Procedimiento Viajes Nacionales e Internacionales

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Atlas Copco Perú Management System

ACMS1-1411405991-616
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Erick Hernandez Julio Hernandez 9/8/2021 3 1(10)
Procedimiento Viajes Nacionales e Internacionales
1. OBJETIVOS
Establecer los lineamientos generales para proveer guías para los viajes que son parte de nuestro negocio diario,
sean una herramienta útil para brindar una adecuada atención al cliente.
2. ALCANCE
De aplicación a todos los colaboradores de Atlas Copco Perú S.A.C que tengan necesidad de realizar viajes
nacionales o internacionales como partes de su trabajo.
3. RESPONSABLES
 Administración y finanzas: dar soporte en la gestión de viajes.
 Personal que realice o gestione viajes: cumplir con el presente procedimiento.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica.
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Término / Concepto Definición

Pasaje aéreo Un boleto, pasaje o billete electrónico se usa para representar la
compra de un asiento en una línea de pasajeros aérea
normalmente por un sitio electrónico o por teléfono.
Alojamiento La palabra alojamiento refleja la acción de alojar u hospedar. Esta

palabra es comúnmente usada para referirse al sitio donde los
individuos se alojan o pernoctan, por lo general, durante un viaje.
Las posadas y los hoteles son un claro ejemplo de alojamientos.
Viáticos Son sumas de dinero que la empresa reconoce a los trabajadores

para cubrir los gastos en que estos incurren para el cumplimiento
de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo;
reconociendo, principalmente, gastos de transporte, de
manutención y alojamiento del trabajador.
6. PROCEDIMIENTO
6.1 LINEAMIENTOS GENERALES

 Este procedimiento tiene como fin asegurar los viajes, que son parte de nuestro negocio diario, sean una
herramienta útil para brindar una adecuada atención al cliente y cubra los gastos incurridos por el personal
de la Empresa. En ningún caso debe considerarse como remuneración.
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 El Gerente de Administración y Finanzas es el responsable de vigilar el cumplimiento de este procedimiento,

las áreas de Recursos Humanos son responsables de mantenerla debidamente actualizada la lista de
empleados y difundir ingresos nuevos o salidas. El Gerente General es el responsable de autorizar cambios
tanto a las políticas como al procedimiento con relación a los arreglos de viaje, que se deriven de
circunstancias especiales no contempladas en el presente documento.
6.2 TRAMITES DE VIAJE

La autorización para un viaje se realiza mediante la aprobación vía correo corporativo de la empresa y los
cuales están sujetos a las siguientes tablas de niveles de aprobación.
Para solicitar adelantos de viaje, se realiza a través del formato “Solicitud de adelanto de viaje”. El cual debe
ser solicitado al área de Administración y finanzas
6.2.1 PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

VIAJES NACIONALES
Empleado Jefe de Área Gerente de Área
Jefe de Área Gerente de Área
Gerente de Área Gerente General
VIAJES INTERNACIONALES
Empleado Jefe de Área Gerente de Área Gerente General

Jefe de Área Gerente de Área Gerente General
Gerente de Área Gerente General
6.2.2 PARA PERSONAL TECNICO

VIAJES NACIONALES
Empleado
Jefe de Área
Gerente de Área
VIAJES INTERNACIONALES
Empleado
Jefe de Área
El empleado debe presentar la liquidación de viajes con la documentación
Gerente de Área
sustentadora adjunta, luego de cinco días calendarios de finalizado éste. De igual
manera, deberá Gerente General devolver el adelanto de viaje, si el viaje hubiera sido cancelado o
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postergado. De producirse un retraso importante, sin justificación, Recursos Humanos realizará el descuento
por planilla al mes siguiente.
6.3 RESERVAS AEREAS

 Cada empleado deberá realizar sus reservas, en coordinación de la agencia de viaje autorizada.
 La Agencia de viaje, no emitirá ningún boleto de viaje, si no cuenta con la aprobación de su según tabla de
aprobación.
 En ciertos casos, las aerolíneas realizan cargos administrativos por cambios en las reservaciones o
cancelaciones. Dichos importes deberán ser aprobados en forma previa a sus emisiones por el jefe
inmediato, según tabla de aprobaciones, de lo contrario será asumido por el empleado.
 Los gastos por exceso de equipaje podrán ser reembolsados en casos excepcionales debidamente
documentados y aprobados en forma previa.
 Todos los gastos que resulten de reservaciones adicionales a las de negocios serán a cargo del pasajero.
En ningún caso será reembolsable un gasto cuyo motivo no sea de negocios. Para reservaciones
personales, el pasajero deberá informar a la Agencia de Viajes Autorizada las porciones que no son parte del
viaje por cuenta de la empresa para ser facturadas a nombre de la persona.
 El costo de las reservaciones de boletos de avión para el esposo(a) u otros familiares serán por cuenta del
pasajero y deben ser facturados a nombre personal.
6.4 TARIFAS AEREAS

 Las tarifas negociadas deben ser las más convenientes para la empresa.
 El Gerente de Finanzas y Administración es el responsable de revisar las tarifas cada año, con las agencias
autorizadas.
 Las tarifas del tipo “no reembolsables” deben ser consideradas sólo en los casos en que el viaje sea seguro
de ser realizado y se tenga la certeza de las fechas de ida y de regreso.
 Todos los vuelos nacionales e internacionales se realizarán en clase económica, excepto en los vuelos
intercontinentales que realice el Gerente General o miembros del directorio.
6.5 HOSPEDAJE
 El empleado es libre de hospedarse en cualquier hotel, teniendo en cuenta:
Puesto Tipo de hotel

Presidente y Directores 5 estrellas
Gerentes 4 estrellas
Personal en General 3 estrellas
 La reserva de hoteles nacionales podrá ser realizada por el empleado, en habitaciones simples. En caso de
no presentarse en el hotel el día de la reservación, el pasajero deberá absorber el costo que esto origine, a
menos que por razones justificadas el Gerente de área y/o Gerente General, según sea el caso (Revisar
tabla de aprobaciones) autorice lo contrario.
 Los gastos de hospedaje serán reembolsados únicamente si están debidamente documentados, para lo cual
es obligatoria la presentación de la factura y/o comprobante a nombre del pasajero. Si la factura o
comprobante de hospedaje incluye el consumo y gastos telefónicos estos deberán estar detallados. La
empresa sólo reconocerá los gastos detallados en dicho procedimiento.
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 Para gastos en el exterior deben:

 Si el pago se realizó en efectivo, se deberá adjuntar en la liquidación el ticket que le emite la casa de
cambio.
 Si se pagó con tarjeta de crédito colocar una la captura de pantalla del estado de cuenta de lo que la
entidad financiera le cargo al usuario.
6.6 TRANSPORTE
 El traslado en taxi debe ser solicitado a la empresa autorizada por el usuario, no se aceptaran de otras
agencias. Esto para el caso de los viajes al interior de lima metropolitana.
 En el caso de los viajes al exterior para ser reembolsado un gasto de transporte se deberá presentar la
factura, boleta o recibo (en buen estado y sin correcciones) en la liquidación respectiva.
 Sólo se reconocerán los servicios de taxi de la casa al aeropuerto o aeropuerto a destino (hotel o agencia de
viajes) y viceversa, más no los taxis de la casa a la empresa en días laborables salvo sea por estar culminar
sus labores de la empresa y este con la aprobación del jefe inmediato. Tampoco están incluidos los taxis
tomados, después de la jornada de capacitación o evento laboral.
 El personal técnico podrá presentar gastos de taxi de su casa a la oficina previa autorización del Jefe de
Área y siempre que este sea justificado y colocado el motivo de su viaje a la hora de solicitar el servicio
autorizado del taxi en el aplicativo.
6.6.1 USO DE VEHICULO PERSONAL

 El Gerente de Área puede autorizar en forma previa el uso de vehículo personal sólo cuando sea
económicamente más conveniente que alquilar un vehículo externo (incluyendo gasolina y lubricantes) o
tomar un taxi.
 Los vehículos personales solo estarán aptos para realizar viajes si se encuentran en óptimas condiciones
técnicas, cuentan con SOAT, póliza de seguros vigente y cumplan con las condiciones requeridas para
cada tipo de terreno. Es responsabilidad de cada empleado que hace uso de su vehículo de personal el
vigilar que este cumpla con las condiciones requeridas en esta cláusula.
 La empresa no se hará cargo de los daños que puedan sufrir los ocupantes o terceros por un vehículo
que no cuente con todos los seguros solicitados en la cláusula precedente.
 En caso el usuario haya sido autorizado a viajar en su propio vehículo, se le reconocerá el costo de la
tarifa por kilómetro de S/.1.40, además de los gastos debidamente sustentados de peaje para
camionetas con equipamiento minero que viajen por carreteras.
 El costo de la tarifa a pagar por cada Km realizado en los desplazamientos comerciales de servicio
postventa CTS por kilómetro de S/.0.98, será aplicable para desplazamientos en Lima y provincias.
 Los costos antes mencionados son únicos de pago por concepto de desplazamiento por carretera
cubriendo con el mismo los costes asociados de Combustibles y Mantenimientos relacionados con el
normal uso y desgaste del vehículo (excepción de los Peajes que seguirán siendo reembolsados).
 Para poder computar los Km se procederá al igual que con el uso de los vehículos de empresa,
supervisado por nuestro servicio de vigilancia, se anotará el Km realizado pagando el importe por
diferencia entre la salida y el regreso.
6.6.2 USO DE VEHICULOS ALQUILADOS O DE PROPIEDAD DE LA EMPRESA

 Revisar Procedimiento Asignación de Vehículos Corporativos.
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6.7 ALIMENTACIÓN
6.7.1 VIAJES PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

VIATICOS NACIONALES
El reembolso del viático por alimentación diaria para viajes nacionales se hará en la siguiente proporción:
Duración del viaje Tipo de alimentación cubierta Monto en soles hasta

Salida antes de las 07am y regreso antes de Desayuno S/15
las 12:30pm.
Salida antes de las 07am y regreso antes de Desayuno y almuerzo S/50
las 20:00pm.
Salida antes de las 07am y regreso después Viático completo S/85
de las 20:00pm.
*Reembolso de desayuno solo en caso el hotel no lo incluya.

La tabla antes detallada ha sido calculada sobre la base de las siguientes proporciones del viático diario
máximo por alimentación:
Tipo de alimentación cubierta Monto en Soles (S/.)

Desayuno S/ 15.00
Almuerzo S/ 35.00
Cena S/35.00
*Los viáticos no son
acumulativos. Si el trabajador excede el tope de viatico de S/35.00, la diferencia la asume el trabajador
Para el reembolso de los gastos por viáticos nacionales, el usuario deberá presentar facturas, boletas u
cualquier otro comprobante legal que sustente el gasto y muestre el consumo en forma detallada. Sin el
sustento adjunto a la liquidación no procede el reembolso.
VIATICOS INTERNACIONALES
El reembolso del viático por alimentación diaria para viajes internacionales se hará en la siguiente proporción:
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Tipo de Monto en dólares Monto en

alimentación para Sudamérica dólares para el
Duración del viaje
cubierta resto del mundo
Salida antes de las 07am y Desayuno US $10 US$10
regreso antes de las 12:30pm.
Salida antes de las 07am y Desayuno y US $ 35 US$45
regreso antes de las 20:00pm. almuerzo
Salida antes de las 07am y Viático completo US $ 60 US$100
regreso después de las
20:00pm.
(*) Incluye Ecuador, Bolivia, Brasil, Chile, Argentina, Paraguay, Uruguay, Venezuela, y Colombia.
Sudamérica:
Tipo de alimentación cubierta Monto en dólares ($)

Desayuno $ 10.00
Almuerzo $ 25.00
Cena $ 25.00
Resto del Mundo:

Desayuno $ 10.00
Almuerzo $ 45.00
Cena $ 45.00
Adicionalmente al viático internacional, se otorgará un monto adicional para otros gastos menores por
viajes de día entero:
Monto en dólares para Sudamérica Monto en dólares para el resto del mundo
US $10 US$15
Cuando el viaje incluye gastos de representación en el almuerzo o cena, el usuario no podrá solicitar
viático alguno por dichos conceptos.
En los viajes de capacitación o visitas a fábrica el usuario deberá adjuntar obligatoriamente a su
liquidación el programa detallado del curso o programa de visita. En los casos que el programa incluya
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algún tipo de comida, o esta sea proporcionada por el país o mina que se visita el empleado no podrá
solicitar el reembolso de esta.
Esta cláusula no será aplicable para viajes por periodos mayores a 15 días y/o viajes hechos para llevar a
clientes a las fábricas, en cuyo caso el viático diario será pactado con la Gerencia General en forma previa
al viaje, siempre que este no sea proporcionado por el cliente o la fábrica, según sea el caso.
6.7.2 VIAJES PARA PERSONAL TECNICO

VIATICOS NACIONALES
El reembolso del viático por alimentación diaria para viajes nacionales se hará en la siguiente proporción:
Tabla de Viáticos Nacional-Provincia
Tipo de Monto en soles

alimentación hasta
Duración del viaje
cubierta
Salida antes de las 07 am. y regreso antes de Desayuno S/15
las 12:30 pm.
Salida antes de las 07 am y regreso antes de Desayuno y S/40
las 20:00 pm. almuerzo
Salida antes de las 07 am. y regreso después Viático completo S/65
de las 20:00 pm.
*Reembolso de desayuno solo en caso el hotel no lo incluya.

Tipo de alimentación cubierta Monto en Soles (S/.)

Desayuno S/ 15.00
Almuerzo S/ 25.00
Cena S/25.00
El viatico máximo diario S/65 por alimentación será reembolsado vía planilla mensual.
Para los viáticos de Técnicos en Lima, solo será reembolsado el almuerzo, el cual es de s/15.00, debido
que el personal tiene el beneficio de alimentación 100% cubierta por la empresa.
En el caso de personal técnico de contratos, no se le pagará importe alguno por concepto de alimentación
toda vez que dicho gasto es asumido por la empresa.
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En caso el cliente facture a la empresa cualquier consumo por concepto de alimentación del personal
técnico de taller, dicho importe será descontado de la liquidación mensual de viáticos por alimentación a
reembolsar en la planilla.
VIATICOS INTERNACIONALES
El reembolso del viático por alimentación diaria para viajes internacionales se hará en la siguiente
proporción:
Sudamérica:

Desayuno $ 10.00
Almuerzo $ 25.00
Cena $ 25.00
(*) Incluye Ecuador, Bolivia, Brasil, Chile, Argentina, Paraguay, Uruguay, Venezuela, y Colombia.
Resto del Mundo:

Desayuno $ 10.00
Almuerzo $ 45.00
Cena $ 45.00
Adicionalmente al viático internacional, se otorgará un monto adicional para otros gastos menores por
viajes de día entero:
Monto en dólares para Sudamérica Monto en dólares para el resto del mundo
$10 $15
Cuando el viaje incluye gastos de representación en el almuerzo o cena, el usuario no podrá solicitar
viático alguno por dichos conceptos.
En los viajes de capacitación o visitas a fábrica el usuario deberá adjuntar obligatoriamente a su
liquidación el programa detallado del curso o programa de visita. En los casos que el programa incluya
algún tipo de comida, o esta sea proporcionada por el país o mina que se visita el empleado no podrá
solicitar el reembolso de esta.
Esta cláusula no será aplicable para viajes por periodos mayores a 15 días y/o viajes hechos para llevar a
clientes a las fábricas, en cuyo caso el viático diario será pactado con la Gerencia General en forma previa
al viaje, siempre que este no sea proporcionado por el cliente o la fábrica, según sea el caso.
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6.8 OTROS GASTOS

Los gastos que no fueran incluidos en la liquidación de viaje serán reembolsados utilizando el formato
“Comprobante o Recibo de Caja”, no en la siguiente liquidación.
Los Residentes de contrato son los únicos autorizados a presentar en su liquidación gastos comunes como:
 Lavandería (uniformes, ropa de cama)
 Concesionario
 Luz
 Agua
 Teléfono
 Reparaciones (casa, vehículo, taller, equipos)
 Alquiler (vehículos, limpieza de cuartos, etc.)
Lavandería
Los gastos de lavandería se reconocerán solo en los viajes que tengan una duración mayor de cinco días,
debiendo adjuntarse las facturas o comprobantes correspondientes.
Tramites documentarios
Es responsabilidad de cada usuario indagar cuales son los documentos y requisitos para los viajes nacionales e
internacionales por negocios. Asimismo, es responsabilidad de cada usuario cumplir con las siguientes
exigencias:
 Trámite del pasaporte, vigencia de pasaporte.
 Trámite de visas
 Certificados de vacunas
 Cartas de presentación a embajadas y consulados. (Coordinar con Recursos Humanos)
 Seguros para todos los viajes internacionales (Coordinar con el Supervisor de Administración y
Finanzas)
Gastos No Reembolsables
 Las renovaciones de las Tarjetas de Crédito personales (privadas).
 Las cuotas cobradas por los programas de pasajero frecuente.
 Recreación personal como: Películas, clubes, minibar, etc.
 Seguros adicionales a los ya incluidos en las tarifas aéreas.
 Los gastos por exceso de equipaje (por motivos ajenos a la compañía)
6.9 PRESENTACIÓN
 Las liquidaciones de viaje deben ser presentadas en forma legible, con todo el nivel de detalle que estas
presentan y sin ninguna enmendadura, en un plazo máximo de 5 días luego de concluido en viaje; en caso
de no hacerlo la Compañía está facultada a descontar el 100% del adelanto entregado.
 No se podrá hacer un segundo adelanto a un trabajador que tenga un adelanto pendiente de ser rendido
salvo que este esté aprobado por el Gerente de Área y Gerente de Administración y Finanzas y esté
debidamente justificada.
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7. REGISTROS
 Formato Comprobante de Caja
 Formato Liquidación de Viajes al Exterior
 Formato Liquidación de Viajes Nacionales
 Formato Solicitud de Adelanto de Viaje
 Formato Gastos de Representación

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