MÓDULO 3 – Eventos, Ceremonial y Protocolo

Lectura 1: Tipos de eventos

Los diferentes tipos de eventos – particularidades y diferencias
Eventos empresariales
1. Ceremonias conmemorativas de aniversarios de fundación de la empresa o inauguración de
planta, edificio u oficina.
2. Ceremonias conmemorativas de fechas especiales vinculadas con la empresa.
3. Aniversarios de sucursales
4. Entrega de gratificaciones a los empleados.
5. Despedida a los empleados que se jubilan o retiran.
6. Lanzamiento de nuevos productos
7. Entrega de subsidios a entidades intermedias de la comunidad, entidades de bien público, ONG.
8. Certámenes para el personal.
9. Convenciones con asociaciones intermedias.
10. Cursos de capacitación al personal
11. Campañas de promoción socio cultural con la comunidad
12. Asistencia técnico profesional a instituciones que lo podan
13. Conmemoraciones con otras empresas u entidades, con las que guarda relación o debe tenerla.
14. Campañas coyunturales por acciones de solidaridad.
15. Participación en ferias y exposiciones con su stand.
16. Organización de muestras literarios, pictóricas o artísticas, en la sede de la institución o fuera de
ella para mantener la “imagen”.
17. Ascenso, asunción, cambio de funciones de directivos.
18. Desayunos y almuerzos de trabajo.
19. Conciertos a beneficio o para invitar a clientes.
20. Sponsoring de eventos culturales que son del agrado y asistencia de sus clientes o potenciales
clientes.
Siempre tiene como finalidad influenciar en las personas respecto a la imagen de la empresa
organizadora.
Eventos de promoción
Destinados a promocionar un producto, una marca o una empresa. Podemos encontrar ferias
automotrices, acciones de BTL (Below The Line), actividad dedicada a llevar acciones específicas a
mercados hipersegmentados, que hagan que el target elija el producto del anunciante.
Eventos académicos
 Colación de grados: ceremonias más solemnes de la Universidad, es el fin del proceso
educativo, de la vida académica y el comienzo de la vida profesional. Participan la Comunidad
Académica en el pleno, los egresados y sus familias.
 Imposición del grado de “Doctor Honoris Causa”: es el máximo grado honorífico que otorga
una Universidad a una persona que se ha destacado en una disciplina académica. También
destaca las virtudes de dicha persona.
 Designación de profesor invitado: profesores nacionales o extranjeros que no pertenecen a la
Comunidad Académica de la Universidad, pero que ha sido invitado a disertar o dar una clase
magistral, y se le entrega el diploma que acredita esa distinción.
 Clase Magistral: clase dictada por un Doctor Honoris. Puede ser dictada por una personalidad
relevante de algún campo del saber o especialidad, convocado especialmente por la
Universidad.
 Jornada: se desarrolla en las Universidad y en las asociaciones profesionales o entidades
técnicas de distintas especialidades, es una reunión de trabajo de investigación, de estudio e
informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema,
cuyas resoluciones y resultado se publican posteriormente.
Eventos deportivos
Pueden ser locales, regionales, nacionales e internacionales. La tarea del organizador de eventos
es preparar y ejecutar:
 Agasajo de bienvenida delegaciones o deportistas participantes: se les entregan
obsequios o se intercambian. Si son eventos internacionales se recibe a los deportistas en
el aeropuerto, se pone a su disposición un vehículo, alojamiento y se designa un “Attache”,
agregado que habla su idioma y lo acompaña y asiste durante su estadía.
 Agasajo de despedida: se organiza una recepción o comida para despedir a la delegación o
deportistas donde si no se intercambiaron obsequios, es el momento de hacerlo.
 Ceremonia de apertura: en eventos de gran envergadura participan jefes de estado y
“celebrities” por lo que hay que tomar disposiciones protocolares para ubicar por
precedencia a los asistentes, la disposición de las banderas y el orden de desfile de las
delegaciones.
 Ceremonia de entrega de premios y clausura: se hace subir a los premiados al podio (1º,
2º y 3º). Se izan sus banderas en los mástiles. Se declaran formalmente finalizados los
juegos y se realiza el desfile y despedida hasta la próxima edición.

Eventos culturales y artísticos

Eventos culturales
Mesa redonda: reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos,
participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimiento bajo la guía o
control de un conductor o coordinador.
 Charlas: reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas e impartidas por
un experto.
Inauguración de muestras: el evento de apertura de una muestra de arte con invitados
especiales y medios de prensa. Se sirve una copa.
Presentaciones de libros: el autor o la editorial invitan a diversas personalidades
representativas del ámbito de la temática del libro a presentar, periodistas y a veces a
público en general. Según la cantidad de personas y presupuesto se puede ofrecer una
copa. Es la presentación del autor y el libro a cargo de un especialista, una actuación
musical o teatral breve para amenizar y luego el autor, lee un fragmento del libro o
cuenta el proceso de escritura. Al finalizar el evento firma libros, stand para la venta,
obsequia algunos o departe informalmente con los invitados.
Eventos artísticos
Tienen una lógica de organización propia y es un sector especializado. Requieren organizadores
especializados en tales tipos de eventos, pudiendo intervenir armando el dispositivo de recepción y
atención de los invitado VIP, organizando una recepción en un entreacto, control y administrar las
ubicaciones especiales.

Eventos Sociales
Se entrecruzan con el mundo empresarial, oficial, académico, cultural y netamente familiar, están
vinculados con la gastronomía o al menos con el servicio de bebidas.
 Desayuno: 8 a 10hs. Recepción ante un arribo, previo a una reunión o de trabajo.
 Brunch: 10 a 11:30hs. Mix entre desayuno y almuerzo. En jornadas campestres, encuentros
deportivos y sociales.
 Vino de Honor: 10.30 a 12hs. Copa acompañada por un bocadillo, luego del acto.
 Almuerzo: 13 a 15. Si es de trabajo no se sirve alcohol.
 Té: 17 a 18hs, dinámica propia del mundo femenino para agasajar, presentar a una señora a
un grupo o congratular por alguna situación especial.
 Cocktail: 19 a 21hs. Puede ser sencillo o en bandeja. Cocktail con mesa central: se bandejea la
bebida y la comida se retira de la mesa central. Las entradas son autoservicio, cazuelas
calientes que sirven los mozos, comidas frías que sirven en la mesa central. Se cierra con
helado, a veces se estila instalar una mesa dulce, si se lo hace habrá que servir con café.
 Comida de 21 a 23hs. Recepción con una copa, sentados: plato, principal, postre y café.
Del ámbito estrictamente familiar:
 Cumpleaños de 15 años a cargo de “social planner”
 Casamientos a cargo de “wedding planner”

Eventos del tercer sector

Las Organizaciones no Gubernamentales organizan eventos a menudo para:
  Recaudar fondos a través de distintas actividades, participando en un remate de diversos
objetos, por los que los asistentes al evento pujan.
 Reunionen informativas para difundir su accionar: reunión de una sola sesión, de no más de
una hora.
 Talleres: reuniones informativas de trabajo práctico o manual. Los participantes son activos
con un coordinador o monitor que los dirige. Es una actividad puntual y limitada en el tiempo
sobre un tema concreto.
 Tribunal libre: es una reunión con un limitado número de participantes intercambian sus
opiniones ante un auditorio, en cual no interviene o interfiere.

Eventos políticos
 Actos públicos masivos de campaña: para presentar un candidato, la plataforma
partidaria, etc. Son actos donde participan militantes y no militantes, se busca exponer las
ideas del partido a un público general, se suele prever la participación de números
artísticos para amenizar y convocar al público, el orden y el buen comportamiento de los
participantes es fundamente. El clima es festivo y se busca transmitir una buena imagen
del candidato con un buen discurso político.
 Comida a beneficio para recaudar fondos.
 Conferencias públicas en auditorios, universidades y asociaciones profesionales.
 Debates públicos con otros candidatos.
 Visitas a ciudades, barrios, clubes.
 Conferencias de prensa.
En épocas no electorales, los partidos políticos organizan ateneos, asambleas, debates para hacer
conocer su posición al respecto de una determinada cuestión.
También hay festejos conmemorativos de llegada al poder, fallecimiento de líderes de su partido,
recordación de hechos partidarios fundacionales.
 Lectura 2: Noción del Servicio
El equipo organizador
La noción del servicio
Hay que trabajar con un alto sentido profesional, respetando a sus compañeros, las divisiones de
trabajo, la puntualidad en el cumplimento de tareas y objetivos, el respeto hacia el cliente la
confidencialidad respecto a los aspectos organizativos, comunicacionales y económicos del evento. La
imagen del cliente está en nuestras manos.
La ética y los valores están presentes en la noción del servicio y en la conducta profesional del
organizador del evento. Hay dos aspectos que se deben cuidar:
1. Calidad en la atención al cliente
2. Calidad en los servicios que se prestan.
El organigrama. Perfil del coordinador. Trabajo por áreas. Pautas de trabajo.
Hay que definir el perfil del grupo de organizadores. De la acertada selección de los miembros
dependerá alcanzar el éxito y dar cumplimiento a los objetivos programas.
La experiencia y capacidad del equipo para desarrollar el programa de trabajo y solucionar los
inconvenientes, garantizarán la calidad del evento. El organizador tiene que poner todos sus
conocimiento y habilidades en el marco específico del mismo y tener tacto y diligencia con los
participantes, invitados y ponentes. Debe propiciar un ambiente positivo de trabajo para obtener la
colaboración de quienes estén involucrados. El personal que trabaja en la organización de eventos
debe ser extrovertidos.
Hay que equilibrar las personalidades de los miembros del comité organizador, formando un grupo con
diferentes perfiles, líderes, supervisores, administradores, operadores, creativos y personal de apoyo.
La multirracialidad y multiculturalidad es un desafío para la capacidad de integración y empatía y una
oportunidad para aproximarnos a otros modos de vivir, concepción de vida y distintos modos de
relacionamiento.
Organigrama
Hay que agrupar funciones y acciones que se ejecutan durante el desarrollo y realización del evento,
respetando una estructura.
El tamaño y conformación del grupo de organizadores será determinado por la complejidad del evento.
La estructura básica está conformada por un coordinador general, un adjunto, el coordinador técnico,
de administración, de comercialización y difusión, de operación, información y de finanzas.
La necesidad de asignar responsables se basa en la demanda o necesidad del evento. El equipo de
trabajo debe tener la medida justa.
Perfil del grupo de coordinadores de áreas y descripción de puestos
El coordinador general debe poseer conocimientos académicos y habilidades adquiridas en el
desempeño de la organización de eventos. Tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de
esta naturaleza, puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas
situaciones, tener habilidad para el manejo de personal, una menta innovadora y creativa para tomar
decisiones, y suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora.
Deber ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor,
conocimientos de administración e informática, dominio del idioma inglés, cultura general y buena
reputación y presentación.
No puede tener crisis personales, estar deprimido, no terminar lo que empieza, ignorar comentarios y
sugerencias de sus colaboradores y salir los fines de semana durante un periodo largo.
El perfil de los coordinadores general adjunto y los coordinadores de áreas debe ser similares al del
coordinador general.
Lectura 3: Descripción de puestos y funciones

Coordinador General: dos funciones fundamentales: funcional y vital. Sabe destinar tiempo de cada
una de las actividades. El rol funcional requiere involucrase en los detalles de la administración y
operación antes, durante y después del evento. Y la función vital se relaciona con obtener el mejor sitio
para el evento, alcanzar la convocatoria deseada, tener creatividad.
La función principal es dirigir y supervisar que los coordinadores de área y su grupa cumplan con las
obligaciones inherentes a su cargo y área. Clave del éxito: no hay que asumir o suponer nada. Debe
preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qué, cuándo, cómo, quienes, por qué y dónde,
sobre cualquier detalle relacionado al evento.
Una vez que se ha trazado el plan general del evento, se programe una reunión general con todos los
sectores para coordinar acciones que se llevarán a cabo en el marco del evento, aunando criterios,
funciones, responsabilidades y un legítimo compromiso.
Descripción de funciones.
a. Planificar, organizar, dirigir y control la realización y desarrollo del evento.
b. Coordinar que se cumplan políticas, reglamentos, programas y procedimientos establecidos.
c. Coordinar y supervisar todas las áreas intervinientes, realizar reuniones periódicas para el
intercambio de ideas y posibles sugerencias. Se debe transmitir un espíritu de colaboración.
d. Evaluación del evento: coordinar todos los sistemas y soportes de evaluación antes, durante y
después.
e. Presupuesto general y flujo de dinero: controlar, autorizar y verificar su uso. Conocer el flujo de
caja permite manejar eficientemente las finanzas del evento. Pueden ser anuales, mensuales,
diarios, según los periodos y necesidades del evento.
f. Financiamiento y sponsoring: coordinar la tramitación.
g. Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles: definir el sitio.
h. Alojamiento: disponer los alojamientos de equipo de trabajo, invitados especiales y autoridades.
i. Medios de comunicación: definir junta a la agencia el mapa de medios según temática del evento,
la cobertura puede ser local, regional, nacional e internacional.
j. Seguridad y Sanidad: coordinar y supervisarla.
k. Programa de actividades, difusión y trabajo: aprobar los programas generales y especiales de
actividades, difusión, inauguración y clausura. Organizar en base a programas para medir sus
avances y cumplimiento. Si hay desviaciones debe analizar y aprobar los cambios que se consideren
pertinentes o poner en marcha el plan B.
l. Selección y capacitación de asistentes para el evento: son de vital importancia porque constituyen
la “vanguardia” del evento, los primeros en tomar contacto con el invitado y junto al anfitrión o
cliente son la cara visible del evento y de la entidad convocante, según su desempeño está
comprometido el éxito o fracaso de la convocatoria.
Coordinador General Adjunto: es el segundo de la organización, trabaja junto al coordinador general y
éste delega en él tareas de control y seguimiento de programas. Tiene una visión general del evento.
Coordinador técnico: planifica el desarrollo del evento, selecciona el mapa de invitados, la sede,
distribución de funciones del personal, invita, confirma, programa y atiende los asuntos relacionados
con equipos y materiales técnicos.
Coordinador de administración: es el responsable de la coordinación administrativa del evento donde
se generan notas, envía y recibe correspondencia, gestiona permisos, tramita lo necesario para llevar
adelante el evento, gestiona audiencias, entrevistas, las comunicaciones telefónicas y electrónicas,
traducciones e interpretaciones, logística de reservas de pasajes, contrataciones en general.
Coordinador de comercialización y difusión: elabora las estrategias de sponsoring o financiamiento del
evento. Dirige y supervisa la fuerza de ventas o el accionar de la agencia publicidad. Planifica el
posicionamiento ante los públicos meta. Supervisa el desarrollo del plan de comunicación y el despeño
de la agencia de comunicación o del agente de prensa.
Coordinación de operaciones: dirige y supervisa los recursos humanos y materiales para hacer más
eficiente la operación del evento. Se coordina la selección, distribución y colocación de los materiales.
La seguridad y la sanidad del evento. Supervisa la logística de traslado de materiales y personas.
Coordinación de información: es el responsable de coordinar las invitaciones a participantes
especiales, atender a invitados VIP, elaborar programas, comentarios y guiones para los locutores y
maestros de ceremonia. Proveer y controlar el contenido de la información que se suministra a la
agencia de comunicación, enviar invitaciones a periodistas, entregar información, en la sala de prensa
supervisar los servicios, elaborar la memoria o conclusión del evento.
Coordinación de finanzas: tiene la responsabilidad de integrar, elaborar y ejecutar el presupuesto
general, elaborar y controlar el flujo de dinero, realizar pago a proveedores, pagar impuestos, tasas,
gabelas, seguros, servicios públicos, presentar un informe financiero, balance y rendición de cuentas al
final del evento.
Lectura 4: La investigación previa
Sobre:

 Antecedentes del cliente

 Del producto
 Si para fijar la fecha no coincide con otro evento similar
 La climatología prevista para la fecha
 El clima social, para determinar la oportunidad o no de hacer el evento
 La coincidencia de la fecha del evento con feriados o fiestas religiosas
Hay que analizar las situaciones macro, cuestiones conexas previo a la toma de decisión respecto a la
fecha, lugar, pertinencia y hasta la solvencia económica y moral del cliente.
Una vez realizado se aconseja previo a la toma de decisión de organizar el evento realizar una matriz
FODA, para analizar todas las variables que podrían influir en nuestro evento.