GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

DOCUMENTADA
 CÓDIGO: DSI-PR-01
P R OCE D I MI E N TO
G E S TI ÓN D E LA I N FOR MA CI ÓN VERSIÓN: 1
D OCU ME N TA D A FECHA: 28-11-2020

1. OBJETIVO

Establecer las directrices para la elaboración, actualización, aprobación, almacenamiento y control de

la información documentada asociada al Sistema Integrado de Gestión de OSM de Colombia S.A.S,
bajo los requisitos establecidos en las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO
45000:2018.

2. ALCANCE

Aplica para la información documentada (sea de origen interno o externo) que la empresa determina
como indispensable para el correcto funcionamiento del sistema integrado de gestión (SIG).
Comprende el estudio de la necesidad de creación o actualización del documento, hasta su aprobación,
distribución y disposición final.

3. RESPONSABILIDADES:

El Gerente General es responsable de respaldar la aplicación de este procedimiento en cada proceso.

El Coordinador HSEQ es responsable de asesorar y verificar la correcta aplicación de este

procedimiento en cada una de las áreas y procesos.

Los trabajadores son responsables de aplicar correctamente las directrices de este procedimiento.

4. DEFINICIONES

o Documento controlado: Representa aquel documento que, de acuerdo al presente

procedimiento, tiene asignación de un código, una versión y una fecha de emisión, con su
respectiva aprobación.
o Documento externo: Documento cuya elaboración no proviene del personal de OSM, pero que
muestra incidencia sobre el funcionamiento del SIG.
o Documento no controlado: Copia o reproducción de un documento original que se emite con
carácter informativo y que no hace parte del sistema integrado de gestión (SIG).
o Documento obsoleto: Documento que, debido a un cambio, pierde su vigencia o validez para
el sistema integrado de gestión (SIG).
o Listado maestro de documentos: índice de documentos propios del sistema integrado de
gestión que actúa como herramienta de control.
o Registro: Documento con información de interés que evidencia el cumplimiento de los
requisitos establecidos en un procedimiento interno de OSM o norma de origen externo.

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5. PROCEDIMIENTO

• La información documentada del SIG, será aprobada por los líderes de proceso o por el gerente
general según corresponda; dicha aprobación se realizará únicamente para los documentos
originales a través de firma digital, firma física o correo electrónico. Las copias que se emitan
de la información documentada no requieren dicha firma de aprobación.

• La información documentada, revisada y aprobada debe permanecer en los archivos del área
de sistemas integrados de gestión (SIG); archivada de forma tal que se garantice su protección
contra deterioro o uso inadecuado.

• Los documentos del sistema integrado de gestión se elaboran, actualizan o eliminan de acuerdo
con las necesidades de los procesos de OSM, su complejidad y la interacción entre los mismos.

• Una vez se identifique la necesidad de eliminar o realizar una modificación sobre un documento,
se deberá analizar el impacto potencial (riesgos) que dicho cambio puede generar sobre el
sistema integrado de gestión (SIG). Dicho análisis no aplica para cambios de forma en los
documentos o aquellos cambios cuya afección no es relevante para el SIG.

• Los cambios en los documentos, únicamente pueden ser tramitados por el área de sistemas
integrados de gestión de la compañía; deberán ser divulgados con las partes interesadas en el
formato de Distribución de la información documentada (DSI-FO-03); Así mismo, se deberá
actualizar el registro en el listado maestro de documentos (DSI-FO-01).

• Los documentos controlados del sistema integrado de gestión se relacionan en el Listado

maestro de documentos (DSI-FO-01), en este último se deberá hacer claridad en cuanto al lugar
de almacenamiento (físico y/o digital), el tiempo de retención de la información documentada y
la disposición final.

• La documentación de origen externo que afecte la prestación del servicio o el desempeño en

general del SIG, deberá ser consignada en la carpeta: Documentos Externos.
(C:\Users\Lenovo\OneDrive\Escritorio\SIG OSM Colombia S.A.S\Documentos externos).

• La información documentada del SIG que sea declarada obsoleta, deberá contener un indicativo
con dicha información. Estos documentos deberán ser retirados del alcance de las partes
interesadas para así evitar el uso no intencionado. Cuando se trate de documentos digitales, el
nombre del archivo deberá contener la palabra: “OBS” al inicio. estos documentos estarán
dispuestos en una carpeta con el nombre de Documentos Obsoletos en razón a que puedan
ser material de consulta.

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• Una vez la información documentada del sistema integrado de gestión (SIG) se haga oficial,
esta no debe presentar enmendaduras, correcciones a mano alzada o cualquier otra alteración
similar.

• La distribución de documentos para los cargos administrativos se llevará a cabo a través de

correo electrónico institucional y para los cargos operativos se entregará y se deberá dejar
registro en el formato DSI-FO-03 Distribución de documentos.

5.1 Almacenamiento de la información documentada del SIG

La información documentada externa, de formato físico (por ejemplo: documentación legal de los
clientes) y los documentos internos que requieren diligenciamiento a mano alzada, revisión y/o firma
(no digital), control administrativo-contable, conservación física por lineamientos legales o
gubernamentales, entre otros; se almacenará en archivo físico. la documentación digital por su parte,
se administrará en la red interna de OSM. Dicha información se debe conservar conforme a lo definido
en el DSI-FO-01 Listado maestro de documentos y a la legislación vigente.

5.2 Retención de la información documentada del SIG

El backup o respaldo de la información se realiza de forma permanente en la nube (One Drive) y como
respaldo se hará una copia en disco extraíble de forma periódica: cada 2 meses.

Los documentos oficiales serán administrados por el director del sistema integrado de gestión, los
documentos ya diligenciados serán responsabilidad de cada líder de proceso, quienes deben
salvaguardar, almacenar, proteger y controlar la información documentada que se deriva de su proceso,
así como de garantizar la disponibilidad de la misma independientemente del tipo de archivo que se
maneje: físico o electrónico y siguiendo lo definido en el DSI-FO-01 Listado maestro de documentos.

5.3 Estructura de la documentación

Los procedimientos, instructivos y programas deben contener una hoja de apertura con la siguiente
información: Logo de OSM, Escudo del sistema integrado de gestión, título del documento y los
nombres de quienes elaboran y aprueban.

El encabezado para la información documentada debe contener: Logo de OSM, nombre del documento,
código, versión y fecha de aprobación.

El pie de página para los procedimientos y registros deberá contener la paginación del documento, y
en los casos donde aplique, el indicativo de documentación controlada. A los documentos denominados
especificaciones, se les realizará un encabezado y pie de página diferentes, conservando el contenido:
logo, nombre del documento, código, versión y fecha de aprobación.

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• Página de apertura

• Encabezado

• Pie de página

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• Paleta de colores

NOTA: la fuente definida para el contenido de los documentos es ARIAL, se sugiere un tamaño no
superior a 11 puntos.

5.4 Control de correspondencia

La correspondencia interna y externa se controla a través de un formato diseñado para este fin, y allí
se llevará el consecutivo de recibido y enviado según corresponda

5.5 Estructura para la codificación

La correspondencia interna y externa se controla a través de un formato diseñado para este fin, y allí
se llevará el consecutivo de recibido y enviado según corresponda

 Código de procesos
MAPA GENERAL DE
TIPOS DE PROCESOS PROCESOS OSM
PROCESO COD.

GERENCIA DGG
ESTRATÉGICOS

GESTIÓN INTEGRAL DSI

MISIONALES OPERACIONES OPE

APOYO TALENTO HUMANO ATH

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ADMINISTRATIVO AAF

 Código de documentos

TIPO DE DOCUMENTO

DOCUMENTO COD.

ESPECIFICACIONES ES

CARACTERIZACIÓN CA

MANUAL MN

PROCEDIMIENTO PR

INSTRUCTIVO IN

PLANES PL

PROGRAMA PG

MATRIZ MT

INDICADOR ID

FORMATO FO

 Ejemplo de codificación de documentos

XXX - XX - XX
CÓDIGO DEL TIPO DE DÍGITO
PROCESO DOCUMENTO CONSECUTIVO

SIG - PR - 01
6. REGISTROS

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Formato DSI-FO-01 “Listado Maestro de Documentos”

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