CÓDIGO: GG0601
MANUAL DE CALIDAD
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
ENTRADAS
PROVEEDOR
Red de agentes
Area de Mudanzas
internacionales
Mercadeo y Ventas
Controller
Coordinador Op Mudanzas
Director Operaciones Intl
Coordinador de SL
Lider de empaque
Coordinador de Transporte
Coordinador Operativo
Mudanzas
Cliente Externo
Director Financiero
Agente de Carga
Agente de Aduana
Coordinador de Transporte
VERSIÓN: 8
NUMERAL 4.2 CARACTERIZACION PROCESOS OPERATIVOS FECHA: 15/08/11
4.2.4 MUDANZAS EXPORTACIONES PAGINA: 5 DE 8
RECURSOS
REQUISITOS PROCESO DE APOYO
Brindar un servicio de mudanzas TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE
internacionales integral bajo los
estandares de HSEQ y seguridad BASC
SOFTWARE ISO 9001:2008 ISO 9000:2000 (7,1), (7.2.1),
establecidos por la empresa y entes
HHG & Relocation (7.2.2) (7.2.3), (7.5.1), (7.5.3), (7.5.4),
reguladores (7.5.5), (7,6), (8.2.3), (8.2.4), (8.3), (8.4) y
Manager,
Director de Operaciones (8.5)
Desde la entrega de instrucciones Internacionales, Norma BASC (4.2.2)
operativas por el proceso de Mercadeo y Coordinador de Área de trabajo adecuada (4.2.4-c,d) (4.3.1), (4.3.6), (4.4.2), (4.6) Procesos Gerenciales y de Apoyo
Estandares BASC C-TPAT
Ventas, cliente externo o red de agentes, mudanzas HADWARE
(1-d), (2.1), (5), (5a), (5b), (5d), (5e), (5f).
hasta la entrega de la mudanza en su Auxiliar de mudanzas, Estandares BASC Parte B: N/A Artículo 220
sitio de destino y el cierre del D.O. empacadores, pasante. del Decreto 2685 de 1999 Decreto
2685 de 1999 Leyes Antinarcoticos.
HHG & Relocation Manager CAMARAS
PROCESO SALIDA
INSUMO ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTOS CLIENTE RESULTADO
Red de agentes de mudanzas en el Planeacion general de la operación respecto a los agentes Panorama de la operación y de
1
exterior involucrados HHG & Relocation Manager, Todos los los agentes involucrados
P DO0202 IDENTIFICACION Y
Empacadores , vehiculos de la Planeacion de los recursos a disponer. Director de Operaciones Internacionales Procesos programacion de los recursos a
2 TRAZABILIDAD
compañía movilizar.
Condición de Servicio Iniciar Operacion con instrucciones
1 Recibir documentacion apertura operación Controller
Estimado claras y completas
Lista Clinton Controller
DO0203 CONTROL FOTOGRAFICO Coordinador Identificar el cliente para generar
Costeo
2 Apertura del DO y entrega de carpeta al Coordinador Operativo Operativo trazabilidad con su respectivo
Cotizacion Mudanzas registro documental.
Lider de
Matriz de programación 3 Coordinacion del empaque Coordinadora Operativa Mudanzas Orden de trabajo
empaque
Empaque del menaje
DO0204 CONTROL METROLOGICO YO
Orden de trabajo Inventario
4 Empaque MANTENIMIENTO Cliente Externo
Material de empaque Registro Fotografico
Lider de empaque Resumen de bodega
Cargue de camion para traslado a bodega o
Cargue y traslado del menaje a
Camion o contenedor 5 Cargue de contenedor para traslado a puerto continua en activad Area Mudanzas
destino especificado
Solicitud de documentos y aclaracion de requerimientos Instruccion documental al cliente
H
e-mail 6 especiales Coordinadora Operativa Mudanzas Cliente Externo con aclaracion de instrucciones
especiales
Recepcion de documentos e instrucciones especiales para la Coordinador Documentos soporte para la
Documentos autenticados Coordinadora Operativa Mudanzas/ Aux
DO0206 BODEGAJE Y EMPAQUE DE LA
7 operacion Operativo coordinacion del embarque mas
Instrucciones especiales Operativa MERCANCIA
Mudanzas instrucciones especiales
Matriz escalonada con costos
Costos en puerto / aeropuerto 8 Determinación de montos de gastos adicionales Coodrinadora Comecial
aproximados
Area Mudanzas
Solicitud de anticipo y recepcion
matriz de costos 9 Anticipo para gastos adicionales
Coordinar proceso de carga Coordinador
* Radicacion de HBL si aplica
D.O 10 Operativo
* Liberacion de la carga
Mudanzas
Coordinar proceso de nacionalización. Coordinadora Operativa DO0212 MUDANZAS EXPORTACIONES
D.O 11 Area Mudanzas Levante
Reporte al cliente del estado de la operación
Reporte 12 Cliente Externo Seguimiento
Coordinación del transporte nacional Traslado del menaje de POE a
Compañias de transporte terrestre 13 Area Mudanzas
direccion establecida
 CÓDIGO: GG0601
MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN: 8
NUMERAL 4.2 CARACTERIZACION PROCESOS OPERATIVOS FECHA: 15/08/11
4.2.4 MUDANZAS EXPORTACIONES PAGINA: 5 DE 8

Realización del descargue

Empacadores Menaje 14 Lider de empaque Entrega del menaje al cliente

Facturación D.O H 15 Solicitud de facturación servicio en destino DO0212 MUDANZAS EXPORTACIONES Cliente Externo Factura
Controller Factura Gastos Adicionales
Controller D.O 16 Legalización del anticipo
Cierre del D.O
verificacion de grado de satisfacion del cliente
HHG & Relocation Manager, Todos los Mejoramiento contínuo para los
Cliente Interno - Cliente Externo comunicados formales 1
Director de Operaciones Internacionales Procesos procesos.

Coordinador de transporte y evaluacion del desempeño de las operaciones

Director de Operaciones
Internacionales
Coordinador de transporte y
Director de Operaciones
Internacionales
Todos los procesos
estadistica, indicadores y bitacoras
V HHG & Relocation Manager, Todos los Mejoramiento contínuo para los
2
Director de Operaciones Internacionales Procesos procesos.
VC0204 ACCIONES CORRECTIVAS
PREVENTIVAS Y DE CONTROL
evaluacion del desempeño del proceso.
HHG & Relocation Manager, Todos los Mejoramiento contínuo para los
estadistica, indicadores y bitacoras 3
Director de Operaciones Internacionales Procesos procesos.
Tomar acciones preventivas, correctivas y de mejora con base en HHG & Relocation Manager,
Causas de acciones que generen o Todos los Mejoramiento contínuo para los
A 1 el desarrollo de equipos y programas instalados para lograr el Director de Operaciones Internacionales,
puedan generar no conformidades. Procesos procesos.
mejoramiento continuo. Coordinador HSEQ

CONTROL Y SEGUIMIENTO
INDICADORES ÍNDICE META FRECUENCIA
PUNTO TIPO RESPONSABLE PERIOCIDAD
Según programa de TOTAL DE MUDANZAS Nº DE OPERACIONES TOTALES EMBAJADA AMERICANA + GRUPO
Proceso Auditoría Calidad y Mejoramiento
auditorias
8 MENSUAL
INTERNACIONALES MILITAR + REFERIDOS vrs. META
Seguimiento ENCUESTAS DE SATISFACCION -
HHG & Relocation PORCENTAJE DE CLIENTES CON RESULTADO BUENO O
Proceso Tareas/ Semanal 96% MENSUAL
Reunión
Manager EMPAQUES EXCELENTE VS. CANTIDAD DE ENCUESTAS REALIZADAS
HHG & Relocation
Acciones Según fecha de
Manager, Director de ENCUESTAS DE SATISFACCION - PORCENTAJE DE CLIENTES CON RESULTADO BUENO O
Proceso correctivas y programación de 96% MENSUAL
preventivas
Operaciones,
seguimeinto. DESEMPAQUES EXCELENTE VS. CANTIDAD DE ENCUESTAS REALIZADAS
Coordinador HSEQ