NORMA DE PREVENCIÓN FECHA :

CONTRA LA SUSTRACCIÓN CÓDIGO : SSP-015

DE BIENES EDICIÓN : Segunda
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INDICE

INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVO
2. CAMPO DE APLICACIÓN
3. VIGENCIA
4. RESPONSABILIDADES
5. DEFINICIONES

5.1 Sustracción

6. PREVENCIÓN

6.1 Seguridad en oficinas

6.2 Vehículos y herramientas
6.3 Áreas de Caja
6.4 Almacenes

7. SUSTRACCIÓN

7.1. Sustracción de bienes en locales de la Telefónica del Perú

7.2. Trámite para el inicio de las investigaciones
7.3 Actuación del Área e Investigación de los hechos

8. APROBACIÓN
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INTRODUCCIÓN

Dentro los aspectos más importantes relacionados con la preservación de los activos de la empresa, se
encuentra el relacionado a las medidas que se tomen para custodiarlo; en tal sentido la presente normativa
contempla las previsiones y actuaciones que deberá adoptar el personal a fin de evitar sustracciones, así
como las acciones que se deberán seguir una vez producida la pérdida.

1. OBJETIVO

Establecer las políticas de prevención contra la sustracción de bienes de la Empresa y/o los que estén bajo
su responsabilidad, así como los lineamientos que deberán seguirse para reportar, investigar y disponer de
los mismos.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Las disposiciones contenidas en la presente norma, son de aplicación a todos los trabajadores de la
Empresa.

3. VIGENCIA
La presente Norma de Prevención Contra la Sustracción de Bienes será aplicada a partir de la fecha,
entrando en vigencia desde el momento de su expedición, anulando cuantas otras se opongan a lo
dispuesto en la presente.

4. RESPONSABILIDADES

DE LA DIRECCION DE SEGURIDAD CORPORATIVA

 Desarrollar e implementar medidas preventivas y programas de protección para otorgar

seguridad y resguardo de los bienes de la Empresa.
 Realizar acciones necesarias de seguimiento en casos de desaparición de bienes, dinero y/o
valores de la Empresa, dentro de sus locales, a fin de deslindar responsabilidades.

 Mantener actualizados los registros de los robos, siniestros, gastos específicos y otros
cuantificados, con sus respectivas causas o motivos y sustentaciones en los casos que
corresponda.

 Exigir que el personal de vigilancia reporte cualquier anormalidad detectada, ya sea de material
y/o personal, a la Dirección de Seguridad Corporativa.

 Deberá remitir toda información a la Dirección asuntos jurídicos, todos los antecedentes sobre la
sustracción, que posibiliten efectuar las gestiones.

DE LA DIRECCION DE AUDITORÍA
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 Revisará, a solicitud de la Alta Dirección, el cumplimiento de la norma en cuanto a las

responsabilidades definidas para cada una de las Gerencias que tengan injerencia con la referida
norma.

AREA DE SEGUROS CORPORATIVO

 A través del Área de Seguros asesorar a las áreas afectadas sobre los requisitos necesarios, para
formular los reclamos que se determinen ante las Cías. de Seguros, de acuerdo a los
requerimientos y exigencias de las pólizas respectivas.

DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

 Sancionará de acuerdo a lo prescrito en el Reglamento Interno de Trabajo, cualquier acto o

hecho que infrinja la referida norma.

DE LA DIRECCION ASUNTOS JURIDICOS

 Gestionará la prosecución de las investigaciones policiales y/o judiciales que sean aplicables,
con el fin de concluir y esclarecer los procesos.
 Se encargará de realizar las gestiones a nivel policial o judicial que resulten necesarias con la
finalidad de establecer los hechos que determinan las responsabilidades correspondientes.

DE LOS RESPONSABLES DE LAS ÁREAS

 Cumplir y hacer cumplir al personal de su área con lo dispuesto en el presente documento

normativo. De no darse el caso, los Jefes de Área y/o personal designado serán responsables por
negligencia; siendo en este caso la Dirección de Recursos Humanos la que dictaminará las
sanciones y/o resarcimiento a que hubiere lugar.

DEL TRABAJADOR

 Cautelar los bienes de trabajo asignados a su persona o a la dependencia en que labora, siendo
responsable de los mismos en conformidad con el Reglamento Interno de Trabajo.

5. DEFINICIÓN

5.1 SUSTRACCIÓN

 Toda apropiación de bienes o servicios de la empresa que sea consumada o frustrada y con
prescindencia del valor de los mismos

6. PREVENCIÓN

6.1 SEGURIDAD EN OFICINAS

 Ningún trabajador deberá guardar dentro de las instalaciones de la Empresa, bienes sea cual
fuese su naturaleza de propiedad personal, por cuya pérdida no se hará responsable la Empresa.
 Todo trabajador cualquiera sea el cargo que desempeñe, concordante con el Reglamento Interno
de Trabajo esta obligado a cautelar los bienes de la Empresa asignados a él o a la dependencia
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donde labora; por lo que tendrá que adoptar las medidas de seguridad correspondientes,
asumiendo en caso contrario, la responsabilidad por la pérdida.

 Durante las ausencias del personal los útiles de oficina y documentos importantes, deberán ser
ubicados en el respectivo mueble escogido para este fin y bajo llave, debiéndose preverse que
una persona se quede por área y por turno en los casos el área tenga libre acceso de personal
ajeno a la misma (refrigerio, reuniones de trabajo, etc.)

 Cada responsable de área deberá contar con un inventario de los equipos de oficina, copia de la
cual obrará en la oficina de su Jefe inmediato. Esta relación deberá ser confrontada con los
equipos por lo menos una vez al mes por el trabajador a quien le ha sido asignado el bien y
semestralmente por el Jefe inmediato.

 Todo trabajador que notase alguna violación de puertas y/o muebles, deberá avisar a su Jefe
inmediato y al área administrativa (si es que hubiere) para que coordine con la Dirección de
Seguridad Corporativa, las acciones correspondientes, tratando de no alterar el estado en que se
encuentren las cosas y de no tocarlas hasta que el Encargado de Seguridad del edificio o el
Encargado de Seguridad Zonal, según sea el caso, efectúen las investigaciones.

 Al término de la jornada laboral, los equipos de oficina de valor cuyas dimensiones lo permitan
deberán ser guardados en depósito, closet o armario con cerraduras que garanticen su seguridad
y/o con los medios que para tal efecto proporcione la Empresa.

 Las áreas de la Empresa que observen desperfectos o carencia de chapas, cerraduras o cerrojos
que garanticen la seguridad en sus ambientes o muebles, deberán gestionar ante las áreas
pertinentes la reparación o instalación de las mismas, informando al personal de la Dirección
Seguridad Corporativa si la situación presentada requiere asesoramiento u apoyo.

 Todo trabajador al momento de salir de comisión / vacaciones / licencia, deberá entregar a su

jefe inmediato los activos a su cargo, para la designación de otro personal que se haga cargo
hasta el retorno del titular.

 Los activos de poco uso o que se encuentren depositados en ambientes destinados para oficinas o
áreas de trabajo, deberán ser objeto de inventario en forma periódica a fin de determinar la
conformidad de su existencia física y/u operatividad.

 Es responsabilidad del jefe del área establecer la política de manejo de llaves de los diferentes
ambientes de trabajo a su cargo, debiendo contar con el cuadro de asignación para los efectos de
control, estando prohibido la entrega a personal contratista o terceros.

6.2 VEHÍCULOS Y HERRAMIENTAS

 El supervisor inmediato de los trabajadores usuarios de vehículos, efectuará inspecciones

periódicas a los vehículos en los que existan cajas y cajones porta - herramientas, escaleras y
equipos de seguridad, comparando el contenido de ellos con los inventarios correspondientes.
 Todo vehículo de la Empresa o particular será revisado, tanto al ingresar como al salir de los
locales, por el vigilante de servicio del local, de acuerdo a las instrucciones dadas para dicho fin.

 El préstamo o cambio de herramientas, deberá ser autorizado por escrito, por el Jefe inmediato
de los trabajadores interesados y con conocimiento de su Área Administrativa (si es que
hubiera).
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 Las herramientas o equipos inoperativos, no deberán permanecer en los vehículos, cajas o

cajones de herramientas; deberán ser devueltos a los almacenes, de acuerdo a procedimientos
que deberán estar establecidos.

 No deberán quedar en vehículos herramientas, equipos u documentos de valor si las condiciones

de seguridad tanto del vehículo como del lugar de parqueo no son seguras. Al término de la
jornada laboral los activos de valor deberán ser retirados de los vehículos. En los casos que por
necesidades propias de las labores del área estos activos deban permanecer en los vehículos y
sean parqueados dentro de las instalaciones de la Empresa, se informará al personal de vigilancia
del local a fin que se tomen las previsiones de seguridad necesarias.

6.3 ÁREAS DE CAJA

 Los servicios de Caja deberán contar con las medidas de seguridad apropiadas: recinto cerrado,
acceso restringido al personal de la Empresa, caja fuerte fuera de la vista y acceso de terceros.
 La atención al personal de la Empresa o público, se hará a través de las ventanillas de atención,
las que deberán estar protegidas por láminas anti - impacto y por sistema de seguridad con
pulsador que al ser accionado, la señal sea vista en la vigilancia del edificio y/o Centro de
Recepción de Alarmas y Teleservicios, la que comunicará del hecho inmediatamente a la
Delegación Policial competente.

 En caso de ocurrir un robo u asalto, el personal no deberá actuar en forma riesgosa, adoptará una
actitud pasiva, procurando pulsar discretamente la alarma. El vigilante de servicio del local en
estos casos procederá de acuerdo a sus consignas evitando poner en riesgo la integridad física de
los trabajadores y público en general.

 En todos los lugares donde se hacen efectivos los pagos o cobros en forma ordinaria, habrá una
caja fuerte, de acuerdo al flujo de dinero diario y/o semanal.

 Se recomienda que toda caja fuerte tenga como mínimo, doble sistema de cierre incorporado,
que podrá ser una chapa y un sistema clave.

 El acceso a las cajas fuertes deberá ser restringido a un máximo de tres (3) personas, y/o a lo
dispuesto por el área de Seguros.

 En los recintos que albergan más de una caja fuerte, es recomendable que no ingrese una persona
sin estar acompañada.

 El transporte de dinero de los locales de la Empresa hacia las entidades financieras deberá
efectuarse a través de servicios especializados con el resguardo correspondiente, debiendo este
transporte de dinero efectuarse por lo menos dos veces al día si la recaudación es elevada,
previendo que el total del dinero sea transportado hacia las entidades financieras en forma diaria.

 Queda establecido que para manejar una Caja, el personal deberá de conocer como actuar en
caso de robo o asalto.

6.4 ALMACENES
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 Los almacenes de la empresa deberán contar con los medios o dispositivos de seguridad
necesarios que garanticen la preservación de los activos almacenados, para cuyo efecto se deberá
coordinar con la Dirección Seguridad Corporativa.
 El Jefe de Almacén, deberá efectuar inspecciones periódicas y pruebas de los sistemas o
componentes de seguridad (chapas, cerraduras, sensores, etc.) debiendo gestionar la reparación
de los mismos en los casos que se detecten fallas.

 Las Área de la empresa que por motivos propios de las funciones que efectúa, condicionan
ambientes para el depósito o almacenaje de activos, deberán informarlo a la Dirección Seguridad
Corporativa, de manera que se evalúe las condiciones del ambiente y el área usuaria gestione las
medidas de seguridad necesarias.

 En aquellos depósitos o almacenes que manejen internamente las áreas de la Empresa, se

designará un responsable del mismo, el cual deberá llevar un registro sobre el ingreso o salida de
activos, efectuando al menos dos veces por semana una verificación de los bienes en custodia,
debiendo así mismo verificar que los dispositivos de seguridad instalados (chapas, cerraduras,
etc.) funcionen correctamente.

 En los casos referidos a muebles designados para el almacenaje de equipos y/o útiles de oficina,
se actuará conforme al punto anterior

 Cuando el responsable a cargo se tenga que ausentar por periodos prolongados (vacaciones,
comisión, licencias etc.), entregará con cargo al Jefe Inmediato la relación de activos que quedan
en el almacén, deposito u muebles designados para tal fin, debiéndose designar otro encargado
que cumpla con las mismas obligaciones.

7. SUSTRACCIÓN

7.1 SUSTRACCIÓN DE BIENES EN LOS LOCALES DE TELEFÓNICA DEL PERÚ

 La Dirección Seguridad Corporativa es la encargada de realizar la investigación correspondiente.

El resultado de las investigaciones determinará las acciones que tomen las áreas afectadas en el
recupero del bien.

7.2 TRÁMITES PARA EL INICIO DE LAS INVESTIGACIONES

 Las áreas afectadas por la sustracción de sus bienes, o aquellas áreas que transitoriamente lo
tengan bajo su custodia o en uso, serán las encargadas de gestionar los trámites para la
investigación correspondiente y recupero del bien; acciones que estarán a cargo del área
Administrativa y el trabajador involucrado, remitiendo la documentación detallada sobre los
hechos al área de competencia, de acuerdo a lo indicado en el punto 4.1. El Jefe inmediato del
trabajador involucrado será el responsable de efectuar el seguimiento a las gestiones. En el caso
que el área afectada no cuente con Área Administrativa el Jefe Inmediato tomará las acciones de
acuerdo a los puntos indicados anteriormente.
 El personal que haya tenido bajo su custodia el bien y/o funcionario del área afectada será el
encargado de efectuar las denuncia policial, copia de la cual deberá ser adjuntada en el informe
que se eleve a la Dirección Seguridad Corporativa

7.3 ACTUACIÓN DEL ÁREA E INVESTIGACIÓN DE LOS HECHOS

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7.3.1. Si la pérdida de dinero u otros bienes de propiedad de la Empresa ocurriera en los locales o
edificios de la Empresa, el trabajador involucrado o el responsable del área agraviada deberá comunicar
de inmediato y por escrito el hecho a su jefe y éste de la misma forma, a la Dirección Seguridad
Corporativa quien dispondrá el inicio de las investigaciones correspondientes.

 El área agraviada comunicará al Área de Seguros, la ocurrencia, a través del módulo de Seguros,
dentro de las 24 horas de sucedido el siniestro indicando el monto aproximado del daño
ocasionado a fin de que proceda a dar aviso a la Compañía de Seguros.
 El Área de Seguros indicará al área afectada los requisitos necesarios para la evaluación del
siniestro, y a la Dirección asuntos Jurídicos en los casos que sea necesario la asesoría y
representación ante las autoridades policiales y/o judiciales.

 Es necesario mencionar que el informe del trabajador involucrado o del responsable del área
deberá indicar en forma detallada las circunstancias en que ocurrió el hecho, hora, lugar, fecha,
descripción del bien ( marca, modelo, N° de serie, N° inventario, valor estimado y otras
características), así como otros detalles de interés. A fin de informar en forma inmediata sobre
un bien sustraído, el cual será remitido a la Dirección de Seguridad Corporativa; este informe
preliminar no reemplazara la remisión del informe pormenorizado de los hechos que deberá ser
remitido dentro de las 24 horas.

 La Dirección de Seguridad Corporativa basado en el informe de la ocurrencia (remitida por el

área afectada) y resultado de investigaciones, pondrá en conocimiento para acciones
correspondientes a las siguientes áreas:

 Al Área de Seguros.
 A la Dirección de Compras y Administración para las bajas correspondientes.
 A la Dirección asuntos jurídicos
 A la Dirección de Auditoria

7.3.2 La Dirección de Seguridad Corporativa en los casos que no interviene la Policía Nacional, o con la
información que ésta proporcione al respecto, podrá establecer la responsabilidad por la sustracción de los
bienes materia de la investigación y actuará conforme a los siguientes casos:

 Si después de presentados los informes de las respectivas áreas se encuentra involucrado

personal propio o contratado de Telefónica del Perú, la Dirección de Seguridad Corporativa,
emitirá un informe a la Dirección de Recursos Humanos y Área de Seguros acompañando toda la
información incluido los descargos para que tomen la acción correspondiente con conocimiento
al área afectada.
 Si la responsabilidad recae en el Sistema de Vigilancia, La Dirección de Seguridad Corporativa
iniciará las gestiones para efectivizar las penalidades que se encuentran pactadas en los contratos
de servicios de las empresas que prestan vigilancia privada en los locales de la Empresa,
cualquier consulta que se suscite respecto a la aplicación de las penalidades se tendrá que
efectuar a la Dirección asuntos jurídicos y/o Dirección de Compras y Administración.

 En los casos que estén implicados personal de contratistas que efectúen sus labores en las
instalaciones de la Empresa (limpieza, mantenimiento de equipos y muebles, mensajería, etc.) La
Dirección de Seguridad Corporativa investigará, evaluará y establecerá en quien recae la
responsabilidad del acto cometido en la desaparición del bien, informando al responsable de la
Gerencia de Gestión de Terceros. Las áreas afectadas conforme al resultado de la investigaciones
efectuarán las gestiones para el recupero del bien, con observancia del procedimiento definido en
el numeral 7.3.1. de la presente norma.
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 Si la responsabilidad recae en personal no considerado en los párrafos anteriores, La Dirección

de Seguridad Corporativa en coordinación con la Dirección asuntos jurídicos tomarán las
acciones pertinentes dentro del procedimiento establecido en el numeral 7.3.1. de la presente
norma. El área afectada realizará el seguimiento del caso y coordinará con el Área de Seguros
para que inicie el recupero del bien.

7.3.3 Todo trabajador de la Empresa cautelará e implementará las medidas de seguridad y protección para
los bienes que se conduzcan o empleen fuera de los locales de la Empresa en concordancia con el
Reglamento Interno de Trabajo y con las disposiciones generadas por la Empresa para su tratamiento y
conservación.

 Si la ocurrencia de sustracción de bienes de propiedad de la Empresa se produjera fuera de los

locales o edificios de la Empresa, el trabajador o responsable del área afectada informará la
ocurrencia del hecho a su jefe inmediato, quien a su vez informará a la Dirección de Seguridad
Corporativa y al Área de Seguros para que asesore en los requisitos que exige el recupero del
bien e inicie el proceso del recupero.
 Así mismo el área afectada comunicará a la Dirección o Gerencia de la cual depende
orgánicamente según estructura vigente, para que a través del personal que ésta designe se
efectúe el seguimiento de la investigación que por naturaleza deberá ser realizada por la PNP, si
el caso lo amerita.

7.3.4 La Dirección de Recursos Humanos en base a lo resuelto por la investigación efectuada por la
Dirección de Seguridad Corporativa y/o Policía Nacional, deberá tomar las medidas disciplinarias del
caso.

8. APROBACIÓN