Administración del KTO en supermercados

Administración del KTO en los supermercados 1
ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO OPERATIVO EN LOS

SUPERMERCADOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS
LUZ ELENA ALZATE RIVERA

NATHALIA HENAO OSSA
JOSE FERNANDO LONDOÑO MONTES
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PEREIRA
2009
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE

EMPRESAS
ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO OPERATIVO EN LOS

SUPERMERCADOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS
LUZ ELENA ALZATE RIVERA

NATHALIA HENAO OSSA
JOSE FERNANDO LONDOÑO MONTES
Tutor
GLORIA STELLA SALAZAR YEPES
Especialista en diseño de sistemas de auditoría
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PEREIRA
2009
Gracias a todas las personas que hicieron parte de nuestro proceso de formación; a nuestras
familias por darnos apoyo y fuerza para seguir siempre adelante; a la Universidad
Católica popular del Risaralda por ser nuestro centro de conocimiento y
aprendizaje; a las profesoras Luz Stella Flórez Ríos y Gloria Stella
Salazar Yepes por guiar nuestra investigación con esmero y
dedicación; a los empresarios quienes nos dedicaron
su tiempo e información más pertinente y
gracias principalmente a Dios por
permitirnos llegar a donde hoy
lo hemos hecho.
Este trabajo es por ustedes y para ustedes.

Mil y mil gracias.
CONTENIDO Página
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………..….… 9
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………..………… 10
1.1 Descripción del área problemática………………………………….……...… 10

1.2 Formulación del problema…………………………………………………… 13
1.3 Delimitación…………………………………………...................................... 13
2. OBJETIVOS……………………………………………………………………… 14
2.1 Objetivo general………………………………………….………..……….… 14

2.2 Objetivos específicos…………………………….................……………..…. 14
3. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………..………….… 14
4. MARCO DE REFERENCIA………………………………...………………….. 16
4.1 Marco teórico……………………………………………………………..….. 16
4.1.1 Capital de trabajo operativo………………………………….. ……... 16

4.1.2 Inventario………………………………………………………….….. 18
4.1.3 Efectivo……………………………………………………………….. 23
4.1.4 Cuentas por cobrar……………………………….…………………… 27
4.2 Marco contextual………………………………………………………..…… 31

4.3 Marco conceptual……………………………….……………………………. 34
5. METODOLOGÍA PROPUESTA………………………………...………………. 37
5.1 Definición del tipo de investigación…………………………………………. 37

5.2 Determinación de la población, la muestra, unidad de análisis y de
observación……………………...…………………………………………… 37
5.3 Recopilación de la información………………………………………..…….. 38
5.3.1 Fuentes de recolección…………………………………………….…. 38

5.3.2 Técnicas de recolección de información…………………………...… 38
5.3.3 Proceso para la recolección de la información……………………...... 39
5.3.4 Proceso de análisis y discusión de resultados………………………… 39
6. TRABAJO DE CAMPO………………………………………………………….. 39
7. DESCRIPCIÓN ESTADÍSTICA DE LA INFORMACIÓN…………….………. 41
8. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS………………………………...………….. 66
8.1 Análisis del efectivo………………………………………………………. 66

8.2 Análisis de las cuentas por cobrar……………..………………………….. 69
8.3 Análisis del inventario…………………………………….……………… 71
CONCLUSIONES…………………………………………………...…………………… 75
RECOMENDACIONES………………………………………………….………. ……... 78
BIBLIOGRAFÍA……...………………………………………………………………….. 80
ANEXOS…………………………………………………………………………………. 83
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 1: Formato entrevista semiestructurada……………………………………..…. 83

ANEXO 2: Entrevista realizada en el supermercado La 29……………………….….…. 87
ANEXO 3: Entrevista realizada en el supermercado Mercayá la 39…………………..… 91
ANEXO 4: Entrevista realizada en el supermercado Uno A………………………..…… 96
ANEXO 5: Entrevista realizada en el supermercado El Arriero……………………….... 100
ANEXO 6: Entrevista realizada en el Depósito supermercados Centrales…………..….. 104
ANEXO 7: Entrevista realizada en el supermercado Superinter……………………...…. 108
ANEXO 8: Entrevista realizada en el supermercado El Viejo París………………..…… 112
ANEXO 9: Entrevista realizada en el supermercado Mercamás……………………….... 115
ANEXO 10: Entrevista realizada en el supermercado Unicentro……………………..…. 118
LISTA DE GRÁFICAS
Gráfica 1: Manejo contable………………………………………………......................... 42
Gráfica 2: Obtención de resultados………………………………………………………. 43
Gráfica 3: Revisor fiscal………………………………………………………..………… 44
Gráfica 4: Inventario……………………………………………………………………… 45
Gráfica 5: Efectivo……………………………………………………………………….. 45
Gráfica 6: Cuentas por cobrar…………………………………………………………….. 46
Gráfica 7: Sistemas de seguridad y control para el efectivo………………………..……. 47
Gráfica 8: Caja menor……………………………………………………….…………… 48
Gráfica 9: Reembolsos de caja menor………………………………………………….… 48
Gráfica 10: Límites de pago en caja menor………………………………..……………... 49
Gráfica 11: Uso de comprobantes…………………………………………………...…… 50
Gráfica 12: Giro de cheques……………………………………………………………… 50
Gráfica 13: Manejo de chequeras……………………………………………………..….. 51
Gráfica 14: Altas compras de inventario……………………………………...………….. 52
Gráfica 15: Provisión de inventarios………………………………………………...…… 53
Gráfica 16: Provisión de cuentas por cobrar…………………………………………..…. 54
Gráfica 17: Compras a crédito…………………………………………………….…….... 55
Gráfica 18: Auditoría de inventarios……………………………………………………... 55
Gráfica 19: Inventario de seguridad……………………………………………………… 56
Gráfica 20: Clasificación del inventario……………………………………………….…. 57
Gráfica 21: Pago a proveedores……………………………………………………….….. 58
Gráfica 22: Cada cuánto le pagan los clientes…………………………………………..... 59
Gráfica 23: Inversión de los excedentes de efectivo…………………………………...… 60
Gráfica 24: Dan crédito a los clientes………………………………………………..…… 61
Gráfica 25: Parámetros para otorgar créditos………………………………………..…… 61
Gráfica 26: Quién autoriza el crédito…………………………………………………..… 62
Gráfica 27: Alternativas para recuperar cartera……………………………………….….. 63
Gráfica 28: Quién hace seguimiento de cartera………………………………………...… 64
Gráfica 29: Quién realiza el cobro del crédito……………………………………………. 64
Gráfica 30: Modalidades de pago……………………………………………………...…. 65
RESUMEN ABSTRACT
En este trabajo se describen políticas In this work they are described

y estrategias utilizadas por los political and strategies used by the
grandes y medianos supermercados big and medium supermarkets in the
en las ciudades de Pereira y cities of Pereira and Dosquebradas
Dosquebradas, que les permite una that it allows them an appropriate
adecuada administración de los administration of the items cash,
rubros efectivo, inventario y cuentas inventory and bills to get paid that
por cobrar que componen el Capital they compose the Capital of
de Trabajo Operativo. Operative Work.
En la presente investigación se In the present investigation it is

evidencia cómo los administradores evidenced how the administrators of
de estas organizaciones están en these organizations are in constant it
constante lucha por generar fights to generate profitability and to
rentabilidad y aumentar utilidades, increase utilities, by means of
por medio de eficientes maneras de efficient ways of negotiating the
gestionar los recursos financieros de financial resources of the companies;
las empresas; también se enmarcan the methods are also framed used for
los métodos utilizados para el control the control and administration of the
y administración de los rubros del items of the Capital of operative
Capital de Trabajo operativo (KTO). Work (KTO).
Se comparan los distintos puntos de The different points of view of the

vista de los pioneros y estudiados de pioneers are compared and studied of
la administración con lo que the administration with what is really
realmente se realiza en los carried out in the supermarkets object
supermercados objeto de estudio de of study of Pereira and Dosquebradas.
Pereira y Dosquebradas. Así, se This way, several administration
confrontan varios modelos de models are confronted and a very
administración y se hace una near approach is made of how and
aproximación muy cercana de cómo y because the KTO is of non alone vital
por qué el KTO es de vital importance in the supermarkets if not
importancia no solo en los also in all the organizations that
supermercados si no también en todas you/they want to grow in a good way
las organizaciones que quieran crecer and to be able to this way to fulfill the
de manera óptima y poder de esta essence of the business waited by the
manera cumplir con la esencia del investors.
negocio esperado por los
inversionistas.
INTRODUCCIÓN
Esta investigación pretende realizar una descripción general de las políticas y estrategias que
aplica una muestra de nueve supermercados de las ciudades de Pereira y Dosquebradas y que les
permite administrar adecuadamente su efectivo, inventario y cuentas por cobrar, es decir, el
capital de trabajo operativo que poseen.
El capital de trabajo operativo (KTO) se presenta como un tema de gran importancia en las
organizaciones actuales y principalmente en las de tipo comercial como los supermercados, ya
que un adecuado manejo del KTO permite a las empresas tener un buen nivel de liquidez y
optimizar su rentabilidad.
El lector encontrará en esta investigación conceptos financieros relacionados especialmente con

el capital de trabajo operativo o KTO, y las ponencias que hacen diferentes autores sobre el tema
y respecto a las cuales se hace una contrastación con la realidad encontrada en los supermercados
objeto de estudio. Para ello, se hizo una investigación de carácter descriptiva y con un enfoque
no experimental.

En la primera fase de esta investigación se definió el objeto de estudio, el espacio y el tiempo
para su desarrollo; grandes y medianos supermercados de Pereira y Dosquebradas. En la segunda
fase se indagaron fuentes secundarias como libros, Internet, revistas entre otros, para realizar una
fundamentación teórica que soportó el análisis del problema. Para confrontar tales teorías, en la
tercera fase se realizó una descripción de las empresas objeto de estudio, teniendo en cuenta
características de un proceso específico (como la las políticas y estrategias utilizadas para una
adecuada administración del Capital de Trabajo Operativo), en el ciclo de vida de dichas
organizaciones.
En el desarrollo de este trabajo se encontró que en general los supermercados analizados tienen
un buen manejo del capital de trabajo operativo aunque presentan algunos inconvenientes en el
rubro de efectivo; tienen como filosofía que sus ventas sean en su mayoría de contado y el crédito
sea ofrecido sólo a clientes institucionales. Además, se encontró que debido a la importancia del
inventario en estas organizaciones, éste representa el mayor porcentaje de sus activos circulantes.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Descripción del área problemática.

El notable crecimiento de las grandes cadenas de comercio al detal es un fenómeno que se ha
venido dando en los últimos años en Colombia, y específicamente en regiones como la del Eje
Cafetero, donde Pereira se ubica como la ciudad comercial, gracias a la localización privilegiada
de ésta en el llamado “Triángulo de Oro, conformado por Medellín, Cali y Bogotá. El número
total de establecimientos comerciales asciende a 9.579; las cabeceras municipales donde
principalmente se desarrolla esta actividad son Pereira, Dosquebradas, Santa Rosa de Cabal y La
Virginia.” (Toda Colombia es mi pasión, 2009).
En la región se ha venido presentando un alto crecimiento del sector de ventas al detal, a través
de supermercados, que se define como “un establecimiento comercial detallista que, en régimen
de autoservicio y con una rápida rotación de sus stocks, se dedica a la venta principalmente de
artículos de alimentación” (Sainz, S.f.). Los supermercados generalmente ofrecen productos a
bajo precio y contrarrestan el bajo margen de beneficio con un alto volumen de ventas.
Tal volumen de ventas, que presenta un incremento mayor en épocas especiales y en fechas de
nómina, denominadas comúnmente como quincenas, se ve reflejado en el volumen de los
inventarios y costos de almacenaje e implica en ocasiones excesos de efectivo que genera la
necesidad de un análisis profundo de los costos de oportunidad, inversiones temporales y si es el
caso, cuentas por cobrar.
Lo anterior nos conduce a hablar del capital de trabajo operativo KTO, el cual se define como
“los recursos que una empresa requiere para llevar a cabo sus operaciones sin contratiempo
alguno. Dichos recursos están representados por el inventario, las cuentas por cobrar y el efectivo
que la empresa combina a través de un proceso que se denomina rotación” (García, 1999, p.15).
Estos componentes del KTO, también llamados activos circulantes de corto plazo, inciden
fundamentalmente en la función financiera de la empresa específicamente en las utilidades,
debido a que representan el “punto de partida perfecto para su maximización” (Weston &
Copelan, 1994, p. 290); e inciden igualmente en la rentabilidad, porque se hace necesario que los
activos operacionales, entre ellos los de circulación sean más rentables que el costo de capital,
garantizando así la generación de valor en la empresa (García, 2003).
El buen manejo del flujo de caja está determinado por las entradas y salidas de dinero, cuando las
primeras son mayores que las segundas, se estaría hablando de una empresa líquida, por ello un
buen manejo del capital de trabajo operativo, permitirá un flujo de caja positivo. Esto presenta
una relación directa con las ventas, porque a medida que estas crecen debe crecer también la
inversión en capital de trabajo operativo, pero si los recursos son mal administrados, debe
sacrificarse el flujo de caja para invertir en KTO y por lo tanto se dejaría de destinar recursos a
otros proyectos de expansión, o relacionados con la disminución de la deuda o reparto de
utilidades, lo que en últimas implica destrucción de valor para los accionistas (García, 2003, p.
19).
El Capital de Trabajo Operativo (KTO) es un tema que reviste gran importancia en los
supermercados de Pereira y Dosquebradas debido a que su administración implica la toma de
decisiones diarias en la operación de este tipo de empresas; es por ello que el KTO representa la
primera línea de defensa de un negocio contra la disminución de las ventas, porque ante un
descenso de éstas, un administrador financiero puede tomar medidas respecto a las políticas de
crédito, control de inventario, cuentas por cobrar, renovar los inventarios con mayor rapidez,
adoptar una política más agresiva de cobro de cartera, a fin de tener una mayor liquidez e
igualmente se pueden postergar los pagos para contar con una fuente adicional de financiamiento.
El inventario por su parte, como uno de los componentes del capital de trabajo operativo, reviste
gran importancia en las empresas porque disminuyen el riesgo de que se pierdan ventas por falta
de abastecimiento de los mismos, sin embargo, un manejo inadecuado puede conllevar a déficit
dejando desprotegida una proporción de la demanda, o incurriendo en excesos de inventarios, lo
que causa incremento en costos relacionados con almacenamiento y costos de oportunidad,
porque los recursos que se destinan a invertir en tales desproporciones podrían generar mayor
rentabilidad si se invierten en otros rubros o áreas de la empresa.
Otro rubro importante son las cuentas por cobrar debido a que representan un riesgo en la pérdida
de ventas y por ende en las utilidades, y de manera más acentuada cuando existen muchos
competidores en el mismo mercado y/o cuando hay una mala situación económica del sector
comercial, es por ello que debe haber una alta rotación de cartera, lo que indicaría un adecuado
manejo de crédito y labor de cobro. Sin embargo, esto puede ser también sinónimo de una falta
de capital de trabajo (García, 1999, p.201). Las cuentas por cobrar representan en la empresa una
extensión del crédito con los clientes y son importantes porque permiten mantener clientes
habituales y atraer nuevos. Esto es lo que se denomina invertir en un cliente y rastrear el pago;
“se trata de una inversión vinculada a la venta de un producto o servicio” (Córdoba, 2005, p.
74). Aunque las ventas se pueden ver aumentadas a medida que la empresa realiza aperturas de
créditos, se debe tener claro los costos derivados de su otorgamiento.
Por último, un activo circulante de gran importancia es también el efectivo, debido a la relación
que éste presenta con la liquidez, lo que reduce la vulnerabilidad o el riesgo de la empresa de no
cumplir con sus obligaciones. “El efectivo es un recurso del que dispone una firma y es el medio
que permite convertir las inmovilizaciones temporales en disponibilidades” (Cruz, et. al., 2002, p
25), esto quiere decir, que con él se paga la mano de obra, las materias primas, se financian los
compradores, se compran activos, y se pagan dividendos a los inversionistas, entre otros. La
forma de evaluar la disponibilidad del efectivo es con el ciclo del efectivo, éste “es el lapso de
tiempo entre el momento en que paga efectivo para comprar su inventario inicial y aquel en que
recibe efectivo por vender los artículos producidos con dicho inventario”. (Berk et. al, 2008, p
830)
Todo lo anterior, conlleva a presumir que una mala administración del KTO en los
supermercados y en general en cualquier organización puede causar insolvencia cuando hay un
exceso de inversión en estos activos de corto plazo, y por el contrario abundancia de liquidez que
podría traducirse en activos ociosos, y por tanto en disminuciones de la rentabilidad, poco
crecimiento, aumento de los costos de oportunidad y destrucción de valor, como se explicó
anteriormente.
1.2 Formulación del problema

Con esta investigación se pretende dar respuesta al siguiente interrogante que tiene implicaciones
financieras ¿Cuáles son las políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos
supermercados de Pereira y Dosquebradas para una adecuada administración de los rubros que
componen el Capital de Trabajo Operativo?
1.3. Delimitación
• A nivel territorial, esta investigación se realizará en las ciudades de Pereira y
Dosquebradas, debido a que presentan viabilidad para el acceso a la información porque
han tenido un desarrollo importante en los últimos años, especialmente en el sector
comercial.
• Referente al tiempo, el componente teórico de esta investigación se desarrollará en el
primer semestre del año 2009, continuando en el segundo semestre del mismo año con la
ejecución y presentación de los resultados.
• Esta investigación se realizó en los grandes y medianos supermercados1, los cuales
presentaron una información más completa, veraz y oportuna que los minimercados, los
cuales, posiblemente presentan menos organización. Por otra parte, el tamaño de los
supermercados elegidos, es viable en comparación con los hipermercados, dado que
brindan mayor facilidad en el acceso a la información, debido a que en estos últimos, sus
áreas administrativas están localizadas muchas veces a nivel internacional.

1
Es pertinente mencionar la clasificación de las empresas del país de acuerdo al número de empresas y valor de
activos según la legislación correspondiente.
TIPO DE NÚMERO DE EMPLEADOS ACTIVOS TOTALES

EMPRESA
MEDIANA Entre cincuenta y uno (51) y Entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil
EMPRESA doscientos (200). (30.000) SMMLV.
PEQUEÑA Entre once (11) y cincuenta (50). Entre quinientos uno (501) y menos de
EMPRESA cinco mil (5.000) SMMLV.
MICROEMPREA No superior a los diez (10) Excluida la vivienda por valor inferior a
quinientos (500) SMMLV.
FUENTE: Ley 905 de Agosto 2 de 2004. En línea. Disponible En:

http://www.mincomercio.gov.co/eContent/Documentos/Normatividad/leyes/2004/Ley_0905_04.pdf. Ministerio del
Comercio (Ley 905, 2004. En línea)
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo general

Describir las políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos supermercados
establecidos en las ciudades de Pereira y Dosquebradas, que les permita una adecuada
administración de los rubros que componen el Capital de Trabajo Operativo
2.2 Objetivos específicos

• Establecer una relación conceptual entre los componentes del Capital de Trabajo
Operativo y las formas de administrarlos propuestas por algunos autores.
• Indagar sobre las políticas y estrategias para la administración de inventarios en los
medianos y grandes supermercados de Pereira y Dosquebradas.
• Examinar las políticas y estrategias adoptadas por los medianos y grandes supermercados
de Pereira y Dosquebradas para el manejo de su cartera.
• Determinar políticas y estrategias para el manejo del efectivo y para la toma de decisiones
en relación con los excedentes o déficit de caja en los medianos y grandes supermercados
de Pereira y Dosquebradas.
3. JUSTIFICACIÓN
La Universidad Católica Popular del Risaralda en su interés por formar administradores con
suficientes competencias para desempeñarse como profesionales en el actual entorno
organizacional, involucra a las organizaciones no sólo en el plano de la teoría, sino también en la
práctica; pues son a estos entes a los cuales están dirigidos todos los esfuerzos, análisis y por
supuesto teorías de la administración. Como parte de este proceso, se ha diseñado un proyecto de
grado que inician los estudiantes de octavo semestre y que puede estar enfocado en estudios
sectoriales o finanzas. En este último enfoque se busca aportar al estudiante las herramientas,
instrumentos y técnicas que le permitan conocer los aspectos estratégicos suficientes para lograr
un análisis apropiado de las diferentes alternativas financieras que se presenten en el entrono

empresarial.
Con el fin de alinear este enfoque a la realidad empresarial es pertinente mencionar uno de los
elementos de gran importancia en el análisis financiero de cualquier organización, y es la
administración de sus activos circulantes; razón por la cual esta investigación estudiará la
administración del Capital de Trabajo Operativo en los medianos y grandes supermercados de
Pereira y Dosquebradas, con el fin de confrontar las teorías relacionadas con este tema y la
realidad empresarial, reconociendo así, la importancia de los rubros pertenecientes al KTO y el
mejoramiento de la eficiencia empresarial.
Con esta investigación se pretendía obtener conocimientos relativos a la forma en que los
supermercados administran los componentes del Capital de Trabajo Operativo (KTO) debido a
que el KTO es de gran importancia desde el punto de vista de la inversión, ya que estos activos
de corto plazo, se financian en su mayoría con fondos propios, que a diferencia de los de largo
plazo pueden muchas veces financiarse por leasing o como su nombre lo indica con financiación
a largo plazo. Todo lo anterior demuestra que los activos circulantes son muy significativos en
las empresas y por ello, la relevancia que se le dé en la organización, no debe ser inferior a los de
largo plazo.
Es pertinente realizar la investigación en los supermercados de Pereira y Dosquebradas dado que

son organizaciones en las cuales su principal capital está representado en activos circulantes y
por la importancia que tiene para estas mantener el suficiente efectivo a medida que se requiera
suficientes inventarios como para satisfacer las necesidades de ventas y buenas políticas de
crédito acompañadas de una política óptima de créditos.
Este tipo de investigación es un importante marco de referencia para los estudiantes que inician el
proceso de formación en el área financiera y para los empresarios que ven en el KTO una buena
herramienta para el crecimiento de sus empresas. Además, la información que se desarrolle en
este trabajo, será una guía que opera en un concepto de calidad, que asegure que los futuros
docentes y estudiantes logren aprendizajes comprensivos y relacionados con temas contables y/o
financieros, de modo que sean efectivos en situaciones nuevas y sirvan para seguir aprendiendo
ante las crecientes y múltiples oportunidades de aprendizaje.
4. MARCO DE REFERENCIA
4.1 Marco teórico

Las empresas en el entorno actual, para poder realizar sus operaciones requieren de recursos para
cubrir necesidades cortoplacistas referentes a materias primas, insumos, mano de obra, entre
otros. Dichos rubros corresponden a lo que se denomina capital de trabajo operativo y que
algunos autores lo denominan también activos de trabajo, el cual “involucra a la inversión de la
empresa en activos corrientes o activos circulantes”. (Albornoz, S.f).
4.1.1 Capital de trabajo operativo. El Capital de Trabajo o también conocido como fondo de
maniobra, es el motor que mueve a la empresa, ya que de su valor depende que se realicen las
operaciones comerciales y/o productivas de una compañía, por tanto “es de gran importancia para
la empresa, ya que involucra las operaciones diarias: los activos circulantes corresponden en
promedio al 60% de sus activos y en empresas pequeñas o en empresas comerciales casi todos
sus activos son corrientes” (Córdoba, 2005, p. 48), esto demuestra que aunque los activos
líquidos son importantes en todas las empresas, lo son aún más en empresas comerciales como
los supermercados.
El KTO entendido como un conjunto de activos que se recuperan o se convierten con

facilidad en efectivo en menos de un año, es conocido también con el término de “activos
líquidos” (Van, 2003, p. 395) y hace referencia a la liquidez que debe manejar una empresa. A su
vez la liquidez presenta una relación directa con el efectivo debido a la necesidad de convertir el
inventario y las cuentas por cobrar rápidamente en efectivo, lo que conduce a pensar que este
último es el rubro más importante en la administración del KTO debido a que es el instrumento
de la liquidez.
La liquidez es “la capacidad que tiene una empresa para cubrir sus obligaciones a corto
plazo” (Cruz, et. al., 2002, p. 29), por lo tanto si la empresa presenta una eficiente generación de
recursos, y una buena calidad de sus activos corrientes podrá garantizar su solvencia para
responder por los compromisos actuales y proyectar futuras inversiones sin depender de capital
ajeno. Se dice que los activos presentan diferentes grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad
con que pueden convertirse en efectivo. “Para los que no sean dinero, la liquidez tiene dos
dimensiones: 1) el tiempo necesario para convertir el activo en dinero y 2) el grado de seguridad
asociado con la razón de conversión, o precio, obtenido por el activo”. (Van, 2003, p. 395)

Aunque la liquidez es un síntoma del buen manejo del capital de trabajo operativo, es de
anotar que esta se puede convertir en un obstáculo para la rentabilidad, debido a que en la
búsqueda de liquidez se tienden a reducir los precios de productos y servicios para lograr vender
de contado sacrificando así los márgenes de rentabilidad, es decir, “la medida de la
productividad de los fondos comprometidos en un negocio.”(García, 1999, p.240) y caso
contrario se da, cuando, por aumentar la rentabilidad se disminuye la liquidez y en este caso se
amplían los créditos y el volumen de inventarios, este último, para obtener descuentos por altas
cantidades de compra, dicho de otra manera “mientras más grande sea el monto de capital de
trabajo en una empresa, menos riesgo tiene, pero disminuye la rentabilidad”. (Córdoba, 2005, p.
53)
Teniendo en cuenta que la rentabilidad está dada “por el rendimiento mismo de la inversión
en términos de su contribución para la generación de utilidades” (Carrillo, 1996 p.266), la
inversión en activos líquidos debe ser mesurada y planeada para no caer en altos costos
financieros por inversiones improductivas, tales como excesos de inventarios cuando los
productos no tienen una buena demanda o rotación, que a su vez puede estar dada por la
estacionalidad del KTO.
Las necesidades de capital de trabajo se pueden dividir en permanentes y estacionales

(Carrillo, 1996 Pp. 260-261). Las permanentes están dadas por niveles mínimos de activos
corrientes que la empresa deberá financiar con capital propio o de los accionistas, mientras que
las estacionales hacen referencia al crecimiento de activos corrientes en determinados periodos

del año, muy por encima de lo normal.
Tipos de políticas para el manejo del KTO que se pueden encontrar en las organizaciones:
Según (Ross, et. al., 2005, p. 761) las políticas financieras a corto plazo consideradas flexibles
incluyen:
1. Mantener grandes saldos en efectivo e instrumentos negociables.
2. Realizar inversiones importantes en inventarios
3. Otorgar términos crediticios generosos, que den como resultado niveles altos de cuentas
por cobrar.
Estas políticas flexibles son costosas, porque se necesita de un buen nivel de efectivo para la
empresa poder financiarse mientras recupera las cuentas por cobrar, los instrumentos negociables,
y convertir el inventario en dinero. Sin embargo con tal política flexible también los flujos de
entrada de efectivo serán mayores en el futuro, es decir, a medida que va incrementando el riesgo,
se acrecienta también el nivel de rentabilidad.
Así mismo las políticas financieras a corto plazo calificadas como restrictivas son:
1. Mantener un bajo saldo en efectivo y nada de inversión en instrumentos negociables.
2. Realizar inversiones pequeñas en inventario.
3. No admitir ventas a crédito ni cuentas por cobrar.
4.1.2 Inventario. Según, Finney- Miller, se definen los inventarios de una empresa como la
compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en
los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. El Vocablo inventario se usa para
nombrar el conjunto de aquellas partidas de bienes muebles tangibles. El tèrmino inventario
encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los
productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que
serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios
excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así
clasificados. (noviembre de 2009)
Teniendo en cuenta que los activos corrientes presentan una permanencia, el inventario no se
debe disminuir en su totalidad. Se recomienda buscar “un justo medio entre excesos y defectos,
entre demasiado y muy poco” (Carrillo, 1996 p. 313) de tal manera que se cuente con lo
requerido y necesario para atender la demanda y las necesidades de la empresa en cuanto a
consumo de inventarios. A este modelo se le conoce como cantidad económica de pedido y “es la
cantidad de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse. La cantidad económica
de pedido es la cantidad óptima de mercancía que se debe solicitar en cada orden de tal manera
que los costos totales del inventario se minimicen. Esto permite pronosticar las compras con un
margen de error mínimo; distribuir las ventas durante todo el año y recibir las órdenes en el
momento en que se esperan.” (Córdoba, 2005, p. 108).
Si bien “los grandes inventarios también permiten proporcionar un servicio eficiente a la

demanda de los clientes, porque si el producto se agota temporalmente, es posible que se pierdan
las ventas actuales lo mismo que las futuras” (Van, 2003, p 462), el costo de mantener
inventarios es alto, por eso tenerlos en niveles excesivos, puede perjudicar a la compañía por su
obsolescencia y/o porque aumenta el riesgo por pérdida por disminución de precios, y si faltan
tales inventarios pueden reducirse las ventas, entonces “habrá que mantener los inventarios en
niveles de acuerdo a los pronósticos de ventas”. (Córdoba, 2005, p. 103).
El tema de inventarios merece atención especial debido a todos los inconvenientes

relacionados con su costo de oportunidad. Pues, cuando se realizan altas inversiones en
inventario, aunque pueden generar un descuento por comprar cantidad, se debe realizar una
comparación entre el ahorro y los costos en que se incurriría por tener un exceso de inventario, ya
que esto conlleva a diferentes desventajas. Las relacionadas con los costos de mantenimiento,
aquellos en que se incurre desde el momento en que el producto entra a la empresa hasta que sale
de ella, entre los que se tienen: “almacenamiento, administración, seguros, bodegaje, manejo,
obsolescencia, deterioro, vigilancia, costos de oportunidad (financiamiento) e impuestos sobre la
propiedad. Estos aumentan en proporción al monto promedio del inventario que se maneja y en
promedio equivalen al 25% de la inversión e inventario.” (Córdoba, 2005, p. 106).
Y los costos de ordenamiento que, “se consideran desde que se solicita el pedido del
producto hasta que se recibe en la empresa (normalmente son costos fijos independiente del
tamaño de la orden). Estos costos incluyen comunicación entre oficinas, despachos, embarques,
fletes, demoras, pérdidas, daños, deterioros, seguros, aranceles, descargues, recibo y costos
administrativos” (Córdoba, 2005, pág. 107). Estos costos de ordenamiento y mantenimiento
reducen aún más los recursos que podrían utilizarse en otras áreas empresariales para mejorar las
operaciones.
A pesar de que el inventario contrae costos de ordenamiento y mantenimiento, es importante

que las empresas tengan previsto un inventario de seguridad, que se refiere al “inventario
adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en los niveles de ventas, las
demoras en producción o despachos el cual genera costos.” (Córdoba, 2005, p. 111). Este stock
de seguridad según Córdoba se ve incrementado en las empresas por la incertidumbre de la
demanda pronosticada, los costos por faltantes de inventarios y la probabilidad de que ocurran
demoras.
En empresas comerciales, este concepto es imprescindible debido a las contingencias que se

pueden presentar en los sistemas logísticos, tales como paros; producción industrial, como
incumplimiento de proveedores; comportamiento del clima, invierno o veranos largos, entre
otros. El éxito de la gestión de stock, reside “en acertar en las previsiones para lo cual es
necesario un permanente seguimiento del comportamiento del consumo real respecto a las
previsiones anteriores, analizando las desviaciones que se produzcan y sus causas.” (Ferrín, 1999,
p. 115)
Conjuntamente con la relevancia que se le dé a la cantidad de inventarios a mantener, se le

debe prestar vital atención al control o manejo de los mismos. Para ello se han planteado
diferentes técnicas: (Córdoba, 2005, Pp. 105-106)
a) Método de las gavetas: Utilizado para controlar el nivel de los inventarios manualmente y
consiste en almacenarlos en gavetas, desde donde se van sacando, de tal manera que se
hace una nueva orden cuando el número de gavetas preestablecidas queda vacía.
b) Método ABC: Consiste en clasificar el inventario en artículos A, los de mayores costos o
importancia, artículos B los costos o importancia intermedia y artículos C los menos
costosos o importantes. A mayor costo o importancia de los artículos del inventario,
mayor control y recursos deben aplicarse sobre ellos.
Esta técnica también es referida por Ferrín (1999) quien afirma que “en el ámbito de los
almacenes unos pocos artículos aportan una gran parte de la cifra de ventas, a unos pocos
proveedores les pasamos buena parte del importe de las compras, es decir, tales artículos y
tales proveedores son los importantes. La técnica ABC es un método para detectarlos y
clasificarlos. Esta técnica permite aplicar un grado de control más intenso sobre los que
representan un mayor interés” (p. 65). Por lo tanto algunos artículos merecen más
atención que otros dependiendo de su valor económico o de las características
relacionadas con calidad, vencimiento, uso, entre otras.
c) Técnica de investigación de operaciones: Consiste en establecer el recorrido de

materiales, determinando la ruta crítica a través de métodos como PERT (Evaluación de
Proyectos y Técnicas de Revisión) que pone de manifiesto la relación entre las acciones y
las situaciones configuradas del proyecto cuya ejecución se pretende optimizar y el CPM
(Método de la Ruta Crítica), asignándole mayores recursos y atención a los materiales
involucrados en ella.
d) Técnica de sistematización: Es un programa donde se codifican los diferentes artículos del
inventario, el cual se carga a la entrada de las mercancías al almacén o bodega, siendo
descargadas a su salida, registrando los saldos, que al llegar al nivel mínimo establecido,
genera órdenes de envío a los proveedores, quienes cuentan con terminales del sistema.
e) Técnica electrónica: Muy empleada en los supermercados, almacenes por departamentos
y negocios donde se tienen una gran variedad de artículos en el inventario, dificultándose
su control manual. Es una técnica con la que al tiempo que se controla la salida no
autorizada del inventario, sirve para verificar el saldo y generar información para la
preparación de los estados financieros.
Este método consiste en colocar un dispositivo magnético y código de barra a los artículos
del inventario, donde se establece su precio y otras características, que al ser registrado en la caja
al efectuarse su pago, lo descarga del inventario y desactiva el dispositivo, para poder pasar por la
banda magnética instalada a la salida del almacén; ya que de lo contrario se activa una señal de
alarma que es enviada al departamento de seguridad, indicando que el artículo está saliendo de
manera irregular, para que se adelanten los correctivos necesarios.
En tanto, Ferrín (1999) realiza una clasificación diferente a la que denomina codificación de
productos, entre la que se encuentran tres técnicas:
Sistemas de codificación: “la base de este tratamiento informatizado es la codificación, clave de
acceso a los ficheros de bases de datos con los que opera el ordenador. La codificación de
productos es una forma de definición de los mismos sustituyendo palabras del léxico con las
cuales se denominarán, por una representación simbólica”. (p. 57).
Código de barras: “Es un sistema de identificación establecido por la organización EAN (Número
del Artículo Europeo) que se basa en la representación del código de un producto mediante una
serie de barras oscuras paralelas y de anchura variable, legibles por equipos de captura de datos,
figurando al pie de las mismas una traducción numérica en cifras árabes.” (Ferrín, 1999, p. 62).
Las ventajas de este sistema de codificación radican en la facilidad para grabar los datos y en la
confiabilidad de la lectura. Además, el EAN permite obtener grandes ventajas en las gestiones de
compra, almacenamiento y gestión de stocks.
“También hemos utilizado el término código de ubicación relacionándolo con la ubicación de

un producto en un lugar del almacén. La codificación de ubicaciones es una forma de determinar
un punto de almacenamiento en las tres dimensiones. La codificación es, por consiguiente, un
instrumento para el tratamiento de los productos, sus ubicaciones, etcétera, que representa sus
características de una forma estructurada y resumida. Esta representación simbólica puede
basarse en letras, números, combinaciones de ambos o dibujos y caracteres gráficos.” (Ferrín,
1999, p. 57).
De todo lo anterior puede resaltarse que en cualquier análisis de inventarios, principalmente

en las empresas manufactureras y comerciales, la diferencia entre sus inventarios es especial, por
lo que se requieren manejos diferentes y específicos para cada uno, impidiendo esto que se
generalice lo que es una buena rotación de inventarios. Es decir, el tiempo que tarda una empresa
en convertirlos en efectivo. “Ejemplo, una empresa que produzca y venda alimentos habrá de
tener una rotación de inventario mayor que una empresa que vende muebles o joyas, o también,
un departamento de alimentos perecederos de un supermercado debe tener una rotación mayor
que el departamento de jabones y detergentes.” (Estupiñán & Estupiñán, 2006, p. 137)
4.1.3 Efectivo. El efectivo o disponible es una cuenta del activo que representa los recursos que la
empresa tiene a disposición inmediata. El decreto 2650 de 1993 o plan único de cuentas para
comerciantes, define el efectivo o disponible de la siguiente forma:Comprende las cuentas que
registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y
puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la Caja,
los depósitos en Bancos y otras entidades financieras, las Remesas en Tránsito y los
Fondos.(Conceptos básicos de contabilidad: efectivo o disponible, noviembre de 2009)
Un buen manejo del efectivo es dar un tratamiento adecuado a los resultados de la actividad
operativa de la empresa, de tal manera que se pueda sostener una buena reputación crediticia
tanto con los proveedores financieros como los de materias primas y con los inversionistas de la
empresa en cuanto a pago de dividendos, etc., lo que se conoce como motivo de transacción
(Van, 2003, p. 409), es decir, hacer frente a los pagos que se presentan en el curso normal de las
operaciones; satisfacer necesidades inesperadas de efectivo, lo que se conoce como un colchón o
amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas, y que Keynes (citado por: Van,
2003, p. 409) denomina motivo de precaución.
Este autor indica que “cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del negocio,
menores cantidades por precaución se necesitarán, pues la posibilidad de obtener préstamos de
inmediato para afrontar ese tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo
de recursos” (Van, 2003, p. 409); estar en capacidad de aprovechar los descuentos comerciales
que el mercado le brinda a la empresa por pronto pago y “mantener efectivo a fin de aprovechar
los cambios estimados en los precios de los valores”, es lo que Keynes llama motivo de
especulación (Van, 2003, p. 409).
Debido a la importancia que merece el efectivo disponible en una organización, hay que
saber determinar la cantidad a disponer, para ello, se debe tener en cuenta que ese monto depende
de factores que son controlables como las decisiones que se tomen con respecto a la liquidez y el
riesgo, a los días pactados para el vencimiento de las deudas de la empresa, a la capacidad de
obtener préstamos y a los flujos de efectivo a corto y largo plazo. (Córdoba, 2005, Pp. 60-61)
La estrategia óptima para una empresa es “tener efectivo en previsión de estacionalidades de

la demanda de sus productos y problemas al azar que afectan al negocio. Las compañías con
riesgo y aquellas con oportunidades de crecimiento elevado tienden a tener un porcentaje
relativamente alto de activos en efectivo. Las empresas con acceso fácil a los mercados de capital
(para los que los costos de transacción de acceder al efectivo son por ello bajos), tienden a tener
menos efectivo.” (Berk et. al., 2008, p. 841)
La cantidad de dinero que se debe mantener en efectivo depende de los siguientes factores
(Córdoba, 2005, pp. 60-61):
• Políticas de la administración sobre el manejo del efectivo

• Posición actual de liquidez de la empresa
• Preferencias administrativas acerca del riesgo y la liquidez
• Programa de vencimiento de la deuda de la empresa
• Capacidad de la empresa para obtener préstamos
• Flujos pronosticados de efectivo a corto y largo plazo
• Las probabilidades de diferentes flujos de efectivo bajo diversas circunstancias
Los anteriores factores deben ser determinados a partir de un análisis del ciclo de caja
apropiado para la empresa, es decir, “el promedio que transcurre entre el momento de
desembolsar los costos (compra de materias primas y productos manufacturados y costos de
conversión), hasta el momento de recaudar la cartera.” (García, 1999, p 224). Esto, debido a que
a un mayor ciclo de caja, mayor debe ser la disponibilidad de efectivo para atender sus
operaciones habituales e imprevistas.
A la hora de administrar eficientemente el efectivo se debe tener en cuenta cancelar las

cuentas por pagar tan tarde como sea posible sin deteriorar su reputación crediticia, pero
aprovechando cualquier descuento favorable por pronto pago; rotar el inventario tan rápidamente
como sea posible evitando agotamiento de existencia, que puedan ocasionar el cierre de líneas de
producción, o pérdida de ventas; cobrar las cuentas tan rápidamente como sea posible, sin perder
ventas futuras por el hecho de emplear técnicas de cobranza de alta presión; y ofrecer descuentos
por pagos de contado si son justificables económicamente.
Cuando lo anterior, logra materializarse en la empresa, puede generarse un exceso de

efectivo que debe de invertirse temporalmente para no incurrir en costos de oportunidad y por el
contrario, generarle ingresos no operacionales a la empresa. Una de las opciones para invertir son
los valores negociables y deben permitir mantener la liquidez en cualquier momento. “Para que
un valor sea verdaderamente negociable debe tener dos características básicas: un mercado fácil
con amplitud y capacidad para reducir al mínimo la cantidad de tiempo necesario para convertirlo
en efectivo y la probabilidad de pérdida en su valor, ya que si el precio de mercado que se recibe
al liquidar un valor se desvía significativamente del monto, este no será atractivo para la
empresa”. (Córdoba, 2005, p. 66)
Cuando se incurren en excedentes de dinero, las organizaciones tienen la posibilidad de

maniobrar con este superávit en inversiones a corto plazo, según la posibilidad de inversión en
días; es decir, el tiempo en el cual la empresa tiene disponibilidad del efectivo, las opciones más
comunes en inversión son: depósito bancario de dinero, certificados de depósito, cuentas
corrientes de alta remuneración, deuda del estado, la letra del tesoro, el repo, bonos y
obligaciones del estado y de empresas, pagares de empresa, mercado de renta variable, entre
otros.
Certificado de Depósito: “Son préstamos a corto plazo para los bancos comerciales. Existen
mercados activos para los Certificados de Depósito a Término ò CDT´S con vencimientos a 3, 6,
9 y 12 meses” (Ross, et. al., 2005, p. 796). También es habitual que las entidades de crédito
emitan CD con pago anticipado de intereses, que equivale al descuento; lo cual, de hecho, se
asemeja al pagaré emitido por una entidad bancaria. (Santandreu, 2000, p.84)
Cuentas Corrientes de Alta Remuneración: “Se trata de cuentas corrientes a la vista, que a pesar
de ser de libre uso, es decir, sin establecer vencimiento, la retribución en forma de intereses es
superior al habitual o general aplicado por entidades financieras.
Estos tipos de interés se aplican en función de la calidad de los clientes que la utilizan y/o en base
al volumen monetario de la imposición.
Para la captación de recursos financieros necesarios para su negocio habitual, las entidades
financieras recurren a estos medios con dos finalidades: a) para captar recursos menos onerosos
que otras fuentes de captación alternativas; b) para captar clientes, con el fin de ampliar su fuerza
de servicios.
La retribución de estas cuentas estará en función de los tipos de intereses básicos u oficiales, y
oscilará en la medida que lo hagan estos.” (Santandreu, 2000, p.84)
Deuda del Estado: Constituye un buen producto para invertir excedentes de tesorería, por varias
razones. La primera de ellas, es porque son títulos garantizados por el Estado. En segundo lugar
porque la rentabilidad también está asegurada, en el momento de contratarse, a lo que también
hay que añadir que la misma se ve incrementada por emitirse al descuento, y además en
ocasiones con ventajas fiscales, y porque a pesar de que su vencimiento oscila entre seis meses a
varios año, existe un segundo mercado de transmisión. (Santandreu, 2000, p.84)
Letra del Tesoro: Son títulos que emite el estado a través del mercado monetario con el fin de
financiarse. Estas suelen emitirse con vencimiento a un año, si bien el tesoro podría emitirlas a
seis meses, pudiendo llegar a los 18 meses. El método de adjudicación es a través de subasta y
constituye un producto ofrecido por las entidades financieras a sus clientes, gozando de gran
popularidad. (Santandreu, 2000, p.86)
Repos: O acuerdos de recompra, son la venta de instrumentos financieros del gobierno por parte
de un banco o un operador de instrumentos financieros con un acuerdo de recompra. (Ross, et.
al., 2005, p. 796). Se trata de un acuerdo por el cual una parte, generalmente entidad financiera,
emite una determinada cantidad de letras, cobrando por ello un precio prefijado a un vencimiento
preestablecido y que se compromete a recomprarlas de nuevo a su vencimiento. La rentabilidad la
establece el cedente del título y el vencimiento es libremente pactable (Santandreu, 2000, p.86).
Pero lo usual es que estos plazos de recompra sean muy cortos, de un día para otro o unos
cuantos días. “La ventaja de esta alternativa consiste en que ambas partes conocen de antemano
los precios de compra y venta, y por tanto la rentabilidad de la operación” (Santandreu, 2000,
p.86).
Bonos y Obligaciones del Estado y Empresa: “Son partes de una deuda que contrae el emisor con
los suscriptores de los valores, y cuyo rendimiento esta prefijado a lo largo de toda la vida del
empréstito, pagándose mediante cupón. Con frecuencia son también negociables en los mercados
secundarios. Estos valores se emiten con vencimiento a mediano y largo plazo, oscilando entre
tres y diez o más años, por lo que son más recomendables en los casos de excedentes
estructurales de tesorería y que además no interese invertir en otra alternativa, a la espera de
futuras decisiones”. (Santandreu, 2000, p.86).
Papel Comercial: Se refiere a los instrumentos financieros a corto plazo emitidos por compañías
de financiamiento, bancos y corporaciones. Los papeles comerciales son típicamente pagarés sin
garantías. El vencimiento de sus plazos oscila de unas cuantas semanas a nueve meses. Como no
hay ningún mercado secundario activo para el papel comercial, las posibilidades de negociarlo
son bajas. El riesgo de incumplimiento de este papel depende de la solides financiera de la
entidad emisora. (Ross, et. al., 2005, p. 796)
Pagarés de empresa: El pagaré es un titulo que emite una entidad para financiar sus inversiones.
A diferencia de los bonos y obligaciones, el pagaré constituye también un título de renta fija y su
característica es que el vencimiento es a corto plazo. (Santandreu, 2000, p.86).
Mercado de Renta Variable: Lo constituyen las bolsas de valores, en él se negocian acciones de

empresas. Las acciones son partes proporcionales del capital de una empresa (Sociedad
Anónima). Su rentabilidad está en función de los dividendos que reparte, según los resultados
obtenidos. También el titular de una acción podrá realizar un beneficio, vendiendo el título
cuando éste se cotice en bolsa.
Este producto es indicado cuando se esté dispuesto a correr un riesgo, por los cambios de
cotización que se puedan plantear. Así mismo exige una atención diaria de la evolución de este
tipo de inversiones, con el fin de decidir el momento más adecuado para su venta o adquisición.
Por eso esta inversión es más aconsejable para largo plazo o para poseer un paquete de acciones
que permita cierto control o participación de la empresa emisora. (Santandreu, 2000, p.87).
4.1.4 Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la
empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones
comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o
servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos
referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobretodo debe controlar
que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. (Programa de auditorías de cuentas
por cobrar, Noviembre de 2009)
Cuando una empresa vende sus bienes o servicios puede recibir el pago de contado o dar un
plazo al cliente. Este último corresponde a invertir en el cliente, es decir, un crédito que puede ser
comercial, cuando se da a las empresas o al consumidor. Por supuesto, una organización
preferiría que se le pagara en efectivo en el momento de la compra, pero una política de “sólo en
efectivo” haría que perdiera clientes ante la competencia. Aquí, radica la importancia de las
cuentas por cobrar en una organización, sin embargo, es conveniente recaudar las cuentas por
cobrar tan pronto como sea posible.
El efectivo recaudado de cuentas por cobrar mejora la solvencia. Además, “el efectivo
generado por cobros puntuales a los clientes puede utilizarse en las operaciones para propósitos
como la compra de mercancías en grandes cantidades a precios más bajos. También pueden
utilizarse el efectivo para pagar dividendos a los accionistas o para otros fines de inversión o
financieros. El cobro oportuno reduce así mismo el riesgo de pérdidas por cuentas incobrables.”
(Estupiñán & Estupiñán, 2006, p. 134)
Todo tipo de crédito otorgado implica diversos riesgos relacionados con la “viabilidad de
retorno del crédito, riesgo como probabilidad de pérdida, riesgo del país. Visto de otra manera:
marco institucional, riesgo de sector, riesgo financiero, riesgo de mantenimiento de valor de la
moneda versus precios, riesgos cambiarios (macroeconómicos-globales), riesgos de fluctuaciones
de las tasas de interés, riesgo operacional, riesgo de mercado, riesgo tecnológico, riesgo de
eficiencia (costos), riesgo de abastecimiento, riesgo de cobranza, riesgo de dirección, o capacidad
gerencial” (Córdoba, 2005, p. 83).
El crédito trae costos para la empresa que deben ser evaluados a la hora de conceder plazos
de pago y pedir requisitos a los clientes. Entre estos costos se encuentran los del departamento de
crédito, área que debe encargarse de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor
volumen de cuentas por cobrar. Otro costo se debe a la mayor probabilidad de pérdidas en
cuentas malas. Por último, existe “el costo de oportunidad de las cuentas adicionales por cobrar,
producido por, 1) el aumento de ventas y 2) período promedio de cobros más lento.” (Van, 2003,
p. 443). Para evaluar la rentabilidad de una ampliación de crédito más liberal, es necesario
conocer “la rentabilidad de las ventas adicionales, la demanda agregada de productos como
consecuencia de los estándares de crédito más flexibles, la mayor lentitud del periodo promedio
de cobro y el rendimiento requerido sobre la inversión.” (Van, 2003, p. 443)
En este orden de ideas, las políticas de crédito y cobranza de una empresa incluyen varias
decisiones: 1) la calidad de la cuenta aceptada, 2) el período de crédito, 3)el descuento por pronto
pago otorgado, 4) cualquier condición especial como las concesiones de pago estacionales y 5) el
nivel de gastos de cobranza. En cada caso la decisión debe incluir una comparación de las
posibles utilidades generadas por un cambio en política y el costo del cambio. Las políticas de
crédito y cobranza óptimas serán aquellas que hagan que las utilidades marginales sean iguales a
los costos marginales. (Van, 2003, p. 451)
Pueden existir casos en los que la venta a clientes dudosos sea conveniente, siempre que las
expectativas de beneficio compensen los riesgos de no pago o de incrementos indebidos en el
volumen de la inversión en deudores. “Algunas empresas afirman que cubren gastos con los
clientes normales, y hacen el beneficio con los clientes un poco más marginales” (Córdoba, 2005,
p. 73). Pero aún así, las cuentas por cobrar si no se controlan adecuadamente podrían alcanzar
niveles excesivos, disminuyendo los flujos de efectivo y las malas cuentas que no se cancelarán,
afectando las utilidades sobre ventas. Por esto es necesario establecer un buen sistema de control.
Controlar adecuadamente la política de créditos implica lograr un óptimo nivel de cuentas

por cobrar, el cual depende de “las condiciones operativas de la empresa; si hay exceso de
capacidad y costos variables pequeños, se puede tener libertad para las cuentas por cobrar, en
lugar de las que operan con toda su capacidad y con un margen de utilidad muy pequeño”. Esta
dependencia también se debe a (Córdoba, 2005, p. 77):
1. El periodo de crédito, que es el tiempo por el cual se concede un crédito.

2. Las normas de crédito, que es la capacidad financiera mínima que deben tener los clientes
para poderles otorgar el crédito, dependiendo de la probabilidad de incumplimiento de
pago del crédito.
3. La política de cobranza, la cual se rige por su rigidez o flexibilidad en el seguimiento de
las cuentas de pago lento.
4. Los descuentos concedidos por pronto pago, incluyendo el periodo de descuento y el
monto.
Respecto al primer factor aquí nombrado, es decir, el período de crédito, se debe tener en
cuenta la probabilidad de que el cliente no pague, en este caso se deben ofrecer condiciones
restrictivas de crédito según el tamaño de la cuenta. Cuando ésta es pequeña, el período también
debe serlo, ya que son cuentas más costosas y este tipo de clientes son menos importantes para la
empresa; y el grado en que los bienes son perecederos. Es decir, se dará un menor crédito para
aquellos bienes que tengan valores colaterales bajos y una vida corta. (Ross, et. al., 2005, pp.
805-806). Una buena medición del período de crédito reduce el precio que deben pagar los
clientes de la empresa y aumenta la probabilidad de que estos cumplan con el pago, lo que en
últimas mejorará las ventas.
Para lograr un cobro lo más rápido posible deben tenerse en cuenta procedimientos que
incluyen cartas, llamadas telefónicas, visitas personales y la acción legal. “Después de un punto
en el tiempo, a menudo 90 días de la fecha de pago, muchas empresas turnan el cobro a una
empresa de cobranzas. Aquí, los pagos aumentan a 50% de la suma cobrada. En cobros, una de
las variables principales de política es la cantidad gastada por cobranza.” (Van, 2003, p 494)
Para ofrecer un crédito a un cliente existen diferentes instrumentos entre los cuales se
encuentra la factura, “la cual se envía junto con el embarque de los bienes y al ser firmada por el
cliente, sirve como evidencia de que los bienes fueron recibidos. Después de ello, tanto la
empresa como sus clientes registran el intercambio en sus libros contables”. (Ross, Westerfield y
Jaffe, 2005, p. 807).
Otro instrumento es el pagaré que se emplea básicamente cuando se trata de un pedido

grande y la empresa anticipa una cobranza problemática. Uno de los problemas que presenta este
instrumento es que se firman después de haber entregado los bienes. Para solucionar este
problema se hace uso de un giro comercial a través del cual se exige al cliente el pago de una
cantidad específica en la fecha determinada, y luego de que el banco se encarga de que el
comprador firme el giro antes de pasar las facturas, la empresa puede embarcar los bienes al
comprador. Cuando la empresa vendedora requiere el pago inmediato, se denomina giro a la
vista, aquí el embarque se efectúa sólo cuando los fondos han sido depositados en el banco.
(Ross, et. al., 2005, pp. 807-808)
Cuando estas condiciones no son suficientes para la empresa vendedora esta puede hacer uso
de una aceptación bancaria, es decir, exigir que sea el banco quien pague los bienes y cobre al
cliente, un importante beneficio de este documento es que el vendedor puede venderlo en el
mercado secundario debido a que su deudor, en este caso el banco, es una entidad reconocida y
respetada. El empresario puede también retener la propiedad legal de los bienes hasta que el
cliente completa el pago correspondiente, lo que se conoce como contratos condicionales de
venta, donde casi siempre se pagan a plazos e incorporan el costo de los intereses. (Ross, et. al.,
2005, p. 808)
“Al adoptar políticas de crédito la administración debe evaluar los siguientes factores” (Córdoba,
2005, p. 80):
a) Aumento de las ventas
b) Rebajas y descuentos
c) Costos del crédito, asociado con: costos de la administración del crédito, costos de
oportunidad y riesgo.
4.2 Marco contextual

El contexto mundial en el que se desarrolla la competencia en el supermercadismo está marcado
por aspectos tales como el incremento del ambiente competitivo cada vez más agresivo, la carrera
por el liderazgo en la participación de mercado global, los productores globales que sienten que
tiene una mayor ventaja distintiva frente a los jugadores locales, los proveedores que están
continuamente diversificando sus marcas y que buscan expandir nuevas líneas de productos, las
más grandes multinacionales que cada vez participan en una porción mayor de las ventas del
comercio detallista moderno (retail), y la búsqueda permanente de economías de escala a través
de la consolidación de negocios en los mercados, por medio de las adquisiciones. (Bitácora
económica. Mayo de 2007)

El actual escenario del retail plantea a los operadores constantes desafíos: deben manejarse con
recursos escasos, elaborar alianzas constantemente, elevar los niveles de facturación y ser los
líderes en condiciones cambiantes, sin perder de vista ni por un instante que el cliente es rey. Y
ese rey está cambiando sus hábitos de consumo, por lo cual hay que readaptar el negocio
diariamente. Hay que ser flexible, maximizar las fortalezas de las compañías e innovar en
aspectos que la competencia ignora. Es decir, hay que estar dispuesto a la transformación
permanente. Hay que captar al consumidor y luego retenerlo; para lograr eso las compañías deben
transmitir al público los beneficios de comprar en sus locales.
En Colombia, el sector del Retail se encuentra en una etapa de desarrollo importante soportado
por la recuperación económica. Un análisis del movimiento internacional entendiendo el destino
de las inversiones, deja en evidencia el atractivo de América Latina para la introducción de
nuevos formatos y ofertas. Esto se debe a que el sector minorista moderno en países como
Colombia, Chile o México, se encuentra aún en etapas de crecimiento, lejanas a la madurez del
mercado que se registra en países más desarrollados. Los países latinoamericanos poseen un alto
potencial de crecimiento basado en factores socio-demográficos (evolución de la población y
fuerte presencia de jóvenes, urbanización acelerada, mayores niveles educativos, una fuerte
presencia de formatos tradicionales, y económicos que impulsa dicha situación). (Bitácora
económica. Mayo de 2009).
Respecto a los cambios en los hábitos de consumo de los hogares, un estudio realizado por la
compañía de investigaciones de mercado Raddar2, la cual presentó el resultado de su
investigación de consumo en el primer trimestre de 2009 en Colombia mostró que hay un
crecimiento en la preferencia de compras en las tiendas de barrio, aunque las grandes superficies
y los centros comerciales se mantienen estables.
La investigación arrojó además, que el fenómeno se debe a la falta de liquidez y a la pérdida de la

capacidad de compra de las personas, que prefieren comprar por unidades y no hacer mercados
grandes. (Cambian hábitos de compra, Abril 15 de 2009). Esta situación afecta de manera directa
el manejo del KTO en los supermercados objetos de estudio porque se hace necesario replantear
las políticas y estrategias que éstos aplican con el fin de evitar la disminución de la clientela.
En la contextualización de los supermercados dentro del sector comercio, se encontraron

diferentes investigaciones relacionadas con el comercio al detal y/o la administración del capital
de trabajo que sirven de referencia para la presente investigación.

2
RADDAR, “conocer el futuro es mejor que adivinarlo”. Es una compañía de investigaciones de mercado en
Colombia.
En un informe publicado por la Fiscalía Nacional Económica (2006) se destaca la importancia

de los supermercados en los mercados actuales, donde se hace un énfasis importante en las
relaciones entre supermercados, proveedores y clientes.
Al examinar la relación entre concentración y precios finales de supermercados en Chile se

concluye que, si bien la expansión de las principales cadenas hacia mercados regionales ha
significado a menudo reducciones en los precios locales, ello se debe a la mayor competencia
entre estos, en su calidad de entrantes y los supermercados previamente establecidos en la
localidad correspondiente. Sin embargo, una vez que las principales cadenas logran dominar los
mercados locales, y su crecimiento comienza a generar una mayor concentración a este nivel, el
efecto sobre los precios es el opuesto.
Respecto a la administración del KTO se encontró que Gustavo Genoni (Mayo de 2009), habla
en su investigación capital de trabajo, gestión de tesorería y valuación de empresas, que en la
práctica profesional tienden a confundirse el concepto de capital de trabajo operacional, o
necesidad operativa de fondos, con la definición contable de capital de trabajo; esta confusión
lleva a errores importantes tanto en las áreas de tesorería de las firmas como en la valuación de
empresas.
En este artículo se discute la importante diferencia entre estos conceptos, y se argumenta que el
primero de ellos refleja características de la operación de un negocio, mientras que el segundo
representa una decisión de financiamiento. Además se cuestiona la visión popular que sugiere
que las firmas financien su necesidad operativa de fondos con capital de trabajo, discutiendo los
costos y riesgos implícitos de dicha decisión. Finalmente, el autor muestra que la confusión de
conceptos mencionada puede llevar a errores importantes en la valuación de empresas, como la
practica demasiado difundida de restar solo la deuda de largo plazo al valor presente de los flujos
de caja libres para obtener el valor económico del patrimonio; ello con la consiguiente sobre
estimación de su valor (Genoni, G., Mayo de 2009).
Otra importante investigación fue “Consideraciones practicas para la gestión del capital de
trabajo en las pymes innovadoras”, realizada por el investigador Hugo Alfonso Vargas Arévalo
(S.f.). Con esta se pretendía dar algunos parámetros sobre la administración del capital de
trabajo a las pequeñas y medianas empresas en general que representan una gran contribución al
PIB colombiano ya que estas generan una gran cantidad de empleos, para así ayudar a que estas
se conviertan en unidades autosostenibles y que a su vez crezcan siendo innovadoras.
Este docente del centro de investigaciones de la EAN afirma que las pymes en nuestra economía
carecen de oportunidades de financiamiento, gestiones estratégicas, posibilidades de incrementar
las ventas y gestión del talento humano. La principal preocupación de una pyme en el corto plazo
es optimizar la generación de flujos de dinero, sobre la base de los activos comerciales y de las
fuentes requeridas para mantenerlo. El autor habla de que las pymes en general se financian con
los activos corrientes, lo cual implica un riesgo muy alto porque la empresa puede perder liquidez
en el corto lo que genera incapacidad de mantener operaciones y/o incapacidad de generar valor
(Vargas, A. H. S.f.).
4.3 Marco conceptual (Córdoba, 2005; García, 1999; Tamames, 2002)

Activo Circulante: En ocasiones también denominado como capital circulante. Se refiere a la
suma de los activos disponibles (monetarios, deudores y existencias). Está formado por el activo
disponible y el realizable, es decir, son los bienes y derechos que normalmente se convierten en
efectivo dentro del ciclo de operaciones de la empresa en un período menor que un año, o sea,
que están en constante rotación o cambio. Es la parte del activo de una empresa que se considera
como líquida, y está por lo tanto constituida por el efectivo en caja, los depósitos bancarios que
no son a plazo fijo, las cuentas por cobrar y otros activos semejantes.
Administración De Inventarios: Técnica para determinar el nivel óptimo de inventarios que se

deben mantener en cualquier situación específica. El problema esencial es determinar el nivel
óptimo de éstos con la finalidad de encontrar la forma en que pueden cambiar con ciertas
variables clave.
Capital De Trabajo Operativo: También denominado capital corriente, capital circulante, capital
de rotación, fondo de rotación o fondo de maniobra), es una medida de los recursos que tiene una
empresa para continuar con el normal desarrollo de sus actividades en el corto plazo. Dichos
recursos están representados por el inventario, las cuentas por cobrar y el efectivo que la empresa
combina a través de un proceso que se denomina rotación.

Costo: Se denomina coste o costo a la suma económica que representa la compra de cualquier
producto, o la prestación de cualquier servicio. Conociendo el coste de un producto o servicio se
puede determinar el precio de venta al público de dicho producto o servicio, ya que el precio de
venta del producto es la suma del coste más el beneficio.
Costo de Almacenamiento de Inventario: Se le llama costo de almacenamiento a todos los

procesos y actividades cumplidas para mantener el orden, buen estado y existencia del inventario
dentro de la planta, las mismas que pueden cubrir costo de pérdida del producto, costo de
limpieza, costo de espacio.
Déficit: Resultado que arroja un balance efectuando el término de un ejercicio que se caracteriza
por que existe un saldo correspondiente a egresos que no alcanzaron a ser cubiertos por los
ingresos de dicho ejercicio.
Inventario: Recuento de los elementos -mercancías y otros activos- que componen el capital de
trabajo de una empresa. Las firmas suelen realizar inventarios anuales -o en períodos más
frecuentes- para tener una constatación confiable de los recursos con que cuentan y ejercer un
adecuado control sobre sus operaciones. La realización de inventarios es indispensable para poder
efectuar balances confiables.
Inversión: Es el flujo de dinero que se encamina a la creación o mantenimiento de bienes de

capital y a la realización de proyectos que se presumen lucrativos. Conceptualmente la inversión
se diferencia tanto del consumo como del ahorro, con respecto a este último, porque es un gasto,
un desembolso, y no una reserva o cantidad de dinero retenida; con respecto al consumo, porque
no se dirige a bienes que producen utilidad o satisfacción directa, sino a bienes que se destinan a
producir otros bienes. En la práctica, sin embargo, tales distinciones suelen desdibujarse un tanto:
hay bienes que, como un automóvil, pueden ser a la vez de consumo y de inversión, según los
fines alternativos a los que se destine. El ahorro, por otra parte, generalmente se coloca a interés,
con el objeto de reservarlo para posteriores eventualidades, una de las cuales puede ser la
inversión.
Leasing (Arrendamiento Financiero): Tipo de crédito que supone un contrato de alquiler de

bienes muebles o inmuebles, complementado con una promesa de venta al arrendatario.
Liquidez: Es la mayor o menor facilidad que tiene el tenedor de un título o un activo para
transformarlo en dinero en cualquier momento. Es también el grado de convertibilidad rápida en
dinero de un activo sin que exista pérdida de valor.
Riesgo: Es el grado de variabilidad o contingencia del retorno de una inversión. En términos

generales se puede esperar que, a mayor riesgo, mayor rentabilidad de la inversión. Existen varias
clases de riesgos: de mercado, solvencia, jurídico, de liquides, de tasa de cambio, riesgo de tasa
de interés.
Riesgo de cobro: Incertidumbre de percibir la contraprestación acordada.
Riesgo de liquidez: Posibilidad de que una sociedad no sea capaz de atender a sus compromisos
de pago a corto plazo.
Rotación de cartera: Este indicador establece el número de veces que las cuentas por cobrar
giran, en promedio de un período determinado de tiempo generalmente un año.
Rotación de inventarios: Para las empresas comerciales, los inventarios representan sencillamente
el costo de las mercancías en poder la misma.
Superávit: Es el exceso de los ingresos sobre los egresos.
Utilidad: Exceso de los ingresos netos, sobre los gastos del período. Son las cifras en las que más
atención se pone para juzgar el desempeño de las operaciones en una empresa.
5. METODOLOGÍA PROPUESTA
5.1 Definición del tipo de investigación

Este estudio es de tipo descriptivo porque “busca especificar las propiedades importantes de
personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis” (Dankhe,
1986 En: Hernández, et. al., 1998 p.60). Describir es medir, así, en un estudio descriptivo se
selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente para así
describir lo que se investiga. (Hernández, 1968 p.60)
Para esta investigación, donde lo que se pretende es describir las políticas y estrategias utilizadas
por los grandes y medianos supermercados establecidos en las ciudades de Pereira y
Dosquebradas que les permita una adecuada administración del Capital de Trabajo Operativo,
puede decirse que esta descripción tiene un diseño no experimental; entendida como aquella
donde “no se controlan y manipulan las variables, no se utiliza un grupo de control, no se asignan
aleatoriamente los sujetos y no se pretende medir la relación causa-efecto entre una variable
independiente y una dependiente” (Fascio, et. al., 2004. p. 49).
5.2 Determinación de la población, la muestra, unidad de análisis y de observación:

La población está constituida por el conjunto de grandes y medianos supermercados de Pereira y
Dosquebradas, la cual se obtuvo de la base de datos de la cámara de comercio de dichas ciudades,
donde se encuentran todos los supermercados pequeños, medianos y grandes de la región que
están legalmente constituidos.
La muestra se halló a partir de elementos estadísticos según la base de datos obtenida en las
Cámaras de Comercio de las ciudades de Pereira y Dosquebradas, solicitando listados de
supermercados que estén categorizados como grandes y medianos según Ley 905 de Agosto 2
de 2004, de tal manera que se pueda obtener una muestra representativa para adquirir la
información.
La unidad de análisis correspondió a las áreas administrativas, financieras o ambas de los grandes
y medianos supermercados dependiendo de su estructura organizacional dentro de la cual se
encuentra la unidad de observación que es específicamente el funcionario encargado de la
administración de los rubros componentes del KTO.
5.3 Recopilación de la información
5.3.1 Fuentes de recolección. Para lograr el objetivo de esta investigación: la descripción de las
políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos supermercados establecidos en las
ciudades de Pereira y Dosquebradas que les permita una adecuada administración del Capital de
Trabajo Operativo se buscó información en fuentes primarias, es decir, desde el lugar en donde
se originan los hechos. Para tal efecto se propuso un encuentro con las personas a cargo de la
información financiera en los supermercados objeto de estudio, donde se trataron temas
financieros básicamente en cuanto al manejo de inventarios, cuentas por cobrar y efectivo.
Posteriormente se realizó también búsqueda de la información en fuentes secundarias es

decir, “aquellas que ofrecen información sobre el tema por investigar, pero que no son la fuente
original de los hechos o las situaciones, sino que sólo los referencian” (Bernal, 2006. p. 175). En
este orden de ideas, se buscó información en internet, libros, revistas y otros documentos escritos
tales como tesis de grado, investigaciones, entre otras.
5.3.2 Técnicas de recolección de información. Puede decirse que se realizaron lo que han
planteado algunos autores como entrevistas semiestructuradas (Ver anexos) siendo las más
comunes de las técnicas de investigación. Estas “son guías en las que se anticipan las cuestiones
más generales y la información específica que el investigador quiere reunir. Se realizan en forma
oral, de manera informal y no se establece por anticipado el orden de las preguntas” (Fascio, et.
al., 2004. p. 49).
5.3.3 Proceso para la recolección de información. Luego de tener la muestra para la

investigación, se procedió a solicitar las citas para plantear las diferentes entrevistas a las
unidades de observación, éstas tuvieron un contenido similar para todos los supermercados en
cuanto a que todas están relacionadas con el Capital de Trabajo Operativo.
Estos encuentros o citas debieron ser planeados con antelación, teniendo en cuenta que
fueron varias entrevistas y que no todos los gerentes financieros disponen de suficiente tiempo
para atender a los investigadores; en los casos en que se presentaron estos inconvenientes se optó
por la posibilidad de realizar la entrevista al subgerente financiero si era el caso ó realizarla
directamente al gerente financiero a través de correo electrónico siendo este método poco
acertado.
5.3.4 Proceso de análisis y discusión de resultados: Una vez obtenida la información de las
fuentes primarias y secundarias, se procedió a sistematizarla a través de herramientas
computacionales, tales como Excel, y posteriormente se analizaron tales resultados y se
compararon con las teorías planteadas en el marco teórico, con la finalidad de evaluar si estos
están acordes o no y si se generan debates con la teoría ya existente. Se contó también con la
ayuda de herramientas de naturaleza estadística como tablas, gráficos, dibujos y tabulaciones
entre otras, que permitieron un análisis dinámico de dichos datos.
6. TRABAJO DE CAMPO
En busca del cumplimiento de los objetivos planteados en esta investigación, se procede al inicio
del trabajo de campo. Luego de solicitar la información requerida por los investigadores a las
Cámaras de Comercio de Pereira y Dosquebradas, se encontraron 813 datos que correspondían a
la categorización de establecimientos de comercio al detal. Se hizo una depuración para
seleccionar los que correspondían a medianos y grandes; esta clasificación no dio los resultados
adecuados debido a que estos establecimientos aunque estaban relacionados con el comercio, no
tenían las características de un supermercado sino de misceláneas, tiendas de abarrotes, entre
otros. Por tal motivo, no fue posible hallar la muestra de forma estadística, y el grupo
investigador toma la decisión de escoger una muestra objetivo.
De acuerdo a la revisión evidencial obtenida en el directorio telefónico de Pereira y

Dosquebradas 2008-2009 se tomaron como establecimientos objeto de estudio los siguientes
nueve supermercados:
RAZÓN SOCIAL ENTREVISTADO CARGO DIRECCIÓN

Av. Simón Bolívar
Supermercado
Marcelino Márquez Gerente 27-37. CC Plaza del
Mercamás
Sol. D/das
Supermercado Juan Diego
Contador C.C. La Popa
Centrales Montoya
Supermercado Oscar Eduardo
Administrador Cra. 8a # 38-75
Mercayá Gómez
Auditora de
Supermercado Amanda Medina y inventario y auxiliar Calle 72 # 23B-53
El Viejo Paris Lina María Godoy contable Cuba
respectivamente
Supermercado El Claudia Patricia
Administradora Mercasa galpón 2 L5
Arriero Giraldo
Supermercado La 29 Nolberto Piedrahita Administrador Calle 29 # 7-58
Supermercado Super
Hugo Mario Mejía Administrador
Inter
Supermercado Cra. 10 # 34-44 Santa
Alvaro Gómez Administrador
Unicentro Isabel. D/das.
Lina Marcela Cra. 25 # 68B-07.
Supermercado Uno A Secretaria
Salazar Cuba
Posteriormente, se realizó la entrega de las cartas de presentación que otorga la Universidad

Católica Popular del Risaralda a los investigadores con el fin de obtener la autorización de las
personas encargadas de dar respuestas.
7. DESCRIPCIÓN ESTADISTICA DE RESULTADOS
Los resultados que se muestran a continuación fueron obtenidos a partir de nueve entrevistas
realizadas en nueve medianos y grandes supermercados de las ciudades de Pereira y
Dosquebradas, estos establecimientos fueron: supermercado Centrales, El Arriero, El Viejo París,
La 29, Mercamás, Mercayá la 39, Superinter, Unicentro y supermercado Uno A.
Pregunta 1: La empresa manejan la contabilidad a través de:

a. Libros
b. Software
c. ambas
GRÁFICA 1: MANEJO CONTABLE
Fuente: Creación propia.
En el sector de los medianos y grandes supermercados el 89% de los encuestados prefieren

manejar su contabilidad a través de software únicamente debido a su eficiencia y el 11% restante
utiliza libros y software también.
1. JJ
Pregunta 2: ¿Qué información arroja el software?
Debido a que el 100% de los supermercados objeto de estudio en esta investigación utilizan un
software para administrar su contabilidad, este programa utilizado es de tipo contable; por lo
tanto, para la totalidad de los encuestados la información que reciben por parte del sistema
contiene toda la información contable en cuanto a inventarios en almacén, en bodega, compras y
ventas y cantidades a pedir al proveedor, para procesarla en información financiera en el área
contable.
En cuanto a la eficacia del programa, es claro que en informática existen software más eficientes
que otros, por lo tanto en algunos supermercados se puede encontrar esta información claramente
especificada según la clasificación que tenga el supermercado o simplemente general de todos
los productos. Así, se encontró que en los almacenes entrevistados usan los siguientes software
para administrar sus datos contables y financieros.
VIEJO SUPER
LA 29 MERCAYA ARRIERO MERCAMAS UNO A PARIS INTER CENTRALES UNICENTRO
VISION VISION
2000 2000 MICROSOFT CENCO UNO PARDOS CM1 SISTEMA 1 MANAGER
Pregunta 3: ¿Cada cuánto obtienen resultados del software?
GRÁFICA 2: OBTENCIÓN DE RESULTADOS

El 67% de los encuestados afirma que obtienen los datos arrojados por el software
mensualemente, el 22% los revisa cada dos meses y tan solo un 11% los revisa anualmente.
2. J
Pregunta 4: ¿Realizan flujo de efectivo y con qué frecuencia?
En las respuestas arrojadas para el termino flujo de efectivo, los administradores desconocen este
término, pues para ellos es el simple hecho de realizar un arqueo a las cajas diariamente
determinando el valor de ventas y dejando nuevamente dinero para la base. Por ello, el 100% de
los entrevistados responde que realizan flujo de defectivo diariamente.
Pregunta 5: ¿La empresa cuenta con un revisor fiscal?
GRÁFICA 3: REVISOR FISCAL
Del 100% de los supermercados encuestados, el 89% cuentan con un revisor fiscal, y sólo un
11% de los encuestados no porque afirman que al pertenecer al régimen simplicado no están
obligados a hacerlo.
Pregunta 6: ¿Aproximadamente qué porcentaje de sus activos corresponde a?:
INVENTARIO
GRÁFICA 4: INVENTARIO
El 67% de los supermercados objeto de estudio tiene una participación de inventarios sobre el
total de activos corrientes, en promedio entre 51-75%, el 22% tiene en inventarios entre el 76-
100%, mientras que el 11% tiene en su inventario el 26-50%,lo que indica una importante
tendencia de los supermercados a mantener altos niveles de inventario para poder abastecer su
mercado.
EFECTIVO
GRÁFICA 5: EFECTIVO
Del total de los encuestados el 78% posee en efectivo en promedio entre el 1% y el 25%, un
22% de los encuestados tiene en este rubro un rango del 26%- al 50%, ninguno posee mas del
50% en efectivo. Debido a que para este tipo de negocios es importante tener un alto nivel de
inventario por su alta rotación, el dinero que poseen las empresas lo reinvierte en tal rubro y por
tanto el efectivo corresponde a niveles no muy altos respecto al 100% de capital de trabajo
operativo.
CUENTAS POR COBRAR
GRÁFICA 6: CUENTAS POR COBRAR
El 100% de los encuestados posee en cuentas por cobrar menos del 25%, situación que se da
porque los supermercados objetos de estudios prefieren ventas de contado y muy pocas a crédito,
que además representan un porcentaje muy bajo en las ventas tanto en cantidad de producto como
en dinero.
3.
4. JJ
Pregunta 7: ¿Cómo se determina este porcentaje?
La definición del porcentaje perteneciente a cuentas por cobrar y a inventario la determinan los
administardores pensando en el tipo de empresa que son estos almacenes; así para ellos es claro
que por ser definidos como supermercados, se entiende que el cliente compra de contado como lo
es tradicionalmente y que la cantidad de inventario a mantener enmarca las utilidades, pues,
deben contar con buenos niveles de mercancía para no perder clientes.
Pregunta 8: ¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?
GRÁFICA 7: SISTEMAS DE SEGURIDAD Y CONTROL PARA EL EFECTIVO
Del total de los encuestados el 45% creen que es mejor nombrar a alguien para el control del
efectivo, el 22% contratan una empresa de valores, otro 11% realiza monitoreo constante y el
11% restante aplica todos las sistemas de seguridad nombrados anteriormente para el control de
su efectivo.
Pregunta 9: ¿La empresa cuenta con caja menor? SI___ NO___
GRÁFICA 8: CAJA MENOR
El 100% de los supermercados objeto de estudio en esta investigación, poseen caja menor para
constantemente realizar pagos.
Pregunta 10: ¿Cada cuánto realizan reembolsos de caja menor?
a. De acuerdo al monto mínimo
b. De acuerdo al tiempo
c. De acuerdo a la necesidad del momento
d. Otra ¿Cuál?
GRÁFICA 9: REEMBOLSOS DE CAJA MENOR

En los supermercados de Pereira y Dosquebradas los reembolsos de dinero a la caja menor, se

hacen después de haber retirado efectivo para realizar los pagos; en un 45% de los 9
supermercados, los reintegros se realizan con base en un monto mínimo de dinero a mantener y
según los egresos que se efectúen, ó cuando se gasta cierto porcentaje de ese monto para así
lograr estabilizar el valor mínimo requerido en caja menor. Según las entrevistas realizadas, el
valor mínimo que actualmente se conserva en caja menor oscila entre unos $700.000 y
$1’000.000 aproximadamente. Un 22% de supermercados objetos de estudio determinan los
reembolsos de acuerdo al tiempo, es decir, reintegran dinero en un período de cada 2 u 8 días
aproximadamente y el 33% restante lo hace según sea la necesidad, es decir, cada que se esté
terminando el dinero.
Pregunta 11: ¿Manejan límites para pagos de caja menor? SI___ NO___
GRÁFICA 10: LÍMITES DE PAGO EN CAJA MENOR
El gráfico anterior nos muestra que el 100% de los supermercados objeto de estudio, limitan sus
pagos por caja menor de acuerdo a lo estipulado por la empresa. Así, al momento de realizar un
pago o una compra de poca cuantía, no puede exeder la cuantía máxima estipulada. De esta
manera, en un supermercado como Mercamás, este pago no debe exceder el 20% del valor de la
caja; en el Supermercado el Viejo París del barrio Cuba no debe excederse de $50.000; y para los
demás este valor oscila entre $100.000 y $250.000 como lo es el supermercado El Arriero.
Pregunta 12: ¿Manejan comprobantes de desembolso, controlan el giro de cheques y quién

maneja las chequeras?
GRÁFICA 11: USO DE COMPROBANTES
El 100% de los entrevistados afirma que cada pago, compra o dinero egresado de la caja menor,
debe estar soportado por un comprobante y/o recibo.
GRÁFICA 12: GIRO DE CHEQUES

Para el 100% de los mismos supermercados, el hecho de girar cheques para pago a proveedores
o cualquier otro pago, es un tema que requiere de mucha responsabilidad porque un manejo
inadecuado en el giro de cheque puede hacer que la empresa se torne ilíquida y se frenen sus
operaciones diarias por falta de dinero. Por ello en estos supermercados se debe controlar el
manejo de la chequera.
GRÁFICA 13: MANEJO DE CHEQUERAS
Debido a la importancia que tiene controlar el manejo y giro de cheques en las empresas
analizadas, puede definirse que para el 45% del 100% de supermercados encuestados, la
responsabilidad es del manejo de chequeras se delega a la tesorería; seguido del 22% que delega
este compromiso al departamento de contabilidad; otro 22% recomienda a una persona
encargada ya sea el contador de la empresa o un delegado por el gerente; y finalmente un 11%
sólo permite que este proceso lo realice únicamente el gerente.
Pregunta 13: Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque?
a. Con altos volúmenes busca un buen descuento
b. Se prepara para un aumento eventual del precio
c. Otra ¿cuál?
GRÁFICA 14: INVERSIONES EN INVENTARIO
Respecto a las compras de inventario, estas empresas se enfrentan a dos situaciones que los
obligan a determinar la cantidad de inventario a pedir. Una de ellas, es cuando la empresa
proveedora de un determinado producto, les ofrece un descuento significativo si le compra una
buena cantidad de dicho producto; así, el supermercado puede competir con precio respecto a los
demás.
También suele suceder que se dan situaciones como un paro de camioneros, el alza de la
gasolina, la escacez de un producto, entre otras, que hagan que se anuncie que un producto va a
incrementar su valor en el mercado; para esto, los supermercados deben de abastecerse de dicho
producto antes del incremento y poder sostener su precio y/o no llegar a la escacez.
En el 100% de los supermercados que brindaron la información, la compra de una gran cantidad
o volumen de inventario se da por ambas razones.
En el supermercado Mercayá, una razón adicional para realizar grandes inversiones en inventario
es cuando se negocia con el proveedor un descuento sólo para realizar un evento promocional
como un descuento en todos los productos de una casa comercial, en ciertos periodos o
momentos. En los supermercados La 29 y Uno A, esto se negocia también para realizar un evento
en el supermercado como el aniversario u otro evento que le llame la atención a sus clientes.
Pregunta 14: ¿Mantienen una provisión de?:

INVENTARIO
GRÁFICA 15: PROVISIÓN DE INVENTARIOS
El gráfico permite ver cómo, para la mayoría de los supermercados objeto de estudio de esta
investigación, no es tan importante mantener una provisión de inventario. Así, sólo el 22% de
estos supermercados cuentan con dicha provisión. Estos son el supermercado Centrales que
conservan un 3% del efectivo para provisionar el inventario y el supermercado Unicentro. El 78%
restante simplemente no la usa.
CUENTAS POR COBRAR
GRÁFICA 16: PROVISIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Sólo el 22% de los supermercados conservan una provisión de cuentas por cobrar con el objetivo
de prepararse para unas cuentas de díficil cobro. Estos establecimientos son los mismos que
realizan la provisión de inventario. Centrales por su parte provisiona un 5 % de su efectivo y
Unicentro cuenta con una provisión general en su flujo de efectivo.
Pregunta 15: ¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito?

a. 1% a 25%
b. 26% a 50%
c. 51% a 75%
d. 76% a 100%
GRÁFICA 17: COMPRAS A CRÉDITO
Al momento de realizar las compras de inventario, algunos de los supermercados que brindaron
la información, optan por hacer estas compras a crédito; así, puede decirse, según el gráfico que
del total de las compras de inventario, en el 45% de dichos supermercados están compras oscilan
entre el 76% y 100% del valor de todo el inventario, ya que lo único que se dice que pagan de
contado son los perecederos. Seguido de un 33% que compran entre el 26% y el 50% a crédito; el
22% restante compran a crédito entre el 51% y el 75% a crédito.
Es de anotar, que los supermercados que prefieren comprar a crédito, lo hacen porque cuentan
con la idea de trabajar con el dinero de los proveedores durante el tiempo de pago, ya que ese
crédito puede ser de 8, 10, 15, o máximo 30 días de pago. Y pueden comprar de contado o pagar
más rápido a lo contratado si les ofrecen un descuento por pronto pago.
Pregunta 16: ¿Qué método usan para el control de inventarios?
A pesar de que en los supermercados se controla el inventario a través de un software, en algunos

supermercados se obtuvieron respuestas como método UEPS y PEPS. ¿Quién hace el control de
existencias y cómo lo hace?
Pregunta 17: ¿La auditoría de inventarios la realizan?:
a. Físicamente
b. Sistematizada
c. Confrontación de ambas
GRÁFICA 18: AUDITORÍA DE INVENTARIOS
Los supermercados objeto de estudio en este análisis, controlan el inventario a través de la

información que les da el sistema contable; aunque un 87% de los entrevistados utilizan la
información del sistema para verificarla luego físicamente, es decir, contando a diario la
mercancía existente por marcas comerciales o proveedores para saber cuáles han sido las fallas
y/o si coincide el sistema con los datos reales. En algunos de estos casos, este contraste lo realiza
el proveedor encargado con la persona de la empresa a cargo de la bodega o de la supervisión de

los productos. El 13% restante únicamente se confía de los datos del software y cada año realizan
un conteo físico.
Pregunta 18: ¿Manejan inventario de seguridad?
GRÁFICA 19: INVENTARIO DE SEGURIDAD
El 78% de los supermercados entrevistados, conservan un inventario de seguridad para estar

alerta a un suceso imprevisto como paros, retrasos en las entregas, escacez de algún producto o
incremento de su precio. Los establecimientos que no conservan este inventario son El Viejo
París y Super Inter; aunque en este último no se conserva stock de seguridad de manera
constante, sí se mantiene cuando los proveedores informan que se avecina un aumento en el
precio o escasez de un determinado producto.
Pregunta 19: ¿Cómo clasifican el inventario?
GRÁFICA 20: CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO
La clasificación de inventarios no se encuentra sesgada hacia un solo tipo, por el contrario, se

presentan diversas tipificaciones según la necesidad de cada supermercado. El 11% de ellos por
ejemplo realizan la clasificación por duración de productos, es decir, los perecederos entre los
que se encuentran fruver, lácteos y carnes; y los no perecederos. Un 23% de los supermercados lo
realiza por secciones, por ejemplo en Mercamás éstas hacen referencia a abarrotes o industrias,
cárnicos, frutas, verduras y refrigerados.
Un 11% de los supermercados de Pereira y Dosquebradas hace su clasificación por líneas de

productos, ésta es una de las clasificaciones más complejas ya que puede ir de unas pocas a
decenas según las necesidades y preferencias de quienes manejan el inventario en estos
establecimientos. Un 11% de estos clasifica por rotación, generalmente lo hacen a través de letras
que designan según la salida del producto. Y por último se encontró un 56% de supermercados
que prefieren una clasificación doble. Así el 22% lo hace por líneas de productos las cuales
subdivide según su duración; el 11% categoriza su inventario por líneas de productos que a su
vez subdivide según la rotación que tengan y el 11% restante lo clasifica por su duración y
rotación al mismo tiempo.
e. Con base n la clasificación, ¿cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?

Pregunta 20: ¿Con base en la clasificación cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?
Según las entrevistas realizadas se conoció que en los supermercados, para realizar los pedidos a
los proveedores, estos últimos anuncian los días de visita para tomar su nuevo pedido. La
frecuencia de estas visitas, varía según el tipo de producto, es decir, los productos perecederos
como lácteos, cárnicos y verduras tienen visita de su proveedor diariamente; en esta inspección,
el proveedor y el encargado de inventarios se reúnen para contar cuántas unidades hay del
producto, cuantas están próximas a vencerse y se realiza un nuevo pedido. Y para los demás
productos se tienen previstas otras frecuencias de visita del proveedor, ya sea semanal o
quincenalmente.
Pregunta 21: ¿Cada cuánto paga usted a sus proveedores?
GRÁFICO 21: PAGO A PROVEEDORES
El 100% de los supermercados objeto de estudio de esta investigación realizan los pagos a sus
proveedores en un periodo no mayor a 30 días. Afirman que además, pagan de contado cuándo el
proveedor les hace un buen descuento. Para estos supermercados periodos más largos para
realizar sus pagos, incrementarían los costos de adquisición lo cual no es conveniente por que
este tipo de establecimeintos compite basicamente a través de precios bajos.
¿Cada cuánto le pagan los clientes a usted?
GRÁFICO 22: CADA CUÁNTO LE PAGAN A LOS CLIENTES
A el 100% de los supermercados que ofrecen crédito, los clientes les pagan en un periodo de 1 a
30 días, sin embargo el 11% de estos establecimientos afirma que a algunos de los clientes se les
concede hasta 60 días de plazo en algunas ocasiones.
Pregunta 22: Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles
de los siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y
cuál es la importancia de dicha inversión?
GRÁFICO 23: INVERSIÓN DE LOS EXCEDENTES DE EFECTIVO
Del 100% de los supermercados sólo el 11% realiza inversiones en instrumentos negociable. En
este establecimiento se afirma que el 100% de excedentes de efectivo se invierten en cdt´s porque
estos representan un riesgo muy bajo. Del 89% supermercados restantes 44% no sabe o no
responde y el siguiente 45% invierten estos excedentes en el mismo negocio porque consideran
que el éxito está en tener un buen inventario.
Pregunta 23: ¿Ustedes dan crédito a sus clientes?

a. SI
b. NO
GRÁFICO 24: DAN CRÉDITO A LOS CLIENTES
Del 100% de supermercados de Pereira y Dosquebradas encuestados, 67% dan crédito a sus
clientes pero sólo si estos son muy conocidos, es decir por una relación de amistad más no
comercial ó si son entidades instituciones. El 33% de supermercados restantes no dan créditos
porque afirman que sus precios son muy bajos.
Pregunta 24: ¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?
c. Volumen de compra
d. Tipo de cliente
e. Trayectoria del cliente en la empresa
f. Otra ¿cuál?
g.
GRÁFICO 25: PARÁMETROS PARA OTORGAR CRÉDITOS
Del 100% de supermercados encuestados el 66,6% dan crédito a sus clientes. De este porcentaje
el 50% tiene en cuenta principalmente la trayectoria del cliente como consumidor del
establecimiento para poder otorgarle el crédito, para el 33% lo más importante es que tipo de
cliente es y para un 17% que respondieron a la opción D “otra”, el parámetro principal son los
resultados que arroja un estudio de crédito. Es importante aclarar que tanto los supermercados
que tienen en cuenta el tipo de cliente o su trayectoria también tienen en cuenta los resultados que
arroja el estudio de crédito, es decir, esta se convierte en una medida secundaria para aprobar un
crédito.
Pregunta 25: ¿Quién autoriza el crédito?
GRÁFICO 26: QUIEN AUTORIZA EL CRÉDITO
Es importante anotar, que a pesar de los parámetros anteriormente mencionados para otorgar
créditos, este tipo de empresas prefiere ventas de contado debido a la naturaleza del negocio sin
embargo, en el 33% de los supermercados, el gerente es quien autoriza el crédito, en un 16% lo
autoriza el administrador, en el 17% de ellos lo hace el jefe de cartera, en otro 17% de los
supermercados que ofrecen crédito a aus clientes es labor del contador y el 16% restante no sabe
o no responde.
Pregunta 26: Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su
cartera?
a. Descuentos por pronto pago
b. Llamada telefónica
c. Envío de carta
d. Cobro jurídico
e. Otra ¿cuál?
GRÁFICO 27: ALTERNATIVAS PARA RECUPERER CARTERA
De los supermercados que ofrecen crédito a sus clientes, el 50% hacen llamada telefónica para
realizar el cobro, 17% aplica todas las opciones dependiendo de la mora que lleve el cliente en
sus pagos y el 33% restante aplica la opción E “otra”, y afirman que envían factura al cliente.
Sin embargo este 33% de supermercados aplican las demás alternativas en caso de un mora
representativa del cliente, exceptuando la opción de descuentos por pronto pago. Esta última
alternativa no es aplicada por ninguno de los supermercados ya que implica una disminución de
la rentabilidad que no están dispuestos a asumir.
Pregunta 27: ¿Quién hace seguimiento de la cartera?
GRÁFICA 28: QUIEN HACE SEGUIMIENTO DE CARTERA
El seguimiento de la cartera en 33% de los supermercados lo realiza el administrador

directamente, en el 17% el tesorero, en otro 17% el jefe de cartera y en este mismo porcentaje el
contador y en el 16% restante la secretaria de gerencia.
Pregunta 28: ¿Quién cobra el crédito?
GRÁFICA 29: QUIEN REALIZA EL COBRO DEL CRÉDITO

El cobro del crédito en 83.3% de los supermercados que tienen esta modalidad de venta, es
responsabilidad de la misma persona que realiza el seguimiento del crédito. Así, el en el 16% de
los supermercados que ofrecen crédito el cobro lo realiza la secretaria de gerencia, en el 17% lo
hacen los vendedores, en el 33% lo hace el administrador, en otro 17% lo hace el contador y el
tesorero realiza el cobro en el 17% de supermercados restantes. El jefe de cartera no realiza esta
función en ninguno de estos establecimientos.
Pregunta 29¿Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?
a. Contado
b. Crédito
c. Credicontado
d. Otra ¿cuál?
GRÁFICA 30: MODALIDADES DE PAGO

Esta pregunta se refiere a la modalidad que el supermercado prefiere para cancelar los pedidos a
sus proveedores. El 67% prefiere pagar a crédito por que esto le permite trabajar con el dinero de
los proveedores, sin embargo estos supermercados afirman que ante buenos descuentos por
pronto pago prefieren pagar de contado, ejemplo concreto es el del supermercado Mercamás que
compra a crédito y luego para obtener descuentos paga en un periodo menor al pactado.
El 22% prefiere pagar de contado por la razón expuesta anteriormente y un 11% prefiere pagar
con cheque en la modalidad de crédito. Es importante aclarar que estas preferencias no
necesariamente determinan el tipo de pago que se realice a los proveedores, ya que estos últimos
determinan condiciones de pago así: los licores son pagados semanalmente. Otro tema importante
para los supermercados es que los descuentos por pagar de contado van generalmente sujetos a
comprar mayor cantidad de producto, tema que muchas veces no es beneficioso por las políticas
de rotación de inventarios.
8. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
10.1 Análisis de efectivo

Al efectivo como uno de los rubros de mayor importancia para una organización y especialmente
para las de tipo comercial, debe dársele un adecuado manejo para garantizar así el pago oportuno
a proveedores. En el caso específico de los supermercados de Pereira y Dosquebradas, este rubro
corresponde a una cuarta parte de todo el capital de trabajo operativo, lo que indica que aunque es
un rubro muy importante su participación es mediana respecto al inventario por ejemplo.
Respecto a su manejo, para iniciar este análisis de manera muy general, podría decirse que
presenta algunos manejos inadecuados en lo referente al flujo de efectivo, pues tal como lo indica
Keynes (citado por: Van, 2003) entre más proyectables sean estos, menos cantidades de dinero se
van a necesitar para afrontar riesgos, sin embargo en los supermercados objeto de estudio este
concepto no se presenta con homogeneidad y por lo tanto se tiene la errónea percepción que
realizar diariamente un arqueo en cada caja y posteriormente trasladándolo al banco, a cajas
menores o realizando pagos o inversiones de inventario se está realizando flujo de efectivo,

cuando en realidad sólo se está realizando una actividad de tesorería.
Esta situación conlleva a que los supermercados tengan que recurrir a soluciones de urgencia
cuando de efectivo se trata y tener que prestar dinero a altas tasas de interés, además de no poder
facilitar las gestiones financieras ni mejorar el control de egresos para aumentar la rentabilidad.
A pesar del anterior escenario, el total de los supermercados que aquí se mencionan logran
acceder a los descuentos por pronto pago que les ofrecen los proveedores, situación que refleja lo
afirmado por Keynes en Van. Este “motivo de especulación”, permite a estas empresas ahorrase
unos costos pero al mismo tiempo incurrir en costos de oportunidad, pues este dinero que se le
paga antes a los proveedores podría invertirse en otros escenarios que devuelvan una alta
remuneración. En tal caso los supermercados deben sopesar ambas posibilidades y aceptar la más
rentable, sin embargo estas organizaciones aceptan el descuento simplemente analizando si es
posible y lógico transmitirle este descuento a los clientes finales.
Los nueve supermercados en los cuales se realizaron las entrevistas presentan buenos flujos de
caja debido a que el plazo que se da a los clientes para que realicen los pagos es equivalente al
plazo que los proveedores brindan a estas empresas de comercio.
Este factor sumado a las preferencias administrativas acerca del riesgo y la liquidez que se tiene
en el 89% de los supermercados y que determinan el favoritismo por no invertir en instrumentos
negociables sino reinvertir en el mismo negocio, determinan los niveles de efectivo a manejarse.
Tales niveles en los supermercados deberían ser relativamente bajos ya que este tipo de
organizaciones presentan bajo riesgo, poseen altos niveles de activos correspondientes a
inventario y bajo nivel de cuentas por cobrar y principalmente para acceder al efectivo incurren
en unos costos de transacción bajos. Lo anterior converge a afirmar que los supermercados
pueden manejar unos niveles óptimos de efectivo disponible paralelamente realizando
inversiones importantes con los excedentes de efectivo las cuales serían muy rentables si se
realizan en instrumentos negociables de alta rentabilidad tal como lo afirma Santandreu (2000).
Sin embargo, y a pesar de que estas empresas trabajan con productos que en su gran mayoría son
de primera necesidad y por lo tanto generan entradas de efectivo constante, sólo el 11% de los
entrevistados que correspondería a un solo supermercado invierte sus excedentes en Certificados
de Depósito a Término, los cuáles rentan y presentan un bajo riesgo, los demás entrevistados
afirman que los excedentes los reinvierten en nuevas sucursales (caso concreto es el de
Superinter) o en el mismo negocio porque aseguran que para garantizar un buen servicio deben
tener un muy buen inventario sin incurrir en excesos.
Estos establecimientos objeto de estudio, para garantizar el pago a proveedores, realizan

inversiones en inventario que corresponden a los niveles de ventas, es decir, se manejan mínimos
niveles de seguridad, para no tener inventario obsoleto. Tal como lo afirman muchos de los
empresarios entrevistados, la actual crisis económica ha disminuido las ventas en un nivel tal, que
las bodegas pasaron de estar ocupadas en un 100% en el año 2008 a un 50% aproximadamente en
el 2009 (afirmación de Marcelino Márquez del Supermercado Mercamás, y reiterada por cuatro
empresarios más). Estas estrategias de inventario están relacionadas directamente con el efectivo,
porque el buen manejo de pedidos y plazos adecuados para sus pagos, permite a los
supermercados y en general a cualquier organización, no incurrir en costos de oportunidad
pagando un inventario que en últimas se vuelve obsoleto.
El pago a proveedores en el 100% de los supermercados se realiza entre 1 y 30 días, la variación

dentro de dicho periodo depende del producto que se esté negociando, así, en la mayoría de
establecimientos, los licores se pagan prácticamente de contado, sin embargo su venta no es
rápida, por lo que los pedidos no se realizan de manera constante y además, es necesario un
almacenamiento no sólo de un periodo más largo como es obvio, sino también con unos costos
mayores al almacenamiento de otro tipo de productos por el cuidado que estos requieren, tal
como lo dio a entender el entrevistado del supermercado Superinter; en cuanto a cárnicos por
ejemplo, los supermercados realizan pedidos de dos a tres veces por semana generalmente debido
a que son alimentos perecederos.
En general los supermercados tienen una menor proporción de efectivo respecto al inventario,
aunque es un rubro que está en un mayor porcentaje que las cuentas por cobrar; el manejo de
efectivo en todos los establecimientos donde se realizó la entrevista es un tema de suma

importancia por lo que en la mayoría de ellos se asigna a una persona encargada de su manejo
que generalmente es el tesorero o el contador; cuentan también con monitoreos constantes y
muchas de estas empresas contratan empresas de valores para el traslado constante del efectivo a
los bancos.
En general, cuando los supermercados cuentan con personal responsable e idóneo para el control
físico de efectivo, este rubro puede ser conservado adecuadamente. Respecto a las inversiones
que se realizan con este rubro puede decirse que generalmente conllevan a costos de oportunidad
y excesos de efectivo
10.2 Análisis de cuentas por cobrar

Además del efectivo y los inventarios, las cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo juegan
un papel muy importante, ya que gracias a este rubro las organizaciones pueden aumentar su
nivel de ventas, rotar más rápido sus inventarios y por ende hacer crecer las utilidades. Sin
embargo no todos los supermercados objeto de estudio ofrecen crédito a sus clientes, sólo
Centrales, Uno-A, Superinter, Mercayá, Unicentro y La 29, otorgan este beneficio, pero estos
clientes corresponden por lo general a compradores institucionales y no a consumidores finales.
Esta situación se da porque la racionalidad de estos establecimientos corresponde a dar crédito
solo para una cantidad considerable de producto ya que para ellos no son justificables los costos
que acarrea un crédito para autorizar éste a un consumidor que llevará un valor mínimo y que por
lo tanto deberá darse un plazo tan mínimo que no es razonable.
Estos plazos son definidos en los supermercados demostrando una correlación directa con lo que
plantean Ross, et. al., (2005), es decir, se otorgan en relación directa con la cantidad de pedido a
llevar a crédito; además es evidente la concordancia de estos períodos con el período de pago a
proveedores ya que en los seis supermercados tanto el pago a proveedores como el plazo que se
le da a los clientes de crédito es de 1 a 30 días máximo.
Es importante tener en cuenta que al momento de otorgar crédito se deben centrar los esfuerzos
en una adecuada administración de estas cuentas, ya que un mal manejo traería consigo
consecuencias funestas para el estado de resultados de las empresas; por ello la importancia de las
políticas de cobro.
En esta investigación se halló que en general la primera forma de cobro de las cuentas
institucionales es la llamada telefónica o el envío de la factura correspondiente y dado el caso se
puede aplicar el envío de carta o cobro jurídico exceptuando la opción de descuentos por pronto
pago, la cual no se aplica en ninguno de los establecimientos debido a que cada administrador
negocia la forma de pago, porque tienen conocimiento de que los costos de dar crédito afectan
directamente la rentabilidad del negocio y ningún empresario estaría dispuesto a disminuir su
margen de rentabilidad.
El rubro de cuentas por cobrar lleva consigo diversos riesgos tal como lo afirma Córdoba, que de
no ser manejados adecuadamente pueden llevar a cuentas incobrables que disminuyan el efectivo
y por lo tanto generen costos de oportunidad; tales riesgos se pueden disminuir si los
supermercados o cualquier organización contempla la provisión de cuentas por cobrar. De tal
manera se halló que de los seis supermercados que dan crédito, esta provisión es importante para
Centrales y Unicentro; lo que indica que los cuatro supermercados que no prevén este riesgo
podrían acarrear unos costos más altos tanto de oportunidad como de probabilidad de pérdida.
Sin embargo, es importante aclarar que para evitar tal situación, los supermercados tienen claras
las políticas para asignación de crédito; por ello antes de aprobarlo, de los seis supermercados,
Uno-A, Superinter y Unicentro tienen en cuenta la trayectoria del cliente como consumidor y
adicionalmente realizan un estudio de crédito; los supermercados La 29 y Mercayá, analizan
inicialmente el tipo de cliente, es decir, si es institucional, consumidor final y/o mayorista y
posteriormente les realizan un estudio de crédito; el supermercado Centrales analiza únicamente
el estudio de crédito para otorgarlo. Estas condiciones que aplican los supermercados hacen
referencia a las políticas de crédito y cobranza propuestas por Van (2003), especialmente en lo
relacionado con la calidad de la cuenta aceptada, lo que en últimas correspondería a las
estrategias para disminuir el riesgo.
Para estos establecimientos no existe generalización en cuanto a la persona encargada de otorgar

el crédito y tampoco sobre la persona que realiza el seguimiento y el cobro, tema que se da
porque los créditos no suceden habitualmente. Así, la persona encargada de aprobar el crédito
varía dependiendo de la empresa, por ejemplo el 33% lo aprueba el gerente, el jefe de cartera en
un 17%, el contador otro 17% y por último el administrador con un 16%.
En general, los supermercados tienen buen control sobre las políticas de crédito y por ello son
restrictivos para otorgarlos, situación que se da principalmente por los bajos márgenes de utilidad
(tal como lo indica Córdoba (2005)) que maneja este tipo de establecimientos, pues es de anotar
que a diferencia de las grandes superficies, estos tienen unos períodos de crédito con sus
proveedores relativamente cortos y que en muchas ocasiones los pagos son de contado para
aprovechar descuentos por pronto pago, lo que en últimas se traduce en bajos precios para
consumidor final.
Puede concluirse que para los nueve supermercados objeto de estudio en esta investigación existe
una filosofía de vender de contado principalmente, debido a que son productos de la canasta
familiar y que al ser comercializados más no producidos generalmente tienen una utilidad
marginal menor, además, el vender de contado permite tener unos precios más bajos y poder rotar
rápidamente el inventario y reducir costos de almacenamiento.
10.3 Análisis de inventario
Para los supermercados Centrales, El Arriero, El Viejo París, La 29, Mercamás, Mercayá,
Superinter, Unicentro y Uno-A el éxito de sus negocios está determinado en gran parte por su
inventario, por ello, le prestan gran atención a este rubro de tal manera que se cuente con lo
requerido y necesario para atender eficientemente la demanda y las necesidades de los clientes.
Tal como lo dice Van (2003), pues, si un producto se agota temporalmente, ocasiona que se
pierdan las ventas actuales y posiblemente las futuras.
Teniendo en cuenta tal importancia de buenos niveles de inventario, se requieren también unas
cantidades óptimas a pedir, es decir, debido a los costos que genera el inventario almacenado y
reflejando lo que plantea Córdoba (2005), en estos almacenes se pronostican las compras con un
margen de error mínimo, buscando la cantidad de inventario óptimo, ni mucho, ni muy poco,
además, buscando que los costos de inventario se minimicen.
En cuanto a la provisión en efectivo para inventarios, sólo los supermercados Centrales y

Unicentro tienen en cuenta la importancia de este rubro para un caso imprevisto en el que deban
realizar un pedido espontáneamente sin contar con el dinero.
Tal como lo indica Córdoba (2005), en empresas comerciales como los supermercados, es
imprescindible manejar stock de seguridad, debido a las contingencias que se puedan presentar en
los sistemas logísticos, tales como paros, producción industrial, incumplimiento de proveedores,
entre otros. Este concepto hace referencia a un inventario adicional que se mantiene para
protegerse contra los cambios en los niveles de ventas, las demoras en la producción o despachos
el cual genera costos por faltante de algún producto como se dijo anteriormente.
Así, en la información que arrojan las entrevistas, es notoria la importancia que tiene para ellos
un inventario de seguridad en el que se surtan lo suficientemente de productos, como para suplir
la demanda durante unos días moderados, ya que para estas empresas el éxito no es mantener
siempre niveles altísimos de inventario, sino nunca quedarse sin productos, o mejor, estar
rotando. Estos días de stock de seguridad, oscilan entre 8 y 15 días, o sea, que al momento de
ordenar un pedido se hace teniendo en cuenta criterios de Córdoba como: el tiempo de entrega, la
capacidad de la bodega, la rotación que tienen unos productos con respecto a otros, y
demostrando lo que dice Van (2003), se tienen en cuenta los costos de almacenamiento y la
extinción o vencimiento de los productos, pues, tener excesos de mercancía puede arruinar la
compañía por su obsolescencia y/o porque aumenta el riesgo de pérdida cuando disminuyen los
precios. El buen seguimiento que se le otorgue a estas contingencias, comportamiento de las
ventas con respecto períodos anteriores y factores que determinan la orden de pedido, será el
éxito de la gestión de stocks planteada por Ferrín (1999).
Estos niveles de pedido, también se ligan al costo de oportunidad, es decir, otro criterio que
determina la cantidad a pedir es el ahorro que se puede obtener cuando se solicitan altos
volúmenes, debatiendo así, lo que nos plantea Córdoba, cuando nos dice que al realizar altas
inversiones en inventario, aunque pueden generar un descuento por comprar cantidad, se debe
realizar una comparación entre el ahorro y los costos en que se incurriría por tener un exceso de
inventario.
De esta manera, puede decirse que los supermercados de Pereira y Dosquebradas, enfocan esta
decisión en dos situaciones. Así, ordenan un gran volumen por el hecho de que hay proveedores
que ofrecen un descuento por comprar cantidad y/o por pagarles de contado; ó por el hecho de
que el producto que se va a ordenar, entrará en alza o escasez del producto, lo que los obligaría
también a comprar una cantidad considerada. Es de anotar, que en los supermercados Mercayá,
La 29 y Uno-A, esto se negocia también cuando se realizan eventos promocionales para dar
descuentos a los clientes.
Es pertinente mencionar que en los supermercados hay productos que tienen mucha más rotación
que otros, a manera de ejemplo, los productos de aseo se venden más que las verduras, ya que
estas últimas son de consumo diario en el plato de los hogares. Esto refleja lo que analizaron
Estupiñán & Estupiñan (2006), quienes afirman que el manejo de los inventarios es diferente
según la empresa, esto determina que la rotación del inventario de una empresa manufacturera no
es similar a una empresa comercial como un supermercado.
Es por ello, que en los supermercados objeto de estudio de esta investigación, clasifican sus
inventarios según cuatro criterios que se determinan internamente en cada empresa (duración,
líneas, rotación y secciones). Así, en el supermercado el Arriero realizan esta clasificación por
duración de productos, siendo fundamental la fecha de vencimiento, los alimentos perecederos
entre los que se encuentran frutas y verduras (fruver), lácteos, carnes y los no perecederos para
su categorización; los supermercados Centrales de la ciudad de Pereira y Dosquebradas basan
esta clasificación en las líneas de productos o casas comerciales.
Esta es una de las clasificaciones más complejas ya que puede ir de unas pocas a decenas según
las necesidades y preferencias de quienes manejan el inventario en estos establecimientos, allí se
encuentra por ejemplo en la sección de panes, muchas marcas y precios para que el consumidor
escoja, y así como este ejemplo se localizan muchas marcas de arroz, de chocolates, de café, etc.
En el barrio Cuba, el supermercado El Viejo París categoriza su inventario de acuerdo a la
influencia de su rotación, generalmente lo hacen a través de letras que designan según la salida
del producto; los supermercados Mercamás y Unicentro determinan los diferentes tipos de
inventario por secciones, por esto se encuentran secciones como panadería, fruver, industrias,
abarrotes, refrigerados, licores, etc.
En los supermercados Mercayá y Uno A ubicados en el centro de Pereira y en el barrio Cuba

respectivamente, especifican su inventario basándose en dos criterios o prefieren una
clasificación doble, las líneas de producto, las cuales subdivide según la duración; para el
supermercado Superinter son fundamentales las líneas de producto para subdividirlas según la
rotación que presentan los diferentes tipos de inventario para categorizarlo; y finalmente para el
supermercado La 29, la duración y la rotación fundan su clasificación de inventario.
En general y debido a la importancia que tiene el rubro inventario para los supermercados de
Pereira y Dosquebradas, puede decirse que manejan un control de inventario de forma
sistematizada, ya que la contabilidad es llevada en un 100% a través de software, el cual es
diferente en cada empresa; este mismo, controla la información de ventas, de compras realizadas
a crédito y de contado, de IVA y Retenciones, del total de mercancía diaria vendida a crédito y de
contado, igualmente del inventario existente, inventario en bodega y de mercancía que llega;
manifestando así una de las técnicas para el control de inventarios que propone Córdoba,
cargando al sistema la mercancía en el momento que ingresa a la bodega, siendo descargada a su
salida, de tal forma que al nivel mínimo, genere las órdenes de pedido para proveedores.
Es de anotar, que esta información del software es de mucha importancia para el área
administrativa a la hora de determinar el estado mensual de la empresa.
CONCLUSIONES
9 En los supermercados de Pereira y Dosquebradas no hay homogeneidad sobre el concepto de

“flujo de efectivo” lo que repercute en las gestiones financieras y en la disminución de
calidad sobre el control de egresos y por ende de rentabilidad.
9 Todos los supermercados analizados aprovechan los descuentos por pronto pago cuando estos
son en un porcentaje relevante para el establecimiento y pueden ser transferidos al cliente
final.
9 En general, en los establecimientos objeto de estudio, el nivel de efectivo se determina con

base en dos factores a saber: los buenos ciclos de caja que en todos se manejan y la
preferencia del 89% de los entrevistados por no invertir en instrumentos negociables sino en
el mismo negocio.
9 Las organizaciones que presentan bajo riesgo, tienen altos niveles de inventario, bajo nivel de
cuentas por cobrar y acceden al efectivo con costos de transacción muy bajos, deberían tener
bajos niveles de efectivo, sin embargo y aunque los supermercados objetos de estudio
presentan estas características contemplan altos niveles de efectivo.
9 Los altos niveles de efectivo presentan relación directa con la falta del buen manejo de flujos
de efectivo y con la falta de inversiones que generen buena rentabilidad como los son los
instrumentos negociables.
9 El no invertir en instrumentos negociables y solo hacerlo en el mismo negocio redunda en

costos de oportunidad y de diversificación para estas organizaciones y conlleva muchas veces
a excesos de liquidez.
9 El pago a proveedores en el 100% de los supermercados se realiza entre 1 y 30 días, la

variación dentro de dicho periodo depende del producto que se esté negociando. Los 6
supermercados que dan crédito a sus clientes recuperan cartera de 1 a 30 días, de esta manera
se logra un buen ciclo de caja.
9 En todos los supermercados analizados el inventario óptimo se pronostica según las ventas
buscando un equilibrio para no caer en excesos de inventario y así, evitar al máximo los
costos de almacenamiento.
9 La provisión en efectivo para inventario solamente la manejan en dos de los supermercados,

lo que indica que hace falta una mayor protección frente al riesgo teniendo en cuenta que para
este tipo de organizaciones el inventario es el activo principal.
9 En general, aunque los supermercados no manejan una provisión en efectivo, si lo hacen en

productos, es decir, manejan stock de seguridad y lo hacen porque consideran que el éxito no
es mantener siempre niveles altísimos de inventario, sino nunca quedarse sin productos, o
mejor, estar rotando.
9 Las inversiones en altos niveles de inventario que realizan en algunos momentos los
supermercados está determinada por el costo de oportunidad, es decir, por los descuentos
cuando se piden altos volúmenes; por los eventos promocionales como rifas, quincenazos, y/o
porque un producto se va a agotar o va a incrementar su valor.
9 La clasificación de los inventarios es variable y depende de las necesidades y preferencias de

los administradores de cada supermercado, así, algunos prefieren realizar una sola
clasificación o varias al mismo tiempo; entre éstas están, la clasificación por rotación, por
secciones, por líneas de productos, por duración y combinadas.
9 Debido a la importancia que tiene el rubro inventario para los supermercados de Pereira y
Dosquebradas, puede decirse que manejan un control de inventario de forma sistematizada, a
través de un software que aunque es diferente en cada supermercado les brinda una
información muy completa.
9 Sólo el 66% de los supermercados objeto de estudio dan crédito a los clientes, sin
embargo, estos últimos son por lo general clientes institucionales ya que al tener un volumen de
compra mayor hacen realmente justificables tanto el plazo que se otorga al cliente como los
costos que conlleva el crédito para el supermercado.
9 La mayoría de los supermercados que otorgan crédito, para realizar el cobro, realizan
primero una llamada telefónica o el envío de la factura respectiva y dado el caso envían carta o
utilizan el cobro jurídico.
9 Ninguno de los supermercados en los que se realizó la entrevista aplican los descuentos
por pronto pago con sus clientes ya que manejan unos precios muy bajos y no están dispuestos a
asumir la disminución de la rentabilidad.
9 Aproximadamente el 70% de los supermercados no manejan una provisión de cartera para

afrontar los riesgos que esta conlleva, sin embargo, realizan un estudio de crédito antes de otorgar
el mismo, con el que esperan disminuir tal riesgo.
9 En los supermercados no existe un dato generalizado sobre el cargo de la persona que

otorga y hace el seguimiento del crédito.
9 Es claro, que para los nueve supermercados objeto de estudio en esta investigación existe
una filosofía principalmente de vender de contado y por ello los que venden a crédito no lo hacen
con los consumidores finales que representan el mayor porcentaje de clientes de estas
organizaciones.
9 Para los investigadores, existe una clara tendencia de los supermercados objeto de estudio
de las ciudades de Pereira y Dosquebradas a vender principalmente de contado ya que esta
modalidad de venta aunque es en muchas ocasiones menos rentable que el crédito, permite tener
mayor liquidez y por lo tanto aprovechar descuentos por pronto pago o realizar pagos de contado
a los proveedores , lo que en últimas se traduce en mayores niveles de efectivo que los
empresarios reinvierten en inventario para lograr competir en el mercado con variedad y precios
bajos.
RECOMENDACIONES
9 Los investigadores, basados en la teoría aquí presentada, sugieren a los empresarios de los
nueve supermercados objeto de estudio, disminuir los costos de oportunidad realizando
inversiones en instrumentos negociables para evitar los excesos de efectivo y obtener
rendimientos que pueden ser altos cuando el empresario está dispuesto a asumir un nivel mayor
de riego, o si por el contrario la persona es conservadora, podría invertir en instrumentos tales
como los cdt`s que revisten un riesgo muy bajo y por lo tanto unos rendimientos inferiores, pero
que al mismo tiempo disminuyen los costos de oportunidad.
9 Se recomienda a los empresarios que para lograr inversiones en instrumentos

negociables, se debe lógicamente administrar de una manera muy adecuada los activos
circulantes para lograr generar los excedentes necesarios, es por ello que se hace indispensable
que en los supermercados se dé un mejor manejo a los flujos de efectivo en lo relacionado con la
periodicidad y se aprovisione en dinero tanto el inventario como las cuentas por cobrar cuando
estas existan, para que el riesgo disminuya.
9 Se sugiere de igual manera a los empresarios que se efectúen mayores controles a la hora
de otorgar créditos, esto porque el hecho de que los clientes que compran a crédito sean amigos o
instituciones reconocidas, no es necesariamente garantía del pago oportuno y por lo tanto es
necesario también que se asuma una provisión de cuentas por cobrar como se dijo anteriormente
y que se tengan en cuenta los costos relacionados con la cartera.
9 Es importante sugerir también a los empresarios que aunque el inventario es casi que el
rubro del capital de trabajo operativo más importante en este tipo de organizaciones, no se deben
sesgar las inversiones sólo en este rubro y estas deben diversificarse.
9 Y por último y a manera de cumplido, los investigadores anotan la labor de los

empresarios entrevistados respecto a las políticas de pago a los proveedores ya que éstas les
permite ser más competitivos en cuanto al precio y por supuesto dinamizar la economía de los
pequeños empresarios regionales que logran mantenerse más fácilmente en el mercado cuando
sus clientes les pagan oportuna y rápidamente.
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ANEXO 1: FORMATO DE ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA
Fecha:
Lugar:
Entrevistadores:
Entrevistado:
OBJETIVO: Explorar las políticas y estrategias utilizadas por los grandes y medianos
supermercados establecidos en las ciudades de Pereira y Dosquebradas, que les permita una
adecuada administración del Capital de Trabajo Operativo
1. ¿La empresa maneja la contabilidad a través de?:

a. Libros
b. Software ¿cuál?
2. ¿Qué información arroja el software?
3. ¿Cada cuanto obtienen resultados?
4. ¿Realizan flujo de efectivo y con qué frecuencia?

5. ¿La empresa cuenta con un revisor fiscal?
6. Aproximadamente qué porcentaje del total de sus activos corresponde a:
PORCENTAJE/ CUENTAS X
EFECTIVO INVENTARIO
ACTIVO COBRAR
1% a 25%
26% a 50%
51% a 75%
76% a 100%
7. ¿Cómo se determina este porcentaje?
8. ¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?
9. ¿La empresa cuenta con caja menor? SI___ NO___
10. ¿Cada cuánto realizan reembolsos de caja menor?
11. ¿Manejan límites para pagos de caja menor? SI___ NO___
12. Manejan comprobantes de desembolso, controlan el giro de cheques, quién maneja las
chequeras.
13. Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque?

c. Otra ¿cuál?
14. Mantienen una provisión de:

RUBRO SI NO PORCENTAJE
Inventario
Cuentas por cobrar
15. ¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito?

a. 1% a 25%
b. 26% a 50%
c. 51% a 75%
d. 76% a 100%
16. ¿Qué método usan para el control de inventarios?
17. ¿La auditoría de inventarios la realizan?:

a. Físicamente
b. Sistematicamente
c. Confrontación de ambas
18. ¿Verifican necesidades reales de inventario?
19. ¿Manejan inventario de seguridad?
20. ¿Cómo clasifican el inventario?
21. Con base en la clasificación, ¿cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?
22. Cada cuánto paga:
# APROXIMADO USTED A SUS SUS CLIENTES

EN DÍAS PROVEEDORES A USTED
De 1 a 30 días
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Mayor a 121 días
23. Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles de los
siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la
importancia de dicha inversión?
TIPO DE
INSTRUMENTOS % INVERTIDO IMPORTANCIA
NEGOCIABLES
CDT’S
Repos
Letras del tesoro
Bonos
Cuentas corrientes de alta
remuneración
Papeles comerciales
Pagarés
Modo de renta variable
Otra ¿cuál?
24. ¿Ustedes dan crédito a sus clientes?

a. SI
b. NO
25. ¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?
a. Volumen de compra
b. Tipo de cliente
c. Trayectoria del cliente en la empresa
d. Otra ¿cuál?
26. ¿Quién autoriza el crédito?
27. Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su cartera?
a. Descuentos por pronto pago
b. Llamada telefónica
c. Envío de carta
d. Cobro jurídico
e. Otra ¿cuál?
28. ¿Quién hace seguimiento de la cartera?
29. ¿Quién cobra el crédito?
30. ¿Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?
a. Contado
b. Crédito
c. Credicontado
d. Otra ¿cuál?
ANEXO 2: Entrevista realizada en el Supermercado La 29.
Fecha: Viernes, Octubre 2 de 2009

Lugar: SUPERMERCADO LA 29
Entrevistadores: Luz Elena Alzate, Nathalia Henao y Jose Fernando Londoño.
Entrevistado: Norberto Piedrahita. (Administrador)
¿La empresa maneja la contabilidad a través de libros o de software?

- libros y también software.
¿Cómo se llama el software?
- Visión 2000
¿Qué información arroja el software?
- Arroja informaciones instantáneas, ventas, compras y todo.
¿Cada cuanto obtienen resultados?
- Diarios.
Aproximadamente ¿qué porcentaje del total de sus activos corresponde a?
-
PORCENTAJE CUENTAS X
EFECTIVO INVENTARIO
/ACTIVO COBRAR
1% a 25% X X
26% a 50%
51% a 75% X
76% a 100%
Entrevistadora: ¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?
- Nombramos una persona encargada
¿La empresa cuenta con caja menor?

- Si.
¿Cada cuánto realizan reembolsos de caja menor?
- Cada que se acabe lo que hay de caja menor. Esto no tiene un presupuesto pero por ahí
cada dos días.
¿Manejan límites para pagar de esa caja menor? Un tope máximo.
- Si. Doscientos mil. ($200.000)
¿A través de comprobantes de pago o cómo controlan eso?

- Compras que sean inferiores a diez mil pesos.
¿Y para eso manejan facturita?
- Sí, claro, comprobantes de pago, facturas; para todo se maneja facturación.
Cuando ustedes hacen inversiones importantes en inventario, cuando hacen un pedido
aumentadito ¿ustedes lo hacen por qué razón?
- Porque sube el producto, porque sacaron una promoción en ese tiempo, porque van a
hacer un evento de alguna rifa, o porque tenemos que hacer un cumplimiento mensual
para algún descuento o porque el producto va a tener alza.
¿Ustedes aquí controlan en giro de cheques?
- Sí, pero eso si lo maneja contabilidad.
El encargado de esa chequera ¿Qué puesto tiene acá?
- La secretaria.
¿Manejan una provisión para inventario y para cuentas por cobrar?
- No.
¿Y de inventario tampoco?
- No.
¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito y qué porcentaje de contado?
- El 70% a crédito y el 30 de contado. Más o menos, porque uno compra de contado es todo
lo que son perecederos.
¿Qué método usan para el control de inventario?
- Nosotros controlamos inventario por venta post, todo lo que se va vendiendo, lo va
descargando el sistema y va quedando el inventario y el mismo sistema me da a mí el
sugerido a pedir. A quince días, a ocho días, a veinte días, cuánto debo de pedir.
¿Y quien se encarga de ese control?
- Yo
¿Cada cuánto hacen auditoría de inventario?
- Físico cada año; en sí, controlado diario.
El control de existencias de lo que hay acá en el almacén, ¿cada año?
- Por post, se mira diario, uno mira que tiene inventario, el sistema le da todo a uno, pero ya
si se quiere saber si han robado, cuánto falta; cada año se hace, es el que se hace
físicamente.
¿Y eso quien lo realiza?
- Todos. Todo el personal más el personal de la calle, mercaderistas, que mandan las
compañías.
¿Manejan inventario de seguridad? Un stock de inventario.
- Si, si, si
¿En qué porcentaje más o menos?
- Más o menos para quince días de ventaja, o sea, si se pide cada ocho días, se saca a
veinte días para tener un remanente por si algo llega a ocurrir o en fin. Si se saco a treinta
días entonces se pide para 45 días para que queden los 15 días. Que si se va a escasear el
producto al menos tenga una mercancía para quince días de ahí en adelante.
¿Cómo clasifican el inventario?
- Según la rotación, dependiendo la rotación, si se tiene inventarios que le superan a uno los
sesenta, noventa días, los sacamos del supermercado, lo realizamos porque son productos
que no salen tanto.
Pero ¿A esa clasificación le tienen algún nombre?
- Si, por subgrupos, todo está clasificado por subgrupos. O sea, subgrupos hay:
Perecederos y en perecederos hay: lácteos, hay panadería, hay carnes frías, hay carnes
rojas, pollo y todo está clasificado por subgrupos.
¿Cuántos subgrupos hay?
- Ah, por ahí doscientos más o menos. Si porque son: productos para el aseo, productos
para la ropa, detergentes, leches en polvo.
Y según eso, ¿Ustedes cada cuánto hacen los pedidos?
- Cada ocho días. Perecederos tres veces en la semana y del resto de mercancía yo hago
pedidos cada ocho días.
Según usted le hace el pedido a los proveedores, ¿Cada cuánto les paga?
- Eso no tiene consistencia, porque es dependiendo el descuento financiero que den. Hay
compañías que despachan a treinta días, a cuarenta y cinco; pero si dan un financiero, del
dos por ciento o del tres para que pague de contado, entonces se paga de contado para
ganarse el financiero.
Pero ¿cuánto es lo máximo?
- Cuarenta y cinco días es lo máximo.
¿Tienen cuentas por cobrar? o sea, ¿le dan crédito a los clientes?
- Si, pero a compañías únicamente. O sea no personales sino compañías.
¿Qué tienen en cuenta para darles crédito a esos clientes?
- Qué sean empresas sólidas y que tengan todos los papeles al día. Cámara de comercio y
todo al día.
¿Qué papeles les piden?
- Cámara de comercio, el Rut, la compañía como está en sí. O sea, una referencia bancaria.
Y para realizarles el cobro a ellos, ¿les hacen llamada, les envían carta o…?
- Se les envía la factura.
¿Los excedentes que les quedan de efectivo ustedes los invierten de pronto en CDT´S, o qué
hacen con ellos?
- No ese destino si lo sabe el jefe. (se refiere a Don Julio, el propietario del supermercado)
Al crédito que ustedes le dan a las empresas, ¿Quién les hace el seguimiento?
- Ah, no. Eso lo autoriza es don Julio Cesar el dueño del negocio. Y la secretaria es la que
le verifica todos los datos y le pasa los datos a él.
¿Y ella se encarga del cobro?
- Correcto.
¿Qué modalidad prefiere el jefe para tener mayor liquidez? ¿Cómo prefiere pagar? - Pagar de
contado mientras den descuento. Si dan descuento es mejor, si no dan nada pues, claro, se trabaja
con la plata de ellos, mucho mejor.
ANEXO 3: Entrevista realizada al Supermercado Mercayá la 39

Lugar: SUPERMERCADO MERCAYÁ LA 39
Entrevistado: Oscar Eduardo. (Administrador)
¿Ustedes manejan la contabilidad a través de libros o de software?

- De software.
¿Qué nombre tiene el software?
- Visión 2000
- Se sacan todos los informes que mensualmente se dan después del cierre. Sé que hay un
revisor fiscal.
¿Realizan flujo de efectivo?
- Nosotros acá, como tal, diariamente, no podemos mantener efectivo. Diariamente tenemos
que estar consignando las veces que sea necesario. Acá por reglas de la aseguradora
nosotros no podemos manejar mucho efectivo. Podemos manejar cierta cantidad de
efectivo en las cajas y en la caja fuerte, pero no podemos mantener mucho efectivo
porque ellos nos responden a nosotros hasta cierto tope. De ahí ya es responsabilidad del
cajero o de la supervisora de cajas si tienen más del efectivo que se debe. O sea que
nosotros tenemos que estar constantemente, o haciendo pagos a los proveedores para
evacuar ele efectivo ò mandarlo a consignar.
- Saber que más información arroja el software y cada cuanto obtienen resultados, eso ya es
de acuerdo a lo que necesiten en Mercasa. Ellos (se refiere a los directivos desde la
oficina principal en la central de alimentos Mercasa ubicada en Pereira) allá saben qué
información, que los medios magnéticos, qué el IVA, qué la retenciones, qué el Reteica,
saben la facturación, de cuánto es la facturación, la facturación por cada proveedor, todo
eso lo manejan es desde allá.
-
PORCENTAJE EFECTIVO INVENTARIO CUENTAS X
/ACTIVO COBRAR
1% a 25% X X
26% a 50%
51% a 75% X
76% a 100%
¿Ustedes manejan caja menor?

- Sí, claro.
La persona que la maneja, ¿qué cargo tiene?
- La persona que la maneja es la administradora.
¿Cada cuánto ustedes realizan los reembolsos?
- Pues, eso es de acuerdo al movimiento que hay. A veces en la semana no se realiza
reembolso de caja porque no se necesita y a veces se pueden realizar hasta dos reembolsos
en la semana. Dependiendo de los gastos que se tengan.
¿Tienen límites para pagar de esa caja menor?
- Máximo cien mil pesos. ($100.000).
¿Usan comprobantes de efectivo?
- Si, con unas facturas.
¿Controlan también el giro de cheques?
- Esos no, eso es desde la principal.
Cuando ustedes hacen grandes inversiones en inventario, ¿es de pronto porque quieren
aprovechar un buen descuento que les da el proveedor? o ¿porque va a haber un aumento
eventual del precio? o ¿por otra razón? o ¿ustedes nunca realizan una compra innecesaria?.
- Regularmente se pueden juntar estas dos. O sea, por volumen se busca un descuento, ese
descuento ya se maneja; para hacer algún evento especial cuando nosotros hacemos los
eventos acá. Se pueden resumir en eso, en los eventos que nosotros realizamos. Entonces
a un proveedor le podemos decir, bueno; mándenos 100 cajas de tal cosa, pero ¿qué
descuento nos da? ¿para qué? Para nosotros poder realizar los descuentos que se ofrecen
acá, para pasarlos en volantes que lo hacemos cada 15 días. Igual, cuando hay un aumento
de precio también manejamos eso, pero también basándonos mucho en la rotación del
producto.
¿Ustedes aquí manejan provisiones de inventario y de cuentas por cobrar?, provisiones en

efectivo.
- Nosotros acá no.
¿Manejan cuentas por cobrar? o sea, ¿dan crédito a los clientes?
- Acá por el supermercado básicamente es muy puntual, sólo se manejan cuatro (4) o cinco
(5) clientes con crédito y a quince (15) o veinte(20) días máximo.
¿Qué tipo de clientes son?
- Son clientes institucionales.
¿Y ustedes qué les exigen para que tengan crédito?
- Pues, se les exige, lo normal que se pide para un crédito, firmar un pagaré, que tengan una
trayectoria, se investiga ellos con las otras empresas cómo están, cómo ha sido el crédito
con ellos.
¿Qué porcentaje del inventario compran ustedes a crédito y qué porcentaje de contado?
- Todo no es de contado, nosotros manejamos varios tipos de pago de acuerdo a los
porcentajes de descuento que nos dan a nosotros. Se manejan proveedores pago de
contado, se manejan proveedores a ocho (8) días, se manejan proveedores a quince (15) y
también se manejan proveedores a treinta (30). De acuerdo al tipo de producto.
Pero ¿del 100% del inventario más o menos cuánto es a crédito, el 80%, el 60%...?
- No pues, lo único que aquí manejamos de contado, y eso que nosotros llamamos de
contado a ocho días son básicamente los perecederos.
¿Y los perecederos son más o menos qué porcentaje de todo el inventario que ustedes tienen?
- El diez por ciento más o menos.
O sea, que el 90 % sería a crédito.
- Si, el 90% es a crédito.
¿Cómo controlan el inventario?
- Aquí todo es sistematizado. Las compras ingresan al sistema, el sistema descuenta
automáticamente la compra en tiempo real cuando se registra, se hacen inventarios
aleatorios, se manejan varias bodegas. Una bodega principal que es donde se reúne toda la
mercancía, la bodega del almacén, para poder llevar un control de lo del almacén, se
hacen traslados de la bodega principal al almacén, una bodega de averías. Y se están
haciendo inventarios físicos aleatorios constantemente por referencias.
¿Cada cuánto rota todo el inventario? Haciendo inventarios físicos diariamente ¿cada cuánto le
dan la vuelta?
- No, diariamente no, nosotros hacemos un inventario de lo que es perecedero, de lo que es
verduras, carnes y también pollo cada ocho días; y de las otras referencias se cogen por
casas comerciales o por productos y se hacen unos inventarios cada 15 días.
¿Y eso aquí quien lo realiza? ¿Los mismos mercaderistas?
- No, siempre lo hacemos nosotros directamente, funcionarios de acá del supermercado, el
encargado de verduras, y los de carnes, y así respectivamente.
¿Y ustedes cómo clasifican el inventario?
- No, aquí lo tenemos por grupos. Está por ejemplo el grupo de granos, el grupo de
verduras, está carnicería, panadería, aseo, alimentos.
Teniendo en cuenta esa clasificación, ¿Aproximadamente cada cuánto hacen pedido al
proveedor?
- Nosotros, en perecederos se hacen día de por medio, lo que es verduras, lo que es la
cuestión de las neveras, carnes se hace pedido prácticamente diario. De los otros
regularmente se hacen pedido cada quince días. La mayoría, porque hay unos que se
hacen a un mes.
¿Tienen inventario de seguridad?
- ¿un stock de seguridad? Si, precisamente como el inventario es sistematizado entonces
tenemos establecido eso. Cuando se hacen pedidos a quince días o el proveedor viene
cada quince días; nosotros no hacemos el pedido para quince días exacto, nosotros
pedimos para veinte días o veinticinco días dependiendo del tiempo de entrega,
dependiendo de la rotación del producto.
¿Aproximadamente cada cuánto le pagan a sus proveedores?
- De uno a treinta días, pagamos más de treinta días. Por lo que les decía, por la cuestión de
los descuentos.
¿En qué invierten los excedentes de efectivo? ¿Los invierten en instrumentos negociables?
- Eso no se lo sabría decir porque eso lo manejan en la principal.
Don Oscar Eduardo a esos clientes a los que ustedes les dan crédito ¿Quién les realiza el
seguimiento de la cartera y les realiza el cobro?
- Desde acá. Nosotros estamos pendientes de que ellos estén al día. En Mercasa, nos llaman
y nos dicen a nosotros: vea, este cliente tiene esta factura de más de treinta días, ¿qué
pasó? Y nosotros vamos, miramos, llamamos al cliente y le decimos. Entonces nos dice:
no, yo ya les pagué, les pagué de esta manera, les hice una transferencia con esta
consignación. O sea, ellos allá están pendientes y nosotros también. Porque igual nosotros
por acá somos los que recibimos el pago y de una vez se remite a la principal.
Usted nos decía que hacen una llamada telefónica. ¿De pronto también envían carta o llegan a
realizar un cobro jurídico?
- Dependiendo del tiempo que estén sin cobrar, para qué se va a enviar una carta con cinco
ocho días, o hasta quince días de retraso. Generalmente hacemos llamada, ya si de pronto
van tres meses, ya se le envía una carta y si definitivamente no, pues se tiene que entrar a
un proceso jurídico para el cobro, pero nunca nos ha llegada a ocurrir.
Cuando ustedes les dan crédito a esos clientes, ¿qué tienen en cuanta para darle el crédito? De
pronto el volumen de la compra, el tipo de cliente, la trayectoria, o si es recomendado, o es
familiar.
- Pues, regularmente ellos vienen y nos solicitan el crédito y nosotros (así sea un cliente
nuevo) le hacemos un estudio para saber de acuerdo a qué tipo de cliente es, si se le puede
dar crédito o no.
¿Y ustedes también darían crédito a un consumidor ó tiene que ser una empresa?
- No. Tiene que ser una empresa, una institución que tenga con qué responder obviamente.
¿Qué modalidades de pago prefieren para tener mayor liquidez, o sea, para pagar?
- Depende del producto y de las condiciones que nos ofrecen. Pero si nos pueden dar
ningún descuento, entonces nosotros preferimos a crédito. Nos da lo mismo pagarle de
contado o a crédito si no nos da ningún descuento, entonces depende de las condiciones
de compra que se negocie con el proveedor.
ANEXO 4: Entrevista realizada en el Supermercado Uno A.

Lugar: SUPERMERCADO UNO A

Entrevistado: Lina. (Secretaria)

- A través de un software.
¿Y cómo se llama?
- Se llama Uno.
¿Y cada cuánto les arroja la información?
- Eso se puede hacer dependiendo la necesidad.
¿Pero ustedes más o menos cada cuánto lo hacen?
- Lo hacemos como bimestral
¿Ustedes realizan flujo de efectivo cada cuanto?
- Todos los días.
¿Ustedes tienen revisor fiscal?
- No, no estamos obligados.
-
EFECTIVO INVENTARIO
/ACTIVO COBRAR
1% a 25% X X
26% a 50%
51% a 75% X
76% a 100%
¿Usted sabe si tienen algún sistema de seguridad y control para el efectivo?

- Cámaras no hay. Y el efectivo lo manejan dos personas.
¿Y qué cargo tienen?
- Una es la tesorera y la otra es la auxiliar contable. Y la supervisora de cajas es la que lleva

el dinero para allá.
¿Ustedes tienen caja menor?
- Si
¿Cada cuánto cada cuánto hacen reembolsos a esa caja menor?
- ¿Reembolsos? se hacen cada seis meses.
¿Reembolsos de caja menor?
- Si.
¿Está segura? Es que ese tiempo parece tan largo.
- Si, cada seis meses porque tenemos un fondo de setecientos mil pesos. Entonces
dependiendo la necesidad; ó si la plata ya no está.
¿Y máximo cuánto es el límite para pagar de esa caja menor?
- Hasta trescientos. Si, porque lo otro es para las monedas. Son de cajas.
¿Manejan comprobantes de esos desembolsos?
- Si.
¿Manejan giro de cheques?
- Si.
Sabe si eso lo controlan ó ¿A cualquiera le giran cheques?
- No, eso se les hace a los proveedores más grandes.
¿Quién autoriza esos cheques?
- Solamente el gerente.
¿Quién maneja la chequera?
- Entre él y la auxiliar.
Cuando hacen inventarios grandes, ¿De pronto lo hacen porque les van a dar un descuento o
porque va a aumentar el precio? ¿O eso nunca lo hacen?
- Normalmente se hace porque hay precios de promoción, porque el producto va a subir de
precio o porque nosotros estamos de aniversario en Octubre, entonces todos los
proveedores nos dan buen descuento y las mercancías se incrementan.
¿Ustedes manejan crédito con los clientes?
- Créditos de clientes, hay por ahí cuatro clientes nada más.
¿Qué tipo de clientes son?
- Uno es un cliente normal, el otro es un restaurante, el otro de una papelería.

¿Ustedes les conceden créditos a ellos porque son recomendados, son amigos, familiares, ó
simplemente ellos vienen a traer papeles para que ustedes les den crédito ó es por la trayectoria
que llevan?
- Es porque son clientes fijos de acá, son de más de tres años. Entonces se habla con ellos y
se les dan un crédito a ocho días.
¿A ocho días máximo?
- Con dos clientes manejamos máximo hasta ocho días, con otro cliente es a un mes, y con
el otro es a quince días.
¿Y quién autoriza el crédito que les dan a ellos?
- Pues, el crédito ya está autorizado, en el momento que ellos lleguen se les puede
desembolsar si no está restringido el cupo.
¿Y de cuánto es el cupo?
- Pues, varía, por ejemplo hay dos clientes que es de un millón, hay otro cliente que es de
cuatrocientos mil pesos mensuales. Si se pasan de ahí, ya no se les puede entregar.
¿Ustedes a ellos les dan descuentos por pagar más rápido o no?
- No.
¿Para cobrarles a ellos les tienen que hacer una llamada telefónica, enviar una carta, con la
factura, realizan cobro jurídico?
- Al del restaurante se le manda la factura y él manda el dinero y los otros clientes vienen y
cancelan acá.
¿La persona que cobra el crédito es el mismo gerente? o ¿Hay otra persona que cobra?
- El que cobra es el de tesorería.
¿Sabe qué método usan para controlar el inventario acá?
- El mismo software. Se hace un inventario visual y otro manual. Pero ese se hace cíclico, o
sea, diariamente cada que viene el proveedor revisa junto con el jefe de bodega miran que
la existencia que hay en el sistema sea la existencia real.
Todos los días hacen eso.
- Se hace todos los días, pues, no con todos los proveedores pero con el proveedor que
venga cada día.
O sea que todos los productos no se hacen todos los días porque los proveedores no vienen todos
los días.
- No, eso puede ser cada ocho días. Y los que nosotros sí hacemos resales con el sistema y
conteo comparando toda la mercancía “pero sólo la que hay en bodega”
La del almacén no.
- Los del almacén se hacen muy poquito y muy poquitos productos. Y el de las bodegas si
se hace más continuo, cada ocho días. Ese lo hace la auxiliar de inventarios con el Jefe de
bodega cada ocho días.
¿Manejan inventario de seguridad? Un stock de inventarios.
- Si, pedimos de ocho para quince días.
- Si van a pedir algo para ocho días entonces piden para que tengan mercancía ocho días de
más.
¿Ustedes clasifican el inventario?
- Por línea: Granos, fruver, pollo, lácteos, aceites, panelas… Así, por cada línea.
Según esa clasificación, ¿Cada cuánto hacen el pedido?
- La verdura se pide día de por medio o dos veces por semana, porque son perecederos; y el
resto a ocho a quince días.
¿Usted sabe cada cuánto le pagan a los proveedores?
- Nosotros tenemos proveedores de contado.
¿Más o menos qué porcentaje es de contado?
- Casi todo es de crédito. Lo único que se paga de contado es la leche, el fruver, los
cárnicos, el pollo y los proveedores del régimen simplificado. A todos se les paga
inmediatamente.
Y los que pagan a crédito ¿Cada cuánto les pagan?
- La mayoría de los proveedores son a treinta días y con otros se cancela a ocho días porque
si les pagamos a ocho días vamos a obtener un descuento.
¿Los excedentes de efectivo, los invierten en instrumentos negociables? ¿La invierten en otros
supermercados, la gastan los propietarios o que hacen con ella?
- La gastan los propietarios o invierten en el mismo negocio.
ANEXO 5: Entrevista realizada en el Supermercado El Arriero.

Lugar: SUPERMERCADO EL ARRIERO
Entrevistado: Claudia Patricia. (Administradora)

- De software.
- Microsoft
- Completa, totalmente completa. Es un paquete contable porque esa es la guía para todo.
Entonces es completa.
¿Cada cuánto obtienen resultados?
- Pues diario hay resultados, si los queremos ver. Pero, nos reunimos cada mes analizar
todos los resultados. Nos reunimos contador, revisor fiscal y administradores.
¿Realizan flujo de efectivo?
- Realizamos flujo de efectivo.
¿La empresa cuenta con un revisor fiscal?
- Si. El revisor fiscal es “Saldarriaga Restrepo Asociados”.
-
EFECTIVO INVENTARIO
/ACTIVO COBRAR
1% a 25% X X
26% a 50%
51% a 75%
76% a 100% X
- Efectivo no se maneja mucho porque de todas maneras pagamos proveedores y se pagan

en efectivo, entonces no manejamos a toda hora efectivo en caja. A pesar de que siempre
hay circulante por compras, manejamos la parte de pago a proveedores en efectivo,
entonces no se mantiene en el almacén.
- Igual, las tres cosas vienen complementadas, el inventario y las cuentas por cobrar aunque
se manejamos muy poquitas cuentas por cobrar. Tendríamos un ochenta por ciento en
inventario, un diez por ciento en cuentas por cobrar y un diez por ciento de efectivo, más
o menos.
¿Cómo determinan ese porcentaje? ¿Por qué tienen pocas cuentas por cobrar, o cómo determinan
la cantidad de inventario?
- Cuentas por cobrar muy pocas porque se entiende que la persona que viene a comprar
debe ser de contado. Y el inventario pues, obviamente hay que tener muy buen inventario
para poder participar en el mercado.
¿Qué sistemas de seguridad y control tiene la empresa para cuidar el efectivo?
- El dinero lo maneja la tesorera, es la persona encargada del manejo de dineros. De
recolección en caja, de caja menor y pago a proveedores.
Según eso, la empresa cuenta con caja menor. ¿Cada cuánto realizan los reembolsos de esa caja
menor?
- Eso es muy relativo, porque a veces hay más gastos por caja menor. Entonces se hace
arqueo y se mantiene con dinero.
Esa caja menor tiene unos límites de pago?
- Si. Está establecido para qué son los pagos. El tope máximo de pagos es doscientos ó
doscientos cincuenta mil pesos.
Y para esos pagos de caja menor. ¿Manejan comprobantes de pago?
- Se hacen con recibos de pago.
¿Quién maneja las chequeras?
- Una sola persona. Es la tesorera.
Cuándo ustedes realizan inversiones en inventario, pero me refiero a inversiones grandes. ¿Usted
lo hace porque con altos volúmenes usted obtiene buenos descuentos o porque se avecina un
aumento en el precio de algún producto, ó por otro motivo?
- Unas veces se compra porque va a haber un alza, entonces uno compra el producto antes
de que haya el alza para poder mantener el precio, no tanto por subir el precio sino para
poder mantenerse un tiempo con el precio que llega. Y otra es porque a veces nos dicen:
este producto está escaso, nos llegó esto y no va a venir hasta tal tiempo. Entonces se
abarrota uno de ese producto.
- También hay descuentos por volúmenes y también se dan los descuentos por pronto pago.
¿Usted mantiene una provisión en inventario?
- Para el inventario no.
¿Qué porcentaje del inventario compran a crédito?
- Del 25 a 50%
¿Qué método usan para el control de inventarios?
- Con el software. Y se hacen también inventarios físicos todos los días. Todos los días de
6:00 am a 8:00 am hay inventarios físicos respaldados con el software.
¿Cada cuánto rota esa auditoría de inventarios?
- Nosotros más o menos estamos rotando todo el almacén en cuestión de un mes. Y nos
reunimos cada ocho días para mirar los problemas que hay con inventario. No tanto por lo
que se va acabando porque el software nos dice qué se está acabando; si yo doy una tecla,
yo sé qué mercancía tengo. Si no que son problemas cómo por las mermas en el almacén,
por las personas que entran a robar o cosas que se pierden. Por eso más que todo se hace
el inventario físico.
¿Manejan inventario de seguridad? Un stock de inventarios.
- Nosotros manejamos inventario más o menos para ocho o quince días. Casi siempre es
para ocho días. Porque el éxito del inventario no es estar lleno de inventario, el éxito es
que usted vaya rotando.
¿Clasifican el inventario? ¿Cómo lo clasifican?
- El jefe de bodega es el que está pendiente de todo eso. Entonces los artículos perecederos
tienen preferencia para el recibo de mercancías, almacenaje; lo que no es perecedero, es
más fácil que la persona espere para el recibo de mercancía.
Según esta clasificación. ¿Cada cuanto hacen pedido a los proveedores?

- A los proveedores se realizan pedidos toda la semana. Hay una persona encargada de la
parte de compras. Lácteos se piden tres o cuatro veces por semana. Y para los otros
productos se atienden proveedores de lunes a viernes.
¿Cada cuánto le paga usted a sus proveedores?
- De acuerdo a lo que esté estipulado en la negociación. Hay unos credi contado a ocho
días., otros a quince días, otros a veinte y otros a treinta. Es más o menos un promedio de
un mes teniendo en cuenta que a veces son de ocho, quince o veinte días.
¿Cada cuánto le pagan los clientes a usted?
- El cliente como es autoservicio se entiende que pagan en el momento de las compras y los
clientes de cartera; por lo general no son cartera largas, dos días, tres días, una semana.
ANEXO 6: Entrevista realizada en el Depósito de supermercado Centrales.
Fecha: Miércoles, Septiembre 23 de 2009

Lugar: DEPÓSITO SUPERMERCADOS CENTRALES
Entrevistado: Juan Diego Montoya (Contador)
¿La empresa maneja la contabilidad a través de libros o software?

- Software
- Sistema 1 viable
- Financiero, comercial y contable
- Mensualmente
¿Realizan flujo de efectivo y con qué frecuencia?
- Si diariamente
- Si
Aproximadamente ¿qué porcentaje del total de sus activos corresponde a: ?
EFECTIVO INVENTARIO
/ACTIVO COBRAR
1% a 25% 21.5 16
26% a 50%
51% a 75% 62.5
76% a 100%
¿Cómo se determina este porcentaje?

- Según el movimiento del negocio
- Tenemos departamento de tesorería, y auditorias
- Si
En caso afirmativo ¿quién la maneja?
- La secretaria en los supermercados y acá una tesorera
- Cada que se llega a un valor determinado, un saldo mínimo.
¿Manejan límites para pagos de caja menor?
- Si
¿Manejan comprobantes de desembolsos?
- Si.
¿Controlan el giro de cheques?
- Existe un control semanal
¿Manejan una determinada cantidad de dinero a través de cheques?

- De todas maneras los topes de las cajas menores nos dan para trabajar todo en una
semana, entonces no hay problemas
- El tesorero
Cuando usted realiza inversiones altas en inventario, ¿lo hace porque?
c. Otra ¿cuál?
- Ambas
Mantienen una provisión de:
Inventario X 3%
Cuentas por cobrar X 5%
- Todo es a crédito. (100%)
- Muestreo semanales en todas las sucursales
¿Quién hace el control de existencias y cómo lo hace?
- Auditoria de inventarios, semanalmente. se hace confrontación física con la existencia en
el software
¿Cada cuánto se hace auditoría de inventarios?
- Semanalmente
¿Verifican necesidades reales de inventario?
- Si
¿Si maneja inventario de seguridad?
- Si, para 10 días mínimos.
- Por líneas de producto.
Con base en la clasificación, ¿cada cuánto realizan pedidos a sus proveedores?
- Algunos semanalmente como los productos de la región, otros que por limitaciones en
despacho por parte de los proveedores se hace quincenal o cada 20 días, por ejemplo la
jabonería importada de la cual se hacen pedidos muy grandes.
Cada cuánto paga:
De 1 a 30 días X 10 (Para ganarse
los descuentos)
De 31 a 60 días 35 Días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Mayor a 121 días
Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles de los
siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la importancia
de dicha inversión?
TIPO DE
INSTRUMENTOS % INVERTIDO IMPORTANCIA
NEGOCIABLES
CDT’S 100% Más seguros
Repos
Letras del tesoro
Bonos
Cuentas corrientes de alta
remuneración
Papeles comerciales
Pagarés
Modo de renta variable
Otra ¿cuál?
¿Ustedes dan crédito a sus clientes?

- Si a 30 días a clientes mayoristas
¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes? Volumen de
compra, Tipo de cliente, Trayectoria del cliente en la empresa, Otra ¿cuál?
- Se realiza estudio de crédito y de acuerdo a las capacidades se concede el cupo y según
las capacidades de pago se le va aumentando el cupo, máximo se dan 40 dìas.
¿Quién autoriza el crédito?
- Departamento de cartera
Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativas aplican para recuperar su cartera? A.
Descuentos por pronto pago, B. Llamada telefónica, C. Envío de carta, D. Cobro jurídico, E. Otra
¿cuál?
- Todas las anteriores
¿Quién hace seguimiento de la cartera?
- El departamento de cartera
¿Quién cobra el crédito?
Los vendedores
¿Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?
a. Contado, b. Crédito, c. Credicontado, d. Otra ¿cuál?
- Cheque
ANEXO 7: Entrevista realizada en el Supermercado Superinter.

Lugar: SUPERMERCADO SUPER INTER
Entrevistado: Hugo Mario Mejía (Administrador)

- Software
¿Cómo se llama?
- CM1
- La contabilidad, compras, inventario, todo lo maneja.
- Diariamente
- Si, diariamente
- Si.
Aproximadamente qué porcentaje del total de sus activos corresponde a:
EFECTIVO INVENTARIO
ACTIVO COBRAR
1% a 25% X
26% a 50% X
51% a 75% X
76% a 100%

- Consignaciones diarias y se maneja el efectivo a través de transportadoras
- Si.
- Asistente administrativa
- Después del 60% gastado se hacen reembolsos
- Si máximo entre 90 y 100 mil pesos

- Si es soportado con facturas y recibos de caja menor.
- Son controlados se les reciben sólo a empresas relacionadas directamente con nosotros o
los cheques de subsidio familiar.
- El contador en la sede principal en armenia
Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque?
b. Con altos volúmenes busca un buen descuento
c. Se prepara para un aumento eventual del precio
- Todas las anteriores
Inventario X
Cuentas por cobrar X

- 51% a 75%
- A través de la tabulación que arroja el sistema que nos muestra los días de existencias de
un producto
- El encargado de compras
- Todos los días se hace auditoría de una línea diferente
¿Maneja inventario de seguridad?
- No porque el proveedor siempre anuncia, entonces usamos inventario de seguridad solo
cuando se necesita y el inventario se pide para 18 días aproximadamente.
- A, B y C según la rotación y por líneas por ejemplo fruver, carnes lácteos.

- Las carnes cada 3 días pero se maneja un stock de otros 3 días, entonces pedimos para 6
días, de fruver todos los días se hace pedido y no se maneja stock porque se dañan
fácilmente
Cada cuánto paga:
De 1 a 30 días Cárnicos de contado, licores a 30 días máx.
10 o 8 días según el descuento.
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Mayor a 121 días
Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles lo hace,
aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la importancia de dicha
inversión?
- Invierten en nuevas sucursales en otras plazas.
- Si solo a algunas entidades que tienen fondo de empleados.
¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?
- A las empresas grandes se les concede crédito cuando el fondo de empleados tiene un
respaldo solido para la deuda y se mira trayectoria de la empresa y se revisar propuesta de
la institución. a consumidores familiares se les hace un estudio crediticio a través de
Fenalco y según ingresos se le asigna un cupo.
- El departamento de contabilidad
Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su cartera?
- Descuentos por pronto pago no, llamada telefónica si, envío de carta si, cobro jurídico sí.
- El contador

- Contador y en algunos casos el abogado si es cobro jurídico.
- A través de cheque.
ANEXO 8: Entrevista realizada en el Supermercado El Viejo París.

Lugar: SUPERMERCADO EL VIEJO PARÍS
Entrevistado: Lina María Godoy (Depto. de contabilidad), Amanda Medina (Depto. de
inventarios)

- Software y libros.
- Pardos
- Pardos un programa maneja inventario, compras y ventas post y comodín maneja
contabilidad
- Cada 15 días o mensualmente
- Todos los días se mira ingreso diario y se paga a proveedores

- Si
EFECTIVO INVENTARIO
/ACTIVO COBRAR
1% a 25% X
26% a 50%
51% a 75% X
76% a 100%
- El inventario es para 13 días, el flujo es de acuerdo a las ventas

- A través de empresa de valores
- Si.
- Auxiliar contable
- Cada 15 días cuando se acaba el 25% aproximadamente.
- Si, hasta 50 mil pesos
- Si factura o recibo de caja.
- Si, solo algunos proveedores se les paga con cheque.
- La tesorera.
Cuando usted realiza inversiones en inventario, ¿lo hace porque con altos volúmenes busca un
buen descuento, o por que se prepara para un aumento eventual del precio?
- Ambas
Inventario X

- 76% a 100%.
- Sistema pardos
- A través del software se le hace control diariamente hasta darle la vuelta a todos los
productos, muestra las compras, ventas mensuales y existencia en bodega y punto de
ventas.
- Todos los días
- No
- Por letras de la A la E según la rotación
- Cada 8 días de todos los productos
Cada cuánto paga:
De 1 a 30 días X
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Mayor a 121 días
inversión?
- Los excedentes se reinvierten en el negocio.
- No
- Crédito
ANEXO 9: Entrevista realizada en el Supermercado Mercamás.
Fecha: Jueves, Octubre 1 de 2009

Lugar: SUPERMERCADO MERCAMÁS
Entrevistado: Marcelino Márquez (Gerente)

- Software
¿Cuál?
- Cenco
- La básica de la contabilidad entre nomina y cartera, inventario, compras, ventas y
liquidación de impuestos.
¿Cada cuánto obtienen resultados?
- Diariamente

- No manejamos el concepto del manejo de los recursos económicos para aplicarlo a
rentabilidades diferentes. lo que tenemos actualmente es un convenio bancario para que
ellos a su vez nos presten un servicio y no nos cobren.
- Si.
EFECTIVO INVENTARIO
/ACTIVO COBRAR
1% a 25% 1%
26% a 50% 49% 50%
51% a 75%
76% a 100%

- Promedio mes según las ventas, y cambia según la economía en este año de crisis tenemos
el mínimo de inventario. el año pasado por ejemplo en efectivo tendríamos el 30% y 70%
en inventario porque hubo muy buenas ventas
- Monitoreo y contamos con empresas de valores
- Si.
- Diariamente
- Si, máximo el 20% del total de la caja
- Si.

- Solo el 1% se paga con cheque el 99% es a través de transferencias.
buen descuento ò se prepara para un aumento eventual del precio?
- Ambas
Inventario X

- El 30% y el 70 es contado
- Primeras en entrar primeras en salir a través del software y el control de existencias se
hace en las bodegas a través de marcación.
- Se realiza conteo de inventario físico diariamente por proveedores.
- Diariamente y se le da la vuelta al inventario cada 30 días.
- Ha reducido en un 20 % comparado con año pasado
- Por secciones, abarrotes o industrias, cárnicos, verduras e inmediatos (refrigerados)
- Abarrotes cada 8 días y a veces cada 15, cárnicos cada 3 y verdura cada 2.
Cada cuánto paga:
De 1 a 30 días De 15 a 30
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Mayor a 121 días
Si usted invierte sus excedentes de efectivo en instrumentos negociables, ¿En cuáles de los
siguientes lo hace, aproximadamente qué porcentaje de efectivo invierte y cuál es la importancia
de dicha inversión?
- No sabe/ No responde
- Si
¿Qué tipo de clientes?
- No, a 3 empresas amigas le damos crédito por que también son mayoristas
Qué modalidades de pago prefiere la empresa para tener mayor liquidez?
- Contado
ANEXO 10: Entrevista realizada en el Supermercado Unicentro.
Fecha: Sábado, Octubre 2 de 2009

Lugar: SUPERMERCADO UNICENTRO
Entrevistado: Álvaro Gómez (Administrador)

- Software
¿Cuál?
- Manager
- IVA, retenciones, compras sin IVA.

- Mensualmente
- Semanalmente
- Si
EFECTIVO INVENTARIO
ACTIVO COBRAR
1% a 25% 10
26% a 50% 40 50
51% a 75%
76% a 100%

- Con la documentación, todos los días se sacan estados de cuenta, los inventarios están
valorizados y se mira a través del sistema el porcentaje de compras en el periodo que
necesitemos (diarias o mensual).
- Si monitoreos permanentes.
- Si.
- La fiscal de cajas
- Cada tres días
- Si máximo 100 mil pesos

- Si.
- Sí, hay una persona autorizada para firmar.
- Una persona de otra ciudad destinada por el gerente.
buen descuento se prepara para un aumento eventual del precio?
- Ambas

Inventario X
- Aunque es una provisión general
- 26% a 50%
- El sistema diariamente almacena compras y muestra el inventario que sale por medio del
post.
- Cada cuatro meses se hace inventario general y se realiza un control cíclico
semanalmente de cada línea para cada dos meses darle la vuelta a todo el inventario, pero
este es solo una prevención, una aproximación a lo que se realiza cada cuatro meses.
- De los proveedores que vienen cada ocho días la auditoria es semanal, otras quincenal de
acuerdo a la visita del proveedor y otras mensual para los alimentos perecederos.
- Si, de un 10% y en quincenas fuertes hasta 15%.
- Tenemos 40 secciones

- Los perecederos dos veces por semana y los demás cada ocho o quince días
Cada cuánto paga:
De 1 a 30 días X 20 DIAS
De 31 a 60 días
De 61 a 90 días
De 91 a 120 días
Mayor a 121 días
inversión?
- Como la empresa es nueva, se utilizan en mejorar el inventario, comprar productos de
buena rotación.
- Si a los empleados y a instituciones
¿Qué parámetros tiene en cuenta la empresa para otorgar crédito a sus clientes?
- A los empleados, la trayectoria en la empresa y a los institucionales se exige
documentación y fiadores.
- Un comité conformado por el gerente general y el administrador.
Si venden a crédito, ¿cuáles de las siguientes alternativa aplican para recuperar su cartera?
- Descuentos por pronto pago no, y enviamos cuenta de cobro.
- Auditoria semanal
- El administrador o este envía otras personas.
- Crédito. Y también el hecho de no pedir inventario de sobra sino estarlo rotando.

Administración del KTO en supermercados

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Administración del KTO en los supermercados 1

ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO OPERATIVO EN LOS

LUZ ELENA ALZATE RIVERA

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE

ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO OPERATIVO EN LOS

LUZ ELENA ALZATE RIVERA

UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA

Este trabajo es por ustedes y para ustedes.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………..………… 10

1.1 Descripción del área problemática………………………………….……...… 10

2.1 Objetivo general………………………………………….………..……….… 14

4.1 Marco teórico……………………………………………………………..….. 16

4.1.1 Capital de trabajo operativo………………………………….. ……... 16

4.2 Marco contextual………………………………………………………..…… 31

5.1 Definición del tipo de investigación…………………………………………. 37

5.3.1 Fuentes de recolección…………………………………………….…. 38

7. DESCRIPCIÓN ESTADÍSTICA DE LA INFORMACIÓN…………….………. 41

8. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS………………………………...………….. 66

8.1 Análisis del efectivo………………………………………………………. 66

ANEXO 1: Formato entrevista semiestructurada……………………………………..…. 83

En este trabajo se describen políticas In this work they are described

En la presente investigación se In the present investigation it is

Se comparan los distintos puntos de The different points of view of the

El lector encontrará en esta investigación conceptos financieros relacionados especialmente con

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Descripción del área problemática.

1.2 Formulación del problema

TIPO DE NÚMERO DE EMPLEADOS ACTIVOS TOTALES

FUENTE: Ley 905 de Agosto 2 de 2004. En línea. Disponible En:

2.1 Objetivo general

2.2 Objetivos específicos

un análisis apropiado de las diferentes alternativas financieras que se presenten en el entrono

Es pertinente realizar la investigación en los supermercados de Pereira y Dosquebradas dado que

4.1 Marco teórico

El KTO entendido como un conjunto de activos que se recuperan o se convierten con

Las necesidades de capital de trabajo se pueden dividir en permanentes y estacionales

las estacionales hacen referencia al crecimiento de activos corrientes en determinados periodos

Si bien “los grandes inventarios también permiten proporcionar un servicio eficiente a la

El tema de inventarios merece atención especial debido a todos los inconvenientes

A pesar de que el inventario contrae costos de ordenamiento y mantenimiento, es importante

En empresas comerciales, este concepto es imprescindible debido a las contingencias que se

Conjuntamente con la relevancia que se le dé a la cantidad de inventarios a mantener, se le

c) Técnica de investigación de operaciones: Consiste en establecer el recorrido de

“También hemos utilizado el término código de ubicación relacionándolo con la ubicación de

De todo lo anterior puede resaltarse que en cualquier análisis de inventarios, principalmente

La estrategia óptima para una empresa es “tener efectivo en previsión de estacionalidades de

• Políticas de la administración sobre el manejo del efectivo

A la hora de administrar eficientemente el efectivo se debe tener en cuenta cancelar las

Cuando lo anterior, logra materializarse en la empresa, puede generarse un exceso de

Cuando se incurren en excedentes de dinero, las organizaciones tienen la posibilidad de

Mercado de Renta Variable: Lo constituyen las bolsas de valores, en él se negocian acciones de

Controlar adecuadamente la política de créditos implica lograr un óptimo nivel de cuentas

1. El periodo de crédito, que es el tiempo por el cual se concede un crédito.

Otro instrumento es el pagaré que se emplea básicamente cuando se trata de un pedido

4.2 Marco contextual

La investigación arrojó además, que el fenómeno se debe a la falta de liquidez y a la pérdida de la

En la contextualización de los supermercados dentro del sector comercio, se encontraron

En un informe publicado por la Fiscalía Nacional Económica (2006) se destaca la importancia

Al examinar la relación entre concentración y precios finales de supermercados en Chile se

4.3 Marco conceptual (Córdoba, 2005; García, 1999; Tamames, 2002)

Administración De Inventarios: Técnica para determinar el nivel óptimo de inventarios que se

Pregunta 9: ¿La empresa cuenta con caja menor? SI_ NO_