Gg-Adm1-P-1 Procedimiento de Medidas de Apoyo para Viajes

CONFIPETROL S.A.
GG-ADM1-P-1
PROCEDIMIENTO DE MEDIDAS DE APOYO PARA
VIAJES
Documento No Controlado
1. OBJETIVO
Normalizar la manera en que los trabajadores de la Empresa pueden acceder a las medidas de apoyo para
sus viajes con fines laborales tales como auxilio económico reembolsable, reserva de tiquete aéreo y
asignación de hospedaje.
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene cobertura para todos los trabajadores de la Empresa quienes para fines laborales
sean autorizados para desplazarse a un lugar diferente al cual fueron contratados y para sus respectivos
gerentes y/o líderes de área.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1. Trabajadores
Son las personas vinculadas a la Empresa mediante contrato laboral, que sin importar el cargo que
desempeñan requieren hacer solicitudes relacionadas con viajes de origen laboral tales como hospedaje ,
auxilio económico para viaje (gasto reembolsable) y/o tiquetes aéreos.
3.2. Líder de área
Para los trabajadores de O&M es el coordinador. Para los trabajadores del área administrativa es el líder del
proceso o el gerente del área a la cual pertenece el trabajador.
3.3. Alta Gerencia
Está conformada por los Gerentes, Vicepresidentes y el Presidente de la Compañía.
3.4. Control Interno y Costos
Es el área de Recursos Humanos, comprendida por sus auxiliares, gestores y el Líder.
3.5. Líder Contable
Son las personas que ocupan este cargo en la Organización en las oficinas de Bogotá y Barrancabermeja.
3.6. Recepcionista BOG
Es el cargo de recepcionista de la oficina de Bogotá de la Compañía.
Fecha de Revisión: 01-jun-2012 Página 1 de 8 Revisión 2

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4. RESPONSABILIDADES
4.1. Trabajadores
Realizar con tiempo las solicitudes de apoyo relacionadas con viajes por motivos laborales tales
como hospedaje, auxilio económico para viaje (gasto reembolsable) y/o tiquetes aéreos. En caso de
dudas al respecto debe dirigirse ante su jefe inmediato.
Diligenciar los formatos requeridos tales como Formato de autorización gastos reembolsables para
viaje ADM-GEN1-F-10, Formato de autorización pasaje aéreo ADM-GEN1-F-11 y Formato de
autorización de hospedaje ADM-GEN1-F-12.
Entregar oportunamente a la persona indicada de la Empresa los comprobantes requeridos, tales
como facturas y tiquetes.
Tomar las medidas necesarias para hacer un efectivo uso de los vuelos reservados, para así evitar
cambios de fecha, de ruta, de horario, exceso de equipaje, cancelación del vuelo, etc.
Responder por todos los gastos personales realizados.
Mantener buenas conductas, orden y aseo y cuidar los bienes que se le faciliten temporalmente
para su servicio.
Reportar oportunamente a la Empresa cualquier anomalía o inconveniente presentado.
4.2. Líder de Área / Jefe Inmediato
Apoyar al personal a su cargo a gestionar o tramitar las solicitudes relacionadas con viajes
laborales, haciéndoles entrega de los formatos requeridos y brindándoles la ayuda necesaria para
que se realice de forma correcta y sin complicaciones.
Divulgar el presente procedimiento al personal a su cargo antes de cada viaje de tipo laboral que
requieran realizar.
Radicar ante el gestor administrativo del contrato los respectivos formatos para tramitar las
solicitudes relacionadas con viajes laborales.
4.3. Alta Gerencia
Recibir, analizar y aprobar si es necesario las solicitudes realizadas por los trabajadores a su cargo
relacionadas con viajes de origen laboral.
Verificar el correcto diligenciamiento de los formatos de autorización gastos reembolsables para viaje
ADM-GEN1-F-10, Formato de autorización pasaje aéreo ADM-GEN1-F-11 y Formato de autorización
de hospedaje ADM-GEN1-F-12. , diligenciando la parte que le corresponde y retornándolos al Gestor
Administrativo para que continúe su trámite.
Autorizar exclusivamente los gastos que se carguen a los centros de costos a su cargo, bajo
ninguna circunstancia podrán realizar autorizaciones a centros de costos diferentes a los suyos.
Actuar con austeridad, teniendo en cuenta que no se puede exceder el presupuesto asignado.
4.4. Gestor Administrativo de contrato
Orientar a los líderes de área, jefes inmediatos y trabajadores que requieran información acerca de
los trámites relacionados con gastos de origen laboral.
Gestionar ante el respectivo Gerente la autorización mediante su firma en el formato Autorización
gastos reembolsables para viaje (ADM-GEN1-F-10), formato de autorización pasaje aéreo
ADM-GEN1-F-11 y formato de autorización de hospedaje ADM-GEN1-F-12 y realizar el seguimiento
requerido a dichas solicitudes.
Radicar ante Control Interno y Costos con al menos 4 días de anticipación a la fecha de desembolso
requerida los formatos de Autorización gastos reembolsables para viaje (ADM-GEN1-F-10)
debidamente autorizados por el respectivo Gerente.
Hacerle seguimiento a la legalización de los anticipos por gastos para viajes realizados al personal
perteneciente a los contratos a su cargo.
Radicar ante Recepcionista BOG con al menos 4 días de anticipación a la fecha de viaje requerida
los formatos de autorización pasaje aéreo ADM-GEN1-F-11 debidamente autorizados por el
respectivo Gerente.
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Recibir las autorizaciones de hospedaje locales realizadas en el Formato de autorización de

hospedaje ADM-GEN1-F-12. que vengan correctamente diligenciadas y realizar la respectiva reserva
en caso que así se indique o gestionar el hospedaje en alguno de los inmuebles de la Empresa.
Realizar las reservas hoteleras mediante el Formato de solicitud de reserva ADM -GEN1-F-13, el cual
deberá ser adjuntado por el hotel a la factura de los servicios prestados.
Reportar a recursos humanos las novedades relacionadas con descuentos que han sido informados
por contabilidad o recepción y que están debidamente soportados.
Diligenciar el formato de solicitud de llamado a descargos ADM -GEN1-F-6 e iniciar el procedimiento
de aplicación de sanciones en los casos en que se evidencie que el presente procedimiento ha sido
incumplido por cualquier persona de la Empresa con responsabilidades en su aplicación.
4.5. Control Interno y Costos
Recibir las autorizaciones de gastos realizadas en el Formato autorización gastos reembolsables
para viaje ADM-GEN1-F-10 y verificar que vengan correctamente diligenciadas, entre otras en lo
referente al centro de costo.
No tramitar las solicitudes de gastos que no sean realizadas en el formato de autorización gastos
reembolsables para viaje ADM-GEN1-F-10 o aquellas que no estén bien diligenciadas y devolverlas
a su originador para que las corrija.
Entregar al Líder Contable en Bogotá los formatos de autorización gastos reembolsables para viaje
ADM-GEN1-F-10 que deben ser tramitados, es decir a los cuales se les debe realizar transferencia
bancaria.
4.6. Líder Contable
Asegurar la contabilización de los anticipos radicados por Control Interno y Costos cargándolos a
nombre del trabajador indicado en el formato autorización gastos reembolsables para viaje
ADM-GEN1-F-10.
Realizar las transferencias a la cuenta bancaria indicada en los Formatos de autorización gastos
reembolsables para viaje ADM-GEN1-F-10 entregados por Control Costos.
Notificar los pagos realizados vía correo electrónico al trabajador y al respectivo Gestor
Administrativo.
Reportar al Gestor Administrativo los valores a descontar a trabajadores derivados de la no
legalización de los gastos reembolsables autorizados.
4.7. Recepcionista BOG
Recibir las autorizaciones de compra de tiquetes aéreos realizadas en el Formato Autorización
pasaje aéreo ADM-GEN1-F-11 que vengan correctamente diligenciadas y realizar la respectiva
reserva en los horarios y fechas indicadas. Siempre se deberán comprar los tiquetes de menor valor
entre las aerolíneas disponibles (Easy Fly, Aires, Copa, Avianca).
Enviar al pasajero vía correo electrónico la reserva realizada, indicando la aerolínea, fecha y hora del
vuelo.
Realizar los trámites de cambio de fecha, cambio de ruta, cambio de horario, exceso de equipaje ,
cancelación del vuelo y similares cuando el respectivo Gerente lo autorice en el Formato
Autorización pasaje aéreo ADM-GEN1-F-11 o cuando el trabajador previamente autorice por escrito
el descuento de dicho valor, de lo contrario debe abstenerse de realizarlos.
Legalizar las compras mensuales de tiquetes ante Control Interno y Costos, adjuntando como único
soporte válido el respectivo Formato Autorización pasaje aéreo ADM -GEN1-F-11 debidamente
diligenciado.
5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
Software y Hardware de la Empresa.
6. PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

Seguir las normas de HSE establecidas por la Empresa en las visitas a los diferentes campos.

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7. ASPECTOS AMBIENTALES
El reciclaje, manejo y desecho del papel, carpetas y objetos de almacenamiento magnético utilizado en el
desarrollo de las actividades definidas en este procedimiento seguirán los parámetros establecido en la
Empresa para el manejo de residuos sólidos.

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8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8.1. Gastos reembolsables para viajes.
8.1.1. El trabajador que debe realizar un viaje con fines laborales y que requiera dinero para llevarlo a cabo
debe solicitar orientación a su jefe inmediato o líder de área.
8.1.2. El Líder de Área / Jefe Inmediato le divulga el presente procedimiento, lo ayuda a diligenciar el
formato requerido y le da la orientación necesaria.
8.1.3. El Líder de Área / Jefe Inmediato radica ante el Gestor Administrativo del contrato el formato
autorización gastos reembolsables para viaje ADM-GEN1-F-10 debidamente diligenciado y firmado.
8.1.4. El Gestor Administrativo gestiona la firma de autorización ante el respectivo miembro de la Alta
Gerencia y le hace seguimiento.
8.1.5. La persona perteneciente a la Alta Gerencia recibe, analiza, modifica y aprueba las cantidades y
valores autorizados al trabajador a su cargo, diligenciando la parte que le corresponde y cargando
dicho valor al respectivo centro de costos que esté a su cargo. Se debe tener presente el actuar
con austeridad, teniendo en cuenta que no se puede exceder el presupuesto asignado y las
siguientes pautas:
El valor diario por alimentación es de $20.000, constituidos por $5.000 para desayuno, $9.000 para
almuerzo y $6.000 para comida. Igualmente la Empresa puede optar por suministrarle la
alimentación al trabajador, en cuyo caso no se reconocerá valor alguno por alimentación.
Si viajan varios trabajadores, el traslado o transporte urbano será compartido.
En caso que el trabajador requiera hospedaje, la Empresa suministrará el lugar de hospedaje o de lo
contrario reconocerá como auxilio la suma de $60.000 diarios.
8.1.6. La persona perteneciente a la Alta Gerencia le retorna firmado al Gestor Administrativo el formato
autorización gastos reembolsables para viaje ADM-GEN1-F-10.
8.1.7. El Gestor Administrativo radica ante Control Costos en la oficina de Bogotá con al menos 4 días de
anticipación a la fecha de desembolso requerida el formato autorización gastos reembolsables para
viaje ADM-GEN1-F-10, lo cual se puede hacer vía e-mail a controlcostos@confipetrol.com y
confirmar telefónicamente al (091) 5248888 extensión 125.
8.1.8. La persona de Control Costos verifica que el formato esté correctamente diligenciado, entre otras lo
referente al centro de costo, debiendo devolverle al originador las solicitudes no conformes para que
las corrija o le entrega al Líder Contable aquellas que debe ser tramitadas.
El Líder Contable asegura la realización de la transferencia bancaria del valor autorizado en la cuenta
bancaria indicada por el trabajador en el formato, resaltando que dicha trasferencia puede tomar
hasta tres días hábiles e informa de la misma vía correo electrónico al trabajador y al respectivo
Gestor Administrativo.
8.1.9. Luego del viaje el trabajador debe legalizar correctamente en el formato soporte Reembolso de
gastos el valor autorizado antes del tercer día hábil del siguiente mes, ya que de lo contrario la
Empresa hace uso de la autorización escrita del trabajador en el sentido de descontar las sumas no
legalizadas correctamente. Para hacer la legalización se deben seguir las indicaciones incluidas en
el formato autorización gastos reembolsables para viaje ADM -GEN1-F-10. No se recibirán facturas
que tengan tachones o enmendaduras. Las facturas que se reciban como soporte deben cumplir
todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto tributario así:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta;
b) Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio ;
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la
discriminación del IVA pagado;
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
g) Valor total de la operación;
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h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura ;

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a ), b), d) y h), deberán estar
impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando
el Contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.
Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común, debe elaborar su cuenta de cobro
(Documento Equivalente) y adjuntar copia del RUT.
De acuerdo con las normas tributarias vigentes, a las personas pertenecientes al régimen común y
simplificado se les debe practicar descuentos por Retención en la Fuente (consultar anualmente tabla de
retenciones aprobada por la DIAN). Las Retenciones en la Fuente que no se deduzcan del pago
correspondiente serán asumidas por el trabajador.
8.1.10. El Líder Contable le debe reportar al Gestor Administrativo los valores dejados de legalizar en las
fechas establecidas, adjuntando copia del respectivo soporte.
8.1.11. El Gestor Administrativo le reporta al área de Nómina la novedad de descuento para que proceda a
realizarla en la siguiente quincena o periodo de pago.
8.2. Pasajes Aéreos.
8.2.1. El trabajador que requiera traslado aéreo para fines laborales debe solicitar orientación a su jefe
inmediato o líder de área.
Autorización pasaje aéreo ADM-GEN1-F-11 debidamente diligenciado y firmado.
8.2.5. La persona perteneciente a la Alta Gerencia recibe el formato determina si aprueba el traslado aéreo
del trabajador a su cargo, diligenciando la parte que le corresponde y cargando el valor asociado al
respectivo centro de costos que esté a su cargo. Se debe tener presente el actuar con austeridad ,
teniendo en cuenta que no se puede exceder el presupuesto asignado y las siguientes pautas:
El tiempo de traslado de la misma ruta por tierra debe ser mayor a 08 horas.
El funcionario debe llegar a trabajar inmediatamente, es decir que si la persona puede llegar a
descansar, entonces se puede considerar realizar el traslado por tierra.
Cuando el funcionario asista a una capacitación puede considerarse el traslado por tierra.
Los traslados deben planearse con la mayor antelación posible, preferiblemente de 15 días con el fin
de poder acceder a tarifas de menor valor.
8.2.6. La persona perteneciente a la Alta Gerencia le retorna firmado al Gestor Administrativo el formato
Autorización pasaje aéreo ADM-GEN1-F-11.
8.2.7. El Gestor Administrativo radica ante la recepcionista de la oficina de Bogotá con al menos 5 días de
anticipación a la fecha del viaje el formato Autorización pasaje aéreo ADM -GEN1-F-11, lo cual se
puede hacer vía e-mail a recepcion.bog@confipetrol.com, vía fax al (091) 5222166 y confirmar
telefónicamente al (091) 5248888 extensión 101.
8.2.8. La Recepcionista de Bogotá verifica que el formato esté correctamente diligenciado, entre otras lo
referente al centro de costo, debiendo devolverle al originador las solicitudes no conformes para que
las corrija, así mismo tramitas aquellas que están correctas.
8.2.9. La Recepcionista de Bogotá realiza la reserva y envía la información de la misma al correo
electrónico de la persona que va a realizar el viaje y al del Gestor Administrativo .
8.2.10. En caso que el trabajador por su propia responsabilidad requiera realizará algún cambio que implique
un costo adicional tales como cambio de fecha, cambio de ruta, cambio de horario, exceso de
equipaje, cancelación del vuelo, etc.; la Recepcionista de Bogotá solo realizará el trámite cuando
éste sea autorizado por el miembro de la Alta Gerencia en el formato Autorización pasaje aéreo

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ADM-GEN1-F-11 o cuando el trabajador previamente autorice por escrito el descuento de dicho valor ,
de lo contrario el trabajador deberá encargarse personalmente del trámite y del costo asociado.
8.2.11. La Recepcionista de Bogotá le debe reportar al Gestor Administrativo los descuentos autorizados
por trabajadores relacionados con cambios en los pasajes, adjuntando copia del respectivo soporte.
8.2.12. El Gestor Administrativo le reporta a Recursos Humanos la novedad de descuento para que proceda
a realizarla en la siguiente quincena o periodo de pago.
8.3. Hospedaje.
8.3.1. El trabajador que requiera de hospedaje para fines laborales debe solicitar orientación a su jefe
inmediato o líder de área.
autorización de hospedaje ADM-GEN1-F-12 debidamente diligenciado y firmado.
8.3.5. La persona perteneciente a la Alta Gerencia recibe el formato y determina si aprueba el hospedaje
del trabajador a su cargo, diligenciando la parte que le corresponde y cargando el valor asociado al
respectivo centro de costos que esté a su cargo. Se debe tener presente el actuar con austeridad ,
teniendo en cuenta que no se puede exceder el presupuesto asignado y las siguientes pautas:
La primera alternativa es el hospedaje en inmuebles de propiedad o al servicio de la Empresa, cuya
disponibilidad se debe verificar con el Gestor Administrativo del contrato .
En caso de optar por emplear el servicio de un hotel, se debe recurrir a los hoteles con los cuales la
Empresa tiene convenio.
8.3.6. El miembro de la Alta Gerencia radica el formato de autorización de hospedaje ADM -GEN1-F-12
ante el Gestor Administrativo con al menos dos días de anticipación a la fecha de llegada del
trabajador al sitio de hospedaje.
8.3.7. El Gestor Administrativo le da las indicaciones al trabajador para que se hospede en uno de los
inmuebles de la Empresa. En caso que le haya sido autorizado hospedaje en hotel, le realiza la
respectiva reserva en uno de los hoteles que tienen convenio con la Empresa, para lo cual envía al
hotel el formato de solicitud de reserva ADM-GEN1-F-13.
8.3.8. El Gestor Administrativo le confirma al trabajador vía correo electrónico los datos de la reserva, tales
como nombre del hotel, dirección, teléfono hora de entrada, salida y servicios incluidos.
8.3.9. El trabajador debe encargarse de todo consumo personal realizado que sea adicional a lo autorizado
por la Empresa.
8.3.10. El Gestor Administrativo recibe la factura de los servicios prestados por el hotel, para lo cual debe
llevar adjunta la solicitud realizada por la Empresa en el formato de solicitud de reserva
ADM-GEN1-F-13.
9. CRITERIOS DE ACEPTACION
Formato de autorización de gastos reembolsables para viaje correctamente diligenciado y entregado
a control costos como mínimo cuatro días antes de la fecha de desembolso requerida.
Formato de autorización pasaje aéreo correctamente diligenciado y entregado a la Recepcionista de
Bogotá como mínimo cinco días antes de la fecha de viaje requerida.
Formato de autorización de hospedaje correctamente diligenciado y entregado a la Recepcionista de
Bogotá como mínimo dos días antes de la fecha de llegada al sitio de hospedaje.
Formato de solicitud de reserva correctamente diligenciado y entregado al Hotel para formalizar la
reserva de la habitación para hospedaje.
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Reglamento Interno de Trabajo.

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11. ANEXOS
GG-ADM1-F-6. AUTORIZACIÓN GASTOS REEMBOLSABLES PARA VIAJE
GG-ADM1-F-7. AUTORIZACION PASAJE AEREO
GG-ADM1-F-8. AUTORIZACION HOSPEDAJE
GG-ADM1-F-10. SOLICITUD DE RESERVA
12. REGISTRO DE APROBACION
Elaboró Fecha Revisó Fecha de Aprobó Fecha de Custodio

elaboración Revisión Aprobación
Lider de 1-mar-11 Representante 1-mar-11 Comité de 1-mar-11 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestión
Gestión Documental
Lider de 1-mar-11 Representante 2-may-11 Comité de 2-may-11 Soporte de
Gestión Documental
Lider de 1-mar-11 Representante 1-jun-12 Comité de 1-jun-12 Soporte de
Gestión Documental

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12. REGISTRO DE APROBACION

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