Flujo de Visitas,

la solución
a los quiebres
de stock
Guía: Las nuevas tendencias del retail 2017 1
 5 pasos para
EVITAR QUIEBRES DE STOCK
usando el flujo de visitas
Introducción
El mundo del retail se caracteriza por tener una fuerte estacionalidad. Por
ésto es importante saber cómo sacar el mejor provecho a las buenas
temporadas sin incurrir en costos adicionales por ​ quiebre de stock o
sobre-stock​
.

Existen temporadas en donde algunos productos se popularizan, como día

de la madre, Navidad, cambios de estaciones, etc. Pero pasados estos
periodos, la disposición a comprar de los clientes baja, los productos pasan
de moda y son más difíciles de vender.

Una buena gestión del stock toma en cuenta al menos los datos históricos
de ventas, la sensibilidad al precio y los costos por quiebre de stock y
sobre-stock.

Gestionar el inventario de forma correcta tiene dos beneficios de alto

impacto:

1. Aumento de las utilidades satisfaciendo la demanda con bajos costos

de inventario.
2. Mejora de la experiencia de compra de los clientes minimizando la
probabilidad de un quiebre de stock.

En un mundo perfecto tendríamos toda la información necesaria para

ajustar la oferta con la demanda y así no tener costos por inventario. Sin
embargo, anticipar la demanda es difícil ya que necesitamos saber la
disposición a comprar de los clientes para distintas fechas. ​ Además, las
estimaciones se suelen realizar con datos sesgados que no consideran
anomalías en el proceso de ventas, en particular los quiebres de stock.

1
Para solucionar este problema necesitamos incluir en la estimación de la
demanda datos de ​ visitas y la tasa de conversión ​
que corrijan problemas de
datos faltantes por quiebres de stock.

Para explicar cómo gestionar el inventario usando datos de visitas nos

pondremos en el caso de un local que vende tablas de surf, y
¿Cuántas
tablas de surf hay
responderemos la siguiente pregunta: ​
que comprar para obtener los mejores resultados en la
temporada de verano ?

Para responder esta pregunta seguiremos 5 pasos:

1. Definir una estrategia de ventas
2. Proyectar la demanda
3. Estimar costos de sobre-stock y quiebre de stock
4. Determinar la cantidad óptima de stock
5. Calcular el beneficio

2
Paso 1:
Definir una estrategia de ventas
La gestión del inventario depende de la estrategia de ventas que queramos
implementar, ya que ésta define la interacción del producto con el cliente.
Normalmente se usan 3 estrategias básicas:

1. Aumentar la cantidad de productos a vender.

2. Aumentar el rendimiento o margen por cada cliente.
3. Equilibrar la relación entre el margen y los productos a vender
(combinación entre 1 y 2).

Por ejemplo, si la estrategia es aumentar la cantidad de productos,

esperamos que nuestra empresa haga más promociones, baje los precios y
necesite una mayor cantidad de productos para satisfacer toda la demanda.

En cambio, si nuestra estrategia es mejorar el margen por cliente, debemos

subir los precios por producto, aumentar la fuerza de venta del local y hacer
promociones que agrupen productos para que las personas gasten más en la
tienda.

El enfoque de equilibrio busca obtener el mayor beneficio al menor costo,

por lo que mezcla prácticas de las 2 estrategias anteriores.

En nuestra tienda de surf usaremos la tercera estrategia. ​ Maximizar las

utilidades al vender lo máximo posible y a la vez minimizar los costos por
inventario.

Para simplificar el problema, asumiremos que el precio de venta de cada

tabla de surf es $180.000 y su costo es $110.000. El principal objetivo de la
empresa será, entonces, buscar la cantidad óptima de pedidos de tablas de
surf que reduzca los costos de inventario y sobrestock para aumentar el
margen.

3
Paso 2:
Proyectar la demanda
Una vez definida nuestra estrategia debemos proyectar la demanda de las
tablas de surf para la temporada de verano. Las etapas que seguiremos para
lograrlo son:

1) Calcular las ventas perdidas del año pasado por quiebres de stock.
2) Corregir las ventas del año pasado y encontrar su distribución.
3) Estimar la probabilidad de cumplir con toda la demanda para este año.

1) Calcular las ventas perdidas del año pasado por quiebres de stock

La primera etapa consiste en revisar en cuáles días y horas, del mismo

periodo del año pasado, se produjeron quiebres de stock, y luego corregir el
dato al calcular cuánto hubiésemos vendido sin quiebres de stock. Para ello
definiremos las ​ventas corregidas ​
como:

ventas corregidas = ventas perdidas + ventas históricas

Las ​
ventas históricas son el número de tablas de surf vendidas en el mismo
periodo del año anterior, mientras que las ​
ventas perdidas son las tablas de
surf que dejamos de vender por no tener stock. La siguiente fórmula
muestra cómo calcular el número de ventas perdidas de un producto en las
horas con quiebre de stock.

ventas perdidas = tasa de conversión ∙ # items promedio ∙ ​

número de visitas

Supongamos que la tienda de surf sufrió un quiebre de stock en la última

semana del verano pasado. Sin los datos de venta de esa semana no
podemos hacer una buena proyección de la demanda, pero por suerte

4
tenemos los datos de visitas para corregir la estimación. Usando las
fórmulas indicadas anteriormente se tiene:

ventas perdidas = ​
10% conv. tabla ∙ 1,2 tabla promedio ∙ 200 visitas = 24 tablas

ventas corregidas = ​
24 + 317 = 333 tablas

Es importante destacar que las variables de conversión y número de ítems

promedios son de los periodos ​
con stock.

2) Encontrar la distribución de la demanda con ventas corregidas

Con las ventas corregidas del año pasado, calcularemos las probabilidades
de vender X tablas de surf en un día. Para ello contamos cuántos días
obtuvimos esa cantidad y la dividimos con el total de tablas de surf vendidas
en el periodo (casos favorables/casos totales).

Como consejo: si los datos son muy distintos entre sí, es mejor dividir los
datos en grupos y calcular las probabilidades de que la venta N esté en
cierto grupo.

Con las probabilidades de vender X tablas en un día, simulamos los días del
periodo de verano. Ésto nos entrega las distintas cantidades de ventas de
tablas de surf de todo el verano, y lo sumamos para obtener la estimación
del año pasado.

Siempre es recomendable graficar los datos obtenidos para entenderlos

mejor. Para esto creamos un gráfico de las probabilidades de vender N
tablas de surf si estuviéramos en el verano del año pasado1 (ver figura Nº1).

1
Función distribución en Wikipedia: ​
https://es.wikipedia.org/wiki/Funci%C3%B3n_de_distribuci%C3%B3n

5
 Figura N°1​
: Histograma ventas corregidas año pasado.

Estas probabilidades se comportan de distinta forma según cada

temporada. En la mayoría de los casos estos comportamientos ya se
encuentran estudiados. Para nuestra ventas de tablas de surf observamos
que se aproximan a una ​
distribución normal2 con demanda esperada ( μ ) igual
a 330 unidades.

3) Ajustar demanda para este año

Ahora solo nos falta ajustar las proyecciones de ventas según los resultados
que ha tenido el negocio este año.

Una forma sencilla de hacerlo es midiendo la diferencia porcentual entre las

ventas del año pasado y las de este año para fechas anteriores.

Ajustamos las probabilidades obtenidas multiplicando la diferencia

porcentual con la cantidad de ventas del año pasado la distribución de
ventas para este año.

2
Distribución normal en Wikipedia: ​
https://es.wikipedia.org/wiki/Distribuci%C3%B3n_normal

6
Para el caso de la tienda de surf, obtenemos una distribución que tiene una
demanda esperada ( μ ) de 380 tablas de surf​
, versus la 330 unidades del año
pasado con las ventas corregidas.

Figura Nº2​
: Función de densidad y distribución de ventas proyectadas

La figura 2 muestra la probabilidad de vender (función de densidad) y

satisfacer toda la demanda para distintas unidades (función distribución).

La función de densidad muestra la probabilidad de que la demanda por

tablas de surf sea igual a cierto número, por eso suelen ser probabilidades
bajas. En cambio ​ la función distribución, F(x)​
, muestra la probabilidad de
satisfacer toda la demanda para cierta cantidad. Observamos que a medida
que compramos más tablas de surf, es más probable que logremos
satisfacer toda la demanda.

7
Paso 3:
Estimar los costos de
sobrestock y quiebre de stock
Para gestionar apropiadamente el inventario debemos conocer con
exactitud el costo de quedarse con un producto en bodega y el costo de no
venderlo. Calculando estos costos podemos encontrar hasta qué punto es
conveniente arriesgarse a quedarse con productos inventariados.

Veamos nuestro caso:

La tabla de surf tiene un costo de $110.000 y se vende a $180.000, por lo
que el ​
costo de tener un quiebre de stock​
es:

C osto quiebre de stock = P recio de venta − Costo de adquisición

Caso tienda de surf: ​

$180.000 - $110.000 = $70.000

Por otro lado el costo de sobrestock toma en cuenta el costo que tiene
mantener un activo inventariado y luego tener que venderlo a un precio
menor. En este caso supondremos un ​
costo por sobre-stock de $20.000 por
unidad.

8
Paso 4:
Pedir la cantidad óptima
Para encontrar la cantidad óptima primero tenemos que ver cual es la
relación entre los costos de sobrestock y quiebre de stock. Llamaremos a
esta relación ​
ratio crítico​
.

Con el ​
ratio crítico ​
aseguramos que la última tabla de surf que la tienda
venderá, deja a uno indiferente entre asumir los costos de sobrestock y
quiebre de stock.
costo de quiebre de stock
= costo sobre stock + costo de quiebre de stock
ratio crítico​

Un alto ratio crítico significa que el costo por quiebre de stock es muy
superior al de sobre-stock, por lo que conviene asumir un riesgo de
sobre-stock. Mientras que un bajo valor de ratio crítico es el caso contrario.

Para la tienda de surf tenemos:

ratio crítico = $70.000 /($70.000+$20.000) = 0,78

Ahora es cuando ​ la función distribución, F(x), calculada en el Paso 2​

, toma
importancia. El ratio crítico nos indicó que ​
0,78 es la relación óptima entre
costos de sobre-stock y quiebre de stock, por lo que queremos calcular la
cantidad de tablas de surf que hacen que la ​ probabilidad de satisfacer la
demanda sea igual al ratio crítico​ .

Esto se hace al invertir la función de distribución F(x) y encontrar el valor

óptimo (función cuantil)3.

3
Función cuantil en Wikipedia: ​
https://es.wikipedia.org/wiki/Funci%C3%B3n_cuantil

9
Para nuestra distribución se da el siguiente caso:
F (q*) = 0, 78 → F (0, 78)−1 = 410

Por lo tanto la ​
cantidad óptima de tablas de surf es Q* = 410

La figura 3 ilustra cómo la relación entre el ratio crítico, la demanda y los

beneficios esperados por la última tabla de surf.

Figura 3: relación entre demanda la demanda, beneficios y costos

Observemos con atención la figura 3. Si compramos 410 tablas de surf, la

ganancia y pérdida esperada para la ​ última tabla de surf es la misma.
Comprando una tabla extra existen más probabilidad de sufrir pérdidas por
sobre-stock, y con una tabla menos estoy perdiendo una venta.

10
Paso 5:
Calcular el beneficio
Ya tenemos la cantidad óptima de tablas de surf que necesitamos ordenar,
pero todavía nos falta calcular el beneficio para comparar la conveniencia
de usar nuestra estrategia.

Recordando que con la cantidad óptima de tablas no aseguramos satisfacer

toda la demanda, sino que aseguramos maximizar las utilidades al reducir
costos, por lo tanto hay un costo de oportunidad que no estamos asumiendo
aún, el costo por​pérdidas esperadas​.

Las ​pérdidas esperadas son el potencial número de tablas de surf que

pudimos vender, pero no hicimos porque no teníamos más tablas. Para
calcular las pérdidas esperadas hay que considerar todos los casos posibles
en que la demanda es mayor a la cantidad ordenada4 . Estos casos se
multiplican por sus respectivas probabilidades y luego se suman todos los
resultados.

Ésto es un cálculo complicado, pero por suerte para muchas distribuciones

éstos valores ya se encuentran calculados. Para la distribución de la
demanda de nuestras tablas de surf, ​ la pérdida esperada es de de 40 tablas
si pedimos 410​ . Estas pérdidas se calculan sumando las probabilidades de
que la demanda sea mayor a 410, cada una multiplicada por las unidades
(e.g. 420*0.06).

La figura 4 ilustra cómo se relacionan las pérdidas de ventas esperadas

según la cantidad de órdenes de tablas de surf.

4
Strategy risk, ejemplo con distintas pérdidas esperadas:
www.strategy­at­risk.com/2012/08/22/inventory­management­is­profit­maximization­right­for­you/

11
 Figura N° 4​
: pérdida esperada de tablas de surf

Listo. Ya tenemos todo lo necesario para calcular las ventas y las utilidades
esperadas. Sólo nos queda usar las siguientes fórmulas y terminar el
problema.

(1) ventas esperadas = demanda esperada (μ) − ​

pérdida de ventas esperadas

Caso tienda de surf: ventas esperadas ​

=​
380 - 40 = 340

(2) inventario esperado = cantidad óptima − ​

ventas esperadas

Caso tienda de surf:​ 410 - 340 = 70

inventario esperado =​
​ ​

(3) utilidades esperadas

= margen ∙ ventas esperadas − inventario esperado ∙ costo sobrestock

Caso tienda de surf: utilidades esperadas = ​

($70.000 ∙ 340)- (70 ∙ $20.000) =
$22.400.000

12
Conclusiones
La gestión de inventario es uno de los aspectos más relevantes del retail.
Actualmente existen decenas de métodos que utilizan la información de
transacciones para estimar el stock necesario. Sin embargo, la gran mayoría
de estos métodos consideran sólo las ventas, y no a los potenciales clientes,
por lo que su estimación de stock es limitada.

Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos, es posible medir con

precisión el nivel de demanda. Así es cómo se abre una tremenda
oportunidad de mejorar la gestión de stock.

En este ebook presentamos un método sencillo de 5 pasos para estimar el

stock necesario para un producto y el impacto económico que puede tener.
De esta forma, usando las mediciones de visitas logramos corregir los
errores en la estimación de la demanda.

Llevar a cabo estos 5 pasos pueden mejorar significativamente los

resultados en la gestión de stock. Pero requieren tres herramientas
fundamentales: (1) software de gestión de inventario que permita llevar
registros de los quiebres de stock por producto, (2) Sistemas automáticos
de conteo de personas, y (3) sistema de analítica que permita integrar los
datos y realizar todo el proceso descrito, para cada producto.

13
14
 ¿Quieres
solucionar los
problemas de
stock?
Solucionar stock

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