BOTICA FARMASAM Evaluación y Calificación de Proveedores

Código: POE-BF-07

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1. OBJETIVO:

Establecer el mecanismo que permita verificar y evaluar la condición técnica legal de un determinado proveedor que ha generado una

oferta para definir si procede o no la atención de éste.

2. ALCANCE:

El presente procedimiento es de aplicación en el proceso de compras de productos y/o dispositivos médicos para el establecimiento

farmacéutico FARMASAM.

3. RESPONSABILIDADES:

 Director Técnico: Es el responsable de verificar el cumplimiento del presente procedimiento. Debe informar al propietario

sobre los requisitos que deben cumplir los proveedores de acuerdo a la normativa vigente.

 Responsable de Compras: El propietario es quien debe Verificar los requisitos que deben cumplir los proveedores locales

de acuerdo a la normativa vigente.

4. DEFINICIONES:

- Establecimiento Farmacéutico: Establecimiento dedicado a la fabricación, control de calidad, reacondicionamiento,

comercialización, importación, exportación, almacenamiento, distribución, atención farmacéutica, preparados farmacéuticos,

expendio de productos farmacéuticos, dispositivos médicos o productos sanitarios entre otras actividades según su

clasificación y que debe contar con autorización sanitaria de funcionamiento.

- Cierre Definitivo: Cierre en forma definitiva de todo o parte de las instalaciones de un establecimiento, a solicitud del

interesado, o por incurrir en omisiones, hechos o conductas contrarias a las disposiciones legales o sanitarias señaladas en el

Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos.

- Cierre Temporal del Establecimiento: Cierre en forma temporal de todo o parte de las instalaciones de un establecimiento,

por un periodo determinado, a solicitud del interesado, o por medida de seguridad o por incurrir en omisiones, hechos o

conductas contrarias a las disposiciones legales o sanitarias.

- Proveedor: Persona natural o jurídica pública o privada, encargada de abastecer productos, materiales o servicios

necesarios para un fin determinado. Los proveedores de productos y/o dispositivos son considerados críticos que impactan

en la calidad.

5. FRECUENCIA:
Cada vez que se tenga un nuevo proveedor.

6. REFERENCIA:

 Ley Nº 26842, Ley General de Salud, y sus modificatorias.

 Ley N° 29459 – Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios, y sus modificatorias.
 Ley Nº 29733, Ley de protección de datos personales, y sus modificatorias.
 Decreto Supremo Nº 023-2001-SA, que aprueba el Reglamento de Estupefacientes, Psicotrópicos y otras sustancias sujetas
a fiscalización sanitaria, y sus modificatorias.

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 Decreto Supremo N° 014-2011-SA que aprueba el Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos y modificatorias.

 Decreto Supremo N° 016-2011-SA que aprueba el Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios y modificatorias.
 Decreto Supremo N° 003-2013-JUS, Reglamento de la Ley Nº 29733, Ley de Protección de datos Personales, y su
modificatoria.
 Resolución Ministerial Nº 539-2016/MINSA, que aprueba la NTS Nº 123-MINSA/DIGEMID. V.01, Norma Técnica de Salud
que regula las actividades de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios.
 Resolución Ministerial Nº 116-2018/MINSA, que aprueba la Directiva Administrativa Nº 249-MINSA/2018/DIGEMID, Gestión
del Sistema Integrado de Suministro Público de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios –
SISMED y sus modificatorias..
 Resolución Ministerial N° 554-2022/MINSA que aprueba el Documento Técnico: Manual de Buenas Prácticas de Oficina
Farmacéutica.
 Resolución Directoral Nº 006-2015-DIGEMID-DG-MINSA, que aprueba el “Listado de Productos y Servicios complementarios
no autorizados en Farmacias, boticas, farmacias de los establecimientos de salud y botiquines”.
 Resolución Directoral Nº 144-2016-DIGEMID-DG-MINSA, que aprueba el Formato de Notificación de sospechas de
reacciones adversas a medicamentos u otros productos farmacéuticos por los titulares de registro sanitario y del certificado
de registro sanitarios, así como el Formato de Notificación de sospechas de reacciones adversas a medicamentos u otros
productos farmacéuticos por los profesionales de la salud.
 Decisión 833, armonización de legislaciones en materia de Productos Cosméticos.
 Decisión 706, armonización de legislaciones en materia de productos de higiene doméstica y productos absorbentes de
higiene personal, y sus modificatorias.
 Decreto Supremo N° 011-2011-PCM, que aprueba el Reglamento de Libro de Reclamaciones del Código de Protección y
Defensa del Consumidor.

7. DESCRIPCIÓN

La verificación de un nuevo proveedor se realizará antes de emitir una orden de compra. Se establece que la Oficina Farmacéutica no es

responsable, si posterior a la fecha de compra del producto el establecimiento figura con cierre temporal o definitivo.

7.1. CUANDO SE TRATE DE NUEVO PROVEEDOR

El propietario tiene que realizar la verificación de la condición del proveedor antes de confirmar la orden de compra.

A. En un Establecimiento Farmacéutico:

- Se deberá realizar una búsqueda en el Registro Nacional de Establecimientos Farmacéuticos en la web de DIGEMID.

- En dicha página web, se deberá introducir los datos del proveedor: N° de RUC, Nombre Comercial o Razón Social.

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- De acuerdo al resultado mostrado en la página web, se podrá visualizar en el campo de “Situación” o “Sit”, la condición de

dicho proveedor ante la DIGEMID, las cuales podrán ser: “ACTIVO”, “CIERRE TEMPORAL” o “CIERRE DEFINITIVO”.

- Si el resultado de la situación del proveedor es “ACTIVO”, procederá a enviar la orden de compra. Antes de proceder con la

atención de la orden de compra, se deberá registrar los datos del proveedor, el resultado de la búsqueda “ACTIVO” y la

calificación de “APTO”, en el Formato: F-FD-02 Registro de Evaluación y Calificación de Proveedores. Se deberá imprimir

el sustento o “pantallazo” de la búsqueda realizada en la base de datos de DIGEMID, para que posteriormente sea archivado.

- Cuando la condición del proveedor es APTO, se deberá proceder a enviar la orden compra respectiva. El proveedor puede

solicitar a Oficina Farmacéutica los siguientes documentos adicionales para proceder a la venta:

 Autorización Sanitaria de Funcionamiento

 Licencia Municipal de Funcionamiento

 Ficha RUC del establecimiento

 Nombres, apellidos y Número de colegiatura del Director Técnico.

 Certificado de Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica.

- Si el resultado de la situación del proveedor es “CIERRE TEMPORAL” o “CIERRE DEFINITIVO”, NO procederá la gestión de

la orden compra e inmediatamente se deberá registrar los datos del proveedor, el resultado de la búsqueda “ CIERRE

TEMPORAL” o “CIERRE DEFINITIVO” y la calificación de “NO APTO”, en el Formato: F-FD-02 Registro de Evaluación y

Calificación de Proveedores

- Posteriormente, si es necesario, el Área de Compras deberá comunicar al proveedor que no se emitirá la orden de compra

respectiva.

B. SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES:

 Para la evaluación del proveedor la realizará a través del: Registro de Evaluación y Calificación de Proveedores.
 En la parte inicial o superior del formato: Registro de Evaluación de Proveedores se debe colocar el nombre del
proveedor, la fecha de la evaluación y calificación, el nombre del evaluador, la situación actual del proveedor: Activo, Cierre
Temporal o Cierre Definitivo, de acuerdo a la consulta del portal web de DIGEMID. Finalmente se debe colocar la calificación
obtenida de: APTO o NO APTO.
 Luego, colocar en el Formato: Registro de Evaluación de Proveedores, de acuerdo a cada Item de evaluación, el puntaje
obtenido según el Factor de Medición con su Indicador respectivo, obteniéndose al final un número que está en la escala de
0 a 100 el cual mostrará la calificación del Proveedor.
 Para que un proveedor sea calificado como APTO, deberá alcanzar un puntaje igual o mayor a 75. En caso contrario se debe
calificar como NO APTO.
 Una vez obtenido el puntaje total de la calificación y evaluación de Proveedores, este se derivará al Área o encargado de
Compras para las acciones respectivas.
 En la recepción de productos y/o dispositivos se verificará que no ingrese ninguna compra de proveedores con evaluación y
calificación como NO APTO, que haya sido reportado con anterioridad.

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 Los proveedores calificados como APTO, serán reevaluados periódicamente, con un tiempo máximo de 3 meses a fin de
definir si permanece como proveedor o no de la empresa.

8. CONTROL DE CAMBIOS

No aplica.

9. DOCUMENTO RELACIONADO:

Registro de Evaluación y Calificación de Proveedores

Registro de Proveedores

10. CONTROL DE LECTURA Y/O DISTRIBUCIÓN:

Con mí firma dejo constancia de que en la fecha indicada he leído y entendido el Procedimiento Operativo Estándar POE-BF-07 –

Evaluación y Calificación de Proveedores, Versión: 02.

Fecha de
N° Nombres y Apellidos Cargo / Área Firma
lectura

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