EVENTOS

APRENDICES

ANA SOFIA BAYONA FONSECA

ADRIANA QUINTERO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

‘GESTION ADMINISTRATIVA
FICHA:
YOPAL/CASANRE
2020
 EVENTO

APRENDICES:

ANA SOFIA BAYONA FONSECA

ADRIANA QUINTERO

PROGRAMA:

GESTION ADMINISTRATIVA

FICHA:

INSTRUCTOR:

FABIO HERNAN VALECIA VENEGAS

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2020
 INTRODUCCIÓN

Este proyecto investigativo se realiza con el fin de aprender a planear y organizar un evento, analizando y
teniendo en cuenta todos sus aspectos y objetivos al momento de ejecutarlo. Los eventos son de vital
importancia de estos depende que las relaciones con las demás organizaciones perduren y mejoren
cada vez mas, un evento, es una actividad especial que se realiza fuera de la rutina, o dentro del
ambiente laborar
 OBJETIVO GENERAL

Evidenciar en que consiste la realización de un evento, que lo compone y que abarca al momento de
ejecutarlo

Esta investigación se hace con el fin de contextualizar y aprender cada una de las pautas que se deben
tener en cuenta al momento de la realizar un evento, teniendo la capacidad reconocer si es o no
rentable.
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Generar un habito investigativo y lector al momento de realizar cualquier actividad.
 Conocer la amplitud de los eventos

 QUE ES UN EVENTO

El termino de evento proviene del latín eventus, es una reunión de personas que conlleva un motivo en
particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir
información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes
potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y
comercialización

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS

Cuando vamos a llevar acabo un evento debemos planificar, deberá tener que es lo que se quiere llevar a
cabo, tenemos que separar la clasificación del evento del tipo o temática.

La primera clasificación se encontrará dividida en

Por su tamaño: en pequeños, medianos, grande y mega eventos

Por el lugar de desarrollo: siendo estos al aire libre, lugar cerrado. En provincia

Por su tipo: sociales, masivos, y/o populares, religiosos, culturales, deportivos. Empresariales o
corporativo

EVENTOS EMPRESARIALES

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o
potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la
oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de
fidelización frente a la competencia del mercado actual. De esta forma, un evento proporciona contacto
directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de
forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

Estos son generalmente celebraciones formales organizadas por una empresa para festejar las
navidades o celebrar algún logro importante. Dependiendo del tamaño de la empresa, estas cenas
pueden ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevarse a cabo en un salón de banquetes, un
hotel o una finca.

Eventos empresariales

Aniversarios de empresas family day Desayunos, almuerzos o cenas de trabajo

Cenas de fin de semanas
Encuentro de negocios
Eventos recreativos o de integración
Jornadas de capacitación fiesta de logro de objetivos, entre otros.
Eventos culturales

Es un acontecimiento donde se difunde la cultura, creencias, valores, tradiciones de alguna sociedad,

actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos como actos que permiten
un conocimiento, y fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades. Estas
actividades son apoyadas por el gobierno nacional, y por las administraciones departamentales y
municipales, así como también por entidades educativas y entidades privadas sin ánimo de lucro, que
han logrado consolidar espacios de intercambio y promoción de las manifestaciones culturales para un
público regional y nacional. Actos nacionales Kermeses

Eventos culturales

 Festivales
 Conmemoración
 Espectáculos artísticos muestra de arte
 Inauguración de centros culturales
 Presentación de un libro
 Espectáculos callejeros
 Exposiciones

Características

Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos
como actos que permiten un conocimiento, compresión y fortalecimiento de la identidad cultural de
individuos y comunidades.

 Aspectos a considerar en la realización de eventos culturales

 Instituciones organizadoras o patrocinadoras
 El tema trascendencia académica, social, de extensión, de mercadeo

Que es un Evento religioso

Un evento religioso es la reunión de personas creyentes para celebrar un hecho u acto importante
dentro de la ideología del grupo. Son una herramienta de comunicación ya que a través de este tipo de
eventos se transmite sentimientos, información conceptos y contacto con los líderes espirituales. Esto
se celebra de acuerdo a la religión, aunque por lo general se llevan a cabo en lugares sagrados,

Ejemplo: en el Catolicismo os sacramentos son celebrados en un altar y no necesariamente tiene que ser
en una iglesia o catedral

Eventos religiosos

 Sacramento
  Navidad
 Semana santa
 Retiros religiosos
 Fiestas patronales
 Convivencias
 Canonización

CARACTERISTICAS
1. Tiempo de reflexión
2. Motivo de celebración espiritual
3. Siguen un protocolo
4. Proclamar la palabra de DIOS
5. Participantes con una ideología en común
6. Un evento religioso por lo general es familiar(publico)
7. Hay una persona con el nombre de pastor, sacerdote, rabino etc, que dirige la ceremonia
8. Momentos dedicados a la oración
9. La duración de un evento religioso puede ser desde algunos minutos hasta días o semanas
10. En la mayoría de los casos la participación es gratuita, pero existen excepciones tales como los
retiros espirituales (sin fines de lucro )

EVENTOS SOCIALES

Un evento social es una reunión de personas organizada con previa antelación para celebrar algún tipo
de suceso que puede abarcar cualquier área social,

 Fiestas comunitarias (bazares)

 Fiestas de fin de año
 Día del niño
 Día de la madre
 Pequeñas sorpresas
 Fiestas privadas
 Desfiles
 Conferencias
 Graduaciones

CARACTERISTICAS

Son de carácter festivo, se desarrolla en la misma jornada,, hay un tema central de la celebración

EVENTO POLITICO

Es un acto de comunicación en el que los funcionarios políticos argumentan sobre problemáticas del
entorno, con el fin de de exponer y conocer las posturas y bases de las distintas partes que participan
Eventos políticos

 Lanzamiento de campaña
 Nombramiento de funcionarios
 Debates, congresos, inauguraciones
 Cierre de campaña
 Desayunos, almuerzos y cenas proselitistas
 Eventos a beneficio, Distinciones
 Firma de acuerdos
 Actos conmemorativos
 Recepciones diplomáticas
 Entrega de premios, diplomas
 Homenajes y Reconocimientos
 Conferencias de prensa

CARACTERISTICAS

 Siempre un evento de carácter político es un acontecimiento muy importantes, por esta razón
sabemos la trascendencia que tiene general o mantener una excelente imagen público, pasada o
presente.
 Contamos con alquiler de sillas, templetes, carpas, lonas, audios, video, para la superficie o área
que nos confiera

EVENTO DEPORTIVO

Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tiene una
repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: turística , de infraestructuras, económicas,
sociales, deportivos, políticos etc.

Eventos deportivos

1. Carreras populares
2. Marathones
3. Exhibiciones/competencias amistosas
4. Partido de liga
5. Partidos de copa
6. Torneos
7. Competencias
8. Olimpiadas
9. Campeonatos
10. panamericanos

CARACTERISTICAS

 Se debe tener premios

 No debe tardar mucho tiempo el calentamiento porque las personas se aburre
  Se debe tener mucha publicidad para que los deportistas sean animados
 Debe contar con el lugar apropiado y debe estar limpio
 Debe haber un ambiente agradable como música que tena que ver con el deporte o algo por el
estilo.

EVENTOS PUBLICOS

Son mejores conococidos como eventos masivos que en su mayoría son

 Conciertos
 Festividades
 Ferias
 Desfiles
 Concursos(certámenes)

Características

 Lo primero que podemos plantearnos es la magnitud (un estimativo de posible asistentes)

 Ya que no se requiere del mismo despliegue preparar una reunión de 20 asistentes qe un congr

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

En un evento intervienen 3 clase de agentes

Primero se constituyen comités para alcanzar el éxito

Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con el
registro, la acomodación, la finanzas y al cliente

LOS AGENTES MAS IMPORTAMNTES DEL EVENTO SON.

1. ORGANIZADORES
2. INVITADOS Y ASISTENTES
3. CONFERENCISTAS

Quienes se encarga de la organización son responsables directamente de la ejecución del evento y

dependiendo de la magnitud del mismo.

ORGANIZADORES

Es aquella persona o grupo de personas que asuman las responsabilidades de realizar una reunio.

Es un evento es importante tener en cuenta a los organizadores porque seon los encargados de planear,
dirigir y realizar el evento.

CONFORMACION DE COMITES

COMITÉ PRGANIZADOR: Está integrado por los coordinadores de cada comité. Tienen que llevar a cabo
toda la organización y desarrollo del evento

COMITÉ DE ADMINISTRACION: Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos

COMITÉ DEPRESUPUESTO Y FINANZAS: Les cooresponde elaborar el presusupuesto general de gastos

COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS: Tiene como misión manatener la imagen positiva de la organización
y las actividades de promoción

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

1. ORGANIZADORES

Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del
evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.

2. CONFERENCISTAS

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica

3. PARTICIPANTES O INVITADOS

Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

TIPS A TENER EN CUENTA

1. Crea una comunicación y contenidos adaptados a tu público objetivo

Uno de los aspectos primordiales a la hora de organizar un evento es realizar esfuerzos en conocer bien
a tus asistentes. Esto te permitirá ofrecer un mejor servicio y crear experiencias que satisfagan las
expectativas del público asistente.

Para alcanzar este objetivo y lograr que tu evento sea todo un éxito, es recomendable adaptar el
mensaje a tus clientes, atender a la decoración, definir una temática, elegir una música adecuada, cuidar
el diseño del lugar y realizar una excelente comunicación en los medios sociales.

público potencial en eventos

2. Trabaja en equipo

No importa el tamaño del evento que tengas en mente planificar, lo más aconsejable es trabajar en
equipo y delegar responsabilidades. Ya que, es realmente complicado que una sola persona esté a cargo
de toda la organización y proporcione unos buenos resultados.

Tanto si eres el encargado de la planificación o es otra persona de tu organización, vendrá bien tener al
menos un par de manos adicionales. Y como mejor opción, será la contratación de un planificador
profesional ya que aportará una mayor calidad al proceso.

Los eventos son lugares donde tu empresa y el mensaje que se proporciona, se convierte en el foco de
atención de tu público objetivo. Por este motivo, no es solamente importante la figura del planificador o
el presupuesto disponible, sino de la habilidad de organización demostrada y la atención que se dedique
a cada detalle.

Esta base construida en los primeros pasos de la creación de tu evento, marcará la diferencia e impulsará
una óptima consecución de los siguientes procesos de la organización.

trabajo en equipo para organizar eventos

3. Battever: Satisface las necesidades de los asistentes

La experiencia del usuario durante la celebración del evento es algo que es importante atender.
Sabemos que un asistente satisfecho, es un asistente con buen recuerdo y que hablará muy bien sobre
su experiencia durante la estancia.

En este sentido, hay varias formas con las que satisfacer las necesidades de tu público. Como, por
ejemplo: proporcionar zonas de descanso, zona de catering, ofrecer una información detallada sobre
disposición y programa de conferencias, etc…

Por otro lado, estamos viendo como las nuevas tecnologías cada vez están formando parte de las
necesidades básicas a cubrir de todos nosotros. Disponer de WIFI o un servicio gratuito de carga móvil
con las estaciones de carga para móviles en eventos, se ha convertido en una de las tendencias más
innovadoras y útiles para llevar a cabo, ¡A nadie le gustaría quedarse sin batería en mitad de un evento!

estaciones de carga para móviles

Descubre los cargadores de móviles personalizables con publicidad para Eventos

4. Redacta tu presupuesto teniendo en cuenta imprevistos

Hay situaciones desfavorables producidas durante la consecución nuestro evento que se pueden escapar
de nuestro control, o bien son difícilmente detectables durante la fase de planificación. Por esta razón,
es importante destinar parte de nuestro presupuesto disponible a imprevistos que puedan suceder, y así
teniendo una respuesta más inmediata para paliar los desperfectos o perjuicios producidos.

Al fin y al cabo, se trata de tener un plan de actuación sólido para evitar que los asistentes sean
afectados y puedan llevarse una mala impresión durante su estancia.

presupuesto para eventos

5. Aporta originalidad a tu evento

Dejar huella en la memoria de los asistentes y diferenciarte del resto proporcionando originalidad,
genera grandes resultados visibles.

Para esto, evita todas aquellas ideas estandarizadas y trata de conectar con tu público de una forma
original y que favorezcan a llamar más su atención.

Crea espacios y escenarios fuera de lo común y con un diseño moderno e innovador, haz uso de la última
tecnología como la realidad aumentada y la tecnología wereable y dispone a tus asistentes de estaciones
para la recarga de sus dispositivos móviles. Por supuesto, hay muchas más ideas que puedes aplicar para
tu evento, ¡Encuentra las que mejor se adapten al tuyo!

tecnología original para eventos

6. Realiza un control final el día previo

Es bastante útil dedicar el día de antes al comienzo del evento para realizar un seguimiento de aquellos
aspectos más importantes de la organización. Por ejemplo, asegurarse de haber dado unas buenas
indicaciones de cómo llegar al lugar, revisar la lista de invitados, comprobar que el espacio esté
totalmente listo, etc…

Para ello, puedes elaborar una lista de verificación con aquellos puntos que consideras de importancia
controlar con anterioridad a la inauguración.

7 tips para organizar eventos

7. Pide opinión a los asistentes

Saber la opinión de tu público una vez que haya acabado el evento, te proporcionará un valioso
feedback objetivo por parte de estos sobre su percepción acerca de su experiencia de uso. Ya sea para
aquellos servicios o procesos que han tenido una mejor aceptación y para aquellos que hayan sido
percibidos de forma negativa. Esta información te ayudará a evitar errores en el futuro y mejorar la
calidad para tus asistentes.

La mejor forma de recoger esta información es a través de los comentarios de las redes sociales o
proporcionando una encuesta de satisfacción en su finalización a la salida. ¡Anímate a escuchar a tus
asistentes y las futuras ediciones serán todo un éxito

https://www.battever.com/7-tips-para-organizar-eventos/
ETAPAS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

La organizacion de cualquier tipo de evento debe cumplir las siguientes etapas:

1. Pre-evento (Planificación-Organización)

Establecemiento de los objetivos y metas.

Definicion de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoracion,

celebracion, promocion etc.)

Análisis de necesidades y expectativas.

Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de financiamiento

(propio, sponsor, auspicio, apoyo etc.)

Cotizaciones ( Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes

proveedores).

Administracion del evento (papeleria, permisos, convenios, derechos de

admision.

Asignacion de responsabilidades y funciones al staff organizativo.

Preparacion de la lista de invitados y definicion del perfil del público.

Contraciones.

Pre-Evento

Evento Post-Evento

Organización de Eventos

Envio de las invitaciones con 45 dias de anticipacion.

Organización de transporte y hospedaje.

Planificacion del banquete (Menu).

Establecimiento del lugar.

Elaboracion del programa.

Promocion de la imagen del evento.

Envío de información a la prensa.

2. Evento (Ejecucion)

Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde

se llevará a cabo el evento.

Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en

el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y

demás.

3. Post-evento ( Evaluación)

Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en la

reunión.

Evaluación de resultados: se realiza un informe final (evaluacion financiera,

analisis del alcance de objetivos). Seguimiento del evento y envio de cartas de

agradecimiento.

http://infopvirtual.com/cursos/organizacion_de_eventos/Unidad3_Etapas_de_la_Organizacion_de_Eve
ntos.pdf