ABC del control interno en las

organizaciones

En anteriores editoriales nos hemos referido a la vital importancia que tiene la

implementación de sistemas de control interno en las organizaciones. En esta
nueva entrega presentamos los puntos más importantes a considerar para su
puesta en marcha.

Antes de iniciar la implementación del sistema de control interno ¿qué debe

hacerse?

 Identificar riesgos.
 Reconocer las áreas de posible inseguridad.
 Realizar valoración de riesgos.
 Documentarse sobre estos.
 Planificar posibles soluciones.
 Elaborar la carta de recomendaciones.

¿Cuál es la principal finalidad de una organización cuando implementa un

sistema de control interno?

 Optimizar la eficiencia y el buen desempeño económico de las operaciones de la

compañía.
 Elevar la tasa de cumplimiento de las normas internas y externas.
 Maximizar la explotación de recursos financieros y físicos.
 Proteger los recursos de la organización.
 Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
  Prevenir riesgos.
 Recibir y manejar la información de forma oportuna y confiable.
 Procurar exactitud y confiabilidad del ejercicio contable, así como de otros datos e
informes operativos
 Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones
 Comunicar las políticas administrativas, además de estimular y medir el cumplimiento
de las mismas

¿Cómo está integrado el sistema de control interno en una organización?

Mediante un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos encargados de verificar y evaluar todas las actividades y operaciones
desarrolladas en la organización, al igual que la forma en que se administra la
información y los recursos.

“es fundamental implementar la separación de funciones

incompatibles (segregación de tareas) ”
Para iniciar el proceso de forma correcta es necesario incluir los siguientes puntos en la
lista de tareas a ejecutar para el montaje y desarrollo del sistema de control interno en su
organización:

 Plan de organización: contiene datos como ubicación, naturaleza de los productos y

servicios, el tamaño y la estructura financiera y operativa de la compañía.
 Distribución de deberes y responsabilidades: es fundamental implementar la
separación de funciones incompatibles (segregación de tareas) . Las líneas de
autoridad y responsabilidad deben mantener las funciones de operación y custodia
separadas de la función de registro.
 Establecimiento de condiciones iniciales: divulgación y puesta en conocimiento de
todos los interesados de las normas correspondientes al control interno diseñado para
la organización, al igual que la identificación de los entes de control externo y, sobre
todo, el diseño de canales de comunicación de fácil acceso.
 Diseño de cuentas e informes: un completo plan de cuentas contable sumado a un
proceso estandarizado de realización y reporte de informes representan insumos muy
valiosos para un plan de control interno.
 Formalización del sistema: Las políticas de control deben ser implementadas
mediante una estrategia que requiere de un acto administrativo (como una instrucción
de la alta gerencia) capaz de facilitar que los trabajadores tomen conciencia de sus
responsabilidades y las ejecuten de forma correcta y eficiente.
 Canales de comunicación: Deben diseñarse de manera que permitan el tráfico de
información en ambas direcciones; desde los cargos más bajos hasta los más altos, al
igual que de la organización al ente de control externo y viceversa.
 Juntas de evaluación: Debe definirse la periodicidad de las juntas directivas para el
análisis de la marcha de la empresa.
¿Cuáles son las bases fundamentales del sistema?
La base sobre la que se construye el sistema de control interno está conformada por:

 Un plan de organización que provea la separación apropiada de responsabilidades

funcionales.
 Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un
control razonable.
 Prácticas sanas en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y trabajador
de la organización.
 Idoneidad del personal, acorde a sus responsabilidades.
 Función efectiva de auditoría

2 tipos de control interno

 Control interno financiero: Comprende el plan de la organización y los procedimientos

y registros concernientes a la custodia de los recursos, así como la verificación de la
exactitud y confiabilidad de registros e informes financieros.

 Control interno administrativo: Comprende el plan de la organización y los

procedimientos y registros concernientes a los procesos de decisión que llevan a la
autorización de las transacciones y actividades de la gerencia. De esta manera fomenta
la eficiencia de las operaciones, el cumplimiento de la política prescrita y el logro de
metas y objetivos programados.

Verificación mediante puntos de control

Estos puntos son momentos clave en los que pueden identificarse las condiciones
propicias para realizar una revisión, de acuerdo a las posibilidades de riesgo existente.
Por ejemplo, en un proceso de recaudo de cartera, un punto de control válido sería entre
el reporte de los recaudadores y su reconocimiento en los informes financieros e la
entidad. La intervención del jefe del área para la verificación de los pagos realizados, al
contrastar los soportes y los datos reportados por sus subordinados, disminuirá en gran
medida la posibilidad de error.

CONTROL INTERNO: TIPOS DE CONTROL Y

SUS ELEMENTOS BASICOS
El control interno permite que una entidad ejecute sus operaciones de forma
eficiente, proteja sus recursos y presente información financiera oportuna
y confiable.

Para llevarlo a cabo, se debe contar con una visión integral de la compañía que
vaya más allá de las áreas de contabilidad y finanzas.

El control interno, de acuerdo con la Ley 87 de 1993, comprende el conjunto de planes,

métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos diseñados por una empresa
para promover la eficiencia en las operaciones, salvaguardar los recursos de la entidad y
verificar la veracidad de la información financiera y administrativa. En resumen, su
propósito es estimular la observancia de las políticas y lograr el cumplimiento de
los objetivos programados.

Elementos básicos del control interno

Un sistema de control interno efectivo debería abarcar por lo menos los siguientes
puntos:

a. Un plan de organización que provea la separación apropiada de responsabilidades.

b. Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer

un control razonable.

c. Prácticas sanas para seguir en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad

y colaborador de la organización.

d. Políticas para verificar que la idoneidad del personal sea proporcional a sus

responsabilidades.

e. Función efectiva de auditoría interna.

Tipos de control interno

Hoy en día el control interno va más allá de los asuntos que tienen relación directa con
las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. Por ello se dice que el
control interno incluye, además de los controles financieros, los de carácter
administrativo o gerencial.

Aunque es difícil delimitar estas áreas, es necesario comprender las diferencias entre lo
financiero y lo administrativo. A continuación, profundizamos en cada uno de ellos:

Control interno financiero

El control interno financiero comprende el plan de la organización y las políticas y

procedimientos concernientes a la custodia de los recursos, así como la verificación
de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Debe estar
orientado a proporcionar una seguridad razonable de que:

1. Las operaciones y transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización general o

específica de la administración.
 2. Las transacciones se registran de conformidad con las políticas contables de la
organización.
3. El acceso a los bienes y/o disposiciones solo se realiza con la autorización previa de la
administración.
4. Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los
recursos y su registro se compara periódicamente con los recursos físicos. Por ejemplo,
el inventario de mercancía.

El control interno es responsabilidad principal de la gerencia o máxima autoridad de

la empresa. Específicamente en lo relativo al control interno financiero, la
responsabilidad recae sobre el funcionario encargado de la dirección
financiera ante la máxima autoridad de la entidad, quien debe velar porque este se
ejecute correctamente.

Escucha a continuación y de primara mano al Dr. Roberto Valencia, especialista en

Normas Internacionales de Información Financiera, quien explica en detalle, de acuerdo
con las normas vigentes, qué aspectos del control interno de una determinada entidad
deben ser evaluados por el revisor fiscal vinculado a esta:

Aspectos importantes para asegurar un acertado control interno:

 Segregación de funciones: no es adecuado que la distribución de funciones en una

entidad permita a un colaborador, en el curso normal de sus obligaciones, cometer y
ocultar errores o irregularidades. Lo anterior puede tener lugar, por ejemplo, cuando
el mismo colaborador está encargado de registrar los gastos y a su vez de realizar los
pagos a los proveedores; esta situación permitiría que el colaborador en cuestión
pueda emitir o alterar el registro de un cheque, con o sin intención, sin ser fácilmente
descubierto. Además, si la misma persona concilia la cuenta bancaria, la omisión de
registro de cheques puede ocultarse por medio de una conciliación incorrecta.

“los procedimientos diseñados para encontrar errores o

irregularidades deben ser ejecutados por personas
distintas a aquellas que están en condición de
cometerlos”
De acuerdo con el ejemplo anterior, los procedimientos diseñados para encontrar errores
o irregularidades deben ser ejecutados por personas distintas a aquellas que están en
condición de cometerlos.

 Ejecución de operaciones económicas: se debe obtener la seguridad razonable de que

las operaciones han sido ejecutadas y autorizadas por personas que actúan dentro del
límite de su responsabilidad. Por ejemplo, los reportes de recepción y las facturas de
los proveedores pueden ser comparadas con las órdenes de compra al aprobar la
documentación relativa a los pagos; más aún, los cheques pagados pueden
compararse con los documentos aprobados, ya sea individual o colectivamente.
 Registro de las transacciones: las transacciones deben registrarse en las cuentas
apropiadas en el período en el cual hayan sido ejecutadas. Para efectos de la definición
de control interno contable, el objetivo es permitir la preparación de estados
 financieros de conformidad con el marco de información financiera que aplique la
entidad.
 Comparación de registros con los activos: las políticas que exigen la comparación de
las cantidades registradas con los bienes físicos permiten determinar si lo real coincide
con lo registrado. Ejemplos típicos de este tipo de control son los arqueos de efectivo,
las conciliaciones bancarias y los inventarios físicos.

Control interno administrativo

Comprende los planes, políticas y procedimientos concernientes a los procesos de

decisión que llevan a la autorización de las transacciones y operaciones por parte
de la gerencia. El objetivo es fomentar la eficiencia de las operaciones, la observancia
de las políticas prescritas por la gerencia y el logro de las metas programadas.

La protección de los recursos y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es

responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. Por eso es necesario
mantener un acertado control interno administrativo. De igual manera, se puede decir
que el control interno solo existe cuando la administración puede confiar en una
autoverificación de las operaciones y actividades sin tener que realizar
inspecciones o controles externos a las operaciones normales.

Para que una entidad pueda funcionar, además de dotarla de los recursos necesarios
(humanos, materiales y financieros), debe poseer una organización compatible con su
razón de ser, es decir, debe cumplir con el proceso administrativo de planeamiento,
organización, dirección y control.

Por ejemplo, la operación o transacción de vender conlleva los siguientes pasos:

aceptación del pedido, despacho de la mercancía, facturación y, por último, cobranza.
Esta sola operación exige que se dicten políticas para reglamentar cada uno de estos
pasos; asimismo, la autorización para llevarlos a cabo nace de la gerencia, la cual puede
ser delegada a otros funcionarios sin perder su responsabilidad. A su vez, cada paso
precisa su respectiva aprobación, la cual indica que se han satisfecho las condiciones de
la autorización para efectuarlo.

Características de los sistemas de control interno administrativo

1. De organización: control alcanzado por el modo en que la empresa asigna

responsabilidades y delega la autoridad, el cual considera dos técnicas principales de
control organizativo: estructura organizativa y delegación de autoridad. En este
sentido, debe orientar sobre temas como las relaciones jerárquicas, las
responsabilidades asignadas a cada puesto y los límites de autoridad de los individuos
clave en cada función.
2. De operación: control alcanzado mediante la observación de políticas y
procedimientos dentro de la organización. Los controles de operaciones son los
métodos mediante los cuales una organización planifica, ejecuta y controla la marcha
de sus actividades.

Control interno: definición, objetivos e

importancia
23 julio, 2021

El control interno permite observar la eficiencia y eficacia de las operaciones y

la confiabilidad de los registros, por lo que es un aspecto importante en la gestión
empresarial.

En este editorial encontrarás los aspectos generales del control interno.

El control interno es el plan mediante el cual una organización establece principios,

métodos y procedimientos que coordinados entre sí buscan proteger los recursos de la
entidad, además de prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes
procesos desarrollados en la empresa, en torno al cumplimiento de los objetivos
planteados para determinado tiempo.

El control interno, bajo normas locales, está reglamentado por la Ley 87 de 1993.
Expone el artículo 1:

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y

el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos
de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y
legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
Control interno de acuerdo con la NIA 400
El control interno permite observar la eficiencia y eficacia de las operaciones y la
confiabilidad de los registros, por lo que es un aspecto relevante en la gestión
empresarial. Al respecto, la NIA 400 define el sistema de control interno así:

Todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad

para ayudar a logar el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea
factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las
políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de
fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna
preparación de información financiera confiable.

El sistema de control interno comprende:

 Ambiente de control: entendido como las acciones direccionadas a señalar la

importancia del control interno de la entidad.
 Procedimiento de control: grupo de políticas y procedimientos, además del ambiente
de control, establecidos para lograr los objetivos específicos de la entidad.

En la NIA 400 existen diferentes tipos de riesgos que pueden afectar la

realización de la auditoría, por lo que te invitamos a ampliar este tema en el
siguiente enlace: Tipos de riesgo de auditoría: inherentes, de control y de
detección.

En el siguiente video, podrás escuchar de primera mano al Dr. Roberto Valencia quién
explica cuáles son los requerimientos generales de un sistema de control:

Objetivos del sistema de control interno

De acuerdo con la Ley 87 de 1993, el control interno debe ser ejecutado en forma
conjunta por la junta directiva, la gerencia y todo su recurso humano.

Los objetivos del sistema de control interno están dirigidos al logro de los siguientes

objetivos fundamentales:

 Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante

posibles riesgos que los afecten.
 Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo y facilitando
la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión
de la organización.
 Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
 Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
 Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
 Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también detectar y
corregir errores que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de
sus objetivos.
 Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
  Velar por que la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados
para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
características.

Importancia del control interno en la contabilidad

El sistema contable adquiere especial importancia en el control interno, puesto que
proporciona la información financiera para la entidad y, por lo tanto, las declaraciones
contenidas en los estados financieros. Esta información es la base del control gerencial,
por lo que es necesario que sea confiable y oportuna.

Por lo anterior, el párrafo 13 de la NIA 400 establece que los controles internos en los
sistemas de contabilidad de la entidad están dirigidos a lograr los siguientes objetivos:

 Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica

de la administración.
 Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, a modo de
permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de
referencia para informes financieros identificado.
 El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la
administración.
 Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquiera diferencia.