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ESCUELA DE GETIÓN EN EMPRESAS TURÍSTICAS Y HOTELERA

Msc. Gloria Daza N.

INTRODUCCIÓN

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un Capítulo sea todo un éxito.

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS

 METODOLOGÍA:
- Método socrático, es un diálogo compartido entre el profesor y los estudiantes. La investigación y el aprendizaje progresa interactivamente. Para trabajar en este método los estudiantes deben haber leído o realizado las tareas que se encuentran en el syllabus de la asignatura.

.COMPETENCIA DE LA PRIMERA UNIDAD  Reconocer la importancia y tipos de eventos que se desarrollan en el mercado de reuniones.

RESULTADO DE APRENDIZAJE  Determinar los conceptos fundamentales en la organización de congresos y los tipos de eventos.  Construir los conceptos básicos sobre las herramientas de gestión en el desarrollo del mercado de reuniones.  Considerar los elementos que intervienen en la organización de congresos y eventos. .

1.CONSIDERACIONES GENERALES.1 1..PROGRAMA DEL CURSO: 1.6 Conceptos sobre los distintos tipos de eventos Reuniones de asociaciones y empresariales Características principales Terminología Protocolo de los eventos – precedencias .2 1.3 1.5 1.

es .TIPOS DE EVENTOS ¿Por qué elegir Jaén? www.dipujaen.

ASAMBLEA A Se trata de una reunión periódica en la que el Consejo de Administración convoca a sus accionistas o socios con el fin de informar.dipujaen. www. analizar resultados. repartir dividendos o resolver problemas.es . Su organización suele llevarse a cabo en los locales de la propia entidad.

es . culturales. www. académicos. Se trata en la mayor parte de los casos de debates sobre temas al más alto nivel. y puede referirse a diferentes temas políticos.dipujaen. sociales etc.CONFERENCIAS conferencia es una reunión de gente que debate o que expone sobre un determinado asunto.

rama o giro para hacer un estudio sistemático de un tema o una problemática planteada.Seminario Serie de conferencias sobre un tema determinado. Es formativo e informativo. . Se reúnen personas de un mismo sector.

CONGRESOS .

la organización y responsabilidad está adjudicada un Comité Organizador. que se constituye en órgano de decisión. Consiste en reuniones de gran escala. . La organización de un Acontecimiento Especial no tiene nada de "eventual" por lo que debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los más altos estándares de calidad organizativa y estilo. La organización de una Acontecimiento especial demanda gran profesionalismo y dedicación esmerada.

. así como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador.MESA REDONDA  Está formada por un número limitado de técnicos o expertos.

.SIMPOSIOS  En esta reunión un grupo de expertos o técnicos que dominan un campo. tiene el propósito de exponer ante un auditorio que comparte un interés específico. profesión o tema.

controlado y guiado por un presidente. los ponentes comparten los mismos o similares conceptos. En el panel.PANEL O FORO  Reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presidium. quienes interiormente discuten o responden temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante. .

.WORKSHOP  Un número limitado de personas intercambian conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos de este tipo de reunión pueden ser temas de discusión en otras reuniones.

accionistas. b) Empresariales de alta gerencia. a) De asociaciones médicas. ventas. profesionales. etc. producción. etc. científicas. industriales.CARACTERÍSTICAS SOBRESALIENTES DE LAS REUNIONES DE EMPRESARIALES  Las reuniones se dividen primordialmente en dos tipos. . distribuidores. de servicio. comerciales.

. estatal. continental e internacional. regional. Las reuniones se manifiestan en los planos local. nacional.

pero sin ninguna garantía. subsidios de diferentes fuentes. la asistencia de esas reuniones es mayor que a las de carácter empresarial.CARACTERÍSTICAS DE LAS REUNIONES DE ASOCIACIÓN a) La asistencia de sus delegados es voluntaria. contribuciones y en ocasiones por préstamos. c) Se financian mediante cuotas de registro. . b)Numéricamente. en la mayoría de los casos.

¿Qué es un EVENTO? .

. coloquios y reuniones. conferencias.El termino Evento es utilizado para hacer referencia a congresos. planificados y organizados con cierta anterioridad para de esta forma lograr una excelente ejecución y un éxito en el mismo. foros. convenciones. seminarios.

sanidad. por tratarse de actos a los que suelen acudir numerosísimas personas. “ Lo que resulta cierto y especial es que. por ejemplo. planes de emergencia…”. . y con el tiempo suficiente… seguridad. en el mundo del Protocolo.Eventos Deportivos Los Eventos deportivos conforman en sí mismos un género específico y cuenta con unas características especiales. la preparación de los mismos demanda el estudio de su programación en muchos aspectos.

Corte de Cinta) …     .Actos Institucionales y Culturales  Actividades Culturales (rutas históricas. …) Comisariado de Exposiciones Gestión Cultural Inauguraciones (Primera Piedra. exposiciones.Izado de bandera. Catas de vino.

Banquetes y Celebraciones
“El término Banquete implica un servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoración de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones”.

Banquetes y Celebraciones
- Bodas - Comuniones - Bautizos - Aniversarios - Catering - Fiestas en general

Banquetes y Celebraciones

Fuente: Fotografías Federico Zanfagnini.

Banquetes y Celebraciones Fuente: Fotografía Eventos en Plural y Federico Zanfagnini .

Evento Cultural  FESTIVAL SOS 4.8 2010 .

Evento Organizativo .

Eventos de Empresa EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS Convenciones Seminarios Aniversarios de Empresa Outdoor training .

Eventos de Empresa EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS Presentaciones de producto Inauguración de nuevas instalaciones Ferias Workshops Ruedas de Prensa .

Eventos de Empresa -Incentivos Eventos Especiales Cruceros a Medida Golf & Resorts Destinos Exóticos Programas Antiestrés Acceso a Espectáculos Shows Exclusivos Concentraciones .

ETAPAS DE UN EVENTO PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO .

Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.Pre-Evento 1.. Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Evento .

. nacional o internacional Ejemplo: 1er Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura .Pre-Evento El nombre debe ser: Corto y llamativo. regional. • Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento. 1.Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre. En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto. local.

. y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente . Supervisa las labores de las Comisiones.Nombrar Comité Organizador Production Costs Unit Price Profits 190 185 180 175 170 165 Millions 160 155 150 1990 1991 1992 Comisiones de Trabajo Coordinador General Es el responsable general del desarrollo del evento.Pre-Evento 200 195 of Dollars 2.

Pre-Evento 2.Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión de Logística Transporte Alojamiento Alimentación Secretaría Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento Servicios Generales ..

• Revisar el temario a desarrollar.. . • Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias. y seleccionarlos en función de éstas.Pre-Evento 2. • Determinar metodología de trabajo.Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión Técnico-Académica Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: • Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento.

• Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento. ..Pre-Evento 2. Relaciones Públicas y Protocolo • Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión de Promoción. •Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

Pre-Evento 2. • La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.Nombrar Comité Organizador Comisiones de Trabajo Comisión de Festejos y Recreación Planifica y coordina: • Lo relativo a la cócteles y fiestas.. celebración de • Los tours y excursiones para los participantes en el evento. .

. • Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público. • Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta. 1989 25 . •Horario y frecuencia de los transportes.Seleccionar la Fecha 19 89 1 Se debe tener en cuenta: • Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.Pre-Evento 3.

Acompañantes: No están directamente relacionados con el evento. acompañan a ponentes.. Invitados Especiales: Personas que por su prestigio.Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento Participantes: Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento. delegados o invitados especiales. social o político . Delegados: Asisten al evento en representación de una empresa.le confieren notoriedad al evento . institución o grupo particular. Personas que asisten al evento en calidad de público.Pre-Evento 4. reconocimiento científico.

.Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización. • Instalaciones específicas donde se realizará el evento:  Capacidad  Comodidad  Iluminación  Equipos  Acceso Lcda. Maribel Lárez Salazar. • Ciudad Sede.Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento Pre-Evento 5.Msc .

Elaborar Cronograma de Actividades Programas: • Técnico o Científico DURACIÓN OBJETIVOS • Social • Para Acompañantes • De Visitas Técnicas • Turístico ..Pre-Evento 6.

interpretación simultánea. computación. etc. fichas. programas. y las instalaciones a utilizar. . grabación.Estimación de Recursos HUMANOS: Personal profesional. Equipos de sonido. carpetas. apoyo audiovisual. especializado y obrero que se requiere para la realización del evento Recursos TÉCNICOS: MATERIALES: Implementos necesarios (Ejemplo: lápices. así como formatos. mesas. comunicaciones y reproducción.. sillas).Pre-Evento 7. cronogramas.

Pre-Evento 8..99 6 .7 3.03 28 ON CE 1 4 7 C 2 5 8 3 6 •Papelería •Alquiler de Equipos •Otros •Imprevistos + 9 ¥ = 00 0 .Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento Egresos: •Publicidad y Promoción •Impresos y Originales •Alojamiento •Alquiler y Montaje Salones •Transporte •Eventos Sociales 5 7. .1 Ingresos: •Espacios Publicitarios •Actividades especiales •Venta de comidas y bebidas •Concesiones para venta 0 2.1 •Recursos Humanos •Servicios Profesionales % *M -= Ö x M +M -M •Cuotas de registro al evento •Donativos y patrocinios •Venta de boletos para actividades sociales. artísticas. Culturales y Deportivas.9 5 1.

.Promoción del Evento Medios de Comunicación Correo Directo Publicidad Impresa Volante Aviso de Prensa .Pre-Evento 9.

-Diseño y Elaboración de Impresos .Pre-Evento 10.

.Selección y Capacitación del Personal .Pre-Evento 11.

Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo.DIRECCIÓN Comienza justo al iniciar el evento. . aquí se realizan todas aquellas actividades que fueron programadas y planificadas en la etapa anterior. en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

EVALUACIÓN •Recopilación y archivo de la información pertinente al evento •Agradecimientos •Evaluación •Cumplimiento de los compromisos adquiridos •Memoria y Cuenta Lic. Cristina Marcano Lárez .

Realización (evento) y finalización del evento (pos. lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar: •Nombra comités para asignar tareas específicas. .En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos.evento). •Definir la fecha exacta de realización. Programación: Corresponde a la organización. •Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos del evento. estos pasos son: Programación (pre-evento).

•Coordinar actividades sociales extra evento: cóctel o copa de champaña. reservaciones de áreas. desplazamientos. •Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos.•Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento. recorrido por la ciudad y lugares turísticos. . etc.

•Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas. puede hacerse por cartas. bolígrafo. Memorando. marcadores. etc. Tarjetas. •Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min. notación en cada puesto de libreta.•Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente. televisor. Recursos financieros . lapiceros. telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo. computadoras. lápiz. proyectores. etc. •Disponer de recursos necesarios: papel.

•Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público. . •La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión. . •La iluminación debe ser óptima.

equipos y lo que se haya utilizado. •Aclarar inquietudes que hayan durante la ejecución de evento. las . sucedido •Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse. •Comunicar a los interesados sobre decisiones derivadas de la reunión.•Retirados los asistentes se recogerán carpetas.

el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.•Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión. •Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento. .

México. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. . Editorial McGraw-Hill. México. Métodos y control de costos. Dennis. Editorial McGraw-Hill. Jack. •FOSTER.•FLEITMAN. Operaciones.

Organización Interna del Evento .

Logística y Soporte Técnico: Desde el punto de vista de la logística cada evento especial es interesante. . en el tiempo adecuado y en la condición deseada. La misión de la logística es la de llevar los bienes o servicios correctos al lugar adecuado. La logística une la producción y el marketing.Organización Interna del Evento .

Importancia de los Proveedores: La selección del proveedor equivocado puede causar grandes costos. además de la relación calidad-precio. . De ahí reside la importancia de elegir a buen proveedor.Organización Interna del Evento . Debemos realizar una ficha técnica en la que aparezcan los datos del proveedor y la calidad del trabajo.

Incentivos.Reuniones. Congresos y Convenciones .Secretaría Técnica:  PROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTO PROVEEDORES:   Reserva y confirmación de servicios a proveedores  OFICINA TÉCNICA:      Puesta en marcha del evento Prospección Sedes Control de invitados Organización del Programa Social Etc. entrega y seguimiento de la documentación oficial necesaria para Ayudas Económicas .  DOCUMENTACIÓN OFICIAL:  Preparación.

Congresos y Convenciones  PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN:  Gabinete de diseño creando la imagen del evento Elaboración y envío de mailings (1º. Envío de documentación a prensa especializada Convocatoria de ruedas de prensa Confección y presentación de la Página web     . Incentivos.Reuniones. 2º. 3º según importancia del evento).

Incentivos. Servicios de audiovisuales. Elementos Auxiliares: Decoración floral. iluminación. Etc .Reuniones.   Traducción simultánea e intérpretes. Congresos y Convenciones  EXPOSICIÓN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS:  Gestión y coordinación de la exposición comercial y patrocinadores   PERSONAL AUXILIAR OTROS SERVICIOS:    Seguros. mobiliario.

Congresos y Convenciones - Secretaría Científica: .Reuniones. Incentivos.

Incentivos. - - . posters y demás trabajos.Reuniones. Correspondencia con los autores de las comunicaciones de recepción y confirmación de la aceptación o rechazo.Envío de Comunicaciones a Referees. . Congresos y Convenciones Secretaría Científica: - Programa Científico Recepción de Comunicaciones científicas.