INSTITUCION UNIVERSITARIA

UNINPAHU

AUTOMATIZACIÓN ARCHIVISTICA

TALLER
INMATERIALIZACION DE CORREPONDENCIA

PRESENTADO A:

LAURA MARIA HERRERA SALAZAR

PRESENTADO POR:

MARIA MARGARITA BARACALDO CAÑON

GRUPO:

SABATINO

BOGOTÁ, 2022
 INMATERIALIZACION DE VENTANILLA UNICA

En lo investigado acerca de la inmaterialización enfocado a la correspondencia y

ventanilla única se tendrán en cuenta los siguientes temas:
1. Automatización de Documentos
2. Notificaciones electrónicas
3. Hoja de ruta para la gestión de documentos electrónicos.
En la automatización de documentos encontramos que es la transición del manejo
de documentos manual a una forma automatizada por medio de tecnologías de la
información y aquí es donde empezamos a encontrar los diferentes sistemas que
nos permiten pasar un documento físico a un documento digital y/o electrónico.
Un caso practico tenemos un ejemplo claro que es la automatización de documentos
en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en donde es encuentra
el programa de correspondencia que a la vez es el gestor documental en donde se
hace todo el proceso.
El proceso de este sistema de gestión documental es el siguiente:
1. Entra la correspondencia física se digitaliza y se crea el expediente y se
asigna a la respectiva área y así pasa con los que ingresa por el correo de
contáctenos y/o por la pagina.
2. Se asigna al área por el sistema cuando se realiza esta activad el profesional
da respuesta a la PQRS y allí se une la respuesta al expediente y este
expediente se le asigna un numero llamado ciclo de vida en el cual cuando
se quiera hacer la verificación se busca este número y aparecerá todos los
documentos asociados a este.
Se realiza la aclaración de que no solo se realiza con el ingreso de correspondencia
este también se realiza cuando se notifica a los vigilados en cuanto a sanciones,
cobros coactivos entre otros.
En esta parte se tiene la automatización de documentos y ver como un sistema de
información tiene esta herramienta para que la consulta sea más rápida pero el
siguiente paso es la notificación electrónica.
Según el Concepto 146231 de 2020 Departamento Administrativo de la Función
Pública:
“ARTÍCULO 56. Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos
a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este
medio de notificación.

Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la

autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos,
sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del
presente Título.

La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado

acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.”

De acuerdo a lo anterior la persona a la que se le hará la notificación debe

especificar por que medio se debe hacer la notificación estas notificaciones se
podrán hacer por correo certificado en caso que sea físico, aunque actualmente se
esta haciendo de forma electrónica, volviendo al ejemplo del principio en esta
entidad por la misma plataforma se realiza la respectiva notificación y el encargado
de la notificación electrónica por medo de certimail es la empresa 4/72 quien es la
encargada de notificar y generar un certificado de la notificación electrónica.
El objetivo de la hoja de ruta para la Gestión de Documentos Electrónicos según el
Archivo General de la Nación es “Establecer los pasos y actividades para la
automatización progresiva de procesos y procedimientos administrativos en lo
relacionado con la producción y gestión de documentos nativos electrónicos y
Digitalizados impulsando la modernización y transformación digital de los archivos.”

Los pasos para la implementación son:

Al hacer una evaluación frente al sistema que se esta llevando en la entidad cumple
con los pasos que se estaría planeando en esta hoja de ruta, hay una que otra
falencia en la infraestructura tecnológica ya que hay momentos en que la plataforma
cierra.

En la entrada de los pasos que es la planeación y producción siempre se tiene en

cuenta al momento de la recepción del documento o cuando se notificara a alguna
empresa de la resolución de un proceso administrativo y/o jurídico, en cuanto a la
salida que es la preservación y acceso a la información si cumple con los estándares
en este caso se puede acceder a la información siempre y cuando se tenga los
permisos debidos para los mismos.

Por ultimo y como experiencia personal en el área de automatización de

documentos, este proceso que a avanzado mas en el momento de la pandemia ha
facilitado el acceso a la información desde cualquier parte. También se puede
evidenciar que la consulta de expedientes y para recepción de PQRS por todos los
medios y los tiempos de respuestas para nuestros clientes externos ha mejorado.