

de su funcionalidad será tan bueno o tan malo como los mismos procesos relevados. Los
sistemas resultantes reflejarán, en sus funciones, las limitaciones de esas mismas prácticas
manuales, con lo que se pierde una extraordinaria oportunidad de organizar la empresa
por medio del sistema.
En los productos a medida, una de las ventajas es que la adecuación del software al negocio
del cliente es máxima. Por lo general, la propiedad del código fuente queda para la empresa
contratante, de manera que puede realizar mejoras al software contratando a otra
empresa. , mientras que, a la hora de observar las desventajas, resalta su mayor costo
inicial, si sólo comparamos los costos de adquisición (ver Costo total de Propiedad) y los
tiempos de implementación que son más extensos. : La cotización se realiza de acuerdo a
cada funcionalidad y se cobra por las horas de programación que lleve y suele pagarse por
cada funcionalidad extra.
Ante cualquier eventualidad o cualquier situación que implique un cambio en el sistema, al
contar con la gente que lo desarrolló, podrá agilizarse la modificación y será menos costosa.
Esto le otorga mayor flexibilización a la hora de hacer cambios, lo cual contribuye a
incrementar la satisfacción del usuario interno al poder adaptar el software a sus
necesidades internas, y además permite de esta forma que el sistema informático sea más
“amigable” para el consumidor final.
Se basan en un contrato de desarrollo que estipula tiempos, funcionalidad, servicios
postventa, como se cobra – horas hombre de programación o solución llave en mano -,
documentación, posesión de los códigos fuente, actualizaciones, mantenimiento, etc.
En el diseño de esta solución se considera la infraestructura informática de la empresa y,
de este modo, no supone un costo adicional en la ampliación de la misma y se diseña con
tecnología adecuada que no comprometa el crecimiento futuro.
Se reducen los tiempos de formación y adaptación al cambio. Gracias a ser desarrollado
con las necesidades específicas de la empresa, su uso es más sencillo y adaptado.
Actividades:
Se recomienda acceder a los sitios web de diferentes proveedores de software ERP

en argentina, y relevar si su oferta incluye productos ERP, si son on-premise, en
la nube, horizontales, verticales, desarrollos estándar y a medida, etc. Asimismo,
en los sitios web encontrarán información de sistemas ERP que les permitirán
complementar el material.
www.sap.com/latinamerica
www.oracle.com/ar
www.bas.com.ar (Buenos Aires Software)
https://es.totvs.com/
www.calipso.com
www.axoft.com (Sistema Tango Gestión)
www.regisoft.com.ar
www.holistor.com.ar
Bibliografía utilizada:
 www.evaluandoerp.com
 www.datadec.es
 www.iprofesional.com
 “Software ERP. El Nuevo Gran Hermano de las Organizaciones”. Versión Educativa.
Pablo Iacub. Editorial Autores de Argentina. 2015. Buenos Aires.

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