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Gestionar el tiempo de manera eficaz

por Sara Montejano

El tiempo es nuestro mayor tesoro. Desgraciadamente es limitado y por ello, debemos

aprender a gestionarlo de manera adecuada.

A lo de nuestra vida, vamos aprendiendo estrategias que nos ayudan a gestionar nuestro

tiempo, pero son éstas son eficaces, si la respuesta es “no”, podemos aprender a mejorar

nuestro sistema con unas sencillas reglas:

Fijación de objetivos:

Esta es la base para una buena gestión del tiempo, sin saber que es lo que hay que hacer, es

muy difícil hacer algo. Tómate el tiempo necesario para analizarlos, y ver que es lo que

tienes que hacer, para cuándo tienes que hacerlo y qué pasos son los necesarios para

alcanzar el objetivo.

Establecer prioridades:
Ni todas las actividades son urgentes ni todas las actividades son importantes, por lo que

priorizar se convierte en un aspecto clave de la gestión del tiempo. Si asumimos que todas

las tareas son igual de importantes y urgentes, derrocharemos mucho tiempo en tareas

auxiliares por lo que corremos el peligro de que lo verdaderamente importante se quede sin

hacer. Puedes ordenar las tareas según la siguiente clasificación:


• Importante y urgente: son tareas centrales de las que dependen otras, y que si no se
realizan en ese momento no se puede avanzar, por tanto, son los temas que hay que
abordar de manera prioritaria.
• Importante y no urgente: Son aquellas tareas que son la base para otras, pero que no
están sometidas a presión temporal, por lo que podemos planificar su desarrollo de
manera flexible.
• No importante y urgente: Son las actividades auxiliares y las interrupciones que están
presentes en las tareas, llevan mucho tiempo pero son poco relevantes para la
consecución de los objetivos. Si nos es posible, delegaremos estas tareas a otros, si no
tenemos esta posibilidad, las incluiremos en nuestra planificación en los “tiempos
muertos”, es decir, en aquellos momentos en que las tareas prioritarias estén resueltas
o no se pueda avanzar en ellas
• No importante y no urgente: Son las tareas de ocio y de entretenimiento, las podemos
incluir en nuestra planificación como tareas de transición, es decir, tareas que podemos
utilizar para pasar de una actividad a otra, y nos ayudarán a relajarnos. También las
podemos utilizar como tareas de recompensa, esto es, incluirlas después de realizar
todas las actividades diarias como recompensa por haber cumplido el objetivo diario.

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Eliminar las interrupciones y las distracciones

En muchas ocasiones nos tenemos que enfrentar a diferentes interrupciones cuando estamos

realizando una tarea, esto es inherente a la propia actividad, ahora bien, debemos evitar

todas aquellas interrupciones que podamos. Las que no podamos debemos aprender a

gestionarlas.

• Las llamadas telefónicas: Es imprescindible filtrarlas y responder aquellas que sean


estrictamente necesarias, las demás podremos devolverlas cuando sea el momento
adecuado. En las que sean imprescindible contestar debemos ser breves y concisos
para evitar alejarnos del objeto de conversación.
• Las reuniones y las citas imprevistas: No siempre estas citas y reuniones son
imprescindibles, debemos valorar si estas actividades son evitables o se pueden
postponer a otro momento más oportuno.
• Las distracciones: En muchas ocasiones, nuestro lugar de trabajo esta plagado de
distracciones y hacen que sea más fácil alejarse de los objetivos. Es necesario eliminar
ruidos, objetos innecesarios en la mesa de trabajo, trabajar con luz natural siempre que
sea posible y evitar trabajar en sitios de paso donde cualquier cosa o persona puede
llamar nuestra atención.

Poner tus objetivos por escrito

Una vez que tengas los objetivos concretados y categorizados por prioridades, escríbelos en

un papel, así evitarás que alguno se olvide. Una vez que vayas finalizando los objetivos,

táchalos o subráyalos, esta tarea es muy motivadora, te ayudará a ver de forma más gráfica

como vas con la consecución de los mismos.

Aprende a decir no

Algunas veces nos vemos desbordados por las demandas de los demás, por lo que en más

de una ocasión deberemos decir “no”, esto no es una cuestión de egoísmo si no de saber

establecer la importancia de las cosas. Si enseñas a los demás que no estás disponible en

cualquier momento, aprenderán a respetar tus tiempos.

Concéntrate en una tarea únicamente y ponle el tiempo de dedicación

¿Cuántas veces estamos haciendo algo pero en realidad estamos pensando en otras cosas a

la vez?, en lo que nos queda por hacer, en lo que aun no hemos hecho, en que si nos dará

tiempo a hacerlo todo, etc. Invierte el tiempo únicamente en la tarea que estés haciendo,

sacarás más provecho al mismo y no te preocuparas por lo que queda por hacer, enfócate

solo en lo que tienes que hacer en ese momento.

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No dejes la tarea hasta que la hayas finalizado

Cuando dejamos una tarea a medias, y la retomamos el tiempo que invertimos en llegar al

nivel en el que estábamos antes del abandono, es muy extenso por lo que perdemos un

precioso tiempo en lo que podíamos llamar “calentar motores”. Si necesitas descansar, haz

una tarea de transición de poco tiempo, te ayudará a relajarte y evitará que abandones la

tarea de forma definitiva.

No pospongas las tareas

Todos posponemos, tendemos a posponer aquellas tareas que nos parecen más pesadas o

más difíciles, lo peligroso de esta tendencia es que se convierta en un continuo a la hora de

enfrentarse a las tareas. Si crees que este es tu caso, analiza las causas, las más comunes

son las siguientes:

• Las tarea parece desagradable


• Las tarea parece muy complicada
• Miedo a fracasar en la tarea
• Creencia de que no se tienen las suficientes habilidades para realizarlas una vez
analizada la causa de esto, verifica si tienes argumentos fundamentados que justifiquen
este pensamiento si tu respuesta es “no” tu justificación no es nada más que una
excusa para no hacer la tarea por lo que es imprescindible que te pongas a ello.

Si crees que tus justificaciones son realistas, los siguientes consejos te ayudarán a realizar

las actividades:

• La tarea parece desagradable:, después de hacer una tarea desagradable, concédete


una tarea de recompensa, realiza una actividad que contrarreste tu estado de humor
negativo.
• La tarea parece muy complicada: Divide la tarea general en pequeñas etapas, te será
más manejable.
• Miedo a fracasar: el fracaso es inherente a la tarea, lo que es claro, es que si no lo
intentamos el fracaso es el resultado que conseguiremos. Podemos hacer tareas
correctamente aunque no sean perfectas y eso ya es un éxito.
• No se tienen las suficientes habilidades para realizarlas: si crees que no tienes estas
habilidades, pide ayuda a alguien que pueda tenerlas y que te pueda “echar una mano”
y recíclate en aquellos conocimientos que tengas obsoletos.

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