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Bienvenidos a este interesante tema de la Coordinacin de Eventos Empresariales y que nos permite viajar por un mundo de oportunidades, que apoyan la gestin de las empresas, como una estrategia hacia mejores ambientes. EVENTO Concepto Epistemolgicamente la palabra Evento, proviene del latn "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicacin, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepcin de nico e irrepetible. Un Evento es una reunin de personas que conlleva un motivo en particular. En tanto los eventos sociales y populares tienen como mtodo la diversin, los corporativos tienen como mecanismo la vinculacin para la negociacin, la incentivacin, la capacitacin y el trabajo. Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculacin entre las partes. Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronoma, personal de produccin y atencin, asistencia tcnica, recreacin, ambientacin, entre otros. CLASIFICACIN A la hora de planificar su evento y/o encontrar a la compaa que le ayudara con el mismo, deber tener en cuenta el tipo de evento que se quiere. Por esto, tendremos que separar la clasificacin del evento del tipo o temtica. Dndonos as una mejor idea o clasificacin del mismo. La primera clasificacin se encontrara dividida en:

Por su tamao: en pequeos, medianos, grandes y mega eventos. Por el lugar de desarrollo: siendo estos al aire libre, lugar cerrado, en provincia. Por su tipo: Sociales, Masivos y/o Populares, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales o Corporativos.

Este mercado tiene 3 divisiones fundamentales, estas son: Eventos Sociales, principalmente destinados a la diversin de los invitados y por su simplicidad, no se requiere tener equipos profesionales ni conocimientos reales para dar el servicio y que por lo barato de estos, se encuentran al alcance de cualquier persona. Eventos Corporativos, completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y

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al pblico en general. Por su grado de complejidad requieren de compaas con una mayor infraestructura tanto tcnica como humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento. Eventos Pblicos y / o populares, mejor conocidos como eventos masivos que en su mayora son Conciertos, festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales. Clasificacin de Eventos A continuacin se presenta una divisin muy detallada de los posibles eventos que se presentan y las divisiones que tienen, para su conocimiento. FESTEJOS POPULARES: o Nacionales: caractersticos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles) o Internacionales: dem pero de regiones de diferentes pases. EVENTOS EMPRESARIALES: Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios: Ferias Congresos. Convenciones. Exposiciones. Seminarios. Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa. Workshops. (Talleres) Showrooms. (Salas de Muestras) Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa. Family Day. Desayunos de trabajo. Almuerzos de Trabajo. Cena de Trabajo. Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad) Encuentras de negocios. Fiesta de Logros de Objetivos. Incentivos y Fidelizacin para Fuerzas de Ventas. Eventos de integracin. Outdoors. (al aire libre) Concientizacin de Nuevos Objetivos.

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Kick Off y Lanzamiento de Planes. El Kick Off no es ms que una reunin que se tiene con el Cliente o Responsable del proyecto para discutir y recoger los requerimientos del proyecto a desarrollar. Eventos Recreativos. Jornadas de Capacitacin. Asuncin o cambio de Autoridades.

EVENTOS CULTURALES: Festivales. Actos Culturales. Conmemoraciones. Vernissage. (varnishing) Es una palabra francesa que significa literalmente barnizado, pero que se usa tambin para referirse a inauguraciones de exposiciones, de acontecimientos, etc. Vendra a ser lo que los anglosajones denominan cocktail Espectculos artsticos. Muestras de arte. Inauguraciones de Centros Culturales. Fiestas de Colectividades. Presentacin de un libro. Presentacin de una Obra. Espectculos callejeros. Exposiciones. Congresos. Ferias. Concursos. Mesas de debate. EVENTOS RELIGIOSOS: Caractersticos de cada religin: Bautismo. Comunin. Casamiento. Navidad. Pascuas. Jubileo Bar y Bat Mitzv. (Ceremonia de Bar Mitzv, as se denomina al joven que llego a los 13 aos y un da, quien desde ese da es responsable por los preceptos que un judo debe cumplir como est escrito en el Tratado de Principios (Avot V-25). y Bat Mitzv, en las que a partir de los 12 aos las nias judas son entrenadas en los preceptos y mitzvot y especialmente en todo lo que una mujer juda deber saber para vivir su judasmo en plenitud). Pesaj (Psaj es la fiesta que recuerda la salida de los hijos de Israel de Egipto, el final de su esclavitud fsica; comienza el da 15 de Nisn, en el claendario convencional oscila entre Marzo y Abril, y se la celebra durante siete das en Israel, de los cuales el primero y el ltimo son das de reposo ( Yom Tov), y en los que est prohibido el trabajo cotidiano).

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Santoral. Retiros Religiosos. Convivencias. Estadas de descanso. Cursillos religiosos. Seminarios religiosos. Captulos. Campamentos religiosos. Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)

EVENTOS SOCIALES: Nacimientos. Cumpleaos. Casamientos. Aniversarios. Fiestas Benficas. Desfiles. Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc.) Fiestas de Egresados. Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, etc.) Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Despedidas de solteros. Fiestas de Reencuentros. Cumpleaos de 15. Cumpleaos de 18. Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles. Pequeas Sorpresas. Fiestas de Fin de Ao. Fiestas Privadas. Da del Nio EVENTOS ESCOLARES: Inicio del ciclo lectivo. Cierre del ciclo lectivo. Fiestas Patrias. Torneos y Encuentros Deportivos. Festivales. Kermesses. (Es una palabra que ya no se utiliza para nada. Segn el Diccionario de palabras y frases extranjeras de Arturo del Hoyo, procede del francs "querms" y ste del neerlands "kerkmisse". En Espaa "fiesta al aire libre, en sitio acotado, y generalmente de carcter benfico"). Ferias. Certmenes. Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.

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Reunin de ex-alumnos. Aniversario de la Institucin Fiesta de Graduacin.

EVENTOS POLTICOS: Lanzamiento de Campaa. Nombramiento de Funcionarios. Debates. Congresos. Cierre de campaa. Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. Eventos a beneficio. Inauguraciones. Firmas de Acuerdo. Actos Conmemorativos. Viajes polticos. Recepciones diplomticas. Distinciones. Entrega de premios, diplomas. Homenajes y Reconocimientos. Cenas de Gala. Conferencias de prensa. EVENTOS DEPORTIVOS: Torneos. Competencias. Olimpadas. Panamericanos. Intercolegiales. Campeonatos interempresarios. Clases abiertas. Mundiales EVENTOS EN EL CAMPO: Sociales: casamiento, cumpleaos, das de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios. Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de ao, presentacin de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitacin, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa. Recepciones diplomticas. Da de campo para colegios.

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MODELO DE UN ORGANIGRAMA PARA UN EVENTO EMPRESARIAL


PRESIDENTE
Pedro Prez Director General de XXY LTDA.

PRESIDENTE EJECUTIVO
Mara Martnez Directora de Recursos Humanos

VICEPRESIDENTE EJECUTIVO
Carlos Cortes Director de Proyectos

SECRETARIOS EJECUTIVOS
Eduardo Estvez Coordinador rea de Mercadeo Gerardo Garca Coordinador rea de Logstica

Coordinador General de Operacin Coordinador General Tcnico

Coordinador General Administrativo

Coordinacin de Atencin a Concursantes y Asesores Coordinador de Atencin a Jurados Recepcin, informacin, hospedaje, alimentacin, acompaamientos a eventos culturales, reservacin y/o confirmacin de boletos Coordinador de Registro y Control de Participantes Registro de participantes, Directorios, broches. Coordinador Dinmica del Evento Tiempos, actividades, verificacin de espacios, materiales, equipos, eventos, acadmicos (conferencias).

Coordinador de Ceremonias y Exposiciones Coordinacin de Difusin Prensa, radio, boletines, carteles, fotografas, grabaciones de video, organizacin de eventos culturales

Coordinador de Finanzas

Coordinador de Espacios Acondicionamientos de locales (cafetera, sanitarios, sala de jurados), espacio de concursos, limpieza. Coordinador de Transporte Cubrir necesidades de transporte, verificar tiempos de traslado, hotel-auditorio-hotel. Coordinador de Gestin de Apoyo Gestiones ante instituciones, empresas pblicas y privadas, y entidades gubernamentales
Coordinador de Servicios Servicio mdico, de cafetera y telefnico para jurados, asesores y concursantes. Coordinador de Informtica Servicios computacionales en Gral., apoyo en instalaciones de software, equipo, resultados y memoria

Coordinador de Memorias Resea del evento (Elaboracin y edicin) Coordinador de Documentos Oficiales Elaboracin de invitaciones, diplomas, constancias, reconocimientos, formatos, elaboracin de banners. Coordinador de Servicios Bibliotecarios Atencin a necesidades de los participantes Coordinador de Equipo y Materiales Mamparas, portarotafolios, proyectores (caones), pantallas, lpices, hojas, acetatos

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1. EVENTOS EMPRESARIALES Son acontecimientos que tienen como fin objetivos corporativos, estos pueden ser: Promover la superacin de objetivos. Motivar al personal. Formar equipos con sentido de pertenencia. Hacer anuncios y reconocer trayectorias. Agasajar. Conmemorar aniversarios. Dar a conocer nuevos productos. Mejorar el rendimiento laboral a partir de la mayor vinculacin de sus empleados. Incentivar a las fuerzas de ventas, entre otros. Algunos de estos eventos son: Desayunos de Trabajo Debido al irracional ritmo de trabajo de algunas personas, con frecuencia se tiene la necesidad de concertar reuniones de trabajo en horarios propios de la vida privada. Almuerzos de Trabajo El almuerzo puede tener lugar en la misma empresa si las dependencias estn perfectamente acondicionadas o fuera de ella. Este tipo de reuniones son fundamentales para la buena imagen de la empresa y para las relaciones pblicas con los clientes. Normalmente se utilizan para reuniones de trabajo, las cuales van dirigidas a los ejecutivos empresariales y altos cargos de la administracin pblica. Su duracin puede ser variable dependiendo del tema a tratar y las intervenciones de los participantes, sin embargo se estima como mnimo dos horas aproximadamente. Estos eventos van dirigidos principalmente a empresarios, altos cargos y responsables de Relaciones Pblicas dentro de la empresa. Aniversarios Siempre hay un da para celebrar un suceso y tras este un acto conmemorativo para celebrarlo; en casi cualquier tipo de empresas se realizan actos de esta naturaleza, en las empresas privadas, en las instituciones pblicas, asociaciones, organizaciones y hasta las personas privadas. Cenas de Gala Como colofn a muchos actos organizados por las empresas o instituciones, o para homenajear a un personaje dentro de la institucin, por ejemplo, se realizan las cenas en honor del Gerente,

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del funcionario estrella, como reconocimiento a un gran vendedor, por la despedida de un funcionario. Charlas y Coloquios Son reuniones y disertaciones orales en las que se convoca a un nmero limitado de personas para que debatan un problema, sin solemnidad ni excesivas preocupaciones formales y sin que necesariamente haya que recaer en acuerdo. Entrega de Premios Es uno de los actos que habitualmente ms se repite tanto dentro de las empresas privadas como de las instituciones pblicas. Exposiciones Son presentaciones pblicas de artculos de industria o de artes y ciencias, para estimular la produccin, el comercio o la cultura. Conferencias Son comparecencias pblicas de mayor importancia para tratar diferentes asuntos de competencia. En ellas se ponen en marcha complejos, programas sociales, exposiciones y presentaciones. Congresos Son reuniones de personas promovidas generalmente por una empresa o asociacin, con la finalidad de sacar algo nuevo dentro del sector. Es una reunin de naturaleza extraordinaria con una duracin mnima de dos das y cincuenta participantes. Suele tener una periodicidad fija y no est orientada a la generacin de negocio sino a la difusin o intercambio de conocimientos. Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates. Pueden presentarse Congresos:

Mdicos Comerciales Pblicos Tecnolgicos Universitarios

Con el fin de hacer ms atractiva la asistencia a un congreso, las entidades organizadoras se vuelcan en la organizacin de actividades complementarias o paralelas al mismo. As, es habitual el diseo de un programa alternativo para los acompaantes consistentes en

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actividades tursticas o de ocio. Las actividades complementarias a las reuniones son, por orden de importancia:

Gastronmicas Tursticas Culturales Compras

Convenciones Al igual que los Congresos, las Convenciones son reuniones de personas promovidas por empresas, con la diferencia de que estas ltimas generalmente estn dirigidas a fuerzas de venta, comerciales. Su objetivo principal es el de debatir asuntos propios para decidir y buscar las alternativas que mejor vayan a la empresa. Son esenciales para alcanzar nuevos objetivos. Una convencin es un evento de vocacin privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duracin mnima de dos das y al menos cincuenta participantes. Las convenciones estn orientadas a la generacin de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. Las razones por las que se organiza una convencin son diversas, destacando entre ellas las siguientes:

Lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa. Presentacin de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto. Motivacin del personal de una compaa.

A la hora de poner en marcha una convencin o jornada, hay que tener en cuenta cuatro componentes:

El lugar en que se celebrar, que deber ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger cmodamente a los invitados y que la reunin se desarrolle con xito. Asimismo, deber contar con instalacin de megafona y de proyeccin audiovisual as como de tarima o escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc. El alojamiento, que no debe estar muy alejado del lugar de reunin El transporte de los convocados a la misma La alimentacin, para lo que habr que prever el suministro de caf y bebidas para las pausas de la convencin, as como la organizacin de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duracin.

Las entidades organizadoras intentan buscar entornos lo ms atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido y organizar otras actividades complementarias. Segn estadsticas espaolas, un tercio del gasto se destina al pago del alojamiento y otro tanto a satisfacer los gastos del evento incluyendo alquiler del saln y la organizacin. Las actividades

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contratadas para la convencin o jornada suponen un quinto del total aproximadamente y el resto se gasta en alimentacin y transporte. Ferias Son la mejor manera para estimular la produccin, el comercio, a la vez que se promueve el conocimiento y venta, bien de un producto o servicio con una periodicidad determinada. Qu es una Feria Las ferias son mercados vivos de operaciones comerciales. En ellas se encuentra concentrada en vivo y en directo la mejor fuente de informacin del sector y son adems el mayor centro neurlgico para poder intercambiar opiniones y tendencias. Por ello son herramientas que han de usarse de una forma ptima y rentable con el objetivo de fomentar el desarrollo de una empresa. En los ltimos aos han surgido numerosas ferias de carcter nacional y local. Ante tan prolfica oferta, la eleccin a cul acudir? debe ser reflexiva y esmerada. La recomendacin es informarse adecuadamente sobre la feria: su antigedad, su reconocimiento dentro del sector, su dimensin nacional o internacional, su periodicidad, y lo que es ms importante, su poder de convocatoria, ya que, evidentemente, cuando se realiza un esfuerzo econmico como el exponer en una feria, el ratio del coste por impacto real ha de ser medido cuidadosamente y lo suficientemente rentable para quien realiza esa inversin. Elegir la feria ms adecuada para la promocin y consolidacin de la imagen de la empresa es vital, porque a una feria hay que exigirle ser el punto de encuentro entre la mejor oferta y la demanda ms especializada de su sector. Es decir, hay que saber escoger a la feria lder. Una vez elegida hay que saber obtener la mayor rentabilidad. Por ello indicamos a continuacin una relacin de acciones que hay que prever en las tres etapas diferentes. Check list para la asistencia a una feria Acciones Preferia. Nombrar un responsable o coordinador para la feria. Establecer los objetivos, siempre por escrito, que persigue la empresa con la participacin en la feria. Los objetivos pueden ser muy diversos, desde conseguir nuevos contactos, ms ventas, hasta potenciar la imagen de la empresa o simplemente potenciar las relaciones pblicas ante los medios de comunicacin. Definir el pblico objetivo. Es decir, con qu visitantes queremos contactar? Pues en funcin del perfil de ese pblico haremos diferentes acciones de comunicacin antes, durante y despus de la feria. Revisar si nos sigue interesando estar presente en la feria. No hay que acudir slo porque se ha hecho en aos anteriores (el mercado y las tendencias cambian y puede ser que dicha feria no tenga la misma efectividad en la actualidad para nuestros objetivos) o porque est

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presente nuestra competencia. Deberemos conseguir informacin del perfil del visitante a la feria, a veces la entidad organizadora elabora estudios cualitativos y cuantitativos que facilita a los expositores. Tambin tendremos que comprobar que las fechas de celebracin de la feria no coincide con otras competitivas que puedan restar importancia a la nuestra. Solicitar al saln profesional la documentacin necesaria para participar en la feria y reservar el espacio de exposicin. La ubicacin del stand resulta fundamental para captar a los visitantes, especialmente si la campaa de comunicacin pre-feria va a ser reducida. Tambin sera interesante conocer dnde van a estar los competidores, as como las empresas que van a estar a nuestro lado. Definir el material que se va a exponer en el stand. Fijar el presupuesto del que disponemos, en sus diferentes partidas, para la feria. Disear el programa de comunicacin/publicidad para la captacin de visitantes. Seleccionar y contactar con el decorador/instalador del stand para solicitarle presupuesto y maqueta, en caso de que queramos que se realice externamente. Disear y fabricar el material a exponer en la feria. Preparar con el tiempo la documentacin tcnica y comercial que se va a entregar en el saln. Aprobar la maqueta del stand y el presupuesto. No olvidar que el stand es un elemento de comunicacin que debe conseguir un gran impacto visual ante los visitantes. Disear y encargar los artculos promocionales para la feria. Supervisar la fabricacin de los elementos decorativos del stand (rtulos, fotos, televisin/vdeo). Contratacin de mobiliario, decoracin floral, suministros de electricidad, agua, azafatas (es mucho mejor contar con personal especializado aunque nos cueste un poco ms, ya que nos estamos jugando la imagen de la empresa). Preparar las listas de precios. Iniciar la campaa de captacin de los visitantes: Contratar publicidad en prensa especializada. Redactar artculos de prensa y dossier de prensa. Inscripcin en el catlogo de expositores. Carteles y vallas en el recinto ferial (opcional). Intensificar contactos con la prensa (publicacin de reportajes, artculos, novedades). Supervisar la produccin de folletos, catlogos, carpetas y tarjetas de visita, etc. Comprobar la recepcin de invitaciones, pases expositor, tarjetas de parking, etc. Realizar el inventario del stand: grapadoras, papel, bolgrafos de promocin, etc. Continuar la campaa de captacin de visitantes. Por ejemplo: Envo de invitaciones personales a los clientes actuales o potenciales ms importantes. Mailing a todo el pblico objetivo de la empresa. Notas de prensa en las principales revistas especializadas del sector, ya que permite promocionar de forma gratuita los productos de la empresa. Comprobar la disponibilidad de los materiales promocionales: catlogos, tarjetas de visita, regalos, etc.

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Comprobar la contratacin de servicios de la feria. Elaborar fichas de contacto de visitantes para crear bases de datos. Convocar reunin informativa-formativa con el personal que va a estar en el stand con el fin de recordarles los objetivos que se persiguen, asignar tarjetas, repasar las tcnicas de venta y comportamiento en el stand, establecer incentivos, etc. No debemos olvidar que el equipo humano es tanto o ms efectivo que el propio stand.

Acciones durante la Feria Reuniones diarias con el personal del stand para intercambiar informacin, aclarar dudas y valorar resultados. Deberemos reflejar lo ms significativo en un informe diario. Rellenar las fichas de contacto para crear una base de datos de visitantes. Un primer paso es por lo menos recolectar tarjetas de visita, pero lo mejor es cumplimentar unas fichascontacto. Dicha ficha debe contener el mayor nmero posible de informacin que podamos conseguir sobre el visitante, desde el nombre y la empresa, hasta el producto que le interesa o los competidores con los que trabaja. Distribuir catlogos o CD pero controlando su distribucin. Entregar obsequios o artculos de promocin pero limitando su distribucin con objeto de mostrar cierta exclusividad. Recoger informacin sobre la competencia. Acciones Posferia Reunin inmediata con el personal del stand para hacer una primera evaluacin de la feria y analizar el contenido de las fichas-contacto recogidas. Realizar las acciones de seguimiento oportunas en cada caso para adelantarse a la competencia. Es bueno incluso agradecer con una carta personalizada la visita a nuestro stand. Realizacin del informe final de la participacin. En l se reflejarn los resultados obtenidos comparndolos con los objetivos que se haban previsto en un principio, la actuacin del personal del stand, el anlisis de la competencia presente en la feria, recomendaciones y sugerencias para mejorar participaciones futuras y una valoracin de la utilidad de esta feria. Envo de notas de prensa a los medios de comunicacin con los resultados obtenidos en la feria. Feria Tecnolgica Ferias Tecnolgicas aquellas ferias en las cuales se puedan presentar, mostrar e intercambiar distintas tecnologas, productos y experiencias de innovacin que se hayan desarrollado en el sector agrario, en particular de aquellas cuyos resultados e impactos constituyen un componente importante para el sector productivo. El Foro Es una actividad en la cual varias personas discuten un tema determinado, ante un auditorio. Esta tcnica es una de las ms utilizadas debido a que trae numerosas ventajas, de las cuales se pueden nombrar:

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Permite la discusin y participacin. Permite la libre exposicin de ideas y opiniones de los miembros del grupo y esto es posible de una manera informal y con pocas limitaciones. Da oportunidad de conocer las opiniones del grupo sobre el tema tratado. El auditorio puede reflexionar tambin sobre tema tratado.

En esta, existe una serie de integrantes que juegan un papel de gran importancia, entre ellos se encuentran:

El Coordinador: es el encargado de la buena marcha del foro, entre sus funciones bsicas se encuentran las de: dirige la participacin de los expositores, determina el tiempo disponible para cada uno, seala el orden de las intervenciones y da el derecho de palabra, anima y trata de que se mantenga el inters sobre el tema, presenta, al final, un resume de lo expuesto, las conclusiones y los puntos coincidentes o discordante. El coordinador no emite su opinin sobre el tema discutido, mientras se desarrolla el foro. Los Ponentes o Expositores: son todas aquellas personas que se preparan para discutir sobre el tema, estos tratan de que su exposicin se de en forma sencilla y ordenada .Los expositores no se deben desviar del tema tratado y tratar de seguir las normas del coordinador. Estos deben evitar, durante la presentacin del tema, las referencias personales. El Secretario: tiene entre sus funciones: mantener el orden y la disciplina durante el foro, toma nota sobre lo tratado y de puntos resaltantes, si el grupo es pequeo el secretario no es indispensable.

El Debate Es una discusin entre dos o mas personas sobre un tema determinado, este tiene como objetivo conocer todos los aspectos de un argumento o asunto, a travs de la exposicin de las opiniones que sobre el tema tienen todos los integrantes de un grupo. Para que tenga xito, en el grupo debe haber:

Cooperacin: en donde los miembros deben manifestar mutuo respeto, orden, los participantes aguardan el uso de la palabra para permitir la participacin de todos. Compromiso: se debe actuar con sinceridad y responsabilidad.

El debate esta integrado por: Un director o coordinador encargado de declarar abierta la sesin, presenta el tema, conoce el tema y concluye el tema. Un secretario que anota a las personas que van participando y el tiempo de intervencin de cada una, esto con la finalidad de darle la oportunidad de participar a todos los integrantes. Los participantes encargados de hablar del tema objeto de debate. Un moderador representante de cada grupo y quien prepara el tema y quien concede la palabra a los participantes; procura que se traten los puntos importantes sin salirse del tema; aclara dudas; finaliza la actividad con el resumen de las diferentes opiniones y saca las conclusiones obtenidas en la discusin con ayuda de los dems.

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Seminario El seminario tiene por objetivo la investigacin o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas. Puede decirse que constituye un verdadero grupo de aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la informacin ya elaborada, sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboracin reciproca. El grupo de seminario esta integrado por no menos de 5 ni ms de 12 miembros. Los grupos grandes, por ejemplo, una clase, que deseen trabajar en forma de seminario, se subdividen en grupos pequeos para realizar la tarea. Caractersticas: Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema y un nivel semejante de informacin acerca del mismo. El tema o material exige la investigacin o bsqueda especfica en diversas fuentes. Un tema ya elaborado o expuesto en un libro no justifica el trabajo de seminario. El desarrollo de las tareas, as como los temas y subtemas por tratarse son planificados por todos los miembros en la primera sesin de grupo. Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Todo seminario concluye con una sesin de resumen y evaluacin del trabajo realizado. El seminario puede trabajar durante varios das hasta dar por terminada su labor. Las sesiones suelen durar dos o tres horas. Preparacin Tratndose del ambiente del educacional, los seminarios sern organizados y supervisados por profesores, los cuales actan generalmente como asesores , podra darse el caso que la iniciativa partiera de los propios alumnos, lo cual seria muy auspicioso, y que ellos se manejaran con bastante autonoma, requiriendo una limitada ayuda de los profesores en calidad de asesoramiento en cualquiera de los casos habr un organizador encargado de reunir a los grupos, seleccionar los temas o reas de inters en que se desea trabajar. Desarrollo En la primera sesin estarn presentes todos los participantes que se dividirn luego en subgrupos de seminario. El organizador, despus de las palabras iniciales, formulara a titulo de sugerencia la agenda previa que ha preparado, lo cual ser discutida por todo el grupo. Modificada o no esta agenda por el acuerdo del grupo, queda definida por agenda definitiva sobre la cual han de trabajar los distintos subgrupos. Luego el subgrupo grande se subdivide en grupos de seminarios de 5 a 12 miembros, a volunta de los mismos. Estos pequeos grupos se instalan en los locales previos, preferentemente tranquilos y con los elementos de trabajo necesarios, por siguiente cada grupo designa su director para coordinar las tareas y despus de terminadas las reuniones deben de haberse logrado en mayor o menor medida el objetivo buscado y finalmente se lleva a cabo la evaluacin de la tarea realizada, mediante las tcnicas las tcnicas que el grupo considere mas apropiada , ya sea mediante planillas, opiniones orales o escritas , formularios entre otras.

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Simposio Consiste en reunir un grupo de personas capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrado as un panorama los mas completo posible acerca de la cuestin de que se trate. Es una tcnica bastante formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y el panel. La diferencia esta en que la mesa redonda los expositores mantiene un punto de vista divergente u opuesto y hay lugar para un breve debate entre ellos; y en el panel los integrantes conversan o debate libremente entre si. En el simposio, en cambio los integrantes del panel individualmente y en forma sucesiva durante unos 15 o 20 minutos; sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo, y lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema, de modo de que al finalizar este desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible. Preparacin Elegido el tema o cuestin que se desea tratar, el organizador selecciona a los expositores ms apropiados -que pueden de 3 a 6- teniendo en cuenta que cada uno de ellos debe enfocar un aspecto particular que responda a su especializacin. Es conveniente realizar una reunin previa con los miembros del simposio, para intercambiar ideas, evitar reiteraciones en las exposiciones, delimitar los enfoques parciales, establecer el mejor orden de la participacin, calcular el tiempo de cada expositor, etc. Adems de esta reunin previa de planificacin, los integrantes del simposio y el organizador, se reunirn unos momentos antes de dar comienzo para cerciorarse de que todo esta en orden y ultimar en todo coso los ltimos detalles. Desarrollo El coordinador inicia el acto, expone claramente el tema que se a de tratar, as como los aspecto en que se a dividido, explica brevemente el procedimiento por seguir y hace la presentacin de los expositores al auditorio. Hecho esto sede la palabra al primer expositor, de acuerdo con el orden establecido en la reunin de preparacin. Una vez terminada cada exposicin el coordinador sede la palabra sucesivamente a los restantes miembros del simposio. Si la presentacin hecha al comienzo a sido muy superficial, pueden en cada caso referirse a la personalidad del disertante cuando llega el momento de su participacin. Las exposiciones no excedern los 15 minutos, tiempo que variara segn el nmero de participantes, de modo que total no se invierta mucho ms de una hora. Finalizada las exposiciones de los miembros del simposio, el coordinador puede hacer un breve resumen o sntesis de las principales idas expuestas. O bien, si el tiempo y las circunstancias los permiten, puede evitar a los expositores a intervenir nuevamente para hacer aclaraciones, agregados, comentarios, o para hacer alguna pregunta entre si. Tambin puede sugerir que el auditorio haga pregunta a los miembros del simposio, sin dar lugar a discusin; o que el auditorio mismo discuta.

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Qu es un simposio electrnico? Es un evento similar a los congresos y coloquios que tienen lugar en un saln de conferencias pero que en este caso solamente se realiza a travs del correo electrnico. No requiere el traslado de los participantes a ninguna ciudad, ni gastos de alojamiento, adems de no necesitar cancelar otras responsabilidades. Generalmente los tiempos de un simposio electrnico son ms prolongados que los que poseen los eventos fsicos. Existe un tema central sobre el cual se debatir especficamente. Los simposios estn organizados por un director, un moderador y un comit directivo. Categoras de los trabajos presentados Ponencias oficiales. Son las exposiciones solicitadas por el director del simposio a reconocidos especialistas en el tema tratado. Su lectura es imprescindible. Ponencias recibidas. Son las exposiciones enviadas espontneamente al comit organizador, que las ha elevado a esta categora por su aporte al tema tratado. Su lectura es muy recomendada. Trabajos recibidos. Son exposiciones enviadas espontneamente al comit organizador, que las ha aceptado como informes de caso. Su lectura es recomendada. Contribuciones espontneas. Son exposiciones enviadas espontneamente durante el desarrollo del simposio. Sern puestas a consideracin de todos los participantes, sin previa revisin por el comit. Toda persona que se inscribe en el mismo, recibe previamente un programa con los temas que se tratarn y las indicaciones de participacin. Llegada la apertura del simposio, las ponencias de quienes ofrecieron trabajos para su consideracin se envan a todos los participantes en el da correspondiente a lo anunciado. stas se consideran ponencias oficiales. Esa persona registrada lee cmodamente desde su casa o su lugar de trabajo y puede participar haciendo preguntas, comentarios u opiniones envindolas a una direccin de correo electrnico determinada. Tambin puede enviar ponencias o trabajos que por alguna razn no pudo remitir antes de que venza el plazo para que su escrito fuese evaluado por el comit directivo. Estas ponencias no son consideradas oficiales, pero igual se distribuyen a todos. En la ltima semana se solicita a los participantes que emitan sus conclusiones personales para que el comit directivo rena todo lo expuesto y emita las conclusiones oficiales. Finalmente el participante recibe en su casa el certificado de participacin.

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Regional Santander Centro de Servicios Empresariales y Tursticos Organizacin de Eventos Empresariales MATERIAL DE APOYO TANTES PARA TENER EN CUENTA

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El Origen Etimolgico del Trmino Ceremonial y Protocolo Existe ms de una definicin acerca de qu es el ceremonial y protocolo. Para algunos el protocolo es el cdigo de la cortesa internacional, para otros, en el plano informal y cotidiano, son las normas de buena educacin que rigen la convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la cultura y desarrollo de los pueblos. Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial pblico, como " el conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los Estados", lo establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurdico de la igualdad natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporneo". Rubens de Melo, seala que protocolo y ceremonial son expresiones sinnimas y su "finalidad principal no es slo organizar los actos pblicos, como ceremonias oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y siempre permanente problema de las precedencias. Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que muchas veces se hable de ellos como si fueran sinnimos. Ello es un error. En efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre s, no son trminos equivalentes sino complementarios. PROTOCOLO El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial. Contemplado en forma ms amplia, se podra definir el Protocolo como el conjunto de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los actos sociales. A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos referentes a las autoridades de diferentes pases. Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden en ayuda y posibilitan una solucin satisfactoria para todos.

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Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer o retribuir una invitacin a una o ms personas y por desconocimiento de un mnimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido con los anfitriones, an cuando no lo manifieste. Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Espaola distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente: Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por costumbre". En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremonilis) indica tres acepciones: Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias; Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne; Libro, cartel o tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos pblicos. Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Espaola establece: Ceremonia: "(Del lat. ceremonia) f. Accin o acto exterior arreglado, por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las profanas// de ceremonia. loc. adv. Con que se denota que se hace una cosa con todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. Por ceremonia.//guardar ceremonia. fr. Observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..." CEREMONIAL En cuanto a Ceremonial, la definicin ms conocida es aquella que dice que el Ceremonial es el conjunto de reglas y prcticas que se observan en las relaciones entre los Jefes de Estado o entre stos y quienes los representan directamente. Sin embargo, esta definicin, a pesar de referirse al aspecto ms significativo del Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de Estado o a sus representantes directos. De all que algunos entendidos se vieran en la necesidad de ampliar dicha definicin, sealando que "Ceremonial es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relacin con otros Estados". En el trmino Ceremonial siempre estar bien empleado para referirse a las relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y particulares, o bien entre cualquiera de stos con los dems. Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial Diplomtico, que comprende lo

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relativo a los Agentes Diplomticos y a sus Misiones; un Ceremonial de Cancillera, que se refiere a la redaccin de los documentos diplomticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas Credenciales, Notas Diplomticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la liturgia; un Ceremonial de carcter institucional tanto en organizaciones pblicas como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco de las relaciones de amistad y de la familia. En cuanto al trmino Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas del ceremonial (pblico, militar, litrgico o diplomtico) establecidas por decreto o por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquas, rangos o categoras. Algunas definiciones adicionales son:

Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia. Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico. Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre. Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Pblico, Militar o Litrgico) establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan: Orden de precedencia

Tratamientos

Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarquas Es el arte o la tcnica de la construccin de las ceremonias Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales debe llevarse a cabo la accin del Estado. Es un medio, nunca un fin.

Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para ceremonias y formalidades de carcter oficial, diplomtica, militar, institucional o social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar una relacin de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, Etiqueta y Protocolo, 1998). Segn la Real Academia Espaola, el Protocolo proviene del Latn: Protocollum y del griego Protokollao con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le da tres acepciones:

Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico. Por extensin regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre.

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NATURALEZA DEL CEREMONIAL Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y mstico. El trmino ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad. Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial pblico y del protocolo, son correspondientes a la evolucin y principios de la diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento demostrativo en nuestros das de uno de los ms preciados principios bsicos del Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurdica de los Estados. El principio jurdico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho internacional contemporneo, es la slida base sobre la que se asienta el Ceremonial Pblico, nombre con el que se designa al conjunto de frmula en que se exterioriza la relacin de los Estados. Una de las caractersticas del ceremonial es crear un cuadro y una atmsfera en la cual se estrechan las relaciones entre los Estados y los hombres que la representan, de una manera armnica y racional. En el Congreso de Viena, de 1815, con el propsito de evitar las sucesivas disputas que se presentaban en relacin a la precedencia, se puso fin a las diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categoras diplomticas. Posteriormente, en un sentido ms preciso y de carcter universal, las categoras o jerarquas de los Agentes Diplomticos fueron definidas en la Convencin de Viena sobre Relaciones Diplomticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el mbito bilateral como multilateral del Concierto Internacional. Alguna Terminologa Utilizada en el Ceremonial y Protocolo Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en ninguna legislacin, regulan tcitamente las relaciones humanas. (Guevara, 1998). Urbanidad (Larousse): Cortesa, buenos modales, buena educacin. Urbanidad (Manuel Antonio Carreo): Conjunto de reglas que tenemos que observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y palabras, y para manifestar a los dems la benevolencia, atencin y respeto que les son debidos. Es una emanacin de los deberes morales. Educacin (Larousse): Accin y efecto de educar. Instruccin, enseanza: educacin primaria.//Conocimiento de las normas de cortesa: tener educacin. Educacin (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos permitindole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesa, buenas costumbres y atencin publica.

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Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa: trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o de una poca. Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales de una persona. Manera (Manuel A. Carreo): expresa que a travs de un atento estudio de las reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderacin y oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallarda que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad de las costumbres y la cultura del entendimiento. Cortesa (Camille Le Carre): La demostracin de nuestra consideracin hacia los dems. Cortesa (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y seguirlas hace ms grata la convivencia. Cortesa (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicacin. Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su aplicacin y observancia un buen comportamiento pblico. Etiqueta (Manuel A. Carreo): Es una parte esencial de la urbanidad, se da este nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las reuniones de carcter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza. Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las cosas correctamente y de manera fcil; es la expresin formal de los buenos modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

Importancia de la Etiqueta en el Ceremonial La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben observarse en todos los actos y ceremonias pblicas y solemnes, as como en las manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentacin de ciertas normas del ceremonial extranjero o poltico, con el que suele confundir y en el que est implcitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de sta ha variado radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquas tiende a aligerar la aplicacin de sus prcticas, en consonancia con el espritu de la poca en que vivimos. En las organizaciones democrticas, la etiqueta desempea un papel secundario. Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta vara segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos, establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de

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etiqueta la constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son especificados en tratados, manuales, etc. La Etiqueta implica:

Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido comn. Un entorno o contexto apropiado: Fsico, rea en que se desenvuelve el individuo y donde hay que considerar una distribucin adecuada. Cultural, donde la cortesa es el comn denominador para las buenas relaciones, pero sus formas de expresin varan de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien. Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores sealan que el trmino Protocolo Social, no es ms que una analoga que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus social, la educacin y las buenas maneras son las variables que delimitan y califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse segn la interpretacin hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita Gonzlez, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social, excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomticos. CEREMONIAL Y PROTOCOLO Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe cumplirse estrictamente. De all la naturaleza rgida del ceremonial, sujeto a procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mnimas normas de protocolo y etiqueta. En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la funcin de planificacin hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y ceremonias. El diseo de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino de un profesional con experticia y con dominio tcnico del rea. No obstante, cabe resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar. La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o acto formal el xito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse para lograr la majestuosidad e imagen que perdurar en el asistente, de lo contrario la ceremonia ser recordada por su mala organizacin y falta de elegancia. A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pblica o privada, militar o religiosa debe tomarse en cuenta la metodologa que a continuacin se seala:

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Metodologa para la Realizacin de Ceremonias Acadmicas Llevar a cabo una ceremonia acadmica implica la consideracin de las siguientes variables: FUENTE ORIGINARIA Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un contexto geogrfico y cultural determinado. Es as como toda ceremonia tiene una explicacin y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia. Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolucin o los antecedentes y costumbres que rigen la actuacin de una determinada ceremonia. DESCRIPCIN Consiste en presentar la caracterizacin de la ceremonia. Para ello se toma en cuenta el objeto, los aspectos ms relevantes y su importancia.

MBITO / ALCANCE Se refiere a la penetracin y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene alcance local, regional, nacional o internacional. ORGANISMOS INVOLUCRADOS Se refiere a detallar todos aquellos organismos pblicos y privados que debern estar presentes y a los cuales deber envirsele invitacin institucional. Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada. Ello implica: PROCESO ADMINISTRATIVO Trata de los procesos de informacin, promocin, logstica y de relaciones pblicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El ms importante de ellos es el flujo de informacin el cual tiene por objeto informar y suministrar las instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logstico necesarios para garantizar el xito en el desarrollo de la ceremonia. DOCUMENTOS A EMITIR

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Se refiere a toda comunicacin, invitacin, instrumento tcnico (distintivo, tarjetas de identificacin, etc.) y guin protocolar que debe producirse para el buen desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarn posteriormente un expediente que registrar y documentar para el futuro el evento o ceremonia tratado. PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que debern cumplirse cronolgicamente segn lo establece la ley o la costumbre.

Normas de protocolo. Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia. Instrumentos a utilizar. Se refiere a los instrumentos siguientes: o Guin protocolar del acto o ceremonia o Tarjetas de identificacin de la sala o Vocativos o Decretos, resoluciones, providencias, etc. o Lista protocolar o Tarjetas de invitacin o Croquis o planos del lugar o Lista de personal de ceremonial y protocolo Orientacin logstica. Trata de las actividades de logstica (transporte, mobiliario, podium, sonido, refrigerios, pancartas, etc.) planificadas, con detalles de los responsables que debern seguirse a los fines de garantizar el xito del evento. Etiqueta. Se refiere a las pautas en el vestir que regirn el acto o ceremonia tradicionalmente segn el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.

TIPO DE TRAJE Chaqu o Jaquette

HOMBRE Chaqueta negra con faldn largo Pantaln sin vuelta, gris oscuro, a rayas muy finas. Camisa blanca con cuello almidonado. Corbata de seda gris, de nudo corriente o plastrn. Zapatos negros, lisos, ligeramente en punta, con cordones. Calcetines de seda negra, hasta la pantorrilla. El sombrero y el guante, de rigor en algunos lugares

MUJER Para el da: traje corto de dos piezas, preferiblemente con mangas. Para la noche: si as se exige, vestido largo elegante.

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Frac

Esmoquin o Smoking

dejaron de llevarse en climas clidos. Chaqueta negra, corta Traje largo adelante, con faldn largo y estrecho atrs. Pantaln negro, con dos hileras de galn negro por la parte posterior de las perneras. Camisa blanca con pechera de piqu, almidonada, con duro cuello de pajarita. Corbata de lazo, blanca (pajarita) Chaleco de piqu blanco, con botones de ncar. Zapatos. Estrictamente deben ser de cuero cortesano, aunque tambin se pueden usar de charol o piel (con cordones) Calcetines negros, de seda hasta la pantorrilla. Admite el uso de condecoraciones, pero slo cuando la invitacin lo especifique. Chaqueta negra, sin faldones, Traje de cctel, corto o largo. sencilla o cruzada y con solapas de seda. Pantaln a juego, con un galn negro por la parte exterior. Camisa blanca con pechera de piqu, lisa o plisada. Corbata de lazo negro, de seda o corbatn negro y cuero duro de pajarita Chaleco si se utiliza suele ser negro. Las alternativas al chaleco es una banda negra de seda (nunca se usan juntos). Zapatos negros lisos.

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Calcetines negros, de seda hasta la pantorrilla. No admite el uso de condecoraciones. Slo un botn en el ojal. En ocasiones menos Trajes de calle, claros en la Trajes a dos piezas. protocolarias se usa un traje maana y oscuros en la tarde, oscuro, casual o deportivo noche. segn las circunstancias.

Normas de Protocolo Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial.

Las principales normas a considerar son las siguientes: CEREMONIAL PBLICO El lugar de honor es la derecha La persona de mayor rango se coloca de pi o sentada a la derecha de la de mayor jerarqua. El puesto central de cualquier reunin y/o evento debe ser ocupado por la mxima autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerrquico). El orden de ubicacin es alternativo a partir del centro. Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarqua ocupar la derecha. 1 2 Si son tres personas Si son cuatro 2 3 1 1 3 2 4

La colocacin de personas o delegaciones en un evento deber hacerse en orden alfabtico del pas anfitrin. La nacin anfitriona cuando no asume la presidencia de la reunin tomara el ltimo lugar. Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.

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El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento, siempre y cuando no vaya el Presidente de la Repblica o un Ministro en su nombre, quienes ocuparan dicho puesto. Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categora de ellas es igual a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscar que stos queden alternados con los de los caballeros. Se evitar que los esposos queden uno a continuacin del otro. Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor categora va a la cabeza y los dems en su correspondiente orden. Cuando la mxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta tanto no lo haga dicha autoridad. La bandera del pas anfitrin va a la derecha y en el medio, despus el resto de banderas. Cuando el nmero de banderas sea impar la del pas anfitrin ocupar el lugar central. Cuando sea par, ocupar el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador. Si se coloca la bandera en el centro del saln, tras el presidium, deber estar flanqueada a su derecha por la del Departamento y a su izquierda por la de la ciudad anfitriona (Municipio). Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un edificio, el puesto de honor es siempre el ms cercano a sta y ser ocupado por la bandera del pas anfitrin, siguiendo el resto de aquellos pases que participan en el evento. Si se realiza una reunin de carcter internacional, tales como congresos, simposios, etc., por un organismo, entidad o institucin nacional y celebrada en el pas, se colocarn las banderas: o Por la antigedad de ingreso al mismo o Orden alfabtico del pas sede Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que formen cada una un bloque de honor, la bandera del pas estar flanqueada por las otras dos. La bandera se iza a media asta llevndola lentamente hasta el tope y luego se baja hasta la posicin adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rpidamente hasta el tope y luego se baja lentamente. Al acceder a un vehculo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehculo. Hacindolo a continuacin por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o persona que lo acompae. Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categora y le invita a subir a su vehculo oficial, le ceder siempre el asiento de la derecha. Al descender se proceder a la inversa, hacindolo en primer lugar la mayor autoridad. Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harn primero los caballeros y luego las damas, a las que esperarn y dejarn pasar delante, de no hacerlo por parejas al bajar lo harn las damas primero.

Tratamientos

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Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que ocupa o de la consideracin recibida que ostenta. Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se pierden al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuacin. EXCELENTSIMO EMINENCIA VUESTRA MAJESTAD ALTEZA REAL MAGNIFICO ILUSTRSIMO CIUDADANO EMBAJADORES CARDENALES REYES PRNCIPES RECTORES (en Espaa) ALCALDE APLICACIN COMN

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