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MANUAL DE GESTION DEL MANTENIMIENTO
Gestión Servicios Externos F. Actualización
Gestión de Materiales
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ESTANDAR DE MANTENIMIENTO

MANUAL GESTION DE
MANTENIMIENTO

GESTION DE MATERIALES Y
SERVICIOS EXTERNOS

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción
2. Objetivo
3. Alcance
4. Definiciones
5. Misión
6. Visión
7. Políticas
8. Objetivo General área de mantenimiento
9. Objetivos específicos área de mantenimiento
10. Estrategias del área de mantenimiento
10.1 Estrategia de Mantenimiento Preventivo
10.2 Estrategia de Mantenimiento Correctivo
11. Responsabilidades
12. Organización Del Mantenimiento
13. Carta RACI
14. Análisis DOFA
15. Estrategias y Políticas de Mantenimiento
15.1 Gestión de Materiales
15.2 Gestión de Servicios Externos
16. KPIs y KRIs
17. Flujogramas De proceso

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Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
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1. INTRODUCCION
Las industrias deben implementar procedimientos y/o programas detallados de
mantenimiento para su maquinaria, infraestructura y equipos con el fin de describir y
especificar en ellos los elementos disponibles, los controles que deben realizarse, quien
debe ejecutarlos y las medidas a adoptar en caso de que se presenten defectos en el
proceso o en los equipos.
El Manual de mantenimiento es un instructivo que nos orienta e informa sobre las
directrices, pasos y procedimientos en el área de mantenimiento y como tal debe ser
divulgado a todo el personal involucrado, su correcta aplicación radicara en que sea
adoptado como una herramienta formal en el área para ejecutar todos los procesos que
involucren el área de mantenimiento.

2. OBJETIVO
Definir un procedimiento organizado en el que se pueda consultar las directrices a seguir
por parte del personal y todas las partes involucradas en temas como políticas,
metodologías, técnicas, procesos, roles y responsabilidades de los mismos dentro del
sistema de gestión del mantenimiento.

3. ALCANCE

Este documento aplica para todas las personas, empleados, contratistas y partes
involucradas o interesadas en el área de mantenimiento que laboran en las industrias
alimenticias.

4. DEFINICIONES

MANTENIMIENTO: El mantenimiento es un conjunto dc actividades que deben


realizarse a instalaciones y equipos, con el fin de corregir o prevenir fallas, buscando
que estos continúen prestando el servicio para lo que están diseñados.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: mantenimiento basado en la corrección de una falla
a avería que se presente en determinado momento.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: mantenimiento basado en labores que se realizan
antes de que ocurra un desperfecto en la maquinaria, todo esto ocurre bajo condiciones
controladas en la empresa.
EQUIPOS Y MAQUINARIA: Conjunto de equipos en uso por la industria de alimentos,
bebidas y servicios de alimentación que puede tener o no piezas en contacto directo con
el alimento. Entre los equipos y maquinaria están los operarios para realizar las

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actividades unitarias en las industrias de alimentos, como las picadoras, molinos,


troceadoras, marmitas, escaldadores, batidoras, mezcladoras, bandas transportadoras
entre otros.
MATERIALES APTOS PARA ESTAR EN CONTACTO CON ALIMENTOS: Materiales
regulados por las Resoluciones: 683 de 2012, 4142 de 2012 y 4143 de 2012 y/o las
listas positivas de la FDA (Food and Drug Administration), Estados Unidos (EU); CE
(Unión Europea o Estados Miembro de la Unión Europea) o Mercosur; los cuales cumplen
los requisitos para que al estar en contacto directo con el alimento no se generen riesgos
de inocuidad.

5. MISION

Ser el departamento de mantenimiento pionero en implementar y mejorar en forma


continua la estrategia de mantenimiento para asegurar el máximo beneficio a nuestros
clientes mediante prácticas innovadoras, económicas y seguras.
El éxito de nuestra misión está asegurado por la calidad de nuestro departamento técnico
y se verá reflejado en la calidad y cadena productiva de nuestra organización.

6. VISION
En cinco años ser el departamento líder en mantenimiento preventivo y correctivo dentro
de la organización caracterizándonos por nuestro servicio y soluciones efectivas de
tiempo completo con altos niveles de confiabilidad, calidad y eficiencia, así como la
constante actualización en el desarrollo de tecnologías, soluciones y capacitaciones de
nuestro personal.

7. POLITICAS

Políticas de mantenimiento correctivo (CM): Reparar un equipo cuando se identifica


una avería y ser restablecido de forma inmediata, sin afectar el tiempo de entrega de
producción. Atender efectiva y oportunamente todas las emergencias, contingencias y
crisis.

Políticas de mantenimiento preventivo (PM): Mantener los equipos en el estado


técnico necesario para su correcto funcionamiento.

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Política Ambiental: se debe de tener un registro que permita identificar todos los
aspectos ambientales y establecer las acciones para su control operacional.
Determinando equipos y procesos críticos.
Política de Calidad: Implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad
basado en la norma ISO9001:2015, garantizando los medios humanos, materiales y
organizativos que permitan el cumplimiento de esta.
Política de SST: El departamento de Mantenimiento está comprometido con promover
y mantener una cultura de seguridad y salud laboral como valor y principio de actuación,
es una responsabilidad por convicción de todo el personal de mantenimiento, que se
refleja en el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en la legislación
colombiana vigente con el objetivo de convertirnos en el departamento líder en materia
de Prevención de Riesgos Laborales.

8. OBJETIVO GENERAL AREA DE MANTENIMIENTO


Establecer una serie de normas o pautas, procesos y tipos de mantenimiento a aplicar,
de forma adecuada para procurar maximizar la disponibilidad y confiabilidad de la
maquinaria, con el fin de cumplir los requerimientos de fabricación bajo los parámetros
de calidad y capacidad para los que fueron diseñados, procurando el mayor ahorro
posible de recursos, garantizando la seguridad del personal y minimizando el impacto al
medio ambiente.

9. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL AREA DE MANTENIMIENTO

▪ Proporcionar conceptos, conocimientos, ayudas y pautas sobre gestión del


mantenimiento dentro de la organización.

▪ Establecer métodos y guías para realizar una mejora en la ejecución y gestión del
mantenimiento.

▪ Conservar de forma operable con total eficiencia y eficacia los activos fijos de la
organización manteniendo la calidad y eficacia en la producción.

▪ Determinar y establecer los centros de costos con el fin de tener la información


necesaria para realizar el presupuesto de mantenimiento para a futuro reducir los
costos y tiempos de paro en la maquinaria.

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▪ Garantizar la seguridad del personal y mejorar la capacidad de trabajo en equipo.

▪ Crear y garantizar un plan de capacitaciones para el personal técnico y operario.

10.ESTRATEGIAS DEL AREA DE MANTENIMIENTO

La estrategia del departamento de mantenimiento se basa en mejorar la productividad


y reducir costos mediante el uso de los diferentes tipos de mantenimiento de acuerdo a
las condiciones que se presenten para disminuir el tiempo de paro de la maquinaria.

▪ Para establecer las estrategias de mantenimiento actual, se definieron los equipos


pertenecientes a la organización con la ayuda de un grupo de personas especializadas,
o miembros del grupo de confiabilidad de la empresa, mantenimiento, producción o
ingeniería.

▪ Se implementará un análisis crítico, ya que los equipos tienen un nivel de


importancia en la cadena de producción, por lo tanto, se hace uso de la matriz de
criticidad (Formato MC-001) o riesgo crítico, herramienta útil para evaluar,
categorizar y priorizar la necesidad de los activos.
En esta matriz se deberá incluir los costos de mantenimiento y el costo asociado a la
pérdida de producción.

Una vez se tenga la clasificación de criticidad podemos evaluar las estrategias de


mantenimiento, en este caso serán:
10.1 Estrategia de mantenimiento preventivo: Un plan de mantenimiento
preventivo lo más equilibrado posible, protege los activos claves de la empresa, reduce
los costes de mantenimiento y garantiza que todo opere de manera correcta.

Definir cuál de los dos tipos de mantenimiento preventivo se a usar:


• Basado en el tiempo (time-based).
• Basado en la utilización (usage-based).

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1. Definir objetivos y prioridades: Tener objetivos claros es primordial, porque sin


ellos no podrás establecer prioridades, y sin prioridades no puedes asignar recursos.

Se deberá de tener en cuenta también en qué ha fallado para lograr esos objetivos.
¿Faltan técnicos? ¿Falta la comunicación entre departamentos? ¿Has incumplido los
plazos? ¿No tenías piezas de repuesto para arreglar la avería? ¿El actual software de
mantenimiento es insuficiente? ¿O es que la avería no se podía prevenir en absoluto?

2. Hacer un inventario de activos y tareas: El segundo paso del plan de


mantenimiento preventivo consiste en trazar un mapa de los activos, divididos por
familias de equipos.

Se deberá de tener en cuenta:


• Plazos de garantía
• Las recomendaciones del fabricante o el manual de usuario para el mantenimiento
del equipo (por ejemplo, frecuencia de mantenimiento, vida útil prevista, condiciones
óptimas de temperatura y humedad, contactos del fabricante)
• Datos de controles anteriores para verificar el funcionamiento del equipo
• Datos de reparaciones anteriores, especialmente si se han sustituido piezas
• Criticidad del activo
• Requisitos legales.

3. Gestionar prioridades y recursos:


En este paso se deben de priorizar los objetivos a corto plazo en función del tiempo y
de los recursos.
Se debe de tener en cuenta las acciones de mantenimiento preventivo en los activos
más críticos (Según la matriz de criticidad), cuya avería afecta más a nuestros
objetivos, las acciones de mantenimiento preventivo en activos importantes para la
empresa, pero cuya eventual avería afecta menos al funcionamiento normal de la
misma, acciones de mantenimiento failure-finding (pruebas y verificaciones) en activos
críticos, todas las demás acciones de mantenimiento preventivo y de mantenimiento
basado en la condición de los activos menos críticos y mantenimiento correctivo
programado (activos menos críticos, de clase C, que no justifican la inversión en
mantenimiento preventivo).

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4. Crear KPIs para el plan de mantenimiento preventivo:


Para saber si los anteriores pasos se han realizado bien se deben de definir a
priori los indicadores de rendimiento (KPIs) para seguir el progreso y la eficacia del plan
de mantenimiento.

▪ Porcentaje de mantenimiento preventivo.


▪ Índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo.
▪ Eficacia general del equipo.
▪ El porcentaje crítico de mantenimiento programado.
▪ Tiempo medio entre averías.
▪ Coste total con el mantenimiento (incluyendo mano de obra, materiales,
contratos de mantenimiento) y, por supuesto, el retorno de la inversión.

5. Revisar y mejorar: Cuestionarse si realmente es lo que se espera o hace falta una


mejor gestión.

10.2 Estrategia de mantenimiento correctivo: Un plan de mantenimiento


correctivo es resolver problemas a medida que surgen.

Definir cuál de los dos tipos de mantenimiento correctivo se a usar:

• Mantenimiento correctivo planificado.


• Mantenimiento correctivo no planificado.

Además de que esto también depende de la importancia de la avería que se debe de


corregir.

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Este mantenimiento se controla por medio de una orden de trabajo que se genera desde
el primer momento en que se recibe la alerta de avería. El cual se debe de atender de
manera inmediata.

1. Orden de servicio
Se genera para planificar y controlar el trabajo y los costos generados.

2. Reporte de Reparación.
Formato que se diligencia para estos trabajos para analizar la solución de la avería.
Dentro de la estrategia correctiva se deben de tener unas prioridades:
Prioridad 1: inmediato, que serían aquellos trabajos que se deben de realizar lo antes
posible, pero con la aprobación del responsable de mantenimiento.
Prioridad 2: urgente, que son aquellas averías que se deben de realizar lo antes
posible con convenio de turno y aprobación del responsable de mantenimiento o
supervisor.
Prioridad 3: normal, trabajos que se realizan sin convenio de turno, y requiere la
aprobación del supervisor de área.

3.Hojas de vida o registro de equipos.


Esta documentación técnica es una información vital a la hora de establecer la prioridad
en la avería, además de brinda la información necesaria como lo son lista de piezas y
repuestos.

11.RESPONSABILIDADES
G erente de Di rector de J ef e de Pl a nea dor de Supervi s or de T ecni cos de
N oti f i ca dor
f a bri ca Ma nteni m i ento Ma nteni m i ento Ma nteni m i ento Ma nteni m i ento m a nteni m i ento
Ejecutar labores variadas
relacionadas con la
Asegura el correcto distribución de Coordinar, asignar,
funcionamiento de las documentos y ejecutar y supervisar la Deben asegurarse de
Tiene la
líneas de producción, se encarga de: · Desarrollar un notificaciones emitidas debida ejecución de los que los equipos
responsabilidad de
supervisar el trabajo plan de mantención. · por las diferentes programas de utilizados en las
asegurar el plan
de producción, El Jefe de Mantenimiento Actualizar la información unidades administrativas mantenimiento industrias
de mantenimiento pre
resolver problemas tiene como deber técnica de los equipos, las correctivo, preventivo y manufactureras y de
ventivo y predictivo de
que se presente en solucionar los problemas especificaciones y el listado de predictivo que se realizan procesamiento
todas las instalaciones
maquinaria y técnicos que suceden en repuestos en los sistemas, funcionan
de la empresa
herramientas de la planta en tiempo maquinarias y equipos del correctamente y de
trabajo. récord, con el fin de proceso a su cargo manera eficiente.
mantener la producción Diagnostican y reparan
en orden. averías

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
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Com pr a dor de Re c i bi dor de De s pa c ha dor de Com pr a dor de


J e f e de Com pr a s Ma teri a l es Ma teri a l es Ma teri a l es s e r vi c i os

Responsable de la Responsable de la
adquisición de adquisición de
mercancías, cotizar mercancías, cotizar
Es el que se encarga materiales especiales Su funcion es organizar, materiales especiales
de comprar aquellos verificando los controlar y recepcionar verificando los productos
bienes que la empresa productos y servicios, en el almacen los y servicios, generar y
necesita, tanto para generar y brindar materiales que han sido Recibir y despachar pedidos de brindar seguimiento
revender, como seguimiento órdenes adquiridos a un productos o entregas órdenes de compra,
para hacer uso de los de compra, mantener proveedor para que sean mantener niveles de
mismos por parte de niveles de inventario clasificados y inventario óptimos,
los trabajadores. óptimos, seguimiento controlados seguimiento de BKO,
de BKO, evaluación, evaluación, selección y
selección y desarrollo desarrollo de
de proveedores. proveedores.

Director de Supervisor de Coordinador de Supervisor de Planeador de


Jefe de Proceso Operarios de Proceso Inocuidad Inocuidad Tecnico de L&S
Proceso Proceso Inocuidad

Encargado de todo lo
Participar directamente en el Limpieza de suelos,
Responsable de referente a
proceso de producción, muebles y cristales.
Dirigir y controlar los asegurar la los procesos productivos Coordinar esfuerzos y Ejecutar informes
manejar las maquinarias y son responsables de Generalmente esto
procesos de acuerdo construcción y para lograr la eficiencia y recursos para la solución diarios de control de
herramientas especificas y supervisar los estándares se basa en barrer,
a los requisitos monitoreo de los productos de calidad. de deficiencias o no indicadores del
necesarias para lograr la y prácticas generales de fregar, quitar el
establecidos para los indicadores de siguientes áreas: de conformidades Sistema Integrado de
transformación de producto, seguridad alimentaria en polvo, entre otros.
productos, servicios, desempeño de Producción, de Compras encontradas en Gestión (BSC,
interpretar planos, gráficos de un negocio de alimentos Vaciado de papeleras
procesos y materias los procesos que se y Ventas, de auditorías externas e Mininegocios, MTD3,
diseño y entender los planes de o eliminación de
estén trabajando Mantenimiento y internas al sistema de Inocuidad Alimentaria
producción residuos.
Almacén Inocuidad y Clean Up)

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Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
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12.ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO

La Estructura organizacional del departamento de mantenimiento es de


forma matricial

Nuestro modelo de organización se basa en la agrupación de recursos y materiales para


tareas específicas o proyectos.
Se tienen dos jefes: uno general y otro que ejerce como responsable de la labor
específica.
La estructura matricial es perfecta para una gestión eficaz de nuestros recursos.
Además, es un ingrediente para la motivación y el fortalecimiento de los equipos

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13.CARTA RACI

Comprometido Hace la Tarea C


Responsable Es Propietario de la Tarea R
Consultado Asiste C
Informado Se Mantiene Al Tanto I

MANUAL DE MANTENIMIENTO CODIGO DEL


DOCUMENTO Y
LOGO CARTA RACI FECHA DE
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES POR ROLES ACTUALIZACION

RESPONSABLES

Supervisor de Mantenimiento
Planeador de Mantenimiento

Tecnicos de mantenimiento
Director de Mantenimiento

Despachador de Materiales
Coordinador de Inocuidad

Comprador de Materiales
Supervisor de Inocuidad
Planeador de Inocuidad

Comprador de servicios
Recibidor de Materiales
Jefe de Mantenimiento

Supervisor de Proceso
Operarios de Proceso
Director de Proceso
Gerente de fabrica

Jefe de Compras
Jefe de Proceso

Tecnico de L&S
Notificador
ACTIVIDADES
INGRESO DE Revision de Equipos Nuevos en lineas de proceso I R C R C
EQUIPOS NUEVOS
Revision de catalogos y creacion de planes de mtto R C I
Cronograma de mantenimiento Planeado (Mes) R C R I I I
Liberacion de Ordenes de mantenimiento R
Impesion de Ordenes de Mantenimiento R
Entrega de Ordenes de mantenimiento I R
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y PREDICTIVO

Solicitud de Materiales al Almacen I C C I


Compra de Materiales idoneos I C R C
Recepcion Adecuada de Materiales R C
Solicitud de entrega de materiales para la Labor C
Entrega de Materiales para la Labor R C
Ejecucion de Ordenes de Mantenimiento I C I C
Revision de la ejecucion correcta de la labor R C
Diligenciamiento de la Orden de la Labor C
Recibo conforme de las tareas ejecutadas R C
Limpieza y Sanetizacion de equipos R C C
Recibo conforme de la limpieza y Sanetizacion R C
Notificacion del tiempo ejecutado en la labor R I C
Lectura de la Orden, cierre y reprogramacion del plan R C
Revision de planes de mantenimiento (cada 5 años) R C C C C
Revision de materiales estrategicos y de stock R C C I C
Revision de Hojas de ruta y tiempos establecidos R C C C C C
Administracion de datos maestros de SAP R C
Creacion de avisos de mantenimiento (Averaias, Mejoras, SST) I C I C
Tratamiento de Avisos C C
Conversion de avisos a Ordenes C
Liberacion de Ordenes de mantenimiento R C I C
Impesion de Ordenes de Mantenimiento R
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Entrega de Ordenes de mantenimiento I R


Solicitud de Materiales al Almacen I C C I
Compra de Materiales idoneos I C R C
Recepcion Adecuada de Materiales R C
Solicitud de entrega de materiales para la Labor C
Entrega de Materiales para la Labor R C
Ejecucion de Ordenes de Mantenimiento I C I C
Revision de la ejecucion correcta de la labor R C
Limpieza y Sanetizacion de equipos R C C
Recibo conforme de la limpieza y Sanetizacion R C
Diligenciamiento de la Orden de la Labor C
Recibo conforme de las tareas ejecutadas R C
Notificacion del tiempo ejecutado en la labor R I C
Lectura de la Orden, cierre y reprogramacion del plan R C
Creacion de avisos de mantenimiento (Servicio Externo) I C I C
LABORES QUE REQUIEREN SERVICIOS EXTERNOS
(Obra Civil - Techos - Cubiertas - Proyectos -

Tratamiento de Avisos C C
Conversion de avisos a Ordenes C
Liberacion de Ordenes de mantenimiento R C I C
Impesion de Ordenes de Mantenimiento R
Infraestructura)

Entrega de Ordenes de mantenimiento I R


Solicitud de cotizacion para servicio externo R C I I
Solicitar visitas tecnicas y ofertas del servicio I R C
Comparar ofertas y sugerir la mejor oferta financiera I R C
Comparar ofertas y sugerir la mejor oferta tecnica R C I
Escoger la mejor Oferta para ejecutar la labor C
Recibir el trabajo ejecutado a conformidad R C I
Diligenciamiento de la Orden de la Labor C
Notificacion del tiempo ejecutado en la labor R I C
Lectura de la Orden, cierre y reprogramacion del plan R C

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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14.DOFA DEL AREA DE MANTENIMIENTO

•Al to Pers onal con conocimientos tecnicos y •Fa l ta de capacitaciones y


experiencia en la maquinaria de la industria a ctul izaciones al personal tecnico
a l imenticia •Equi pos y herramientas
•Es tructura Orga nizaciónal definida des actualizados y obsoletos
•Recurs os economicos para implementar •Ma tri z de roles y res ponsabilidades
Factores Internos es tra tegias y politicas de mantenimiento del area de mantenimiento no
•Dota cion de recursos materiales necesarios defi nida
•Productos i nnovadores y de poca •Procedi miento de contratistas y
competencia en el mercado ges tion de materiales desactualizado.

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

•Apoyo tecnico en personal externo de •Poco pers onal contratista en el


l a empresa. merca do para labores de
• As i stencia tecnica a l personal de ma ntenimiento externo
ma ntenimiento via on line. •Ma teri as Pri mas que se agotan
• Pos i bilidades de a dquiir repuestos cons tantemente
equivalentes a los originales
Factores Externos •Al ta s normas regulatorias para l as
i ndustrias alimenticias.

OPORTUNIDADES
AMENAZAS (A)
(O)

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Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
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15.ESTRATEGIAS Y POLITICAS DE MANTENIMIENTO

15.1 Gestión de Materiales

• Política
Nuestra política se enfoca en dar solución a todos los requerimientos de cada área o
proceso de la compañía a nivel de compra de materiales, elementos, repuestos, activos
etc. Dando prioridad a la calidad, tiempo y precio de los elementos adquiridos.
• Objetivo
Su principal objetivo es garantizar la cadena de suministros, manteniendo un stock
mínimo requeridas para garantizar el correcto flujo de cada área o proceso de la
compañía así evitando paradas por desabastecimiento.
• Estrategias:
Como estrategia se establece una clasificación que consta de
Según su criticidad para el proceso
• Repuestos o materiales que son necesarios tener un stock en planta
• Repuestos o materiales que no son necesarios tener en planta, pero si es
necesario tener identificado al proveedor, disponibilidad, precio y plazo de
entrega.
• Repuestos o materiales de fácil rotación a los cuales no es requerido una
planificación en torno a ellos.
Según su disponibilidad
• repuestos o materiales genéricos. Son aquellos que se pueden reemplazar por
otra marca o proveedor.
• Repuestos o materiales estándar. Son aquellos que se pueden adquirir con
varios proveedores especializados.
• Repuestos o materiales específicos. Son aquellos que solo pueden ser
adquiridos por el fabricante del equipo.
• Repuestos o materiales alternativos. Son aquellos repuestos específicos que
pueden ser fabricados o replicados a medida por otro fabricante.
Criterios para tener en cuenta en la selección y compra de los repuestos o
materiales
• Criticidad del equipo
• Consumo periódico
• Plazo de entrega
• Costo del repuesto

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Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
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• Costo de la parada del equipo


• Atención del proveedor
• Alternativas que ofrece el mercado
Procedimiento para la compra de repuestos o materiales
1. Codificación del repuesto o material:
En sistema se debe realizar la correcta codificación del repuestos, material o
activo teniendo en cuanta a que equipo o proceso pertenece
2. Realizar la solicitud de compra:
En sistema se debe diligenciar el tipo de solicitud de compra teniendo en
cuenta la naturaleza de su proceso ejemplo si es compra de repuesto, compra
de activos, compra de insumos y se debe justificar su compra
3. Cotización del repuesto:
Como mínimo se debe presentar tres proveedores identificando los criterios de
selección y compra de los repuestos y materiales antes mencionados
4. Selección de la mejor cotización
5. Compra del repuesto o material
6. Llegada del repuesto:
Se debe realizar una revisión de sus características con lo solicitud de compra,
Ingreso a almacén por sistema
7. Salida de almacén: En sistema se debe realizar la salida del sistema
especificando el centro de costo a la cual se va cargar el costo del repuesto o
material.

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
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15.2 Gestión de Servicios Externos

• Políticas para el manejo de servicios externos (contratistas y proveedores)

✓ Todo proveedor o contratista debe estar legalmente constituido y este a su vez


no debe presentar antecedentes judiciales.
✓ Todo proveedor o contratista debe cumplir con las distintas políticas internas de
cada área de la compañía tales como seguridad y salud en el trabajo,
ambientales, financieras políticas internas del departamento de mantenimiento
etc.
✓ Todo proveedor o contratista dentro de la compañía debe fomentar una cultura
de auto cuidado personal y de los bienes, equipos e infraestructura de la
compañía.

• Objetivo
Dar cumplimiento a las solicitudes de trabajo requeridas en temas de mantenimientos
preventivos, correctivos, nuevos proyectos y actualizaciones o mejoras a los equipos
donde dichos trabajos no estén contemplados dentro del alcance del departamento de
mantenimiento
• Estrategias:
Para dar cumplimiento a las políticas establecidas se plantea las siguientes estrategias
• Se solicitará al contratista o proveedor toda la documentación requerida para
realizar el proceso de creación dentro de un tiempo no mayor a 5 días hábiles
• Se someterá a los contratistas a un filtro de capacitaciones donde se le dará
a conocer las distintas políticas internas de las áreas involucradas.
• Realización de evaluación para determinar la claridad de los conceptos
tratados en el filtro de capacitaciones.
• Posterior a la aprobación de la evaluación se expedirá un carnet con vigencia
de 1 año donde demuestre que el contratista o proveedor es acto para laborar
dentro de la compañía.
• Se realizarán inspecciones en las áreas donde se esté realizando los trabajos
por parte del personal de seguridad y salud en el trabajo y el personal
responsable de la labor por parte de mantenimiento.

Criterios para la selección del contratista


• según el tamaño de la organización
• Experiencia en el área

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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• Diferentes actividades que realice el contratista


• Nivel de riesgo del trabajo a realizar
• Costos del servicio
Procedimiento para la solicitud de Servicio Externo
• Determinarla actividad que va realizar:
Se establece si la actividad es un mantenimiento preventivo, correctivo, mejora
a equipos o nuevos proyectos.
• Realizar la solicitud en sistema:
En sistema se carga la solicitud de compra del servicio especificando la
actividad a realizar y su alcance en la obra
• Solicitud de cotización:
Según la actividad a realizar si es un trabajo específico donde solo se tenga un
contratista por equipo se solicitará una cotización, si es una actividad general se
solicitara como mínimo dos cotizaciones.
• Aprobación de la mejor cotización
• Realización de la actividad contratada
• Entrega formal de la actividad:
El contratista debe diligenciar un acta de entrega donde esta debe ser firmada
por el encargado del seguimiento de la actividad y esta debe ser firmada a
satisfacción.
• Facturación del servicio prestado por parte del contratista

16. KPI’s y KRI’s

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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Los indicadores de proceso e indicadores de resultados son los encargados de trazar el


camino hacia la consecución de los objetivos deseados por el área de mantenimiento.

Para el área de mantenimiento se tienen los siguientes Indicadores:

% trabajo Transacción:
Mensual
Urgente SAP IW38

Backlog
Transacción:
Estimado en Semanal
SAP IW38
Semanas
KPI’s
Horas Invertidas
Transacción:
en Tipo de Mensual
SAP IW47
Mantenimiento
Cumplimiento
Transacción:
del plan Mensual
OBJETIVOS SAP IW38
Preventivo

Tiempo Perdido Mensual SIGIN

Costo de Informe de
KRI’s Mensual
Mantenimiento Costos

Cumplimiento
Informe de
del plan Semanal
Producción
productivo
Fichas Técnicas:
Anexo1: % de Trabajo Urgente
Anexo 2: Backlog estimado en semanas
Anexo 3: Horas invertidas en tipo de mantenimiento
Anexo 4: Cumplimiento del plan preventivo
Anexo 5: Tiempo perdido
Anexo 6: Costo de mantenimiento
Anexo 7: Cumplimiento del plan productivo

17. FLUJOGRAMA Del PROCESO

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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ANEXOS

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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Anexo 1
CGA-ind-001
TIEMPO PERDIDO Noviembre de 2021
Ficha Técnica de Indicador Act. No. 00

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN
Nombre del Indicador: Tiempo Perdido % Tiempo Hábil Código del Indicador: GFA-PRO-IND-001
Objetivo / Descripción: Controlar el tiempo perdido del proceso causado por Mantenimiento
Nivel: KRI Entorno: Disponibilidad Responsable: Director de Mantenimiento
Objetivo Estratégico: Conservar de forma operable con total eficiencia y eficacia los activos fijos de la organización manteniendo la calidad y eficacia en la producción

Nombre del Macroproceso: Nombre del Proceso / Subproceso:

B. MEDICIÓN
Área Fuente de la Información: Div.Control Calidad Responsable: Director de Control Calidad
Responsable del Cálculo: Analista de Calidad Frecuencia del Cálculo: Mensual
Fórmula para Calcular el Indicador: Unidad Escala Valor Característica de Calidad
RANGOS DE CONTROL Y PUNTAJE de Medida
% %Cumpl. Ptos. Meta 2021 0,55
0,83 50% 60 Notable 0,52 Entre más bajo este valor, mejor para el
0,82 59% 70 Excelente 0,44 indicador
0,77 60% 80 Regular 0,66
0,66 80% 90 % Deficiente 0,82
Entre más alto este valor, peor para el indicador

0,55 100% 100 Entre más exacto o nominal el valor, mejor para
0,52 106% 110 el indicador.
0,44 120% 120

Observaciones para el Cálculo

C. RESULTADOS
Año Meta Resultado Evolución Histórica del Indicador Evolución Año 2021 Ppto. vs Real Tendencia Mensual
Año 2009 0,60 0,60 Mes Ppto. Real
0,7 Ppto. Real
Año 2010 0,60 0,62 Enero 0,55 0,56 Real
0,70 0,6
Año 2011 0,60 0,63 Febrero 0,55 0,48 0,7
0,60
Año 2012 0,60 0,58 0,50 Marzo 0,55 0,49 0,5 0,6
Año 2013 0,60 0,57 0,40 Abril 0,55 0,58
0,4 0,5
0,30
Año 2014 0,60 0,45 0,20 Mayo 0,55 0,3 0,4
0,10 0,3
Año 2015 0,55 0,51 Junio 0,55 0,54
0,3
0,00
Año 2016 0,55 0,52 Julio 0,55 0,53 0,2
Año 2009
Año 2010
Año 2011
Año 2012
Año 2013
Año 2014
Año 2015
Año 2016
Año 2017
Año 2018
Año 2019
Año 2020
Año 2021

0,2
Año 2017 0,55 0,40 Agosto 0,55 0,51
0,1 0,1
Año 2018 0,55 0,45 Septiembre 0,55 0,52
0 0
Año 2019 0,55 0,45 Octubre 0,55 0,56

Noviembre
Abril
May o
Junio
Febrero

Septiembre
Julio

Diciembre
Enero

Octubre
Marzo

Agosto
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Marzo

Diciembre
Febrero

Abril

Junio
Enero

Noviembre
Mayo

Año 2020 0,55 0,49 Noviembre 0,55


Año 2021 0,55 0,40 Meta Resultado Diciembre 0,55
Total 0,55 0,51

CONTROL DE CAMBIOS
Act. No. Fecha Descripción del cambio Responsable

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ:


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Firma Firma Firma

Anexo 2

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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COSTO DE MANTENIMIENTO Noviembre de 2021
Ficha Técnica de Indicador Act. No. 00

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN
Nombre del Indicador: Costo de Mantenimiento Código del Indicador: GFA-PRO-IND-002
Objetivo / Descripción: Controlar la ejecucion presupuestal con respecto a los resultados de confiabilidad de los procesos
Nivel: KRI Entorno: Mantenibilidad Responsable: Director de Mantenimiento
Objetivo Estratégico: Establecer métodos y guías para realizar una mejora en la ejecución y gestión del mantenimiento.
Nombre del Macroproceso: Nombre del Proceso / Subproceso:

B. MEDICIÓN
Área Fuente de la Información: Div.Control Calidad Responsable: Director de Control Calidad
Responsable del Cálculo: Analista de Calidad Frecuencia del Cálculo: Mensual
Fórmula para Calcular el Indicador: Unidad Escala Valor Característica de Calidad
RANGOS DE CONTROL Y PUNTAJE de Medida
$ %Cumpl. Ptos. Meta 2021 $ 21.372
17098 50% 120 Notable $ 20.090 Entre más bajo este valor, mejor para el
20090 59% 110 Excelente $ 17.098 indicador
21372 60% 100 Regular $ 23.509
23509 80% 90 $ Deficiente $ 29.921
Entre más alto este valor, peor para el indicador

25646 100% 80 Entre más exacto o nominal el valor, mejor para


27784 106% 70 el indicador.
29921 120% 60

Observaciones para el Cálculo

C. RESULTADOS
Año Meta Resultado Evolución Histórica del Indicador Evolución Año 2021 Ppto. vs Real Tendencia Mensual
Año 2009 5.000 5.900 Mes Ppto. Real %
3500 Ppto. Real
Año 2010 6.500 6.200 Enero 2547 1975 78% %
25.000
Año 2011 7.800 8.900 Febrero 1547 1875 121% 3000 180%
20.000 160%
Año 2012 9.360 9.200 Marzo 2187 3054 140% 2500
15.000 140%
Año 2013 11.232 11.200 Abril 1785 2544 143%
2000 120%
10.000
Año 2014 13.478 13.500 Mayo 1245 1248 100%
100%
5.000 1500
Año 2015 14.826 15.500 Junio 1857 2878 155% 80%
-
Año 2016 14.826 15.600 Julio 1579 1354 86% 1000 60%
Año 2009
Año 2010
Año 2011
Año 2012
Año 2013
Año 2014
Año 2015
Año 2016
Año 2017
Año 2018
Año 2019
Año 2020
Año 2021

Año 2017 14.826 14.840 Agosto 1785 1046 59% 40%


500
20%
Año 2018 14.826 18.905 Septiembre 1564 1671 107%
0 0%
Año 2019 17.050 19.250 Octubre 1785 1054 59%

Abril

Noviembre
May o
Junio
Febrero

Septiembre
Julio

Diciembre
Enero

Octubre
Marzo

Agosto
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Marzo

Diciembre
Febrero

Abril

Junio

Noviembre
Enero

Mayo

Año 2020 19.608 21.854 Meta Resultado Noviembre 1578 1247 79%
Año 2021 21.372 19.850 Diciembre 1254
Total 20713 1813,27

CONTROL DE CAMBIOS
Act. No. Fecha Descripción del cambio Responsable

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ:


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Firma Firma Firma

Anexo 3

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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CGA-ind-001
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE PRODUCTIVO Noviembre de 2021
Ficha Técnica de Indicador Act. No. 00

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN
Nombre del Indicador: Costo de Mantenimiento Código del Indicador: GFA-PRO-IND-003
Objetivo / Descripción: Verificar el cumplimiento del plan productivo según el cronograma de produccion con respecto a las desviaciones causadas por mantenimiento
Nivel: KRI Entorno: Mantenibilidad Responsable: Director de Mantenimiento
Objetivo Estratégico: Conservar de forma operable con total eficiencia y eficacia los activos fijos de la organización manteniendo la calidad y eficacia en la producción

Nombre del Macroproceso: Nombre del Proceso / Subproceso:

B. MEDICIÓN
Área Fuente de la Información: Div.Control Calidad Responsable: Director de Control Calidad
Responsable del Cálculo: Analista de Calidad Frecuencia del Cálculo: Mensual
Fórmula para Calcular el Indicador: Unidad Escala Valor Característica de Calidad
RANGOS DE CONTROL Y PUNTAJE de Medida
% %Cumpl. Ptos. Meta 2021 98%
1,00 50% 120 Notable 99%
Entre más alto este valor, mejor para el indicador
0,99 59% 110 Excelente 100%
0,98 60% 100 Regular 97%
0,97 80% 90 % Deficiente 94%
Entre más bajo este valor, peor para el indicador

0,96 100% 80 Entre más exacto o nominal el valor, mejor para


0,95 106% 70 el indicador.
0,94 120% 60

Observaciones para el Cálculo

C. RESULTADOS
Año Meta Resultado Evolución Histórica del Indicador Evolución Año 2021 Ppto. vs Real Tendencia Mensual
Año 2009 0,95 0,92 Mes Ppto. Real
1,2 Ppto. Real
Año 2010 0,95 0,90 Enero 0,98 0,95 Real
1,20 1
Año 2011 0,95 0,93 Febrero 0,98 0,92 1
1,00
Año 2012 0,95 0,95 Marzo 0,98 0,91 0,98
0,80 0,8
Año 2013 0,96 0,94 0,60 Abril 0,98 0,98 0,96
Año 2014 0,96 0,95 0,40 Mayo 0,98 0,94 0,6 0,94
Año 2015 0,96 0,94 0,20 Junio 0,98 0,98
0,92
- 0,4
Año 2016 0,96 0,94 Julio 0,98 0,94
Año 2009
Año 2010
Año 2011
Año 2012
Año 2013
Año 2014
Año 2015
Año 2016
Año 2017
Año 2018
Año 2019
Año 2020
Año 2021

0,9
Año 2017 0,97 0,96 Agosto 0,98 0,96 0,2
0,88
Año 2018 0,97 0,98 Septiembre 0,98 0,95
0 0,86
Año 2019 0,97 0,98 Octubre 0,98 0,91

Abril

Noviembre
May o
Junio
Febrero

Septiembre
Julio

Diciembre
Octubre
Enero

Marzo

Agosto
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Marzo

Diciembre
Febrero

Abril

Junio
Enero

Noviembre
Mayo

Año 2020 0,98 0,98 Meta Resultado Noviembre 0,98 0,94


Año 2021 0,98 0,96 Diciembre 0,98
Total 0,98 0,94

CONTROL DE CAMBIOS
Act. No. Fecha Descripción del cambio Responsable

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ:


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Firma Firma Firma

Anexo 4

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

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% DE TRABAJO URGENTE Noviembre de 2021
Ficha Técnica de Indicador Act. No. 00

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN
Nombre del Indicador: Costo de Mantenimiento Código del Indicador: GFA-PRO-IND-004
Objetivo / Descripción: Controlar el % de trabajo de emergencia debido a mantenimiento
Nivel: KPI Entorno: Mantenibilidad Responsable: Director de Mantenimiento
Objetivo Estratégico: Establecer métodos y guías para realizar una mejora en la ejecución y gestión del mantenimiento.
Nombre del Macroproceso: Nombre del Proceso / Subproceso:

B. MEDICIÓN
Área Fuente de la Información: Planeacion de Mantenimiento Responsable: Director de Mantenimiento
Responsable del Cálculo: Planeacion de Mantenimiento Frecuencia del Cálculo: Mensual
Fórmula para Calcular el Indicador: Unidad Escala Valor Característica de Calidad
RANGOS DE CONTROL Y PUNTAJE de Medida
% %Cumpl. Ptos. Meta 2021 7%
0,12 50% 60 Notable 6% Entre más bajo este valor, mejor para el
0,11 59% 70 Excelente 5% indicador
0,10 60% 80 Regular 10%
0,08 80% 90 % Deficiente 12%
Entre más alto este valor, peor para el indicador

0,07 100% 100 Entre más exacto o nominal el valor, mejor para
0,06 106% 110 el indicador.
0,05 120% 120

Observaciones para el Cálculo

C. RESULTADOS
Año Meta Resultado Evolución Histórica del Indicador Evolución Año 2021 Ppto. vs Real Tendencia Mensual
Año 2009 0,08 0,10 Mes Ppto. Real
0,14 Ppto. Real
Año 2010 0,08 0,09 Enero 0,07 0,09 Real
0,13 0,12
Año 2011 0,08 0,12 Febrero 0,07 0,08 0,14
0,11
Año 2012 0,08 0,09 0,09 Marzo 0,07 0,07 0,1 0,12
Año 2013 0,08 0,11 0,07 Abril 0,07 0,12
0,08 0,1
0,05
Año 2014 0,08 0,07 0,03 Mayo 0,07 0,13 0,08
0,01 0,06
Año 2015 0,08 0,09 Junio 0,07 0,06
0,06
-0,01
Año 2009
Año 2010
Año 2011
Año 2012
Año 2013
Año 2014
Año 2015
Año 2016
Año 2017
Año 2018
Año 2019
Año 2020
Año 2021

Año 2016 0,08 0,09 Julio 0,07 0,08 0,04


0,04
Año 2017 0,08 0,11 Agosto 0,07 0,06
0,02 0,02
Año 2018 0,07 0,12 Septiembre 0,07 0,08
0 0
Año 2019 0,07 0,08 Octubre 0,07 0,07

Abril

Noviembre
May o
Junio
Febrero

Septiembre
Julio

Diciembre
Octubre
Enero

Marzo

Agosto
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Marzo

Diciembre
Febrero

Abril

Junio
Enero

Noviembre
Mayo

Año 2020 0,07 0,08 Meta Resultado Noviembre 0,07 0,07


Año 2021 0,07 0,08 Diciembre 0,07
Total 0,07 0,08

CONTROL DE CAMBIOS
Act. No. Fecha Descripción del cambio Responsable

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ:


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Firma Firma Firma

Anexo 5

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

Elaboro Reviso Aprobó


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% DE TRABAJO URGENTE Noviembre de 2021
Ficha Técnica de Indicador Act. No. 00

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN
Nombre del Indicador: Costo de Mantenimiento Código del Indicador: GFA-PRO-IND-005
Objetivo / Descripción: Controlar y conocer el estado de la gestion de mantenimiento por medio de las Ordenes pendientes por ejecutar en un lapso no mayor a 6 semas
Nivel: KPI Entorno: Mantenibilidad Responsable: Director de Mantenimiento
Objetivo Estratégico: Establecer métodos y guías para realizar una mejora en la ejecución y gestión del mantenimiento.
Nombre del Macroproceso: Nombre del Proceso / Subproceso:

B. MEDICIÓN
Área Fuente de la Información: Planeacion de Mantenimiento Responsable: Director de Mantenimiento
Responsable del Cálculo: Planeacion de Mantenimiento Frecuencia del Cálculo: Mensual
Fórmula para Calcular el Indicador: Unidad Escala Valor Característica de Calidad
RANGOS DE CONTROL Y PUNTAJE de Medida
% %Cumpl. Ptos. Meta 2021 600%
7,80 50% 60 Notable 540% Entre más bajo este valor, mejor para el
7,20 59% 70 Excelente 480% indicador
7,20 60% 80 Regular 720%
6,48 80% 90 % Deficiente 780%
Entre más alto este valor, peor para el indicador

6,00 100% 100 Entre más exacto o nominal el valor, mejor para
5,40 106% 110 el indicador.
4,80 120% 120

Observaciones para el Cálculo

C. RESULTADOS
Año Meta Resultado Evolución Histórica del Indicador Evolución Año 2021 Ppto. vs Real Tendencia Mensual
Año 2009 16 23 Mes Ppto. Real
Ppto. Real
Año 2010 16 22 Enero 6 8 12 Real
25
Año 2011 14 20 Febrero 6 9 14
20 10
Año 2012 14 22 Marzo 6 8 12
15
Año 2013 12 19 Abril 6 7 8 10
10
Año 2014 12 21 Mayo 6 10 8
5 6
Año 2015 12 16 Junio 6 12
6
- 4
Año 2016 10 14 Julio 6 8
Año 2009
Año 2010
Año 2011
Año 2012
Año 2013
Año 2014
Año 2015
Año 2016
Año 2017
Año 2018
Año 2019
Año 2020
Año 2021

4
Año 2017 10 15 Agosto 6 7
2 2
Año 2018 8 13 Septiembre 6 10
0 0
Año 2019 8 10 Octubre 6 7

Abril

Noviembre
May o
Junio
Febrero

Septiembre
Julio

Diciembre
Octubre
Enero

Marzo

Agosto
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Marzo

Diciembre
Febrero

Abril

Junio
Enero

Noviembre
Mayo

Año 2020 6 13 Meta Resultado Noviembre 6 6


Año 2021 6 12 Diciembre 6
Total 6,00 8,36

CONTROL DE CAMBIOS
Act. No. Fecha Descripción del cambio Responsable

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ:


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Firma Firma Firma

Anexo 6

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

Elaboro Reviso Aprobó


Código: MM-001
LOGO F. Emisión: Noviembre 2021
MANUAL DE GESTION DEL MANTENIMIENTO
Gestión Servicios Externos F. Actualización
Gestión de Materiales
Versión 1
Pagina Página 25 de 26

CGA-ind-001
Gestion del mantenimiento preventivo y correctivo Noviembre de 2021
Ficha Técnica de Indicador Act. No. 00

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN
Nombre del Indicador: Costo de Mantenimiento Código del Indicador: GFA-PRO-IND-006
Objetivo / Descripción: Controlar y verificar el % de horas invetidas en cada tipo de mantenimiento
Nivel: KPI Entorno: Mantenibilidad Responsable: Director de Mantenimiento
Objetivo Estratégico: Establecer métodos y guías para realizar una mejora en la ejecución y gestión del mantenimiento.
Nombre del Macroproceso: Nombre del Proceso / Subproceso:

B. MEDICIÓN
Área Fuente de la Información: Planeacion de Mantenimiento Responsable: Director de Mantenimiento
Responsable del Cálculo: Planeador de Mantenimiento Frecuencia del Cálculo: Mensual
Fórmula para Calcular el Indicador: Unidad Preventivo Característica de Calidad
RANGOS DE CONTROL Y PUNTAJE de Medida Escala Valor
Mantenimiento PREVENTIVO Meta 2021 0,74
% %Cumpl. Ptos. Notable 0,82
Entre más alto este valor, mejor para el indicador
0,89 120% 120 Excelente 0,89
0,82 110% 110 Regular 0,71
Entre más bajo este valor, peor para el indicador
0,74 100% 100 Deficiente 0,63
0,71 95% 90 %
Entre más exacto o nominal el valor, mejor para el indicador.
0,67 90% 80
0,63 85% 70
0,60 80% 60
Mantenimiento CORRECTIVO
% %Cumpl. Ptos.
0,31 83% 60 Meta 2021 0,26
Entre más bajo este valor, mejor para el indicador
0,29 91% 70 Notable 0,22
0,26 100% 80 Excelente 0,21
0,25 105% 90 % Regular 0,26
Entre más alto este valor, peor para el indicador
0,26 100% 100 Deficiente 0,31
Entre más exacto o nominal el valor, mejor para el indicador.
0,22 118% 110
0,21 125% 120

Observaciones para el Cálculo

C. RESULTADOS
Año Meta Preventivo Año Meta Correctivo Comportamiento 2021 PUJ
Año 2014 0,70 0,68 Año 2014 0,30 0,32
Año 2015 0,70 0,71 Año 2015 0,30 0,20 % Horas invertidas segun tipo de Mantenimiento 4421
Año 2016 0,72 0,71 Año 2016 0,28 0,29
Año 2017 0,72 0,71 Año 2017 0,28 0,29
Año 2018 0,72 0,73 Año 2018 0,28 0,27
Año 2019 0,72 0,71 Año 2019 0,28 0,29 Correcti vo 4840
27%
Año 2020 0,74 0,75 Año 2020 0,26 0,25 4710
Año 2021 0,74 0,73 Año 2021 0,26 0,27 4800
Preventivo 0
0,40 73%
0,80
0
0,20
0
0,60 0,00
Año
201 4
Año
201 5
Año
201 6
Año Año
201 7 201 8
Año
201 9
Año
202 0
Año
202 1
Año Año Año Año Año Año Año Año 0
201 4 201 5 201 6 201 7 201 8 201 9 202 0 202 1
Preventivo Meta Correctivo Meta
0
0

CONTROL DE CAMBIOS
Act. No. Fecha Descripción del cambio Responsable
1

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ:


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Firma Firma Firma

Anexo 7

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

Elaboro Reviso Aprobó


Código: MM-001
LOGO F. Emisión: Noviembre 2021
MANUAL DE GESTION DEL MANTENIMIENTO
Gestión Servicios Externos F. Actualización
Gestión de Materiales
Versión 1
Pagina Página 26 de 26

CGA-ind-001
CUMPLIMIENTO DEL PLAN PREVENTIVO Noviembre de 2021
Ficha Técnica de Indicador Act. No. 00

A. INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN
Nombre del Indicador: Costo de Mantenimiento Código del Indicador: GFA-PRO-IND-007
Objetivo / Descripción: Controlar y Verificar el cumplimiento del 95% del plan preventivo de los activos
Nivel: KPI Entorno: Mantenibilidad Responsable: Director de Mantenimiento
Objetivo Estratégico: Establecer métodos y guías para realizar una mejora en la ejecución y gestión del mantenimiento.
Nombre del Macroproceso: Nombre del Proceso / Subproceso:

B. MEDICIÓN
Área Fuente de la Información: Planeacion de Mantenimiento Responsable: Director de Mantenimiento
Responsable del Cálculo: Planeacion de Mantenimiento Frecuencia del Cálculo: Mensual
Fórmula para Calcular el Indicador: Unidad Escala Valor Característica de Calidad
RANGOS DE CONTROL Y PUNTAJE de Medida
% %Cumpl. Ptos. Meta 2021 95%
1,24 50% 60 Notable 86% Entre más bajo este valor, mejor para el
1,14 59% 70 Excelente 76% indicador
1,14 60% 80 Regular 114%
1,03 80% 90 % Deficiente 124%
Entre más alto este valor, peor para el indicador

0,95 100% 100 Entre más exacto o nominal el valor, mejor para
0,86 106% 110 el indicador.
0,76 120% 120

Observaciones para el Cálculo

C. RESULTADOS
Año Meta Resultado Evolución Histórica del Indicador Evolución Año 2021 Ppto. vs Real Tendencia Mensual
Año 2009 0,93 0,95 Mes Ppto. Real
1,2 Ppto. Real
Año 2010 0,93 0,95 Enero 0,95 0,95 Real
1,00 1
Año 2011 0,93 0,95 Febrero 0,95 0,95 0,985
0,80 0,98
Año 2012 0,03 0,95 Marzo 0,95 0,97
0,60 0,8 0,975
Año 2013 0,94 0,95 Abril 0,95 0,97 0,97
0,40
Año 2014 0,94 0,95 Mayo 0,95 0,95 0,6 0,965
0,20 0,96
Año 2015 0,94 0,95 Junio 0,95 0,95
- 0,4 0,955
Año 2016 0,94 0,95 Julio 0,95 0,95
Año 2009
Año 2010
Año 2011
Año 2012
Año 2013
Año 2014
Año 2015
Año 2016
Año 2017
Año 2018
Año 2019
Año 2020
Año 2021

0,95
Año 2017 0,95 0,95 Agosto 0,95 0,96 0,2 0,945
Año 2018 0,95 0,95 Septiembre 0,95 0,98 0,94
0 0,935
Año 2019 0,95 0,96 Octubre 0,95 0,98

Abril

Noviembre
May o
Junio
Febrero

Septiembre
Julio

Diciembre
Octubre
Enero

Marzo

Agosto
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Marzo

Diciembre
Febrero

Abril

Junio
Enero

Noviembre
Mayo

Año 2020 0,95 0,96 Meta Resultado Noviembre 0,95 0,98


Año 2021 0,95 0,96 Diciembre 0,95
Total 0,95 0,96

CONTROL DE CAMBIOS
Act. No. Fecha Descripción del cambio Responsable

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ:


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Firma Firma Firma

Diana Carolina Meneses Muñoz. Diana Carolina Meneses Muñoz Diana Carolina Meneses Muñoz
Liana Marcela Montenegro B. Liana Marcela Montenegro Liana Marcela Montenegro
Paula Alegrandra Riveros. Paula Alegrandra Riveros Paula Alegrandra Riveros
Yilmar David Trujillo. Yilmar David T Yilmar David T

Elaboro Reviso Aprobó

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