Código.

GA-MA-001
Versión.02 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
GERENTE
Fecha.01-12-2016

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Nivel: ADMINISTRATIVO
Denominación del Cargo: GERENTE
Jefe Inmediato: JUNTA DE SOCIOS
Personal a Cargo: DIRECTOR ADMINISTRATIVO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO,
AUXILIAR DE SUSCRIPCIÓN, AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES.
Grado Salarial: 03

PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO

El Gerente de Casanareña de Seguros & Seguros Ltda. Actúa como representante legal de la
empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros
fijados. Planear, dirigir, controlar, apoyar, evaluar y efectuar acciones y/o
preventivas a fin de garantizar la operatividad de la empresa. Su objetivo principal es el de crear
un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la
empresa para los accionistas.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES
FUNCIONES GERENCIALES
1. Es responsable ante los socios, por los resultados de las operaciones y el desempeño
organizacional, planea, dirige y controla las actividades de la empresa.
2. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales
de la organización.
3. Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo
de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación de nuestros
productos y servicios.
4. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y
relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios a largo plazo,
tanto de forma local como a nivel internacional.
5. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores
críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.
6. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
7. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias
desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
8. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor
cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
9. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el
desarrollo de los planes de acción.
10. Planear, controlar, llevar a cabo capacitaciones orientadas a la presentación de temas de
interés general del gremio asegurador al personal, asesor y clientes internos y/o externos.

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11. Celebrar toda clase de Actos o Contratos sin límite de cuantía.

12. Informar cada seis (6) meses a la Junta de Socios acerca de los negocios ejecutados y a
ejecutarse.
13. Rendir los informes respectivos y presentar los balances anuales correspondientes.

FUNCIONES COMERCIALES
1. Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías o negocios y
productos más adecuados.
2. Manejo de relaciones públicas con asesores, clientes internos y/o externos y proveedores.
3. Realizar acompañamiento a los clientes desde el momento de la elaboración de las
cotizaciones, diligenciamiento de formatos de vinculación hasta la reclamación.
4. Brindar apoyo al Área administrativa en la gestión de cobro de cartera.
5. Gestionar con clientes internos y/o externos, las renovaciones de negocios de las pólizas
próximas a vencerse.
6. Gestionar, planear y hacer seguimiento en conjunto con el Director Administrativo, a los
procesos de suscripción, renovaciones y atención de siniestros y/o reclamos.
7. Realizar visitas a clientes interno y/o externos a fin de brindar asesorías.

FUNCIONES FINANCIERAS
1. Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
2. Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones
que afectan al lado izquierdo del balance general (activos).
3. Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas
alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisión incluyen fondos
internos vs. Externos, fondos provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los socios y
financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.
4. Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de obtener
información valiosa de la posición financiera de la compañía.
5. Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados, ingresos y costos.
6. Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
7. Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.
8. Supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con la DIAN.
9. Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para
el uso de la empresa.
10. Está autorizado a firmar los cheques de la empresa, sin límite de monto.
11. Cualquier transacción financiera mayor, como obtención de préstamos, cartas de crédito,
asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con la aprobación de la gerencia.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

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1. Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada funcionario.

2. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
3. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus
capacidades.
4. Ejercer un liderazgo dinámico para ejecutar los planes y estrategias determinados.
5. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos
organizacionales.
6. Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de
ejecución (Autocontrol y Control de Gestión).
7. Se encarga de la contratación y despido de personal.
8. Apoyar los siniestros que se tengan con las Compañías de Seguros con las cuales se tenga
intermediación, para determinar desistimientos, prescripciones u objeción de los mismos.
9. Custodiar los bienes sociales de la empresa.
10. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos, útiles y activos
fijos que le hayan sido facilitados para la realización de sus labores.
11. Es responsabilidad del funcionario velar por la integridad de la información registrada en la
Base de Datos de la empresa y de las compañías de seguros con las cuales se tiene
intermediación, de ahí que la clave y usuarios asignados son de uso personal e intransferible.
12. Cumplir con las disposiciones contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, Estatuto Anticorrupción, Código Penal, Circular Básica Jurídica de la Superintendencia
Financiera y demás normas concordantes para el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado
de Activos y de la Financiación del Terrorismo, y del Programa Antifraude así como con la
regulación interna de la empresa sobre la materia. Sin perjuicio de lo anterior, es deber de todos
los funcionarios de la empresa reportar a su jefe inmediato, las operaciones inusuales o
sospechosas y posibles eventos de fraude que detecte, junto con las pruebas suficientes y
necesarias.

OBLIGACIONES EN SST
Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de documento
escrito, suscribir la política de seguridad y salud en el trabajo de la empresa, la cual deberá
proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de seguridad y salud
en el trabajo.
Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y comunicarla
responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles de la
organización, incluida la dirección.
Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado
responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), tienen
la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de
cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean
considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá

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quedar documentada
Definición de recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal
necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de
prevención y control, gestión de peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los
responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de
Seguridad y Salud en el Trabajo según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con
sus funciones.

Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables: Debe garantizar que opera bajo el
cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el
trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad
del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.
Gestión de los peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las
medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de
controles que prevengan daños en la Salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e
instalaciones.
Plan de Trabajo Anual en SST: Debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar
de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de
actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de
Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.
Prevención y Promoción de Riesgos Laborales: El empleador debe implementar y desarrollar
actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de
promoción de la salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),
de conformidad con la normatividad vigente.
Participación de los Trabajadores: Debe asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen
la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité Paritario o Vigía de
Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política y también que estos últimos
funcionen y cuenten con el tiempo y demás recursos necesarios, acorde con la normatividad
vigente que les es aplicable.
Así mismo, debe informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus representantes ante el Comité
Paritario o el Vigía Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda de conformidad con la
normatividad vigente, sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad
de la Salud en el Trabajo SG-SST e igualmente, debe evaluar las recomendaciones emanadas de
estos para el mejoramiento del SG-SST.
Garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos de seguridad y salud en el trabajo
de acuerdo con las características de la empresa, la identificación de peligros, la evaluación y
valoración de riesgos relacionados con su trabaja, incluidas las disposiciones relativas a las
situaciones de emergencia, dentro de la jornada laboral de los trabajadores directos o en el
desarrollo de la prestación del servicio de los contratistas;
Debe garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo,

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cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los estándares
mínimos que para tal efecto determine el Ministerio del Trabajo quienes deberán, otras:
 Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo SG-SST, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación;
 Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y;
 Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
Involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de gestión,
procesos, procedimientos y decisiones en la empresa.

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1. Procurar el cuidado integral de su salud;
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo de la empresa
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes
en su sitio de trabajo
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el
plan de capacitación del SG-SST
6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA
Profesional con especialización, titulado en carreras Tres (3) años en cargos similares.
administrativas, derecho, finanzas y/o contables.

COMPETENCIAS DE COMPORTAMIENTO
COMPETENCIAS COMPETENCIAS DE COMPORTAMIENTO A NIVEL
COMUNES GENERAL
Orientación a resultados Manejo de la Información
Orientación al cliente interno Adaptación al Cambio
y/o externo
Transparencia Disciplina
Compromiso con la empresa Relaciones Interpersonales

ACEPTACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

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Nombre:
Cargo:
Fecha:

CONTROL DEL DOCUMENTO.

Creación

_____________________ _____________________ _____________________

Edwin Farfan Rincón Karen Barrera Alarcon Edilia Barrera Roa
Asesor Externo BS Directora Administrativa Representante Legal
Creado Revisado Aprobado

Control de cambios
Versión 001
Creada el 10/06/2014.
Se Crea los manuales de funciones, versión inicial del documento.
Elaborado por Katherine T. Moreno, Asesor Administrativo.
Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

Versión 002
Creada el 01/12/2016.
Se incluyen las funciones en SST, versión inicial del documento.

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Elaborado por Edwin Farfan Rincon, Asesor externo BS.

Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

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