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APOYO EN EL ÁREA CONTABLE Y ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA LUIS

EDGAR ORTIZ SARMIENTO FRENOS Y RACHES.

LAURA VANESSA JIMENEZ RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONÓMICAS
CONTADURÌA PÚBLICA
VALLEDUPAR, CESAR
2023

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APOYO EN EL ÁREA CONTABLE Y ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA LUIS
EDGAR ORTIZ SARMIENTO FRENOS Y RACHES.

LAURA VANESSA JIMENEZ RODRIGUEZ

INFORME COMO REQUISITO PARA LA APROBACIÓN DE LA ASIGNATURA

PRÁCTICAS CURRICULARES

ASESOR/DOCENTE
LAURA MARCELA CASTRO

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y ECONÓMICAS
CONTADURÍA PÚBLICA
VALLEDUPAR, CESAR
2023

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 AGRADECIMIENTOS

A Dios, pues es quien nos da la fuerza para sobrepasar cualquier contratiempo, si

Dios lo ha escrito así será.

A mi familia, por emocionarse y siempre tener en cuenta mis logros. A mi Madre,

que siempre se mantuvo firme en sus oraciones, no hay nada mas poderoso que
una madre orando por sus hijos.

A la UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR, a mis docentes, por formarme y

permitirme ser un profesional.

A LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO FRENOS Y RACHES, por el apoyo brindado

en pro de realizar mis practicas curriculares con ellos, contribuyendo en la
formación de mis capacidades y funciones como ser humano y próximo
profesional.

Desempeñar las practicas curriculares en dicha empresa, ha expandido sin duda

mis conocimientos en el campo laboral, me ha preparado para afrontar realmente
lo que es ejercer la carrera, gracias a Karina, por compartirme su conocimiento
con la mejor disposición.

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 DEDICATORIA

A DIOS, por haberme dado la fuerza y el valor para llegar hasta esta etapa en mi
vida, por mantenerme en su camino y hacerme sentir que siempre está presente.

Una dedicatoria especial A Hernando, gracias amor por no soltar mi mano en este
camino, por ayudarme en todo aspecto, no lo olvidaré.

Gracias a mi ángel, por haberme enseñado tanto en tan poco tiempo y haberme
dejado con muchas ganas de luchar.

A mi amigo y compañero Jesús, quién me hacía reaccionar cada vez que sentía
que no podía, se que la vida será cada vez mejor para nosotros.

A la Sra. Darlys, por todo su amor y motivarme a seguir hacia delante.

A mis amigas y amigos por brindarme su apoyo moral, motivación y creer en mí.

A las personas más queridas en mi vida, A mi madre, hermanas, hermano y

sobrinos, todo se puede lograr.

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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION…………………………………………………………………………………………………………………7
1. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA 8
1.1 RESEÑA HISTÓRICA 8
1.2 ACTIVIDADES QUE DESARROLLA LA EMPRESA 9
1.3 MISIÓN 10
1.4 VISIÓN 10
1.5 POLÍTICAS DE LA EMPRESA 10
1.6 VALORES 21
1.7 ORGANIGRAMA 22
2. ACTIVIDADES 22
2.1 NOMBRE DEL TRABAJO ……………………………………………………………………………………………22
2.2 DIAGNOSTICO 22
2.3 JUSTIFICACION 24
2.3.1 Desde el punto de vista practico 24
2.3.2 Desde el punto de vista social 24
2.4 OBJETIVOS 25
2.4.1 Objetivo general 25
2.4.2 Objetivos específicos 25
2.5 PLAN DE ACTIVIDADES 26
3. DESARROLLO DE LA PRACTICA ..…………………………………………………………………………………..27
3.1 Verificar y ordenar por fechas de vencimiento las cuentas por cobrar y cuentas por
pagar…………………………………………………………………………………………………………………………27
3.2 Clasificar y registrar la información de los movimientos contables de las actividades
diarias en el software contable………………………………………………………………………………….28
3.3 Asistir en la elaboración de la información exógena y la entrega de la misma……………29
3.4 Elaborar, controlar y trasmitir los documentos electrónicos tales como: Factura
electrónica y nómina electrónica……………………………………………………………………………….29
4. CONCLUSIONES ..…………………………………………………………………………………………………………….31
5. RECOMENDACIONES ………..…………………………………………………………………………………………….32
6. BIBLIOGRAFIA ..……………………………………………………………………………………………………………….33
7. ANEXOS ……..…………………………………………………………………………………………………………………..34

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 INTRODUCCIÓN

La importancia de realizar las prácticas contables en una empresa, es sin duda un

gran paso en el proceso de formación como profesionales, ya que se nos da a
conocer el campo en el entorno laboral, lo que es de gran importancia al momento
de culminar nuestra carrera.

En el presente informe se dará a conocer el proceso de prácticas que se ha

realizado en la empresa LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO, detallando las
funciones realizadas y plasmándolas con evidencias de las mismas, las cuales
son:

Cumplir con las tareas administrativas, Elaborar comprobantes contables diarios,

Elaborar y controlar la emisión de facturas electrónicas, Verificar y monitorear los
plazos de vencimiento de las cuentas por cobrar y por Pagar, Elaborar informes,
Pagos de seguridad social de los trabajadores, Elaborar nómina de empleados,
Administrar y gestionar el correo, creación y actualización de proveedores. con
respecto a las solicitudes de creación en la plataforma de facturación electrónica
de la empresa, Realización de eventos de recibida aceptación o rechazo ante la
DIAN en la plataforma de facturación electrónica, Elaboración de reportes de
eventos y facturas pendientes, Apoyo en demás funciones que sean asignadas
por el contador o jefe inmediato. Estas funciones serán desarrolladas
principalmente en el software contable DATAICO.

A su vez el presente informe hace parte del sistema de monitoreo interno realizado
por la Universidad popular del cesar que concierne al proceso de prácticas
curriculares realizadas en la empresa LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO.

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 1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA

LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO

RAZÓN SOCIAL NOMBRE COMERCIAL: FRENOS Y
RACHES
NIT 13.721.667-3
DIRECCION PRINCIPAL CRA 18 D # 42-26 VALLE MEZA
CIUDAD VALLEDUPAR- CESAR
TELEFONO 5822581
CORREO ELECTRÓNICO edgarrache@hotmail.com
4530: COMERCIO DE PARTES, PIEZAS
(AUTOPARTES) Y ACCESORIOS (LUJOS)
ACTIVIDAD ECONÓMICA PARA VEHÍCULOS AUTOMOTORES.
4923: TRANSPORTE DE CARGA POR
CARRETERA.
REPRESENTANTE
LEGAL LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO
NUMERO DE
TRABAJADORES 6
ARL SURA
Tabla 1: Elaboración propia.

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

La empresa LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO surge en junio del año 2021 por
iniciativa de su actual gerente y representante legal, Luis Edgar Ortiz Sarmiento,

8
con el objetivo de prestar servicios de mano de obra a equipos y vehículos de
maquinaria pesada y a la venta de repuestos y partes de los mismos.
El surgimiento de esta empresa de debe a la iniciativa de su gerente y propietario,
el cual vio la necesidad en el nicho del mercado de la ciudad Valledupar deficiente
en lo que corresponde a su oficio, visionando así la necesidad de expandir sus
conocimientos en el sector mecánico automotriz, debido a que en la ciudad de
Valledupar este tipo de negocios, como lo son los talleres no se dedicaban a la
mano de obra de equipos pesados, lo cual generó su reconocimiento y acogida en
el sector.

Actualmente esta empresa, que comenzó siendo un almacén de repuestos ha

contribuido a generar empleo integrando en sus actividades a profesionales,
auxiliares de mecánica, almacenistas y personal administrativo, con el objetivo de
seguir creciendo y ser una empresa altamente reconocida y capacitada prestando
el servicio en maquinaria automotriz.

1.2 ACTIVIDADES QUE DESARROLLA LA EMPRESA

ACTIVIDAD ECONÓMICA

Las actividades económicas de la empresa LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO,

FRENOS Y RACHES de acuerdo a lo establecido en los códigos CIIU son las
siguientes:

ACTIVIDAD PRINCIPAL:

CIIU 4530: Comercio de partes, piezas (autopartes) y accesorios (lujos) para

vehículos automotores.

ACTIVIDAD SECUNDARIA:

CIIU 4923: Transporte de carga por carretera.

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1.3. MISIÓN:

Prestar un servicio de calidad, responsabilidad y satisfacción de las necesidades

de nuestros clientes, mediante una prestación de servicios oportuno, eficaz,
destacando y cumpliendo con una entrega oportuna de los servicios, ofreciendo
los mejores precios y soluciones a nuestros clientes, siendo una organización
confiable, efectiva, innovadora y reconocida por cumplir las necesidades de
nuestros clientes.

1.4. VISIÓN:

LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO (FRENOS Y RACHES) En el 2025 busca ser

reconocido por nuestros clientes a nivel regional y nacional como una organización
que busca dar soluciones reales e innovadoras y oportunas a las necesidades del
sector automotriz y mecánico, siendo competitivos en el mercado, de esta manera
satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

1.5 POLITICAS

POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL ACOSO LABORAL

En la empresa LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO (FRENOS Y RACHES) se

busca generar un ambiente de trabajo sano, seguro y adecuado para sus

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trabajdpres implementando mecanismos que minimicen el acoso laboral, contando
con la participacion desde la gerencia, trabajadores y/o contratistas según su
responsabilidad.
Para efectos de esta politica según como lo establece la ley 1010 de 2006, art. 2.
“Se entenderá por acoso laboral toda conducta persistente y demostrable, ejercida
sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior
jerarquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno,
encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio
laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo”. En
este contexto, el acoso puede darse bajo las siguientes modalidades: Maltrato
laboral, Persecución laboral, Discriminación laboral, Entorpecimiento laboral,
Inequidad laboral, Desprotección laboral, entre otras.

Por su parte la empresa se compromete a prevenir cualquier conducta o

comportamiento que se califique como acoso laboral y a defender el derecho d
ecada uno de sus empleados para ser tratados con dignidad en el trabajo, de
manera que integre la prevención de estas conductas con los sistemas de gestión
que desarrolla, con el propósito de lograr una colaboración conjunta en la
instauración del plan de prevención contra el acoso laboral en el lugar de trabajo,
el funcionamiento del comité de convivencia laboral y la formación en temas que
fortalezcan las relaciones interpersonales.

Con el objetivo d egarantizar que todos los trabajadores tengan un ambiente de

trabajo en el que la dignidad de la persona sea respetada, se rechaza de raíz el
acoso laboral, en todas sus modalidades y formas, sin anteponer quien sea la
víctima o el ofensor, ni cual sea su rango jerárquico.

Se proveerá e impulsará todas aquellas acciones dirigidas a la prevención del

acoso laboral, dado que influirán a una mejora del clima laboral y de la cultura
preventiva. Cualquier persona que esté implicada en un comportamiento de
hostigamiento será sujeta a investigación, procedimientos y sus respectivas
medidas disciplinarias de acuerdo al establecidoen la Ley 1010 de 2006 sobre
acoso laboral.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

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 Luis Edgar Ortiz Sarmiento
Representante legal
Fecha de publicación: Día: 07 Mes: 02 Año: 2020
POLÍTICA DE PREPARACIÓN, PREVENCIÓN Y RESPUESTA
ANTE EMERGENCIAS

En la empresa LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO (FRENOS Y RACHES) toda

actividad que se desarrolle desde la manera más sencilla hasta la más compleja,
urgente o importante. Se realizará sin generar riesgo para las personas, ni afectar
negativamente al medio ambiente, a la sociedad, la producción, los equipos, las
instalaciones o la calidad del servicio.
Por lo tanto, se establece el compromiso de asegurar la respuesta oportuna,
adecuada y con enfoque preventivo de todo su personal ante una emerfencia
propia, de terceras personas o empresas que requieran nuestra ayuda, de manera
que logremos minimizar al máximo el riesgo y los efectos negativos para las
personas, los activos, el medio ambiente, la comunidad y la producción. Este
compromiso implica la asignación de los recursos necesarios para la elaboración,
emplementación, evaluación y mantenimiento del plan de emergencias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Luis Edgar Ortiz Sarmiento

Representante legal
Fecha de publicación: Día: 08 Mes: 02 Año: 2020

POLÍTICA DE ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO

12
En la empresa LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO (FRENOS Y RACHES) se
antepone la prevención para garantizar la seguridad, bienestar y salud de tosos
los trabajadores. Conscientes que el consumo de Alcohol, drogas y tabaquismo
son nocivos para la salud de los trabajadores, que sus efectos disminuyen la
capacidad laboral para desempeñarse en forma adecuada y estos pueden
desencadenar en actos inseguros o ccidentes en los cuales pueden verse
afectados los trabajadores o clientes. Por lo anterior, teniendo en cuenta lo
establecido en la Resolución 1075 de marzo 24 de 1992 y la Resolución 4225 de
mayo 29 de 1992, la Resolución 2646 de 2008, se establecen los sigueintes
parámetros:

 No se le permitirá a ninguna persona, trabajar o permanecer en su área de

trabajo bajo la infuencia de bebidas alcohólicas o sustancias alucinógenas
que alteren el estado de la conciencia, el estado de ánimo, la percepción y
la capacidad de reacción.

 Se prohibe fumar al interior de las instalaciones, consultorios, pasillos y en

reuniones de índole laboral convocadas por la empresa.

 No se permite, la venta, comercialización de alcohol y drogas psicoactivas,

dentro de nuestras instalaciones, así como tampoco ausentarse para el
consumo de estas sustancias.

 Al realizar las pruebas de alcoholemia y determinación de drogas de abuso,

todos los empleados de la empresa deberán estar dispuestos a cooperar
para su aplicación.

El consumo de alcohol, drogas y tabaquismo, tendrá como consecuencia para el

trabajador la aplicación del régimen disciplinario y/o sancionatorio establecido en
el Reglamento Interno de Trabajo y el Código Sustantivo de Trabajo. Por lo
anterior la empresa promocionará actividades de prevención sobre el consumo de
Drogas, Tabaco y Sustancias alucinógenas.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

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 Luis Edgar Ortiz Sarmiento
Representante legal
Fecha de publicación: Día: 09 Mes: 02 Año: 2020

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO (FRENOS Y RACHES) busca ser la más

competitiva en el Sector, por lo cual estamos comprometidos en propiciar el
mejoramiento de las condiciones de trabajo, salud y seguridad de todos los niveles
de nuestra organización: trabajadores, contratistas y partes interesadas. Mediante
el desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

Este sistema, está orientado al desarrollo de un proceso lógico y por etapas,

basado en la mejora continua, que incluye la política, la planificación, la
organización, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con
el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que pueden
afectar la seguridad y salud en el trabajo en toda nuestra cadena de valor.

LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO (FRENOS Y RACHES), asume la

responsabilidad de proteger la salud y la seguridad de todos los trabajadores
independientemente de su vinculación laboral en los diferentes ambientes en los
lugares de trabajo.

El responsable asignado por la empresa para liderar el desarrollo del sistema de

seguridad y salud en el trabajo, cuenta con el apoyo de alta gerencia, el
COPASST y trabajadores en general, mediante el compromiso de los mismos con
las actividades de seguridad y salud en el trabajo.

Hay un firme Compromiso para cumplir con la Legislación Colombiana en

seguridad y salud ocupacional establecidad por el Ministerio de la Protección
Social (Actual Mnisterio del Trabajo) y de otra índole que haya suscrito la empresa
LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO (FRENOS Y RACHES).

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Para el cumplimiento de esta Política y el logro de los objetivos propuestos de la
alta dirección, permanentemente orientarán sus esfuerzos y destinaran los
recursos físicos, económicos y talento humano requeridos para la oportuna
identificación, valoración e intervención de los peligros que puedan generar
accidentes de trabajo, enfermedades laborales y emergencias, así como los que
se requieren para el desarrollo efectivo de actividades y programas que
contribuyen a fortalecer la eficiencia de los trabajadores, la competitividad y buena
imagen organizacional.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Luis Edgar Ortiz Sarmiento

Representante legal
Fecha de publicación: Día: 08 Mes: 02 Año: 2020

LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO

FRENOS Y RACHES

POLÍTICAS CONTABLES Y NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS

FINANCIEROS PARA EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE
2021-2022

1. Información general
FRENOS Y RACHES, es una empresa de carácter comercial radicada en
Colombia. El domicilio de su sede social y principal es la ciudad de Valledupar.

2. Declaración de cumplimiento con las NIIFs para las PYMEs

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Los estados financieros de LUIS EDGAR ORTIZ SARMIENTO, correspondientes a
los años terminados el 31 de diciembre de 2021 y 2022 han sido preparados de
conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera para las
Pequeñas y Medianas Entidades (IFRSs, por sus siglas en inglés, para las
PYMES) emitidas por el Consejo Internacional de Normas de Contabilidad (IASB
por sus siglas en inglés) y adoptadas en Colombia mediante el Decreto 3022 del
27 de diciembre de 2013. Estos estados financieros se presentan en miles de
pesos colombianos, que es también la moneda funcional de la compañía.

3. Resumen de políticas contables

3.1 Consideraciones generales

Las principales políticas contables que se han utilizado en la preparación de estos
estados financieros consolidados se resumen a continuación. Estas políticas
contables se han utilizado a lo largo de todos los períodos presentados en los
estados financieros.

3.2. Efectivo y equivalentes de efectivo

Se incluye dentro del efectivo todos los dineros que la compañía tiene disponibles
para su uso inmediato en caja, cuentas corrientes y cuentas de ahorro y se
mantienen a su nominal.

Se incluyen en los equivalentes al efectivo las inversiones con vencimiento menor

a tres meses, de gran liquidez y que se mantienen para cumplir compromisos de
pago a corto plazo. Se valoran a los precios de mercado.

3.3. Proveedores y cuentas por pagar

Los proveedores y cuentas por pagar son obligaciones basadas en condiciones de
crédito normales y no tienen intereses.

3.4. Propiedades, planta y equipo

Las propiedades, planta y equipo se miden al costo menos la depreciación
acumulada y cualquier pérdida por deterioro del valor acumulada. La depreciación

16
se reconoce sobre la base de línea recta para reducir el costo menos su valor
residual estimado de las propiedades, planta y equipo.

Si existe algún indicio de que se ha producido un cambio significativo en la tasa de

depreciación, vida útil o valor residual de un activo, se revisa la depreciación de
ese activo de forma prospectiva para reflejar las nuevas expectativas.

3.5. Activos intangibles

Los activos intangibles incluyen la marca XTO comprada en el año 2015,
programas informáticos y licencias de software adquiridos. Estos activos se
reconocen al costo menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro
acumuladas.

3.6. Deterioro del valor de los activos

Para efectos de evaluar el deterioro, los activos se agrupan en los niveles más
bajos para los cuales existe un ingreso de efectivo independiente (unidades
generadoras de efectivo). Como resultado, los activos se prueban individualmente
para deterioro y algunos se prueban a nivel de unidad generadora de efectivo.

En cada fecha sobre la que se informa, se revisan las propiedades, planta y

equipo y activos intangibles para determinar si existen indicios de que esos activos
hayan sufrido una pérdida por deterioro de valor. Si existen indicios de un posible
deterioro del valor, se estima y compara el valor recuperable de cualquier activo
afectado (o grupo de activos relacionados) con su valor en libros. Si el valor
recuperable estimado es inferior, se reduce el valor en libros al valor recuperable
estimado, y se reconoce una pérdida por deterioro del valor en resultados como
gastos.

3.7. Reconocimiento de ingresos de actividades ordinarias

Los ingresos se miden por referencia al valor razonable del pago recibido o por
recibir por la compañía de los bienes suministrados o los servicios proporcionados,
sin contar impuestos sobre ventas y neto de rebajas, descuentos comerciales y
similares.

17
3.8. Gastos financieros
Todos los gastos financieros se reconocen en el resultado del periodo en el que se
incurren y se calculan usando el método de interés efectivo.

3.9. Activos por impuestos diferidos

La evaluación de las rentas liquidas fiscales futuras contra los que los activos por
impuestos diferidos se pueden utilizar se basa en el último pronóstico
presupuestado aprobado por la fundación, que se ajusta para ingresos y gastos no
gravables significativos. Cuando los ingresos fiscales previsibles indican que la
Fundación no es capaz de utilizar plenamente un activo por impuesto diferido, una
reserva de valuación se registra.

4. Efectivo y el equivalente al efectivo

Año 2022

Caja General ……………………. $ 10.000.000

Cuentas de ahorros ………………. $ 94.103.000

Deudores
Clientes ………………………… $ 10.884.000

Inventarios
Mercancías para la venta ………... $ 256.857.000

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Está representado en dinero en efectivo, se refleja en su cuenta de “Caja” y
valores disponibles en sus cuentas de ahorros y corrientes; así como las cuentas
por cobrar a los DEUDORES y los inventarios de las mercancías.

5. Propiedades planta y Equipo

Se encuentra discriminada de la siguiente manera:

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
Casa de habitación y casa en arrendamiento …. $315.120.000
(No se le hizo reajuste fiscal durante el año)

EQUIPOS DE OFICINA

Muebles y equipos eléctricos …. $ 1.250.000

Totales …… 15.800.000
Depreciación …. 14.550.000

EQUIPO DE TRANSPORTE
Camiones y buses …. $598.895.000

Totales ……. 1.054.000.000

Deterioro ………. 455.105.000

19
MAQUINARIAS Y EQUIPOS

Equipos varios ………………………………. $117.512.000

6. Otros activos

Corresponde a las licencias de software de computación.

año 2022

Licencias de contabilidad y cartera …. $2.400.000

7. Pasivo Corriente

Se encuentra discriminado así:

año 2022

Proveedores ……………………… $126.612.000

(Compras de mercancías)

Obligaciones financieras
(préstamos a mediano plazo, tarjetas de crédito).. $111.121.000

Impuestos por pagar

20
Impuesto sobre la renta por pagar e IVA pxp … $ 8.422.000
Impuesto industria y comercio ……. $ 2.499.000

Obligaciones empleadas …………… $ 7.930.000

(Prestaciones sociales y cesantías)

8. Pasivo no Corriente

Obligaciones financieras
(Préstamos hipotecarios a largo plazo) .. $266.069.000

8. Patrimonio
Se encuentra clasificado de la siguiente forma:
año 2022

Capital social ……………………… $ 770.780.000

(aportes iniciales y utilidades acumuladas y reservas)

Utilidad del ejercicio ……………… $ 113.588.000

(rentabilidad del periodo actual)

1.6 VALORES

Para el buen funcionamiento de la empresa, es necesario que nuestra aptitud y

desempeño cumpla con los valores esenciales, por eso en LUIS EDGAR ORTIZ
SARMIENTO FRENOS Y RACHES (almacén y taller) promovemos los valores de:

21
  CALIDAD.  LEALTAD.
 RESPETO.  HONESTIDAD.
 COMPROMISO.  RENTABILIDAD.

1.7 ORGANIGRAMA

2. ACTIVIDADES

2.1 NOMBRE DEL TRABAJO

APOYO EN EL ÁREA CONTABLE Y ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA LUIS

EDGAR ORTIZ SARMIENTO FRENOS Y RACHES.

22
2.2 DIAGNÓSTICO (FODA del área, análisis de vulnerabilidad)

La empresa Luis Edgar Ortiz Sarmiento, dedicada al mantenimiento y venta de

repuestos de vehículos de maquinaria pesada ha sido fuente de empleo en el
sector automotriz basándose en la mano de obra realizada por mecánicos y las
actividades relacionadas al comercio de piezas y partes del mismo.

El buen clima laboral que se da en la empresa, motiva a los empleados a

desarrollar las actividades de una manera eficiente y proactiva, trabajando de
manera conjunta y manteniéndose activos con el objetivo de entregar un trabajo
bien hecho y de manera oportuna.

23
2.3 JUSTIFICACIÓN

2.3.1 Desde el punto de vista practico

Realizar las practicas curriculares en una empresa como lo es Luis Edgar Ortiz
Sarmiento, sin duda me ha permitido unir el aprendizaje que he obtenido como
estudiante de esta carrera con la experiencia que he obtenido al desempeñar las
funciones que me han sido asignadas con lo cual he logrado expandir e integrar
mis conocimientos y a la vez entender e interpretar lo que es realmente la carrera
de contaduría pública y a que nos enfrentamos realmente en el ámbito laboral.

2.3.1 Desde el punto de vista social

Este informe se realiza como requisito de la materia de prácticas curriculares, en
la empresa Luis Edgar Ortiz Sarmiento, con base a las funciones desempeñadas
por el estudiante de contaduría pública, teniendo como prioridad complementar y
brindar el conocimiento requerido por el estudiante el cual contribuye al desarrollo
de las competencias profesionales y personales necesarias para trabajar de forma
adecuada dentro del mundo empresarial, a su vez, este informe pretende servir
como complemento a la empresa para así lograr una mejor organización e
identificar falencias que se puedan presentar en el oficio diario y así lograr la
calidad de prestar un servicio que mejore y contribuya diariamente a la sociedad .

24
2.4 OBJETIVOS

2.4.1 Objetivo General

Apoyar en el proceso contable, tributario y administrativo en el área administrativa

y contable de la empresa Luis Edgar Ortiz Sarmiento.

2.4.2 Objetivos Específicos

 Verificar y ordenar por fechas de vencimiento las cuentas por cobrar y

cuentas por pagar.

 Clasificar y registrar la información de los movimientos contables de las

actividades diarias en el software contable.

 Asistir en la elaboración de la información exógena y la entrega de la

misma.

 Elaborar, controlar y trasmitir los documentos electrónicos tales como:

Factura electrónica y nómina electrónica.

25
2.5 PLAN DE ACTIVIDADES

MESES AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

SEMANAS I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Reconocimiento de oficinas e
instalaciones de la seccional.

2.Elaborar, controlar y trasmitir los

documentos electrónicos tales
como: Factura electrónica y
nomina electrónica.
3.Clasificar y registrar la
información de los movimientos
contables de las actividades
diarias en el software contable.
4..Asistir en la elaboración de la
información exógena y la entrega
de la misma.

5.Verificar y ordenar por fechas de

vencimiento las cuentas por
cobrar y cuentas por pagar.

6. Entrega y Sustentacion del

trabajo final.

26
3. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

3.1 VERIFICAR Y ORDENAR POR FECHAS DE VENCIMIENTO LAS CUENTAS

POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR.

El buen manejo de las cuentas por cobrar es un factor importante en todas las
empresas para tener un flujo de efectivo visionado a cumplir con los compromisos
financieros, mantenerse al día con el pago de sueldos a empleados, pago a
proveedores, créditos, e inversiones ayuda a la empresa a lograr sus objetivos
financieros. A su vez, la adecuada gestión de las obligaciones de la empresa
(cuentas por pagar), estar al día con las entidades bancarias, realizar los pagos
puntuales, estar al día con los servicios genera que la empresa gane un excelente
reconocimiento y reputación en el mercado, disminuyendo también el riesgo de
fraudes o la perdida de los recursos económicos de la misma.

En la empresa Luis Edgar Ortiz Sarmiento, este orden y control de las cuentas
por cobrar y por pagar se logra a través del software contable Datico, ya que al
momento de realizar una factura de venta, se selecciona el medio de pago, al
seleccionar pago crédito el sistema contable del software realiza el asiento y de
inmediato lo lleva a una cuenta por cobrar, al momento de recibir las facturas de
los pedidos a proveedores el sistema también esta automatizado para realizar el
asiento contable en las cuentas correspondientes, como practicante, me gusta
llevar una relación en Excel de estos procedimientos, en el cual se digitan los
datos de las facturas, haciendo énfasis en las fechas de vencimiento, desde el

27
momento en el que se genera o se recibe una factura de compra o venta, se
procede a realizar un seguimiento, este software ofrece también la opción de
generar los estados de cuenta, y la antigüedad de los saldos.

3.2 CLASIFICAR Y REGISTRAR LA INFORMACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS

CONTABLES DE LAS ACTIVIDADES DIARIAS EN EL SOFTWARE
CONTABLE.

Registrar todas las operaciones que son realizadas diariamente por la empresa
permite obtener una información contable precisa, llevar al día la contabilidad de la
empresa es una ventaja, ya que se puede tener visibilidad acerca de lo que está
sucediendo en la empresa y se encamina a tomar mejores decisiones en un
futuro, así como también a adelantarse a posibles déficits, logrando controlar los
resultados y comprender el estado financiero de la misma.

En la empresa Luis Edgar Ortiz Sarmiento se trabaja registrando la información

de los movimientos en un software contable, inicialmente se definen las normas y
reglas contables en las cuales se van a basar las operaciones de la empresa,
realizando así una clasificación que va relacionada con la gestión contable y
financiera por medio de lo cual se logra llevar adecuadamente las cuentas de una
empresa.

Luego de configurar la contabilidad en el software, se procede a realizar la

automatización y a corroborar si los movimientos contables se están realizando de
manera correcta, cada movimiento que es realizado en el software alimenta la
contabilidad a través de reglas contables que configura el contador de la empresa.
Este software también contiene la opción de realizar los movimientos y registros
contables de manera manual, lo que es indispensable al momento en el que se
presentan errores en la automatización.

28
3.3 ASISTIR EN LA ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA Y LA
ENTREGA DE LA MISMA.

La información exógena es la información presentada por personas jurídicas y

naturales, sobre las operaciones realizadas con sus clientes, usuarios u otros que
intervienen en el desarrollo del objeto social de la empresa, periódicamente a la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN – a través de servicios
electrónicos en cumplimiento de las resoluciones y especificaciones técnicas
expedidas por el director general.

La información exógena tributaria tiene como propósito efectuar cruces y estudios

de información que permitan cumplir con la función de fiscalización, ejercer mayor
control de los tributos y contribuir a mejorar el cumplimiento de obligaciones
sustanciales y formales. Luis Edgar Ortiz Sarmiento, representante legal de la
empresa, esta obligado a presentar información exógena por figurar como
Persona natural declarante ante la DIAN. La asistencia de la elaboración de la
información exógena se hace de mano al Contador de la empresa quien dicta las
pautas a seguir sobre como se deben diligenciar los formatos correspondientes a
las personas naturales, una vez realizado este proceso de diligenciamiento el
contador procede a revisarlos, cargarlos en el prevalidador de la DIAN, para
determinar si hay errores de digitación y luego ya se envía el formato a la DIAN
antes de las fechas establecidas.

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3.4 ELABORAR, CONTROLAR Y TRASMITIR LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS TALES COMO: FACTURA ELECTRÓNICA Y NÓMINA
ELECTRÓNICA.

La facturación electrónica es el primer paso de la digitalización impulsada por la

DIAN. Las facturas en Colombia han evolucionado de talonarios preimpresos a
través de litógrafos, una modalidad rígida que desperdiciaba talegos, a facturas
electrónicas validadas por la DIAN en tiempo real y enviadas al cliente final en
segundos a su correo electrónico.
Como pasante me encargo de la realización de facturas electrónicas de cada
venta que se realiza en el día, comienzo con el procedimiento de verificar si el
cliente tiene relaciones comerciales con la empresa o si esta creado su perfil en el
software de la empresa, en caso de que no este creado este se debe diligenciar
con el RUT del cliente. Luego se procede a realizar la factura teniendo en cuenta
si es de servicios o de compra y las retenciones que son aplicadas para cada
concepto, luego de terminar con la factura se envía a la DIAN y al correo del
cliente que se obtiene por el RUT, y si se desea se entrega física.

Al igual que la facturación electrónica, el segundo paso de la DIAN para digitalizar

documentos es la nómina electrónica. De la misma forma que la facturación,
DATAICO se encarga de automatizar el envío a la DIAN, la automatización de la
nómina da la opción de abrir el periodo de nómina y generarla en su respectivo
mes, logrando editarla si el empleado trabaja unos días o horas de más o menos.
El envío de comprobantes a los empleados, se realiza luego de enviar la nómina a
la DIAN y se envía a cada trabajador a su correo personal.

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4. CONCLUSIONES

Una vez culminadas las prácticas en la empresa LUIS EDGAR ORTIZ

SARMIENTO, TALLER Y ALMACEN FRENOS Y RACHES puedo decir que fue un
tiempo gratificante de aprendizaje, se puso en práctica lo aprendido, estas
prácticas se realizaron con mucha responsabilidad y eficiencia, permitiendo
adquirir experiencia, obtener una visión amplia del mundo y he llegado a las
siguientes conclusiones:

 El control adecuado de las cuentas por cobrar y por pagar puede llevar a la
empresa a mejorar el flujo de caja y a cumplir con las obligaciones a
proveedores si los pagos son realizados de manera oportuna.

 Llevar una contabilidad al día, es un pilar esencial en una empresa, debido

a que con estos datos se sabe cuál es la verdadera situación financiera en
la que se encuentra y podemos comprobar o anticipar si la empresa se
encuentra o va encaminada a una perdida.

 La información exógena es una herramienta muy importante para la

administración tributaria, es de suma importancia presentar a tiempo la
información detallada de todas las operaciones realizadas por el
contribuyente, para así formarse en la cultura de la contribución para el
desarrollo del país.

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  Los documentos electrónicos brindan a la empresa y a la Dian un vínculo
constante en el que se comparte en tiempo real la relación de documentos
de entradas y documentos de salidas, la nómina electrónica y la facturación
electrónica son elementos que aportan eficacia y eficiencia a los
procedimientos contables.

5. RECOMENDACIONES

Al terminar mis practicas curriculares y apoyar en cada actividad proyectada en el

plan de actividades, me permito dar las siguientes recomendaciones.

 Se recomienda optar por un mejor manejo al momento de los vencimientos

de las cuentas por pagar, debido a que muchas veces se acerca el
momento de pago y en la empresa no se encuentra la autorización de parte
del gerente para realizar el pago de dichas facturas de manera oportuna.

 El software contable presenta un conflicto con las facturas de compras

debido a que el gerente no es agente retenedor y al realizar compras los
vendedores le aplican retención y al momento de subir esa factura al
software me presenta inconsistencia, debido a que no me reconoce dicha
cuenta de retención.

 Al momento de la realización se necesita un poco más de atención y apoyo

de parte del contador público, debido a que se le entrega toda la
responsabilidad al practicante y este realiza todo el trabajo y la mayoría de
veces se entrega sin apoyo del contador, sin tener en cuenta que puede
haber errores.

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  Se recomienda que los asientos contables de las nóminas deberían de
realizarse automatizados mensualmente, ya que sería algo más práctico
para la empresa.

6. BIBLIOGRAFIA

https://www.dian.gov.co/
https://actualicese.com/
https://www.dataico.com/

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7. ANEXOS

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