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GESTION DE ACTIVOS Y FACILITY MANAGEMENT
La necesidad de una mejora sustancial y sostenida de los resultados operacionales y financieros de las
empresas ha generado la búsqueda progresiva y aplicación de nuevas y más eficientes técnicas y prácticas
gerenciales de planificación y medición del desempeño del negocio.
La innovación requiere cambios a nivel organizativo que posibiliten una alineación total entre la gerencia,
inversión tecnológica y los procesos del negocio.
Las empresas en general persiguen un cambio de paradigma en los procesos empresariales, gracias al
surgimiento de estándares internacionales que proponen modelos probados que ayudan a acotar funciones
estratégicas y operacionales, con el fin de separarlas de tareas que no aportan valor, pero consumen tiempo y
recursos. La gestión de activos y facilidades “Facility Management” nos empujan a replantear los procesos
tradicionales para hacerlos más eficaces y eficientes.
“Las organizaciones utilizan un sistema de gestión de activos para dirigir, coordinar y controlar los procesos y
actividades, proporcionar una mejor identificación y planes de acción de mitigación de los riesgos y asegurar
que los objetivos de gestión de activos se alcanzarán sobre una base coherente”.
En la situación actual una máxima aplicable al mundo de la pequeña y mediana empresa es “Replantearse o
desaparecer”, en un mercado altamente competitivo y exigente, es imperativo para los negocios invertir en
analizar brechas en los resultados y diseñar soluciones para la reducción de costos, riesgos y la maximización
de beneficios, de lo contrario la sostenibilidad es incierta.
Sin embargo, no todas las actividades de gestión de activos y facilidades pueden formalizarse a través de
costos y beneficios.
Por ejemplo, aspectos NO CUANTIFICABLES que pueden tener una influencia significativa en el logro de los
objetivos de la gestión de activos y facilidades, tales como el liderazgo, la cultura, la motivación, el
comportamiento, pueden gestionarse por la organización utilizando acuerdos fuera del sistema de gestión de
activos.”
En general la gestión de activos y facilidades propicia un cambio cultural para impactar positivamente a los
procesos, los procedimientos, los hábitos y el comportamiento de las organizaciones y personas, mejorando
su capacidad de respuesta a los retos que suponen los nuevos tiempos respecto a: productividad, eficiencia,
cadena de valor, modelos de negocio, administración de riesgos, competitividad de productos y/o servicios y
sostenibilidad de las operaciones.
Los ejes estratégicos considerados clave para diseñar los planes de acción de la gestión de activos y
facilidades son:
⦁ Gestión del Talento Humano: Propiciar el sistema de formación y desarrollo de competencias requerido
para cada puesto de trabajo, reforzando el compromiso, confiabilidad humana y la cooperación del personal
en una gestión eficiente que permita la mejora del clima laboral y el cumplimiento de los objetivos marcados
por la dirección,
⦁ Innovación tecnológica: aplicar los medios tecnológicos necesarios, para la mejora de la información,
comunicación, gestión y la satisfacción de clientes internos y externos.
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⦁ Evaluación del desempeño de la infraestructura y servicios: implantar un sistema de evaluación de la
infraestructura y servicios que permita establecer criterios de medición del desempeño y eficiencia de la
infraestructura y acciones de mejora derivadas, basado en la satisfacción de los clientes internos y externos.
⦁ Marco normativo y regulaciones aplicables: el alcance está dirigido al cumplimiento de las normas,
códigos y estándares nacionales e internacionales que desde el punto de vista de ingeniería, fabricación,
construcción, instalación, operación, mantenimiento y desincorporación apliquen a los activos físicos y
sistemas que conforman la instalación.
⦁ Mejora continua: la optimización del modelo de gestión de activos y facilidades deberá estar basado en el
ciclo de mejora continua de Deming: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
La mayor capacidad de influir en los costos e impactos de ciclo de vida de un proyecto se presenta antes de la
toma de decisiones. Una vez que el proyecto es aceptado puede ser muy costoso (e impráctico) realizar
cambios sustanciales a la forma como se gestiona.
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El análisis costo beneficio interviene en la toma de decisiones estimando el potencial de éxito de una
estrategia y su nivel de impacto en las diversas esferas corporativas.
La decisión de optar por seguir un camino en vez de tomar otro implica la consideración de una serie de
factores relevantes no solo para solucionar una situación específica, sino para la rentabilidad, el futuro y
crecimiento de la organización.
El análisis costo beneficio es una importante herramienta corporativa. En la actualidad, las empresas
independientemente de su tamaño o sector tienen como objetivo principal mantener rentable su negocio, por
esa razón buscan definir estrategias y destinar recursos a acciones debidamente evaluadas y priorizadas para
asegurar que su negocio tenga un balance costo-beneficio alto.
Los altos mandos gerenciales y el departamento administrativo se enfrentan a situaciones que afectan de
forma directa el funcionamiento de la empresa y la ejecución de nuevos proyectos. En los diferentes sectores
corporativos se deberá considerar el impacto de costo ante los beneficios, es una medida relevante para
identificar si tomamos la mejor decisión. y estamos orientando a la organización en la dirección correcta
Por lo tanto, en este Podcast, te contamos todo lo que tienes que conocer del análisis costo-beneficio y cómo
usarlo para mejorar tus decisiones.
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La máxima eficiencia y eficacia de las entidades solo es posible a partir de la aplicación de procesos de
mejoramiento continuo en los que, teniendo en cuenta las características del nuevo paradigma internacional,
la gestión eficiente de activos y facilidades resulta ser el factor clave. En tal sentido, entre las particularidades
del nuevo panorama asociado a los cambios en procesos y tecnológicos se hallan las siguientes:
⦁ La aplicación de las series ISO para gestión de activos, facility management, y uso de la energía, entre
otras
⦁ El análisis “Costo-Riesgo- Beneficio” resulta particularmente útil para decidir en escenarios con intereses
en conflicto, y obtener el máximo beneficio o mínimo impacto en el negocio.
El análisis de costo-beneficio es una herramienta de toma de decisiones que permitirá basado en criterios
técnicos, económicos y financieros, determinar con qué opción merece la pena avanzar. Metodológicamente
ofrece una perspectiva cuantitativa de cada opción para tomar decisiones soportado en evidencia y no en
opiniones subjetivas o prejuicios.
El análisis de costo-beneficio es una estrategia basada en medir para cada opción posible la relación entre el
costo y el beneficio que obtendrá la empresa a corto o largo plazo.
Es así como el análisis de relación costo-beneficio está constituido por distintos procesos que proporcionan
las medidas de rentabilidad del proyecto.
De esta forma, la ratio de costo-beneficio de un proyecto será más alto cuando el beneficio que se obtenga
sea mayor por un menor costo posible. Esta sería la señal de que la inversión que se llevó a cabo es positiva.
Mientras que si la ratio costo-beneficio es bajo, implicaría que los beneficios obtenidos no compensan la
inversión, deduciendo así que se tomó una mala decisión.
Este método puede aplicarse no solo al mundo empresarial, sino también a obras sociales, proyectos
colectivos o individuales, entre otros, para lo cual se debe prestar atención a la importancia y cuantificación de
las consecuencias económicas y/o sociales. La clave es encontrar o tomar la decisión adecuada, o sea, la que
aportará mayor rentabilidad, de un conjunto de posibles soluciones o propuestas.
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El ACRB es usado comúnmente por gobiernos y organizaciones del sector privado para evaluar la
conveniencia de una política o estrategia determinada
El costo-beneficio (B/C) también es conocido como índice neto de rentabilidad y su valor se obtiene al dividir
el Valor Actual de los Ingresos Totales Netos o beneficios netos (VAN) entre el Valor Actual de los Costos de
inversión o costos totales (VAC). para cada opción propuesta.
Siguiendo esta lógica, uno de los preceptos que propone el análisis costo-beneficio consiste en que no
importa que tan adecuada sea la solución otorgada a un problema, la alternativa, o la propuesta, pues no
dejará de tener un costo. En tal sentido, algunas cuestiones clave en el análisis serían:
⦁ Si la solución es más cara, pero genera mejoras que no se cuantifican en términos monetarios e influyen
en el aspecto cultural, imagen corporativa, seguridad y/o social.
En fin, cada análisis es diferente y contiene detalles específicos, pero eso no quiere decir que no se tenga una
secuencia estándar de pasos y procedimientos a seguir. Los pasos comunes para realizar en el análisis costo-
beneficio serían los siguientes:
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⦁ Determinar y/o estimar en términos monetarios los costos y beneficios relacionados con cada opción.
⦁ Establecer una relación donde los beneficios sean el numerador y los costos el denominador
(beneficios/costos).
⦁ Realizar una comparación de las relaciones beneficios-costos en las diferentes propuestas. La mejor
solución es la que ofrece el más alto nivel de relación.
⦁ Tomar la decisión en función del enfoque utilizado, y su contribución en las metas y los objetivos.
Los conceptos sobre los cuales debe haber determinación son:
El costo se define, generalmente, como el conjunto de recursos utilizados a cambio de alcanzar un objetivo
específico. Se mide en unidades monetarias que deben ser pagadas para la ejecución de un proyecto,
elaboración, adquisición de un producto o la prestación de un servicio.
El beneficio, por su parte, es la ganancia que se obtiene de una inversión o actividad comercial. Para su
cálculo se debe determinar el costo del problema y el de la solución. El valor del beneficio se obtiene
deduciendo los costos totales de los ingresos totales.
Cuando los beneficios exceden los costos, es provechoso el resultado del proyecto, o sea, genera una utilidad
o beneficio neto; en cambio, si sucede lo contrario, el proyecto no resulta ventajoso.
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También conocido como Índice Neto de Rentabilidad, este análisis se lleva a cabo con la intención de medir el
vínculo que existe entre los costos y los beneficios de una determinada decisión, proyecto o acción. Por lo que
posibilita identificar si la inversión será, de hecho, efectiva y proporcionará un retorno financiero relativamente
rápido.
Para calcular este índice y analizar la eficiencia de una decisión en términos de rentabilidad necesitamos
dividir el valor actual de los ingresos totales netos, también conocidos como beneficios netos, entre el valor
actual de los costos totales o costos de inversión.
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Como ves, este análisis implica el abordaje de muchas variables, entre las que destacamos:
⦁ Costos de operación;
⦁ Costos de mantenimiento;
⦁ Impuestos;
⦁ Volumen de ventas;
⦁ Financiamientos.
De esta forma, se debe considerar para todo tipo de proyecto las ventajas, desventajas y limitaciones que
tiene la idea para determinar si es rentable o no. Si encontramos que la inversión trae consigo beneficios
significativos, ya sabemos que vale la pena arriesgar. Mientras que si encontramos que los resultados no
compensan la inversión y el costo eficiencia no genera un valor positivo, es mejor no iniciar el proyecto.
También es cierto que para cerrar este tipo de análisis económico hay que dedicar tiempo. De modo que es
más adecuado para los casos en que uno debe tomar una decisión que tendrá un alto impacto en el éxito de
la organización o de un proyecto. Cuando las decisiones son menos complejas, podemos probar con procesos
más simples como una matriz de decisiones.
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1. Evaluación basada en datos duros de costos, riesgos e inversiones
Cuando hacemos este tipo de análisis, aseguramos que nuestras decisiones se fundamenten en
información confiable, evitando de este modo, la incidencia de prejuicios u opiniones.
⦁ La rentabilidad y el flujo de efectivo pueden ser impredecibles debido a las condiciones cambiantes del
mercado
⦁ En algunos casos, los costos o beneficios de un proyecto o decisión no se pueden ver reflejados
directamente en montos en valor económico
⦁ El valor es subjetivo cuando quieres usar KPI para medir costos y beneficios intangibles. Puede resultar
difícil predecir con exactitud todos los riesgos potenciales.
⦁ Para realizar un análisis de costo-beneficio hay que disponer de mucho tiempo y dedicación.
Si decides que un análisis de costo-beneficio no es el método adecuado para tu caso particular, tal vez te
convenga considerar la posibilidad de crear una matriz de decisiones o un árbol de decisiones.
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Sin embargo, existen ciertos aspectos que son factor común y deben considerarse como elementos
centrales.
Estas propuestas serán evaluadas por separado con la finalidad de soportar el proceso de toma de decisiones
con relación a implementar o no las estrategias o acciones de cambio.
⦁ Recopilación de información.
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⦁ Cálculo de la relación B/C e indicadores financieros (Valor Presente Neto y Costo Anual Equivalente).
Los pasos 1 al 3 se cumplen de igual manera para el caso actual y caso propuesto, mientras que los pasos 4 y
5 son el resultado del diferencial de riesgos y diferencial de eficiencia necesarios, incluyendo el costo del
cambio para cuantificar el beneficio (paso 4) e indicadores económicos y financieros (paso 5).
El modelo de evaluación debe considerar no sólo los costos directos asociados a la implementación ya que
este análisis podría estar sesgado y no contemplar elementos esenciales a la hora de definir el modelo más
adecuado para la empresa. Analicemos algunas de estos criterios:
• Periodo de Evaluación: Este tipo de proyectos debe ser analizado con horizontes de tiempo que van de 10 a
20 años. La experiencia comparada indica que muchos de estos proyectos están asociados a
transformaciones de envergadura, que tienen procesos de maduración con horizontes de tiempo como los
planteados.
• Vida Útil: La vida útil de estos proyectos tienen tres componentes, nos referimos a la vida útil funcional,
normativa y tecnológica. En el caso de la vida útil funcional, estas dependen de los modelos de negocio y la
sistematización de estos En el caso de la vida útil tecnológica está asociada a la obsolescencia tecnológica de
las componentes que se utilicen en la implementación de la solución... En el caso que existan cambios
normativos mayores, el modelo funcional deberá actualizarse.
• Costos Sombra: Estos están relacionados con el costo de oportunidad, en este caso debiera evaluarse el
proyecto con respecto a la situación sin la puesta en marcha de un sistema de gestión de activos. Este tipo de
evaluaciones se realiza al momento de iniciar el proceso.
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