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REIMPRESIÓN H01SV7
PUBLICADO EN HBR.ORG
29 DE DICIEMBRE DE 2014
ARTÍCULO
yo
ELABORACIÓN DE
PRESUPUESTOS
op
Su proyecto
ágil necesita un
tC
presupuesto, no una
estimación
No
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os
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS
rP
un presupuesto, no una
estimación
yo
por Debbie Madden
29 DE DICIEMBRE DE 2014
1. No lo sabemos;
2. Vamos a calcularlo y le informaremos cuando lo
sepamos.
Do
A las partes interesadas y a quienes toman las decisiones no les gusta dar la primera respuesta porque
necesitan desesperadamente saber con certeza cómo contestar a su pregunta y no disponen de
suficiente información para responderla ellos mismos. A los equipos técnicos no les gusta la segunda
respuesta porque el cálculo puede tardar muchísimo tiempo y a menudo es incorrecto. Las partes
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interesadas a veces convierten las “estimaciones” en máximos y se molestan si el equipo los supera.
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“¿Por cuánto nos va a salir esto?”, porque los equipos técnicos son aquellos que disponen de los
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conocimientos pertinentes para contestarla. Si yo pregunto “¿Cuánto cuesta construir un campo de
béisbol?”, solo quienes tengan experiencia construyendo este tipo de instalaciones podrán responder
con certeza. El resto estará dando palos de ciego.
El tema es el siguiente: “¿Cuánto va a costar este campo de béisbol?” es una pregunta justa. ¿Necesito
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comprar una pala para poder construirlo? ¿O debo recaudar 100 millones de dólares para construir el
Yankee Stadium? Las partes interesadas tienen decisiones que tomar y merecen tener una idea de lo
que su inversión les va a costar y de si vale la pena.
Un artículo de Harvard Business Review reveló que uno de cada seis proyectos de TI tiene un
sobrecosto del 200 %. Es una tasa de fracaso bastante alta para la estimación. Para minimizar el
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riesgo de que su próximo proyecto técnico salga mal, deje de estimar y empiece a presupuestar.
Para la mayoría de las decisiones estratégicas, la estimación resulta demasiado precisa. La estimación
desglosa un proyecto de software en partes de entre 1 y 3 días. Para un proyecto de 100 000
dólares, eso es muchísimo trabajo. Para un proyecto de 1 millón de dólares o más, es sencillamente
desorbitado. Si intenta dividir un proyecto completo en estimaciones nada más empezar, estará
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perdiendo varias semanas de su tiempo. ¿Por qué? Porque no podrá obtener estimaciones precisas a
tan pequeña escala al inicio de un proyecto.
Antes incluso de comenzar a pensar en presupuestos o cálculos, es fundamental saber qué decisiones
está tratando de tomar. ¿Qué hará una vez tenga los datos? ¿Qué quiere saber?
No
No avance a los pasos 2, 3 y 4 sin saber realmente qué decisión está tratando de tomar. Si no es capaz
de identificarla, estimar y presupuestar es una pérdida de tiempo.
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Paso 2: Adaptar la precisión a la decisión
Una vez identifique la decisión que está tratando de tomar, la siguiente tarea es alinear la herramienta
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con el trabajo. Por ejemplo:
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• Si está tomando una decisión detallada (por ejemplo, “¿Cuánto conseguiremos sacar adelante en
esta iteración?”), la estimación será una buena herramienta porque su precisión coincide con la
magnitud de dicha decisión.
• Por el contrario, para las decisiones más estratégicas, como muchas de las enumeradas
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anteriormente, la elaboración de presupuestos es más conveniente.
Cuando la decisión que está tomando sea estratégica, presupueste usando un enfoque descendente y
detalle cuanto sea necesario para contar con la información suficiente para tomar su decisión.
yo
Por ejemplo, digamos que estamos creando una tienda de libros por Internet. ¿Qué funcionalidad de
alto nivel necesitamos? Quizá algo así:
Carrito
Explorar libros
op
Buscar libros
Gestionar inventario
Vista previa del interior del libro
Probablemente no.
Autor
Dentro del libro
Supongamos que alguien de nuestro equipo ha creado un componente de búsqueda antes, así que
podemos decir que las búsquedas por “Título” y “Autor” llevarán 1 y 2 semanas y “Dentro del Libro”,
entre 4 y 16.
¿Tenemos ahora suficiente información para responder a la pregunta “¿Cuánto va a costar esto?”.
Do
Probablemente no, así que un desglose mayor está justificado. Si hacemos una aproximación
de cuánto tiempo habrá que dedicar a cada uno de los cinco temas y lo asociamos con un costo,
podemos concluir lo siguiente:
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PRESUPUESTO DE MUESTRA PARA UNA TIENDA
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DE LIBROS EN INTERNET
TIEMPO
TEMA (semanas) DINERO
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Carrito 4-8 $100k - 200k
Explorar libros 1-2 25k - 50k
Buscar libros 6-26 150k - 450k
Gestionar el inventario 12-96 300k - 2.4M
Vista previa del 8-48 200k - 1.2M
interior del libro
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TOTAL 31-180 $775K - 4.3M
FUENTE DEBBIE MADDEN HBR.ORG
• La decisión que pretendemos tomar es: ¿Deberíamos crear esta tienda de libros en Internet?
• Esperamos que el proyecto cueste entre 775 000 y 4.3 millones de dólares.
yo
¿Tenemos suficiente información para responder a la pregunta “¿Cuánto va a costar esto?”. Es
posible.
Si nuestro presupuesto es de 2.5 millones, necesitamos más información. Ahora debemos asignar
intervalos de confianza a cada tema. Para ello, tenemos que:
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PRESUPUESTO DE MUESTRA ACTUALIZADO PARA UNA TIENDA DE LIBROS EN INTERNET
TIEMPO
TEMA (semanas) DINERO PRIORIDAD ¿OBLIGATORIO?
Carrito 4-8 $100k - 200k 1 Sí
Explorar libros 1-2 25k - 50k 2 Sí
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Buscar libros 6 - 26 150k - 450k 4
Autor Sí
Título Sí
Dentro del libro No
Gestionar el inventario 12 - 96 300k - 2.4M 3 Sí
Vista previa del 8 - 48 200k - 1.2M 5 Sí
interior del libro
yo
FUENTE DEBBIE MADDEN HBR.ORG
Hasta ahora hemos dedicado entre 2 y 4 horas. Si hubiéramos intentado calcular esto con precisión,
nos habría llevado dos o tres días.
Un apunte sobre los productos viables mínimos (MVP, por sus siglas en inglés): si está utilizando
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un enfoque de Lean Startup para crear su software y elaborar un MVP, tiene dos opciones.
Primero, puede crear un presupuesto para todo el proyecto y enumerar qué temas incluirá en el
MVP como “Obligatorios”. Todo lo demás será secundario. La otra opción es crear un presupuesto
exclusivamente para el MVP y dejar el resto del producto sin definir a propósito. Lo bueno de un
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enfoque descendente en la elaboración de presupuestos es que es mucho más rápido que realizar
estimaciones y que puede llevar a cabo fácilmente un presupuesto varias veces durante todo el
proyecto a medida que vaya disponiendo de más información.
El paso 4 es difícil de realizar manualmente. Para obtener intervalos de confianza precisos, necesita
simulaciones matemáticas. La mejor herramienta que conozco para los proyectos de software es
No
Ballpark. Pista: es una aplicación desarrollada por mis compañeros de trabajo. Es gratis y no nos
lucramos con ella. Se trata de una herramienta que toma en consideración la información de unas
pocas horas de presupuestación (como hemos hecho anteriormente) para simular miles de posibles
resultados usando cálculos matemáticos complejos. En cuestión de segundos, le indica los intervalos
de confianza que puede utilizar para hablar seriamente con su parte interesada y responder a la
pregunta “¿Cuánto va a costar esto?”.
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Probabilidades
de llevarlo a
Esfuerzo Esfuerzo término sin
optimista pesimista superar el
presupuesto de
Nombre Obligatorio (semanas) (semanas) 2 500 000 $
Carrito 4 8 100.000%
rP
Explorar libros 1 2 100.000%
Gestionar el inventario 12 96 86.500%
Buscar libros 59.000%
Autor 1 2
Título 1 2
Dentro del libro 8 26
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Vista previa del interior 8 48 23.000%
• Si tenemos un presupuesto de 2.5 millones de dólares, contamos con una confianza del 100 %
de que podremos llevar a cabo nuestras dos prioridades principales sin salirnos de nuestro
op
presupuesto.
• 86.5 % de probabilidades de llevar a término la parte de “Gestionar el inventario”.
• 59 % de probabilidades de llevar a término la parte de “Buscar libros”.
• 23 % de probabilidades de llevar a término la parte de “Vista previa del interior del libro”.
Tenga en cuenta que el criterio de búsqueda “Dentro del libro” no es obligatorio. Será entonces
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cuando podremos volver a realizar la simulación sin el criterio “Dentro del libro” y nos daremos
cuenta de que, si solo nos fijamos en los temas obligatorios, conseguiremos:
Autor 1 2
Título 1 2
Vista previa del 8 48 45.000%
interior del libro
• 81 % de probabilidades de llevar a término la parte de “Buscar libros” sin salirnos del presupuesto.
Do
• 45 % de probabilidades de llevar a término la parte de “Vista previa del interior del libro”.
Ballpark también calcula los percentiles de probabilidad de cada intervalo del presupuesto. En el
ejemplo de la tienda de libros en Internet, vemos que hay una posibilidad del 50 % de conseguir
realizar el proyecto entero por 2.75 millones de dólares:
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Percentil Esfuerzo (semanas) Presupuesto
50% 71 $1780K
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10% 76 $1900K
20% 84 $2100K
os
50% 110 $2750K
80% 134 $3340K
90% 149 $3730K
95% 161 $4010K
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En última instancia, es responsabilidad del equipo técnico responder a las partes interesadas a la
pregunta sobre los costos. La estimación a menudo es un pozo sin fondo y no merece la pena el
esfuerzo que requiere llevarla a cabo al principio, con una pregunta de tan alto nivel. La próxima vez,
pruebe a presupuestar.
Debbie Madden ha creado cinco empresas desde cero y ha sido la Directora Ejecutiva de tres de ellas. Actualmente es
yo
la Directora Ejecutiva de Stride, una consultora de desarrollo ágil de software en Nueva York. Antes de Stride, Debbie
trabajó como Directora Ejecutiva en Cyrus Innovation, una empresa que dirigió durante 10 años y que figuró cinco veces
en la lista Inc 5000 y consiguió el título de mejor lugar en el que trabajar (Best Place to Work) en Nueva York en Crain's.
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