1.1.1.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán

comercializados por le empresa.

1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes

variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:

Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas de compra o remisiones.

1.7 RIESGOS:

 Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación.

 Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los costos de compras.

 Verificación de precio de negociación con proveedor.
 Proveedores certificados.
 Revisión de las facturas y mercancía comprada.

1
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

COMPRA Código:

Nº Área
Procedimiento Responsable
Orden Responsable

Determinar productos a
1 Administrativa Subgerente
comprar

2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente

Pedido de mercancía a
3 Administrativa Subgerente
proveedores

2
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.

1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite

direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que
realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de

productos a comprar.

1.7 LIMITES

PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de

mercancía existente.

PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a

comprar.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de productos a comprar y cantidad.

1.9 RIESGOS:

 Información de stocks de mercancía desactualizado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información.

1.11 OBSERVACIONES.

3
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código:
DETERMINAR PRODUCTOS A Página
COMPRAR

Frecuencia
Actividad Responsable Área
N° D S M O

Recibir información de los

1 Subgerente Administrativa X
stocks de mercancía

Consultar información de las

2 Subgerente Administrativa X
ventas efectuadas

Revisar o chequear la
3 Subgerente Administrativa X
información

Calcular las cantidades

4 Subgerente Administrativa X
existentes de cada producto

Determinar la rotación de los

5 Subgerente Administrativa X
productos

6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X

Analizar si la cantidad es la
7 establecida como punto de Subgerente Administrativa X
reorden

Establecer la cantidad a
8 Subgerente Administrativa X
comprar

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B

4
 MANUAL DE FUNCIONES.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Cargo: Gerente
Área: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO

Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de
todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que
proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES

1. Desempeñarse como representante legal de la empresa.

2. Direccionar y administrar la compañía.
3. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas
generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa.
4. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de
Accionistas y de la Junta Directiva.
5. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administración
de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime
conveniente.
6. Aprobar y realizar la contratación de personal.
7. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas.
8. Determinar el orden de pago a proveedores.
9. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
10. Tomar decisiones.
11. Implementar las políticas de la empresa.
12. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación
estratégica.
13. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
14. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la
compañía.
15. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía.
16. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio,
dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo
exija.
17. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados
financieros e informes sobre la situación financiera de la empresa.
18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la
compañía.

IV. COMPETENCIAS LABORALES

 PERSONALES  INTERPERSONALES
 Aptitud ante las reglas  Atención, trato y respeto hacia
 Aptitud frente al cambio los demás
 Autocontrol y estabilidad emocional.  Colaboración
 Honestidad e integridad  Comunicación escrita

5
 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Cargo: Gerente
Área: Administrativa
 Motivación  Comunicación oral
 Orientación a los resultados  Liderazgo
 Reacción ante problemas  Manejo de conflictos
 Responsabilidad  Relación con compañeros
 Trabajo en equipo

 INTELECTUALES  ORGANIZACIONALES
 Capacidad de aprendizaje  Control
 Capacitación  Comportamiento
 Creatividad  Cuidado y protección
 Solución de problemas  Manejo de la información
 Toma de decisiones  Planteamiento de estrategias
 Resultados y medioambiente
de trabajo

V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,

compromiso, planteamiento de objetivos, diseño y puesta en marcha de estrategias, fijación de
metas y la verificación del alcance de estas.

VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Manejar temas relacionados con todas las áreas de la empresa y los objetivos que cada una debe
alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de administración de
personal; conocimientos en planeación estratégica.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia

Contar con educación de nivel superior en Mínimo dos años de experiencia en

Economía, Administración de empresas, empresas del mismo sector o en labores
Ingeniería Industrial o carreras afines. afines al cargo.

VIII. ADIESTRAMIENTO

Requiere mínimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse con las
actividades que implica su cargo.

6
137
PROCESO: VENTAS

PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE

INICIO

Elegir sector o población

objetivo

Armar plan de trabajo

SI Visita fuera NO
de la ciudad?

Determinar número
Programar Visita
de días
local

Solicitar autorización
salida de la empresa

Autorización del Plan de

Trabajo (visitas)

FIN

138
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES

INICIO

Desplazarse a la zona o lugar

determinado

Visita fuera
de la ciudad?

Iniciar viaje entre las Salir de la empresa a

6:30 y 7 de la mañana mitad de la mañana

NO SI
Cliente
antiguo?

Buscar persona que Recordar al cliente

pueda tomar los productos y
decisión de compra servicios ofrecidos
por la empresa
Identificarse con
nombre propio y de
la empresa

Brindar información
de los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa

Obtener información de
productos necesitados

Tomar datos del cliente

Cotizar productos

SI
Realizará NO
pedido?
Anotar productos y Ponerse a disposición del
cantidades cliente

Diligenciar Planilla de Visita

139
FIN
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)

INICIO

Recibir visita del cliente

Entablar comunicación

Determinar que
productos requiere

Ingresar al software

Consultar disponibilidad
del producto(s)

NO SI
Productos
disponibles?

Cotizar producto

Informar al Informar el valor

cliente al cliente

SI
Algo más?

NO

NO SI
Efectuará la
compra?

Facturar o
remisionar

Entregar factura o
remisión al cliente

Indicar ubicación de
caja (para pago) y de
despacho (para
entrega de productos)

140
FIN
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS

INICIO

Establecer ubicación del

Asesor Comercial

SI NO
Está en la
empresa?

Ingresar al Comunicarse a la
software empresa

Consultar los Indagar por la

requerimientos del existencia del
cliente producto(s)

Consultar lista de precios

Confrontar información del

sistema con la de la lista de
precios

SI Productos NO
disponibles en
bodega?

Productos NO Informar al
disponibles en
cliente
otra sucursal?

SI

Establecer cantidad existente

FIN

141
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA TÉCNICA

INICIO

Definir tipo de obra para la

que el cliente requiere el
material

Determinar clase de asesoría

SI Asesoría NO

Básica?

SI Asesoría NO

especializada?
Establecer los
productos que Solicitar Tramitar asesoría
más se ajustan a colaboración a la muy especializada
la necesidad del Ingeniera Civil de con el proveedor
cliente la empresa

Describir las Realizar estudio de

especificaciones los requerimientos Acompañar la
del material del cliente y/o asesoría
planos de la obra

Explicar al
cliente las
ventajas del Indicar el
producto(s) producto(s) que
se ajusta(n) a la
obra

Efectuar
despiece del
producto

Interpretar
cartilla

Establecer satisfacción de la
necesidad del cliente

142
FIN
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES

INICIO

Estudiar nota de los

productos requeridos
por el cliente

Consultar lista de
precios y descuentos

Calcular valor del

producto(s)

SI Requiere NO
informe

Ingresar al software

Diligenciar formato de Informar al cliente

cotización del sistema o telefónicamente o en
personalizado persona
referenciando producto,
cantidad y valor

Imprimir cotización

Enviar documento vía fax

o entregar personalmente
(oficina u
obra del cliente)

FIN

143
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES

INICIO

Comunicarse con el cliente

Determinar consideración sobre

la cotización

SI NO
Realizará
pedido?

Tomar datos del Establecer razón

pedido

Conocer de otras
cotizaciones

Consultar precios y
descuentos límites
para la
mercancía

SI Cotizar
Es posible
recotizar? nuevamente

NO

Ponerse a
disposición
del cliente

FIN

144
PROCEDIMIENTO: PEDIDO

INICIO

Tomar datos del producto y

cliente

Consultar disponibilidad y
existencia de mercancía en
bodega

Consultar lista de precios

Diligenciar formato de pedido

con datos del cliente y cálculos
efectuados

Revisar que los datos estén

completos y correctos

NO Realizar
Está bien?
correcciones

SI

Solicitar autorización de
Cartera y Comercial

NO Informar al
Aprobado?
cliente

SI

Pasar formato de pedido a

despacho

145
 1

Solicitar programación de la
entrega de pedido

SI Mercancía NO
existente en

Facturar pedido Remisionar

pedido

Informar al cliente la fecha de

entrega de la mercancía

Realizar seguimiento al despacho

FIN

146
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE MERCANCÍA

INICIO

Calcular valor total de la venta

Ingresar al software

Revisar # de factura para no

saltar consecutivo

Establecer tipo de venta

SI NO
Contado?

SI NO
Facturación Crédito?
Contado
Facturación Con anticipo
Crédito

Verificar concordancia de
precio y descuento

NO
Es correcto? Corregir

SI

Buscar dispositivo de salida

Imprimir factura

Corroborar datos de la factura

SI NO
Error en
facturación?
Anular factura Entregar factura
al cliente

147
FIN
PROCEDIMIENTO: ANULACIÓN DE FACTURA

INICIO

Recibir petición de Cajera o

Asesor Comercial junto con la
factura a anular

SI NO
Factura venta
de contado?

Revisar que la factura se Revisar que la factura se

encuentre completa (4 encuentre completa (3 hojas)
hojas) y que no tenga y que no tenga
sello de entregado sello de entregado

Analizar las facturas y la

anotación de la observación de
la razón de la anulación

Confirmar la apreciación de la
observación

Ingresar al sistema para

efectuar la anulación

Habilitar la factura (ingresar a

la factura con su #)

Recorrer la factura

Adicionar a la factura la
observación de la anulación y
la razón de la misma

Colocar sello de anulada a la

factura física

Archivar las facturas

anuladas

148
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CONTADO

INICIO

Consultar existencia del cliente

en el sistema

SI NO
Existe?

Solicitar información
al cliente

Digitar información
en el sistema

Confirmar datos

NO Efectuar
Datos
correctos? modificaciones

SI

Anexar la información de la
mercancía (referencia,
cantidad y valor)

NO
SI
Compra
representativa?
Grabar información
del cliente en el
sistema

Revisar # factura
confrontando con el sistema

FIN

149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN CRÉDITO

INICIO

Consultar formato de pedido

Digitar información de pedido

Verificar los datos del cliente y

del pedido

NO Corregir
Datos
correctos? datos

SI

FIN

PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE ANTICIPO DE PAGO

INICIO

Solicitar revisión y autorización

comercial y cartera

Elaborar formato de pedido

proforma describiendo
detalladamente los artículos,
cantidad, precio y datos del

Digitar información del cliente y

productos comprados

Solicitar revisión y autorización

comercial y cartera

Realizar facturación parcial a

un (1) día

FIN
150
PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE MERCANCÍA

INICIO

Tomar pedido de producto y

cantidad

Solicitar a Auxiliar de Inventario

la elaboración de la remisión
facilitándole la información del
cliente, producto y cantidad

Elaborar remisión de
mercancía diligenciando
formato del sistema

Verificar consecutividad de la
remisión

Buscar dispositivo de salida

Imprimir remisión (4 hojas)

Relacionar la remisión en el
cuaderno de remisiones,
llenando las dos primeras
casillas (# remisión, nombre
del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura

Archivar una copia de la

remisión y entregar las demás
a Asesor Comercial

Recibir remisión y entregar al

cliente

FIN

151
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO

INICIO

Consultar compras de los

clientes

Consultar con despacho

fecha de entrega de la
mercancía al cliente

Establecer etapa del despacho

NO SI
Ya se realizó
entrega?

Comunicarse o Comunicarse
recibir llamada con el cliente
del cliente

Informar al SI NO
Alguna
cliente etapa del observación?
despacho
Determinar tipo
de inconveniente

Ayudar a resolver o
participar en la
solución

Establecer satisfacción del

cliente

FIN

152
PROCESO: METAS DE VENTAS
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN INFORME DE VENTAS

INICIO

Ingresar al sistema

Verificar que el personal de

ventas no se encuentre
utilizando el sistema

Diligenciar y adicionar datos

requeridos

Consultar información
general de las ventas

Establecer frecuencia de
presentación

SI NO
Informe
diario?

Seleccionar datos de Seleccionar ventas

ventas Acumulada del por vendedor, cliente,
día y acumulada del línea, costo y
mes acumulada del

Verificar la información

NO
Información
correcta?

SI

Imprimir listados de ventas

FIN

153
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS

INICIO

Recepción informe de ventas

Analizar las estadísticas de

ventas

Determinar la rotación
de los productos
1

Resaltar o señalar los datos

más relevantes SI NO
Se lograron
las metas?
Confrontar y verificar la Establecer
información impresa con la razones
registrada en el sistema

Replantear
NO Establecer las estrategias
Información
correcta? diferencias y la
razón de estas
SI
Consolidar la información
Conocer las estrategias
desarrolladas Tomar nota de las ventas totales

Estudiar y analizar los logros

alcanzados Informar a Gerencia el nivel de
ventas logrados

Determinar alcance de las

estrategias
FIN

154
PROCEDIMIENTO: FIJACIÓN META DE VENTAS

INICIO

Revisión de la información de
ventas del mes anterior

Analizar la información

Calcular el promedio de venta

general

Consultar las políticas de la

empresa

Conocer el comportamiento del

sector (mercado)

Realizar las proyecciones de

ventas

Definir y revisar las metas

fijadas

Establecer el monto mínimo que

debe facturar cada Asesor

Realizar reunión del Área

Comercial

Informar las meta de ventas a

alcanzar a los integrantes del
Área Comercial

FIN

155
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS

INICIO

Reunión Área Comercial

Reportar las visitas a los

clientes y los negocios
pactados

Análisis de las ventas de cada

Asesor Comercial

Comparar las ventas

realizadas con la meta
establecida

Conocer las estrategias

desarrolladas

SI Se NO
alcanzarán

Replantear las
estrategias

Establecer el alcance de la meta

de ventas

FIN

156
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA

PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA

INICIO

Ingresar al sistema por

Cartera

Consultar la información de
cartera de clientes

Analizar la información

Establecer estado del

cliente

SI NO
Cartera
vencida?

Relacionar clientes

Filtrar la información
por Asesor Comercial

Generar los listados de

clientes

Imprimir listados

FIN

157
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA

INICIO

Consultar listados de
cartera vencida

Establecer días de
vencimiento del cliente

SI NO
Mayor a 10
días?

Reunión con
Asesores Entregar listados a
Comerciales mensajero

Entregar listados

Recibir listados de
cartera vencida

Guardar copia de las

listas de cartera
vencida entregadas

FIN

158
PROCEDIMIENTO: COBRO

INICIO

Consultar y analizar los

listados de cartera vencida

Resaltar los pagos recibidos

Establecer comunicación con el

cliente

SI Cobro NO
presencial?

Solicitar a cartera elaboración

circular o carta de cobro
Comunicarse
Elaboración carta de cobro telefónicamente

Recibir documento de respaldo

Recordar al cliente
monto, fecha de pago de
Desplazarse a la oficina del su obligación con la
cliente empresa y días de

Entregar al cliente la circular o

carta de cobro Solicitar cancelación
del compromiso

SI Requiere NO
explicación?

Revisar con el
cliente el saldo
adeudado

Hacer firmar al cliente copia del

documento

Fijar compromiso y fecha de

pago

Entregar copia de la circular o

carta a Director de Cartera

159
FIN
PROCEDIMIENTO: RECAUDO

INICIO

Establecer comunicación
telefónica con el cliente

SI
NO Cobro
presencial?

Regresar a la empresa

Recibir el pago en efectivo o

cheque

SI NO
Mucho
dinero?

Regresar a la empresa Comunicarse con Cajera o

Auxiliar Contable

Dirigirse a caja Indicar la cuantía

Recibir indicación de cuenta y

banco
Entregar dinero o cheque
Desplazarse al banco

Diligenciar formato de
consignación

Realizar consignación

Presentar y entregar recibo de

consignación a cajera de la
empresa

Elaborar recibo de caja, firmar y

colocar sello de cancelado

Enviar o entregar recibo de

cancelación al cliente

FIN 160
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO

INICIO

Reunión de Cartera y
Comercial (Asesores
comerciales)

Recibir información del

avance de cobro y
recaudo

Preguntar y recibir las

observaciones del
Asesor

Confrontar la información
actual con la anterior

FIN

161
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE

INICIO

Recibir copia de
consignación

Establecer a que cliente

corresponde

Consultar con
NO
Se identificó? Asesores
Comerciales
SI

Diligenciar Planilla de
consignaciones

Consultar consignaciones de los

clientes en los bancos

Confrontar información de
planilla de consignaciones y
bancos

Confirmada la NO

consignación?

SI

Ingresar todas las

consignaciones al sistema

Aplicar la consignación a la
factura del cliente

Elaborar recibo de caja para

cancelar la factura

FIN
162
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES

INICIO

Consulta de saldos en bancos

Consultar las consignaciones

realizadas a favor de la
empresa

Establecer en que ciudad se

realizó la consignación

Recibir del Director de

Cartera la Planilla de
consignaciones

Confrontar la información de la
Planilla de consignaciones con
la obtenida de los
bancos

SI Confirmada la NO

consignación?

Marcar o señalar Tratar de establecer a que

en la Planilla cliente pertenece la
consignación

Consultar con vendedores

y/o Director de Cartera las
consignaciones que no
aparecen en la planilla,
informándoles el valor
consignado y el banco

Dirigir carta al banco

solicitando copia de la
consignación

1 2
163
 Cuando han pasado
muchos días y no se sabe
1 1 de quien es el dinero:
elaborar recibo de caja
para enviar
dinero para anticipo

Se logro Elaborar recibo

NO de caja y enviar
establecer quien
realizó la para anticipo de
consignación? clientes

SI

Anotar la información en la
planilla de consignaciones

FIN

164
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓN DE LISTADOS DE CARTERA

INICIO

Recibir solicitud de la
información y/o hacerlo
cuando el desempeño del
cargo lo exija

Ingresar al sistema y
consultar la información

Filtrar la información según el

listado requerido:

 Estado de cuenta
 Análisis de vencimientos
 Circularizaciones
 Libros auxiliares
 Relación de recaudos
 Otros

Imprimir documento(s)

Entregar o enviar
documento(s) o listado a la
persona solicitante o a
Asesores Comerciales

FIN

165
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA

PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE LOS VEHÍCULOS DE LA

EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCÍA

INICIO

Recibir las facturas, formato de

pedido y remisiones

Consultar la información
contenida en el documento

Analizar la información

Identificar y ubicar las obras o

direcciones de los clientes

Zonificar la entrega
Según el material, tipo de
producto, tamaño de los
artículos, volumen de
Priorizar la entrega de la compra, requerimientos del
mercancía cliente, facilidad,
ubicación, etc.

Archivar NO Se requiere
documento entregar?

SI

Diligenciar Planilla de Horario

anotando e indicando el orden de
las entregas a realizar

Entregar la Planilla de
Horario a Conductores del
empresa

166
 1

Consultar la ruta
programada con los
conductores

Recibir observaciones de los

conductores

NO La ruta SI
requiere
ajuste?

Realizar ajustes

Entregar las facturas o

remisiones a los Auxiliares
de Bodega en el orden de
entrega de la mercancía

FIN

167
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO

INICIO

Recibir facturas o
remisiones

Consultar información
contenida en el
documento

Analizar información

Programar las acciones a

seguir

Ejecutar las acciones

FIN

168
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS
PRODUCTOS EN LOS VEHÍCULOS

INICIO

Consultar las facturas o

remisiones

Determinar productos y
cantidades a despachar

Programar el cargue del

vehículo

Tener presente el volumen,

calidad, fragilidad o resistencia
de los productos

NO SI
Vehículo de
la empresa?

Planear el cargue en el
orden contrario en el
Establecer contacto que fueron entregadas
con el cliente las facturas o
remisiones

Idear la distribución
de la mercancía en el
planchón del

Establecer ubicación en
bodega

FIN

169
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCÍA A DESPACHAR

INICIO

Ubicar productos en bodega y

seleccionarlos

Verificar los productos

seleccionados

NO
Producto
correcto?

SI

Tomar producto de su sitio de

almacenamiento

SI NO
Requiere
corte?
NO
SI Debe
pesarse?

Consultar Colocar en
SI NO
dimensión báscula Mejorar
ubicación?
Transportar
Buscar Determinar peso productos
herramienta

Ubicarlo en un
Realizar corte Adjuntar tiquete de lugar más próximo
pesio al producto a la
salida

Productos listos para el

cargue

FIN
170
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCÍA AL VEHÍCULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE

INICIO

Ubicar los productos

Verificar referencia de los

productos y la cantidad a
cargar

NO
Producto
correcto?

SI
1

Tomar y levantar la Establecer cuantía de

mercancía productos cargados

Ir contando los productos a Consultar facturas o

medida que sean cargados remisiones para verificar
productos y cantidades
cargadas

SI Requiere NO
marcación?
Se cargaron NO
todos los
Marcar productos?
productos con
pintura
SI

Solicitar la verificación de la
Transportar los productos hasta mercancía cargada y
el vehículo autorización de salida del
vehículo

Ubicar o arrumar los FIN

productos en el vehículo

171
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIÓN DEL CARGUE Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE LOS VEHÍCULOS

INICIO

Consultar facturas o
remisiones

Contar los productos

cargados al camión

Ir marcando con pintura los

productos contados

Confrontar información del

conteo con la registrada en
los
documentos

Producto y SI Autorización Salida

cantidad del vehículo FIN
correctos?

NO

SI Otra NO
referencia?

Descargar
SI NO
productos Faltantes?

Cambiar SI NO
Establecer Sobrantes?
producto
cantidad
Establecer
Cargar cantidad
producto Cargar
correcto productos
faltantes al Bajar la mercancía
camión e ingresarla a
bodega

172
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA

INICIO

Recibir facturas o
remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de las
entregas a realizar

Consultar información
contenida en la Planilla

Establecer dirección de entrega

Desplazarse hasta el sitio

Buscar dirección

NO
Se ubicó Comunicarse con
dirección? despacho

SI

Corroborar dirección
Estacionar vehículo en el lugar

SI
Dirección
FIN
correcta?

NO

Recibir indicaciones o
regresar a la empresa

173
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCÍA EN OBRA O FERRETERIA

INICIO

Establecer contacto con el

cliente

Esperar autorización del

cliente para descargar
mercancía

NO
1
Descargue
autorizado? Descargar los productos en el
sitio indicado por el cliente
SI

Preguntar o establecer sitio de Acomodar los productos en

almacenamiento estantes, burros o arrumes

Consultar factura o remisión Ir contando los productos

descargados

Seleccionar del vehículo los

productos del cliente Establecer cuantía de
productos cargados

Desarrumar la mercancía del

vehículo NO
Se descargaron
todos los
Alcanzar los productos productos?

SI

Bajar los productos del

vehículo Proceder a entregar factura o
remisión al cliente

Levantar o recibir y sujetar los

productos FIN

Ingresar la mercancía a la obra o

ferretería

1 174
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE

INICIO

Restablecer contacto con

el cliente

Entregar la factura al
cliente

Hacer firmar copia de la

factura al cliente

SI El cliente NO
firmó la

Guardar factura Recibir notas u

observaciones

Diligenciar y anotar
observaciones en
Planilla de Horario

FIN

175
PROCESO: DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
Recibir información de devolución de
mercancía por parte del cliente
NO
Recibir factura con
observación del Asesor
Comercial de error o
decisión de no compra
por parte del cliente
Diligenciar formato de
devolución de mercancía
Radicar en el formato de
relación devolución en
ventas: fecha, # factura,
cliente, descripción
material, cantidad,
observación (firma del
Autorizar mediante firma,
garantizando que la
mercancía no ha salido de
bodega
INICIO
SI
Mercancía
despachada?
Mercancía no recibida por el
cliente o sobrante de la obra
SI NO
Recoger
mercancía?
Recibir orden de Mercancía traída por el
recoger mercancía en cliente
obra o ferretería
Diligenciar formato de
Recoger mercancía devolución de
mercancía
Revisar el estado de los
productos Recibir la mercancía
Cargar los productos al
vehículo directamente o realizar
ingreso por bodega
Diligenciar formato de
devolución
Transportar los
productos a la empresa
Recibir del Conductor o
Auxiliar de Bodega
asignado al vehículo el
formato de devolución
Descargar mercancía
del vehículo
176
1 2
2
1

Verificar el estado de los productos

Ubicar o almacenar los productos en

la bodega

Contar la mercancía ingresada

Firmar y entregar formato de

devolución al personal del vehículo

Informar al Jefe de Bodega y

entregar formato de devolución

Revisar información contenida en la

devolución y firma de quien recibió
en bodega

Buscar copia de la factura a la que debe

realizarse la nota

Diligenciar el formato de
devolución de ventas: código,
descripción material, cantidad,
valor unitario, valor total

Establecer comunicación con el cliente

para confirmar motivo de la
devolución

Radicar en el formato de relación

devolución en ventas: fecha, # factura,
cliente, descripción material, cantidad,
observación

177
 3

Entregar factura y formato de

devolución a Director de Cartera

Recibir factura y formato de

devolución

Revisar que la factura se encuentre

completa y formato de devolución
bien diligenciado y con la firma de
Jefe de bodega o de quien recibió la
mercancía (si fue
despachada)

Firmar formato de devolución

Solicitar elaboración de la nota de

devolución a Auxiliar de Inventario

Elaborar nota de devolución

Revisar la nota de devolución

Ratificar ingreso de la devolución al

sistema

Adicionar observación de la razón de

la devolución

FIN

178
PROCESO: CRÉDITO A CLIENTES

PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIÓN PARA CRÉDITO

INICIO

Informar al cliente del

servicio ofrecido por la
empresa

Al cliente le NO Finalizar
interesa? contacto

SI
Documentos requeridos:

Indicar al cliente las  Fotocopia de cédula del

acciones a seguir representante legal
 Documento Cámara de Comercio
 Pagaré
 Certificado de ingresos y
Entregar formato de solicitud retenciones
de crédito y carta de  PyG
 Referencias Comerciales
instrucciones
 Referencias Bancarias
 Extractos bancarios de los últimos

Recibir la documentación del

cliente o indicarle a que persona
debe hacerla llegar

Hacer llegar la documentación

a Director de Cartera

Recibir los documentos

FIN

179
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRÉDITO

INICIO

Recibir documentación del

cliente

Confirmar información y
referencias comerciales

Revisar información
financiera

Determinar capacidad de pago

(análisis de factibilidad)

SI NO
Cuenta con
respaldo?

Aprobar crédito Negar crédito

Establecer cupo y
tiempo de pago

Crear cliente

Informar Asesor Comercial la

aprobación o negación del
crédito al cliente

FIN

180
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creación de terceros)

INICIO

Ingresar al software

Diligenciar formato de la base

de datos

Adicionar información del

cliente y de Asesor
Comercial

Verificar información
digitada

NO Realizar
Información
correcta? modificaciones
y/o ajustes
SI

Grabar y guardar la
información en la base de
datos

Activar al cliente

Informar a Asesor
Comercial

FIN

181
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO

PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA

INICIO

Determinar tipo de inventario

SI NO
General?

Programar para Fin de año SI

Algunos NO

productos?

Informar al personal de A mitad de año Ocasional o

la empresa la fecha del aleatorio
inventario Seleccionar los
productos
Seleccionar el
Listado de todos los producto
productos almacenados
Listar los
productos

Asignar productos al
personal
Escoger la persona o
personas
Recibir el listado de
los productos
Recibir información y
anotación del
producto(s) a
inventariar

Ubicar productos en bodega

Contar o pesar uno a uno la

cantidad existente del producto

1
182
 1

Establecer la cantidad total

almacenada en bodega

Relacionar en el listado del

producto la cantidad total
existente en bodega

Cargar al sistema la
información recopilada

Comparar datos recopilados

con los registrados en el
sistema y las entradas de
almacén

NO SI
Existen
diferencias?

Establecer la
cantidad

Analizar la razón de las

diferencias

SI NO
Inventario de
fin de año?

Efectuar
ajustes

Elaborar informe de los

productos y cantidades
existentes en bodega

Presentar informe de los

productos almacenados en
bodega
183
FIN
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS

IngresarINICIO
al software

Recibir petición y/o conocer

incorporación nuevo producto

Establecer información y
especificaciones del nuevo
producto

Digitar la información del

producto

Asignar código al producto

Verificar código asignado

Código SI
Generar código
preexistente?

NO

Diligenciar formato del sistema

para codificación de ítem

Grabar información

Copiar información en Excel

Imprimir información

Informar código del producto y

enviar documento de soporte a
las demás sucursales
184
FIN
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NOTAS

INICIO

Recibir información y petición de

elaboración de nota

Determinar tipo de nota

(devolución de mercancía,
faltantes, menor o mayor
valor cobrado)

Sistematizar nota

Imprimir la nota

Revisar diligenciamiento de
la nota

Aprobación de la nota

Seleccionar las notas

SI NO
Proveedor?

Enviar la nota vía fax Clasificar las notas de los

clientes por ubicación
Confirmar la recepción de geográfica del
la nota cliente

Recibir respuesta del

SI NO
proveedor Clientes en la
ciudad?
Realizar el ajuste Entregar a Entregar a Director
necesario Mensajero de Cartera

Entregar copia de la nota

a contabilidad Diligenciar formato de
entrega de la nota

Causar la nota
contablemente Realizar seguimiento de
entrega de la nota

Archivar copia de la nota

185
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN DE LAS REMISIONES

INICIO

Recibir la factura enviada por

el proveedor

Verificar existencia de la
remisión en el cuaderno de
remisiones

Numerar la factura

Relacionar la facturación de la
remisión en el cuaderno de
remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)

Revisar y subrayar la
facturación de la remisión en el
cuaderno de remisiones

Sumar y totalizar las

remisiones

Verificar el total de las

remisiones

Entregar informe del valor

total y listado de remisiones
del día a Subgerente y
Director Comercial

Archivar documentos

Verificar que todas las

remisiones hayan sido facturadas
antes del cierre del mes

FIN

186
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCÍA

INICIO

Diligenciar formato de
traslado de mercancía

Establecer comunicación
con la sucursal

Solicitar traslado de
mercancía

Recibir mercancía en bodega o

enviarla directamente al cliente

Ingresar mercancía al sistema por

la opción de traslado

Efectuar facturación de la
mercancía

Archivar una copia de la factura

en inventario, entregar dos
copias a Cartera y una a
Contabilidad

Recibir información y copia

del traslado efectuado

Contabilizar el traslado de
mercancía

Comunicar a la sucursal
respectiva el movimiento
contable realizado

FIN

187
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN FLETES DE MERCANCÍA

INICIO

1
Recibir información del
descargue e ingreso de la
mercancía a bodega Solicitar a Auxiliar General
elaborar comprobante de egreso
con copia
Efectuar los cálculos respectivos
para determinar costos
Elaborar comprobante de
egreso con los datos
Calcular la tarifa por peso o entregados por Auxiliar de
unidades totales Inventario

Recibir el comprobante de
Diligenciar formato del sistema egreso
para liquidación de fletes: nombre
completo del transportador,
dirección, teléfono, ciudad, valor
Desplazarse a caja con el
formato de liquidación y
comprobante de egreso
Hacer retención del 1% para
régimen simplificado Solicitar el dinero para el pago del
flete
Imprimir formato de liquidación

Recibir el dinero y efectuar el

Solicitar revisión del formato a pago al transportador
Director de Cartera

Hace firmar el comprobante de

Recibir formato y revisar egreso y la copia al conductor
aplicación de la tarifa

Archivar comprobante de
egreso y enviar copia a caja
NO Realizar
Cálculos
correctos? correcciones
FIN
SI

Autorizar liquidación del flete

adicionando firma al formato

188
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES

INICIO

Recepción de documentos

Consulta de documentos

Clasificación tipo de
autorización

SI NO
Pedido?

SI NO
Revisión Devolución?
diligenciamiento
SI NO
Formato de Revisión Gasto?
diligenciamiento
SI NO
Revisión precio de Formato de Revisión Despacho
venta y descuentos concepto
otorgados al de gasto Recibir
Analizar la Formato de Analizar y
información Pedido estudiar
Revisar factibilidad
factura
Establecer o Consultar
conocer motivo cupo y mora
Verificar
gasto

Aprobar o no la petición o
documento

SI NO
Aprobada?

Autorizar
mediante firma

Devolver los documentos

FIN 189
PROCESO: COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS.

INICIO

Consultar la lista de productos

comercializados

Analizar el nivel conocimiento de

los productos y sus especificaciones

Establecer requerimientos de
información

SI NO
Producto
nuevo?
Asistir al
lanzamiento

Solicitar mayor información de

los productos y/o actualización de
la información

Conocer las especificaciones de los

productos

Indagar sobre las ventajas del nuevo

producto

Verificar su diferenciación de los

demás productos

Mantener comunicación con el

proveedor

Programar asesoría y capacitación

conjunta con el proveedor para el
equipo de ventas

190
FIN
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES

INICIO

Identificar necesidad del cliente

Establecer contacto con el

proveedor

Informar al proveedor sobre los

requerimientos del cliente

Conocer asignación de asesor

del proveedor

Acompañar al cliente durante

la asesoría

Establecer satisfacción de las

necesidades del cliente

FIN

191
PROCESO: GESTIÓN CONTABLE

PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS

INICIO

Establecer comunicación con los

bancos

NO SI
Por la red?

Comunicarse Ingresar a la página

telefónicamente Web del banco

Digitar la clave

Consultar las cuentas, movimientos y

saldo del día anterior

Asentar la información en el libro de

bancos de cada entidad

Registrar consignaciones y
cheques girados en el libro de
cada banco

Revisar y anotar el # de los

cheques para guardar la
consecutividad

Totalizar el saldo de cada uno de

los bancos

Consolidar el saldo de todos los

bancos

Relacionar los saldos de cada banco

y el general

Informar a Gerente
192

FIN
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES

INICIO

Verificar consignación
realizada

Señalar en el cuaderno de
bancos

Registrar en paquete contable

(software) el # de la cuenta y
nombre del cliente

Colocar a la consignación sello

de contabilizado

Registrar con fecha de

consignación y con fecha de de
registro en caja

Archivar consignación en la
carpeta del respectivo banco

Revisar que la consignación

corresponda al banco donde se
envía

FIN

193
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA

INICIO

Recibir el formato de cuadre de

caja con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes
de egreso, gastos)

Ingresar al software contable

1

Verificar que las consignaciones

estén ingresadas en el cuaderno de
bancos, marcarlas para no volverlas
a ingresar
Ingresar al sistema las
consignaciones que no se
encuentren registradas
Determinar cuales comprobantes de
egreso no están registrados en el
sistema y cual fue la razón del pago
Archivar los demás documentos
Realizar los ajustes necesarios para
cuadrar la información con
contabilidad
Ingresar al software por paquete
comercial
Hacer interfase de los recibos de
caja y de las ventas, para cuadrar
caja

Analizar los gastos

En el sistema por contabilidad, subir
las interfases

Determinar la necesidad de
reembolso (cuando los gastos se
aproximan al valor de la base)
Elaborar el comprobante de egreso
Verificar que la caja físicamente
coincida con el dato de
contabilidad del sistema
Imprimir el cuadre de caja

Pasar los gastos a Nómina para que

efectúe el registro de reembolso Pasar documento a Cajera
de caja menor

FIN
1

194
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Revisar diligenciamiento
INICIO y
autorización de los gastos

Recibir comprobante de
egreso, facturas y formato de
gasto facilitados por caja
Acumular los gastos diarios y
sus facturas
Formato de gastos con el
nombre del establecimiento,
dirección, NIT o cédula del
propietario, firma del dueño,
nombre de quien realizó el
gasto y concepto

Elaborar nota de contabilidad e

ir registrando el total de los
gastos del día con la fecha de
la tirilla entregada por Cajera

Ir adicionando a la nota los

gastos diarios, e irlos sumando
hasta que el valor se aproxime o
sea igual a la base de caja
menor

Gastos = caja NO

menor?
SI

Imprimir nota contable

Elaborar comprobante de
egreso por valor del costo
del reembolso

195
 1

Revisar que el total de las

facturas por gastos sea igual al
ingresado al sistema

Confrontar la información y
realizar las correcciones
necesarias

SI
NO
Factura
ingresada?
Adicionar valor a
la cuenta gastos
asumidos

Colocar sello de contabilizada a

la nota cuando se ingresa al
sistema

Pegar las facturas en hojas de

block

Archivar nota con facturas

Desembolsar el dinero para caja

menor

Iniciar nueva nota de

contabilidad

FIN

196
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA

INICIO

Recibir extracto del banco o

imprimirlo de la página Web
de la entidad

Revisar impuestos y
comisiones cobradas por los
movimientos del mes en cada
banco

Registrar la información en
formato de Excel (predefinido)

Calcular uno a uno los

ítems para cada banco y
totalizarlos

Elaborar nota de contabilidad

con la fecha del último día del
mes en conciliación

Registrar la nota

Imprimir borrador del libro de

bancos

Comparar extracto del banco

con la información del libro
impreso

197
 1

Verificar concordancia de la
información del extracto

Revisar consignaciones o
NO
Información cuentas para encontrar el
correcta? origen o causa de la
anomalía
SI

Diligenciar formato de Nombre banco, # cuenta, mes a

conciliación bancaria conciliar, cheque por cobrar,
consignaciones, notas débito o
crédito, ingresos, egresos, etc.
Archivar conciliación en
carpeta del banco respectivo

Imprimir libro de bancos

(original)

Archivar libro

FIN

198
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.

INICIO

SI NO
Cliente?

Recibir llamada telefónica de

Recibir petición del estado de proveedores solicitando
cuenta de un cliente (Asesor información sobre facturas
Comercial o cliente) canceladas y la fecha de pago

Consultar los pagos realizados

Recibir relación de los clientes por
parte de los vendedores

SI NO
Varias
Ingresar al sistema y realizar la
facturas?
consulta del cliente

Imprimir información
Confrontar cuantía adeudada y de la cuenta
pagos realizados

Revisar la cuenta
Establecer diferencias confrontándola con las
facturas del archivo

Cuadrar los pagos efectuados

con las facturas canceladas Solicitar a proveedores el
estado de cuenta de la
empresa
Enviar al cliente la relación y
explicación por escrito de las Recibir informe
cuentas y pagos, indicando el
saldo adeudado o informar
telefónicamente Verificar los saldos con los
proveedores

Efectuar los ajustes

necesarios

FIN

199
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA

INICIO

Ingresar al software

Seleccionar la información de
cartera

Imprimir la cartera registrada

en el sistema por contabilidad y
comercial

Verificar la concordancia de la
información

Señalar cada uno de los

clientes que presentan errores
o inconsistencia de los datos,
anotando las posibles causas
por las que no cuadra

Totalizar la cartera de la
empresa

FIN

200
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES

INICIO

Recibir de Director de
Cartera relación de los
anticipos de los clientes

Ingresar al sistema

Consultar la información de
los clientes

SI Conoce las NO
facturas a
cancelar?

Preguntar a Asesor
Comercial del cliente

Visualizar en pantalla las

facturas del cliente

Generar otra pantalla e ir

cancelando los mismos
valores que el cliente tiene en
anticipos y cartera

Verificar la cancelación de las

facturas

FIN

201
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMÁS SUCURSALES.

INFORMACIÓN CONTABLE. DOCUMENTOS.

INICIO INICIO

Recibir de las sucursales los Recibir de las demás

listados de cartera y los sucursales los formatos de los
informes contables bancos, Cámara de Comercio,
Industria y

Revisar y confrontar la
información de los listados y la Diligenciar los documentos
contable

Anexar la documentación
Establecer el motivo por el
necesaria o solicitada por las
cual se encuentran diferencias,
entidades y sucursales
comunicándose y preguntando
a la persona
Enviar los documentos a la
sucursal respectiva
Recibir la información y
documentación de los
movimientos realizados en
FIN
las demás sucursales.

Mantener contacto permanente con

las sucursales.

Informar los gastos generados en

las demás sucursales y que
correspondan a cada una

Revisar y efectuar los ajustes

necesarios.

FIN

202
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO

INICIO

Realizar interfase del costo de

inventario

Retirar información y colocarla en

la cuenta correcta

Imprimir información del costo

del inventario

Confrontar información
impresa con la registrada en
contabilidad

NO SI
Existen
diferencias?

Imprimir información de las

compras realizadas a cada
uno de los proveedores

Comparar la información de
las compras con la registrada
en comercial

Realizar los ajustes

necesarios

FIN

203
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIÓN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES.

INICIO

Elaborar los informes contables de la

empresa solicitados por las diferentes
entidades

Diligenciar formatos establecidos por las

entidades, físicamente o de la página
Web

Enviar información y/o documentos vía

Internet o con mensajero

FIN

204
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnéticos)

INICIO

Ingresar al software por información

fiscal

Actualizar los formatos establecidos por

la DIAN según la resolución

Amarrar los formatos a cada una de las

cuentas del plan de cuentas que se
maneja en la empresa

Verificar que los conceptos dados por la

DIAN, para los medios, se encuentren
amarrados a los formatos

Imprimir el listado del plan de

cuentas

Revisar que toda la información de las

cuentas esté incluida en los formatos

Imprimir un listado de los formatos

Confrontar la información y verificar que

las cuentas del plan de cuentas se
encuentren en el formato respectivo

Cotejar que los clientes se encuentren bien

creados en el sistema, que sus datos no
contengan signos, rayas, puntos, etc.

Conocer si los clientes se identifican por

NIT o cédula, para establecer dígito de
verificación a colocar a cada cliente

205
 1

Imprimir por cada concepto y cada

formato un listado de los clientes,
proveedores y gastos del año del que
se reporta la información, teniendo en
cuenta las bases de la
DIAN

Realizar actualización automática de

medios

Imprimir el listado que arroja el

sistema (el sistema muestra cada
formato con los datos amarrados a
cada una de las cuentas).

Revisar que cada concepto contenga la

información necesaria, en caso de que
falte algún dato, este debe ingresarse por
medios

Generar listado final

Ingresar a la página Web de la DIAN

Empezar a transmitir la información vía

Internet adicionando los formatos

Revisar la información
SI
Se presentan de los clientes y
problemas? realizar las
correcciones
NO

Enviar la información

FIN

206
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA A
SUPERSOCIEDADES

INICIO

Bajar de Internet el formato para reporte

de la información

Contar con el balance de fin de año, sus

anexos y la información de los
accionistas, contador, revisor fiscal y sus
suplentes

Contar o solicitar información de:

 Total de empleados.
 Número de hombres y mujeres.
 Total de los sueldos por
departamentos.
 Cantidad de artículos que se
venden.
 Cantidad de artículos devueltos.
 Productos comprados y su costo.
 Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de ventas
y administración.

Diligenciar toda la información en

cada uno de los anexos de la
superintendencia

A medida que se van ingresando los

datos se va llenando un anexo que es el
balance (los datos que hagan falta se
ingresan manualmente)

Enviar el informe físicamente

FIN

207
PROCESO: NÓMINA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

INICIO

Consultar base de datos de

empleados de la empresa

Verificar datos y vinculación del

personal

Consultar y revisar compromisos

financieros pendientes de los
empleados

NO Posee SI

compromisos?

Deducir préstamos,
cuotas o afiliaciones

NO SI
Final de
mes?

Efectuar descuento para

salud y pensión

NO SI
Sueldo < 2
SMLV?

Adicionar Auxilio
de Transporte

NO SI
Empleado
bodega?

Consultar horas
extras

Calcular cuantía de
dinero adicional

208
1
 1

Realizar los cálculos

necesarios

Establecer cuantía a pagar a cada

empleado

Imprimir borrador de lista de pago

de nómina

Revisar y verificar
información

SI
Requiere Realizar los
ajustes? ajustes que se
requieran
NO

Imprimir lista de pago de

nómina en formato grande y
pequeño (colilla de pago)

Totalizar el valor de la
nómina

Informar a Caja el valor de la

Nómina

FIN

209
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA

INICIO

Recibir de caja el dinero para pago

de nómina

Contar el dinero y revisar billetes

NO Esperar completar el
Dinero
completo? dinero

SI

Disponer el dinero para el pago a

los empleados

Recibir en oficina una persona a la

vez

Consultar la lista de pago de nómina

Separar y contar el dinero

correspondiente al salario de la
persona

Entregar el dinero y colilla de pago

al empleado

NO SI
Requiere
explicación?
Explicar la razón de la
cuantía

Hacer firmar lista de pago de

nómina (formato grande)

Archivar formato de pago

210

FIN
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES

INICIO

Provisión pago de aportes

Revisar provisión en el 1
sistema y liquidación interna

Imprimir formato de pago

Realizar liquidación interna único

Consultar autoliquidaciones de
Imprimir listado de aportes a las la página Web del operador (24
entidades horas después)

Comparar información impresa Imprimir por cada entidad los

con la de provisión del sistema aportes cancelados

Elaborar comprobante de
NO Realizar egreso por el valor pagado
Es correcta?
ajustes

SI Imprimir documento soporte

de pago efectuado (arrojado
Ingresar a página Web del por el operador)
operador contratado para realizar
el pago de los aportes
Archivar los documentos de
Diligenciar formato de pago pago en la carpeta de la
unificado respectiva entidad

FIN

NO Grabar
Se va a
pagar? información

SI

Asignar # de cuenta bancaria

1
211
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

INICIO

Diligenciar formato de liquidación de

vacaciones del paquete de Nómina
(software)

Revisar y realizar los descuentos del

periodo

Imprimir borrador de la liquidación

Calcular manualmente la liquidación

Comparar liquidación del sistema y la

calculada manualmente

NO
Es correcta? Realizar ajustes

SI

Imprimir original de la liquidación

Elaborar comprobante de egreso

Pasar comprobante de egreso a caja

para su pago

Informar a la persona los

descuentos realizados

Pagar el valor de las vacaciones

FIN
212
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NÓMINA

INICIO

Consultar la Provisión de nómina

Revisar que las provisiones que

pasan de nómina a contabilidad
estén acordes a las que cada mes se
han estado pagando

Establecer a que periodo pertenece

la parte de las vacaciones pagadas,
de acuerdo a lo que había quedado
pendiente en el periodo anterior

NO
Requiere SI
corrección?

Corregir las cuentas de

provisión por liquidación
de contratos y
vacaciones

Expedir los certificados de

retención de salarios

Entregar los certificados de

retención de salarios a Auxiliar de
Nómina para que los haga firmar
de los empleados

Guardar los certificados en la

declaración de renta

FIN

213
PROCESO: MANEJO DE CAJA

PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA

INICIO

Establecer cuantía de las ventas

de contado

Revisar las ventas y los

recibos de caja contra la
información del sistema

Diligenciar formato manual del

cuadre del día, relacionando
valor de ventas, recibos de caja,
gastos, consignaciones, # de
recibo de caja y consignaciones

Revisar formato manual del

cuadre de caja

Efectuar los cálculos

necesarios y sacar una relación
del valor total (tirilla)

Enviar o entregar formato de

cuadre de caja y tirilla a
Auxiliar Contable

Recibir el formato revisado

por Auxiliar Contable

Anotar en el cuaderno de caja la

información del cuadre

Anotar en la nueva hoja de

cuadre del día el número
consecutivo de recibos de
caja y consignaciones

Revisar, firmar y archivar

formato de cuadre del día

FI 2N1
4
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA

INICIO

Recibir el dinero en efectivo y

cheque que ingresa a caja

Contar el dinero en efectivo

acumulado en caja

NO
Mayor a un
millón?

SI

Informar a Auxiliar Contable la

cuantía del dinero recaudado

Esperar autorización e
indicaciones

SI NO
Guardar en
caja fuerte?

Dirigirse a Área de SI NO
Pago a
Contabilidad proveedores?

Recibir de Auxiliar Consignar en cuenta de

Entregar dinero a Contable autorización bancos de la empresa
Auxiliar Contable y cheques elaborados

Contar nuevamente el
dinero
respectivo banco a favor
Depositar el dinero
en caja fuerte
Recibir de Auxiliar
Contable autorización y
Diligenciar el formato
de consignación del cheques elaborados
del proveedor
Elaborar el formato de
consignación a la cuenta
Efectuar el pago a indicada
proveedores.

Efectuar la consignación

215
FIN
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR

INICIO

Recibir reembolso del dinero de

caja menor

Recibir solicitud de dinero

para sufragar gastos por
parte del empleado

Entregar recibo de gasto y

dinero al empleado

Ir rebajando o disminuyendo el
monto de la caja menor cuando
se generan gastos

Relacionar los gastos

Informar y entregar los

documentos de respaldo de los
gastos a contabilidad

Solicitar reembolso de dinero

cuando los gastos se
aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor

FIN

216
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO

INICIO

Recibir las facturas o llamadas de

solicitud de autorización de los
gastos

Revisar diligenciamiento de las

facturas y recibos de gastos

Verificar el gasto

Autorizar los gastos

Generar relación de los gastos

Devolver los documentos a la

persona que solicitó la autorización

Recibir facturas y recibos de gastos

(Cajera)

Verificar la autorización de los

gastos por el Director de Cartera

Revisar la numeración de los

recibos de gastos

Consultar el # del recibo de gastos y

ratificar la concordancia con el
registrado en el cuaderno, señalar
con una pequeña marca

217
 1

Revisar el diligenciamiento de los

documentos

Totalizar los gastos

Efectuar el cuadre del día anterior

(devolución de dinero por parte
del trabajador o pago del dinero
adeudado)

Realizar los cálculos respectivos

para saber si el dinero entregado
alcanzó para sufragar los gastos

NO SI
Dinero
suficiente?

Establecer cuantía a
NO SI
pagar Sobró
dinero?

Recibir dinero
Pagar la suma devuelto por la
adeudada persona

Elaborar comprobante de egreso con

el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregado

Pegar el formato de gasto y/o

facturas al comprobante de egreso

Hacer firmar el comprobante de la

persona que realiza el gasto

Ordenar los gastos según su tipo

Enviar documentos a contabilidad para

su archivo
218

FIN
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS

CONSIGNACIONES RECIBOS DE CAJA

INICIO INICIO

Recibir de Auxiliar Contable Ingresar al sistema la

cuantía de los cheques y
cheques y autorización y/o efectivo recaudado
petición de la elaboración

Realizar registro de los

Diligenciar formato de movimientos (flujo de caja)
consignación del respectivo
banco
Imprimir recibos de caja

Entregar a mensajero cheque y

formato de consignación Revisar los recibos

Enviar copia de consignación a Totalizar el recaudo

Auxiliar Contable

Informar a Auxiliar Contable

Archivar copia de la la cuantía a la que asciende el
consignación recaudo

Archivar recibos de caja

FIN

FIN

RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transición Régimen Simplificado con

personas naturales no comerciales)
INICIO

Recibir petición de dinero para

sufragar gastos

Entregar el recibo de gastos a la

persona solicitante

Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # del recibo y
nombre de la persona solicitante

FIN
219
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS

INICIO

Recibir cheques devueltos

Informar a Asesor Comercial

cliente y causal y a Auxiliar
Contable sobre el cliente,
causal y vendedor

Establecer comunicación
con el cliente

Ingresar al software

Elaborar nota por cheque

devuelto, diligenciando
formato para nota del
sistema: cliente, banco,
valor, causal

Efectuar ingreso y recibo de

caja para aquellos cheques
autorizados

Guardar los cheques que no

han sido autorizados o el
vendedor no se ha comunicado
con el cliente

FIN

220
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE

INICIO

Establecer forma de pago

NO SI
Efectivo?

Recibir cheques o copia del Recibir la factura y sus

formato de consignación copias

Consultar factura
Relacionar consignaciones
en el documento de cuadre
de Verificar la cuantía
caja diario

Informar el valor total de la

Informar cheques compra al cliente
recibidos a Auxiliar
Contable
Recibir el dinero
Elaborar y enviar al cliente
recibo de cancelación de la Revisar y verificar la
deuda autenticidad de los billetes

Colocar sello de cancelado a

la factura y sus copias

Entregar tres copias de la

factura al cliente

SI NO
Sobra dinero?

Devolver dinero
sobrante

Archivar una copia de la

factura en caja

221 FIN
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

INICIO

Determinación de los
elementos a comprar

Cotización y selección del

proveedor

Recepción y entrega de los

elementos

FIN

PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR

INICIO

Revisar o recibir información del

estado de los elementos

Confirmar el estado de los

elementos

Calcular las cantidades

existentes de cada producto

SI NO
Compra el
producto?

Establecer cantidad a
comprar

FIN

222
PROCEDIMIENTO: COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

INICIO

Evaluar productos del

proveedor anterior

SI Productos de NO
buena
calidad?

Buscar nuevo
proveedor

Consultar proveedores de
los productos

NO
Cumple las Finalizar
normas del comunicación
ministerio?

SI

Solicitar información de
precio de productos

Evaluar la información y
opciones ofrecidas

Elegir la mejor opción

Consultar políticas de
compras

Efectuar pedido

FIN
223
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS

INICIO

Recibir los elementos de

protección personal enviados
por el proveedor

Verificar que los elementos

correspondan a los solicitados

Diligenciar formato de
compras con la información
del proveedor, descripción del
artículo, el valor y fecha de
recepción

Organizar y disponer los

elementos para la entrega

Diligenciar formato de
entrega

Realizar entrega oficial de los

elementos de protección y
dotación

Entregar los implementos viejos

y recibir los nuevos

Firmar el formato de entrega

Archivar el formato de entrega

Botar los elementos viejos

(deteriorados)

FIN

224
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DE UNIFORMES

INICIO

Consultar fecha de dotación de

uniforme al personal

Establecer los tallajes requeridos

Imprimir formato para

recopilación de tallas

Entregar formato para que los

empleados lo diligencien anotando
las tallas de pantalón, camisa,
zapatos, delantal

Verificar las tallas

Diligenciar formato de dotación de

uniforme con las tallas

Realizar pedido al proveedor

Recibir los uniformes enviados

por el proveedor

Imprimir formato de entrega

Efectuar la entrega de los

uniformes a los empleados

Anotar las cantidades

entregadas a cada empleado

Firmar formato de entrega

Archivar formato de entrega en

carpeta de dotaciones

225
FIN
PROCEDIMIENTO: DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN

INICIO

Recibir la observación de
requerimiento de dotación
del botiquín o realizar

Revisar el contenido del

botiquín de planta y de los
vehículos de la empresa

SI Cuenta con los NO

elementos
necesarios?

Listar los elementos

faltantes

Solicitar los
medicamentos y
elementos a droguería

Recibir los elementos

Equipar el botiquín de
planta y de los
vehículos de la
empresa

Verificar la dotación del

botiquín

FIN

226
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO

INICIO

Establecer riesgo del accidente

Comunicar a jefe inmediato

SI NO
Accidente
grave?
Accidente muy leve:
Remitirse NO
Accidente Solicitar a la persona
rápidamente a la leve? encargada del
clínica
botiquín elementos
SI

Al regresar a la Informar y narrar a

empresa: Auxiliar de Nómina
lo sucedido
Dirigirse a Nómina
para la
sistematización del Esperar y recibir
copias impresas del
reporte

Dirigirse a la clínica

SI NO
Recibe
incapacidad?

Informar a Jefe
inmediato

Hacer llegar
documento de
incapacidad a
Auxiliar de Nómina

Archivar una copia del reporte del

accidente e incapacidad

FIN
227
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO

INICIO

Ingresar a la página Web de la

ARP

Digitar la clave asignada

Diligenciar formato de la
página con la información
del empleado

Complementar la información
faltante en el formato
novedades, y/o la información
de lo ocurrido al

Radicar el accidente

Imprimir formato diligenciado

del reporte del accidente

Fotocopiar y entregar dos (2)

copias al trabajador

Archivar una copia del reporte

FIN

228
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O
ACCIDENTE DE TRABAJO

INICIO

Recibir información y
documento de incapacidad

Ingresar a la página Web de la

ARP

Digitar la clave asignada

Establecer duración de la
incapacidad

Diligenciar formato de la
página con la información
del empleado y los días de
incapacidad

SI
NO
Incapacidad
> 3 días?

Tramitar liquidación

Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado

FIN

229
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD

INICIO

Revisar documento de
incapacidad

Elaborar carta o diligenciar

formulario de la entidad para
solicitar autorización, liquidación
y cancelación de la incapacidad

Adjuntar copia de la
incapacidad

Enviar documentos a la entidad

Esperar respuesta de la entidad

Recibir autorización del

descuento en pago de aportes del
mes siguiente o cheque

Anexar autorización del

descuento y copia de la
incapacidad al documento de
pago de aportes

Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta del
empleado

FIN

230
PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL

INICIO

Analizar y detectar la
necesidad de contratación de
personal

Recibir información de
solicitud de personal

Establecer comunicación con

entidades o publicar el
requerimiento de personal

Recibir hojas de vida

Seleccionar los candidatos

Convocar a las aspirantes

Efectuar entrevista y/o prueba

Evaluar los resultados de la

entrevista y/o pruebas

NO SI
Cumple
requisitos?

Contratar la
persona

FIN

231
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO

INICIO

Recibir petición de elaboración de

contrato de trabajo e información de
la persona a contratar por la
empresa

Establecer contacto con la

persona a vincular a la empresa

Determinar estado civil del nuevo

colaborador, para indicarle los
documentos que se requieren para
su afiliación y la de sus familiares a
las entidades respectivas

Solicitar documentación adicional:

fotocopia de cédula, etc.

Realizar trámite de afiliación a las

entidades de salud, pensión, riesgos
profesionales, etc.

SI NO
Se encuentra
suscrito?

Realizar los ajustes Realizar las

necesarios para que afiliaciones a las
sigan siendo cubiertos entidades
por la empresa, según

Tramitar cita para examen médico

232
 1

Informar al nuevo integrante de la

empresa, la fecha de realización del
examen médico

Crear carpeta para el colaborador y

adjuntar en ella sus documentos

Elaborar contrato de trabajo

Pasar contrato a Gerente para su

firma

Recibir y archivar contrato y examen

médico en la carpeta del colaborador

Alimentar paquete contable con la

información del empleado

FIN

233
PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN

INICIO

Ubicar al nuevo colaborador en

el entorno organizacional

Presentar las políticas de la

empresa

Realizar un recorrido
institucional

Presentar a los compañeros de

trabajo

Realizar entrenamiento en el
puesto de trabajo

Efectuar seguimiento de las

actividades desarrolladas por el
nuevo integrante de la empresa

FIN

234
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO

INICIO

Recibir información sobre

desvinculación del
colaborador
1

Establecer asuntos pendientes:

préstamos, deudas, etc. Elaborar comprobante de egreso

Diligenciar formato del

sistema para liquidación de Firmar el comprobante (la
contrato persona que lo elaboró)

Verificar descuentos Hacer firmar comprobante de

parafiscales egreso por el empleado
desvinculado de la empresa

Imprimir en borrador de la
liquidación Entregar comprobante de egreso
a Auxiliar Contable para que lo
pase a Contadora

Revisar liquidación de
prestaciones sociales Pasar comprobante a Cajera para
su cancelación

Realizar cálculo manual de la

liquidación Pagar a la persona, dinero por
concepto de liquidación de
contrato
Confrontar la información
arrojada por el sistema con la
calculada manualmente FIN

NO
Información
Realizar ajustes
correcta?

SI

Imprimir liquidación en
original

235
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIÓN DEL EQUIPO HUMANO

INICIO

Identificar la necesidad de
capacitación
1

Determinar los objetivos de la

capacitación Informar a los colaboradores
seleccionados a cerca de la
capacitación
Definir temática
Asistir y participar activamente
Solicitar a proveedor capacitación de las capacitaciones
para el equipo de ventas o programadas
tramitar con entidad
Acompañar capacitación y
Coordinar actividades realizar seguimiento

Establecer número de Evaluar los resultados

participantes

Retroalimentar los
SI NO
Todo el resultados de la capacitación
equipo?
Seleccionar
personal FIN

Determinar lugar de la
capacitación

SI NO
En la
empresa?
Programar
horario y fechas Facilitar
asistencia de
los Asesores
Brindar
herramientas al
expositor

236
1
PROCEDIMIENTO: VACACIONES

INICIO

Pedir a Auxiliar de Nómina la

elaboración de la carta de
solicitud de vacaciones

Elaborar carta de solicitud de

vacaciones

Imprimir carta

Entregar carta de solicitud de

vacaciones a la persona
interesada en la misma

Entregar carta a Subgerente

Autorizar vacaciones

Programar las vacaciones de

los empleados

SI
NO
Descontar
días?
Calcular los días
pendientes

Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado

Recordar a los empleados los

días de sus vacaciones (fecha
de salida e ingreso)

FI 2N3
7
PROCESO: MENSAJERÍA

PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS

INICIO

Desplazarse al área de
contabilidad de la empresa

Recibir el dinero de Auxiliar

Contable

Contar el dinero recibido y

dirigirse al área de Caja de la
empresa

Recibir de Cajera los documentos a

pagar y las indicaciones de lo que se
debe hacer con efectivo,
consignaciones y cheques

Separar el dinero para cada pago y

el que debe consignarse

Consultar la información
contenida en los documentos

Programar, coordinar y priorizar la

visita a los bancos de acuerdo al
documento que presente mayor
monto

Dirigirse al banco y realizar el pago

o consignación

Entregar a la Cajera de la
empresa, al día siguiente, los
documentos de las diligencias

FIN

238
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES

INICIO

Recibir de Director de Cartera la

relación o listado de los recaudos a
realizar

Salir de la empresa y
desplazarse hasta el sitio de
ubicación del cliente

Recibir el dinero o cheque del

pago de la obligación del cliente
con la empresa

NO SI
Cantidad
considerable?

Comunicarse con Auxiliar

Llevar el dinero en Contable, informar el saldo
efectivo o cheque recaudado y solicitar
a la empresa indicaciones

NO SI
Consignar?

Desplazarse al
banco

Realizar consignación a
cuenta de proveedor o de
la empresa

Regresar a la empresa

239
 1

Relacionar los recaudos efectuados

en un formato, anotando: # factura,
cliente, valor, fecha, banco, nombre
del recaudador

Entregar el dinero recaudado y no

consignado junto con el formato
de recaudo a la Cajera de la
empresa

Solicitar a la Cajera recibo donde

conste el pago del cliente

Elaborar recibo de cancelación de la

obligación del cliente con la empresa

Desplazarse a oficina del cliente

para entregar recibo de cancelación
de su deuda

FIN

240
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES

INICIO

Recibir de Director de Cartera las

facturas a entregar (2 por cliente:
original y copia)

Consultar las facturas y

programar su entrega

Dirigirse a la oficina principal del

cliente y entregar la factura

Hacer firmar la factura original y

copia

Entregar el original de la factura al

cliente y guardar la copia para
devolverla al día siguiente al
Director de Cartera

Acumular las facturas no

entregadas

Las facturas que no se alcancen a

entregar dentro del mismo mes de
facturación, se regresan para que
sean anuladas y se elaboren
nuevamente con fecha del nuevo
mes

FIN

241
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN ENTIDADES

INICIO

Recibir petición del personal

administrativo de la empresa o
llamada telefónica e indicaciones

Desplazarse hasta la entidad

respectiva

SI Solicitar o NO
recoger
documentos?

Reclamar la Entregar en entidades:

documentación en las cartas, certificados,
diferentes entidades y reportes, documentos, etc.
traerlos a la empresa

Responder las inquietudes

Entregar los documentos a
que se presenten sobre le
la persona que los solicitó
estado de entrega de los
documentos

Hacer firmar copia de los

documentos a la persona
que los recibe

Devolver la copia de los

documentos entregados a
la persona indicada (en la
empresa)

FIN

242
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA

INICIO

Recibir petición de personal

administrativo

Recibir el listado de productos a

comprar y el dinero para ello

Efectuar la compra de los

productos solicitados

Entregar los elementos a la

persona solicitante de la compra

Entregar a Director de Cartera la

facturas de las compras
realizadas en la semana

Esperar la revisión y
autorización de los gastos

Dirigirse al área de Caja de la

empresa y entregar las facturas

Esperar a que la Cajera realice los

cálculos respectivos

Cuadrar los gastos generados por

las compras, con la Cajera,
entregando el dinero sobrante o
recibiendo el faltante

Solicitar y recibir de Cajera, el

dinero para las compras de
oficina

Firmar el recibo de egreso

elaborado por la Cajera

243
FIN
PROCESO: ARCHIVO

PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS

INICIO

Recepción de documentación

Consultar la información
contenida en el documento

Verificar el diligenciamiento del 1

documento

NO Crear
Existe la
carpeta? carpeta
Posee NO Devolver
autorización y documentos
sellos? SI

SI Seleccionar la carpeta

Identificar tipo de documento

Verificar que los documentos
correspondan a la carpeta

Seleccionar y separar
documentos

Es la NO
Ordenar documentos por carpeta
número correcta?

SI
Revisar consecutividad
Introducir los documentos en la
carpeta
Efectuar las acciones
respectivas a su preparación
(corte, perforación, etc.)
Guardar la carpeta en el
archivador o en caja
Buscar, ubicar o crear carpeta

FIN

244
PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

INICIO

Recibir petición del préstamo

Preguntar por información o

identificación del documento

Establecer tipo de documento

Ingresar al software de la
empresa

Ubicar en pantalla el
documento

NO Informar a
Existe el
solicitante Hacer firmar formato de
documento?
préstamo

SI

Esperar devolución
Identificar posición física en
archivo

Recibir documentos
Buscar y ubicar físicamente el devueltos
documento

Registrar la devolución del

Diligenciar formato de documento en el formato de
préstamo préstamo

Archivar documento
Entregar documento a la
persona solicitante

FIN
1

245
PROCESO: SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERÍA

INICIO Productos de cafetería:

café, azúcar, leche,
aromática, etc.
Hacer la lista de los elementos que
se deben comprar

Implementos de aseo:
Dirigirse a Caja y solicitar jabones para baños y
dinero para realizar las
compras

Recibir el dinero y firmar el 1

recibo de egreso elaborado
por la Cajera
Devolver el dinero sobrante o
recibir el faltante
Dirigirse al supermercado a
realizar las compras
Dirigirse a la cocina y
organizar los elementos
Regresar a la empresa y adquiridos
solicitar a la cajera el recibo de
caja para elaborar el
comprobante de gasto del Separar los utensilios y
transporte productos de aseo de los
víveres

Entregar factura de las

compras y recibo del gasto del Guardar en la cocina los
transporte a Director de productos de la cafetería y
Cartera algunos implementos de aseo

Autorización de los gastos Guardar en la nevera los

productos que requieran
conservación
Pasar a caja y realizar el
cuadre de los gastos y del Disponer en recipientes cada
dinero uno de los productos de
cafetería
Esperar a que la cajera revise
el total de los gastos
FIN

1
246
PROCEDIMIENTO:

SERVICIO DE CAFETERÍA ASEO ÁREAS DE OFICINAS

INICIO INICIO

Recibir llamado de Barrer y trapear los pisos del

integrantes de la empresa Área de las oficinas
solicitando bebidas o
atención a clientes o
proveedores Sacudir el polvo de escritorios,
teléfonos, computadores,
muebles, etc.
Ofrecer bebidas a los
visitantes y empleados
Limpiar vidrios de las
ventanas del área de las
Preguntar y establecer las oficinas
bebidas solicitadas

Limpiar y ordenar la cocina

Preparar las bebidas (cafetería)

Lavar los utensilios de la

Llevar a las personas lo que
cocina (vajilla, vasos, etc.)
solicitaron, de la manera como
lo solicitaron y hasta el sitio
donde se encuentran
Realizar la limpieza de los
baños

Recoger la vajilla y vasos

para llevarlos de regreso a la Lavar y cambiar las toallas de
cocina los baños para que
permanezcan limpias
FIN
Recoger y botar la basura de
los cestos dispuestos en
oficinas y baños

FIN

247
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS

MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA ASEAR LA NEVERA

LA COCINA

INICIO INICIO

Conservar vasos, pocillos y Lavar la nevera

platos lavados

Eliminar los productos

Tener siempre la vajilla vencidos
organizada

FIN
Lavar y limpiar lavaplatos y
mesón de la cocina

Asear la greca

Tratar en lo posible de evitar la

pérdida o avería de vasos,
pocillos y platos

FIN

CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS

INICIO

Proporcionar agua a las plantas

Podar las plantas

Quitar el polvo de las plantas

FIN

248
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPA DE PROCESOS

ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA
 Direccionamiento de la compañía.
 Planteamiento de estrategias.
 Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas.
 Interacción con proveedores.
 Autorización de documentos y acciones a implementar.
 Establecimiento de políticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.
 Selección de personal.
 Contratación.
 Liquidación contrato.
 Programación de vacaciones.
 Capacitación técnica.
 Cuadros de reemplazo (informal).
 Programación de actividades.

AUTORIZACIONES.

VENTAS
 Programación de visita al cliente.
 Atención de mostrador o visita al cliente.
 Consulta de disponibilidad de productos.
 Asesoría técnica.
 Cotización de productos para clientes.
 Seguimiento de las cotizaciones.
 Orden de Pedido.
 Facturación.
 Remisión de mercancía.
MISIONALES  Seguimiento del pedido.

COMPRAS
 Determinar productos a comprar.
 Selección proveedor.
 Pedido a proveedores.

FIJACIÓN PRECIO DE VENTA.

 Establecimiento de precio de venta de los productos
 Cambio de precio.
 Fijación precio de negociación y descuentos.

METAS DE VENTAS.
 Generación informe de ventas.
 Revisión estadísticas de ventas.
 Fijación meta de ventas.
 Seguimiento meta de ventas.

COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES.

 Conocimiento de productos.
 Asesoría y capacitación equipo de ventas.
 Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.

249
 RECEPCIÓN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCÍA.
 Recepción de facturas o remisiones.
 Descargue, ingreso y almacenamiento.
 Reporte y verificación de los productos recibidos.
 Sistematización ingreso de mercancía.
 Revisión ingreso de mercancía al sistema.
 Ajustes de inventario.

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA.

 Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega.
 Recepción facturas o remisiones.
 Planeación del cargue y distribución de los productos en los
vehículos.
 Alistar mercancía a despachar.
 Cargue de mercancía al vehículo.
APOYO  Verificación del cargue y autorización de salida de los
vehículos.
 Transporte de mercancía.
 Descargar mercancía.
 Entregar facturas al cliente.

DEVOLUCIÓN EN VENTAS
 Gestión de devolución de mercancía

GESTIÓN CONTABLE.
 Consulta de saldo en bancos.
 Registro de consignaciones.
 Cuadre y revisión de la caja.
 Registro de reembolso de caja menor.
 Conciliación bancaria.
 Revisar cuenta con clientes y proveedores
 Revisión de la cartera de la empresa.
 Cancelación de anticipos de clientes.
 Manejo de información contable y general de las sucursales.
 Control de costos de inventario.
 Documentación e informes requeridos por entidades
estatales.

COBRO Y RECAUDO
 Generación de listado de cartera vencida.
 Entrega de listado de cartera.
 Cobro.
 Recaudo.
 Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
 Ajuste de cartera al cliente.
 Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes.

CAJA
 Cuadre de caja.
 Manejo del dinero en caja.
 Administrar la caja menor.
 Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
 Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.
 Cheques devueltos.
 Recepción pago del cliente.

250
 NÓMINA.
 Liquidación de nómina.
 Pago de nómina.
 Pago parafiscales.
 Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las
prestaciones contempladas por la ley.
 Interfase de nómina.

ESTUDIO DE CRÉDITO.
 Solicitar y recibir documentación.
 Estudio de crédito.
 Creación de terceros.

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.

 Elaboración y entrega de notas.
 Codificación de productos.
 Inventario físico de los productos de bodega.
 Facturación de remisiones.
 Traslado de mercancía.
 Liquidación de fletes.

APOYO MENSAJERÍA.
 Pagos y consignaciones en bancos.
 Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes.
 Entrega de documentos a clientes.
 Solicitar y entregar documentación en entidades.
 Compras eventuales de oficina.

SALUD OCUPACIONAL.
 Dotación de elementos de protección personal.
 Dotación de uniformes.
 Dotación de botiquín de la planta y de los automotores de la
empresa.
Accidente de trabajo

GESTIÓN DEL RECURSO HUMAN.

Selección de personal.
Afiliaciones y contrato de trabajo.
Inducción.
Asesoría y capacitación equipo de ventas.
Liquidación contrato de trabajo.
Vacaciones.

MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Préstamo de documentos.

SERVICOS GENERALES.
 Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería.
 Servicio de cafetería.
 Aseo áreas de oficinas.
 Oficios varios.

251
 INDÍCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pág.

COMPRA 256
Determinar productos a comprar 257
Selección del proveedor 259
Pedido de mercancía a proveedores 261

RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA 263

Recepción de facturas o remisiones 264
Descargue, ingreso y almacenamiento 266
Reporte y verificación de los productos recibidos 268
Sistematización del ingreso de producto(s) 270
Revisión del ingreso de mercancía al sistema 272
Ajustes al inventario 274

FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 276

Establecimiento del precio de venta 277
Cambio de precio 279
Fijar precio de negociación y descuentos 281

PAGO A PROVEEDORES 283

Recepción y archivo de facturas de compras de mercancía 284
Programación del pago a proveedores 286
Efectuar el pago a proveedores 288

VENTA 291
Programar visita al cliente 292
Visita obra 294
Atención de mostrador (venta de contado) 296
Consulta disponibilidad de los productos 298
Asesoría Técnica 300
Cotización de productos para clientes 302
Seguimiento de las cotizaciones 304
Pedido 307
Facturación 308
Remisión de mercancía 312
Seguimiento del pedido 314

252
METAS DE VENTA 316
Generación informe de ventas 317
Revisión estadísticas de ventas 319
Fijación meta de ventas 321
Seguimiento meta de ventas 323

COBRO Y RECAUDO 325

Generación de listado de cartera vencida 327
Entrega de listado de cartera 329
Cobro 331
Recaudo 333
Seguimiento del estado de cobro y recaudo 335
Ajuste de cartera al cliente 336
Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes 338
Generación de listados de cartera 340

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA 342

Programación del cargue de los vehículos y de la ruta de entrega 344
Recepción de facturas y/o remisiones a despachar 346
Planeación del cargue del vehículo 347
Alistar la mercancía a despachar 349
Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o del cliente 351
Verificación del cargue de los vehículos y autorización de salida 353
Transporte de la mercancía 355
Descargar mercancía en obra o ferretería 357
Entregar factura al cliente 359

DEVOLUCIÓN EN VENTAS 361

Gestión de devolución de mercancía 362

CRÉDITO A CLIENTES 366

Solicitar y recibir documentación para crédito 367
Estudio de crédito 369
Crear cliente 371

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 372

Elaboración y entrega de notas 373
Inventario físico de los productos de bodega 375
Codificación de productos 378
Facturación de remisiones 380
Traslado de mercancía 382
Liquidación de fletes 384

AUTORIZACIONES 386
253
Autorizaciones 388

COMUNICACIÓN CON PROVEEDORE 390

Conocimiento de productos, asesoría y capacitación equipo de ventas 391
Tramitar asesoría muy especializada para clientes 393

GESTIÓN CONTABLE 395

Consulta de saldo en bancos 397
Registro de consignaciones 399
Cuadre y revisión de la caja 401
Registro de reembolso de caja menor 403
Conciliación bancaria 405
Revisar cuenta con clientes y proveedores 407
Revisión de la cartera de la empresa 409
Cancelación de anticipos de clientes 411
Manejo de información contable y general de las sucursales 413
Control de costos de inventario 415
Documentación e informes requeridos por entidades estatales 417

NÓMINA 420
Liquidación de nómina 421
Pago de nómina 423
Pago de parafiscales 425
Liquidación de vacaciones 427
Interfase de Nómina 429

MANEJO DE CAJA 431

Cuadre de caja 432
Manejo del dinero en caja 434
Administrar la caja menor 436
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 438
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 441
Cheques devueltos 443
Recepción pago del cliente 445
1

SALUD OCUPACIONAL 447

DOTACIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL 449
DOTACIÓN DE UNIFORMES 452
BOTIQUÍN 454
ACCIDENTE DE TRABAJO
a. Reporte de accidente de trabajo 456
b. Sistematización del reporte de accidente de trabajo 458
c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 460
d. Trámite de liquidación de la incapacidad. 462

254
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO 464
Selección de personal 465
Afiliaciones y contrato de trabajo 467
Inducción 469
Asesoría y capacitación del equipo humano. 471
Liquidación contrato de trabajo 473
Vacaciones 475

MENSAJERÍA 477
Pagos y consignaciones en bancos 478
Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes 480
Entrega de documentos a clientes 482
Solicitar y entregar documentación en entidades 484
Compras eventuales de oficina 486

MANEJO DE ARCHIVO 488

Archivo de documentos 489
Préstamo de documentos 491

SERVICIOS GENERALES 238

Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería 494
Servicio de cafetería 496
Limpieza de las oficinas 498
Oficios varios 500

255
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por le
empresa.

1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes

variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:

Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas de compra o remisiones.

1.7 RIESGOS:
 Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación.
 Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los costos de compras.
 Verificación de precio de negociación con proveedor.
 Proveedores certificados.
 Revisión de las facturas y mercancía comprada.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
COMPRA

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
1 Determinar productos a comprar Administrativa Subgerente
2 Selección del proveedor Administrativa Subgerente
3 Pedido de mercancía a proveedores Administrativa Subgerente

256
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.

1.6 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.7 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.8 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.

1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las

actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están
agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a

comprar.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existente.

PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de productos a comprar y cantidad.

1.9 RIESGOS:
 Información de stocks de mercancía desactualizado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información.

1.11 OBSERVACIONES.

257
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DETERMINAR PRODUCTOS A Código: Página

COMPRAR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir información de los stocks de
1 Subgerente Administrativa X
mercancía
Consultar información de las ventas
2 efectuadas Subgerente Administrativa X

3 Revisar o chequear la información Subgerente Administrativa X

Calcular las cantidades existentes de cada
4 Subgerente Administrativa X
producto
Determinar la rotación de los
5 productos Subgerente Administrativa X

6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X

Analizar si la cantidad es la
7 Subgerente Administrativa X
establecida como punto de reorden

8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

258
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección del proveedor.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la
empresa y que cuente con certificación de calidad.

2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en el

mercado posibilita seleccionar aquel que más se ajuste a las políticas de la empresa y lograr
el alcance de rentabilidad esperada.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores beneficios
para la empresa.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.

PUNTO FINAL: Selección e iniciación de negociación con el proveedor.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:



2.9 RIESGOS:
 Elección inadecuada del proveedor.
 Sacrificar calidad por precio.
 Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.

2.11 OBSERVACIONES.

259
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente
Consultar proveedores de los
1 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
2 Establecer contacto con el proveedor y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Conocer si cuenta con certificado de
3 y/o Director Administrativa X
calidad
Comercial
Subgerente
Solicitar información de precio de
4 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
Analizar información y opciones
5 y/o Director Administrativa X
ofrecidas
Comercial
Subgerente
6 Consultar políticas de compras y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Administrativa
7 Escoger la mejor opción y/o Director X
Comercial
Subgerente
8 Iniciar negociación y/o Director Administrativa X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

260
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercancía a proveedores.

3.2 MARCO NORMATIVO.

3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

3.4 OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envío de la mercancía requerida.

3.5 GENERALIDADES: Pedir la mercancía a los proveedores al llegar al punto de reorden

permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de los mismos.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercancía.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.

PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercancía haya sido

realizada con éxito.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Carta de pedido de productos.

3.9 RIESGOS:
 Errores de diligenciamiento de carta de pedido.
 Equivocación en la referencia o cantidad de productos solicitados al
proveedor.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información contenida en la carta de pedido.
 Revisión y Autorización de envío de la carta de pedido.
 Confirmación de la recepción de la carta por el proveedor.

3.11 OBSERVACIONES.

261
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PEDIDO DE MERCANCÍA A Código: Página

PROVEEDORES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente
1 Diligenciar borrador carta de pedido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
2 Solicitar elaboración carta de pedido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
3 Elaborar carta de pedido y/o Director Comercial X
Comercial
Subgerente
4 Recibir y revisar la carta y/o Director Administrativa X
Comercial
Verificar la información contenida en la Subgerente
5 carta (elaboración, producto y cantidad) y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Solicitar cambos y ajustes si es
6 y/o Director Administrativa X
necesario
Comercial
Auxiliar de
7 Realizar cambios o ajustes Comercial X
Inventario
Subgerente y/o
Autorizar el envío de la carta de
8 Director Administrativa X
pedido vía fax
Comercial
Auxiliar de
9 Enviar la carta Comercial X
Inventario
Confirmar la recepción de la carta por Auxiliar de
10 el proveedor Inventario Comercial X
Informar a Subgerente o Director Auxiliar de
11 Comercial X
Comercial sobre el envío del carta Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

262
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de la mercancía comprada.

1.2 AREA TITULAR: Bodega.

1.3 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercancía comprada.

1.4 GENERALIDADES: La recepción de la mercancía en la bodega de la empresa es el

mecanismo que respalda la disponibilidad física de los productos ofertados por la
compañía.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas.
 Cuaderno de entrada.

1.7 RIESGOS:
 Deterioro de la mercancía durante su manipulación.
 Faltantes o sobrantes de mercancía.
 Pérdida de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de las facturas y mercancía comprada.
 Verificación de la mercancía recibida en cuanto a referencia, cantidad y calidad.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMPRADA

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Recepción de facturas o
1 Bodega Jefe de Bodega
remisiones
Descargue, ingreso y
2 Bodega Auxiliar de Bodega
almacenamiento
Reporte y verificación de los Auxiliar de Bodega y
3 productos recibidos Bodega Jefe de Bodega
Sistematización del ingreso de
4 Comercial Auxiliar de Inventario
producto(s)
Revisión del ingreso de mercancía al
5 Comercial Director de Cartera
sistema
6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario

263
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción las facturas o remisiones.

1.2 MARCO NORMATIVO.

1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercancía comprada a los proveedores.

1.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas permite identificar el tipo de producto

que está llegando, la programación de la recepción de la misma y la identificación del lugar
donde debe ser almacenado.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercancía comprada a los proveedores

para ingreso a la bodega de la empresa.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de la
empresa.

PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotación de la mercancía a recibir.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.

1.9 RIESGOS:
 Pérdida de facturas o remisiones.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.

1.11 OBSERVACIONES

264
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS O Código: Página

REMISIONES

Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Conocer llegada de los camiones de los
1 Jefe de Bodega Bodega X
proveedores
Recibir las facturas o remisiones de la
2 Jefe de Bodega Bodega X
mercancía
Consultar el documento e identificar
3 Jefe de Bodega Bodega X
producto(s)
Determinar a que bodega llevar el
4 Jefe de Bodega Bodega X
producto
Coordinar el ingreso de los Asistente de Jefe
5 Bodega X
productos de Bodega
Anotar las referencias de los
6 Jefe de Bodega Bodega X
productos en un papel
Entregar a Auxiliar de Bodega
7 Jefe de Bodega Bodega X
anotación de la mercancía a recibir

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

265
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

2.4 OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los productos

comprados a los proveedores.

2.5 GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se ejecuta

dependiendo del producto, sus características y peso, realizándose por medio de
mecanismos como el puente grúa, montacargas, personal del proveedor o en ocasiones,
cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado a bodega.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la empresa de

los productos enviados por los proveedores.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotación de las referencias de los productos.

PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercancía.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Anotación de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.

2.9 RIESGOS:
 Pérdida o deterioro de los productos.
 Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.
 Errores de almacenamiento como arrumes de mercancía muy altos.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Conteo de los productos ingresados a bodega.
 Revisión del estado de los productos recibidos.
 Verificación de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.

2.11 OBSERVACIONES.

266
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DESCARGUE, INGRESO Y Código: Página

ALMACENAMIENTO DE LA
MERCANCÍA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir anotación de las referencias de los Auxiliar de
1 Bodega X
productos a recibir Bodega
Identificar tipo de producto y sitio de Auxiliar de
2 almacenamiento. Bodega Bodega X
Establecer mecanismo de descargue
Auxiliar de
3 (puente grúa, montacargas o personas) Bodega X
Bodega
Coordinar y supervisar la labor de
Auxiliar de
4 Auxiliares de Bodega o empleados del Bodega X
Bodega
proveedor
Auxiliar de
5 Tomar la mercancía Bodega X
Bodega
Auxiliar de
6 Bajar los productos del vehículo Bodega Bodega X
Transportar la mercancía desde el Auxiliar de
7 Bodega X
vehículo hasta el interior de la bodega Bodega
Auxiliar de
8 Confirmar sitio de almacenamiento Bodega X
Bodega
Ir contando y/o marcando con pintura la Auxiliar de
9 Bodega X
mercancía ingresada a bodega Bodega
Descargar la mercancía en sitio de Auxiliar de
10 Bodega X
almacenamiento Bodega
Arrumar o colocar los productos en Auxiliar de
11 estibas o burros Bodega Bodega X
Verificar el correcto almacenamiento de Auxiliar de
12 Bodega X
los productos Bodega
Mover, ubicar o reubicar los productos si Auxiliar de
13 Bodega X
es necesario Bodega
Anotar cantidad de productos Auxiliar de
14 Bodega X
ingresados Bodega
Auxiliar de
15 Reportar el ingreso de la mercancía Bodega X
Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

267
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de los productos recibidos.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

3.4 OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los relacionados en las
facturas o remisiones enviadas por los proveedores.

3.5 GENERALIDADES: La verificación de los productos ingresados a bodega permite

establecer si la información contenida en las facturas o remisiones enviada por los
proveedores corresponde a la constatada físicamente con el ingreso de los mismos a bodega
o si por el contrario presenta inconsistencias.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación o determinación de los productos y

cantidades realmente recibidos.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar anotación de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.

PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a Inventario.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.

3.9 RIESGOS:
 Mal conteo de los productos.
 No identificar las cantidades faltantes.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.
 Conteo y reconteo de los productos.
 Anotación de las observaciones.

3.11 OBSERVACIONES.

268
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Código: Página

RECIBIDOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Consultar anotación de los productos y Auxiliar de
1 Bodega X
cantidades ingresadas a bodega Bodega
Informar verbalmente referencias y Auxiliar de
2 Bodega X
cantidades almacenadas Bodega
Confrontar la información reportada
Jefe de
3 con la registrada con la registrada en la Bodega X
Bodega
factura o remisión
Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar la Jefe de
4 Bodega X
mercancía si es necesario Bodega
Recontar la mercancía por indicación de Auxiliar de
5 Bodega X
Jefe de Bodega Bodega
Auxiliar de
6 Revalidar la información si se requiere Bodega X
Bodega
Establecer diferencias si se presentan y Jefe de
7 Bodega X
realizar anotación de la observación Bodega
Registrar mercancía en el cuaderno de Auxiliar de
8 Bodega X
entrada Bodega
Entregar facturas o remisiones Auxiliar de
9 Bodega X
observaciones a inventario Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

269
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematización del ingreso de producto(s).

4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

4.4 OBJETIVO: Cargar al sistema la mercancía ingresada a la bodega como resultado de la

compra a proveedores.

4.5 GENERALIDADES: La sistematización de los productos facilita la consulta de la

disponibilidad de la misma y agiliza la facturación de las ventas.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, remisiones o notas.

PUNTO FINAL: Anotar la mercancía en el cuaderno de entrada.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.

4.9 RIESGOS:
 Referencia equivocada de producto.
 Cantidades erróneas.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información contenida en los documentos y en el sistema.

4.11 OBSERVACIONES.

270
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SISTEMATIZACIÓN DEL INGRESO DE Código: Página

PRODUCTO(S)
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Recibir facturas, remisiones y notas Comercial X
Inventario
Consultar la carta de pedido de Auxiliar de
2 mercancía Inventario Comercial X
Verificar la concordancia de material Auxiliar de
3 Comercial X
recibido y solicitado Inventario
Auxiliar de
4 Armar paquete de factura y remisión Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Ingresar al software de la empresa Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Consultar factura, remisión y nota Comercial X
Inventario
Auxiliar de
7 Digitar la información de los productos Comercial X
Inventario
Auxiliar de
8 Cotejar el ingreso de los productos Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Realizar los ajustes necesarios Comercial X
Inventario
Anotar la información de la mercancía en el Auxiliar de
10 Comercial X
cuaderno de entrada Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

271
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión ingreso de la mercancía.

5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

5.4 OBJETIVO: Determinar si la mercancía ha sido ingresada al sistema correctamente o

requiere ajustes.

5.5 GENERALIDADES: La revisión del ingreso de la mercancía al sistema permite detectar

fallas en la digitación de la información y realizar los correctivos pertinentes antes de que la
mercancía sea cargada al sistema.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la mercancía.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.

PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el sistema.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas, remisiones y notas.

5.9 RIESGOS:
 Mercancía mal ingresada al sistema.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema.
 Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema.

5.11 OBSERVACIONES.

272
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REVISIÓN INGRESO DE LA Código: Página

MERCANCÍA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir las facturas, remisiones y notas Director de
1 Comercial X
Cartera
Consultar documento enviado por los
Director de
2 proveedores, notas y cuaderno de entrada Comercial X
Cartera
Director de
3 Consultar inventario del sistema Comercial X
Cartera
Director de
4 Revisar notas de entrada Comercial X
Cartera
Confrontar la información de los
Director de
5 documentos y del sistema Comercial X
Cartera
correspondiente a producto y cantidad
Auxiliar de
6 Solicitar ajustes si se requieren Comercial X
Inventario
Director de
7 Realizar los ajustes si es necesario Cartera Comercial X
Cargar la entrada de mercancía al sistema Director de
8 Comercial X
Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

273
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

6.4 OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercancía.

6.5 GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas equivocaciones en el

ingreso del mismo o la adaptación a códigos y tamaño de presentación manejado por la
empresa.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Corrección de fallas de inventario.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y petición.

PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Documento de ajuste.

6.9 RIESGOS:
 Equivocación en la modificación de los datos.
 Pérdida del documento de soporte del ajuste.
 Errores de cálculo del ajuste.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.

6.11 OBSERVACIONES.

274
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Recibir nota o petición del ajuste Comercial X
Inventario
Auxiliar de
2 Identificar tipo de ajuste Inventario Comercial X
Reprocesar información por error de Auxiliar de
3 Comercial X
ingreso Inventario
Convertir paquete de producto a
Auxiliar de
4 cantidad menor o solicitada (General) Comercial X
Inventario
Calcular cuantas unidades se
pueden sacar de un producto si este Auxiliar de
5 Comercial X
es cortado en una dimensión Inventario
diferente a la recibida
Analizar conveniencia o facilidad de Auxiliar de
6 Comercial X
realizar un cambio de producto Inventario
Informar la realización del ajuste a la Auxiliar de
7 Comercial X
persona solicitante Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir documento de ajuste Comercial X
Inventario
Revisar el ajuste y el documento de ajuste Director de
9 Comercial X
Cartera
Entregar copia de los ajustes a Auxiliar de
10 Comercial X
Contabilidad Inventario
Auxiliar de
11 Archivar documentos de ajuste Comercial X
Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

275
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Fijación de precio de venta de los productos.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Establecer el precio de venta y políticas de descuento de los productos

comercializados por la empresa.

1.4 GENERALIDADES: La fijación del precio de venta de los productos permite asegurar el
margen de ganancia esperado, además de establecer los precios y descuentos que es posible
otorgar a los clientes.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:

Contar con información que respalde el proceso de venta brindando a los integrantes del
Área Comercial las herramientas para lograr éxito en dicho proceso.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de precios y descuentos.

1.7 RIESGOS:
 El cálculo erróneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada fijación
de precios y descuentos.
 La no revisión y actualización de los precios ocasionará pérdidas económicas para la
empresa.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los costos de compras.
 Verificación del margen de ganancia esperado.
 Análisis y revisión de la lista de precios y la información del sistema.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
FIJACIÓN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Establecimiento del precio de
1 Administrativa Subgerente
venta
Subgerente y Auxiliar
Administrativa y
2 Cambio de precio de
Comercial
Inventario
Fijar precio de negociación y
3 Administrativa Subgerente
descuentos

HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

276
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.

1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es
posible alcanzar el margen de ganancia esperado.

1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo físico

por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os

productos y políticas de descuentos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.

PUNTO FINAL: Fijación o cambio de precio de venta del producto(s).

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de precios.

1.9 RIESGOS:
 Equivocación en el cálculo del precio.
 No cumplimiento de margen de ganancia.
 Cambios de las condiciones del mercado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación del margen de ganancia esperado.
 Revisión de la lista de precios y costo de compra.

1.11 OBSERVACIONES.

277
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE Código: Página

VENTA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O

1 Consultar lista de costo de compra Subgerente Administrativa X

2 Revisar y analizar la información Subgerente Administrativa X

3 Calcular precio de venta Subgerente Administrativa X

Verificar margen de ganancia (10% a 12%)
4 Subgerente Administrativa X
Conocer precio ofrecido para el
5 Subgerente Administrativa X
producto por la competencia
Determinar precio de venta del
6 Subgerente Administrativa X
producto
7 Consultar precio de venta anterior Subgerente Administrativa X

8 Autorizar cambio de precio Subgerente Administrativa X

Auxiliar de
9 Cambiar precio al producto(s) Inventario Comercial X
Auxiliar de
10 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

278
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio.

2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario.

2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea necesario.

2.5 GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener actualizado el

valor de la mercancía de acuerdo a diversos aspectos que influyen sobre este.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorización y petición del cambio de precio.

PUNTO FINAL: Generación de nuevos listados de precio de venta y entrega a

integrantes del Área Comercial.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de precios.

2.9 RIESGOS:
 Cambiar precio al producto equivocado.
 Referencia de producto inadecuada.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación y autorización del cambio de precio.

2.11 OBSERVACIONES.

279
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
CAMBIO DE PRECIO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir petición de cambio de precio del
1 Subgerente Administrativa X
producto(s)
Auxiliar de
2 Ingresar al software Comercial X
Inventario
Consultar ítems y ubicar producto en Auxiliar de
3 pantalla Inventario Comercial X
Auxiliar de
4 Confirmar información Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Relacionar ítem y nuevo precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Cambiar el precio Comercial X
Inventario
Actualizar y guardar los cambios Auxiliar de
7 efectuados Inventario Comercial X
Auxiliar de
8 Consultar producto y precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Salir del software Comercial X
Inventario
11 Revisión y autorización del cambio Subgerente Administrativa X
Entregar listado a integrantes del Área Auxiliar de
12 Comercial X
Comercial. Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

280
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociación y descuento.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

3.4 OBJETIVO: Establecer el precio mínimo de venta y descuentos de cada producto

comercializado por la empresa cuando deban cambiarse.

3.5 GENERALIDADES: El precio mínimo de venta y descuento establecido para cada

producto es un indicador del límite de los parámetros que pueden negociar y ofrecer los
integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la venta.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Precio mínimo de venta y descuento de cada producto.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.

PUNTO FINAL: Reunión integrantes del Área Comercial.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de precios.

3.9 RIESGOS:
 Incumplimiento de las políticas de precio y descuentos.
 Desactualización de la información.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación y autorización del precio mínimo y políticas de descuento para los
productos

3.11 OBSERVACIONES.

281
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIÓN Y Código: Página

DESCUENTOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente
Administrativa
1 Recibir lista de costo de los productos y/o Director X
Comercial
Subgerente
2 Revisar y analizar la información y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
3 Consultar precio de venta establecido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular precio mínimo de venta y
4 y/o Director Administrativa X
descuento
Comercial
Subgerente
Verificar margen de ganancia mínimo (8%)
5 y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
6 Fijar políticas de descuento y/o Director Administrativa X
Comercial
Establecer precio mínimo de negociación y Subgerente
7 descuento para cada producto y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
8 Realizar reunión de Área Comercial y/o Director Administrativa X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

282
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3 OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contraídas con los proveedores.

1.4 GENERALIDADES: El pago a proveedores se efectúa dependiendo de la prioridad de

pago y descuentos otorgados y previa verificación de la existencia de dinero en las cuentas
bancarias de la empresa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la cuantía adeuda.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Comprobantes de egreso.
 Cheques y consignaciones.
 Carta de pago.

1.7 RIESGOS:
 Enviar dinero a cliente equivocado.
 Error en el cálculo del descuento.
 Vencimiento de los pagos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de
proveedores.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
PAGO A PROVEEDORES

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Recepción y archivo de facturas de Auxiliar Contable o de
1 Contabilidad
compra de mercancía Nómina
Programación del pago a
2 Contabilidad Auxiliar Contable
proveedores
Gerente o Auxiliar
3 Pago a proveedores Contabilidad
Contable

283
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y archivo de facturas de compras de

mercancía.

1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

1.4 OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores.

1.5 GENERALIDADES: La recepción y archivo de las facturas permite establecer las fechas
en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programación de la cancelación de las facturas

adeudadas.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.

PUNTO FINAL: Archivo de facturas.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:



1.9 RIESGOS:
 Mora en el pago por equivocación en el archivo de las facturas por fecha de pago.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Consulta del archivo de facturas a pagar.
 Revisión de la fecha de pago de las facturas.

1.11 OBSERVACIONES.

284
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE Código: Página

FACTURAS DE COMPRAS DE
MERCANCÍA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir las facturas enviadas por los Auxiliar de
1 Contabilidad X
proveedores Nómina
Auxiliar de
2 Consultar y revisar las facturas Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
3 Establecer fecha de pago Contabilidad X
Nómina
Señalar fecha de pago y descuentos (si los Auxiliar de
4 Contabilidad X
ofrece) Nómina
Ubicar las de pronto pago en carpeta o
Auxiliar de
5 lugar de fácil alcance y próximo a Contabilidad X
Nómina
sitio de trabajo
Auxiliar de
6 Archivar las facturas Contabilidad X
Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional

285
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del pago a proveedores.

3.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable.

3.4 OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar.

3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores permite

establecer la cuantía y los descuentos a los que es posible acceder para de esta manera programar
los pagos.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la facturas a cancelar.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la semana.

PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas a cancelar.
 Lista de proveedores a pagar.
 Informe del saldo de los bancos.

3.9 RIESGOS:
 Error de selección de facturas de proveedores a cancelar.
 Pérdida de descuentos.
 Cancelación de mayor valor de saldo adeudado.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o
descuentos.

3.11 OBSERVACIONES.

286
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROGRAMACIÓN DEL PAGO A Código: Página

PROVEEDORES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Seleccionar del acordeón Auxiliar
1 (archivador) las facturas que deben Contable y Contabilidad X
pagarse en la semana de Nómina
Auxiliar
Consultar diariamente las facturas
2 Contable y Contabilidad X
adeudadas a los proveedores
de Nómina
Auxiliar
Establecer si se han realizado abonos y
3 Contable y Contabilidad X
calcular el saldo adeudado
de Nómina
Determinar si la factura presenta Auxiliar
4 descuentos y efectuar los cálculos Contable y Contabilidad X
necesarios de Nómina
Auxiliar
Relacionar proveedores por fecha y
5 Contable y Contabilidad X
prioridad de pago, valor y descuento
de Nómina
Auxiliar
Elaborar informe de proveedores a quien
6 Contable y Contabilidad X
se adeuda y el saldo
de Nómina
Auxiliar
7 Totalizar los pagos Contable y X
Contabilidad
de Nómina
Auxiliar
8 Consultar saldo en bancos Contable y Contabilidad X
de Nómina
Entregar lista de proveedores a pagar e Auxiliar
9 informe de saldo en los bancos a Gerente Contable y Contabilidad X
de Nómina
Gerente o
Determinar a que proveedor y cuantía (total
10 Auxiliar Contabilidad X
o abono)
Contable
Auxiliar
Tomar las factura correspondiente al
11 Contable y Contabilidad X
proveedor autorizado para pago
de Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

287
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.

4.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para minimizar
la deuda.

4.5 GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligación contraída por la empresa

debido a la compra de productos.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación o abono a la obligación contraída con los

proveedores.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.

PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago

efectuado.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Comprobante de egreso.
 Cheques.
 Libro de bancos.
 Consignaciones.
 Carta de pago.

4.9 RIESGOS:
 Elaboración de cheque por suma mayor a la adeudada.
 No recepción de la carta de pago enviada a los proveedores.
 Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.
 Anulación de cheque y no registro en el libro de bancos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.
 Revisión del diligenciamiento de los documentos.
 Firma de los documentos para autorización.
 Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.

4.11 OBSERVACIONES.

288
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
PAGO A PROVEEDORES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar
1 Consultar la factura Contable y de Contabilidad X
Nómina
Auxiliar
2 Establecer el valor adeudado Contable y de Contabilidad X
Nómina
Auxiliar
Cancelar la deuda en su totalidad o
3 Contable y de Contabilidad X
realizar abono
Nómina
ABONO:
 Fotocopiar la factura
Auxiliar
 Colocar sello de abono a la factura
4 Contable y de Contabilidad X
original y anexar copia del abono a
Nómina
realizar
 Archivar la factura
Elaborar comprobante de egreso, Auxiliar
adicionando el # de la factura que se está Contable, de
5 Contabilidad X
cancelando y el valor del descuento si lo Nómina o
hubo General
Auxiliar
Establecer forma de pago (efectivo o
6 Contable y de Contabilidad X
cheque)
Nómina
EFECTIVO
Pasar la factura a Auxiliar de Nómina o Auxiliar
7 Contabilidad X
General Contable
Verificar el valor y la cuenta donde se está Auxiliar
8 Contabilidad X
llevando Contable
Auxiliar
9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Contable Contabilidad X
Enviar a pagar o consignar a cuenta del Auxiliar
10 Contabilidad X
proveedor Contable
CHEQUE
Determinar al banco por el que se puede Auxiliar
11 Contabilidad X
girar la cantidad adeudada Contable
Pasar la factura del proveedor a Auxiliar Auxiliar
de Nómina o General y solicitar la Contable, de
12 Contabilidad X
elaboración del cheque del Nómina o
banco establecido General
Anotar en el cuaderno del banco # del Auxiliar
13 Contabilidad X
cheque Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

289
 Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
14 Elaborar cheque Nómina o Contabilidad X
General
15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar el banco y valor de cada
16 Auxiliar Contable Contabilidad X
cheque
Para cheque aprobado, anotar cheque en
17 cuaderno de bancos de lo contrario Auxiliar Contable Contabilidad X
anularlo
Colocar sello para firmas (requiere dos de
18 Auxiliar Contable Contabilidad X
tres firmas autorizadas)
Pasar cheques a Gerente para
19 obtener firma Auxiliar Contable Contabilidad X

20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X

21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X
22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
Recibir autorización de consignación de
23 Auxiliar Contable y cheques elaborados Cajera Comercial X

Diligenciar consignación a nombre del

24 Cajera Comercial X
proveedor
Revisar cheques y firmar s es
25 necesario Cajera Comercial X
i
Enviar cheque a proveedor o
26 Cajera Comercial X
consignar en efectivo o cheque
Entregar consignaciones y cheques a
27 mensajero para su tramitación en el Cajera Comercial X
banco respectivo
Auxiliar Contable
28 Recibir llamada del banco Contabilidad X
o de Nómina
Auxiliar Contable
29 Confirmar firma y valor del cheque Contabilidad X
o de Nómina
Auxiliar Contable
30 Autorizar cheque Contabilidad X
o de Nómina
Para informar al proveedor del pago de
varias facturas:
Elaborar carta de pago relacionando las
31 Auxiliar General Contabilidad X
facturas canceladas
Enviar carta de pago al proveedor vía fax

Archivar facturas y documentos de

32 Auxiliar General Contabilidad X
respaldo del pago efectuado

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

290
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercialización de los productos.

1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los clientes y
efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercialización del producto.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas de venta o remisiones.
 Formato de pedido.
1.7 RIESGOS:
 Realizar negociación con clientes que no cuenten respaldo económico.
 Realizar visitas infructuosas a los clientes.
 No identificación de las oportunidades de negocio.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de planilla de visitas.
 Seguimiento de las visitas.
 Análisis de l alcance de la metas de ventas.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
VENTA

Nº Área
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
1 Programar visita al cliente Comercial Asesor Comercial
2 Visita obra Comercial Asesor Comercial
3 Atención de mostrador (venta de contado) Comercial Asesor Comercial
4 Consulta disponibilidad de los productos Comercial Asesor Comercial
5 Asesoría Técnica Comercial Asesor Comercial
6 Cotización de productos para clientes Comercial Asesor Comercial
7 Seguimiento de las cotizaciones Comercial Asesor Comercial
8 Pedido Comercial Asesor Comercial
9 Facturación o remisión de mercancía Comercial Asesor Comercial
10 Seguimiento del pedido Comercial Asesor Comercial

291
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

1.4 OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes.

1.5 GENERALIDADES: La programación de las visitas a los clientes permite trazar el plan de
trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diseño del Plan de trabajo.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elección del sector o población objetivo.

PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:



1.9 RIESGOS:
 Inadecuada programación de las visitas por desconocimiento de la zona.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Autorización del plan de trabajo.

1.11 OBSERVACIONES.

292
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Elegir sector o población objetivo Comercial X
Comercial
Asesor
2 Armar Plan de Trabajo Comercial Comercial X
Determinar si la visita es fuera o Asesor
3 Comercial X
dentro de la ciudad Comercial
Para visita fuera de la ciudad, Asesor
4 Comercial X
determinar el número de días Comercial
Asesor
5 Programar visita local Comercial X
Comercial
Solicitar autorización salida de la Asesor
6 Comercial X
empresa Comercial
Director
Autorización del Plan de Trabajo de los
7 Comercial o Comercial X
Asesores Comerciales
Subgerente

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

293
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes.

2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar los
productos y servicios de la empresa.

2.5 GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretería permite identificar las oportunidades de

negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la empresa, mantener el contacto
con los clientes existentes y la adquisición de nuevos.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que

pueda tomar la decisión de compra, ofertar y vender los productos.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.

PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Planilla de Visita.

2.9 RIESGOS:
 Pérdida del tiempo de la visita ante indecisión de compra por parte del cliente.
 No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisión de compra.
 Accidentes en la obra.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de Planilla de Visitas.

2.11 OBSERVACIONES.

294
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
VISITA OBRA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Desplazarse a la zona o lugar Asesor
1 Comercial X
determinado (obra u oficina) Comercial
Para visita fuera de la ciudad iniciar viaje
entre las 6:30 y 7 de la mañana; para visita Asesor
2 X
local, salir de la empresa a mitad de la Comercial Comercial
mañana
Asesor
CLIENTE ANTIGUO Comercial
Comercial
Establecer comunicación y recordarle los
Asesor
3 productos y servicios ofrecidos por la Comercial X
Comercial
empresa
Asesor
CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Comercial X
Comercial
Buscar a la persona que pueda tomar la Asesor
4 Comercial X
decisión de compra Comercial
Identificarse con nombre propio y el de la Asesor
5 Comercial X
empresa Comercial
Brindar información de los productos y Asesor
6 Comercial X
servicios ofrecidos por la empresa Comercial

Obtener información de los productos Asesor

8 Comercial X
necesitados Comercial
Asesor
9 Tomar datos del cliente Comercial X
Comercial
Asesor
10 Cotizar los productos Comercial Comercial X
Tomar datos del pedido si lo realizará o Asesor
11 Comercial X
ponerse a disposición del cliente Comercial
Asesor
12 Diligenciar Planilla de Visita Comercial X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

295
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Mostrador.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la empresa
en el punto de venta.

3.5 GENERALIDADES: La atención de mostrador permite efectuar la venta de los

productos en las instalaciones de la empresa.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.

PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Factura de Venta.

3.9 RIESGOS:
 Errores de diligenciamiento de la factura.
 Liquidación errónea del valor de los productos.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Consulta de la disponibilidad de los productos.
 Verificación de la información a registrar en la factura.

3.11 OBSERVACIONES.

296
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
ATENCIÓN DE MOSTRADOR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Recibir visita del cliente Comercial X
Comercial
Asesor
2 Entablar comunicación Comercial X
Comercial
Determinar producto(s) requeridos por Asesor
3 el cliente Comercial Comercial X
Asesor
4 Ingresar al software Comercial X
Comercial
Consultar disponibilidad del Asesor
5 Comercial X
producto(s) Comercial
Si los no se encuentran disponibles Asesor
6 Comercial X
informar al cliente Comercial
Asesor
PRODUCTOS DISPONIBLES Comercial Comercial
Asesor
7 Cotizar producto(s) Comercial X
Comercial
Asesor
8 Informar el valor al cliente Comercial X
Comercial
Indagar y establecer si el cliente Asesor
9 Comercial X
requiere algún producto más Comercial
Establecer si el cliente realizará la compra Asesor
10 Comercial X
Comercial
Asesor
11 Facturar o remisionar la mercancía Comercial X
Comercial
Asesor
12 Entregar factura o remisión al cliente Comercial X
Comercial
Indicar al cliente la ubicación de la caja
para que realice el pago y de despacho Asesor
13 Comercial X
para que reclame los Comercial
productos

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

297
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

4.4 OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa.

4.5 GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la venta de

los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la mercancía a los
clientes de manera eficiente.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los

productos solicitados por los clientes.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicación de los Asesores
Comerciales.

PUNTO FINAL: Determinación de las cantidades existente en bodega del producto.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de traslado de mercancía.

4.9 RIESGOS:
 Desactualización de los stocks de mercancía.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Consulta de lista impresa de productos e información del sistema.

4.11 OBSERVACIONES.

298
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE Código: Página

LOS PRODUCTOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Establecer ubicación del Asesor Asesor
1 Comercial X
Comercial Comercial
Si se encuentra en las instalaciones de la
empresa:
Ingresar al software
Consultar los productos requeridos por el
Asesor
2 cliente Comercial X
Comercial
De lo contrario: Comunicarse a
la empresa
Indagar por la existencia del
producto(s)
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial X
Comercial
Confrontar información del sistema con Asesor
4 Comercial X
la de la lista de precios Comercial
Establecer cantidad disponible de
Asesor
5 productos, de lo contrario informar al Comercial X
Comercial
cliente.
Determinar si los productos se
encuentran en bodega o debe Asesor
6 Comercial X
realizarse traslado desde otra Comercial
sucursal

TRASLADO DE MERCANCÍA
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de
7 Comercial X
mercancía Inventario
Establecer comunicación con la Auxiliar de
8 sucursal Inventario Comercial X
Auxiliar de
9 Solicitar traslado de mercancía Comercial X
Inventario
Recibir mercancía en bodega o Auxiliar de
10 Comercial X
enviarla directamente al cliente Inventario
Ingresar mercancía al sistema por la Auxiliar de
11 Comercial X
opción de traslado Inventario
Auxiliar de
12 Efectuar facturación de la mercancía Comercial X
Inventario
Archivar una copia de la factura en
Auxiliar de
13 inventario, entregar dos copias a cartera y Comercial X
Inventario
una a contabilidad

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

299
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría Técnica.

5.2 MARCO NORMATIVO.

5.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que más se ajusten a su necesidad.

5.5 GENERALIDADES: La Asesoría Técnica permite brindar al cliente la indicación de los

productos que más se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definición del tipo de
obra que adelanta o planea efectuar.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia al cliente de productos y acompañamiento en

el desarrollo de la obra.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definición del tipo de obra para la que el cliente requiere el
material.

PUNTO FINAL: Establecer satisfacción de la necesidad del cliente.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:



5.9 RIESGOS:
 Pérdida del cliente.
 Definición errónea de materiales.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Determinación del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento en los
factores a tener en cuenta durante la ejecución de la misma.

5.11 OBSERVACIONES.

300
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
ASESORÍA TÉCNICA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Definir tipo de obra para la que el Asesor
1 Comercial X
cliente requiere el material Comercial
Asesor
2 Determinar clase de asesoría Comercial X
Comercial
Asesoría Básica:
 Establecer los productos que más se
ajustan a la necesidad del cliente
 Describir las especificaciones del
Asesor
3 material Comercial X
Comercial
 Explicar al cliente las ventajas del
producto

Asesoría especializada:
 Solicitar colaboración de la Ingeniera
Civil de la empresa
 Realizar estudio de los requerimientos
del cliente y/o planos de la obra Asesor
4 Comercial X
 Indicar el producto(s) que se ajusta(n) Comercial
a la obra
 Efectuar despiece del producto
 Interpretar cartilla

Asesoría muy especializada:

 Tramitar con el proveedor idóneo la Asesor
5 Comercial X
asesoría para el cliente Comercial
 Acompañar asesoría
Establecer satisfacción de la Asesor
6 Comercial
necesidad del cliente Comercial X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

301
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotización de productos para clientes.

6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

6.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

6.4 OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos

solicitados.

6.5 GENERALIDADES: La cotización de los productos permite indicar al cliente el valor

que tendrá su compra si decide realizarla.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Estimación del valor de los productos requeridos por
el cliente.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.

PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Cotización.

6.9 RIESGOS:
 Errores al calcular precio y descuento de los productos.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de precios y descuentos.

6.11 OBSERVACIONES.

302
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

COTIZACIÓN DE PRODUCTOS PARA Código: Página

CLIENTES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Estudiar nota de los productos Asesor
1 Comercial X
requeridos por el cliente Comercial
Consultar lista de precios y Asesor
2 descuentos Comercial Comercial X
Asesor
3 Calcular valor de los productos Comercial X
Comercial
Solicitar información de precio de Asesor
4 Comercial X
productos Comercial
Informar la cliente telefónicamente o
Asesor
5 personalmente durante la visita o Comercial X
Comercial
elaborar cotización por escrito
Diligenciar cotización del sistema o
Asesor
6 personalizada referenciando producto, Comercial X
Comercial
cantidad y valor
Asesor
7 Imprimir cotización Comercial X
Comercial
Enviar documento vía fax o entregar Asesor
8 Comercial X
personalmente Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

303
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones.

7.2 MARCO NORMATIVO.

7.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

7.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente realizará la compra de los productos.

7.5 GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el cliente

realizará la compra de los productos.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del
cliente.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Comunicación con el cliente.

PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su

disposición para una compra futura.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:



7.9 RIESGOS:
 Perder el cliente y la oportunidad de negocio.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS

 Comunicación con clientes.

7.11 OBSERVACIONES.

304
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Comunicarse con el cliente Comercial X
Comercial
Determinar consideración sobre la Asesor
2 Comercial X
cotización Comercial
Establecer si el cliente realizará el Asesor
3 pedido Comercial Comercial X
Tomar los datos del pedido si el cliente ha Asesor
4 Comercial X
decidido realizarlo Comercial
Si el cliente ha decidido no realizar el
pedido:
 Establecer la razón para ello
 Conocer de otras cotizaciones Asesor
5 Comercial X
 Consultar precios y descuentos Comercial
límites para la mercancía
 Recotizar si es posible o ponerse
a disposición del cliente para una
compra futura

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

305
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido.

8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

8.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

8.4 OBJETIVO: Tomar anotación y tramitar el pedido de los productos solicitados por los
clientes.

8.5 GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de

despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega.

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de los productos a despachar.

8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.

PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho.

8.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de pedido.

8.9 RIESGOS:
 Pedido erróneo de productos.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de productos.
 Autorización de pedido por Cartera y Comercial.

8.11 OBSERVACIONES.

306
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
PEDIDO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Tomar datos del producto y cliente Comercial X
Comercial
Consultar disponibilidad y existencia de Asesor
2 Comercial X
mercancía en bodega Comercial
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial Comercial X
Diligenciar formato de pedido con datos Asesor
4 Comercial X
del cliente y cálculos efectuados Comercial
Revisar que los datos estén Asesor
5 Comercial X
completos y correctos Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones necesarias Comercial X
Comercial
Solicitar autorización de Cartera y Asesor
7 Comercial Comercial Comercial X
Subgerente o
Administrativa
8 Autorización Comercial Director
y Comercial X
Comercial
Director de
9 Autorización de Cartera Comercial X
Cartera
PEDIDO NO AUTORIZADO
Asesor
10 Informar al cliente Comercial X
Comercial
PEDIDO AUTORIZADO
Pasar formato de pedido a despacho si se Asesor
11 Comercial X
obtiene la autorización Comercial
Solicitar programación de la entrega de Asesor
12 Comercial X
pedido Comercial
Facturar pedido si la mercancía está
Asesor
13 cargada al sistema, de lo contrario, Comercial X
Comercial
remisionar los productos
Informar al cliente la fecha de entrega de la Asesor
14 Comercial X
mercancía Comercial
Asesor
15 Realizar seguimiento del despacho Comercial X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

307
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación.

9.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

9.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

9.4 OBJETIVO: Facturar los productos vendidos.

9.5 GENERALIDADES: La facturación de los productos genera un documento de

respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta.

9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Generación de documento descriptivo de los

productos, cantidades y valor de la compra.

9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Cálculo del valor total de la venta.

PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de

facturación o anularla.

9.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Factura.

9.9 RIESGOS:
 Errores al calcular precio y descuento de los productos.
 Errores de diligenciamiento y de impresión.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos.
 Copia y archivo de las facturas.

9.11 OBSERVACIONES.

308
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ANULACIÓN DE FACTURA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir petición de Cajera o Asesor Director de
1 Comercial X
Comercial Cartera
Revisar que la factura se encuentre
completa: Director de
2 Comercial X
4 hojas factura venta de contado 3 Cartera
hojas factura venta a crédito
Analizar las facturas y la anotación de la
Director de
3 observación de la razón de la anulación Comercial X
Cartera
Confirmar la apreciación de la Director de
4 Comercial X
observación Cartera
Ingresar al sistema para efectuar la Director de
5 Comercial X
anulación Cartera
Habilitar la factura (ingresar a la Director de
6 Comercial X
factura por su # ) Cartera
Director de
7 Recorrer la factura Comercial X
Cartera
Adicionar a la factura la observación de la Director de
8 Comercial X
anulación y la razón de la misma Cartera
Colocar sello de anulada a la factura Director de
9 física Cartera Comercial X
Auxiliar de
10 Archivar las facturas anuladas Comercial X
Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional

309
 Código: Página
FACTURACIÓN
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Calcular el valor total de la venta Comercial X
Comercial
Asesor
2 Ingresar al software Comercial X
Comercial
Revisar # de factura para no saltar Asesor
3 el consecutivo Comercial Comercial X
Establecer tipo de venta (contado, Asesor
4 Comercial X
crédito, anticipo) Comercial
Verificar concordancia de precio y Asesor
5 Comercial X
descuento Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones requeridas Comercial X
Comercial
Asesor
7 Buscar dispositivo de salida Comercial Comercial X
Asesor
8 Imprimir factura Comercial X
Comercial
Asesor
9 Corroborar datos de la factura Comercial X
Comercial
Entregar factura al cliente si no se
presenta error de facturación, de lo Asesor
10 Comercial X
contrario solicitar anulación de la Comercial
factura

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

FACTURACIÓN CONTADO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Confirmar datos del cliente si existe en
el sistema, de lo contrario, solicitar y
1 Asesor Comercial Comercial X
digitar información del
cliente en el sistema
Confirmar los datos y/o realizar
2 Asesor Comercial Comercial X
modificaciones
Anexar información de la mercancía
3 Asesor Comercial Comercial X
(referencia, cantidad y valor)
Grabar la información del cliente en
4 el sistema si se trata de una compra Asesor Comercial Comercial X
representativa

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

310
 FACTURACIÓN CRÉDITO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Consultar formato de pedido Comercial X
Comercial
Asesor
2 Digitar información del pedido Comercial X
Comercial
Verificar los datos del cliente y del Asesor
3 pedido Comercial Comercial X
Asesor
4 Corregir los datos que se requieran Comercial X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

FACTURACIÓN ANTICIPO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Digitar información de cliente y Asesor
1 Comercial X
productos comprados Comercial
Solicitar revisión y autorización Asesor
2 Comercial X
Comercial y Cartera Comercial
Asesor
3 Facturar a un (1) día Comercial X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

311
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisión de mercancía.

10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

10.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que aún no han sido
ingresados al sistema.

10.5 GENERALIDADES: La remisión de los productos permite la venta de estos ante su

disponibilidad aún cuando no han sido cargados al inventario.

10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisión de los productos.

10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.

PUNTO FINAL: Entregar de remisión al cliente.

10.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Remisión.

10.9 RIESGOS:
 Errores al calcular precio y descuento de los productos.
 Errores de diligenciamiento y de impresión.

10.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos.
 Copia y archivo de las remisiones.
 Facturación de las remisiones.

10.11 OBSERVACIONES.

312
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
REMISIÓN DE MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Tomar pedido de producto y Asesor
1 Comercial X
cantidad Comercial
Solicitar a Auxiliar de Inventario la
elaboración de la remisión facilitándole Asesor
2 Comercial X
la información del cliente, producto y Comercial
cantidad
Elaborar remisión de mercancía Auxiliar de
3 diligenciando formato del sistema Inventario Comercial X
Verificar consecutividad de la Auxiliar de
4 Comercial X
remisión Inventario
Auxiliar de
5 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Inventario
Imprimir remisión (consta de 4 hojas) Auxiliar de
6 Comercial X
Inventario
Relacionar la remisión en el cuaderno de
remisiones, llenado las dos primeras
Auxiliar de
7 casillas (# remisión y nombre del Comercial X
Inventario
cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la remisión y
Auxiliar de
8 entregar las demás a Asesor Comercial X
Inventario
Comercial
Asesor
9 Recibir remisión y entregar al cliente Comercial X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

313
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido.

11.2 MARCO NORMATIVO.

11.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.

11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepción de los productos por parte del cliente.

11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la

entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfacción de los mismos ante
el compromiso de entrega oportuna.

11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmación de la entrega del pedido en el tiempo

estimado.

11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.

PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente.

11.8 FORMATOS O IMPRESOS:



11.9 RIESGOS:
 No programación del despacho del pedido.
 No recepción del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.
 Pérdida del cliente.

11.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercancía al cliente.
 Comunicación permanente con el cliente.

11.11 OBSERVACIONES.

314
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Consultar compras de los clientes Comercial X
Comercial
Consultar con despacho fecha de Asesor
2 Comercial X
entrega de la mercancía al cliente Comercial
Asesor
3 Establecer etapa del despacho Comercial Comercial X
Comunicarse o recibir llamada Asesor
4 Comercial X
telefónica del cliente Comercial
Informar al cliente la etapa de Asesor
5 Comercial X
despacho de la mercancía Comercial
Participar en la solución de los
Asesor
6 inconvenientes cuando estos se
Comercial Comercial X
presenten
Establecer satisfacción del cliente
cuando se haya realizado la entrega de Asesor
7
los productos o conocer sus Comercial Comercial X
observaciones al respecto

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

315
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de tiempo
estimado y realizar seguimiento de su alcance.

1.4 GENERALIDADES: La proyección de ventas permite direccionar el equipo de ventas

hacia el desafío del alcance de las mismas y hacia la puesta en práctica de todas las
estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el mercado.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las metas
de ventas establecidas.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Estadísticas de ventas.
 Informe de ventas por Asesor, Línea, cliente, etc.

1.7 RIESGOS:
 No cumplimiento de las metas.
 Cambios imprevistos del mercado.
 Planteamiento de estrategias erradas.
 Pérdida del poder adquisitivo por parte del cliente.
 Inadecuada interpretación de la información.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Análisis de las estadísticas de ventas.
 Seguimiento del alcance de las metas de ventas.
 Revisión de los informes de ventas.
 Reunión con asesores y revisión formato de visita a clientes.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
METAS DE VENTA

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Subgerente y Director
1 Generación informe de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
2 Revisión estadísticas de ventas Administrativa Comercial
Subgerente y Director
3 Fijación meta de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
4 Seguimiento meta de ventas Administrativa
Comercial

316
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de Informe de Ventas.

1.2 MARCO NORMATIVO.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

1.4 OBJETIVO: Contar con la información de las ventas realizadas en un periodo de tiempo
determinado.

1.5 GENERALIDADES: La generación de informes de ventas permite conocer los

productos que presentan mayor demanda y rotación, así como establecer el
cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y

mensuales, por cliente, línea, cliente, etc.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.

PUNTO FINAL: Impresión de los listados de ventas.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Listado de ventas del día, acumulada del mes, mensual.
 Listado de ventas por: vendedor y línea, vendedor y cliente, línea, costos.

1.9 RIESGOS:
 Selección errónea de la información.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Generación y consulta de la información solo por personal autorizado.
 Verificación de la información.

1.11 OBSERVACIONES.

317
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
GENERACIÓN INFORME DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar al sistema Comercial X
Inventario
Verificar que el personal de ventas no se
Auxiliar de
2 encuentre utilizando el sistema Comercial X
Inventario
Diligenciar y adicionar datos Auxiliar de
3 Comercial X
requeridos Inventario
Consultar información general de las Auxiliar de
4 Comercial X
ventas Inventario
Establecer frecuencia de la Auxiliar de
5 Comercial X
presentación del informe Inventario
Informe diario:
Seleccionar los datos de ventas
acumuladas del día y acumuladas del
Auxiliar de
6 mes hasta la fecha, de lo contrario, Comercial X X
Inventario
seleccionar las ventas por vendedor-
línea, vendedor- cliente,
línea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de
7 Verificar la información Comercial X
Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir los listados de ventas Comercial X
Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

318
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión Estadísticas de Ventas.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.

2.4 OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotación de productos.

2.5 GENERALIDADES: La revisión de las estadísticas de ventas brinda información relevante

sobre la rotación de los productos, los niveles de ventas alcanzados y adicionalmente
permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el Área Comercial, para así
evaluar las estrategias desarrolladas.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recopilación de información sobre las ventas realizadas.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de informes de ventas.

PUNTO FINAL: Determinación de la rotación de los productos, los más

vendidos, los menor salida, etc.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Informe de ventas.

2.9 RIESGOS:
 Reportes de ventas erróneos.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información de los reportes de ventas.
 Confrontar la información impresa con la registrada en el sistema.

2.11 OBSERVACIONES.

319
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
REVISIÓN ESTADÍSTICAS DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recepción informe de ventas Subgerente
1 y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
2 Analizar las estadísticas de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Determinar la rotación de los productos, Subgerente
3 los más y menos vendidos, etc. y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Resaltar o señalar los datos más
4 y/o Director Administrativa X
relevantes
Comercial
Confrontar y verificar la información Subgerente
5 impresa con la registrada en el sistema y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Establecer diferencias cuando se
6 y/o Director Administrativa X
presenten
Comercial
Subgerente
Conocer las estrategias
7 y/o Director Administrativa X
desarrolladas
Comercial
Subgerente
Estudio y análisis de los logros
8 y/o Director Administrativa X
alcanzados
Comercial
Subgerente
Determinar alcance de las
9 y/o Director Administrativa X X
estrategias
Comercial
Establecer las razones y replantear Subgerente
10 las estrategias cuando las metas no han y/o Director Administrativa X X
sido alcanzadas Comercial
Subgerente
11 Consolidar la información y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
12 Tomar nota de la ventas totales y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
Informar a Gerencia el nivel de
13 y/o Director Administrativa X X
ventas logradas
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

320
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijación meta de ventas.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial.

3.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía que debe facturar cada Asesor Comercial.

3.5 GENERALIDADES: La fijación de la meta de ventas señala la cuantía mínima que debe
lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Definición de la meta de ventas.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisión de la información de las ventas efectuadas el mes
inmediatamente anterior.

PUNTO FINAL: Información de la meta de ventas a lograr a los

integrantes del Área Comercial.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:



3.9 RIESGOS:
 Inadecuada fijación de la meta de ventas.
 Errores de cálculo de la meta por manejo de información errónea.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información de las ventas realizadas.

3.11 OBSERVACIONES.

321
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
FIJACIÓN META DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente
Revisión de la información de
1 y/o Director Administrativa X
ventas del mes anterior
Comercial
Subgerente
2 Analizar la información y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular el promedio de venta
3 y/o Director Administrativa X
general
Comercial
Subgerente
Consultar las políticas de la
4 y/o Director Administrativa X
empresa
Comercial
Subgerente
Conocer el comportamiento del
5 y/o Director Administrativa X
sector (mercado)
Comercial
Subgerente
6 Realizar las proyecciones de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
7 Definir y revisar las metas fijadas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Establecer monto mínimo que debe
8 y/o Director Administrativa X
facturar cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente
9 Realizar reunión del Área Comercial y/o Director Administrativa X X
Comercial
Informar las metas a alcanzar de Subgerente
10 ventas a los integrantes del Área y/o Director Administrativa X
Comercial. Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

322
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

4.4 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas.

4.5 GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las

estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados esperados o si deben
realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de ventas.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión Área Comercial.

PUNTO FINAL: Comparación de las ventas con la meta establecida.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:



4.9 RIESGOS:
 Reportes de ventas erróneos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Análisis de las ventas de cada Asesor Comercial.

4.11 OBSERVACIONES.

323
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
SEGUIMIENTO META DE VENTAS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente y
1 Reunión de Área Comercial Director Administrativa X
Comercial
Reportar las visitas a los clientes y los Asesor
2 Administrativa X
negocios pactados Comercial
Subgerente y
Analizar las ventas logradas por cada
3 Director Administrativa X
Asesor Comercial
Comercial
Subgerente y
Comparar las ventas realizadas con la
4 Director Administrativa X
meta establecida
Comercial
Subgerente y
Conocer las estrategias
5 Director Administrativa X
desarrolladas
Comercial
Subgerente y
Replantear las estrategias si es
6 Director Administrativa X
necesario
Comercial
Subgerente y
Establecer el alcance de la meta de ventas
7 Director Administrativa X
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

324
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo.

1.2 AREA TITULAR: Cartera.

1.3 OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperación de cartera, es decir,

recaudo del dinero generado por las ventas a crédito.

1.4 GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes constituye un
factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la actividad determinante
para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con el capital necesario para
continuar con las actividades de la misma y respaldar las obligaciones contraídas.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperación de cartera en el menor tiempo

posible, decir, lograr una rotación de cartera exitosa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Listados de cartera vencida.
 Circular o carta de cobro.

1.7 RIESGOS:
 Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contraídas con la
empresa.
 Rotación lenta de cartera.
 Pérdidas económicas para la empresa.
 Iliquidez.
 Incurrir en gastos por trámites jurídicos para cobrar a los clientes.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Estudio de crédito a clientes.
 Autorización comercial y de cartera para despacho a clientes.
 Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo.
 Comunicación con clientes.

325
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
COBRO Y RECAUDO

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Generación de listado de cartera
1 Comercial Director de Cartera
vencida
2 Entrega de listado de cartera Comercial Director de Cartera
Asesor Comercial y/o
3 Cobro Comercial
Mensajero
Asesor Comercial y/o
4 Recaudo Comercial
Mensajero
Seguimiento del estado de cobro y Director de Cartera y
5 Comercial
recaudo Asesor Comercial
6 Ajuste de cartera al cliente Comercial Director de Cartera
Revisión de consignaciones
7 locales y nacionales de los Comercial Director de Cartera
clientes
8 Generación de listados de cartera Comercial Director de Cartera

326
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación listado de cartera vencida.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

1.4 OBJETIVO: Establecer la cuantía adeudada por los clientes de cada uno de los Asesores
Comerciales y tiempo de vencimiento.

1.5 GENERALIDADES: La generación de listados de clientes con cartera vencida permite

diseñar y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperación de dinero adeudado por los
clientes.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de clientes con

obligaciones vencidas.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar información de cartera de los clientes.

PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por Asesor
Comercial.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de clientes con cartera vencida.

1.9 RIESGOS:
 Desactualización de la cartera.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información.
 Actualización de la información de la cartera.

1.11 OBSERVACIONES.

327
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN DE LISTADOS DE Código: Página

CARTERA VENCIDA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Ingresar al sistema (software) por Director de
1 Comercial X
cartera Cartera
Consultar información de cartera de los
2 Subgerente Administrativa X
clientes

3 Analizar la información Subgerente Administrativa X

4 Establecer estado del cliente Subgerente Administrativa X

Relacionar los clientes con cartera
5 Subgerente Administrativa X
vencida
Filtrar la información por Asesor
6 Subgerente Administrativa X
Comercial
Generar los listados de clientes con
7 Subgerente Administrativa X
cartera vencida por Asesor

8 Imprimir los listados Subgerente Administrativa X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

328
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida.

2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para que
proceda a su respectivo cobro y recaudo.

2.5 GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a los

Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los días de vencimiento, esto es, si el
cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 días es responsabilidad del Asesor
Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de manera contraria estas actividades
deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero el

valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben realizar el
respectivo cobro.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.

PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida

entregados.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Copia del listado de cartera vencida.

2.9 RIESGOS:
 Pérdida del listado.
 No recepción del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información del estado y comportamiento de cartera de los clientes.
 Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y
Mensajero.

2.11 OBSERVACIONES.

329
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente
Consultar listados de cartera
1 y/o Director Administrativa X
vencida
Comercial
Subgerente
Establecer días de vencimiento del
2 y/o Director Administrativa X
cliente
Comercial
Subgerente
Realizar reunión con Asesores
3 y/o Director Administrativa X
Comerciales o Mensajero
Comercial
Entregar los listados de cartera con
Subgerente
vencimiento mayor a 10 días a Asesores,
4 y/o Director Administrativa X
de lo contrario entregar listados a
Comercial
Mensajero
Subgerente
5 Recibir listados de cartera vencida y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Guardar copia de las listas
6 y/o Director Administrativa X
entregadas
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

330
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.

3.4 OBJETIVO: Recordar al cliente la obligación contraída con la empresa, establecer

compromiso y fecha de cancelación de la misma.

3.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la
recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el
cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de la obligación por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.

PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Circular o carta de cobro.

3.9 RIESGOS:
 Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
 No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Seguimiento de las actividades de cobro.
 Verificación de la información.

3.11 OBSERVACIONES.

331
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
COBRO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de Comercial
1 Comercial o X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicación presencial o
3 Comercial o Comercial X
telefónica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboración de circular o carta Asesor
4 Comercial X
de cobro Comercial
Elaboración de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial
X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en que
8 Comercial o Comercial
debió pagar y días de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de cobro Asesor
9 Comercial X
Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 adeudado Comercial Comercial X
Asesor
Solicitar cancelación del
11 Comercial o Comercial X
compromiso Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

332
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo.

4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.

4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela su
obligación con la empresa.

4.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada hacia la
recuperación de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la empresa y el
cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad posible.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: cancelación de la obligación por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.

PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Circular o carta de cobro.

4.9 RIESGOS:
 Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
 No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Seguimiento de las actividades de cobro.
 Verificación de la información.

4.11 OBSERVACIONES.

333
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
RECAUDO
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de
1 Comercial o Comercial X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicación presencial o
3 Comercial o Comercial X
telefónica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboración de circular o carta Asesor
4 Comercial X
de cobro Comercial
Elaboración de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en que
8 Comercial o Comercial
debió pagar y días de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de cobro Asesor
9 Comercial X
Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 adeudado Comercial Comercial X
Asesor
Solicitar cancelación del
11 Comercial o Comercial X
compromiso Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

334
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de

cartera.

5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

5.4 OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera.

5.5 GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera apunta hacia
el control de estas actividades, posibilitando la implementación de las estrategias que
conlleven hacia la minimización de la cartera adeudada por los clientes.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y

recaudo.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.

PUNTO FINAL: Confrontar la información actual con la anterior.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Listado de cartera vencida.

5.9 RIESGOS:

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Anotación de las observaciones.
 Verificación de la información.

5.11 OBSERVACIONES.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Código: Página

Y RECAUDO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Director de
1 Reunión de cartera y comercial Comercial X
Cartera
Recibir información del avance de cobro Director de
2 y recaudo Cartera Comercial X
Preguntar y recibir las observaciones del Director de
3 Comercial X
Asesor Comercial Cartera
Confrontar la información actual con la Director de
4 Comercial X
anterior Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

335
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente.

6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

6.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

6.4 OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente.

6.5 GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efectúa cancelaciones

parciales o totales de las obligaciones contraídas con la empresa, para dar claridad a las
cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de copia de consignación.

PUNTO FINAL: Elaboración de recibo de caja.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Planilla de consignaciones.
 Recibo de caja.

6.9 RIESGOS:
 Cantidades faltantes por ajustar.
 Efectuar ajuste a cliente equivocado.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.

6.11 OBSERVACIONES.

336
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O

Director de
1 Recibir copia de consignación Comercial X
Cartera

Establecer a que cliente Director de

2 Comercial X
corresponde Cartera

Diligenciar planilla de Director de

3 Comercial X
consignaciones Cartera
Consultar consignaciones de los Auxiliar
4 Contabilidad X
clientes en los bancos Contable
Confrontar la información de planilla de Auxiliar
5 Contabilidad X
consignaciones y bancos Contable
Ingresar todas las consignaciones al
6 Cajera Comercial X
sistema
Director de
Aplicar la consignación a la factura del Cartera o Comercial o
7 X
cliente Auxiliar Contabilidad
Contable
Elaborar recibo de caja para
8 Cajera Comercial X
cancelar la factura

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

337
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de consignaciones locales y nacionales de

los clientes.

7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

7.4 OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa.

7.5 GENERALIDADES: La revisión de las consignaciones locales y nacionales proporciona

información sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa por concepto de pagos
efectuados por los clientes.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el pago o

abono de su deuda.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.

PUNTO FINAL: Ajustes a la información.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Planilla de consignaciones.
 Recibo de caja.

7.9 RIESGOS:
 Desconocimiento de cliente que realizó consignación.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.
 Comunicación con Asesores Comerciales y clientes.

7.11 OBSERVACIONES.

338
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REVISIÓN DE CONSIGNACIONES Código: Página

LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O

Auxiliar
1 Consulta de saldos en bancos Contabilidad X
Contable

Consultar las consignaciones Auxiliar

2 Contabilidad X
realizadas a favor de la empresa Contable

Establecer en que ciudad se realizó la Auxiliar

3 Contabilidad X
consignación Contable

Recibir del Director de Cartera la Auxiliar

4 Contabilidad X
Planilla de consignaciones Contable
Confrontar la información de planilla de
consignaciones con la obtenida Auxiliar
5 Contabilidad X
de los bancos y marcar o señalar la Contable
existente
Tratar de establecer, en lo posible,
Auxiliar
6 a que cliente pertenece la Contabilidad X
Contable
consignación si se desconoce
Consultar con Vendedores y/o Director
de Cartera las consignaciones que no
aparecen en la planilla, informándoles el
Auxiliar
7 valor consignado y el banco o dirigir Contabilidad X
Contable
carta al banco solicitando copia de
la consignación

Elaborar recibo de Caja y enviar para

anticipo de clientes, si no ha
8 Cajera Comercial X
sido posible establecer a quien
pertenece el dinero

Anotar la información en la planilla de Auxiliar

9 Contabilidad
consignaciones Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

339
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generación de listados de cartera.

8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

8.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

8.4 OBJETIVO: Generar listados de cartera.

8.5 GENERALIDADES: la generación de listados de cartera facilita el contar con información

impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder diseñar y plantear las acciones a
seguir para su recuperación.

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.

8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de solicitud de información o actividad propia del
cargo.

PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona

solicitante o a Asesores Comerciales.

8.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Estado de cuenta.
 Circularizaciones.
 Libros Auxiliares.
 Relación de recaudos.
 Otros.

8.9 RIESGOS:
 Desactualización de los datos.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.

8.11 OBSERVACIONES.

340
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN DE LISTADOS DE Código: Página

CARTERA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir solicitud de la información y/o
Director de
1 hacerlo cuando el desempeño del cargo Comercial X
Cartera
lo exija

Ingresar al sistema y consultar la Director de

2 Comercial X
información Cartera
Filtrar la información según el
listado requerido:
 Estado de cuenta
 Análisis de vencimientos Director de
3 Comercial X
 Circularizaciones Cartera
 Libros auxiliares
 Relación de recaudos
 otros
Auxiliar
4 Imprimir documentos o listados Contabilidad X
Contable
entregar o enviar documentos o
Auxiliar
5 listados a la persona solicitante o a Contabilidad X
Contable
Asesores Comerciales

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

341
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercancía.

1.2 AREA TITULAR: Bodega.

1.3 OBJETIVO: Despachar y entregar la mercancía a los clientes

1.4 GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercancía a los clientes se realiza

en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Factura.
 Planilla de horario.

1.7 RIESGOS:
 No poder establecer la ubicación del cliente.
 Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte.
 Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente.
 Retrasos en la entrega.
 Faltantes o sobrantes de mercancía.
 Pérdida de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los costos de compras.
 Verificación de precio de negociación con proveedor.
 Proveedores certificados.
 Revisión de las facturas y mercancía comprada.

342
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCÍA

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Programación del cargue de los
1 Bodega Jefe de Bodega
vehículos y de la ruta de entrega
Recepción de facturas y/o
2 remisiones a despachar Bodega Auxiliar de Bodega

3 Planeación del cargue del vehículo Bodega Auxiliar de Bodega

4 Alistar la mercancía a despachar Bodega Auxiliar de Bodega
Cargar la mercancía al vehículo de la
5 Bodega Auxiliar de Bodega
empresa o del cliente
Verificación del cargue de los Asistente Jefe de
6 vehículos y autorización de salida Bodega Bodega
7 Transporte de la mercancía Bodega Conductor
Descargar mercancía en obra o
8 ferretería Bodega Auxiliar de Bodega

9 Entregar factura al cliente Bodega Auxiliar de Bodega

343
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programación del cargue de los vehículos y de la

ruta de entrega.

1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas establecidas en la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4 OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercancía a los clientes

estableciendo la ruta de entrega.

1.5 GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehículos estableciendo adicionalmente

la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y garantizar la entrega de la
mercancía en buen estado y de manera oportuna.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a realizar.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas, formatos de pedido o remisiones.

PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la

mercancía.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Planilla de horario.

1.9 RIESGOS:
 Inadecuada programación de la ruta de entrega de la mercancía.
 Sobrepeso de los vehículos.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:



1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programación de la ruta por desconocimiento de la ubicación de los clientes
causa demoras en la entrega y pérdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehículos puede ocasionar pérdidas económicas por deterioro o
daño de la mercancía y gastos por sanciones de tránsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la pérdida parcial o total de los
productos.

344
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROGRAMACIÓN DEL CARGUE DE Código: Página

LOS VEHÍCULOS Y DE LA RUTA DE
ENTREGA.
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir las facturas, formato de
1 Jefe de Bodega Bodega X
pedido o remisiones
Consultar la información contenida
2 en el documento Jefe de Bodega Bodega X

3 Analizar la información Jefe de Bodega Bodega X

Identificar y ubicar las obras o
4 Jefe de Bodega Bodega X
direcciones de los clientes

5 Zonificar la entrega Jefe de Bodega Bodega X

Conocer la carga en peso y volumen que
6 Jefe de Bodega Bodega X
puede transportar cada vehículo
Priorizar la entrega de la mercancía
según el material, tipo de producto,
7 tamaño de los artículos, volumen de Jefe de Bodega Bodega X
compra, requerimientos del cliente,
facilidad, ubicación, etc.
Diligenciar Planilla de Horario anotando
8 e indicando el orden de las entregas a Jefe de Bodega Bodega X
realizar
Entregar la Planilla de Horario a
9 Jefe de Bodega Bodega X
Conductores
Consultar la ruta con los
10 conductores Jefe de Bodega Bodega X
Recibir observaciones de los
11 conductores y realizar ajustes a la Jefe de Bodega Bodega X
ruta si es necesario
Jefe de Bodega o
Entregar las facturas a los Auxiliares de
Auxiliar
12 Bodega en el orden de entrega de la Bodega X
(Asistente) de
mercancía
Jefe de Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

345
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas y/o remisiones para

despacho.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

2.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar.

2.5 GENERALIDADES: La recepción de las facturas es el primer paso para determinar que
mercancía sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de los vehículos tanto de la
empresa como del cliente.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercancía a despachar y ubicación de

los productos.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: programación y ejecución de las acciones necesarias para llevar a
cabo el despacho y entrega de la mercancía.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.

2.9 RIESGOS:
 Perder alguna de las facturas o remisiones.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

2.11 OBSERVACIONES.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

RECEPCIÓN DE FACTURAS Y Código: Página

REMISIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
1 Recibir las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X
Consultar la información contenida
2 en el documento Auxiliar de Bodega Bodega X

3 Analizar la información Auxiliar de Bodega Bodega X

4 Programar las acciones a seguir Auxiliar de Bodega Bodega X

5 Ejecutar las acciones Auxiliar de Bodega Bodega X

346
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeación de cargue y distribución de los

productos en los vehículos.

3.2 MARCO NORMATIVO.

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehículo.

3.5 GENERALIDADES: La planeación del cargue de los vehículos permite establecer como
debe cargarse el vehículo de acuerdo a los productos y ubicación del cliente, de manera que
se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la entrega.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección del proveedor que aporte mayores beneficios
para la empresa.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.

PUNTO FINAL: selección e iniciación de negociación con el proveedor.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.

3.9 RIESGOS:
 Elección inadecuada del proveedor.
 Sacrificar calidad por precio.
 Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.

3.11 OBSERVACIONES.

347
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PLANEACIÓN DEL CARGUE Y Código: Página

DISTRIBUCIÓN DE LOS PRODUCTOS
EN LOS VEHÍCULOS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Consultar las facturas o remisiones Bodega X
Bodega
Determinar productos y cantidades a Auxiliar de
2 Bodega X
despachar Bodega
Tener presente el volumen, calidad,
Auxiliar de
3 fragilidad o resistencia de la Bodega X
Bodega
mercancía
Programar el cargue del vehículo de la
empresa en el orden contrario en Auxiliar de
4 Bodega X
el que fueron entregados las Bodega
facturas o remisiones
Idear la distribución de la mercancía en el Auxiliar de
5 Bodega X
planchón del vehículo. Bodega
Establecer contacto con el cliente
Auxiliar de
6 para programar el cargue de su Bodega X
Bodega
vehículo
Establecer ubicación de los
Auxiliar de
7 productos en la bodega de la Bodega X
Bodega
empresa

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

348
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercancía a despachar.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

4.4 OBJETIVO: Preparar la mercancía que debe ser entregada.

4.5 GENERALIDADES: Alistar la mercancía a despachar permite seleccionar los productos y

determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares más próximos a la salida
de su sitio de almacenamiento o de la bodega, así como si deben llevarse a otra de las
bodegas.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el cargue
del vehículo de la empresa o del cliente.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.

PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehículos de la empresa o

del cliente.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.

4.9 RIESGOS:
 Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados.
 Avería o deterioro de la mercancía.
 Error en el corte o pesaje de los productos.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de los productos seleccionados y preparados para su cargue al vehículo.

4.11 OBSERVACIONES.

349
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ALISTAR LA MERCANCÍA A Código: Página

DESPACHAR
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Ubicar productos en bodega y Auxiliar de
1 Bodega X
seleccionarlos Bodega
Verificación de los productos Auxiliar de
2 seleccionados Bodega Bodega X
Tomar producto de su sitio de Auxiliar de
3 Bodega X
almacenamiento Bodega
Establecer si el producto debe ser
Auxiliar de
4 cortado, pesado o mejorar su ubicación Bodega X
Bodega

CORTE
Consultar dimensión requerida para el Auxiliar de
5 Bodega X
producto Bodega
Auxiliar de
6 Buscar herramienta Bodega X
Bodega
Auxiliar de
7 Realizar corte Bodega X
Bodega
PESAJE
Auxiliar de
8 Colocar en báscula Bodega X
Bodega
Auxiliar de
9 Determinar peso Bodega Bodega X
Auxiliar de
10 Adjuntar tiquete de peso al producto Bodega X
Bodega
MEJORAR UBICACIÓN
Auxiliar de
11 Transportarlo Bodega X
Bodega
Ubicarlo en un lugar más próximo a la
Auxiliar de
12 salida de su sitio de Bodega X
Bodega
almacenamiento o de la bodega
Auxiliar de
13 Productos listos para el cargue Bodega X
Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

350
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar la mercancía al vehículo de la empresa o

del cliente.

5.2 MARCO NORMATIVO

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

5.4 OBJETIVO: Cargar la mercancía a despachar o entregar al vehículo de la empresa o del

cliente.

5.5 GENERALIDADES: La mercancía a entregar a los clientes se carga en los vehículos de la

empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las facturas para facilitar su
descargue en la obra o ferretería y de forma completa para garantizar que toda la mercancía
enviada a un mismo cliente se encuentre conjunta. El cargue al vehículo del cliente sugiere
la entrega de la mercancía al cliente y la disposición en el automotor del mismo.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículos cargados con la mercancía a entregar.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.

PUNTO FINAL: Solicitud de verificación de la mercancía cargada y

autorización de salida del vehículo.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.

5.9 RIESGOS:
 Pérdida de la mercancía.
 Avería o deterioro de los productos.
 Sobrantes o faltantes de mercancía.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la referencia de los productos a cargar.
 Verificación del cargue de la mercancía para autorización de salida de los
vehículos.

5.11 OBSERVACIONES.

351
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CARGAR LA MERCANCÍA AL Código: Página

VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Ubicar los productos a cargar al Auxiliar de
1 Bodega X
vehículo Bodega
Verificar la referencia de los Auxiliar de
2 Bodega X
productos y la cantidad Bodega
Asegurarse de que el producto sea el Auxiliar de
3 Bodega X
correcto Bodega
Auxiliar de
4 Tomar y levantar la mercancía Bodega X
Bodega
Auxiliar de
5 Ir contando los productos Bodega X
Bodega
Marcar con pintura los productos que lo Auxiliar de
6 Bodega X
requieran Bodega
Transportar los productos hasta el Auxiliar de
7 Bodega X
vehículo Bodega
Ubicar o arrumar los productos en el Auxiliar de
8 Bodega X
vehículo Bodega
Establecer cuantía de productos Auxiliar de
9 Bodega X
cargados Bodega
Consultar facturas o remisiones para
Auxiliar de
10 verificar productos y cantidades Bodega X
Bodega
cargadas
Establecer el cargue completo y Auxiliar de
11 Bodega X
adecuado de los vehículos Bodega
Solicitar la verificación de la
mercancía cargada y autorización Auxiliar de
12 Bodega X
de salida del vehículo a Asistente de Jefe Bodega
de Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

352
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación del cargue y autorización de salida de

los vehículos.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega.

6.4 OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehículos.

6.5 GENERALIDADES: La verificación de la mercancía y autorización de salida involucra

el conteo de todos los productos cargados a los vehículos y la confirmación de la
correspondencia de referencias y cantidades.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Autorización de salida de los vehículos.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.

PUNTO FINAL: Autorización de salida de los vehículos.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.

6.9 RIESGOS:
 Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de los
productos.
 Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de la productos cargados.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación y conteo de la mercancía cargada a los vehículos.
 Autorización de salida de los vehículos.

6.11 OBSERVACIONES.

353
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN DE FACTURAS Y Código: Página

REMISIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Asistente Jefe
1 Consultar facturas o remisiones Bodega X
de Bodega
Contar los productos cargados al camión Asistente Jefe
2 Bodega X
de Bodega
Ir marcando con pintura los Asistente Jefe
3 Bodega X
productos contados de Bodega
Confrontar información del conteo con
Asistente Jefe
4 la registrada en las facturas o Bodega X
de Bodega
remisiones
Detectar errores o equivocaciones e Asistente Jefe
5 Bodega X
indicar correctivos de Bodega
ERROR DE REFERENCIA DE LOS
PRODUCTOS
Auxiliar de
6 Descargar los productos Bodega Bodega X
Cambiar los productos erróneos por Auxiliar de
7 Bodega X
los correctos Bodega
Cargar los productos correctos al Auxiliar de
8 Bodega X
vehículo Bodega

FALTANTES
Asistente Jefe
9 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Cargar productos faltantes al Auxiliar de
10 Bodega X
camión Bodega

SOBRANTES
Asistente Jefe
11 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Bajar la mercancía e ingresarla a Auxiliar de
12 Bodega X
bodega Bodega
Autorizar salida para vehículo con Asistente Jefe
13 Bodega X
productos y cantidades correctas de Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

354
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercancía.

7.2 MARCO NORMATIVO.

7.3 RESPONSABLE: Conductor.

7.4 OBJETIVO: Trasladar la mercancía desde la bodega de la empresa hasta la obra, ferretería
o lugar indicado por el cliente.

7.5 GENERALIDADES: El transporte de la mercancía comprende desde el instante en que

vehículo inicia su tránsito desde la bodega de la empresa hasta el momento en que el
vehículo llega al sitio indicado de entrega de la mercancía.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehículo con la mercancía estacionado en el sitio de

entrega.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de Planilla de Horario y facturas o
remisiones.

PUNTO FINAL: Estacionar vehículo en el lugar.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Planilla de horario.
 Facturas y remisiones.

7.9 RIESGOS:
 Perder alguna de las facturas o remisiones.
 No encontrar el sitio de entrega.
 Pérdida de los productos.
 Deterioro o avería de la mercancía.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de la Planilla de Horario.
 Verificación de las entregas realizadas.

7.11 OBSERVACIONES.

355
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir las facturas o remisiones y
1 Planilla de Horario con la ruta de las Conductor
Bodega X
entregas a realizar
Consultar la información contenida en la
2 Conductor Bodega X
Planilla

3 Establecer dirección de entrega Conductor Bodega X

4 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X

5 Buscar dirección Conductor Bodega X

SI NO SE UBICA LA DIRECCIÓN

6 Comunicarse con despacho Conductor Bodega X

7 Corroborar dirección Conductor Bodega X

Recibir indicaciones o regresar a la
8 Conductor Bodega X
empresa
SI SE ENCUENTRA LA
DIRECCIÓN

9 Estacionar vehículo en el lugar Conductor Bodega X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

356
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercancía en obra o ferretería.

8.2 MARCO NORMATIVO

8.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehículo).

8.4 OBJETIVO: Entregar y situar la mercancía en el sitio indicado por el cliente.

8.5 GENERALIDADES: El descargue de la mercancía involucra el desarrumar los

productos del vehículo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente.

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercancía.

8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercancía.

PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisión al cliente.

8.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Planilla de Horario.

8.9 RIESGOS:
 Retrazo en las entregas.
 Pérdida o deterioro de la mercancía.
 Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio indicado
por el cliente.
 Ubicación de productos en un nivel diferente al primer piso.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación y conteo de la mercancía descargada de los vehículos.
 Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho con la
mercancía recibida.

8.11 OBSERVACIONES.

357
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DESCARGUE DE LA MERCANCÍA EN Código: Página

OBRA O FERRETERÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Establecer contacto con el cliente Bodega X
Bodega
Esperar autorización del cliente para Auxiliar de
2 descargar la mercancía Bodega Bodega X
Preguntar o establecer sitio de Auxiliar de
3 Bodega X
almacenamiento Bodega
Conductor
4 Consultar factura o remisión y/o Auxiliar de Bodega X
Bodega
Conductor
Seleccionar del vehículo los
5 y/o Auxiliar de Bodega X
productos del cliente Bodega
Desarrumar la mercancía del
6 Conductor Bodega X
vehículo

7 Alcanzar los productos Conductor Bodega X

Auxiliar de
8 Bajar los productos del vehículo Bodega X
Bodega
Levantar o recibir y sujetar los Auxiliar de
9 productos Bodega Bodega X
Ingresar la mercancía a la obra o Auxiliar de
10 Bodega X
ferretería Bodega
Descargar los productos en el sitio Auxiliar de
11 Bodega X
indicado por el cliente Bodega
Acomodar los productos en Auxiliar de
12 Bodega X
estantes, burros o arrumes Bodega
Conductor y
Ir contando los productos
13 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Conductor y
Establecer cuantía de productos
14 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Proceder a entregar factura o remisión al
Auxiliar de
15 cliente cuando se hayan descargado Bodega X
Bodega
todos los productos

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

358
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente.

9.2 MARCO NORMATIVO.

9.3 RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega.

9.4 OBJETIVO: Entregar documentación de respaldo que garantiza al cliente como propietario
de la mercancía.

9.5 GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de entrega de la

mercancía y es en este momento donde el cliente procede a firmar la factura para respaldar
su conformidad con la entrega o realizar las observaciones y notas pertinentes.

9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente.

9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona encargada
de la recepción de la mercancía.

PUNTO FINAL: Recepción de la factura firmada y anotaciones en la Planilla

de horario.

9.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Planilla de Horario.
 Copia de la factura.

9.9 RIESGOS:
 Pérdida de las facturas o remisiones.
 Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de la Planilla de Horario.
 Firma de la factura.

9.11 OBSERVACIONES.

359
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Reestablecer contacto con el cliente
1 o persona responsable de la Conductor Bodega X
recepción de la mercancía
2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X
Hacer firmar copia de la factura al
3 Conductor Bodega X
cliente
Recibir notas u observaciones por parte
4 Conductor Bodega X
del cliente

5 Guardar copia de la factura Conductor Bodega X

Diligenciar y anotar observaciones en
6 Conductor Bodega X
la Planilla de Horario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

360
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Devolución en ventas.

1.2 AREA TITULAR: Bodega.

1.3 OBJETIVO: Realizar la tramitación de mercancía devuelta.

1.4 GENERALIDADES: La devolución en ventas permite conocer las razones que para ello
se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten hacia la
minimización de su frecuencia.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación de acciones para ejecutar el trámite de

devolución.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.
 Formato de devolución de mercancía.
 Formato de relación devolución en ventas.
 Nota de devolución.

1.7 RIESGOS:
 Deterioro de la mercancía durante su manipulación.
 Faltantes o sobrantes de mercancía.
 Pérdida de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de las facturas y mercancía.
 Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad.
 Ingreso de la información al sistema.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
DEVOLUCIÓN EN VENTAS

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Gestión de devolución de
1 Bodega Jefe de Bodega
mercancía

361
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Devolución de mercancía.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.

1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercancía devuelta por los clientes.

1.5 GENERALIDADES: La devolución de mercancía se presenta por diversos factores entre

los que se destacan la no recepción por parte del cliente, sobrantes de obras o
arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide si es factible
o no recibir de nuevo la mercancía antes egresada de las bodegas o sin despachar.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información de devolución de mercancía por parte del
cliente.

PUNTO FINAL: Registrar en el software la observación de la razón de la

devolución.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas o remisiones.
 Formato de devolución de mercancía.
 Formato de relación devolución en ventas.
 Nota de devolución.

1.9 RIESGOS:
 Aumento injustificado de las devoluciones.
 Mercancía averiada.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de las facturas y mercancía.
 Verificación de la mercancía devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad.
 Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software.

1.11 OBSERVACIONES.

362
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DEVOLUCIÓN DE Código: Página

MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir información de devolución de
1 Jefe de Bodega Bodega X
mercancía por parte del cliente
Establecer si la mercancía fue
2 despachada Jefe de Bodega Bodega X
Programar recogida de la mercancía
3 Jefe de Bodega Bodega X
despachada
MERCANCÍA NO DESPACHADA
Recibir factura con observación del
Asesor Comercial de error o decisión de
4 Jefe de Bodega Bodega X
no compra por parte del cliente

Diligenciar formato de devolución de

5 Jefe de Bodega Bodega X
mercancía
Radicar en el formato de relación
devolución en ventas : fecha, # factura,
6 cliente, descripción del Jefe de Bodega Bodega X
material, cantidad, observación (firma
del vendedor)
Autorizar mediante firma,
7 garantizando que la mercancía no ha Jefe de Bodega Bodega X
salido de bodega
MERCANCÍA DESPACHADA
Recoger mercancía
Recibir orden de recoger mercancía en
8 Conductor Bodega X
obra o ferretería
9 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
Conductor y
10 Revisar el estado de los productos Auxiliar de Bodega X
Bodega
Auxiliar de
11 Cargar los productos al vehículo Bodega X
Bodega
12 Diligenciar formato de devolución Conductor Bodega X
Transportar los productos a la
13 Conductor Bodega X
empresa
Recibir del Conductor o Auxiliar de
Auxiliar de
14 Bodega asignado al vehículo el formato Bodega X
Bodega
de devolución
Auxiliar de
15 Descargar la mercancía del vehículo Bodega X
Bodega

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

363
Nº Actividad Responsable Área Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área DF reSc ueMniaO
c
Mercancía traída por el cliente
Diligenciar formato de devolución de
16 Jefe de Bodega Bodega X
mercancía
Recibir la mercancía directamente o
17 Jefe de Bodega Bodega X
realizar ingreso por bodega
18 X
Auxiliar de
19 Verificar el estado de los productos Bodega X
Bodega
Ubicar o almacenar los productos en Auxiliar de
20 Bodega X
bodega Bodega
Auxiliar de
21 Contar la mercancía ingresada Bodega X
Bodega
Firmar y entregar formato de Auxiliar de
22 Bodega X
devolución al personal del vehículo Bodega
Informar al Jefe de Bodega y
23 Conductor Bodega X
entregar formato de devolución
Revisar información contenida en la
24 devolución y firma de quien recibió Jefe de Bodega Bodega X
en bodega
Buscar copia de la factura a la que debe
25 Jefe de Bodega Bodega X
realizarse la nota
Diligenciar el formato de devolución en
ventas: código, descripción del material,
26 Jefe de Bodega Bodega X
cantidad, valor unitario, valor total

Establecer comunicación con el cliente

27 para confirmar motivo de la devolución Jefe de Bodega Bodega X

Radicar en el formato de relación

devolución en ventas: fecha, # factura,
28 cliente, descripción del material, Jefe de Bodega Bodega X
cantidad, observación (firma del
vendedor)
Entregar factura y formato de
29 Jefe de Bodega Bodega X
devolución a Director de Cartera
Recibir factura y formato de Director de
30 Comercial X
devolución Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

364
 D S M O
Revisar que la factura se encuentre
completa y el formato de devolución
Director de
31 bien diligenciado y con la firma del Jefe Comercial X
Cartera
de Bodega o de quien recibió la
mercancía (si fue despachada)
Director de
32 Firmar formato de devolución Comercial X
Cartera
Solicitar elaboración de la nota de Director de
33 Comercial X
devolución a Auxiliar de Inventario Cartera
Elaborar la nota de devolución de Auxiliar de
34 Comercial X
mercancía Inventario
Director de
35 Revisar la nota de devolución Comercial X
Cartera
Ratificar el ingreso de la devolución al Director de
36 Comercial X
sistema Cartera
Adicionar observación de la razón de Director de
37 Comercial X
la devolución Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

365
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Crédito a clientes

1.2 AREA TITULAR: Cartera.

1.3 OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crédito a los clientes y determinar la conveniencia para
la empresa de aceptar o no al cliente.

1.4 GENERALIDADES: El servicio de crédito a clientes permite ofrecer a los clientes la

posibilidad de solicitar la mercancía necesitada en el momento y efectuar la cancelación de
la misma en un periodo de tiempo posterior.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:

Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos con la
empresa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:



1.7 RIESGOS:
 Otorgar crédito a personas que no cuenten con el respaldo económico y financiero.
 Pérdidas de dinero.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Estudio de crédito.
 Seguimiento al comportamiento de y uso del crédito.
 Control en cupo y mora.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
CRÉDITO A CLIENTES

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Solicitar y recibir documentación para
1 Administrativa Director de Cartera
crédito
2 Estudio de crédito Administrativa Director de Cartera
3 Crear cliente Administrativa Director de Cartera

366
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentación para crédito.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

1.4 OBJETIVO: Recibir la documentación del cliente para realizar el respectivo estudio de
crédito.

1.5 GENERALIDADES: La documentación requerida para estudiar la aprobación del servicio

de crédito a clientes permite efectuar el análisis de la factibilidad de ofrecer este servicio al
cliente.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción completa de los documentos requeridos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.

PUNTO FINAL: Recibir la documentación.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Fotocopia de cédula del representante legal
 Documento Cámara de Comercio
 Pagaré
 Certificado de ingresos y retenciones
 PyG
 Referencias Comerciales
 Referencias Bancarias
 Extractos bancarios de los últimos tres (3) meses

1.9 RIESGOS:
 Iniciar el estudio de crédito sin la recepción de la documentación completa.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información contenida en los documentos.

1.11 OBSERVACIONES.

367
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITAR Y RECIBIR Código: Página

DOCUMENTACIÓN PARA EL
CRÉDITO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Informar al cliente del servicio Asesor
1 Comercial X
ofrecido para la empresa Comercial
Consultar al cliente si le interesa Asesor
2 acceder a este servicio Comercial Comercial X
Indicar al cliente las acciones a Asesor
3 Comercial X
seguir Comercial
Entregar formato de solicitud de Asesor
4 Comercial X
crédito y carta de instrucciones Comercial
Recibir la documentación del cliente o
indicarle a que persona debe hacer llegar Asesor
5 Comercial X
la documentación a Director de Cartera Comercial

Asesor
Hacer llegar la documentación a
6 Comercial y/o Comercial X
Director de Cartera
clientes
Director de
7 Recibir la documentación Comercial X
Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

368
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crédito.

2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobación del
servicio de crédito.

2.5 GENERALIDADES: El estudio de crédito permite conocer si el cliente aspirante al

servicio cuenta con el respaldo económico y la seriedad necesaria para acceder a este.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la información de respaldo del cliente y

establecer su veracidad.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentación del cliente.

PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobación o negación del crédito

al cliente.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:



2.9 RIESGOS:
 Aprobar crédito sin contar con la documentación completa.
 Información ficticia del cliente.
 Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información del cliente.

2.11 OBSERVACIONES.

369
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
ESTUDIO DE CRÉDITO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Director de
1 Recibir documentación del cliente Comercial X
Cartera
Confirmar información y referencias Director de
2 Comercial X
comerciales Cartera
Director de
3 Revisar información financiera Cartera Comercial X
Establecer si realmente cuenta con el Director de
4 Comercial X
respaldo económico Cartera
Director de
5 Determinar capacidad de pago Comercial X
Cartera
Director de
6 Aprobar o negar el crédito Comercial X
Cartera
Para crédito aprobado establecer
Director de
7 cupo y tiempo de pago y crear Comercial X
Cartera
cliente
Informar a Asesor Comercial la
Director de
8 aprobación o negación del crédito al Comercial X
Cartera
cliente

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

370
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

3.4 OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la información correspondiente a

este y activarlo en le sistema.

3.5 GENERALIDADES: La creación del cliente en la base de datos permite realizar el

seguimiento del cliente y facilita la consulta de la información de la cartera del mismo.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Adición del cliente a la base de datos de la empresa.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar al software.
PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creación del cliente en el sistema.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de la Base de datos.

3.9 RIESGOS:
 Errores de ingreso de datos del cliente.
 Equivocación en la correlación del cliente con el Asesor Comercial.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
 Verificación de la información.

3.11 OBSERVACIONES.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6CREInAfRormCLaIrEaNATsEeSsor CDóirdeicgtoo:r de Comercial Página X

Comercial Cartera
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X
Diligenciar formato de la base de datos
2 Director de Cartera Comercial X
Adicionar información del cliente y
3 Director de Cartera Comercial X
Asesor Comercial
Grabar y guardar la información en la
4 Director de Cartera Comercial X
base de datos
5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

371
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercancía y contar con la información

de la mercancía existente en bodega.

1.4 GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los productos y
sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la información necesaria
para la realización de pedidos a proveedores y garantizando la existencia de productos en
todo momento.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la información de las cantidades existentes en

bodega.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Ajustes de inventario.

1.7 RIESGOS:
 Pérdidas de material.
 Desactualización de los stocks de mercancía.
 Deterioro de los productos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión ingreso de la mercancía.
 Revisión facturas o remisiones y notas.
 Revisión cuaderno de entrada de mercancía.
 Inventario aleatorio o general.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
1 Elaboración y entrega de notas Comercial Auxiliar de Inventario
2 Codificación de productos Comercial Director de Cartera
Inventario físico de los productos Administrativa y Subgerente, Director
3 de bodega Comercial Comercial y de Cartera
4 Facturación de remisiones Comercial Auxiliar de Inventario
5 Traslado de mercancía Comercial Auxiliar de Inventario
6 Liquidación de fletes Comercial Auxiliar de Inventario

HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

372
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y entrega de notas.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

1.4 OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolución de mercancía, mayor
o menor valor cobrado.

1.5 GENERALIDADES: La elaboración y entrega de notas permite tramitar con clientes

y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y

proveedores.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información y petición de la elaboración de la misma.

PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Notas.

1.9 RIESGOS:
 No entrega de la nota a clientes o proveedores.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión del diligenciamiento de la nota.
 Autorización y aprobación de la nota.
 Seguimiento de entrega de las notas.

1.11 OBSERVACIONES.

373
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN Y ENTREGA DE Código: Página

NOTAS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir información y petición de Auxiliar de
1 Comercial X
elaboración de nota Inventario
Determinar tipo de nota a elaborar
Auxiliar de
2 (devolución de mercancía, faltantes, Comercial X
Inventario
mayor o menor valor cobrado)
Auxiliar de
3 Sistematizar nota Comercial X
Inventario
Auxiliar de
4 Imprimir nota Comercial X
Inventario
Director de
5 Revisar diligenciamiento de la nota Cartera Comercial X
Director de
6 Aprobación de la nota Comercial X
Cartera
Seleccionar notas para proveedores y Auxiliar de
7 Comercial X
clientes Inventario
PROVEEDORES
Auxiliar de
8 Enviar la nota vía fax Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Confirmar la recepción de la nota Inventario Comercial X
Auxiliar de
10 Recibir respuesta del proveedor Comercial X
Inventario
Auxiliar de
11 Realizar el ajuste necesario Comercial X
Inventario
Entregar copia de la nota a Auxiliar de
12 Comercial X
contabilidad Inventario
13 Causar nota contablemente Auxiliar Contable Contabilidad X
CLIENTES
Clasificar las notas de los clientes por Auxiliar de
14 Comercial X
ubicación geográfica Inventario
Entregar la de los clientes de la ciudad a
Auxiliar de
15 Mensajero y las demás a Director de Comercial X
Inventario
cartera
Diligenciar formato de entrega de nota Auxiliar de
16 Comercial X
Inventario
Realizar seguimiento de entrega de Auxiliar de
17 la nota Inventario Comercial X

CLIENTES Y PROVEEDORES Comercial

Auxiliar de
18 Archivar copia de la nota Comercial X
Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

374
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario físico de los productos de bodega.

2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

2.4 OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la bodega.

2.5 GENERALIDADES: El inventario físico aleatorio o general de los productos permite

conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la bodega de la empresa.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de las cantidades existentes del

producto(s).

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.

PUNTO FINAL: Elaboración de informe de productos y cantidades

almacenadas en bodega.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Informe de productos y cantidades existentes en bodega.

2.9 RIESGOS:
 Errores en el conteo.
 Equivocaciones en los ajustes al inventario.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
 Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema y la contada
físicamente.
 Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema.

2.11 OBSERVACIONES.

375
 Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área
INVENTARIO FÍSICO DE LOS Código: PPáinSa O
Sg S
PRODUCTOS DE BODEGA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área PS SS O
Determinar tipo de inventario Director de
1 general o aleatorio Cartera Comercial X X
Programar inventario (ocasional, Director de
2 Comercial X X X
mitad o final de año) Cartera
GENERAL
Programar inventario para fin de Director de
3 Comercial X
año Cartera
Informar al personal de la empresa Director de
4 Comercial X
la fecha del inventario Cartera
Listar todos los productos Director de
5 Comercial X
almacenados en bodega Cartera
Auxiliar de
6 Asignar productos al personal Comercial X
Inventario
Director de
7 Recibir el listado de los productos Comercial X
Cartera
ALGUNOS PRODUCTOS
Ocasional o programar para mitad Director de
3 Comercial X X
de año Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
4 Seleccionar producto(s) X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
5 Listar productos X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
6 Escoger la persona o personas X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Personal de
Recibir anotación del producto(s) a Bodega y
7 bodega y X X
inventariar Comercial
Comercial
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.

376
 Personal de
Bodega y
8 Ubicar productos en bodega bodega y X X X
Comercial
Comercial
Personal de
Contar o pesar uno a uno la Bodega y
9 bodega y X X X
cantidad existente del producto Comercial
Comercial
Personal de
Establecer la cantidad total Bodega y
10 bodega y X X X
almacenada en bodega Comercial
Comercial
Relacionar en el listado del producto la Personal de
Bodega y
11 cantidad total existente en bodega bodega y X X X
Comercial
Comercial
Cargar al sistema la información Auxiliar de
12 Comercial X X X
recopilada Inventario
Comparar datos recopilados con los Subgerente y/o
13 registrados en el sistema y las Director Administrativa X X X
entradas de almacén Comercial
Subgerente y/o
Ante la existencia de diferencias,
14 Director Administrativa X X X
calcular la cantidad.
Comercial
Subgerente y/o
15 Analizar la razón de las diferencias Director Administrativa X X X
Comercial
Realizar los ajustes al inventario si se
Auxiliar de
16 trata del inventario de fin de año previa Comercial X
Inventario
autorización
Elaborar informe de los productos y Auxiliar de
17 Comercial X X X
cantidades existente en bodega Inventario
Subgerente y/o
Presentar informe de los productos
18 Director Administrativa X X X
almacenados en bodega
Comercial

Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.

377
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificación de productos.

3.2 MARCO NORMATIVO.

3.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.

3.4 OBJETIVO: Asignar un código de identificación interna a los diferentes ítems

comercializados por la empresa.

3.5 GENERALIDADES: La codificación de los productos permite el manejo y la

identificación interna de los diferentes artículos.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asignación de un código único de identificación de cada

artículo.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir petición y/o conocer la incorporación de un nuevo
producto.

PUNTO FINAL: Informar el código del producto a las demás sucursales.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de codificación de ítem.

3.9 RIESGOS:
 Asignación de código preexistente a nuevo producto.
 Duplicidad de código para producto.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación del código asignado automáticamente por el sistema.
 Comprobar la no existencia del código.

3.11 OBSERVACIONES.

378
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir petición y/o conocer Director de
1 Comercial X
incorporación de nuevo producto Cartera
Establecer información y Director de
2 especificaciones del nuevo producto Cartera Comercial X
Director de
3 Ingresar al software Comercial X
Cartera
Director de
4 Digitar la información del producto Comercial X
Cartera
Asignación automática código al Director de
5 Comercial X
producto Cartera
Verificar la no existencia del código Director de
6 Comercial X
asignado en el sistema Cartera
Generar nuevo código ante código Director de
7 Comercial X
preexistente Cartera
Diligenciar formato del sistema para Director de
8 Comercial X
codificación de ítem Cartera
Director de
9 Grabar información Cartera Comercial X
Director de
10 Copiar información en Excel Comercial X
Cartera
Director de
11 Imprimir información del producto Comercial X
Cartera
Informar código del producto y
Director de
12 enviar documento de soporte a las Comercial X
Cartera
demás sucursales

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

379
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturación de remisiones.

4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

4.4 OBJETIVO: Realizar la facturación de las remisiones emitidas para la venta de los
productos.

4.5 GENERALIDADES: La facturación de las remisiones emitidas para la venta de los

productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan sido
facturadas.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Facturación de las remisiones.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.

PUNTO FINAL: Archivar los documentos.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Listado de remisiones.

4.9 RIESGOS:
 Pérdida de remisión.
 No facturación de alguna remisión.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la facturación de las remisiones.
 Diligenciamiento de cuaderno de remisiones.

4.11 OBSERVACIONES.

380
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
FACTURACIÓN DE REMISIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir la factura enviada por el Auxiliar de
1 Comercial X
proveedor Inventario
Verificar la existencia de la remisión Auxiliar de
2 Comercial X
en el cuaderno de remisiones Inventario
Auxiliar de
3 Numerar la factura Inventario Comercial X
Relacionar la facturación de la remisión
en el cuaderno de remisiones en la Auxiliar de
4 Comercial X
casilla respectiva Inventario
(# factura)
Revisar y subrayar la facturación de la
Auxiliar de
5 remisión en el cuaderno de remisiones Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Sumar y totalizar las remisiones Comercial X
Inventario
Auxiliar de
7 Verificar el total de las remisiones Inventario Comercial X
Entregar informe del valor total y
Auxiliar de
8 listado de remisiones del día a Comercial X
Subgerente y Director Comercial Inventario
Auxiliar de
9 Archivar documentos. Comercial X
Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

381
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercancía.

5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

5.4 OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercancía desde otras sucursales.

5.5 GENERALIDADES: El traslado de mercancía desde otras sucursales permite ofrecer

disponibilidad de la mercancía al cliente.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercancía y entrega al cliente.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercancía.

PUNTO FINAL: Contabilización del traslado de mercancía.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de traslado de mercancía.
 Factura.

5.9 RIESGOS:
 Pérdida, avería o deterioro de la mercancía durante el transporte.
 No recepción por parte del cliente.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Sistematización del traslado de la mercancía.
 Facturación.
 Seguimiento de entrega de las notas.

5.11 OBSERVACIONES.

382
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
TRASLADO DE MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de Comercial
1 X
mercancía Inventario
Establecer comunicación con la Auxiliar de
2 sucursal Inventario Comercial X
Auxiliar de
3 Solicitar traslado de la mercancía Comercial X
Inventario
Recibir mercancía en bodega o Auxiliar de
4 Comercial X
enviarla directamente al cliente Inventario
Ingresar mercancía al sistema por la Auxiliar de
5 Comercial X
opción de traslado Inventario
Efectuar facturación de la Auxiliar de
6 Comercial X
mercancía Inventario
Archivar una copia de la factura,
Auxiliar de
7 entregar dos copias a Cartera y una a Comercial X
Inventario
Contabilidad
Recibir información y copia del Auxiliar
8 Contabilidad X
traslado efectuado Contable
Contabilizar el traslado de Auxiliar
9 mercancía Contable Contabilidad X
Comunicar a la sucursal respectiva el Auxiliar
10 Contabilidad X
movimiento contable realizado Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

383
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación fletes de mercancía.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.

6.4 OBJETIVO: Tramitar la liquidación y pago de los fletes generados por el

transporte de la mercancía.

6.5 GENERALIDADES: La liquidación y pago de fletes a los transportadores de

mercancía se realiza una vez la mercancía se encuentre almacenada en bodega.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación de los fletes.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de información de mercancía ingresada a bodega.

PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar copia a

caja.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de liquidación del flete.
 Comprobante de egreso.

6.9 RIESGOS:
 Errores del cálculo del valor a liquidar.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de aplicación de la tarifa del flete y retenciones.
 Autorización y aprobación de la liquidación del flete.
 Archivo de los documentos.

6.11 OBSERVACIONES.

384
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

LIQUIDACIÓN FLETES DE Código: Página

MERCANCÍA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir información del descargue e Auxiliar de Comercial
1 X
ingreso de la mercancía a bodega Inventario
Efectuar los cálculos respectivos para Auxiliar de
2 Comercial X
determinar costos Inventario
Calcular la tarifa por peso o Auxiliar de
3 Comercial X
unidades totales Inventario
Diligenciar formato del sistema para
liquidación de fletes adicionando: Auxiliar de
4 Comercial X
nombre completo del transportador, Inventario
dirección, teléfono, ciudad, valor.
Hacer retención del 1% para Auxiliar de
5 Comercial X
régimen simplificado Inventario
Auxiliar de
6 Imprimir formato de liquidación Inventario Comercial X
Solicitar revisión del formato a Auxiliar de
7 Comercial X
Director de Cartera Inventario
Recibir formato y revisar aplicación de Director de
8 Comercial X
la tarifa Cartera
Autorizar liquidación del flete
Director de
9 mediante firma o solicitar las Comercial X
Cartera
correcciones necesarias
Corregir la liquidación del flete si se Auxiliar de
10 Comercial X
requiere Inventario
Solicitar a Auxiliar General
Auxiliar de
11 elaboración de comprobante de egreso Comercial X
Inventario
con copia
Elaborar comprobante de egreso
Auxiliar
12 con los datos entregados por la Contabilidad X
General
Auxiliar de Inventario
Auxiliar de
13 Recibir el comprobante de egreso Comercial X
Inventario
Desplazarse a caja con el formato de
Auxiliar de
14 liquidación del flete y comprobante de Comercial X
Inventario
egreso
Solicitar el dinero para el pago del flete Auxiliar de
15 Comercial X
Inventario
Recibir el dinero y efectuar el pago al Auxiliar de
16 Comercial X
transportador Inventario
Hacer firmar el comprobante de Auxiliar de
17 egreso y la copia al conductor Inventario Comercial X
Archivar comprobante de egreso y Auxiliar de
18 Comercial X
enviar copia a caja Inventario

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

385
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones.

1.2 AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Dirección Comercial y Cartera.

1.3 OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorización de documentos y acciones.

1.4 GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes

actividades que se realizan al interior de la compañía.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Ordenes de pedido.
 Facturas.
 Recibos de gastos.
 Devoluciones.
 Etc.

1.7 RIESGOS:
 Equivocación en la aprobación.
 Pérdidas económicas y generación de conflictos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de la documentación.
 Determinación de la factibilidad de la aprobación.
 Seguimiento.

386
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
AUTORIZACIONES

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Administrativa y Subgerente, Director
1 Recepción de documentos
Comercial Comercial y de Cartera
Consulta del contenido del Administrativa y Subgerente, Director
2
documento Comercial Comercial y de Cartera
Administrativa y Subgerente, Director
3 Clasificación tipo de autorización Comercial Comercial y de Cartera
PEDIDO
Revisión diligenciamiento Formato de Subgerente, Director
4 Administrativa
Pedido Comercial
Revisión precio de venta y Subgerente, Director
5 descuentos otorgados al cliente Administrativa Comercial
DEVOLUCIÓN
Revisión diligenciamiento Formato de Administrativa y Subgerente, Director
6
Devolución Comercial Comercial y de Cartera
Analizar la información registrada en Administrativa y Subgerente, Director
7
el formato Comercial Comercial y de Cartera
Establecer o conocer motivo de la Administrativa y Subgerente, Director
8 devolución Comercial Comercial y de Cartera
GASTO
9 Revisión concepto de gasto Comercial Director de Cartera
10 Revisar factura(s) Comercial Director de Cartera
11 Verificar gasto Comercial Director de Cartera
DESPACHO
Revisión diligenciamiento Formato de
12 Comercial Director de Cartera
Pedido
Consulta de cupo y mora Comercial Director de Cartera
Administrativa y Subgerente, Director
13 Analizar y estudiar factibilidad
Comercial Comercial y de Cartera
Aprobar o no la petición o Administrativa y Subgerente, Director
14
documento Comercial Comercial y de Cartera
Administrativa y Subgerente, Director
15 Autorizar mediante firma Comercial Comercial y de Cartera
Administrativa y Subgerente, Director
16 Devolución de documentos
Comercial Comercial y de Cartera

HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

387
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas establecidas en la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera.

1.4 OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobación o no.

1.5 GENERALIDADES. El análisis de las acciones y documentos permite conocer los factores
a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la información y actividades

llevadas a cabo en la empresa.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de documentos y/o consultas.

PUNTO FINAL: Devolución de documentos.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Ordenes de pedido.
 Facturas.
 Recibos de gastos.
 Devoluciones.
 Etc.

1.9 RIESGOS:
 Inadecuada interpretación de la información.
 Equivocación en la aprobación o negación de la autorización.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de la documentación.
 Consulta y verificación de la información.
 Determinación de la factibilidad de la aprobación.

1.11 OBSERVACIONES.

388
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
AUTORIZACIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente,
Recepción de documentos y/o Director Administrativa
1
consulta Comercial y/o y Comercial X
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
2 Consulta del contenido documento X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Revisión del diligenciamiento de los Director Administrativa
3 X
documentos Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
4 Análisis de la información contenida X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Clasificación del concepto o tipo de Director Administrativa
5 X
autorización Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
6 Establecer factibilidad X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
7 Tomar decisión X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
8 Aprobar o negar X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
9 Firmar documentos X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
10 Devolución de documentos X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

389
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Comunicación con proveedores.

1.2 AREA TITULAR: Administrativa y Comercial.

1.3 OBJETIVO: Mantener comunicación constante con los proveedores de los productos.

1.4 GENERALIDADES: La comunicación permanente con los proveedores permite estrechar

lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitación del personal de ventas.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS:

Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio común.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:



1.7 RIESGOS:
 Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un único proveedor).

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:



DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Conocimiento de productos,
1 asesoría y capacitación equipo de ventas Administrativa Subgerente

Tramitar asesoría muy

2 Administración Subgerente
especializada para clientes

390
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesoría y capacitación

equipo de ventas.

1.2 MARCO NORMATIVO.

1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus características y
especificaciones técnicas como herramienta fundamental en la asesoría correcta y suplencia
de las necesidades de los clientes.

1.5 GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en una

ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el producto(s)
indicado ante su requerimiento.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer en detalle las características y especificaciones

de los productos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa.

PUNTO FINAL: Programación de actividades conjuntas.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:



1.9 RIESGOS:
 Desconocimiento de productos, sus características o especificaciones y ventajas.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Programación de capacitación y actualización de información sobre productos.

1.11 OBSERVACIONES.

391
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS, Código: Página

ASESORÍA Y CAPACITACIÓN
EQUIPO DE VENTA
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Consultar la lista de los productos
1 Subgerente Administrativa X
comercializados
Analizar el nivel de conocimiento de
2 los productos y sus especificaciones Subgerente Administrativa X
Establecer requerimientos de
3 Subgerente Administrativa X
información
Asistir al lanzamiento de nuevos
4 Subgerente Administrativa X
productos
Solicitar mayor información de los
5 productos y/o actualización de la Subgerente Administrativa X
información
Conocer las especificaciones de los
6 Subgerente Administrativa X
productos
Indagar sobre las ventajas del nuevo
7 Subgerente Administrativa X
producto
Verificar su diferenciación de los
8 Subgerente Administrativa X
demás productos
Mantener comunicación con el
9 proveedor Subgerente Administrativa X
Programar asesoría y capacitación
10 conjunta con el proveedor para el equipo Subgerente Administrativa X
de ventas

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

392
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitación de asesoría muy especializada para

clientes.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.

2.4 OBJETIVO: Tramitar asesorías para clientes.

2.5 GENERALIDADES: La tramitación de asesoría muy especializada para los clientes

permite mantener la comunicación y trabajo conjunto con los proveedores y de esta manera
garantizar las satisfacción de las necesidades de los clientes.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asesoría muy especializada para los clientes.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.

PUNTO FINAL: Establecer satisfacción del cliente.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:



2.9 RIESGOS:
 Falta de compromiso con la asesoría por parte del proveedor.
 No satisfacción de los requerimientos del cliente.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Acompañamiento de la asesoría.

2.11 OBSERVACIONES.

393
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

TRAMITACIÓN ASESORÍA MUY Código: Página

ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Subgerente
1 Identificar necesidad del cliente y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Establecer contacto con el
2 y/o Director Administrativa X
proveedor
Comercial
Subgerente
Informar al proveedor sobre los
3 y/o Director Administrativa X
requerimientos del cliente
Comercial
Subgerente
Conocer asignación del asesor del
4 y/o Director Administrativa X
proveedor
Comercial
Subgerente
Acompañar al cliente durante la
5 y/o Director Administrativa X
asesoría
Comercial
Subgerente
Establecer satisfacción de las
6 y/o Director Administrativa X
necesidades del cliente
Comercial

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

394
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión contable.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3 OBJETIVO: Manejar la información contable de la empresa.

1.4 GENERALIDADES: La gestión contable brinda la información financiera que permite

respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al conocimiento de
datos reales a cerca de los recursos económicos y los estados financieros de la empresa
es posible determinar la rentabilidad o pérdida generada.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Información financiera.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Informes.

1.7 RIESGOS:
 Errores de registro de información.
 Cuentas cruzadas.
 Estados financieros falsos.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Registro, revisión y verificación de la información contable.

395
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
GESTIÓN CONTABLE

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
Auxiliar Contable o de
1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad
Nómina
Auxiliar Contable o de
2 Registro de consignaciones Contabilidad
Nómina
Auxiliar Contable o de
3 Cuadre y revisión de la caja Contabilidad Nómina
Registro de reembolso de caja menor
4 Contabilidad Auxiliar Contable
Auxiliar Contable o de
5 Conciliación bancaria Contabilidad
Nómina
Revisar cuenta con clientes y Auxiliar Contable o de
6 Contabilidad
proveedores Nómina
Revisión de la cartera de la empresa
7 Contabilidad Auxiliar Contable
Cancelación de anticipos de clientes
8 Contabilidad Auxiliar Contable
Manejo de información contable y
9 general de las sucursales Contabilidad Auxiliar Contable

10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable

Documentación e informes requeridos
11 Contabilidad Auxiliar Contable
por entidades estatales

396
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina.

1.4 OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en los

diferentes bancos.

1.5 GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con el que
cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las obligaciones
contraídas con proveedores y acreedores.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa de dinero de

la empresa en bancos.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos.

PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa

disponible en los bancos.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Relación de saldos de bancos y general.

1.9 RIESGOS:
 Consulta por personal no autorizado.
 Desconocimiento del saldo por problemas de comunicación con los bancos.
 Filtración de la información.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Manejo de clave para acceder a la información.

1.11 OBSERVACIONES.

397
 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar
Establecer comunicación con los
1 Contable o Contabilidad X
bancos vía Internet o telefónica
de Nómina
Auxiliar
Internet: Ingresar a la página Web del banco
2 Contable o Contabilidad X
y digitar la clave.
de Nómina
Auxiliar
Consultar las cuentas, movimientos y saldo
3 Contable o Contabilidad X
del día anterior.
de Nómina
Auxiliar
Asentar la información en el libro de
4 Contable o Contabilidad X
bancos de cada entidad
de Nómina
Auxiliar
Registrar consignaciones y cheques
5 Contable o Contabilidad X
girados en el libro de cada banco
de Nómina
Auxiliar
Revisar y anotar el # de los cheques para
6 Contable o Contabilidad X
guardar consecutividad
de Nómina
Auxiliar
Totalizar el saldo de cada uno de los bancos
7 Contable o Contabilidad X
de Nómina
Consolidar el saldo de todos los bancos Auxiliar
8 Contabilidad X
Contable
Relacionar los saldos de cada banco y Auxiliar
9 el general Contable Contabilidad X
Informar a Gerente suma de dinero de la Auxiliar
10 Contabilidad X
empresa disponible en los bancos Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

398
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones.

2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Nómina.

2.4 OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas.

2.5 GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las

mismas y respalda el manejo de la información de los bancos.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Verificación de consignación realizada.

PUNTO FINAL: Revisión que la consignación corresponda al banco donde se

envía.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de registro del software.

2.9 RIESGOS:
 Consignación faltante de registro.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación del registro de las consignaciones.

2.11 OBSERVACIONES.

399
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Verificar consignación realizada Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
2 Señalar en el cuaderno de bancos Contabilidad X
Nómina
Registrar en el paquete contable
Auxiliar de
3 (software) el # de la cuenta y nombre del Contabilidad X
Nómina
cliente
Colocar a la consignación sello de Auxiliar de
4 Contabilidad X
contabilizado Nómina
Registrar con fecha de consignación y Auxiliar de
5 con fecha de registro en caja Nómina Contabilidad X
Archivar consignación en la carpeta del Auxiliar de
6 Contabilidad X
respectivo banco Nómina
Revisar que la consignación Auxiliar de
7 Contabilidad X
corresponda al banco donde se envía Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

400
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisión de la caja.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

3.4 OBJETIVO: Verificación y control de los cuadres de caja.

3.5 GENERALIDADES: La revisión y verificación de los cuadres de caja permite conocer si

los informes presentados se encuentran acordes con la información real o si por el contrario
presenta sumas de dinero que no corresponden a las reportadas.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Revisión y cuadre de la caja.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).

PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la

información con contabilidad.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de cuadre de caja.

3.9 RIESGOS:
 Descuadre de caja.
 No determinación de las razones de las diferencias encontradas.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.

3.11 OBSERVACIONES.

401
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CUADRE Y REVISIÓN DE LA CAJA Código: Página

Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir el formato de cuadre de caja con
los documentos anexos
1 Auxiliar Contable Contabilidad X
(consignaciones, comprobantes de
egreso, gastos)
2 Ingresar al software por contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar que las consignaciones estén
ingresadas en el cuaderno de bancos y
3 Auxiliar Contable Contabilidad X
marcarlas para no
volverlas a ingresar
4 Ingresar consignaciones al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X
Determinar cuales comprobantes de
egreso no están registrados en el sistema
5 Auxiliar Contable Contabilidad X
y cual fue la razón del pago
efectuado
6 Analizar los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X
Determinar la necesidad de
7 Auxiliar Contable Contabilidad X
reembolso
8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar Contable Contabilidad X
Pasar los gastos a nómina para que
9 efectúe el registro de reembolso de caja Auxiliar Contable Contabilidad X
menor
10 Archivar los demás documentos Auxiliar Contable Contabilidad X
Realizar los ajustes necesarios para
11 cuadrar la información con contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X

Realizar los ajustes necesarios para

12 cuadrar la información con contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X

Ingresar al software por paquete

13 Auxiliar Contable Contabilidad X
comercial
Hacer interfase de recibos de caja y de
14 Auxiliar Contable Contabilidad X
ventas, para cuadrar la caja
En el sistema por contabilidad, subir las
15 Auxiliar Contable Contabilidad X
interfases
Verificar que la caja físicamente
16 coincida con el dato de contabilidad del Auxiliar Contable Contabilidad X
sistema
17 Imprimir el cuadre de caja Auxiliar Contable Contabilidad X
Pasar documento del cuadre a Cajera
18 Auxiliar Contable Contabilidad X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

402
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor.

4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

4.4 OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor.

4.5 GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y

desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para con ella
sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de gastos
facilitado por caja.

PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa al

sistema.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Nota de contabilidad de los gastos.

4.9 RIESGOS:
 Registro de reembolso desfasado.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Registro del reembolso de dinero para caja menor.

4.11 OBSERVACIONES.

403
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE REEMBOLSO DE Código: Página

CAJA MENOR
Frecuencia
Nº Actividad Responsable Área D S M O
Recibir comprobante de egreso, facturas
Auxiliar de
1 y formato de gasto facilitados por caja Contabilidad X
Nómina
Acumular los gastos diarios y sus Auxiliar de
2 Contabilidad X
facturas Nómina
Revisar diligenciamiento y Auxiliar de
3 Contabilidad X
autorización de los gastos Nómina
Elaborar nota de contabilidad e ir
registrando el total de los gastos del Auxiliar de
4 Contabilidad X
día con la fecha de la tirilla Nómina
entregada por Cajera
Ir adicionando a la nota los gastos
diarios e irlos sumando hasta que el Auxiliar de
5 Contabilidad X
valor se aproxime o sea igual a la base Nómina
de caja menor
Auxiliar de
6 Imprimir la nota contable Contabilidad X
Nómina
Elaborar comprobante de egreso por el Auxiliar de
7 Contabilidad X
valor del costo del reembolso Nómina
Revisar que el total de las facturas
Auxiliar de
8 por gastos sea igual al ingresado al Contabilidad X
Nómina
sistema
Confrontar la información y realizar las Auxiliar de
9 Contabilidad X
correcciones necesarias Nómina
Adicionar el valor a la cuenta de gastos
Auxiliar de
10 asumidos cuando la factura sea Contabilidad X
Nómina
ingresada
Colocar sello de contabilizada a la nota
Auxiliar de
11 cuando sea ingresada al sistema Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
12 Pegar las facturas en hojas de block Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
13 Archivar nota con facturas Contabilidad X
Nómina
Desembolsar dinero para caja Auxiliar
14 menor Contable Contabilidad X
Auxiliar de
15 Iniciar nueva nota de contabilidad Contabilidad X
Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

404
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliación bancaria.

5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nómina.

5.4 OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos.

5.5 GENERALIDADES: La conciliación bancaria permite conocer el valor cobrado por los
bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con las cuentas de la
empresa el mes anterior.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones
financieras.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción o impresión de los extractos bancarios.

PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Extractos bancarios.
 Formato de conciliación bancaria.
 Libro de bancos.

5.9 RIESGOS:
 Inadecuado registro del valor de la consignación.
 Registro de la información en el libro de bancos equivocado.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación y registro de la información.

5.11 OBSERVACIONES.

405
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
CONCILIACIÓN BANCARIA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir extracto del banco o imprimirlo Auxiliar
1 de la página Web de la entidad Contable o Contabilidad X
de Nómina
Revisar los impuestos y comisiones Auxiliar
2 cobradas por los movimientos del mes Contable o Contabilidad X
de cada banco. de Nómina
Auxiliar
Registrar la información en formato de
3 Contable o Contabilidad X
Excel (predefinido)
de Nómina
Auxiliar
Calcular uno a uno los ítems para cada
4 Contable o Contabilidad X
banco y totalizarlos
de Nómina
Elaborar nota de contabilidad con la Auxiliar
5 fecha del último día del mes en Contable o Contabilidad X
conciliación de Nómina
Auxiliar
6 Registrar la nota Contable o Contabilidad X
de Nómina
Auxiliar
Imprimir borrador del libro de
7 Contable o Contabilidad X
bancos
de Nómina
Auxiliar
Comparar extracto del banco con la
8 Contable o Contabilidad X
información del libro impreso
de Nómina
Auxiliar
Verificar concordancia de la
9 Contable o Contabilidad X
información del extracto
de Nómina
Revisar consignaciones o cuentas para
Auxiliar
encontrar el origen o causa de la
10 Contable o Contabilidad X
anomalía, cuando la información
no coincida de Nómina
Cuando la información no presente Auxiliar
11 inconsistencia: diligenciar formato de Contable o Contabilidad X
conciliación bancaria de Nómina
Auxiliar
Archivar conciliación en la carpeta del
12 Contable o Contabilidad X
banco respectivo
de Nómina
Auxiliar
13 Imprimir libro de bancos Contable o Contabilidad X
de Nómina
Auxiliar
14 Archivar libro Contable o Contabilidad X
de Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

406
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores.

6.2 MARCO NORMATIVO.

6.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

6.4 OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores.

6.5 GENERALIDADES: La revisión de las cuentas con los clientes y proveedores permite
establecer la cuantía adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes necesarios.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Información y ajuste de cuentas con clientes y

proveedores.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción petición o llamada de clientes o proveedores
solicitando información.

PUNTO FINAL: Información y Ajustes.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Relación de pagos y cuantía adeuda.
 Documento de información de la cuenta.

6.9 RIESGOS:
 Descuadre de la cuantía adeudada.
 Inconvenientes y generación de conflictos.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Registro y verificación de la información.

6.11 OBSERVACIONES.

407
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y Código: Página

PROVEEDORES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
CLIENTES
Recibir petición de información del Asesor
1 estado de la cuenta de un cliente (Asesor Comercial o Comercial X
Comercial o cliente) cliente
Recibir relación de los clientes por Asesor
2 Comercial X
parte de los vendedores Comercial
Ingresar al sistema y realizar la Auxiliar
3 consulta del cliente Contable Contabilidad X
Confrontar cuantía adeudada y Auxiliar
4 Contabilidad X
pagos realizados Contable
Auxiliar
5 Establecer diferencias Contabilidad X
Contable
Cuadrar los pagos efectuados con las Auxiliar
6 Contabilidad X
facturas canceladas Contable
Enviar al cliente la relación y
explicación por escrito de las cuentas y
Auxiliar
7 pagos, indicando el saldo adeudado Contabilidad X
Contable
o informar
telefónicamente
PROVEEDOR Contabilidad
Recibir llamada telefónica de
proveedores solicitando información Auxiliar
8 Contabilidad X
sobre facturas canceladas y la fecha de Contable
pago
Auxiliar
9 Consultar los pagos realizados Contabilidad X
Contable
Imprimir información de la cuenta Auxiliar
10 cuando se trata de varias facturas Contable Contabilidad X
Revisar la cuenta confrontando la
Auxiliar
11 información con las facturas del archivo Contabilidad X
Contable
Solicitar a proveedores el estado de la Auxiliar
12 Contabilidad X
cuenta de la empresa Contable
Auxiliar
13 Recibir informe Contable Contabilidad X
Verificar los saldos con los Auxiliar
14 Contabilidad X
proveedores Contable
Auxiliar
15 Efectuar los ajustes necesarios Contabilidad X
Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

408
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión cartera de la empresa.

7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

7.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

7.4 OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuantía adeudada a la empresa.

7.5 GENERALIDADES: La revisión de la cartera actúa como mecanismo de control ya que

otorga información del comportamiento de pago, detección de errores, y determinación del
valor total adeudado por los clientes.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por los
clientes.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al software.

PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Informe de cartera.

7.9 RIESGOS:
 Descuadre de la cuantía adeudada.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Registro y verificación de la información impresa y del software.

7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la información no sea la misma se presenta cuando el
recibo de caja se elabora el primer día del mes siguiente y la factura aún no ha sido
procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.

409
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REVISIÓN DE LA CARTERA DE LA Código: Página

EMPRESA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Asesor
1 Ingresar al software Comercial o Comercial X
cliente
Seleccionar la información de Asesor
2 Comercial X
cartera Comercial
Imprimir la cartera registrada en el Auxiliar
3 sistema por contabilidad y comercial Contable Contabilidad X
Verificar la concordancia de la Auxiliar
4 Contabilidad X
información Contable
Señalar cada uno de los clientes que
Auxiliar
5 presentan errores o Contabilidad X
inconsistencia de los datos Contable
Establecer en lo posible las causas por
Auxiliar
6 las que las cuentas de los Contabilidad X
clientes no cuadran Contable
Auxiliar
7 Totalizar la cartera de la empresa Contabilidad X
Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

410
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelación de anticipos de clientes.

8.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

8.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.

8.5 GENERALIDADES:

8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente.

8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de relación de anticipos.

PUNTO FINAL: Verificación de la cancelación de las facturas.

8.8 FORMATOS O IMPRESOS:



8.9 RIESGOS:
 Cancelación de factura equivocada.

8.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Registro y verificación de la información.

8.11 OBSERVACIONES.

411
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir de Director de Cartera la
Auxiliar
1 relación de los anticipos de los clientes Contabilidad X
Contable
Auxiliar
2 Ingresar al sistema Contabilidad X
Contable
Consultar la información de los Auxiliar
3 Contabilidad X
clientes Contable
Auxiliar
4 Establecer las facturas a cancelar Contable Contabilidad X
Visualizar en pantalla las facturas del Auxiliar
5 Contabilidad X
cliente Contable
Generar otra pantalla e ir
Auxiliar
6 cancelando los mismos valores que el Contabilidad X
Contable
cliente tiene en anticipos y cartera
Verificar la cancelación de las Auxiliar
7 Contabilidad X
facturas Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

412
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de información contable y general de las

demás sucursales.

9.2 MARCO NORMATIVO.

9.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

9.4 OBJETIVO: Consolidar y revisar la información contable y general de la empresa.

9.5 GENERALIDADES: El manejo de la formación contable y general de las sucursales

conlleva a la consolidación de la información financiera de la empresa permitiendo la
determinación de los aspectos más relevantes y el planteamiento de las estrategias
organizacionales.

9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consolidación de la información financiera.

9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de informes financieros y documentos.

PUNTO FINAL: Revisión y ajuste.

9.8 FORMATOS O IMPRESOS:



9.9 RIESGOS:
 Informes no ajustados a la información del software.

9.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información.

9.11 OBSERVACIONES.

413
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MANEJO DE LA INFORMACIÓN Código: Página

CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMÁS SUCURSALES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Mantener contacto permanente con las Auxiliar
1 Contabilidad X
sucursales Contable
INFORMACIÓN CONTABLE
Recibir de las sucursales los listados de
Auxiliar
2 cartera e informes contables Contabilidad X
Contable
Revisar y confrontar la información de Auxiliar
3 Contabilidad X
los listados y la contable Contable
Establecer el motivo por el cual se
encuentran diferencias, Auxiliar
4 Contabilidad X
comunicándose y preguntando a la Contable
persona indicada
Recibir información y
Auxiliar
5 documentación de los movimientos Contabilidad X
Contable
realizados en las sucursales
Informar los gastos generados en las
Auxiliar
6 demás sucursales y que corresponden a Contabilidad X
Contable
cada una
Revisar y efectuar los ajustes Auxiliar
7 Contabilidad X
necesarios Contable
DOCUMENTOS
Recibir de las sucursales los formatos de
Auxiliar
8 bancos, Cámara de Comercio, Industria Contabilidad X
Contable
y comercio, etc.
Diligenciar los documentos o solicitar
Auxiliar
9 esta labor a Auxiliar General Contabilidad X
Contable
Anexar la documentación necesaria
Auxiliar
10 o solicitada por las entidades y Contabilidad X
Contable
sucursales
Solicitar el envío de los documentos por Auxiliar
11 Contabilidad X
correo a cajera Contable
Enviar los documentos a la sucursal
12 Cajera Comercial X
respectiva

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

414
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario.

10.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

10.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario.

10.5 GENERALIDADES:

10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario.

10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.

PUNTO FINAL: Ajustes.

10.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Informe de compras a proveedores.
 Informe costo de inventario.

10.9 RIESGOS:


10.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Registro y verificación de la información registrada en contabilidad.

10.11 OBSERVACIONES.

415
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Realizar interfase del costo de Auxiliar
1 Contabilidad X
inventario Contable
En el software: Retirar información y Auxiliar
2 Contabilidad X
colocarla en la cuenta correcta Contable
Imprimir información del costo del Auxiliar
3 inventario Contable Contabilidad X
Confrontar la información impresa con Auxiliar
4 Contabilidad X
la registrada en el sistema Contable
Si se presentan diferencias en la
información :
 Imprimir información de las
compras realizadas a cada uno de
los proveedores Auxiliar
5 Contabilidad X
 Comparar la información de las Contable
compras con la registrada en
comercial
 Realizar los ajustes necesarios

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

416
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

11. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentación e informes requeridos por

entidades estatales.

11.2 MARCO NORMATIVO. Legislación vigente.

11.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del estado.

11.5 GENERALIDADES: La documentación e informes requeridos por las entidades

estatales se diligencian para todas las sucursales.

11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes.

11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: elaboración de los documentos e informes.

PUNTO FINAL: Envío de los documentos e informes.

11.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Informes y documentos.

11.9 RIESGOS:
 Vencimiento del plazo para la presentación de los informes.
 Multas por no entrega de la documentación.

11.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de las fechas de presentación de los informes y revisión del
diligenciamiento de los mismos.

11.11 OBSERVACIONES.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a que
siempre sale incompleto de la información que se ingresa de los balances.

417
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTACIÓN E INFORMES Código: Página

REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M A
Elaborar los informes contables de la
Auxiliar
1 empresa solicitados por las diferentes Contabilidad X
Contable
entidades
Diligenciar formatos establecidos por las
Auxiliar
2 entidades, físicamente o de la página Web Contabilidad X
Contable
Enviar información y/o documentos vía Auxiliar
3 Contabilidad X
Internet o con mensajero. Contable
MEDIOS MAGNÉTICOS (DIAN) Contabilidad
Ingresar al software por información Auxiliar
4 Contabilidad X
fiscal Contable
Actualizar los formatos establecidos Auxiliar
5 por la DIAN según la resolución Contable Contabilidad X
Amarrar los formatos a cada una de las
Auxiliar
6 cuentas que se manejan a la empresa Contabilidad X
Contable
Verificar los conceptos dados por la
Auxiliar
7 DIAN, para los medios, se encuentren Contabilidad X
Contable
amarrados a los formatos
Auxiliar
8 Imprimir el listado del plan de cuentas Contabilidad X
Contable
Revisar que toda la información de las Auxiliar
9 Contabilidad X
cuentas esté incluida en los formatos Contable
Auxiliar
10 Imprimir un listado de los formatos Contabilidad X
Contable
Confrontar la información y verificar que
las cuentas del plan de cuentas Auxiliar
11 Contabilidad X
se encuentren en el formato Contable
respectivo
Cotejar que los clientes se encuentren bien
creados en el sistema, que sus datos no Auxiliar
12 Contabilidad X
contengan signos, rayas, Contable
puntos, etc.
Conocer si los clientes se identifican por
NIT o cédula, para establecer digito de Auxiliar
13 Contabilidad X
verificación a colocar a cada cliente Contable

Imprimir por cada concepto y cada

formato un listado de los clientes,
Auxiliar
14 proveedores y gastos del año del que se Contabilidad X
Contable
reporta la información, teniendo en cuenta
las bases de la DIAN

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.

418
 Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M A
Realizar actualización automática de Auxiliar
15 Contabilidad X
medios Contable
Imprimir el listado que arroja el sistema (el
sistema muestra cada formato con los datos Auxiliar
16 Contabilidad X
amarrados a cada una de las Contable
cuentas)
Revisar que cada concepto contenga la
información necesaria, en caso de que falte Auxiliar
17 Contabilidad X
algún dato, este debe ingresarse por medios Contable
manuales
Auxiliar
18 Generar listado final Contabilidad X
Contable
Auxiliar
19 Ingresar a la página Web de la DIAN Contable Contabilidad X
Empezar a transmitir la información vía Auxiliar
20 Contabilidad X
Internet adicionando los formatos Contable
Si se presentan inconvenientes:
Auxiliar
21 Revisar la información de los clientes y Contabilidad X
Contable
realizar las correcciones necesarias
Enviar la información, cuando los Auxiliar
22 Contabilidad X
formatos sean habilitados Contable
SUPERSOCIEDADES Contabilidad
Bajar de Internet el formato para reporte de la Auxiliar
23 Contabilidad X
información Contable
Contar con el balance de fin de año, sus
anexos y la información de los accionistas, Auxiliar
24 Contabilidad X
contador, revisor fiscal y Contable
sus suplentes
Contar o solicitar la información de:
 Total de empleados.
 Número de hombres y mujeres.
 Total de los sueldos por departamentos.
 Cantidad de artículos que se venden.
Auxiliar
25  Cantidad de artículos devueltos. Contabilidad X
Contable
 Productos comprados y su costo.
 Área ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de ventas y
administración.

Diligenciar toda la información en cada uno

Auxiliar
26 de los anexos de la superintendencia Contabilidad X
Contable
A medida que se van ingresando los datos se
va llenando un anexo que es el balance (los Auxiliar
27 Contabilidad X
datos que hagan falta se ingresan Contable
manualmente)
Auxiliar
28 Enviar el informe físicamente Contabilidad X
Contable
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.

419
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Nómina.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.

1.3 OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados.

1.4 GENERALIDADES: La nómina permite establecer el número de empleados que laboran

en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecución de sus labores.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista del pago de nómina formato pequeño (colilla de pago) y formato grande (soporte
de pago de los empleados).

1.7 RIESGOS:
 Equivocación en el cálculo y liquidación de los salarios.
 Billetes falsos.
 Pagar mayor o menor valor al personal.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la vinculación de cada persona a la empresa.
 Revisión de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los
empleados.
 Revisión de los billetes.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
NÓMINA

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
1 Liquidación de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina
2 Pago de nómina Contabilidad Auxiliar de Nómina
3 Pago de parafiscales Contabilidad Auxiliar de Nómina
4 Liquidación de vacaciones Contabilidad Auxiliar de Nómina
5 Interfase de Nómina Contabilidad Auxiliar Contable

420
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de nómina.

1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas.

1.5 GENERALIDADES: La liquidación de nómina estima la cantidad de dinero que la

empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecución de sus labores.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación de la cuantía total que se debe pagar a los
empleados de la empresa por concepto de nómina.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.

PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista de pago de nómina en formato grande (original y borrador) y pequeño

1.9 RIESGOS:
 Error de liquidación de la nómina.
 Cálculo errado de las deducciones o adiciones.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.
 Revisión de los cálculos, deducciones, etc.

1.11 OBSERVACIONES.

421
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M Q
Consultar la base de datos de los Auxiliar de
1 Contabilidad X
empleados de la empresa Nómina
Verificar datos y vinculación del Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nómina
Consultar y revisar compromisos
Auxiliar de
3 financieros pendientes de los empleados Contabilidad X
Nómina
Deducir préstamo, cuotas o Auxiliar de
4 Contabilidad X
afiliaciones Nómina
LIQUIDACIÓN PAGO EN Auxiliar de
Contabilidad X
SEGUNDA QUINCENA DEL MES Nómina
Efectuar descuento para salud y Auxiliar de
5 Contabilidad X
pensión Nómina
Adicionar Auxilio de Transporte para
Auxiliar de
6 personas que devenguen hasta dos Contabilidad X
Nómina
SMLV
Consultar y liquidar horas extras a Auxiliar de
7 Contabilidad X
empleados del Área de Bodega Nómina
Auxiliar de
8 Realizar los cálculos necesarios Contabilidad X
Nómina
Establecer cuantía a pagar a cada Auxiliar de
9 Contabilidad X
empleado Nómina
Imprimir borrador de la lista de pago de Auxiliar de
10 Contabilidad X
nómina Nómina
Auxiliar de
11 Revisar y verificar la información Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
12 Realizar los ajustes necesarios Contabilidad X
Nómina
Imprimir lista de pago de nómina en
Auxiliar de
13 formato grande (soporte de pago) y Contabilidad X
Nómina
pequeño (colilla de pago)
Auxiliar de
14 Totalizar el valor de la nómina Contabilidad X
Nómina
Informar el valor de la nómina a Auxiliar de
15 Contabilidad X
Cajera Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal

422
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nómina.

2.2 MARCO NORMATIVO.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

2.4 OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.

2.5 GENERALIDADES: El pago de la nómina se realiza en efectivo dentro de las

instalaciones de la empresa.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación el dinero correspondiente al salario

devengado por los empleados.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.

PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nómina).

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Lista o formato de pago de nómina.

2.9 RIESGOS:
 Pérdida de dinero.
 Errores en el pago a los empleados.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los billetes.
 Verificación de liquidación y cantidad a pagar a los empleados.
 Firma de formato de pago de nómina.

2.11 OBSERVACIONES.

423
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
PAGO DE NÓMINA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M Q
Auxiliar de
1 Recibir de Cajera el dinero Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
2 Contar el dinero y revisar los billetes Contabilidad X
Nómina
Esperar a completar el dinero
Auxiliar de
3 correspondiente al valor total de la Contabilidad X
Nómina
nómina
Disponer el dinero para el pago a los Auxiliar de
4 Contabilidad X
empleados Nómina
Recibir en la oficina una persona a Auxiliar de
5 Contabilidad X
la vez Nómina
Auxiliar de
6 Consultar la lista de pago de nómina Nómina Contabilidad X
Separar y contar el dinero
Auxiliar de
7 correspondiente al salario de la Contabilidad X
persona Nómina
Entregar el dinero y colilla de pago al Auxiliar de
8 Contabilidad X
empleado Nómina
Otorgar las explicaciones o
Auxiliar de
9 respuestas a los interrogantes sobre el Contabilidad X
Nómina
salario recibido
Hacer firmar la lista de pago de Auxiliar de
10 Contabilidad X
nómina (formato grande) Nómina
Auxiliar de
11 Archivar formato de pago Contabilidad X
Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal.

424
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales.

3.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo de Trabajo.

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

3.4 OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley.

3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efectúa vía Internet por
medio de un operador contratado para tal fin.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Provisión de pago de aportes.

PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de pago único.
 Formato de pago de aportes a cada entidad.
 Formato de pago efectuado por el operador contratado.

3.9 RIESGOS:
 Error de liquidación de los aportes.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información.
 Grabación de la información.
 Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.

3.11 OBSERVACIONES.

425
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
PAGO DE PARAFISCALES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar
1 Provisión de pago de aportes Contabilidad X
Contable
Revisar provisión en el sistema y Auxiliar de
2 Contabilidad X
liquidación interna Nómina
Auxiliar de
3 Realizar liquidación interna Nómina Contabilidad X
Imprimir listado de aportes a las Auxiliar de
4 Contabilidad X
entidades Nómina
Comparar información impresa con la Auxiliar de
5 Contabilidad X
provisión del sistema Nómina
Auxiliar de
6 Realizar los ajustes necesarios Contabilidad X
Nómina
Ingresar a la página Web del
Auxiliar de
7 operador contratado para realizar el pago Contabilidad X
Nómina
de los aportes
Auxiliar de
8 Diligenciar formato de pago único Contabilidad X
Nómina
Guardar información si el pago se Auxiliar de
9 realizará después Nómina Contabilidad X
Asignar # de cuenta para realizar el pago Auxiliar de
10 Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
11 Imprimir formato de pago único Contabilidad X
Nómina
Consultar autoliquidaciones de la
Auxiliar de
12 página Web del operador 24 horas X
Nómina Contabilidad
después de efectuar el pago
Imprimir por entidad los aportes Auxiliar de
13 Contabilidad X
cancelados a cada una de ellas Nómina
Elaborar comprobante de egreso por el Auxiliar de
14 Contabilidad X
valor pagado Nómina
Imprimir documento soporte del pago
Auxiliar de
15 efectuado arrojado por la página del Contabilidad X
Nómina
operador
Archivar los documentos de pago en la Auxiliar de
16 Contabilidad X
carpeta de la respectiva entidad Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

426
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidación de vacaciones.

4.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del Trabajo.

4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

4.4 OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones.

4.5 GENERALIDADES: La liquidación de las vacaciones otorga al empleado el

reconocimiento del dinero generado por la prestación de sus servicios durante un año
cumplido, causándose para un periodo de quince días.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación a los empleados del dinero correspondiente

a las vacaciones.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software.

PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de liquidación de vacaciones.
 Comprobante de egreso.

4.9 RIESGOS:
 Errores de liquidación.
 No realizar los descuentos del periodo.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de los cálculos de la liquidación y los descuentos a
realizar.

4.11 OBSERVACIONES.

427
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
LIQUIDACIÓN DE VACACIONES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Diligenciar formato de liquidación de
Auxiliar de
1 vacaciones del paquete de nómina Contabilidad X
Nómina
(software)
Revisar y realizar los descuentos Auxiliar de
2 Contabilidad X
pertinentes del periodo Nómina
Imprimir borrador de la liquidación Auxiliar de
3 Contabilidad X
realizada en el sistema Nómina
Efectuar el cálculo manual de la Auxiliar de
4 Contabilidad X
liquidación Nómina
Comparar liquidación del sistema con Auxiliar de
5 Contabilidad X
la calculada manualmente Nómina
Realizar los ajustes que sean Auxiliar de
6 necesarios Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
7 Imprimir original de la liquidación Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
8 Elaborar comprobante de egreso Nómina Contabilidad X
Pasar comprobante de egreso a caja Auxiliar de
9 Contabilidad X
para su pago Nómina
Informar a la persona los Auxiliar de
10 Contabilidad X
descuentos realizados Nómina
Auxiliar de
11 Pagar el valor de las vacaciones Contabilidad X
Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)

428
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nómina.

5.2 MARCO NORMATIVO.

5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.

5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nómina.

5.5 GENERALIDADES: La interfase de nómina permite establecer la cuantía de dinero que

debe destinarse para cumplir con las obligaciones contraídas con los empleados y entidades
por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales, etc.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelación del dinero correspondiente a las

obligaciones generadas por la nómina de la empresa.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidación del software.

PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nómina.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de liquidación de vacaciones, primas, cesantías, parafiscales.
 Comprobante de egreso.

5.9 RIESGOS:
 Provisión de menor valor que los gastos ocasionados por nómina.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:



5.11 OBSERVACIONES

429
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
INTERFASE DE NÓMINA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Revisar que las provisiones que
pasan de nómina a contabilidad estén Auxiliar
1 Contabilidad X
acordes a las que cada mes se han Contable
estado pagando
Corregir las cuentas de provisión por
Auxiliar
2 liquidación de contratos y vacaciones Contabilidad X
Contable
pagadas
Establecer a que periodo pertenece la
parte de las vacaciones pagadas, de Auxiliar
3 Contabilidad X
acuerdo a lo que había quedado Contable
pendiente en el periodo anterior
Expedir los certificados de retención de Auxiliar
4 Contabilidad X
salarios Contable
Entregar los certificados de retención de
salarios a la Auxiliar de Nómina para que Auxiliar
5 Contabilidad X
los haga firmar de los Contable
empleados
Guardar los certificados en la Auxiliar
6 Contabilidad X
declaración de renta Contable

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

430
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja.

1.2 AREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestión de caja.

1.4 GENERALIDADES:

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinación y control de actividades de caja.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Recibos de caja.
 Facturas
 Cuadre de caja.
 Tirilla de cuadre de caja.

1.7 RIESGOS:
 Descuadres de caja.
 Pérdida de dinero.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
MANEJO DE CAJA

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
1 Cuadre de caja Comercial Cajera
2 Manejo del dinero en caja Comercial Cajera
3 Administrar la caja menor Comercial Cajera
Cuadre de los gastos del personal por
4 Comercial Cajera
actividades del cargo
Diligenciar documentos: consignaciones
5 Comercial Cajera
y recibos de caja
6 Cheques devueltos Comercial Cajera
7 Recepción pago del cliente Comercial Cajera

431
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja.

1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Cajera.

1.4 OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja.

1.5 GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el monto

del dinero recaudado en el día y la destinación del mismo.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicación con los bancos.

PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa

disponible en los bancos.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato manual del cuadre de caja.

1.9 RIESGOS:
 Descuadre de caja.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la información reportada.

1.11 OBSERVACIONES.

432
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
CUADRE DE CAJA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Establecer cuantía de las ventas de
1 Cajera Comercial X
contado
Revisar las ventas y los recibos de caja
2 contra la información del Cajera Comercial X
sistema
Diligenciar formato del cuadre del día:
valor de venta, gastos, consignaciones, #
3 Cajera Comercial X
de recibo de caja y consignaciones

Revisar formato manual del cuadre de

4 Cajera Comercial X
caja
Efectuar los cálculos necesarios y sacar
5 una relación del valor total Cajera Comercial X
(tirilla)
Enviar o entregar formato de cuadre de
6 Cajera Comercial X
caja y tirilla a Auxiliar Contable
Recibir el formato revisado por
7 Auxiliar contable Cajera Comercial X
Anotar en el cuaderno de caja la
8 Cajera Comercial X
información del cuadre
Anotar en la nueva hoja del cuadre
9 del día el número consecutivo de recibo Cajera Comercial X
de caja y consignación
Revisar, firmar y archivar formato de
10 Cajera Comercial X
cuadre de caja

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

433
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja.

2.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

2.3 RESPONSABLE: Cajera.

2.4 OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado.

2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue a una
cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en bancos a favor de
proveedores o de la empresa.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Depósito de dinero.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a caja.

PUNTO FINAL: Depósito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o

consignación en cuenta de la empresa.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Consignaciones.

2.9 RIESGOS:
 Pérdida de dinero.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes.

2.11 OBSERVACIONES.

434
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir el dinero en efectivo que
1 Cajera Comercial X
ingresa a caja
Contar el dinero en efectivo
2 Cajera Comercial X
acumulado en caja
Informar a Auxiliar Contable la cuantía
de dinero recaudado cuando la suma
3 Cajera Comercial X
supera el monto
establecido para su manejo
4 Esperar autorización e indicaciones Cajera Comercial X

GUARDAR EN CAJA FUERTE

5 Dirigirse a área de contabilidad Cajera Comercial X

6 Entregar dinero a Auxiliar Contable Cajera Comercial X

Contar nuevamente el dinero y Auxiliar Contabilida d
7 X
verificar su autenticidad Contable
Auxiliar Contabilida
8 Depositar el dinero en caja fuerte Contable d X

PAGO A PROVEEDORES
Recibir de Auxiliar Contable
9 Cajera Comercial X
autorización y cheques elaborados
Diligenciar el formato de
10 consignación del respectivo banco a Cajera Comercial X
favor del proveedor
11 Efectuar el pago a proveedores Cajera Comercial X
CONSIGNACIÓN CUENTA DE LA
EMPRESA
Consignar en cuenta de bancos de la
12 Cajera Comercial X
empresa
Recibir de Auxiliar Contable
13 Cajera Comercial X
autorización y cheques elaborados
Elaborar el formato de consignación a la
14 Cajera Comercial X
cuenta indicada
15 Efectuar la consignación Cajera Comercial X

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

435
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración caja menor.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Cajera.

3.4 OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor.

3.5 GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la entrega

del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y demás ocasionados por la
actividad de la empresa y la cancelación de compras de baja cuantía.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.

PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos a

contabilidad.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Relación de gastos.

3.9 RIESGOS:
 Pérdida de dinero.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes.

3.11 OBSERVACIONES.

436
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir reembolso del dinero de caja
1 Cajera Comercial X
menor
Recibir solicitud de dinero para sufragar
2 gastos por parte del empleado Cajera Comercial X

Entregar recibo de gastos y dinero al

3 Cajera Comercial X
empleado
Ir rebajando o disminuyendo el monto
4 de la caja menor cuando se Cajera Comercial X
generan gastos

5 Relacionar los gastos Cajera Comercial X

Informar y entregar documentos de
6 respaldo de los gastos a Cajera Comercial X
contabilidad
Solicitar reembolso de dinero cuando los
gastos se aproximen o sean iguales al
7 Cajera Comercial X
dinero de caja
menor

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

437
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por actividades
del cargo.

4.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

4.3 RESPONSABLE: Cajera.

4.4 OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal.

4.5 GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de control de

los mismos y permite contablemente registrar la información de los egresos de dinero
generados por las actividades desempañadas por los integrantes de la empresa.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepción de facturas o llamadas de solicitud de
autorización de los gastos.

PUNTO FINAL: Archivo de los documentos.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas y recibos de gastos.
 Relación de los gastos.
 Comprobante de egreso.

4.9 RIESGOS:
 Pérdida de facturas, recibos, dinero.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación del diligenciamiento de los documentos.

4.11 OBSERVACIONES.

438
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

CUADRE DE LOS GASTOS DEL Código: Página

PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir las facturas o llamadas de
1 solicitud de autorización de los gastos Cajera Comercial X

Revisar diligenciamiento de las

2 Cajera Comercial X
facturas y recibos de gastos

3 Verificar el gasto Cajera Comercial X

4 Autorizar los gastos Cajera Comercial X

Auxiliar
5 Generar relación de los gastos Contabilidad X
Contable
Devolver los documentos a la
6 persona que solicitó la autorización Cajera Comercial X

7 Recibir facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X

Verificar la autorización de los
8 Cajera Comercial X
gastos por Director de Cartera
Revisar la numeración de los
9 recibos de gasto Cajera Comercial X
Consultar el # del recibo de gasto y
ratificar la concordancia con el
10 Cajera Comercial X
registrado en el cuaderno, señalar
con una pequeña marca
Revisar el diligenciamiento de los
11 Cajera Comercial X
documentos
12 Totalizar los gastos Cajera Comercial X
Efectuar el cuadre del día anterior
(devolución del dinero por parte del
13 Cajera Comercial X
trabajador o pago del dinero adeudado)

Realizar los cálculos respectivos para

14 saber si el dinero entregado alcanzó para Cajera Comercial X
sufragar los gastos

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

439
 Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
En caso de que haya sobrado dinero:
recibir el dinero devuelto por la persona
De lo contrario: establecer la cuantía a
15 Cajera Comercial X
pagar y realizar el pago de la suma
adeudada

Elaborar comprobante de egreso

16 con el nombre del empleado y la Cajera Comercial X
cantidad de dinero entregada
Pegar el formato de gasto y/o
17 Cajera Comercial X
facturas al comprobante de egreso
Hacer firmar el comprobante de la
18 Cajera Comercial X
persona que realiza el gasto
19 Ordenar los gastos según su tipo Cajera Comercial X
Enviar documentos a contabilidad para
20 Cajera Comercial X
su archivo

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

440
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos.

5.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

5.3 RESPONSABLE: Cajera.

5.4 OBJETIVO: Elaborar documentos.

5.5 GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado con la

elaboración de recibos de caja, consignaciones y otros.

5.6 RESULTADOS ESPERADOS: elaboración de documentos.

5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Autorización y petición de la elaboración de los
documentos.

PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos.

5.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de consignación.
 Recibos de caja.
 Formatos de gastos.

5.9 RIESGOS:
 Pérdida de dinero.

5.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes.

5.11 OBSERVACIONES.
El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por actividades de
Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos (Subgerente y Director
Comercial) relacionadas con el desempeño de las funciones de cu cargo.

441
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
CONSIGNACIONES
Recibir de Auxiliar Contable cheques y
1 autorización y o petición de elaboración de Cajera Comercial X
consignación
Diligenciar formato de consignación de
2 Cajera Comercial X
respectivo banco
Entregar a mensajero cheque y
3 Cajera Comercial X
formato de consignación
Enviar copia de consignación a
4 Cajera Comercial X
Auxiliar Contable
Auxiliar
5 Archivar copia de la consignación Contabilidad X
Contable
RECIBOS DE CAJA
Ingresar al sistema cuantía de los cheques
6 Cajera Comercial X
y efectivo recaudado
Realizar registro de los movimientos
7 Cajera Comercial X
(flujo de caja)
8 Imprimir los recibos de caja Cajera Comercial X

9 Revisar los recibos Cajera Comercial X

10 Totalizar el recaudo Cajera Comercial X

Informar a Auxiliar Contable la cuantía a
11 Cajera Comercial X
la que asciende el recaudo
12 Archivar recibos de caja Cajera Comercial X

RECIBOS DE GASTO
Recibir petición del dinero para
13 Cajera Comercial X
sufragar gastos
Entregar recibo de gasto a la persona
14 Cajera Comercial X
solicitante
Relacionar en el cuaderno de talonario de
gastos la entrega del recibo anotando: #
15 Cajera Comercial X
recibo y nombre
de la persona solicitante

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

442
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos.

6.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

6.3 RESPONSABLE: Cajera.

6.4 OBJETIVO: Comunicar devolución de cheques por las entidades financieras.

6.5 GENERALIDADES: El conocer la devolución de los cheques permite establecer

comunicación con el cliente para buscar una pronta solución de la situación o inconveniente
presentado.

6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente.

6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: recepción de cheques devueltos por las entidades financieras.

PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados.

6.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Nota de devolución de cheques.

6.9 RIESGOS:
 No comunicación con clientes.
 Pérdida del cheque.

6.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Comunicación con el cliente.
 Registro de la devolución del cheque.

6.11 OBSERVACIONES.

443
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir cheques devueltos entregados por
1 Cajera Comercial X
mensajero
Informar al Asesor Comercial: cliente y
2 causal, y a Auxiliar Contable: cliente, causal Cajera Comercial X
y vendedor
Asesor
3 Establecer comunicación con el cliente Comercial X
Comercial
4 Ingresar al software Cajera Comercial X
Elaborar nota por cheque devuelto,
5 diligenciando formato para nota del sistema: Cajera Comercial X
cliente, banco, valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de caja para
6 Cajera Comercial X
aquellos cheques autorizados
Guardar los cheques que no han sido
7 autorizados o el vendedor no se ha Cajera Comercial X
comunicado con el cliente

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

444
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción pago del cliente.

7.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

7.3 RESPONSABLE: Cajera.

7.4 OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la

empresa.

7.5 GENERALIDADES: La recepción del pago de la obligación del cliente se realiza en

efectivo o cheque.

7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepción de dinero, consignación o cheques.

7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.

PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada.

7.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Recibo de cancelación de deuda.

7.9 RIESGOS:
 Billetes falsos.
 Cobrar menor valor al registrado en la factura.
 Errores en la devolución del dinero sobrante.

7.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión y verificación de la autenticidad de los billetes recibidos.
 Relación de las consignaciones.
 Archivo de copia de factura.

7.11 OBSERVACIONES.

445
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
RECEPCIÓN PAGO DEL CLIENTE
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X
PAGO EN EFECTIVO
2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X
3 Consultar facturas Cajera Comercial X
4 Verificar la cuantía Cajera Comercial X
Informar el valor total de la compra al
5 Cajera Comercial X
cliente
6 Recibir el dinero Cajera Comercial X
Revisar y verificar la autenticidad de los
7 Cajera Comercial X
billetes
Colocar sello de cancelado a la factura
8 Cajera Comercial X
y sus copias
Entregar tres copias de la factura al
9 Cajera Comercial X
cliente
Devolver el dinero sobrante, si es el
10 caso Cajera Comercial X
Archivar una copia de la factura en caja
11 Cajera Comercial X
CHEQUES
Recibir cheques o copia del formato de
12 Cajera Comercial X
consignación
Relacionar consignaciones en el
13 Cajera Comercial X
documento de cuadre de caja diario
Informar de los cheques recibidos a
14 Cajera Comercial X
Auxiliar Contable
Elaborar y enviar al cliente recibo de
15 Cajera Comercial X
cancelación de la deuda

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

446
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.

1.2 AREA TITULAR: Contabilidad (Nómina).

1.3 OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de protección

personal y dotación.

1.4 GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y proteger
la integridad física de los integrantes de la empresa buscando la búsqueda la minimización
de los accidentes de trabajo.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Minimización de los factores y accidentes de trabajo que

puedan tener lugar al interior de la empresa.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de entrega de elementos de protección personal y dotación.

1.7 RIESGOS:
 Accidentes de trabajo.
 Elección inadecuada de elementos de protección personal y dotación.
 Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación y seguimiento del uso de los elementos de protección y uniformes.

1.9 OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la causa

principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos facilita el
planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia y garantizar un
ambiente de mayor seguridad para los empleados.

447
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
SALUD OCUPACIONAL

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
DOTACIÓN ELEMENTOS DE
1 Contabilidad Auxiliar de Nómina
PROTECCIÓN PERSONAL
Determinación de los elementos a
a comprar Contabilidad Auxiliar de Nómina
Cotización y selección del
b Contabilidad Auxiliar de Nómina
proveedor
Recepción y entrega de los
c Contabilidad Auxiliar de Nómina
elementos
2 DOTACIÓN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nómina
3 BOTIQUÍN Contabilidad Auxiliar de Nómina
4 ACCIDENTE DE TRABAJO Contabilidad Auxiliar de Nómina
a Reportar accidentes de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nómina
Sistematizar el reporte de los
b Contabilidad Auxiliar de Nómina
accidentes
Registrar las incapacidades por
c enfermedad o accidente de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nómina
Tramitar la liquidación de la
d Contabilidad Auxiliar de Nómina
incapacidad

448
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de los elementos de Protección Personal.

1.2 MARCO NORMATIVO: Código Sustantivo del Trabajo.

1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

1.4 OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la protección
de su integridad física en el desarrollo de las actividades encomendadas.

1.5 GENERALIDADES: La dotación de elementos de protección personal se constituye en el

medio para garantizar la protección de la persona ante eventualidades que puedan ocurrir
durante el desempeño de la labor, por ello se hace necesario que todo el personal que
requiera transitar por la zona de bodega porte los elementos.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Utilización de los implementos y minimización de los

accidentes de trabajo.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinación de los elementos a comprar.

PUNTO FINAL: Recepción y entrega de los elementos de protección.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de entrega de elementos.

1.9 RIESGOS:
 Inadecuada elección de elementos.
 Mala calidad de los elementos de protección personal.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Registro y firma del formato de entrega de los elementos.

1.11 OBSERVACIONES.

449
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DOTACIÓN DE IMPLEMENTOS DE Código: Página

PROTECCIÓN PERSONAL

Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
DETERMINACIÓN DE LOS
a
ELEMENTOS A COMPRAR
Revisar o recibir información del Auxiliar de
1 Contabilidad X
estado de los elementos Nómina
Confirmar el estado de los Auxiliar de
2 Contabilidad X
elementos Nómina
Calcular las cantidades existentes de Auxiliar de
3 Contabilidad X
cada producto Nómina
Establecer la cantidad a comprar si se Auxiliar de
4 Contabilidad X
requieren los elementos Nómina
COTIZACIÓN Y SELECCIÓN DEL
b
PROVEEDOR
Evaluar la calidad de los productos del Auxiliar de
5 Contabilidad X
proveedor anterior Nómina
 Buscar nuevo proveedor si se
requiere
 Consultar los proveedores de los
productos
 Solicitar información del precio de
Auxiliar de
6 los productos si cumple con los Contabilidad X
Nómina
normas del ministerio, de lo
contrario finalizar comunicación
 Evaluar la información y pociones
ofrecidas
 Elegir la mejor opción
Consultar las políticas de compras de Auxiliar de
7 Contabilidad X
la empresa Nómina
Auxiliar de
8 Efectuar el pedido Contabilidad X
Nómina
RECEPCIÓN Y ENTREGA DE
c X
ELEMENTOS
Recibir los elementos de protección Auxiliar de
9 Contabilidad
enviados por el proveedor Nómina
Verificar que los elementos Auxiliar de
10 Contabilidad X
correspondan a los solicitados Nómina
Diligenciar formato de compras con la
información del proveedor, Auxiliar de
11 Contabilidad X
descripción del artículo, valor y Nómina
fecha de recepción

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)

450
 Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O
Organizar y disponer los elementos para Auxiliar de
12 Contabilidad X
la entrega Nómina
Auxiliar de
13 Diligenciar formato de entrega Contabilidad X
Nómina
Realizar entrega oficial de los Auxiliar de
14 Contabilidad X
elementos de protección y dotación Nómina
Entregar los implementos viejos y Auxiliar de
15 Bodega X
recibir los nuevos Bodega
Auxiliar de
16 Firmar el formato de entrega Bodega X
Bodega
Auxiliar de
17 Archivar el formato de entrega Contabilidad X
Nómina
Botar los elementos viejos Auxiliar de
18 Contabilidad X
(deteriorados) Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)

451
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Uniformes.

2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo de Trabajo.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

2.4 OBJETIVO: Facilitar la identificación de las personas vinculadas a la empresa.

2.5 GENERALIDADES: La dotación de uniformes permite brindar a las personas vinculadas a

la empresa los elementos de identificación que les acrediten como integrantes de la
compañía, adicionalmente de convertirse en implementos que adicionan protección a su
integridad física.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le acredita
como integrante de la empresa.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotación de uniforme al personal.

PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotación.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Formato de tallas.
 Formato de entrega de dotación.

2.9 RIESGOS
 Compra de productos de baja calidad.
 Implementos que no cumplan con las características necesarias para la labor
desarrollada.
 Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS

 Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
 Verificación del equipamiento del botiquín.

2.11 OBSERVACIONES

452
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
DOTACIÓN DE UNIFORMES
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Consultar fecha de dotación de Auxiliar de
1 Contabilidad X
uniforme Nómina
Auxiliar de
2 Establecer los tallajes requeridos Contabilidad X
Nómina
Imprimir formato para recopilación de Auxiliar de
3 Contabilidad X
tallas Nómina
Entregar formato a los empleados para Auxiliar de
4 Contabilidad X
que lo diligencien Nómina
Anotar en el formato talla de Auxiliar de
5 pantalón, camisa, zapatos, delantal. Nómina Contabilidad X
Auxiliar de
6 Verificar las tallas Contabilidad X
Nómina
Diligenciar formato de dotación de
Auxiliar de
7 uniforme con las tallas informadas por Contabilidad X
Nómina
los empleados
Auxiliar de
8 Realizar pedido al proveedor Contabilidad X
Nómina
Recibir los uniformes enviados por el Auxiliar de
9 Contabilidad X
proveedor Nómina
Imprimir formato de entrega de Auxiliar de
10 Contabilidad X
dotación Nómina
Efectuar la entrega de los Auxiliar de
11 Contabilidad X
uniformes a los empleados Nómina
Anotar las cantidades entregadas a cada Auxiliar de
12 Contabilidad X
empleado Nómina
Personal de
13 Firmar formato de entrega Bodega y Bodega X
Mensajero
Archivar formato de entrega en Auxiliar de
14 Contabilidad X
carpeta de dotaciones Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

453
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotación de Botiquín.

3.2 MARCO NORMATIVO

3.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

3.4 OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el botiquín del

planta y de los vehículos de la empresa.

3.5 GENERALIDADES: La dotación de botiquín con los elementos necesarios para atender
una emergencia, es uno de los recursos mínimos con los que debe contar tanto la empresa
como los vehículos vinculados a la misma para la solución de eventualidades en las que se
vea involucrada la integridad física de la persona.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiquín con los elementos necesarios.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Realización de inspección o recepción de requerimiento de
dotación del botiquín.

PUNTO FINAL: Verificación de la dotación del botiquín con los elementos

necesarios.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Factura de compra de implementos y medicamentos.

3.9 RIESGOS:
 Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiquín.

3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los elementos contenidos en el botiquín (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
 Verificación del equipamiento del botiquín.

3.11 OBSERVACIONES.

454
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
DOTACIÓN DEL BOTIQUÍN
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir la observación de requerimiento
Auxiliar de
1 de dotación del botiquín Contabilidad X
Nómina
Revisar el contenido del botiquín de
Auxiliar de
2 planta y de los vehículos de la empresa Contabilidad X
Nómina
Listar los medicamentos y Auxiliar de
3 Contabilidad X
elementos faltantes Nómina
Solicitar los medicamentos y Auxiliar de
4 Contabilidad X
elementos a droguería Nómina
Auxiliar de
5 Recibir los elementos pedidos Contabilidad X
Nómina
Equipar el botiquín de planta y
Auxiliar de
6 entregar los elementos para el Contabilidad X
Nómina
botiquín del vehículo al conductor
Auxiliar de
7 Verificar la dotación del botiquín Contabilidad X
Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

455
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4a. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo.

4a.2 MARCO NORMATIVO.

4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa.

4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de presentarse.

4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al trabajador

la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este encomendadas.

4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales.

4a.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.

PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad.

4a.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Copia del reporte de accidente.

4a.9 RIESGOS:
 No información del accidente de trabajo.

4a.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Consulta de la página Web de la ARP contratada.

4a.11 OBSERVACIONES.

456
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REPORTAR ACCIDENTES DE Código: Página

TRABAJO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
1 Establecer riesgo del accidente Empleado Todas X
2 Comunicar al Jefe inmediato Empleado Todas X
Ante accidente grave:
 Remitirse inmediatamente a la
clínica
3 Empleado Todas X
 Al regresar a la empresa, dirigirse a
Nómina para la sistematización del
accidente.
Ante accidente leve:
 Informar y narrar a la Auxiliar de
Nómina lo sucedido.
4 Empleado Todas X
 Esperar y recibir copias
empresas del reporte
 Dirigirse a la clínica.
Accidente muy leve: solicitar a la
5 persona encargada del botiquín Empleado Todas X
elementos y/o medicamentos
Si la persona recibe incapacidad:
 Informar a jefe inmediato
6  Entregar o hacer llegar documento Empleado Todas X
de incapacidad a Auxiliar de
Nómina
Archivar copia del reporte y de la Auxiliar de
7 Contabilidad X
incapacidad Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

457
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4b. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de trabajo.

4b.2 MARCO NORMATIVO.

4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo.

4b.5 GENERALIDADES: La sistematización de los accidentes de trabajo permite contar

con la información inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de esta forma
facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser desarrolladas para
que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia.

4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos

profesionales contratada.

4b.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar a la página Web de la ARP contratada.

PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte.

4b.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Reporte del accidente de trabajo.

4b.9 RIESGOS:
 Equivocación en el registro de los datos del empleado.
 No sistematización del accidente por desinformación del mismo.

4b.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Revisión de los accidentes de trabajo reportados a la ARP.

4b.11 OBSERVACIONES

458
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SISTEMATIZAR EL REPORTE DE Código: Página

ACCIDENTES DE TRABAJO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar a la página Web de la ARP Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
2 Digitar la calve asignada Nómina Contabilidad X
Diligenciar formato de la página con la Auxiliar de
3 Contabilidad X
información del empleado Nómina
Complementar la información faltante
del formato, novedades y/o información Auxiliar de
4 Contabilidad X
de lo ocurrido al trabajador Nómina

Auxiliar de
5 Radicar el accidente Contabilidad X
Nómina
Imprimir formato de reporte Auxiliar de
6 Contabilidad X
diligenciado Nómina
Fotocopiar y entregar dos copias al Auxiliar de
7 trabajador Nómina Contabilidad X
Archivar una copia del reporte del Auxiliar de
8 Contabilidad X
accidente Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

459
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4c. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad o

accidente de trabajo.

4c.2 MARCO NORMATIVO.

4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores.

4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por enfermedad o

accidente de trabajo facilita la tramitación de la liquidación de las mismas ante la entidad de
riesgos profesionales.

4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades. 4c.7

LÍMITES
PUNTO INICIAL: Recibir información y documento de la incapacidad.

PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del

empleado.

4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:



4c.9 RIESGOS:
 Pérdida del documento de incapacidad.

4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:



4c.11 OBSERVACIONES.

460
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES Código: Página

POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE
DE TRABAJO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir información y documento de Auxiliar de
1 Contabilidad X
incapacidad Nómina
Auxiliar de
2 Ingresar a la página Web de la ARP Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
3 Digitar la clave asignada Contabilidad X
Nómina
Establecer la duración de la Auxiliar de
4 Contabilidad X
incapacidad Nómina
Diligenciar formato de la página con la
Auxiliar de
5 información del empleado y los días de Contabilidad X
Nómina
incapacidad
Tramitar la liquidación de la
Auxiliar de
6 incapacidad si esta es mayor a tres Contabilidad X
Nómina
(3) días
Archivar copia de la incapacidad en la Auxiliar de
7 Contabilidad X
carpeta del trabajador Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

461
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4d. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de la liquidación de la incapacidad.

4d.2 MARCO NORMATIVO.

4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad.

4d.5 GENERALIDADES. El trámite de la liquidación se realiza para aquellas incapacidades

superiores a tres (3) días, mediante la elaboración de carta o diligenciamiento del formulario
de la entidad, obteniendo como respuesta el descuento en pago de los aportes del siguiente
mes o cheque de pago de la misma.

4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad.

4d.7 LÍMITES
PUNTO INICIAL: Revisión documento de incapacidad.

PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del

empleado.

4d.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Carta o formulario de autorización, liquidación y cancelación de la incapacidad.

4d.9 RIESGOS


4d.10 CONTROLES EJERCIDOS

 Revisión del documento de incapacidad.

4d.11 OBSERVACIONES

462
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE LA Código: Página

INCAPACIDAD
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Auxiliar de
1 Revisar documento de incapacidad Contabilidad X
Nómina
Elaborar carta o diligenciar formulario
de la entidad para solicitar Auxiliar de
2 Contabilidad X
autorización, liquidación y Nómina
cancelación de la incapacidad
Adjuntar al documento elaborado Auxiliar de
3 Contabilidad X
copia de la incapacidad Nómina
Auxiliar de
4 Enviar documentos a la entidad Contabilidad X
Nómina
Auxiliar de
5 Esperar respuesta de la entidad Contabilidad X
Nómina
Recibir autorización del descuento en
Auxiliar de
6 pago de aportes del siguiente mes o Contabilidad X
Nómina
cheque
Archivar copia de la incapacidad en la Auxiliar de
7 Contabilidad X
carpeta del empleado. Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).

463
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICCIÓN DEL PROCESO

1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestión del Recurso Humano.

1.2 AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia.

1.3 OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa.

1.4 GENERALIDADES: La gestión del recurso humano busca la selección del personal
idóneo para el desempeño de las actividades inherentes a su cargo y participación en el
logro de los objetivos institucionales.

1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el

desempeño eficiente de las actividades inherentes a su cargo.

1.6 FORMATOS O IMPRESOS:

 Hojas de vida.
 Contrato de trabajo.
 Formato de liquidación de contrato de trabajo.
 Carta de solicitud de vacaciones.

1.7 RIESGOS:
 Inadecuada elección de las personas a ocupar cargos dentro de la compañía.
 Falta de compromiso de los colaboradores.
 Desmotivación de los empleados.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

 Aplicación de correctivos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Código:
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

Nº
Procedimiento Área Responsable Responsable
Orden
1 Selección de personal Administrativa Gerente y Subgerente
2 Afiliaciones y contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
3 Inducción Todas Jefe inmediato
Asesoría y capacitación equipo de
4 Administrativa Subgerente
ventas
5 Liquidación contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
Autorización y programación de
6 Administrativa Gerente y Subgerente
vacaciones

464
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de Personal.

1.2 MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

1.3 RESPONSABLE: Gerente y Subgerente.

1.4 OBJETIVO: Obtener el personal idóneo para cada puesto de trabajo.

1.5 GENERALIDADES: La contratación de personal es el procedimiento en el cual se busca

seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona más idónea y que cumpla con
todas las características del puesto de trabajo y realizar su respectiva vinculación a la
empresa.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Elección de la persona que cumpla en mayor medida los
requisitos del cargo.

1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisición.

PUNTO FINAL: Contratación del candidato.

1.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Hojas de vida.
 Contrato de trabajo.

1.9 RIESGOS:
 Elección incorrecta de la persona para el cargo.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Verificación de la información y referencias de los aspirantes al cargo.

1.11 OBSERVACIONES.

465
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
SELECCIÓN DE PERSONAL
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Analizar y detectar la necesidad de Gerente y
1 Administrativa X
contratación de personal Subgerente
Recibir información de solicitud de Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nómina
Establecer comunicación con
Auxiliar de
3 entidades o publicar el Contabilidad X
Nómina
requerimiento de personal
Auxiliar de
4 Recibir hojas de vida Contabilidad X
Nómina
Gerente y
5 Seleccionar los candidatos Subgerente Contabilidad X
Auxiliar de
6 Convocar a los aspirantes Contabilidad X
Nómina
Efectuar entrevista y/o prueba Gerente y
7 Administrativa X
técnica Subgerente

Auxiliar de
8 Verificar referencias Contabilidad X
Nómina
Evaluar los resultados de la Gerente y
9 Administrativa X
entrevista y/o pruebas Subgerente
Gerente y
10 Elegir al candidato Subgerente Administrativa X
Auxiliar de
11 Informar al candidato Contabilidad X
Nómina
Vincular al candidato a la empresa Auxiliar de
12 Contabilidad X
mediante contrato de trabajo Nómina

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

466
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo.

2.2 MARCO NORMATIVO. Código Sustantivo del trabajo.

2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nómina.

2.4 OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de protección social y el

contrato de trabajo.

2.5 GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de

protección social y elaborar el contrato de trabajo.

2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contratación de nuevo personal y afiliación a las

entidades de salud.

2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la empresa.

PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la información del

empleado.

2.8 FORMATOS O IMPRESOS:

 Contrato de trabajo.
 Carnet de afiliación a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantías,
Comfamiliar.
 Examen médico.

2.9 RIESGOS:
 No afiliación del colaborador a alguna de las entidades.

2.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Sistematización de la información del nuevo colaborador.
 Archivo de documentos.

2.11 OBSERVACIONES.

467
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

AFILIACIONES Y CONTRATO DE Código: Página

TRABAJO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Recibir petición de elaboración de
contrato de trabajo e información de la
Auxiliar de
1 persona a contratar por la empresa de Administrativa X
Nómina
parte del Gerente o Subgerente

Establecer contacto con la persona a Auxiliar de

2 Administrativa X
vincular a la empresa Nómina
Solicitar documentación adicional: Auxiliar de
3 Administrativa X
fotocopia de cédula, etc. Nómina
Determinar estado civil del nuevo
colaborador para indicarle los
Auxiliar de
4 documentos que se requieren para Administrativa X
Nómina
su afiliación y las de sus familiares a las
entidades respectivas
Solicitar documentación adicional:
Auxiliar de
5 fotocopias de documento de Administrativa X
Nómina
identificación, etc.
Realizar trámite de afiliación a las
entidades de salud, pensión, riesgos
profesionales, etc., si la persona no se Auxiliar de
6 Administrativa X
encuentra suscrito; de la contrario, Nómina
realizar los ajustes
necesarios
Auxiliar de
7 Tramitar cita para examen médico Administrativa X
Nómina
Informar al nuevo integrante de la
Auxiliar de
8 empresa, la fecha de realización del Administrativa X
Nómina
examen médico
Crear carpeta para el colaborador y Auxiliar de
9 Administrativa X
adjuntar en ella sus documentos Nómina
Auxiliar de
10 Elaborar contrato de trabajo Administrativa X
Nómina
Pasar contrato al Gerente para su Auxiliar de
11 firma Nómina Administrativa X

Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X

Recibir y archivar contrato y examen
Auxiliar de
12 médico en la carpeta del colaborador Administrativa X
Nómina
Auxiliar de
Alimentar paquete contable con la
13 Nómina y Administrativa X
información del empleado
Gerente

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

468
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inducción.

3.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa.

3.3 RESPONSABLE: Jefe inmediato.

3.4 OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de pertenencia

que debe despertar hacia la empresa.

3.5 GENERALIDADES: La inducción brinda al empleado nuevo, información clara amplia de

la empresa tanto en el aspecto físico, tecnológico, organizacional como de su grupo
humano.

3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ubicación del personal en la compañía y conocimiento

sobre la importancia del cargo a desempeñar.

3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicación del nuevo colaborador en el entorno
organizacional.

PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo

integrante de la empresa.

3.8 FORMATOS O IMPRESOS:



3.9 RIESGOS:


3.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Concientización de los jefes de área acerca del compromiso que se debe tomar con
este procedimiento.

3.11 OBSERVACIONES.

469
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: Página
INDUCCIÓN

Frecuencia
N° Actividad Responsable Área
D S M O

Ubicar al nuevo colaborador en el

1 Jefe inmediato Todas X
entorno organizacional

Presentar las políticas de la

2 Jefe inmediato Todas X
empresa

3 Realizar un recorrido institucional Jefe inmediato Todas X

Presentar a los compañeros de trabajo

4 Jefe inmediato Todas X

Realizar entrenamiento en el puesto de

5 Jefe inmediato Todas X
trabajo
Efectuar seguimiento de la actividades
6 desarrolladas por el nuevo integrante de Jefe inmediato Todas X
la empresa

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

470
 HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría y capacitación equipo de humano.

4.2 MARCO NORMATIVO.

4.3 RESPONSABLE: Subgerente.

4.4 OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y motivación del
personal.

4.5 GENERALIDADES: La asesoría y capacitación permanente del equipo de ventas es una

herramienta a través de la cual el personal del área comercial de la empresa se involucra en
procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral, profesional y personal.

4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las características y

especificaciones de los productos y comportamiento del mercado.

4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificación de la necesidad de capacitación.

PUNTO FINAL: Retroalimentación de la información.

4.8 FORMATOS O IMPRESOS:



4.9 RIESGOS:
 Inasistencia a la capacitación por parte del personal.
 Deserción del personal durante la capacitación.
 Falta de presupuesto para la realización de la actividad.

4.10 CONTROLES EJERCIDOS:

 Evaluación de los resultados obtenidos.

4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitación del equipo de ventas se realizan semanalmente, ello para
mantener actualizada la información de los productos y comportamiento del sector.

471
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ASESORÍA Y CAPACITACIÒN DEL Código: Página

EQUIPO HUMANO
Frecuencia
N° Actividad Responsable Área D S M O
Identificar las necesidades de Jefe o Director de
1 Todas X
capacitación área
Determinar objetivos de la Jefe o Director
2 capacitación de área Todas X
Jefe o Director
3 Definir temática Todas X
de área
Solicitar a proveedor capacitación para
Jefe o Director
4 el equipo de ventas o Todas X
de área
tramitar con entidad
Jefe o Director
5 Coordinar las actividades Todas X
de área
Establecer número de
Jefe o Director
6 participantes o seleccionar al Todas X
personal de área
Determinar lugar de la Jefe o Director
7 Todas X
capacitación de área
Capacitación en las instalaciones de
la empresa:
 Realizar la programación de Jefe o Director
8 Todas X
horario y fechas de área
 Brindar herramientas el
expositor
Capacitación fuera de la empresa:
Jefe o Director
9  Facilitar la asistencia de las Todas X
de área
personas
Informar a los colaboradores
Jefe o Director
10 seleccionados a cerca de la Todas X
de área
capacitación
Asistir y participar activamente de las Jefe o Director
11 Todas X
capacitaciones programadas de área
Acompañar la capacitación y Jefe o Director
12 Todas X
realizar seguimiento de la misma de área
Jefe o Director
13 Evaluar los resultados Todas X
de área
Retroalimentar los resultados de la Jefe o Director
14 Todas X
capacitación de área

Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).

HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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