POLÍTICAS DE VIATICOS Y GASTOS DE REPRESENTACIÓN EN

GLOBALEM S.A.S

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la optimización de los viajes corporativos y el

manejo de gastos de representación, garantizando la eficiencia de los procesos
que soportan la operación de la Compañía. Controlar las actividades que
contemplan los viáticos, la liquidación y la legalización de los gastos de viaje
originados en desplazamientos nacionales e internacionales.

2. ALCANCE

Aplica al personal de GLOBALEM S.A.S que tenga que realizar desplazamientos

fuera de su lugar y zona de trabajo de acuerdo con lo que, al respecto, haya
definido la compañía. Aplica para Colombia y ajustado a las reglamentaciones
locales de cada país. Este procedimiento inicia con la justificación de la necesidad
del viaje, la solicitud del hospedaje (en caso de que se requiera), viáticos para los
gastos de viajes nacionales e internacionales según el caso, y concluye con la
legalización del préstamo de responsabilidad o anticipo cuando sean gastos de
viaje ante el área Financiera de la Compañía.

3. DEFINICIONES

Para facilitar la comprensión y la adopción del presente manual de gastos de viaje,

se consideran las siguientes definiciones:

 PRÉSTAMO DE RESPONSABILIDAD: Se define como la figura mediante

la cual la Compañía entrega recursos económicos para el cumplimiento y
desarrollo de un propósito específico.

 MANEJO DE VIÁTICOS: Los viáticos se definen como un reconocimiento

económico que se les otorga al Director, Coordinador y demás cargos de
dirección, confianza y manejo, cuando se desplacen a un lugar diferente de
su sitio habitual de trabajo. Este reconocimiento se otorga para cubrir
alimentación, desplazamiento y en general todos los gastos asociados a los
viajes que deben hacer en representación de la Compañía. Los viáticos se
entregan como anticipos de gastos de viaje, siempre y cuando existan las
solicitudes de anticipo de Gastos de Viaje, de tiquete aéreo y alojamiento
previamente autorizadas y no están sujetos a legalización. (Código
Sustantivo de Trabajo artículo 130).
 MANEJO DE GASTOS DE VIAJE: Los dineros entregados a los
colaboradores de la Compañía deberán ser utilizados para cubrir gastos por

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 desplazamientos, alimentación y demás actividades relacionadas con el
objeto del viaje.

Las tarifas de gastos de viaje estarán definidas en el presente manual y cada

solicitante soportará mediante facturas originales (electrónicas) y/o documentos
equivalentes, a nombre de GLOBALEM S.A.S NIT No. 900.821.229-7, todos los
pagos efectuados por cuenta de la Compañía, así mismo, deberá relacionar de
manera detallada los desplazamientos cuando haya utilizado el servicio de taxis
indicando el valor de cada servicio, fecha y trayecto.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

Los colaboradores tendrán que legalizar su anticipo de gastos de viaje y

movilización en el plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de
salida. Todo viaje que requiera ser cubierto con alojamiento, alimentación y demás
conceptos, en cumplimiento del ejercicio de las funciones, deberá ser solicitado a
través de los respectivos formatos. (Anexo 1).

La solicitud de visto bueno (Vo.Bo) debe contener como mínimo:

 Fecha del viaje.

 Nombre de quien o quienes viajan: -
 Motivo del viaje: (Adjuntar invitación, agenda - en caso de existir)
 Centro de costos, proyecto y acción a afectar.

De no ser así, la Compañía no reconoce ningún valor y deduce por nómina la

totalidad del anticipo. No se entregan anticipos a quien tenga valores pendientes
por legalizar.

Si vencido el término para la legalización y esta no se ha realizado, se notificará al

colaborador con copia al Directivo responsable informando que el colaborador
deberá hacer el reintegro total, y en caso tal de persistir el no reintegro a los dos
(2) días siguientes a su notificación se informará el inicio de un proceso
disciplinario por la infracción.

Para la legalización de los anticipos o préstamos de responsabilidad, se debe

diligenciar el formato “relación de gastos” con su respectiva firma y adjuntar.

Sólo se registrarán y reconocerán las legalizaciones de gastos de viaje que tengan

los soportes originales, necesarios y en las condiciones requeridas por la
Compañía.

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 4. DIRECTRICES
* Viaje.

▪ El Vicepresidente, Gerente o Director, según aplique, será responsable de la

aprobación, ejecución y control presupuestal de los gastos asociados a viajes
corporativos (legalizaciones, gastos de representación, anticipos y viajes). Todo
gasto asociado a un proyecto se deberá cargar al presupuesto asignado al mismo.

De igual manera del correcto cumplimiento de la política y procedimientos de este

proceso a través de la herramienta de gestión de viajes.

▪ Los tiquetes deberán adquirirse siempre con la tarjeta de crédito corporativa que
tenga registrada la Compañía ante la agencia de viajes y por medio de la
herramienta de gestión de viajes.

▪ El criterio de escogencia de tiquete deberá ser la tarifa más económica

(consideraciones como preferencia de aerolínea, membrecía a programas de
viajero frecuente, etc., no deberán formar parte de la toma de decisión). Respecto
a la adquisición de servicios adicionales como maleta de viaje, deberá solicitarse
con antelación, por lo que no se pagarán adicionales de maletas que se paguen el
mismo día de viaje, gasto que deberá asumir el trabajador.

▪ Con el fin de obtener mejores tarifas aéreas se deberán solicitar y expedir

tiquetes y reservas de hoteles con, al menos, una semana de anticipación,
siempre que el viaje no se haya generado con menor antelación por razones
ajenas al empleado. Adicionalmente, una vez comprado el tiquete, pagos
adicionales por equipaje, check in, modificaciones o cualquier otro cargo, deberá
ser asumido por el trabajador.

▪ Cualquier penalidad generada en el proceso de viajes, por omisión a lo

consignado en la presente política y los procedimientos respectivos, serán a cargo
del trabajador.

▪ Todo viaje internacional será aprobado por el Gerente. Todos los gastos serán
asumidos por el país destino, para lograr economías y aprovechar tarifas que se
han negociado en cada lugar. El país destino será el encargado de reservar los
hoteles, recogida en el aeropuerto, entre otros.

▪ Los viajes internacionales de los Vicepresidentes deberán ser aprobados por

presidencia, los viajes serán aprobados por el mismo vicepresidente quien realiza
el viaje, ciñéndose a todo lo contemplado en la presente política.

▪ Los tiquetes en clase ejecutiva solo están autorizados para Presidente y

Vicepresidentes, y son exclusivamente para viajes internacionales que superen 3
horas de duración.

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▪ Se autoriza viajes para personas que no laboren en la compañía, tales como
clientes, consultores, asesores externos, etc. de acuerdo con los lineamientos de
la presente política y con la aprobación del respectivo Vicepresidente.

▪ Las personas que no tengan tarjeta de crédito podrán solicitar anticipos para sus
viajes, sean estos dentro o fuera del país de origen de acuerdo a lo definido en el
instructivo

▪ Los montos aprobados por concepto de alimentación en los viajes nacionales

son los siguientes, sin excepción, y bajo las condiciones mencionadas:

▪ Para los viajes que sean intermunicipales y realizados por tierra, el vehículo que
se utilice para el viaje deberá ser tomado en el terminal de transportes de la
ciudad origen.

▪ Las personas que apliquen para viaje en avión deben relacionar en su solicitud si
requiere maleta de bodega, en caso de que no se solicite con antelación a la
compra del vuelo, la persona debe asumir el excedente que se genere por
comprar la maleta en el aeropuerto.

▪ En caso de realizarse un viaje terrestre en vehículo propio, se reconocerá un

valor de COP$960 para vehículos y COP$400 para motocicletas por kilómetro
recorrido.

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*El alquiler del vehículo para transporte quedará regido por el contrato
debidamente firmado con la Compañía, y será responsable el conductor.

Adicional se autoriza el pago de peajes con caja menor.

▪ Por buenas prácticas corporativas, se recomienda que no viajen más de tres (3)
miembros del Comité Ejecutivo en un mismo vuelo.

▪ No se permite solicitar cambios en los itinerarios, ni cancelaciones del viaje,

salvo que sea autorizado previamente por el Gerente.

▪ La compañía no cubrirá los costos de expedición o refrendación de pasaportes,

por considerarse un gasto de carácter personal.

▪ Los tiquetes de viaje se pagarán desde Bogotá y luego de compartidos los datos
de viaje, será responsabilidad de la persona realizar el check – in (si es necesario)
y llegar en los horarios establecidos en el itinerario.

 Hoteles y estadía.

▪ En los lugares donde existan convenios hoteleros, los trabajadores deberán

utilizar dichos hoteles. - Para las personas que viajan a un proyecto y su estadía
tiene una duración superior a dos semanas, se define un valor de $500.000 pesos
mensuales por concepto de alimentación. El hospedaje se contratará formalmente
y se pagará desde la oficina principal en Bogotá. 1

▪ En caso de que el trabajador deba conseguir y asumir su hospedaje, el valor de

viáticos mensuales será de $1.000.000 por concepto de alimentación y hospedaje.

▪ Se deben evitar gastos asociados a viajes de trabajo en fin de semana.

▪ La compañía no autoriza gastos por llamadas telefónicas fijas desde el hotel.

▪ La compañía reconoce el pago del servicio de lavandería, por estadías

superiores a tres (3) noches.

▪ El monto máximo diario para legalización de hoteles en el exterior es de US$250.

▪ La compañía autoriza el pago de propinas en restaurantes. El valor de las

propinas debe estar incluido dentro del valor máximo aprobado para alimentación.
No se autoriza el pago de minibar, licores y cigarrillos.

1
Teniendo en cuenta que los bonos son fijos mensuales, a las personas que se les otorgue se incluirán como concepto
salarial dentro de su nómina y prestaciones sociales.

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  Viajes al exterior.

▪ Se autoriza el alquiler de vehículo para viajes internacionales, para Presidente,

Vicepresidentes y Gerentes.

▪ Es responsabilidad del trabajador reportar al área de SSAC el viaje internacional

para la correspondiente cobertura de la ARL o equivalente en los países.
Adicionalmente, deberá informar al área de nómina para activar la cobertura de
medicina pre-pagada en el exterior.

▪ Cuando un trabajador se encuentre en el exterior por motivos laborales, la

compañía aprueba el servicio de roaming hasta el nivel de Director. Para los
demás niveles debe contar con aprobación

Para llamadas de voz se recomienda la utilización de la aplicación Teams.

 Gastos de Representación.

▪ La compañía autoriza gastos de representación cuando corresponden a

invitaciones a terceros, comités regionales o de equipo y cierres de proyectos. En
el momento de la legalización se debe relacionar el nombre y empresa de los
invitados. Los montos aprobados por persona que asiste a un evento son:

▪ Presidente, Vicepresidente y Gerentes monto máximo: COP$500.000

▪ Directores y Jefes monto máximo: COP$200.000

 Tarjetas de Crédito.

▪ La compañía autoriza la asignación de una tarjeta de crédito para gastos de

viajes y representación. Aplica para los siguientes conceptos:
▪ Lavandería
▪ Alimentación (desayuno, cena y almuerzo en viajes)
▪ Gastos de representación
▪ Parqueaderos, peajes
▪ Transporte intermunicipal con aplicaciones
▪ Los pagos de cenas, reuniones o eventos en los que participen únicamente
trabajadores de la organización serán autorizados por Presidente o
Vicepresidentes. El pago de estos conceptos será realizado por el trabajador de
mayor rango que se encuentre presente en el evento.

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▪ La administración de los medios de pago, así como los cupos, están bajo la
administración y responsabilidad de Tesorería. Dicha administración estará
contemplada en el instructivo V.J.P.03: Entrega, devolución y cancelación de
tarjetas de crédito.
▪ El pago de la tarjeta de crédito se debe diferir máximo a un (1) mes.
▪ Es responsabilidad del trabajador no utilizar la tarjeta de crédito corporativa para
fines personales y garantizar que los pagos cargados a la misma estén dentro de
los valores permitidos en la presente política.

 Legalización y Reembolsos de Gastos.

▪ Cuando las legalizaciones no sean presentadas dentro de los 5 días calendario

del mes siguiente, se perderá el derecho a presentarlas y, por ende, al
correspondiente reembolso. En dichos casos, los gastos serán asumidos
directamente por el trabajador en la modalidad de descuento de nómina.

▪ El incumplimiento a los lineamientos de esta política es considerado una falta

grave y acarreará al trabajador las sanciones disciplinarias que la compañía
disponga.

▪ Cualquier excepción a esta política debe ser aprobada por presidencia o, en su

defecto, por la vicepresidencia respectiva.

Cordialmente,

______________________
Gerencia
GLOBALEM S.A.S

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