¿Cómo crear un Presupuesto de Proyecto?

1°) Establecer Objetivos del Proyecto

Para definir objetivos claros, puedes usar la metodología SMART. SMART es un acrónimo en
inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración
limitada.
2°) Definir Alcance del Proyecto
Establecer límites en el proyecto, definir los plazos y entregables que se desea lograr. Se debe
considerar lo siguiente:
 Recursos Disponibles: Evaluar los recursos que tienes a disposición. Si tienes un
presupuesto ajustado o la disponibilidad del equipo es limitada, es posible que debas ajustar
tus entregables según corresponda.
 Restricciones de Tiempo: Un cronograma ajustado puede influir en el costo de los recursos.
Por ejemplo, es posible que los honorarios de los trabajadores independientes sean más altos
si trabajas con plazos ajustados.
 Alcance: Puede ser de gran utilidad aclarar lo que no forma parte de los objetivos del
proyecto para poder evitar cualquier corrupción en el alcance o posibles gastos
excesivos. (https://asana.com/es/resources/project-scope)

3°) Dividir los Entregables en Subdependencias

Enumerar todos los entregables que se incluyen en el alcance del proyecto y divídirlos en
dependencias. Desglosar el entregable en tareas.
Esto ayuda a identificar los gastos ocultos del proyecto al momento de crear el presupuesto.
4°) Enumerar Recursos Necesarios
“Recurso” puede significar más que el personal o el equipo, también puede incluir costos
indirectos como capacitaciones o un espacio físico para trabajar. Algunas de las categorías de
costos de proyectos más comunes a considerar:
 Miembros del equipo: ¿Quiénes realizarán el trabajo? Anota si son empleados internos de la
empresa o si necesitas contratar trabajadores adicionales pagos por hora.
 Adquisiciones: ¿Qué necesitas hacer para adquirir recursos externos? Tal vez necesites, por
ejemplo, que un miembro del equipo investigue cuáles son los mejores productos a usar, se
comunique con los representantes de ventas y compre una herramienta.
 Capacitación: ¿Los miembros del equipo necesitan tiempo o recursos para ponerse al día?
Piensa en el tiempo que se necesita para que el personal capacite a los empleados nuevos o
en los cursos necesarios para aprender habilidades nuevas.
 Equipamiento: ¿Qué herramientas necesitas para trabajar? Aquí puedes incluir elementos
como monitores de computadora adicionales, software de diseño o incluso el servicio de
Internet.
 Espacio: ¿Dónde trabajará tu equipo? Considera, por ejemplo, si necesitarás salas de
reuniones o escritorios adicionales para los miembros nuevos del equipo.
 Investigación: ¿Qué datos necesitas? Considera obtener información mediante estudios
sobre investigación de usuarios, análisis web o encuestas.
 Servicios profesionales: ¿Necesitas contratar expertos externos, como asesores legales o
especialistas en marketing?
 Viajes: ¿Tu equipo tendrá gastos de transporte, de alojamiento o viáticos para comidas?

5°) Estimar Montos

Algunas técnicas de estimación:
 Estimar y sumar los costos de cada elemento individual: Si has creado una estructura de
desglose de trabajo, ya estás preparado para usar este método.
 Estipular un monto fijo: Empezar con un presupuesto fijo y lo dividirlo en entregables
o hitos del proyecto. Puede ser de gran utilidad si necesitas determinar qué objetivos puedes
lograr con un presupuesto limitado.
 Comparar los presupuestos de proyectos similares: pueden ayudar a identificar los costos
que podrías haber pasado por alto o los imprevistos que pueden afectar el gasto total. Si es
posible, revisa también las lecciones aprendidas de proyectos similares que se han llevado a
cabo en el pasado.
 Considerar diferentes escenarios: una buena técnica sería poder estimar el gasto para cada
uno de estos escenarios. Según la flexibilidad de tu presupuesto, puedes ir a lo seguro y
planificar considerando el escenario más costoso. O bien, puedes calcular el gasto esperado
para el peor escenario, el mejor escenario y el más probable, para luego realizar un promedio
de los 3.

6°) Reservar un Fondo para Contingencias

Las reservas para contingencia le dan a tu presupuesto un margen adicional en caso de que
cambien los planes. Por lo general, se recomienda reservar entre el 5 % y el 10 % del
presupuesto total para posibles contingencias.
7°) Crear el Presupuesto

Ya se han identificado todos los entregables de tu proyecto, los recursos asignados y los costos
estimados. A continuación, se detallan algunos puntos importantes a considerar:

a) Detallar los elementos de cada entregable y recurso requerido, y el costo esperado de cada
uno.
b) Un cronograma donde se detalle cuándo se necesitará cada recurso y cuándo se espera gastar
esos fondos.
c) Las personas responsables de cada componente del presupuesto. Por ejemplo, puedes
especificar que tu editor asistente sea el responsable de controlar las horas y las facturas de los
trabajadores independientes.
d) Documentación clara donde se detalle qué parte del presupuesto de la empresa se usará para
cada elemento. Por ejemplo, puedes usar el presupuesto del departamento de Marketing para
crear videos publicitarios y el presupuesto del departamento de TI para actualizar las
computadoras.
e) El gasto total de todo el proyecto. Si corresponde, desglosar el presupuesto con los montos
totales por departamento.
f) Un lugar para poder dar seguimiento a los costos reales en comparación con los costos
presupuestados una vez iniciado el proyecto.

Herramientas para Gestionar el Presupuesto de un Proyecto: Asegurarse de elegir un

programa que permita sumar automáticamente todos los montos, para no tener que volver a
calcular todo manualmente cada vez que se ajuste un elemento. La herramienta elegida debería
permitir actualizar y compartir fácilmente el presupuesto en tiempo real, para que todos los
miembros del equipo trabajen con la versión más actual.
Opciones: Excel, Software de Gestión de Proyectos, Asana.

8°) Diseñar un Plan para Control de Gastos

Planificar con anticipación la frecuencia con la que se compraran los costos reales con los
presupuestados para poder mitigar los problemas o riesgos potenciales antes de que sean
demasiado grandes, o decidir con anticipación qué acciones tomar en caso de exceso o falta (o si
estás por debajo) del presupuesto.
Ventaja de Asana: Permite compartir, gestionar y dar seguimiento del presupuesto en tiempo
real.
9°) Obtener Aprobación de los Involucrados Clave
El plan detallado les proporcionará a los encargados de tomar las decisiones una imagen
perfectamente clara de cómo cada elemento individual contribuirá a los objetivos del proyecto.