POLÍTICA DE VIAJES TES-DOC-007 Copia controlada

ÁREA: GERENCIA FINANCIERA ADMINISTRATIVA Edición No. 1 Sí / No

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POLITICA DE VIAJES

REQUISÍTOS GENERALES DE LA POLÍTICA

Objetivo. Establecer el procedimiento administrativo para que los colaboradores de la

compañía puedan gestionar sus viáticos relacionados a los viajes dentro y fuera de
Nicaragua de una manera adecuada y eficiente

Ámbito de aplicación. Esta política cubre a todos los colaboradores de Hemco-Nicaragua,

S.A. con contrato temporal e indefinido. Es aplicable para cualquier país destino bajo los
requisitos que en ésta se detallan.

Para los viajes internacionales, esta política cubre a todos los niveles de la organización de
la forma siguiente:

Niveles Cargos
Nivel I Presidencia – Vicepresidencias – Finanzas
Nivel II Gerentes
Nivel III Superintendentes y Jefes
Nivel IV Otros

Excepciones a la política. Cualquier excepción a esta política se considerará una

desviación y requerirá la aprobación por escrito del vicepresidente del área del viajero.

Para cualquier solicitud contenida en esta política se deberá llenar y enviar vía correo
electrónico el Formato de Solicitud de Servicios de Viaje.

1. AUTORIZACIONES PREVIAS AL VIAJE:

Los viajes en función de trabajo siempre deben ser autorizados por el vicepresidente del
área o el gerente financiero administrativo en su defecto.

Se tomará como autorización formal, la solicitud de servicios de viaje (solicitud de boletos,

hoteles, solicitud de viáticos, seguro de viajero, transporte terrestre, etc.) que se elaborarán
en el formato que para tal fin (Solicitud de Servicios de Viaje) y que deberá estar firmada
por el vicepresidente del área o el gerente financiero en su defecto. El viajero diligencia el
formato y lo envía vía email a la Administración Bonanza y Administración Managua
dependiendo del viaje a realizar y al Departamento de Tesorería para gestionar los anticipos
solicitados.
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2. Solicitud de Boleto Nacional y Chárter

Toda Solicitud de Vuelos Nacionales debe hacerse a través de Administración Bonanza,

cumpliendo con lo siguiente:

2.1 Boletos en Vuelos Comerciales:

a) Todos los boletos aéreos deberán ser autorizados por el superior inmediato,
mediante formato establecido “Solicitud de Servicios de Viaje”.

b) Previa a la Solicitud de Servicios de Viaje, la Administración Bonanza debe

confirmar la disponibilidad de alojamiento para su viaje o visita a las instalaciones
de HEMCO en Bonanza.

c) Si después de haber realizado la solicitud de boletos se requiere un cambio que

implique una penalidad, se debe enviar un correo a la Administración Bonanza con
la autorización por parte del jefe del área aprobando el cambio respectivo e
indicando el centro de costos que afectaría.

d) El formato de Solicitud de Servicios de Viaje debe entregarse como mínimo con

4 días de anticipación, caso contrario no se garantiza la confirmación del trámite.

e) Para el Caso de los Boletos a CXC, deben hacerse mediante una solicitud por
escrito al área de Gestión Humana, previa firma y visto bueno del Jefe inmediato
del colaborador que solicita.

2.2 Espacios en Vuelos Chárter:

El vuelo chárter es con el propósito de tener disponibilidad fija para la salida del personal
en rotación y el traslado de producción, por lo tanto:

a) Todos los vuelos en la Ruta Bonanza - Managua o viceversa deberán ser a través
de vuelos chárter en la medida de lo posible.

b) Las solicitudes de cupos en los vuelos chárter quedan en el siguiente orden de

prioridades:

i) Emergencias y Enfermos Clínica graves (a Solicitud de los Médicos)

ii) Personal en Rotación.
iii) Colaboradores (Un Viaje cada 6 meses).
iv) Beneficiarios (Esposa (o) e hijos del Colaborador)
v) Otros (pacientes Clínica no graves)
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c) Las solicitudes de Viajes en el chárter deben hacerse por escrito mediante formato
establecido con el visto bueno del jefe del área respectiva.

3. Solicitud de Boleto Internacional

Los Boletos internacionales deberán ser solicitados a la Administración Managua bajo

siguientes parámetros:

a. Entregar la Solicitud de Servicios de Viaje con anticipación de 15 días.

b. La emisión del boleto será en Clase Económica.

c. La Administración de Managua enviará el itinerario de vuelo para la revisión y

aprobación del viajero. Cualquier error deberá ser notificado inmediatamente. Una
vez emitido Boleto, no se acepta ningún cambio de itinerario.

d. Los vuelos internacionales deberán ir sincronizados con los vuelos Chárter

contratados en la medida de lo posible. Es decir, que los colaboradores que vuelen
de Bonanza – Managua, la hora de salida de su vuelo internacional debe ser
posterior a la hora de llegada del Chárter y en el caso que el trayecto fuese
Managua – Bonanza, la hora de llegada del vuelo internacional debe ser antes de
la salida del Vuelo Chárter.

4. Viáticos y Anticipos

Las solicitudes de viáticos para viajes nacionales se deben presentar con 5 días de
antelación. Se utilizará el mismo formato de Solicitud de Servicios de Viaje, éste debe
gestionarse a través del superior inmediato, la cual deben entregarse al departamento de
Contabilidad para su programación. La entrega deberá ser a más tardar los martes, para
desembolso el sábado de la misma semana.

En caso de que se incurra en gastos adicionales, el viajero deberá presentar solicitud de

reembolso, que incluya las facturas originales emitidas a favor de Hemco-Nicaragua, S.A.
más el número RUC de la compañía, así como la aprobación del vicepresidente
correspondiente.

4.1 Viáticos a nivel Nacional

Correspondiente a Managua:
Los viáticos por día en córdobas son C$600.00 para gastos, excluyendo alojamiento, el cual
será cubierto por la empresa.

Correspondiente a otros departamentos:

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Los viáticos por día en córdobas son C$1,500.00 para gastos de alojamiento, alimentación
y transporte.

En caso de que se incurra en gastos adicionales, el viajero deberá presentar solicitud de

reembolso, que incluya las facturas originales emitidas a favor de Hemco-Nicaragua, S.A.
más el número RUC de la compañía, así como la aprobación del vicepresidente
correspondiente.

Los viáticos y anticipos se entregarán mediante transferencia electrónica a la cuenta del

colaborador. En el caso de los anticipos, éstos serán registrados contablemente como
anticipo a justificar, el cual se considerará justificado cuando el colaborador entregue al
Departamento de Tesorería, la documentación soporte por cada rubro en los que utilizó el
anticipo en un plazo no mayor a 15 días. La justificación del anticipo deberá estar autorizada
por el vicepresidente que corresponda.

En el caso de un regreso anticipado deberán reintegrarse los viáticos correspondientes al

número de días que no se viajó.

Estos viáticos aplican solamente para viajes de trabajo, cuya Agenda deberá ser aprobada
por el vicepresidente correspondiente.

4.2 Viáticos a nivel Internacional

Para este tipo de viajes se manejarán viáticos fijos dependiendo del país. Las tarifas
indicadas en la siguiente tabla corresponden a viáticos diarios en dólares norteamericanos,
destinados a cubrir alimentación y transporte personal, sin incluir hotel, ni transporte aéreo,
ni gastos de representación:

EE.UU.
Asia Australia
Niveles Europa y Florida Centroamérica Suramérica
y África y Japón
Canadá
Nivel I 150 € USD 135 USD 150 USD 110 USD 120 USD 110 USD 135
Nivel II 100 € USD 100 USD 120 USD 80 USD 90 USD 80 USD 100
Nivel III y IV 80 € USD 80 USD 110 USD 60 USD 70 USD 60 USD 80

En el caso de un regreso anticipado deberán reintegrarse en la caja los viáticos

correspondientes al número de días que no se viajó. Los viáticos serán transferidos a la
cuenta del colaborador 24 horas antes del viaje.
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5. Alojamiento

5.1 Nacional (Bonanza)

Las necesidades de alojamiento para funcionarios, consultores y/o visitas deben ser
entregadas en el formato de Solicitud de Servicios de Viaje. El alojamiento debe ser
consultado primeramente por la Administración Bonanza para efectos de garantizar
disponibilidad para éste y evitar cambios en itinerario o reservaciones de vuelos por falta
de espacio. El uso de hoteles externos a Hemco, deberán ser costeados por el área
solicitante.

Dependiendo de las necesidades de alojamiento para trabajos de emergencias en la mina,

algunas visitas confirmadas pueden variar debido a las necesidades de la operación.

5.2 Nacional (Managua)

Administración Managua se encargará del alojamiento del personal que requiera hospedaje
en Managua. Si es necesario cancelar o cambiar cualquier reserva en el hotel este deberá
ser notificado al menos 24 horas de anticipación.

5.3 Alojamiento Hotelero Internacional.

Administración Managua se encargará del alojamiento del personal que requiera hospedaje
internacional. Se deberá solicitar con 48 horas de anticipación a la administración de
Managua, siempre utilizando el formato de Solicitud de Servicios de Viaje. Ésta deberá
enviar las confirmaciones de reservación antes del viaje. En el caso que el área de
Administración Managua no pudiera realizar la reservación, se utilizará la tabla siguiente:

Niveles Valores
Nivel I USD
Nivel II USD 300
Nivel III USD 300
Nivel IV USD 250

En el caso de que el alojamiento sea pago con tarjeta de crédito, al regreso del viaje se
solicitará el reembolso con la presentación de las facturas respectivas. En el momento de
cancelar la cuenta en el hotel se debe solicitar factura a nombre de la empresa y número
RUC.

6. Vigencia

Esta política tendrá vigencia a partir del 1º de noviembre de 2021.

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Clifford Ramírez Barreto

Gerencia Financiera Administrativa