Objetivos de este taller

• Entrenar al equipo DVAI en conceptos de

indicadores (KPI) de proceso y resultado.

• Técnicas de Gestión del Tiempo.

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MÓDULO I
Indicadores
Ponle harta azúcar!

¡Quiero poca comida!

¡Al ojo nomás! Actuar sin información produce
muchas consecuencias

En nuestra vida medimos

muchas veces antes de tomar
decisiones
¿Cómo sabemos si esta es
una buena compra?
¿Cómo sabemos si es un
buen servicio?
¿Y cómo sabemos si
estamos haciendo un
buen trabajo?
¿Cómo sabemos si somos más eficientes, más
productivos, más seguros en nuestras operaciones?
La falta de certeza nos lleva a hacer prejuicios y
cometer errores

NO PODEMOS MEJORAR SIN SABER DÓNDE

ESTAMOS
Por eso las empresas que practican MEJORA
CONTINUA, MIDEN
Mide todo: los tiempos, los procesos, los
errores, los productos
Si queremos tomar una buena decisión, lo
primero es medir

Con información real, sabemos mejor para dónde ir,

qué y cuánto es la mejora que debemos realizar
“Todo lo que hacemos en Toyota es
medir el tiempo
desde que se coloca la
orden de compra del cliente
hasta que recibimos el pago.
Luego
reducimos ese tiempo
eliminando las ineficiencias.”

Taiichi Ohno
MUCHOS
NO TANTO

POCOS
CASI
SIEMPRE

A VECES

CASI
FRECUENTEMENTE ES MUY RARO PASA MUCHO NUNCA
QUE PASE
¿Y qué tenemos que medir?
¿Cómo medimos?
 ¿Cómo logramos una vida saludable?

Horas de descanso Horas de ejercicio diario Calorias consumidas diarias

Exámenes médicos Control de medidas Control de Peso

Si el PROCESO es bueno, el RESULTADO será óptimo

Si medimos nuestro proceso, mejoramos
nuestro resultado…

Control de
proceso/desempeño

Control de
resultados
 ¿Qué son los Indicadores?
• Los indicadores son información que refleja la
realidad de un fenómeno o proceso.
• Nos permiten saber si algo está ocurriendo y sus
características.
• Los síntomas de una persona son indicadores de
una enfermedad, el color de las nubes es un
indicador de la posibilidad de lluvia.
• Los indicadores de proceso consideran la
información requerida para tomar decisiones
respecto de procesos.
• Elementos como la cantidad de producción o el
tiempo que demora un producto, permiten saber
en qué condiciones se encuentra el proceso.
 Ejemplos: Indicadores
Porcentaje de
Batería disponible
en el teléfono móvil
Indica cuánta autonom
ía tiene
el teléfono con el nivel
de carga
actual de la batería
Permite saber cuándo es
necesario recargar la
batería dependiendo de la
expectativa de uso.
IPC (Índice de
Precios al
Consumidor)
Es un promedio de pr
ecios de
venta de diversos prod
considerados de cons
uctos
básico obtenidos en dis
umo
tintos
lugares del país
Permite saber la evolución de
valor de la moneda (el peso
chileno). Si los precios bajan, la
moneda tiene mayor valor. Si los
precios suben, significa que el
valor de la moneda disminuye.
Porcentaje de muertos
por unidad de tiempo en
una población
determinada
Sirve para conocer el
estado de salud de la
población
Si el porcentaje es bajo o se
mantiene estable, se
presume que el estado es
normal. Si el promedio es
alto o inestable, indica que
existen problemas de salud.
 Variables de control de resultado y proceso
Indicador de Proceso
- Dirigidos a los esfuerzos en el
proceso (Cómo)
- No son fáciles de cuantificar
- No fácilmente visibles
- Ej: cumplimiento de Estándar de
limpieza; N° de LUP´s creadas,
Cumplimiento de planes de acción;
cumplimiento reuniones; asistencia,
velocidad de máquina, tiempos de
espera, Etc.
Indicador de Resultado
- Dirigidos a impactos en el negocio
(Qué)
- Fácil de cuantificar
- Mayoritariamente visibles
- Ej.: Productividad; N° Reclamos
clientes; Costo Mantención;
Cumplimiento programa producción;
Accidentabilidad; Etc.
 Al definir indicadores debemos:

1. Elegir métricas de forma eficiente. Contar con

suficientes métricas para comprender el Proceso,
pero no excesivas para medir más de lo que se S simples
trabaja. M medibles
2. Delegar al nivel operarito el registro de los
A alcanzables
indicadores de proceso
3. Calcular directamente los indicadores de resultado R relevantes
4. Revisar indicadores de proceso permanentemente. T tiempo
Todo el día, todos los días
5. Usar indicadores para tomar decisiones
6. Verificar que los indicadores sean SMART
 ¿Qué significa SMART?

El enfoque SMART es una estrategia relacionada con la configuración de los objetivos,

iniciativas o propuestas por parte de una organización. Sus siglas corresponden a los
siguientes conceptos: (simple, medible, alcanzable, relevante y temporal o acotado en el
tiempo).

Representa una buena forma de sintetizar nemotécnicamente los cinco aspectos esenciales
que necesitamos recordar para formular y poner en acción.
¿A que se refieren los 5 aspectos del enfoque SMART?
Simple:¿qué quieres conseguir en tu área focal? NO ¿QUÉ?
COMPLEJIZAR

Medible: ¿qué indicador(es) se pueden utilizar para medir su ¿CUÁNTO?

eficiencia?

Alcanzable: ¿es razonable respecto de la situación interna y ¿CÓMO?

externa de la institución?

Relevante: ¿por qué le interesa a la institución o clientes? ¿POR QUÉ /

PARA QUÉ?

Tiempo: ¿cuándo se tiene que conseguir esta meta? ¿CUÁNDO?

 Dos ejemplos de planteamiento con enfoque SMART
Ejemplo 1:
“Disminuir en 5 puntos porcentuales nuestro
indicador de rechazos en los próximos 6 meses por
medio de la construcción y seguimiento de una Disminuir
Bajar 5 Construici Recuperar 6 meses
indicador on y
puntos confianza
matriz de auto calidad, que ilustre los resultados de de
%
seguimien
to matriz de cliente
rechazo
autocalida
la producción, así recuperar la confianza de nuestros d

clientes”

Ejemplo 2:
“Crecer el equipo de marketing en un 10% (de 100 a
110 empleados) para finales del primer trimestre del
próximo año, al contratar 3 empleados cada 3 meses
para completar el equipo de creación de contenido”
Pirámide de Indicadores
✔ Menos anécdotas o percepciones subjetivas y más decisiones/estrategias en
base a cifras

Indicador Estratégico (IE ó KSI): estrategia corporativa Directorio

con propósito centrado por ejemplo en el EBIDTA, IE/KSI
ROCE EBIDTA - ROCE

Indicador Gerencial (IG ó KMI): condición Gerencias

financiera de la organización, alineado con la
estrategia corporativa. Ej, Margen, gastos IG/KMI
operacionales Costos/Gastos

Indicador de desempeño (ID ó KPI): Mandos medios,

permiten a los líderes de área, entender Lideres, Facilitadores
el desempeño de su equipo de trabajo: Ej ID/KPI Jefes, Supervisores,
Cumplimiento de entregas a tiempo. Apunta a Causas (fallas ó
problemas)
Encargados

Indicador de Actividad (IA ó KAI):

parámetros medibles de las IA/KAI Colaboradores
actividades Actividades (cumplimiento de
estándares, tiempos)
TAREA
1. Realizar listado de indicadores operacionales que tengan actualmente según su nivel en la organización,

considerar Metas.

Por ejemplo.

Ø Para el nivel operativo– Tiempos de paradas por mantención, tiempos de espera por abastecimiento

Ø Para el nivel táctico – % de avance de proyecto, % de aceptación de propuestas

Ø Para nivel Gerencial – % Margen de proyecto

Ø Para el nivel Directivo - EBITDA

2. Para todos los indicadores levantados, realizar la declaracion SMART

 MÓDULO II
Gestión del Tiempo
¿COMO GESTIONAS TU
TIEMPO?
INTRODUCCIÓN
• La gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes
a desarrollar en el trabajo y la vida cotidiana.
• Los resultados se reflejan significativamente en todos los
aspectos de nuestros quehaceres diarios, en el trabajo que
desempeñamos, los deberes familiares, nuestro cuidado
personal y en lo que podemos denominar el disfrute de
un “tiempo de calidad”
• Cómo se utilicen esas 24 hrs. determinará el éxito o el fracaso en
el logro de los objetivos.
INTRODUCCIÓN
• Y el tiempo es uno de los recursos más maravillosos que nos ha
dado la vida, pero lamentablemente es escaso. Definitivamente
es un recurso único, no se puede atrapar, detener o acumular. Es
lo más valioso que tenemos los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• No se trata de trabajar más, sino de trabajar más eficientemente.
Las correctas decisiones evitan la pérdida de valiosos recursos.
• Obtendremos mayores beneficios de la gestión de nuestro
tiempo, como cualquier otro tipo de gestión, si llevamos a cabo
un análisis y una planificación previa.
 • Muchos de nosotros
reconocemos que gran
parte de nuestro tiempo
es malgastado en
actividades o tareas que
podríamos delegarlas en
otras personas.
¿EN QUÉ • La única manera
UTILIZAS TU conocer cómo podemos
rentabilizar nuestro
TIEMPO? tiempo es analizando
cómo lo estamos usando y
como consecuencia,
podremos reorganizar
nuestras actividades de
una manera más efectivas
y eficiente.
• Para conocer cuál es tu patrón de comportamiento en cuanto a la gestión de tu tiempo,
puedes realizarte estas preguntas:
1. ¿Realizo tareas que podría delegarlas en otra persona?
2. ¿En qué momento realizo las tareas del grupo 1 (rutinarias)? ¿Cuánto tiempo me lleva?
3. ¿Generalmente hacer mi trabajo me lleva más tiempo del que me gustaría?
4. ¿Tengo suficiente tiempo como para dedicarle a ideas innovadoras y creativas que
podrían mejorar mis procesos?
• Encuentra las respuestas a todas estas preguntas para saber qué tan cerca estás de tu
patrón ideal 60:25:15 en la distribución de tu tiempo.
• Si encuentras que ocupas mucho tiempo en un grupo de tareas, trabaja en cómo podrías
reorganizar tu agenda diaria para distribuir tu tiempo de manera más efectiva.
• De esta manera podrás concentrar tu energía en aquellas tareas que son importantes para el
logro de tus objetivos y que no te llevan demasiado tiempo realizarlas.
 Una vez que te hayas
replanteado en qué estas
usando tu tiempo, existen
diferentes tácticas que
puedes implementar para
hacer un análisis intensivo,
por ejemplo:
ANALIZA Haz una lista con todo lo
CÓMO que hay que hacer (To Do
List), haz lo que puedas y
UTILIZAS TU actualízalo varias veces en
Lleva un registro del tiempo de esas
TIEMPO el día. Implementa un
tablero KANBAN virtual o
tareas, y analiza de manera constructiva
como podrías mejorar para ser más
fisico para mejorar la
eficiente.
visualización. Para saber qué tareas en tus procesos
Utiliza matriz importante son aptas para delegar, clasifica todas
vs urgente las tareas anteriores en cuatro
Fuente: Time columnas: las que te gusta hacer, las
Management Skills At que puedes hacer, las que sabes cómo
Work y La importancia del hacerlas y que además eres bueno
tiempo. Revista Magazine haciéndolas.
S&N.
 MODULO II
Frases al cierre
 ¿CÓMO REACCIONAN LAS PERSONAS AL
CAMBIO ORGANIZACIONAL?
Según el Modelo de John Fisher, la gente pasa por una sucesión de etapas o
estados emocionales, hasta que finalmente aceptan el cambio.
ANTE UN CAMBIO…

RESISTENCIA
COMPROMISO

EXPLORACIÓN
Curva de Transición Personal, John Ficher