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Manual de procedimientos para el control de inventarios
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1. OBJETIVO:

El objetivo del manual de procedimientos para el control de inventarios de

materia prima y productos del restaurante italiano "Fontana" es establecer un
conjunto de pautas y procesos detallados que permitan gestionar de manera
eficiente y precisa el flujo de insumos y productos en la operación diaria del
restaurante, garantizando así la disponibilidad adecuada de ingredientes frescos
y productos terminados, minimizando pérdidas por desperdicio y asegurando la
calidad de los platos servidos a nuestros clientes.

2. ALCANCE:

Gerente General: Para supervisar y gestionar eficazmente los costos de

alimentos y bebidas, así como para establecer políticas y estrategias generales
relacionadas con la gestión de inventarios.

Chef Ejecutivo/Cocineros: Ayuda a garantizar que se utilicen adecuadamente los

ingredientes disponibles y se minimice el desperdicio de alimentos, manteniendo
la calidad de los platos.

Encargado de Almacén o Bodega: Para llevar un registro preciso de las

existencias, gestionar pedidos y mantener el stock de ingredientes y productos
a niveles óptimos.

Personal de Compras: Para asegurarse de que se realicen pedidos de manera

oportuna y eficiente, evitando faltantes o excesos de inventario.

Personal de Contabilidad: Para registrar y controlar los costos de alimentos y

bebidas, ayudando en la contabilidad y en la toma de decisiones financieras.

Personal de Servicio al Cliente: Para garantizar que los platos estén disponibles
y se sirvan con eficiencia, mejorando la satisfacción del cliente.

Dueños o Propietarios: Para tener una visión clara de los costos operativos y la
rentabilidad del restaurante, lo que ayuda en la toma de decisiones estratégicas.
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3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
• Recetas estándar
• Lista de proveedores
• Historiales de compras:
• Facturas y recibos de entrega
• Registros de inventario
• Políticas y normativas de seguridad alimentaria:
• Manuales de operación del equipo de cocina
• Documentación financiera
• Planificación de menú
• Manuales de políticas internas
• Registros de pérdidas y desperdicios

• DEFINICIONES:
• Historiales de compras: Registros de compras anteriores que pueden
ayudar a prever las necesidades de inventario y evaluar tendencias de
consumo.
• Registros de inventario: Listas actualizadas de las existencias de materia
prima y productos terminados en el almacén o bodega.
• Políticas y normativas de seguridad alimentaria: Documentos que
establecen las pautas de seguridad y manejo de alimentos para cumplir
con regulaciones sanitarias.
• Manuales de operación del equipo de cocina: Instrucciones de uso y
mantenimiento de los equipos de cocina, para prolongar su vida útil y
garantizar su funcionamiento adecuado.
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4. RESPONSABILIDAD:
• Gerente General
• Encargado de Almacén o Bodega
• Chef Ejecutivo/Cocineros
• Personal de Compras
• Personal de Contabilidad
• Personal del servicio al cliente
• Dueños o propietarios
• Auditor interno o inspector de calidad

5. METODO:
5.1. Crear el Manual. El primer paso es elaborar un manual de procedimientos
detallado que incluya todas las políticas y procesos relacionados con el
control de inventarios.
5.2. Capacitar al Personal. Es esencial capacitar a todo el personal
involucrado en la gestión de inventarios para que comprendan
completamente los procedimientos descritos en el manual.
5.3. Documentar los Procedimientos. Cada paso y proceso debe estar
documentado claramente en el manual, con instrucciones precisas sobre
cómo realizar las tareas relacionadas con el inventario.
5.4. Implementar Consistentemente. Hay que asegurar que los
procedimientos se sigan de manera consistente en todas las áreas y en
todo momento.
5.5. Supervisar Continuamente. Establecer un sistema de supervisión y
seguimiento para garantizar el cumplimiento de los procedimientos, lo que
puede incluir auditorías periódicas y revisiones de inventario.
5.6. Actualizar Periódicamente. El manual debe ser actualizado regularmente
para reflejar cambios en el menú, proveedores y políticas de la empresa.
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5.7. Registrar y Documentar. Mantener un registro de todas las actividades

relacionadas con el inventario, como entregas de proveedores y ajustes
por pérdida o desperdicio.
5.8. Analizar Datos. Utilizar los datos recopilados para analizar el rendimiento
del inventario y tomar decisiones informadas sobre compras y políticas de
inventario.
5.9. Comunicar Internamente. Hay que asegurar que todos los empleados
estén al tanto de las políticas y procedimientos del manual, y fomentar la
comunicación interna sobre cuestiones relacionadas con el inventario.
5.10. Utilizar Tecnología. Considerar el uso de software de gestión de
inventarios para facilitar el seguimiento y la documentación de los
procedimientos.
5.11. Revisar y Aprobar Cambios. Establecer un proceso de revisión y
aprobación para cualquier cambio importante en los procedimientos del
manual, involucrando a los responsables y expertos relevantes.
5.12. Cumplir con la Legalidad. Asegurarse de que todos los procedimientos
cumplan con las regulaciones locales y nacionales relacionadas con la
gestión de inventarios y la seguridad alimentaria.

6. DISTRIBUCION:
• Cocina o Departamento de Alimentos
• Almacén o Bodega
• Compras
• Servicio al Cliente
• Contabilidad y Finanzas
• Gerencia General
• Propietarios o Dueños
• Auditor Interno o Inspector de Calidad
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7. CHECKLIST:

checklist si no Comentarios
¿se ha capacitado adecuadamente al personal sobre los
procedimientos de control de inventarios?
¿El manual de procedimientos está disponible y accesible para todo el
personal?
¿Se siguen los procedimientos de recepción de mercancías para
verificar la calidad y cantidad de los productos entregados?
¿Se registran de manera adecuada las entregas de proveedores en los
registros del inventario?
¿se realizan controles de inventario periódicos para verificar las
existencias reales frente a las registradas?
¿se lleva un registro de las fechas de vencimiento de los productos
perecederos?
¿Se utilizan las recetas estándar del menú como referencia para el uso
de ingredientes?
¿Se registran y documentan las perdidas o desperdicios de alimentos y
bebidas de manera precisa?
¿se siguen procedimientos específicos para el almacenamiento seguro
de ingredientes y productos terminados?
¿el personal de cocina sigue las instrucciones de preparación y manejo
de alimentos de acuerdo al manual?
¿el equipo de compras sigue los procedimientos para realizar pedidos
y mantener un control de inventarios?
¿se realizan auditorias regulares para verificar el cumplimiento de
procedimientos de control de inventarios?
¿se actualiza el manual de procedimientos de control de inventarios
para reflejar cambios en el menú, proveedores o políticas internas?
¿Existe un sistema de comunicación interna para abordar problemas
relacionados con el inventario y la seguridad alimentaria?
¿se cumplen todas las regulaciones locales y nacionales relacionadas
con la gestión de inventarios y la seguridad alimentaria
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8. FLUJOGRAMA:
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