Herramientas de planeación y control

Al igual que con tu presupuesto personal, puedes implementar diferentes técnicas,

como categorizar los gastos, identificar las áreas en las que el equipo gasta más
dinero y encontrar formas de limitar los gastos en cada una. Al hacer todo esto con
éxito, podrás controlar el presupuesto y aumentar las ganancias.

Qué es el control de costos?

El control de costos implica identificar y reducir los gastos para aumentar las
ganancias de la empresa. Este proceso se puede realizar en un proyecto o en toda la
empresa

Una herramienta de informes también puede ser útil para saber cuándo excedes el
presupuesto del proyecto. Imagina que un diseñador independiente que empezó a
trabajar en un proyecto nuevo demoró mucho más de lo esperado en editar las
imágenes. Una vez que identificas este gasto, puedes decidir contratar a un diseñador
interno para el próximo proyecto a fin de reducir los costos y mejorar la eficiencia.

Por qué es importante el control de costos?

Además, proporciona información sobre el gasto general de la empresa al identificar

qué áreas son más costosas y qué gastos se incluyen dentro de cada una. El control
de costos puede implementarse primero en los proyectos para reducir los costos de un
proyecto individual con la esperanza de que la empresa pueda así aumentar las
ganancias generales.

¿Cuáles son las técnicas del control de costos?

El control de costos también puede aplicarse inicialmente en niveles más altos dentro
de la empresa, pero, con frecuencia, se utiliza a nivel de proyecto, donde permite
evaluar los costos reales por proyecto y administrarlos de manera eficaz.
Para mejorar el control de costos dentro de tu empresa, prueba estos cinco pasos:

1. Planifica el presupuesto

El primer paso consiste en planificar el presupuesto para detallar las estimaciones de

costos y asignar recursos de manera eficaz. Al elaborar un plan del proyecto
exhaustivo, las variaciones de costos serán más bajas, o la diferencia entre el
presupuesto inicial y el gasto real será menor.

Cuando planifiques el presupuesto, incluye lo siguiente:

Número de miembros del equipo necesarios para el proyecto

Tiempo estimado que tardará el proyecto en completarse

Materiales necesarios para el proyecto

Al calcular el tiempo y los materiales necesarios para el proyecto, intenta que tu

presupuesto pueda ampliarse si es necesario. Siempre existe la posibilidad de que se
produzcan riesgos inesperados y de que debas extender el cronograma del proyecto o
solicitar recursos adicionales.

2. Supervisa todos los gastos

El siguiente paso en el control de costos del proyecto consiste en monitorear los

gastos del proyecto a medida que ocurren. Es más fácil tomar medidas correctivas si
observas variaciones en los costos en tiempo real. Necesitas saber si te excediste del
presupuesto antes de que se complete el proyecto. De lo contrario, al terminarlo, ya
habrás gastado el dinero y todo lo que podrás hacer es usar la información como
lección para proyectos futuros.

Una buena opción para controlar los gastos durante un proyecto es establecer hitos.
En cada hito, puedes evaluar los gastos y asegurarte de que el proyecto se mantenga
dentro del alcance. Luego, si observas sobrecostos en cualquier hito específico,
puedes decidir cómo reducir los costos en el futuro.

3. Usa sistemas de control de cambios

Es importante establecer objetivos claros para el proyecto durante la etapa de

planificación, pero para asegurarte de alcanzar esas metas, quizá necesites un
proceso de control de cambios.

El control de cambios es un conjunto de pasos que gestionan cualquier modificación

que surja de las partes interesadas mientras un proyecto está en curso. Esto ayuda a
evitar la corrupción del alcance porque te permite prepararte para los cambios a
medida que ocurren y adaptar el proyecto en consecuencia.
Los pasos para establecer un sistema de control de cambios incluyen:

Inicio: El proceso de control de cambios comienza cuando una parte interesada solicita
un cambio en el proyecto. La solicitud real puede variar, desde extensiones en el
cronograma hasta entregables nuevos.

Evaluación: El gerente del proyecto o el líder del departamento revisa la información

básica de la solicitud, como los recursos necesarios, el impacto de la solicitud y a
quién se debe enviar. Si la solicitud del cambio pasa la evaluación inicial, se inicia la
fase de análisis.

Análisis: En la etapa de análisis, el líder del proyecto correspondiente aprueba o

rechaza la solicitud. En algunos casos, puede haber un equipo de control de cambios
que revise las aprobaciones. El líder del proyecto aprueba o rechaza la solicitud y
notifica al equipo. En función del tamaño del proyecto, el líder también puede
documentar el cambio en un registro para asegurarse de que todas las partes
interesadas estén al tanto.

Implementación: La implementación de un cambio será diferente según la etapa del

proyecto, pero generalmente consiste en actualizar los cronogramas y los entregables
del proyecto, así como en informar al equipo del proyecto. Debes evaluar el alcance
para asegurarte de que los cambios en el cronograma no tengan un gran impacto en
los objetivos.

Cierre: Una vez que hayas documentado, difundido e implementado la solicitud, estará
lista para cerrarse. Es útil contar con un plan de cierre formal para que todos los
miembros del equipo sepan dónde se almacena la información y puedan consultarla
en el futuro.

Cuando haces un buen seguimiento de los cambios en tus proyectos, también tienes
más posibilidades de controlar los costos. Una previsión precisa del presupuesto de un
proyecto y su éxito requieren una gestión cuidadosa de principio a fin. Siempre habrá
complicaciones inevitables en el camino, pero contar con sistemas para prepararte
para estos contratiempos puede ser clave.

4. Administra tu tiempo

La gestión del tiempo es una técnica importante en el control de costos porque cuando
aumenta el tiempo total de un proyecto, también lo hace el costo total. Mantenerse
dentro del cronograma estimado es una de las mejores formas de no excederse del
presupuesto.

Implementa estrategias de gestión del tiempo para aumentar la productividad y ayudar

a los miembros del equipo a terminar su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

5. Haz un seguimiento del valor ganado

Hacer un seguimiento del valor que obtienes puede ayudarte a predecir el resultado
financiero de un proyecto. Este método de control de costos requiere algunos
conocimientos de contabilidad, pero puede ayudarte a comprender cuándo surgirán las
variaciones de costos y, en última instancia, evitar que ocurran en proyectos futuros.
El valor ganado es la cantidad de trabajo que realmente se completó en un proyecto.
Para realizar un seguimiento del valor ganado y saber si vas por buen camino, debes
multiplicar el porcentaje de trabajo completado por el presupuesto del proyecto.
Puedes seguir estos pasos para conocer el valor ganado:

Paso 1: Determina cuán completa está cada tarea en formato de porcentaje.

Paso 2: Estima el valor planificado (PV) o el costo presupuestado del trabajo

programado. Este es el presupuesto autorizado asignado para realizar el trabajo
programado.

Paso 3: Identifica el valor ganado (EV) o el costo presupuestado del trabajo realizado.
Esto representa la cantidad de trabajo que se completó realmente.

Paso 4: Obtén el costo real (AC) o el costo real del trabajo realizado. Esto representa
cuánto dinero se gastó para el trabajo ya realizado.

Paso 5: Calcula la varianza de costo (CV) al restar el costo ganado del costo real (CV
= EV – AC).

Paso 6: Recopila los resultados.

Para los primeros tres pasos debes recopilar información sobre los costos del
proyecto, mientras que para los últimos tres debes hacer cálculos y análisis. La
varianza de costo representa el estado del costo del proyecto.

Al controlar los costos, la varianza o CV es la medida que indica si la tasa de

rendimiento del proyecto se ajusta al presupuesto. Un CV negativo indica que el
proyecto excede el presupuesto.

Planificación

El costo constituye, además, la base para la formación de los precios de los

productos elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de
producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual
incremento de las ganancias o utilidades.
La planificación del costo sirve como instrumento de control a la dirección de las
instituciones, debido a que le permite conocer, sistemática mente y de manera ágil,
cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al
plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto.

¿QUE SON LAS AREAS DE RESPONSABILIDAD EN LA PLANIFICACION Y EL

CONTROL DE LOS COSTOS?

Un criterio determinante para la definición de las áreas, es que cada una cuente con
un jefe que pueda controlar los gastos e influir con sus acciones sobre la magnitud de
éstos, de manera que pueda responder por su comporta miento durante determinado
período.

¿QUE SON LAS AREAS PRODUCTIVAS?

En el caso específico de estas áreas, se pueden generalizar sus funciones, como

sigue a continuación:

Controlar de manera sistemática que en cada una se cumplan los planes productivos
trazados, con el objetivo de poder materializar el plan de producción final.

Velar porque se optimice el proceso productivo que en ellas tiene lugar.

Elaborar el presupuesto de gastos de cada área, de conformidad con las normas de

consumo material y el resto de los rubros que incluye.

Lograr que las producciones tengan la calidad requerida.

Velar por el cumplimiento estricto del presupuesto de gastos previamente elaborado.

Detectar y analizar las posibles desviaciones que puedan ocurrir con respecto a lo
presupuestado.

Asegurar una acción correctiva sobre las desviaciones detectadas.

¿QUE SON LAS CUENTAS CONTROL Y CENTROS DE COSTOS?

Las cuentas control constituyen cuentas de gastos donde se registran éstos,

atendiendo al uso que reciben los recursos según diferentes categorías. Por ejemplo,
gastos de dirección, de comercialización, productivos indirectos, etcétera.

La planificación del costo se lleva a cabo por áreas de responsabilidad y dentro de

ellas se desagrega precisa mente hasta el nivel de centro de costos.

Un centro de costos es la unidad mínima de recopilación de gastos. Atendiendo al

carácter directo e indirecto de éstos, los centros de costos se clasifican en directos e
indirectos.
Los centros de costos directos, son aquéllos en los que se registran los gastos
relacionados directamente con el producto.

Por su parte, los centros de costos indirectos son aquéllos en los que se registran
gastos que por sus características no pueden ser identificados directa mente con el
producto.

Los gastos que se registran en los centros de costos indirectos se pueden clasificar en
dos tipos: gastos indirectos que se generan a nivel de la institución (generales), y
aquellos que se originan a nivel de cada área productiva.

Es así que los gastos indirectos generales son aquellos que se controlan por las áreas
no productivas y tienen incidencia común sobre todas las áreas productivas. Entre
ellos pueden citarse los gastos de administración, mantenimiento y control de la
calidad.

Estos gastos se distribuyen de forma inmediata entre los centros de costos directos,
sin pasar por aquellos que agrupan los gastos indirectos propios, de manera tal que se
evite una innecesaria doble distribución para llevarlos a los centros de costos directos.

Los gastos indirectos generales se llevan por redistribución o prorrateo a los centros
de costos directos de todas las áreas que reciben servicios. En el caso específico de
los gastos de dirección de la organización, éstos se distribuyen entre los centros de
costos directos.

Los gastos indirectos propios son aquellos que controlan las áreas productivas, que se
cargan a centros de costos indirectos identificados con ellas, para evitar su distribución
entre áreas que no guarden relación con esos gastos y ganar así en precisión en el
cálculo del costo.

Dentro de estos gastos clasifican la energía consumida por el área, el gasto por
consumo de materiales auxiliares y la depreciación, entre otros.
Con la planificación, registro y cálculo del costo se logran diferentes finalidades, lo
que permite elevar la efectividad, asegurando altos niveles de crecimiento de la
ganancia y aumentando la rentabilidad de la producción. Mediante el registro se
garantiza la obtención de indicadores que caracterizan el grado de crecimiento del
plan de costo por partidas de gasto, tipos de productos y áreas de la empresa y el
control de la utilización racional de la fuerza de trabajo, el aprovechamiento de las
materias primas y materiales, combustible, energía, etc. Esto permite lograr una
reducción sistemática del costo de producción. El cálculo del costo se establece bajo
objetivos debidamente definidos como son: el control, el costeo y la toma de
decisiones. La finalidad fundamental del cálculo del costo es el control. La
administración desea controlar los costos y asegurarse de que estos no sean
excesivos según los objetivos y los planes. Otra finalidad importante es el costo de la
producción y los servicios, es el modo de poder determinar los costos apropiados de
los inventarios para efectos de preparación de estados financieros.

.
Conclusiones

contabilidad de costos en la actualidad es una herramienta de gran utilidad para

cualquier empresa u organización permitiendo a que dicha empresa funcione de una
mejor manera trayéndole como beneficios un mejor manejo administrativo y operativo
de la organización, esto le permitirá a las organizaciones a determinar los costos en
producción o venta de los artículos que fabrica y comercializa dependiendo del giro
que tenga su empresa, permitiéndole establecer una mejor toma de decisiones en las
operaciones que realiza en su empresa así pudiendo determinar en cualquier
momento el costo de producción en su actividad, así llevará un mejor control
administrativo en su contabilidad de costos, donde se muestren todos los costos
incurridos de su producción, esto traerá como beneficio a la empresa un mejor control
interno de su materia prima

permite analizar la forma en que éstos influyen en la utilidad final, y la convierte

en una herramienta clave a la hora de:

-Realizar planificación, control y formulación de estrategias.

-Fijar precios teniendo en cuenta el costo de venta.

-Hacer proyecciones de liquidez.

-Tomar decisiones, especialmente las relacionadas con políticas de producto y

procesos de fabricación.

-Determinar punto de equilibrio económico de la empresa.

-Elaborar presupuestos.

La contabilidad de costos debemos considerarla como elemento clave de la gerencia

en todas las actividades de planeación, control y formulación de estrategias ya que
proporciona las herramientas contables indispensables para lograr el buen
funcionamiento de algunas fases del proceso administrativo como son la planeación, el
control y la evaluación de las operaciones.

En la fase de planeación, la contabilidad de costos hace proyecciones a futuro a través

de los presupuestos. Con esto se pueden determinar los costos futuros en cuanto a
materiales. sueldos, salarios y los gastos de fabricación que estén involucrados para
fabricar un producto.
Pueden identificar algunas fallas operativas que nos permiten llegar a la maximización
de utilidades.

Se determinan las metas a largo plazo de la organización y las estrategias para

alcanzarlas. En este caso objetivos de costes. El control es la parte del proceso de
gestión empresarial utilizado para medir si se están logrando los objetivos propuestos.

permite conocer, sistemática mente y de manera ágil, cualquier desviación que ocurra
en la ejecución real de la producción con respecto al plan trazado, en cada una de las
áreas y en la entidad en su conjunto.

Mediante la planificación del costo de producción, se logra trazar las magnitudes

óptimas de gastos para acometer la producción, mediante los resultados operativos de
la empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos.

La planificación del costo sirve como instrumento de control a la dirección de las

instituciones, debido a que le permite conocer, sistemática mente y de manera rapida,
cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al
plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto.

Mediante el registro se garantiza la obtención de indicadores que caracterizan el grado

de crecimiento del plan de costo por partidas de gasto, tipos de productos y áreas de
la empresa y el control de la utilización racional de la fuerza de trabajo, el
aprovechamiento de las materias primas y materiales, combustible, energía, etc.