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ACTA DE REUNION
Fecha: Febrero 28 de 2022
CO-SC-CER898706

Y
FECHA DE REUNIÓN HORA
DÍA MES AÑO INICIA: 11:00 am ACTA 1
18 01 2024 FINALIZA: 11:30 am N. ª:

TEMA DE LA REUNIÓN COMITÉ REACTIVOVIGILANCIA CUARTO TRIMESTRE 2023

I. AGENDA

m
1. Verificación de Quórum y Apertura
2. Lectura de los compromisos del comité anterior
3. Reporte y gestión de eventos adversos del mes
4. Presentación de alertas sanitarias e informes de seguridad y acciones tomadas
5. Seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades
6. Indicadores del programa
II. DESARROLLO DE REUNIÓN

i
A las 11:00 am nos reunimos en sala de Juntas de Gerencia con el objetivo de realizar el comité trimestral del programa
de Reactivo vigilancia correspondiente al IV trimestre de 2023.
1. Verificación de quorum y apertura
La líder del programa de Reactivovigilancia procede a realizar verificación del Quorum, confirmando asistencia de:
• Subgerente científica quien además actúa como delegado de coordinador médico
•

m
Líder de Seguridad del paciente
• Coordinador de Internación
• Coordinador de Cirugía
• Coordinador UCI
• Asistente de subgerencia científica como delegado servicio de urgencias
• Líder del servicio farmacéutico
• Coordinador laboratorio clínico, líder de Reactivovigilancia
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Como invitados al comité asisten:

• Coordinador de Consulta externa

Cumplimiento del Quórum

Número de asistentes a la reunión/ número total miembros del comité* 100
9/9* 100: 100% Se dio cumplió con el indicador de cumplimiento del Quórum

2. Lectura de los compromisos del comité anterior

Luego de verificar quorum se da apertura al comité trimestral de Reactivovigilancia, con la presentación de los
compromisos adquiridos en comité anterior:

✓ Búsquedas activas institucionales de incidentes o eventos adversos con los reportes médicos de
inconsistencia en los resultados:

En el IV trimestre del año 2023 no se reportaron por parte de los médicos de la institución inconsistencias en los
resultados de laboratorio clínico.

✓ Para los próximos comités incluir diapositivas con los fallos de atención reportados por el laboratorio
clínico y los reportados al servicio.

En el IV trimestre del 2023, el laboratorio clínico reporto 38 fallos en la atención. El servicio que más fallos relacionados
con el laboratorio clínico presenta es Urgencias con 16 fallos en la atención:
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SERVICIOS REPORTE POR EL LABORATORIO

Urgencias 16
internacion 2 6
H3U 4
Uci 4
H3V 3
Cirugia 2
internacion 1 2
Facturacion 1
Total 38

Tipificando los fallos, los incidentes que más se presentan son relacionados a la recolección de las muestras (muestras
coaguladas, hemolizadas, relación volumen/muestra.)
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Cuenta de SUBCLASIFICACION DEL EVENTO

Etiquetas de fila Laboratorio
• Recolección 21
• Muestra coagulada. 6
• Inoportunidad en la entrega de muestras al laboratorio. 3
• Registro de datos 2
• Inconsistencia en los resultados de la muestra. 2
• Procesamiento 1
• Recolección de muestra sin orden medica. 1
• Inoportunidad en la toma de ayuda diagnostica. 1
• Paciente equivocado 1
Total general 38

Se socializa a los miembros del comité que con el fin de minimizar las fallas presentadas se realiza educación al
personal que toma las muestras y además se realiza apoyo con rondas a los servicios para agilizar el transporte de
muestras al laboratorio.

Se expresa la propuesta y necesidad de fortalecer el talento humano del laboratorio para que sean auxiliares de
laboratorio clínico las encargadas de tomar las muestras en los diferentes servicios con el objetivo de garantizar la fase
preanalítica y minimizar fallas y errores que se están presentando que infieren directamente en el resultado emitido.

El Dr. Molina, interviene insistiendo en que verifiquemos las causas raíz de los incidentes y fallas en salud presentados
y nos centremos en intervenirlas para obtener resultados diferentes. Por lo tanto, extiende la invitación a considerar la
propuesta de que sean auxiliares de laboratorio clínico las encargadas de tomar las muestras en los diferentes
servicios, ya que son el personal capacitado para tal fin.

En el cuarto trimestre del 2023, al servicio de laboratorio clínico le reportan según consolidado de fallos de atención 2
fallos relacionados con inoportunidad en la solicitud de nueva muestra:
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SERVICIO SERVICIO AQUIEN PERTENECE

TIPO DE EVENTO SUBCLASIFICACION DEL EVENTO DESCRPCION DEL EVENTO
REPORTANTE EL EVENTO

paciente con orden de toma de

urocultivo, se realiza el procedimiento
en día 03/10/2023 a las 00:00 se realiza
la entrega al servicio de laboratorio, se
evidencia en el formato de entrega que
Tipo 15: Relacionados con el laboratorio
Urgencias Laboratorio • Inoportunidad en la entrega de muestras al laboratorio. este fue recibido por funcionaria del
clínico o el de patología
laboratorio, el día 4/10/2023 se realiza
llamada ya que el examen no aparece
reportada en la plataforma, se informa al
medico de turno quien a su vez informa
a la coordinadora de laboratorio.

se realiza toma de muestras de

laboratorio siendo mas o menos las
11:30 se toman muestras de laboratorio
solicitadas por el medico, se realiza de
una sola puncion para el,procedimiento,
Tipo 15: Relacionados con el laboratorio las aux de inyectologia se dirigen al
H3V Laboratorio • Resultados
clínico o el de patología laboratorio por tubos y son abordadas
por el bacteriologo de turno quien
informa 5 horas despues que la quimica
esta con errores y que necesita una
nueva muestras, las demas muestras
son procesadas sin problemas, el

Se insiste en la necesidad de tener comunicación directa y eficaz con todos los servicios del hospital; en la UCI no se
cuenta con línea fija y es complicada la comunicación para reportar datos críticos y las diferentes solicitudes. El
ingeniero Jonatan interviene en el comité, para dar claridad sobre el estado de la solicitud de la línea telefónica del
servicio de la UCI, informa que desde octubre del año 2023 pasó cotización a gerencia para el acondicionamiento de
toda la red telefónica hospitalaria y que esta no fue aprobada, argumentado falta de presupuesto.

Además, se expresa la necesidad de una línea celular para el servicio de laboratorio debido a que por las actividades
diarias debemos comunicarnos con pacientes del servicio ambulatorio y se dificulta; en múltiples ocasiones lo hacemos
desde nuestros celulares personales y se ha evidenciado inconvenientes con los pacientes, quienes no respetan
horarios de descanso y se tornan agresivos y lanzan amenazas y en el entorno en el que estamos es preocupante.

También se insiste en la infraestructura del laboratorio clínico, el fluido eléctrico es inconstante lo que sugiere un
riesgo en la garantía de resultados confiables, la mayoría de los equipos funcionan por impedancia y requieren una
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red eléctrica constante y estable. Además de todas las adecuaciones que por habilitación se requieren para poder
garantizar resultados oportunos y confiables.

✓ Enviar correo a Subgerente administrativa con especificaciones de las medidas de los bidones
funcionales para ruta final de residuos líquidos del laboratorio clínico.
El día 20 de octubre dando respuesta al compromiso del comité, se envió el correo con las especificaciones de medidas
de los bidones que se necesitan para la ruta de disposición final de residuos líquidos en el laboratorio, se informa a los
miembros del comité que a la fecha no tengo respuesta de la subgerente administrativa y que tampoco contamos con
los bidones idóneos en el laboratorio. Se adjunta pantallazo de envió de correo.
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Se llama a la subgerente para que participe del comité y expresa que todas las solicitudes están en proceso, que
toca esperar. Se le solicita desde todas las vigilancias retroalimentar y mantener informados con los procesos de
solicitudes abiertas.

Se le indaga sobre la línea celular solicitada el año pasado para el servicio de laboratorio y expresa que no fue aprobada
por gerencia. Que en el hospital tiene disponible una sim card que faltaría el teléfono….

3. Reporte y gestión de eventos adversos del mes

Búsqueda y seguimiento a incidentes o eventos adversos asociados al uso de reactivos de diagnóstico in vitro:

Para el periodo analizado no se presentan incidentes o eventos adversos asociados al uso de Reactivo de diagnóstico
in vitro en la institución, se realizaron un total de 38.330 exámenes realizados en el IV TRIM.
4. Presentación de alertas sanitarias e informes de seguridad y acciones tomadas

Se realiza revisión de las alertas e informes de seguridad con una periodicidad semanal, conforme a lo establecido en
el programa de Reactivo vigilancia. En el IV TRIM del 2023 el INVIMA 6 alertas sanitarias y 12 informe de seguridad
asociados al uso de reactivos de diagnóstico in vitro, luego de consolidación y análisis se concluye que no son de uso
en la institución.

5. Seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades

Se da cumplimiento al cronograma de actividades programadas, cerrando el año con un 100% de ejecución:

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Para resaltar, en el mes de noviembre se realiza formación a los actores del programa (bacteriólogos y auxiliares del
laboratorio clínico)

➢ Barreas presentadas en el desarrollo de las actividades del cronograma:

No se presenta barreras en la ejecución de las actividades del cronograma.

6. Indicadores del programa

• %Gestión de Eventos:

Formula:
N° de evento presentados/N° de eventos analizados
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Periodicidad: De acuerdo con la ocurrencia

No se presenta incidentes asociados al uso de Reactivos de diagnóstico in vitro en la institución, en el IV TRIM de 2023
por lo tanto no se realizan análisis en el periodo.

• % Reportes oportunos de incidentes a RDV:

Formula:
N° de incidentes presentados/N° de incidentes reportados oportunamente al INVIMA
Periodicidad: De acuerdo con la ocurrencia

No se presenta incidentes asociados al uso de Reactivos de diagnóstico in vitro en la institución, en el IV TRIM de

2023.

• % Proporción de reportes en cero realizados al INVIMA:

Formula:
N.º de reportes en ceros realizados/ N.º de reportes en ceros programados
Periodicidad: Trimestral

Se realiza el reporte oportuno del IV trimestre al INVIMA el día 3 de enero, cumpliendo con las fechas establecidas.
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INDICADORES DE GESTIÓN
• Cumplimiento del tiempo establecido de la sesión
Horas reales de reunión/ horas programadas de reunión * 100
30minutos/30minutos*100 = 100%
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Hora de inicio: 11:00 am

Hora de finalización 11:30 am
• Cumplimiento objetivo de la sesión.
Número de actividades desarrolladas/número de actividades programadas * 100
6 actividades programadas/ 6 actividades desarrolladas * 100= 100%
Para el comité correspondiente al IV trimre de 2023 en total de la agenda se programaron 6 actividades las cuales se
desarrollaron al 100%.
III. CONCLUSIONES Y/O COMPROMISOS

COMPROMISOS RESPONSABLE FECHA

Seguimiento a incidentes o eventos adversos asociados al uso de reactivos Líder Permanente
de diagnóstico in vitro Reactivovigilancia
Solicitar a la Subgerente administrativa línea celular para el servicio de Líder Febrero
laboratorio clínico para garantizar comunicación con pacientes del servicio de Reactivovigilancia
consulta externa.
IV. ASISTENTES
Se adjunta registro de asistencia.