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CARRERA DE PROFESIONAL GASTRONÓMICO

Asignatura: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CATERING

Directora: LIDIA T. DE AMITRANO

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ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS

EVENTO

Es algo eventual, acontecimiento, suceso que ocurre o no, pero así se llama internacionalmente a
las reuniones, fiestas o ceremonias, ya sean públicas o privadas.
En algún momento de nuestras vidas preparamos o asistimos a un evento, hay algunos que son
verdaderos fenómenos por su magnitud.

El mundo de los eventos nos brinda grandes posibilidades, abre caminos, tendencias y modas. En
algunos casos rescatar la nostalgia de alguna fecha especial o aplicar la tecnología, que como
todos sabemos se renueva constantemente.

Organizar un evento es apasionante, es donde nosotros como organizadores deberemos desplegar

y sacar lo que tenemos dentro, y aplicar la magia, el teatro, la creatividad y a partir de allí
proyectar y ejecutar, con profesionalismo y seriedad. Llevar adelante una propuesta de
comunicación con el potencial cliente. El organizador pasa a ser el responsable de toda acción.

Muchas veces los eventos se confunden con reuniones sociales o celebraciones frívolas, pero
también han servido para marcar etapas históricas en nuestro país, como un festival de rock
multitudinario a beneficio de alguna institución, como la celebración del centenario de nuestra
independencia.

Esta actividad existe desde épocas inmemoriales; en la preparación de rituales, ceremonias

eclesiásticas (religiosas), danzas, ceremonias necrológicas, ceremonias en las que algunas
sociedades celebran cuando los niños alcanzan la pubertad, la planificación de una graduación o
entrega de premios, etc.

Es posible que al comenzar esta actividad a veces el organizador se encuentre desorientado. El

OPE (Organizar Profesional de Eventos) podrá trabajar free lance, contratado por una empresa,
institución, asociación o un particular.
También podrá hacerlo en forma independiente, dentro de su empresa, generando y produciendo
sus eventos, arriesgando su capital o formar parte de una empresa organizadora de eventos.
Para cualquiera de estos casos el organizador deberá tener un conocimiento básico de ceremonial
y protocolo o bien contratar gente idónea en la materia.

Si nos dedicaremos a organizar eventos integrales, estaremos en contacto con empresas de

catering, DJ, artistas para el show, gente de seguridad, personal gastronómico, salones,
residencias, casa quintas, decoradores, ambientadores, etc.
A partir de nuestra primera entrevista con el futuro cliente, podremos tener una visión o una idea
integral de la importancia del evento.
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DEFINICIONES DE DIVERSOS TIPOS DE EVENTOS

 Aniversario:

Puede ser de una persona o de un lugar específico, es para conmemorar algo, sea el nacimiento, la
creación, la fundación, el cumpleaños. También se designa con este término al cumplirse la fecha
de la muerte de una persona, en este caso la ceremonia toma el cariz que corresponde de
recuerdo, reconocimiento, evocación, con la emoción que eso significa. En ambos casos se dicen
unas palabras, leyendo, puede ser mas de un orador cuidando los tiempos que no sean largos.

 Brain Storming:
Es similar su formato al panel con la diferencia del tipo de ponente y del presidente del debate. Se
trata de un tema de discusión sobre ideas propuestas por los participantes. Su característica
principal es que plantea libremente todo lo que viene a la mente en forma espontánea por más
absurdo que parezca, con el fin de generar soluciones creativas.

 Coloquio:
Es una reunión que agrupa a un distinguido número de especialistas o expertos en diversas
disciplinas quienes exponen sus conocimientos acerca de uno o varios temas en particular.

 Carrefour o Whorkshop:
Los carrefour o Workshop son reuniones de un limitado número de personas para intercambiar
conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente, los resultados o trabajos
obtenidos de este tipo de reunión pueden ser temas de discusión de otras reuniones (ver
Workshop).

 Convención:
Es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares ya sean comerciales,
industriales, profesionales, políticos, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en
una fecha y lugar determinados previamente, para convivir, tratar asuntos de interés común y
tomar decisiones al respecto.

 Congreso:
Es la reunión de un grupo de personas o de representantes de grupos que comparten, como en la
conversación, intereses similares y que se reúnen en las fechas y lugares establecidos previamente
para tratar de asuntos de interés común y para tomar decisiones. En la mayoría de los casos, ese
término se aplica a reuniones internacionales de ciencias médicas o profesionales

 Conferencias:
Es un tipo de reunión similar a las anteriores con la diferencia primordial del formato de sus
sesiones de trabajo a las cuales se invita por lo general a exponentes destacados de una
especialidad.
Observaciones: es de práctica común aplicar a estos términos el carácter geográfico de la reunión,
ya sea internacional, mundial, nacional, regional, etc.
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 Conferencia de prensa:
Es una reunión en donde se informa a los medios sobre algún tema que se quiera destacar. Puede
ser exclusiva (o cerrada) para medios, o mixta (abierta) con invitados especiales de otras áreas.
Se hace en el salón de un hotel, una disco, en la misma institución, confitería, club. Se informa
sobre el tema a tratar. Se entrega material informativo, una muestra del producto, a veces se
hacen desplegando una gran fantasía y originalidad para lograr una respuesta de los medios.

 Cumpleaños infantil:
Este tipo de reunión debe adecuarse a la edad de los niños, teniendo en cuenta especialmente el
espacio y el entretenimiento ya que la propuesta varía totalmente entre niños de 3, 4, 5 ó 6años.
Calcular bien los tiempos (se cansan y aburren fácilmente) la comida, el horario, las necesidades.

 Debate:
Es una reunión de entre 15 a 20 personas en asamblea general para tratar o discutir varios temas,
bajo la guía y control de un presidente.Portavoces en cada grupo expresan sus opiniones de
acuerdo con sus reglas de tiempo y temas de discusión.

 Desayuno de trabajo:
Reunión a primeras horas de la mañana de hasta 10 personas aproximadamente para hablar sobre
un tema predeterminado.
Se sirve un desayuno común, no recargado. Hay un conductor sin demasiada formalidad. Si se
invita a más personas es conveniente que haya más conductores o coordinadores ya que se trata
de un intercambio de ideas, se hacen preguntas y se plantean propuestas. Dura entre una hora y
media a dos horas.

 Descubrimiento de una placa:

Este es un acto protocolar significa el reconocimiento a alguna persona, el homenaje a algún
hecho o el recordatorio de un situación que merezca ser destacada o para que no caiga en el
olvido. Puede ser en el interior de una institución donde se impone el nombre a una sala, salón,
auditorio, aula magna, o en la calle, en un monumento, en un árbol.
(Ej. Se pone el nombre de Mariano Mores a una calle, el de Borges a una plaza, el de “Aquí
vivió........ o se designa La esquina del tango).
Se invita a las autoridades, familiares del homenajeado, alumnos, socios, autoridades, de acuerdo
a la característica del acto. Una o dos personas hablan brevemente ya que generalmente la gente
está de pié. Se puede hacer firmar un pergamino, el libro de oro, entregar un ramo de flores y
ofrecer un pequeño convite.

 Desfile de moda:
Es la muestra de ropa. Hay dos categorías: para comerciantes (lo que se llama un show room) y
para el público en general. El desfile show donde se incorpora elementos de espectáculo, música,
baile, mimo. Su duración no debe exceder la hora y media a dos horas (como mucho).

 Exposición:
Es una muestra en la cual anteriormente se exhibían los productos pero no se vendían, ahora
tanto se exhibe y vende en las ferias como en las exposiciones. Lo mismo significa, Salón o
Muestra sin que el nombre implique mejor o menos calidad, duración o reconocimiento.
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Dura entre 3 a 15 días. Las Exposiciones Internaciones duran varios meses como la de Sevilla o
América 92´.

 Feria:
Es una muestra donde se expone y vende mercadería, se ofrecen servicios. En las ferias
monotemáticas o verticales los expositores son de un mismo tema, Ej. Feria del Calzado, en
cambio en las generales y horizontales no hay ninguna restricción de rubros o actividades. Ej. Feria
de las Naciones.

 Homenaje:
Se hace en recuerdo a una o varias personas por su trayectoria o acción destacable.
Puede tener distintas características como narrar o mostrar aspectos de la vida de esa, estas
personas o de la situación vivida. Una persona hace la presentación, se le entrega un ramo de
flores al homenajeado o a sus descendientes, o se lo destaca y honra con un titulo Ej. Honoris et
Causa. Al finalizar puede ofrecerse un vino de honor.

 Inauguración:
De acuerdo al lugar y las circunstancias siempre es una reunión festiva donde se comentan los
pasos y logros realizados para haber alcanzando ese objetivo.
Se puede invitar a hacer una recorrida por el lugar y se ofrece un servicio adecuado al horario y al
tono que se le quiera dar. También se puede hacer un espectáculo audiovisual. Si es de índole
política se invitan a las autoridades. Los católicos invitan a un sacerdote a bendecir ese lugar.

 Jornada o Jornadas:
Es una reunión de trabajo, de investigación, de estudio, informativa para resolver un problema
planteado ante un auditorio interesado en el tema cuyas resoluciones y resultados se publican
posteriormente.

 Mesa redonda:
Es una reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos así como de participantes
que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos bajo la guía y control de un
conductor o coordinador.

 Panel y foro:
Es una reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los
integrantes del presidium, quienes posteriormente discuten o responden a temas específicos de
sus potencias con el auditorio participante, controlado y guiado por un presidente. En el papel, los
componentes comparen los mismo o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes
deben manifestar conceptos opuestos. Lo mismo ocurre en el Simposio en el que los participantes
tienen ideas divergentes.

 Presentación de libros:
Se hace e una librería, auditorio, biblioteca, el salón de un hotel o la Feria del Libro. Generalmente
una o dos personas presentan al autor y hablan sobre su obra. Se puede leer un párrafo o una
poesía y el autor dice unas palabras. Se invita a amigos y conocidos del escritor, a críticos
literarios, a alumnos de los talleres literarios y periodistas de las páginas especializadas.
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No es obligatorio servir nada. Habitualmente se habilita un sector para la venta de libros, que el
autor firma. A veces se hacen tiradas reducidas numeradas y en papel especial para rememorar
esta ocasión.

 Show room:
Es un desfile privado donde se muestra la ropa para su comercialización a los comercios
minoristas. Se hace en la habitación de un hotel o muchas empresas ya tienen un lugar reservado
a este fin.
Es un desfile clásico donde no hay necesidad de música, pasarela o accesorios.

 Seminario:
Es una o varias reuniones en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en
sus áreas aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten su
interés en el tema.

 Simposio:
Es la reunión de un grupo de expertos o técnicos que dominan un campo, profesión o tema cuyo
propósito es exponerlo con ideas divergentes ante un auditorio que comparte ese interés
específico.

 Visita guiada:
Es muy ventajosa pues cuando se puede mostrar lo interno esto da confianza y genera seguridad.
Se puede hacer en cualquier horario. Una o más personas de la empresa, institución, etc.
acompañar a recorrer el lugar dando explicaciones correspondientes. Luego puede incorporarse
otra persona de la empresa, y pasar a otro salón se exhibían audiovisuales, mercadería,
fotografías, material, etc. según la hora en que se realice la visita será el convite que se ofrezca. Se
obsequian elementos promocionales y alguna carpeta ilustrativa. Hay que cuidar los detalles de
ruido, o protección de la cabeza, boca, oídos.

 Vernissage:
Es la inauguración de una muestra pictórica. Se puede hacer en una galería de arte, en el lobby de
un hotel, en un banco, restaurante y actualmente “a domicilio”.
Se cursan invitados al mailing del artista o marchad o el de la misma galería de arte. A veces se
hace en forma colectiva entre alumnos de un taller o varios artistas. Se edita un catálogo donde
figuran las obras y una breve reseña del artista o el comentario de un crítico de arte. Esta misma
persona puede ser la presente al artista, se invita a recorrer la muestra y se ofrece una copa de
champagne, vino, etc.

 Workshop:
Es una reunión de trabajo. El término nace de las reuniones de turismo. Es para profesionales de
un mismo rubro o ítem. Se hace en el salón de un hotel. Cada expositor ofrece un espacio de
diálogo e información a los profesionales del rubro. Es u taller de venta.
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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS

1. Sociales: Bodas, Bautismos, Bar–Mitzvá, Recepciones, Aniversarios.

2. Empresariales: Aniversarios , Lanzamientos de productos, Inauguraciones
3. Culturales o Artísticos
4. Deportivos: Entrega de premios, Competencias, Torneos.
5. Políticos: Convenciones

TIPOS DE EVENTOS

 Actos culturales
 Becas y concursos
 Conferencia de prensa
 Conferencia
 Cursos, jornadas, seminario, congresos.
 Desayuno de trabajo
 Desfiles de moda y show room
 Entrega de premios
 Espectáculos
 Ferias y Exposiciones
 Homenaje
 Inauguraciones
 Lanzamiento de productos
 Mega eventos
 Presentación de libros
 Vernissages
 Workshop
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LAS PAUTAS QUE DEBERÁ TENER EN CUENTA EL ORGANIZADOR

Cuando comenzamos a planificar habrá que tener en claro que responsabilidad le cabe a cada
área, establecer un responsable tanto de la empresa contratante como del cliente y saber la
capacidad de decisión de cada uno.
Un evento puede ser un éxito desde el punto de vista de la creatividad y su impacto sobre el
público, pero podría ser un fracaso (y tener consecuencias que podrían resultar muy graves) si no
se atienden los aspectos básicos de su comercialización, aún cuando su finalidad no sea
esencialmente ésta. Deben tenerse en cuenta los aspectos de:

 Fijar los roles

 Designar responsables en cada área
 Delimitar tareas
 Valorizar y reconocer el aporte de cada uno
 Saber escuchar y compartir trabajando en equipo

Para ello contaremos con tres etapas:

1. Etapa de preparación
2. Etapa de desarrollo
3. Etapa de finalización del evento

CUALIDADES DEL ORGANIZADOR DE EVENTOS

 Habilidad para percibir con detalle todos los elementos económicos ,políticos y sociales
 Ser conciente que significa, inversión de tiempo (tiene su valor) que representa la
realización del evento.
 Actitud positiva, afrontar todo tipo de situaciones que se nos presente.
 Ganarse el respeto de los superiores y subalternos con base en los conocimientos.
 Tener el ánimo de aprender en las áreas que no son de nuestra responsabilidad.
 Seleccionar a los colaboradores y ayudantes de acuerdo con sus capacidades y
conocimientos
 No perder de vista los pequeños detalles aunque parezcan insignificantes.

CONSEJOS PARA QUE UN EVENTO SEA EXITOSO

 Conocer bien al cliente (se logra luego de varias entrevistas)

 Conocer su interés
 Desarrollar una buena convivencia entre la empresa organizadora y su cliente.
 Identificar claramente los objetivos
 Concebir el evento a medida, personalizado, cada evento es único e irrepetible.
 Fijar un presupuesto y mantenerlo
 Nunca decir no
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 Nunca decir que es imposible

 No tolerar ninguna falla
 Prever un resultado, imaginarlo
 Entusiasmarse ,apasionarse ,aplicar la creatividad y el ingenio

Una vez conocido el motivo y objetivo del evento, comenzaremos a trabajar.

COMERCIALIZACIÓN

Un evento puede ser un éxito desde el punto de vista de la creatividad y su impacto sobre el
público, pero podría ser un fracaso (y tener consecuencias que podrían resultar muy graves) si no
se atienden los aspectos básicos de su comercialización, aún cuando su finalidad no sea
esencialmente ésta. Deben tenerse en cuenta los aspectos de:

 Evaluación de factibilidad: Consideraciones desde la ruta crítica. Análisis previos, proyectos

con caminos tentativos y alternativas.

 Problemas imprevistos que afecten la comercialización: Mal tiempo prolongado, siniestros,

conflictos laborales, accidentes de gran repercusión, ausencias repentinas de atracciones
centrales (conjuntos o unipersonales), crisis de índole política o religiosa.

 Finalidades benéficas: Facturación, aspectos impositivos, aduaneros, canjes, sponsoreo.

 Programación de tiempos: En relación con la venta de stands, espacio de publicidad y

posibles remates.

 Evaluación de la posible competencia: Coincidencia de fechas y motivaciones. Diferenciar el

perfil para tener nuevas opciones.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Una vez determinado el presupuesto disponible se hará la estimación de inversión y ganancia,

atendiendo a los siguientes items:

 Plan de gastos inmediatos y mediatos, imprevistos, caja chica.

 Presupuestos a pedir con valores de máximos y mínimos (mínimo dos ó tres)
 Designación de responsables y supervisores de sindicatura. Registros y control, balance.
 Asesoría contable y legal, funciones.
 Estructura de remuneraciones para el personal de organización y desarrollo.
 Cálculo de ingresos y fuentes
 Movimientos bancarios, depósitos
 Contratos y ganancias
 Seguros, impuestos.
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 Tasas por música y otros.

 Asesoramiento temporarias (UTE)

GUIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

 Calcular los ingresos sobre una base de venta, ocupación, alquiler, etc. de
aproximadamente un 60% no sobre el total.
 Calcular entre un 10% y un 20% de imprevistos.
 Pedir siempre presupuestos por escrito, incluyendo: fechas de pago, plazos de entrega y
tiempo de validez de oferta.
 Calcular depósitos, garantías, etc.
 Designar responsable con autonomía para el uso de la caja chica.
 Abrir una cuenta bancaria temporaria.
 Instalar un mini banco en los eventos que hay mucho movimiento de dinero como las
ferias y exposiciones.
 Abrir archivo de facturas.
 Calcular impuestos de derechos
 Calcular imprevistos por pérdidas daños, roturas, robos.
 Hacer una estadística de ingresos y egresos.
 Evaluar si se cumplió el objetivo económico

RECURSOS HUMANOS

Según el tipo de eventos, así serán los recursos humanos que se deberán movilizar. Pero siempre
habrá que formar cuadro para la conducción, la supervisión y la ejecución, tanto en funciones
estables como en eventuales.
Una vez establecida la conducción, los pasos para la integración del equipamiento humano serán:
búsqueda y selección, capacitación, delegación y supervisión.

Se tendrán que determinar claramente las relaciones y funciones en los distintos niveles. Es
fundamental que todos los integrantes sean claramente informados sobre esas relaciones y
funciones, particularmente sobre quienes tendrán responsabilidad de conducción-supervisión, así
como los sitios y horarios exactos para ubicarlos.

Del mismo modo, el personal que tendrá contacto con el público deberá ser capacitado sobre
cómo actuar en situaciones de emergencia. Cuando se contrate personal eventual con agencias o
empresas se deberá procurar que estos integrantes también reciban la misma preparación y nivel
de capacitación que el personal estable
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EVENTOS SOCIALES

Su razón es: religiosa, familiar

Clasificación – entrevistas – presupuesto- menú – invitados especiales-(religión – dietas – etc.)-
catering – planeamiento - ideas (algunas) – sede - ambientación – centros florales - presupuesto
total - diagramación del evento.

Hay que tener una buena base de datos en la agenda como; proveedores – servicios - productos.

Primera Etapa:
 Realizar recetas estándar
 Calcular los costos
 Establecer los precios

CHECKING LIST

 Visitar el salón
 Arreglar con los propietarios del salón los horarios y disponibilidades
 Reservar vajilla
 Mantelería
 Arreglos florales
 Empresa de catering
 Decoración del salón
 D-J propio o del salón
 Reservar mozos y/o camarera
 Determinar distancias de iglesia y salón
 Capacitar al personal de servicio
 Bailarines
 Iluminadores
 Show
 Fotografía y filmación
 Estacionamiento o vigilancia para los automóviles

DISC-JOCKEY
Sabemos que es la persona que tiene a su cargo la elección de la música, luego, en algunos casos,
también se ocupará de difundirla.
Necesita información para la selección del tipo de música, los tiempos, la duración, la
programación En las reuniones que habrá baile durante la comida, es fundamental estar
sincronizado con el maître ya que hay platos que no pueden esperar.
Se indicará la música que puede o debe emitirse (para baile o ambiental)
Tendrá que conocer las llaves y tomas de electricidad, el tablero, la capacidad energética del local,
y tamaño del salón.
Será oportuno asistir a algún evento donde el disc-jockey esté trabajando para conocer su estilo.
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LA FOTOGRAFÍA
La fotografía permite cubrir todo tipo de eventos, uno de los estilos es el reportaje fotográfico y
consiste en narrar a través de imágenes los distintos momentos del evento en cuestión,
registrándolos con respeto y espontaneidad. Los mejores momentos para fotografiar son todos,
pero se parte de la observación saber captar el instante preciso, estar pendiente de cada
oportunidad de imagen. En algunas ocasiones es necesaria la espontaneidad mientras que en
otras se requiere un marco armado.

Importante
 Al contratar el personal es importante evaluar su capacidad, determinar claramente sus
funciones, conocer su estilo y evaluar el perfil adecuado.
 Al incorporar danza a cualquier tipo de evento es una variable dentro de lo que puede ser
el show, un intervalo diferente o un entretenimiento. Todo tipo de danza es válido,
dependerá del estilo que quiera imponerse y, por supuesto, del tipo de evento.
Necesitamos:
 Exactitud y control
 Satisfacción del cliente
 Imaginación
 Renovación
 Complementar el menú con el ambiente
 Sin perder ni limitar la creatividad ,asumir que esto es un negocio
Direcciones y Teléfonos:
 Vajilla
 DJ
 Mozos
 Bebidas
 Show
 SAME – Hospitales o Sanatorios más cercanos
 Policía y Bomberos

OTROS PUNTOS IMPORTANTES

 Tener en cuenta que el clima puede variar entre la época del año en que se reserva la fiesta
y el momento en que se realiza.
 Control en el armado de las mesas
 Vigilancia
 Coordinar los tiempos con el cliente, mozos DJ, empresa de catering, etc.
 Confección de señaladores de mesas
 Conocer la zona del salón
 Si es necesario confeccionar mapas
 Botiquín y matafuegos (salón)
 Guardarropa
 Todo (salón, residencia, casaquinta preparada para eventos) debe contar con un servicio de
emergencias (área protegida)
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DECORACION
 Mantelería
 Fundas de sillas
 Vajilla
 Centros de mesa (flores naturales-secas-velas-flores y velas-velas flotantes)
 Salón (globos-flores-velas-cortinados-entelados-cuadros-esculturas-plantas-mace-tas y
canteros con plantas y flores-alfombras-luces-espejos-lámparas)
 Exterior (antorchas-velones flotantes en piscina-faroles-todo tipo de plantas
carruajes-tinajas-iluminación-globos)
 Ambientación (de época-deporte-profesión)
 Efectos especiales producidos gracias a los avances tecnológicos, realizados por un
Sugerencias:

conjunto de luces, sonido, imágenes, controladores infrarrojos, láser.

 Pirotecnia
El objetivo es sorprender, conmover, impactar al usuario, transmitir un mensaje resaltando las
características de la escenografía.

EVENTOS EMPRESARIALES

Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias empresas.

Su fin:
 Conmemorar acontecimientos institucionales
 Presentar nuevas tendencias comerciales

Externos:
 Ferias: su fin es la venta / compra de artículos
 Exposición: promoción, información, no hay venta directa
 Presentación: de productos o de colecciones

Internos:
 Lanzamientos de productos
 Work-shops
 Team-works

Mixtos:
 Cursos
 Jornadas
 Seminarios
 Simposios
 Conferencias
 Congresos
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Dentro de los eventos mixtos se utilizan diferentes servicios:

 Cóctel
 Buffet Froid
 Mesa Americana

Su duración es de 2 a 3 horas

Culturales:
 Vernissage
 Demostraciones
 Graduaciones
 Presentación de libros
 Muestra de Arte
 Recitales

Reuniones culturales
 Vino de honor
 Brindis y algunos bocados

Su duración es de 45 minutos a 1 hora

Diferentes reuniones:
 Desayunos
 Cóctel
 Recepciones
 Comidas
 Vino de Honor
 Buffet/Mesa Americana
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 ¿La reunión es formal o informal?

 Guardarropa (si no hay: improvisarlo)
 Instalaciones especiales: estrados-escenarios-podios- etc.
 Ornamentación: flores-telas-banderas-flores.

Prever estacionamiento y la seguridad

Guardar la planificación:
Guardar la planificación, incluyendo la ropa que se usó para la ocasión, el menú, la fecha.

Características de los diferentes eventos.

 Local
 Nacional
 Regional
 Internacional

Eventos externos
Asistencia voluntaria
 En general se realizan un vez al año
 Se financian con diversos recursos
 Razones: promoción-información-venta
 Resultados: generan competencia-beneficios-vigencia-nuevas oportunidades

Eventos internos:
 Asistencia obligatoria
 La asistencia es total
 Se financia con recursos de la empresa
 Se pueden realizar varios eventos en el año
 Razones: información, formación
 Resultados: mejor imagen institucional

Eventos Mixtos (externos / internos)

 Asistencia voluntaria
 Son de costo bajo o por invitación
 Es financiado por una o varias empresas
 Razones: información, formación
 Resultados: mayor conocimiento entre los participantes (empresa/empleados)-genera información valiosa
e identificación con la empresa
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Pautas a tener en cuenta

Externos
 Buscar apoyo de entidades oficiales o no oficiales
 Tener una planificación detallada
 Contar con mucha información
 Determinar elementos de atracción
 Conocer profundamente el producto

Internos
 Contar con el apoyo de todos los sectores de la empresa o institución
 Contar con información de la empresa y cual es su fin
 Conocer las necesidades de los participantes
 Prever posibilidades de conflicto
 Capacitar al personal operativo

LAS VIANDAS

En otros tiempos sólo se relacionaban las viandas con el transporte aéreo, hoy, el espectro es muy amplio:
viandas para oficinas, colegios, empresas, clínicas, particulares, dietéticas, para celíacos, deportistas, o bien
para aquel que no tiene tiempo, o no sabe o no le gusta cocinar.
Hablamos de distintas metodologías de trabajo, diferentes planificaciones, operatorias y en general de
trabajos sistemáticos, diarios o de frecuencia preestablecidas.
Como en todo servicio de catering, prestamos especial atención a las normas de higiene, a la correcta
manipulación de los alimentos, a los puntos críticos de control, calidad de las materias primas empleadas y a
las condiciones de refrigeración que el producto requiera.
Este servicio de comidas en viandas nace asociado al transporte aéreo. Antiguamente las primeras viandas
se envasaban en cajas de cartón.
El Catering en viandas, también se referencia a partir de la Segunda Guerra Mundial, respondiendo a la
necesidad de abastecer de alimentos a los soldados en diversos frentes. Más tarde se implementó este
servicio en fábricas, luego en colegios y posteriormente se extendió a hospitales.
Las viandas no permiten el lucimiento y no posibilitan la inclusión de cambios, por lo tanto limitan la
creatividad.

SERVICIO PARA COMEDORES INDUSTRIALES

Este sector de la gastronomía se diferencia fundamentalmente de los restaurantes por ser más repetitivo,
por lo tanto más fácil de entrar en una monotonía robotizada que atenta contra un buen servicio. Lo
generalizado en la actualidad es la existencia de grandes empresas que a través de una administración
central llevan a cabo la operación en varios comedores. Existen diversos tipos de clientes:
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 Colegios
 Escuelas públicas
 Bancos
 Oficinas administrativas
 Clínicas y hospitales
 Servicios aéreos
 Industria
 Empresas minerales
 Empresas forestales
 Campamentos de grandes obras públicas, etc
 Comedores especiales para Gerencia

De éste listado se desprenden las variadas necesidades en cuanto al tipo de alimentación que tiene cada una
de las actividades. Independientemente del tipo, todas tienen en común ciertas necesidades: alta calidad,
buena elaboración y excelente servicio. Dependiendo de las ubicaciones geográficas estas operaciones se
pueden realizar desde cocinas centrales abastecedoras, de cocinas propias de cada lugar o mediante un
sistema mixto, que combina ambos tipos de abastecimiento.

En la actualidad se tiende al sistema de cocinas propias en cada centro de costos, utilizando la cocina central
para centros de costos muy pequeños (sucursales, caso común en bancos). Y para determinadas
preparaciones que necesitan de personal o instalaciones especializadas, que si estuvieran montadas en cada
centro de costo encarecería la operación.

El sistema mixto es más conveniente, sobre todo en las grandes concentraciones urbanas ya que por un lado
facilita los controles, abarata los costos de producción y por el otro no se pierde el “toque artesanal o
personal” que significa la elaboración o terminación de ciertas preparaciones en la cocina propia que
entrega cierta garantía al usuario.
Para dar una idea de la magnitud que puede alcanzar éste tipo de empresas diremos que 30.000 servicios
diarios corresponden a una empresa mediana. Esta concentración de servicios en una misma empresa hace
que estas tengan un alto volumen de compras y una gran influencia en los mercados proveedores, lo que
redunda en un mayor beneficio para el servicio, tanto en calidad como en costo.

Se ha dado el caso de empresas que han desarrollado verdaderas centrales propias de abastecimiento
logrando no sólo su aprovisionamiento, sino también brindando su servicio a otras organizaciones y a
restaurantes públicos.
Si bien este tipo de gastronomía no está altamente desarrollada en nuestro país, la estabilidad y la mayor
competencia entre las empresas darán lugar a un mayor desarrollo de los comedores industriales, ya que
éstos permiten una mayor eficiencia laboral de los empleados evitando la dispersión que puede que puede
significar fuera de la empresa.

Se logra una buena alimentación del personal, atendiendo las necesidades de dietas especiales y logrando
un mejor control horario y una mayor comunicación entre, empresa y empleados, ya que es una tendencia
general que éstos comedores sean utilizados en forma indistinta y conjunta por todo el personal jerárquico o
no. Esto significa que tiene que ser un centro recreativo, deben dar bienestar y esparcimiento por lo que hay
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que desterrar la vieja imagen de “comida de fábrica”, es decir que deben transformarse en el restaurante de
la empresa.
Es normal que se sirvan desayunos, almuerzos, tés, cenas e incluso refuerzos especiales para los turnos
nocturnos. De aquí la importancia de la existencia de la cocina propia y la buena relación y convivencia que
debe haber entre el personal de ésta y los clientes (empleados de la empresa).

Las recetas y productos que la componen deben estar perfectamente estandarizados ya que el control de los
costos es fundamental. Del mismo modo debe ser controlado estrictamente el rendimiento de las materias
primas. El chef ejecutivo junto a un nutricionista confecciona las recetas de las distintas dietas especiales
(hipocalóricas, blandas, hipercolesterol, úlcera, etc.) como así también los menús estándar. Las recetas
desarrolladas deben prever una buena distribución de los productos requeridos, conocer bien la capacidad
de almacenamiento (teniendo muy en cuenta los vencimientos de la materia prima). Deben contener
también una buena cantidad de productos preelaborados de calidad reconocida, que faciliten la producción.

Es interesante el uso de productos congelados, ya que nos permite realizar recetas con productos no
estacionales y con bajo costo.
El chef ejecutivo además de desarrollar las recetas debe crear nuevas opciones, cuidar las presentaciones de
las diversas preparaciones y encargarse junto con la Gerencia de Recursos Humanos de la capacitación del
personal de cocina. Una vez desarrolladas las recetas estas deben volcarse a una planilla donde queden
establecidas todas las cantidades necesarias y su correspondiente costo. Los menús confeccionados para los
comedores deben ser cíclicos, para evitar la repetición de los mismos. Es importante que no vuelvan a
repetirse los platos en la semana y de ser posible ni siquiera dentro del mes. Existen programas de
computadora que solucionan estos inconvenientes fácilmente. Al momento de su ejecución los menús
deben elaborarse utilizando la menor cantidad de productos posible, y variar no sólo los sabores sino
también las presentaciones.

Es necesario realizar regularmente controles bromatológicos en las preparaciones y en los productos

perecederos provenientes de diferentes proveedores. También deben tomarse muestras de las mesas de
trabajo, cámaras frigoríficas, etc. Esta medida precautoria, al igual que el control bacteriológico del personal
es de gran importancia, ya que evita inconvenientes en el caso de que algún empleado de las empresas
contratantes sufra algún malestar. Si bien esto puede haberse producido fuera del establecimiento, es
corriente que se señale como culpable al lugar donde habitualmente se alimenta. Este tipo de problemas
generalmente se agrava por producirse efecto en cadena.
Para las grandes empresas que prestan servicios, es de utilidad tener colegios o universidades como
contratantes, ya que éstos tienen un sistema de vacaciones diferente, lo que permite que el personal
contratado para éstos servicios pueda emplearse en cubrir vacaciones de otros centros de costos.

Los comedores varían por: la capacidad de comensales, el tipo de servicio que deben brindar y el precio
pagado por el mismo. Otro aspecto importante a tener en cuenta es la relación de calidad/ precio.
Por cuestiones de organización es aconsejable prever los diferentes menús con una anticipación de 2 meses.
No obstante, debemos estar preparados para cualquier cambio de urgencia que pueda motivarse por algún
imprevisto. Tener los menús con anticipación permite una buena organización en las compras y mejor
manejo de stocks, el último día de trabajo en la semana el stock debe ser mínimo. Recetas estándar dan
como resultado pedidos estándar, que facilitan mucho el control final y logran un óptimo rendimiento.
 19

Para el personal encargado de la manipulación de los alimentos, se aconseja:

 Someterse a los exámenes bacteriológicos que exige la empresa

 Comenzar la jornada de trabajo duchándose en las instalaciones de la empresa
 Lavarse las manos con regularidad, sobre todo después de concurrir al baño
 Usar mascarillas protectoras
 Usar guantes descartables para manejar los alimentos en la cocina fría y en los autoservicios
 Limpiar la mesa de trabajo con productos desinfectantes, sobre todo a base de yodo

CARACTERÍSTICAS ESPECIALES DE LOS SERVICIOS

Antes de enunciar las características especiales, hay que hacer un desarrollo de las características comunes a
todos ellos, como ya dijimos los comedores institucionales se convierten en el restaurante de la empresa, el
colegio, la industria, el hospital, etc. Esto hace que deban ser lugares de esparcimiento donde se haga un
alto en las tareas. La idea que se tiene en general del comedor de empresas o de hospital se cambia con un
servicio de buena calidad.

En la operativa de estos comedores tenemos que tener en cuenta que nuestros clientes no difieren de los de
un restaurante, ellos no están obligados a concurrir y pagan cuando lo hacen, nosotros estamos obligados a
hacerlos pasar un momento agradable, nos debemos a ellos igual que en cualquier restaurante. Todos éstos
servicios deben ser óptimos en higiene y en la relación calidad – precio. La oferta gastronómica debe ser
imaginativa para no caer en una monotonía perjudicial. Buenas y modernas instalaciones de cocina,
almacenamiento, servicio y maquinarias ahorran personal y tiempo de servicio.

 COLEGIOS: estos servicios presentan la dificultad de gran diversidad de edades y muchos de ellos, aún no
tienen bien definidos sus gustos. Las posibilidades de opciones gastronómicas se ven reducidas
justamente por la poca experiencia de los comensales. En estos lugares se reciben críticas de los alumnos
y de sus padres, es conveniente contar con un buen nutricionista y un encargado del manejo de las
relaciones públicas. La cocina propia es muy importante en estos establecimientos.

 ESCUELAS PÚBLICAS: en general estos emprendimientos cuentan con bajos presupuestos y necesitan de
una cocina central y una distribuidora de alta calidad.

 BANCOS Y OFICINAS ADMINISTRATIVAS: tienen características similares. Normalmente son autoservicios

al igual que los colegios. Suelen tener comedores especiales pertenecientes a Gerencias, Directorios, etc.
Son los servicios que permiten un mayor desarrollo gastronómico y en general los que habitualmente
contratan servicios de banquetes y cócteles. Por este motivo cuentan con mayor oferta de menús.

 CLÍNICAS Y HOSPITALES: es el más complejo, ya que cuenta con un room service, dietas especiales y
menús diferentes, comedor para el personal médico, de maestranza y lugares públicos como
restaurantes y cafeterías. La operación se facilita ya que se conoce con anticipación la cantidad de
personas a atender. Es muy importante el trabajo de los nutricionistas que deben cuidar los diferentes
 20

tipos de dietas y tratar de ofrecer más de una opción en cada una de ellas. Se debe tener en cuenta que
los pacientes de un hospital sufren traumas y transformaciones durante su estadía. A medida que ésta
transcurre, es normal que vayan mejorando la situación que los llevó a internarse y por ende a necesitar
diferentes servicios. Existen diversos tipos de pacientes:

 Crónicos: es el paciente que tiene más larga permanencia internado y que necesita más regímenes
especiales.
 Quirúrgicos: pocos días de internación en general y su dieta puede variar bastante de un día a otro.
 Geriátrico: paciente de larga estadía y que necesita de cuidados especiales.
 Ortopédico: en general goza de buena salud. Las dietas son normales.
 Maternidad: en general son dietas normales.
 Pediátrico: puede ser agudo, quirúrgico u ortopédico, con dietas adecuadas a su edad.

Si bien en algunos hospitales se estila calentar los platos en microondas colocados en los office, lo más
apropiado sería el uso de carros térmicos (esto se debe a que muchas veces se establece un horario de
atención y en ese momento el paciente está ocupado por la atención médica u otro motivo). No es de
extrañar que en los casos de maternidad sean solicitados servicios especiales y que exista el consumo de
champagne y algunos licores.

 SERVICIOS AÉREOS: aquí la comida se prepara con la debida anticipación y los menús son realmente
variados, dependiendo de las compañías. Prácticamente son menús con alternativas y existen diferencias
entre servicios turísticos, bussines class y primera. Con debida anticipación se conocen la cantidad de
porciones a embarcar, pero siempre hay que disponer de menús en stand bye, debido a posibles
cambios de último momento. Es en los pocos casos que se combinan los alimentos con bebidas
alcohólicas.

 INDUSTRIAS: tienen características similares a los bancos y oficinas administrativas, se diferencian por los
tipos de dietas y las necesidades calóricas. En estos casos es común la combinación de empleados
administrativos y obreros, lo que obliga a tener menús diferenciados.

 EMPRESAS MINERAS, CAMPAMENTOS, ETC.: Se diferencian de las industrias por la ubicación geográfica,
y las dificultades de abastecimiento que se pueden tener. Es por ello que los menús deben ser
cuidadosamente estudiados. En el caso especial de la minería, puede darse el caso de tener que trabajar
en grandes alturas, lo que dificulta la operación de producción en la cocina (al variar la temperatura de
hervor del agua se hace difícil la cocción de pastas, arroz, etc.). Además es común que haya que hacer
servicios las 24 horas; lo que obliga a un buen manejo del personal. Para evitar un exceso en la
contratación es importante mantener la continuidad del personal, ya que es muy común que trabajen
largos períodos separados de sus familias, y es necesario formar equipos de buena cohesión.
 21

Estas son las características generales de los diferentes tipos de servicio, que tienen en común la
administración y los controles. Esta administración tiene similitud con casi todas las operaciones
gastronómicas de alimentos y bebidas, ya sean hoteles o restaurantes.

LA PLANIFICACIÓN DEL MENÚ

Los principios fundamentales del catering están contenidos en los tres factores de la ecuación del éxito:

PLANIFICACIÓN ÓPTIMA DEL ACONTECIMIENTO + PLANIFICACIÓN CREATIVA DEL MENÚ x VENTA EFICAZ =
RESULTADOS MÁXIMOS DE CATERING.

La planificación del menú es la formulación y la realización de los aspectos relacionados con la comida y la
bebida de un acontecimiento. Estos menús de grupo están planificados con antelación, no son elecciones
individuales en una carta como en los restaurantes.
Los profesionales de catering que deseen planificar menús deben tener un conocimiento básico de las
cocinas en las que trabajarán. Se deben poder comprender la estructura de todas las selecciones de menús
posibles.

La composición de cada elemento de un menú indica los siguientes aspectos del elemento:
 Orígenes históricos o geográficos
 Métodos de preparación.

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA PLANIFICACIÓN DE MENÚ CREATIVO

 22

Despliegue Tipos de función

De cocina Gastronómica

Desayuno Comida Cena

Composición
Del menú
Servicio de
Comida
Método de Antecedentes
preparación Históricos
En plato Buffet

Tipos de
Menú
Presentación del
Menú

Presentación Compati
Entradas Ensalada Plato Postre especial de los Color bilidad
Principal alimentos

Descripción de imágenes con

palabras.

Limitaciones en los menús:

Los planificadores de menús deben conocer los requisitos que las personas y / o las organizaciones pueden
imponer en la planificación de los menús.
Kosher: La preparación de alimentos Kosher supone una combinación de técnicas culinarias específicas y la
bendición de la cocina por un rabino. No se puede ofrecer cerdo. No todas las instalaciones pueden ofrecer
comida Kosher. La religión musulmana también prohíbe el cerdo, pero en este caso no se aplican las demás
limitaciones.

Vegetariana: Las comidas vegetarianas no llevan carne. Los planificadores de menús deben preguntar a los
asistentes su grado exacto de seguimiento de los principios vegetarianos. Los vegetarianos estrictos no
toman productos lácteos, huevos, ni pescado y puede que no acepten que la cocina de la instalación prepare
sus comidas con los utensilios utilizados para preparar las comidas no vegetarianas.

Debido a la gran cantidad de limitaciones dietéticas y religiosas que tiene la gente en la actualidad, el buffet
constituye una gran oportunidad de que el máximo número de personas disfrute de la comida. Puede
resultar normal en cualquier función gastronómica que al menos una o dos personas soliciten platos
especiales debido a sus limitaciones.
 23

SERVICIO DE LOS ALIMENTOS

Servicio de la comida en platos: En este caso los asistentes son servidos. Las comidas en platos cuando se
sirven a grupos grandes, se reúnen en la cocina de la instalación y se sirven a todos los asistentes a la vez. Un
camarero ofrece cada alimento a cada asistente sentado. Existe un retraso temporal inherente entre el
momento en que es servido el primer asistente y el último. En el caso de grupos grandes es normal que
transcurran 30 minutos o más antes de que todos los asistentes estén servidos.
Esto se puede evitar, brindando un servicio excelente y sin demoras, contando con un horno regenerador,
donde se pueden armar los platos calientes con anticipación y mantenerlos en la temperatura justa como si
estuvieran recién hechos, sin variar su textura y sabor. De esta manera todos los comensales tienen sus
platos en el mismo momento.

Servicio de la comida en Buffet: El buffet puede ofrecer más posibilidades de elección de menú debido al
número de personas a las que se da servicio. La mayoría de las instalaciones de banquetes exigen un número
mínimo de personas para un menú de buffet. La cantidad de comida para un buffet es mayor que para una
comida servida en platos. Por lo tanto, su valor es más elevado. Una cocina no puede recuperar los gastos de
un buffet si el número de personas es demasiado pequeño. En estos casos, se establece una penalización
para los grupos cuyo número de personas no llega al mínimo fijado por la instalación, pero que aun así
desean un buffet.

Buffet especiales: Hay funciones gastronómicas especiales que sólo se sirven en formato de buffet. El
desayuno continental, la pausa para café, la recepción, el puesto de comida y la comida empaquetada se
diferencia porque nunca se sirven en platos. Aún así se consideran buffet porque ofrecen varias
posibilidades y / o exigen que los asistentes se sirvan a sí mismos. El desayuno continental puede servirse en
una sala aparte, pero más frecuentemente se sirve en o alrededor de la sala funcional central de un grupo.
Constituye un acontecimiento inicial común en el que los asistentes pueden reunirse y conocerse antes de
que comience un programa.

Recepción: Frecuentemente precursora de la cena, una recepción está pensada para facilitar la
comunicación y la relación entre los asistentes. Pueden servirse bebidas alcohólicas y / o refrescos, junto a
tentempiés ligeros. Una recepción formal puede incluir un bar y una selección de entremeses, que se
consideran una variante más sólida que el canapé. En el mercado actual, las recepciones pueden tener lugar
a cualquier hora del día.

Puesto de comida: Una isla aparte en una línea de buffet, es un método especial de presentar los alimentos.
Algunas veces denominados puestos activos. En la mayoría de los casos, los puestos de comida
complementan las líneas de buffet.

El puesto de comida tiene dos variantes: puesto temático y puesto tipo menú. Los puestos temáticos son
islas de comida que incluyen un cierto aire teatral en su presentación. Algunas veces los lleva un chef, e
intentan interesar al comensal creando algo más que una experiencia gastronómica. Un puesto de pasta
puede esta decorado con ambiente italiano y tener cuatro variedades distintas de pasta. Un puesto de
 24

omellettes tiene un chef preparándolos según los gustos de cada comensal. Un puesto de trinchado tiene a
su cargo a alguien que corta lonjas de un gran trozo de carne (pata de ternera o cordero) y los sirve a cada
persona de forma individual.
Los puestos tipo menú se diferencian de los temáticos, ya que están formados por un único tipo de menú.
Un puesto de ensaladas, de platos principales, de postres.

Presentación del Menú:

A menudo se dice que el disfrute de una comida es algo especial. El ambiente y el nivel de servicio juegan su
papel a la hora de la comida. La alegría y la expectación que la gente experimenta antes del primer bocado
constituyen partes importantes de la experiencia de la comida. En el momento en el que uno mira por
primera vez el plato que le han colocado delante, antes de probar nada, la mente imagina todas las
posibilidades de lo que viene a continuación. Esa expectación es muy importante en el disfrute global de la
experiencia de la comida. La expectación y la emoción forman parte de la presentación del menú, que
comprende las formas en las que se disponen y combinan todos los elementos, y las formas en las que se
sienten, se huelen y se ven éstos.

El atractivo visual de un plato es tan importante como su sabor. El equilibrio en los colores de la pieza
principal, la salsa y la guarnición juegan un papel fundamental en la elaboración de un plato.
Cuando se idea un menú, primero pensamos en la pieza principal: pollo, lomo, pescado etc., luego que
método de cocción utilizaremos, y la salsa que acompañará esta pieza. Una vez que tenemos todo esto
armado, debemos pensar en la guarnición (que cumple un papel tan importante como la pieza principal);
debe contener fécula, vegetales y tener un equilibrio no solo en su tamaño sino también en sabor y color.

Bebidas: Un componente importe de una recepción es el bar. Se puede utilizar en cualquier recepción,
independientemente de la hora del día. Se puede poner bares para servir café en la mañana o cerveza y
bebidas alcohólicas por la noche. En cualquiera de estos casos a la hora de determinar el número de bares
que son necesarios, la referencia es planificar al menos un bar por cada cincuenta asistentes. Si se desea un
nivel superior, se puede calcular un bar cada 40 o 30 asistentes.
En el caso de las recepciones que se sirven bebidas alcohólicas hay tres opciones que son las más comunes
para fijar los precios: la barra libre, el bar de pago, el bar en paquete.

La barra libre: Consiste simplemente en cobrar a la organización todas las bebidas consumidas por el grupo.
Normalmente el planificador del menú es quien decide qué bebidas ofrecer. Las bebidas alcohólicas se
clasifican en: marcas de la casa (son las más económicas), bebidas de marca (están a un nivel superior en
calidad y precio), marcas del segmento superior (son nombres de marca de las más caras y las de mayor
calidad en cada tipo de bebida.

El bar de pago: En este caso se cobra a los asistentes por cada bebida que consumen. Este bar “sin barra
libre” elimina los costes de bebida para el cliente y, en algunos estados, limita la responsabilidad legal.
El bar en paquete: Es similar a la de la barra libre en cuanto a que los asistentes no tienen que pagar
individualmente sus bebidas y en que pueden elegir entre las bebidas que ofrece el cliente. La diferencia
radica en que en el formato de paquete, la organización paga un costo mas elevado por hora por todos los
asistentes.
 25

El beneficio para la organización en cuanto al coste es que los asistentes pueden beber cuanto deseen y,
sin embargo, el coste permanece constante. El único inconveniente posible es que la organización tiene que
pagar independientemente de que los asistentes beban o no.

EL VINO

Es importante que el organizador tenga los conceptos básicos de las distintas variedades de vinos para poder
asesorar al cliente, en caso que éste se lo pida.

El vino es una fuente importante de ingresos, por tal motivo es conveniente en el menú que armamos
incluirlo.

Entender algunas variedades:

Nombre de las variedades Color Paladar Comidas

CHARDONNAY Pajizo Roble, seco, robusto Frutos de mar, quesos

SAUVIGNON BLANC
CABERNET SAUVIGNON
MERLOT
MALBEC ARGENTINO
suaves, carnes de ave,
ternera y cordero
De pálido a dora- Floral- Cuerpo robus- Pescados, pastas, car-
do to, ligeramente seco nes de ave, quesos
suaves
Rojo Rubí Seco, buena astrin- Todo tipo de carnes
gencia y agradable- rojas asadas, quesos
mente ácido, cuerpo
robusto-
Rojo Rubí Generoso, dominante, Carnes rojas y todas las
robusto, suave y pro- pastas.
nunciado sabor frutal
Rojo intenso Dominante, aromático, Todo tipo de carnes
suave y pronunciado asadas y pastas.
sabor frutal

Algunas consideraciones a tener en cuenta:

1) Los vinos suaves NO se adaptan a las carnes, por ello, los blancos nunca acompañan a la carne de
caza o carnes rojas.
2) Los tintos nunca se llevan bien con los pescados, puesto que apagan el sabor de estos manjares.
3) Con los postres los vinos tintos no existen.
4) Los blancos secos, se asocian muy bien con los pescados y mariscos.
 26

5) Los blancos dulces, son especiales para acompañar frutos azucarados y pasteles. Siempre se servirán
luego de la comida, ya que el gusto dulce de estos vinos degenera las cualidades de las papilas.
6) Cuanto más fuerte es el plato, más fuerte debe ser el vino Es por ello, que la carne de caza, la carne
roja acompañada con salsas fuertes, deberán estar acompañadas por un vino con mucho cuerpo. La
carne de ternera con salsas suaves, puede ser acompañada con rosados y hasta con blancos secos.
7) Los quesos duros, con vinos tintos con cuerpo
8) Los quesos semi-duros, con vinos tintos ligeros
9) Los quesos frescos, con vinos rosados, secos o abocados.
10) Las aves, depende de las salsas que las acompañen, en general son blancos.
11) Los blancos muy aromáticos, se adecuan a los postres.
12) Los blancos ligeramente dulces, realzan los platos con salsas a base de crema
13) El plato que se cocinó con un vino específico, deberá ser acompañado con ese mismo vino.

Algunas sugerencias sobre el vino

Almacene siempre el vino en un entorno de climatización controlada. Las botellas deben estar
acostadas y con una leve inclinación, de forma tal que el líquido permanezca en contacto con el
corcho, De otra manera, el corcho se seca y al descorcharse la botella se puede romper y estropear el
vino.
Es importante la temperatura de los vinos al momento de servir. Los vinos blancos y rosados se
sirven fríos, se pueden llevar a la mesa en un frapé con hielo. La temperatura ideal es de 8º C a 10º C.
Los vinos tintos se sirven a la temperatura de 18º C, pueden presentarse en canastas.

El trato con el cliente respecto al vino

Se debe cobrar siempre dependiendo del vino consumido. A menos que el cliente solicite un vino
especial que no se mantenga en existencia, en cuyo caso tendrían que cobrarse todas las botellas, el
vino siempre puede venderse a otro grupo.
Es normal cobrar por todas las botellas abiertas, por lo que los proveedores de catering no deben
permitir que su personal abra más botellas de las necesarias.
Para los clientes que sepan poco de vinos, denomine los vinos tintos y blancos de calidad, pero de
precio moderado vinos de la casa,
Si el cliente desea llevar sus propios vinos y el organizador da su aprobación, se cobra un derecho de
descorche, como su nombre lo indica, el cliente debe pagar por abrir y servir el vino que él lleva.
También se paga para compensar de alguna manera los ingresos por bebida perdidas.
 27

CONTRATACIÓN DE PERSONAL EVENTUAL

SELECCIONAR CAPACITAR DELEGAR SUPERVISAR

Recepcionistas Secretarias
Auxiliares de sala Acompañantes
Intérpretes Traductores
Guías de turismo Mensajeros
Camareras Mozos
Agentes de seguridad Personal de maestranza
Personal de limpieza Choferes
Técnicos de sonidos Técnicos de video
Técnicos de P.C. Fotógrafos
Camarógrafos Locutores
Conductores de eventos Promotores
Electricistas Carpinteros

FUNCIÓN DEL COORDINADOR PARA EL PERSONAL

DEBE EVITAR: DEBE LOGRAR:

 Centralizar las tareas  Delegar, dirigir y generar participación

 Sentir el empleado como “costo”
 Ser el propietario de toda información
 Considerarse el dueño
 Evitar el riesgo
 Sentir los logros desde lo individual
 Sentir el empleado como “activo”
 Considerar la información una propiedad
compartida
 Tener confianza en su equipo de trabajo
 Administrar el riesgo
 Atribuir el éxito al equipo
 28

ALGUNOS MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN

Cuando nos ponemos en situación de planificar por escrito algún tipo de evento, (en gráficos o en simples
listas de tareas) nos encontramos ante la posibilidad de utilizar distintos métodos de programación desde
los más sencillos hasta los más complejos.

Los siguientes, son algunos de ellos:

El cronograma simple
El diagrama de gantt
El P.E.R.T. (redes)
El C.P.M. (método del camino crítico)

Estas enunciaciones de distintos métodos, que serán tratados particularmente, no quieren decir que sea la
de todos los que se conocen.
Existen otros distintos o combinaciones de los anteriores, y hasta aún es posible que también existan
métodos propios de personas dedicadas a la organización de eventos, que los estén aplicando con éxito y
que por no haber sido publicados académicamente, sus usuarios sean los únicos que lo conocen.
“Todo y todos” sirven. Será cuestión de criterio cual es el que se va a aplicar en cada caso en particular.

EL CRONOGRAMA SIMPLE

También llamado rutina de operarios, es el método más sencillo para planificar una tarea “no repetitiva”. Es
decir que tiene un principio, un desarrollo y un final.
Este método consiste en lista cada una de las operaciones que se irán realizando, día por día, hora por hora
o minuto según sea necesario.
Lo más importante señalar aquí es que no se sigue un orden “lógico” sino que cada tarea se expresa en
función del tiempo (cronos) en el momento en que “aparece”.

Supongamos que tenemos que planificar un Desayuno de Trabajo tipo Continental.

El evento será para 20 personas, durará aproximadamente dos horas y consistirá en los siguientes servicios
gastronómicos.

 Té, café y leche

 Tostadas y croissant
 Manteca, mermelada y dulce de leche
 Jugo de pomelo, jugo de naranja y agua mineral.
 29

El cronograma en este caso será casi innecesario por la simpleza del servicio. De cualquier manera sirve
como ejemplo para empezar a ver como funciona

Ejemplo:

Evento: Desayuno de trabajo

Día: 25 de Agosto de 2007.
Cantidad de asistentes: 20 personas
Tipo de servicio: Desayuno Continental
Descripción: Ver Memorándum adjunto

HORA TAREA
6:OO Entrada del personal

6:15 Retirar de la panadería el pan y croissant

6:30 Verificar y repasar la limpieza del salón

Repasar la vajilla
Acomodar el mobiliario
Colocar manteles y ceniceros

7:00 Preparar el café y mantenerlo tibio

Preparar los jugos y poner al frío
Colocar la vajilla

7:40 Llegada del coordinador del cliente

Repasar con él la ubicación del mobiliario, atril,
telón, proyector, etc.

8:00 Llegada de los participantes

Calentar la leche, el café y hacer las tostadas

8:15 Realizar el servicio gastronómico

 30

DIAGRAMA DE GANTT

Este gráfico permite visualizar la programación de las tareas necesarias para el desarrollo de un evento.
A diferencia que el anterior, aquí se expresan los “tiempos” de duración de cada uno de ellos.
En las columnas verticales se establecen las escalas que correspondan a meses, o días y horas o minutos,
según sea el caso.
Es horizontal se proceden a trazar las barras que correspondan a cada una de las tareas o determinada
actividad.

De esta manera podemos mediante este método graficar:

a) El comienzo de una actividad

b) El fin de una actividad
c) Con una línea fina se señala el período que cubre la actividad programada
d) Con una línea gruesa (o de otro color) se puede graficar la marcha de dicha actividad, y de esta
manera se posibilita controlar su avance.

Seguidamente representaremos en un gráfico de Gantt el mismo evento que ya desarrollamos en el

cronograma simple, o sea el Desayuno de Trabajo Continental:

GRÁFICO DE GANTT

TAREAS HORARIOS
6 7 8 9 10

Retirar mercadería panadería -------

Repasar limpieza del salón ---------

Repasar vajilla ---------

Acomodar mobiliario ---------

Colocar manteles y ceniceros ---------

Preparar café ---------

Preparar jugos ---------

Colocar vajilla --------

 31

Revisión con cliente -----

Recepción participantes -----

Calentar leche / café -----

Hacer tostadas -----

Servicio Gastronómico ------------

Tareas de los participantes ------ --------------- ---------------

Retirar servicio y limpiar ----

CONSIDERACIONES SOBRE EL ESPACIO FUNCIONAL

Las instalaciones independientes para banquetes con espacio para reuniones deben utilizar un espacio
funcional de la mejor manera posible para maximizar su potencial de ingresos por catering. Tanto los hoteles
como las instalaciones para banquetes dependen de sus comerciales para reservar de manera eficaz el
espacio de reunión para grupos. En esta determinación intervienen varios factores, el más básico de los
cuales lo constituye la disposición física de la sala.
Tipo banquete o “redondas”. Utilizadas principalmente para comidas, las mesas de tipo banquete, cuyo
nombre se debe a que son redondas, están disponibles normalmente en tres diámetros: 1,50 – 1,65 – 1,80
m.

MESAS REDONDAS DE BANQUETE

Según aumenta el diámetro, en estas mesas caben con comodidad unas pocas personas más. La mayoría de
las instalaciones utilizan redondas de 180 cm. Las mesas redondas están consideradas como la mejor
disposición para comidas. Para maximizar el espacio es importante poder calcular el número de mesas
redondas necesarias para un evento. Por ejemplo: un grupo desea efectuar la reserva para una cena de 600
personas ¿tiene espacio suficiente la instalación para alojar a estas personas? Supongamos que la sala tiene
unas dimensiones de 30x24 mts. y que está vacía.
Dada las longitudes de sus lados, se puede calcular la superficie total de la sala (30x24= 720 mts. cuadrados)
A continuación se calcula la superficie de cada mesa redonda. Suponiendo que su diámetro es de 180 cm:
 32

(Diámetro al cuadrado x (pi)

4
3.24 x 3.14= 2.54 metros cuadrados por cada mesa de 1,80m de diámetro.
4

Redonda de Redonda de
150 cm. 180 cm.

6a 8 8 a10
personas personas

Se debe partir de las siguientes consideraciones para dar mayor comodidad a los comensales:

1) Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como un sistema integral.
2) Comprender la dimensión humana y las diversas posturas que el cuerpo toma.
3) Considerar la máxima anchura del cuerpo de la persona con mayor tamaño corporal, pensando que
los codos pueden estar extendidos; generalmente esta medida oscila de 76 cm, hasta un mínimo
admisible de 61 cm. La provisión de 76 cm. por persona deja suficiente espacio para los codos.
4) El tamaño del salón, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales.
5) La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstáculo físico debe ser suficiente para
acomodar el espacio que ocupa la silla y la máxima anchura de cuerpo de una persona de gran
tamaño que circule por el espacio que separa silla y pared. Considerar lo más lejos posible que puede
estar la silla de la mesa; es necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que
ocupa la silla, que cambia de posición varias veces en el curso de una comida.
 33

6) La distancia aconsejable entre el perímetro de la mesa y la pared u obstáculo físico más cercano para
circular por detrás de las personas sentadas es de 122 cm. para evitar interferir con la medida de la
silla. La distancia mínima que se considera suficiente para estos movimientos es de 90 cm., que
permite el desplazamiento eventual de la silla hacia atrás. La comodidad sugiere una distancia mesa-
pared de 132 cm.
7) La zona óptima de servicio es de 46 x 76 cm.
8) Una mesa circular para cuatro personas de 90 cm. de diámetro y las correspondientes medidas
perimetrales es una mesa pequeña en donde cuatro personas no pueden estar cómodas ya que las
zonas de servicio individuales son extremadamente reducidas y la de acceso compartido central no
tendrá espacio para platos u objetos decorativos.
9) La mesa redonda de un diámetro de 122 cm. es suficientemente amplia para cuatro personas. La
mesa de 152 cm. de diámetro puede fácilmente acomodar a seis personas cómodas u ocho con zona
más reducida.
10) Optar por mesa circular de 183 cm. para ocho personas y zona óptima de servicio o una mesa
redonda de las mismas medidas con asiento para diez personas con la zona mínima de servicio.
34
 35

TRANSPORTE

El transporte de la comida desde donde se prepara hasta donde se va a servir es de vital importancia para la
explotación de catering exterior. No resulta tan importante cuando el proveedor de catering tiene acceso a
una cocina en el lugar de reunión, pero estas cocinas raramente reúnen las características que requieren
para la elaboración de los platos. Una cocina del lugar de reunión resulta más útil como cocina de apoyo
para preparar los elementos de última hora o para reponer comida.
El transporte utilizado en el catering exterior adopta dos formas: la cocina móvil y el vehículo de uso general.
La cocina móvil es esencialmente una cocina sobre ruedas. La mayoría de las veces es utilizada por
proveedores de catering pequeños que no necesitan cocinar grandes cantidades de comida en poco tiempo.
Las cocinas móviles están limitadas por su capacidad de cocinar y de almacenar.
El vehículo de uso general se utiliza para transportar y almacenar alimentos completamente cocinados. Estos
vehículos se utilizan generalmente para los grandes acontecimientos.
Camiones frigoríficos, parrillas móviles y vehículos de bebidas forman parte del componente de transporte
de catering.

CONDICIONES HIGIÉNICO-SANITARIAS EN LA COCINA

De Personal
Toda persona dedicada al tratamiento de los alimentos debe tener el suficiente conocimiento de causa del
origen de toda esta serie de alteraciones y riesgos así como de las consecuencias que de ellos puedan
derivar.
Ante tales efectos la Dirección General de la Salud Pública facilita el correspondiente carnet de manipulador
de alimentos.
En todo momento en que existan circunstancias adversas por enfermedades contaminantes o conductoras
de riesgos en los alimentos, la persona afectada debe ser retirada de toda manipulación, sometiéndose al
tratamiento médico oportuno.
La higiene personal derivada de la limpieza del cuerpo, uñas, pelo corto y protegido en gorro, así como
uniforme de dedicación exclusiva y limpieza diaria son razones de garantía para la persona dedicada al
servicio de la alimentación.
La correcta protección de heridas en las manos, el impedimento de fumar mientras se manipulan alimentos
y lavado de manos cuando se haga uso de los servicios higiénicos, son normas de obligado cumplimiento.

Zonas de Producción

* Instalación
Las zonas de preparación de alimentos deberán estar acondicionadas y dotadas de instalaciones que
ofrezcan garantías de preparación y conservación
 36

Paredes alicatadas con azulejos blancos y de fácil limpieza.

Suelos antiporosos, antideslizantes y con pendientes en sumideros de agua.
Extracción y ventilación para renovación del aire caliente.
Situación de la cocina en lugar fresco y seco.
Compartimientos que no dificulten la limpieza.
Independencia total de vestuarios y servicios higiénicos para personal.

* Maquinarias y Utensilios
Correcta limpieza de maquinaria y utensilios empleados en cada proceso de transformación de los
alimentos.
Retirada total de restos de alimentos de los recipientes en el momento de efectuar su lavado.
Dotación de agua potable y con la suficiente temperatura en túneles de lavado o lavaplatos.
Recipientes e instrumentos de material inalterable y sencillo diseño que permitan su limpieza y
resulten funcionales para su uso.
Paños debidamente limpios y sustituidos en cada momento preciso.

*Conservación

Delimitación independiente o cámaras distintas para: carnes, pescados, lácteos, frutas y verduras así
como para productos congelados y para aquellos ya elaborados.
Temperatura apropiada y humedad relativa a cada cámara de conservación
Las cajas y recipientes de almacenamiento gozarán de total limpieza
Las piezas enteras de carne sin cocinar estarán correctamente colgadas
Los pescados frescos están situados en timbres o bandejas con desagüe y con hielo fabricado con
agua potable.
Las cajas de frutas y verduras tendrán la suficiente transpiración para la circulación del aire.
Los alimentos ya elaborados para su conservación en cámara deberán estar suficientemente fríos no
manteniéndolos más tiempo del que ofrezcan como garantía total para su consumo.
Conservación de alimentos no perecederos en lugares frescos y secos, evitando luz solar, así como las
posibles contaminaciones por roedores y pesticidas.
Los productos tóxicos y materiales de limpieza estarán almacenados en compartimentos distintos a
los alimentos.
 37

ESTABLECER EL CONTACTO CON EL CLIENTE

La habilidad para vender un servicio es muy diferente de la necesaria para vender un producto. Gran parte
del valor que un cliente recibe de un servicio está implícito, se percibe o se siente. Mientras que los
principales impulsores de las ventas de un producto son el precio y la calidad, la venta de servicios requiere
un mayor nivel de comprensión del cliente. En catering esta comprensión comienza con la creación de una
oportunidad de negocio.
El triángulo de ventas de catering, crea esa oportunidad de negocio y permite al vendedor empezar a
combinar la siguiente ecuación del éxito en catering.

Planificación óptima del acontecimiento + Planificación creativa del menú x Venta eficaz = Resultados
máximos de catering.

Básicamente, la ecuación del éxito en catering depende de la capacidad para crear una venta. Resulta
fundamental comprender durante la creación de la oportunidad lo que se hace con una posibilidad de
negocio una vez que se crea.

CLIENTE POTENCIAL

Cuando un cliente contacta con un establecimiento está abierto a recibir detalles que le generen confianza,
esto quiere decir que gran parte de la venta ya está hecha, a partir de que él decidió contactarse.
No es lo mismo atender a un cliente que se acerca a nosotros por su voluntad, que salir a buscarlo, para
sumarlos a nuestra cartera de clientes. Por lo tanto hay que agudizar los recursos para que todo culmine en
forma satisfactoria para nuestra empresa.

Los detalles que se deben tener en cuanta para lograrlo:

1) Debe figurar en el directorio telefónico y en la “información telefónica” el nombre del

establecimiento con el nombre con que se conoce.
2) La persona que atiende el teléfono debe tener un buen manejo de idiomas.
3) Cuando se dirige a un cliente debe tener una actitud amable y vocación de servicio para complacer al
solicitante.
4) Debe tratar por todos los medios de conseguir que el cliente acepte ser visitado por personal de
ventas del establecimiento en su casa u oficina, para de esta manera poder ofrecerle una
información más completa de los servicios que brinda la empresa.
5) En el caso de que la persona que atienda el teléfono no es la adecuada para dar la información
solicitada, debe concretar una inmediata llamada para ser atendido por la persona designada a tal
fin.
6) La persona que concrete la cita, debe asegurarse con exactitud la dirección del establecimiento,
estacionamiento, día, hora, nombre de la persona encargada de atenderlo, para cualquier consulta o
cambio.
 38

7) La persona encargada de recibir en el establecimiento debe saber los nombres de los solicitantes; de
esta manera, cuando ellos llegan comprueben que se los está esperando y se sepa a quien hay que
avisar.
8) La persona encargada de dar las explicaciones, debe hacerlo en un lugar apartado, y no en medio del
bullicio y con personas que pasan constantemente. Esto quita intimidad, concentración e
importancia al trato entre el vendedor y el comprador.
9) El trabajo del vendedor, es saber escuchar las necesidades e inquietudes del comprador, para
poderlo guiar por el camino correcto.
10) El vendedor mostrará el establecimiento en las mismas condiciones que cuando se realiza un
banquete, de lo contrario causaría una mala impresión pudiendo fracasar la operación.
11) El vendedor deberá mostrar los distintos tipos de menús, con una amplia gama de combinaciones y
precios, aconsejando el que más se asemeje a las inquietudes de su cliente.
12) El vendedor mostrará a su cliente, videos de distintos banquetes, ofreciendo diferentes opciones que
se acerquen a lo solicitado por él.
13) El vendedor deberá ofrecer distintos tipos de menús para niños con precios especiales. Anunciar de
que disponen de nursery
14) El vendedor comentará la elaboración de platos especiales para personas que siguen una dieta
específica.
15) El vendedor ofrecerá dentro del precio del banquete: habitación para cambiarse los novios,
fotógrafo, disc-jokey, centros florales, vajilla, mantelería, servicio de mozos. Además como
complemento y con un precio adicional se le puede ofrecer Juzgado, Iglesia, coches, cotillón, la luna
de miel.
16) Si el vendedor percibe por parte del comprador interés, se le ofrecerá una degustación del menú
escogido, a los novios y padres, si hay dudas presentarle otras opciones.
17) Se les presentará al Maître y al Chef que estarán a cargo del banquete ( los cuales deberán estar
previamente avisados)
18) Se deberá entregar un “dossier” con fotografías y los menús comentados. El dossier debe vender
solo.
19) El vendedor, una vez culminada la entrevista, acompañará al coche a los compra-dores, habiendo de
antemano comentado día y hora para comunicarse telefónicamente o entrevistarse en su casa o
establecimiento, para definir más detalles o aclarar dudas.
20) En el caso de no concretar la venta, quedará a su disposición dejando siempre una puerta abierta,
para lo que se le pueda ser útil.

DETALLES DE UN BANQUETE CON EL CLIENTE

Para que el cliente quede satisfecho debe cumplir con todo lo establecido en extremo, para evitar que el
cliente se encuentre con algo deferente a lo que había solicitado.
Para que ello no ocurra, debemos tener en cuenta:
 39

1) Menú escogido ( contenido, cantidad y precio acordado)

2) Menú para niños “ “ “
3) Vinos escogidos “ “ “
4) Menú especial “ “ “
5) Complementos “ “ “
6) Si nos encargamos de: coches, Iglesia, etc.; detallar contenido, y cuando se abonará
7) Condiciones de pago ( enganche o apartado, y como se liquida el resto, talón conformado o no)
8) Cantidad de comensales, sus nombres y apellidos sin errores.
9) Distribución de las mesas dentro del salón. Entregando un plano del mismo.
10) Distribución de las personas en las mesas, la mesa principal
11) Tipo de música que se desee.
12) Horario ( comienzo y final)
13) Tipo de flores
14) Diseño del menú en la participación del evento. Para que coincidan con el que los invitados se
encontrarán.
15) Repaso de que la dirección del establecimiento que figura en todas las participaciones es correcta.
16) Nombre de las personas con menú especial
17) Nombre de las personas con cuidados especiales por su edad o estado de salud.
18) Nombre de los niños y el menú establecido para ellos.
19) Nombre de la persona con la que hay que tener un detalle especial
20) Número de coches para reservar plazas de estacionamiento.
21) Como se comunicará a los invitados la localización del parking.
22) Días antes del banquete (entre cinco días) se contactará al comprador para confirmar cualquier
cambio.
23) Si coincidiese entre la fecha de concreción y el día del banquete, el cumpleaños o el Santo de alguno
de los compradores, se les brindará un presente, agradeciendo la confianza depositada en la
empresa.
24) Todo ello debe quedar reflejado en un documento con original y tres copias para que ambas partes
puedan cotejar cualquier duda. El original será para el cliente, la primera copia se hará llegar al
responsable de la organización del banquete, la segunda copia se hará llegar al responsable de cocina
y la tercera copia se la quedará el vendedor.
 40

EL MANUAL DEL EVENTO GASTRONÓMICO

La carátula con datos básicos ( Check-List)

Los memorando de reuniones con el cliente
El menú detallado
El cómputo y costeo de las mercaderías
El cómputo y el costeo de las bebidas
La dotación el costeo del personal
El cómputo y costeo de vajilla, mantelería, cristalería
Cómputo y costeo de todos los servicio colaterales
El presupuesto final
El croquis del lugar con ubicación de mesas y demás servicios
El croquis de la mise en place de la mesa
El organigrama del evento
El cronograma del evento
Datos varios de utilidad.
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ALGUNOS MODELOS DE PLANILLAS PARA BANQUETES

ACUERDO DE BANQUETE

Evento: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fecha: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO

Entre ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Y el -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Las partes convienen que:

El Banquete se realizará en el Salón previamente mencionado y en la fecha y hora expuestas a

continuación:

Lugar …………………………………………………………………………………………………

Fecha ……………………………..Día de la semana ……………………….Hora ……………

Nombre de la función, tal como aparecerá en el tablero:

Patrocinador ………………………………………………………………………………………..

Contacto ………………………………………………………….Tel: ……………………………..

Dirección ……………………………………………………………………………………………..

Asistentes estimados: ……………………………….. Garantizados: ………………………...

Cargos – Derecho de mesa (cover): …………………………………………………..

Alquiler …………………………….. Depósito: ……………………

…………………………………………. .…………………………………………..
Patrocinador Gerente de Fiestas y Banquetes
 42

FORMULARIO DE RESERVACIÓN DEL

LIBRO DE BANQUETES

Nombre del grupo -------------------------------------------------------Nº Archivo --------------------------------

Persona Encargada ------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dirección -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Teléfono – Código de área ---------------------------------------------------Nº ------------------------------------

Reservado por -----------------------------------------------------Fecha de reserva ------------------------------

Probable Definitivo Modificación

( Información de reservación)

FECHA HORARIO FUNCIÓN SALÓN Nº DE TARIFA/

PERSONAS PREPARACIÓN

REGISTRADO POR ------------------------------------------------------------------------------------------------------

FECHA DE REGISTRO -------------------------------------------------------------------------------------------------

Para Uso Exclusivo del Departamento de Banquetes

Definitivo Confirmado
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FORMULARIO DE PEDIDO DE BANQUETE

Probable

Confirmado

Patrocinador: …………………………………………………… Fecha ………………………

Contacto: ………………………………………………………… Tel: …………………………

Dirección:…………………………………………………………………………………………,,

Evento:……………………………………………………………………………………………..

Asistentes Estimados ………………….. Garantizados ………………….. Hora …………

BAR: Efectivo ………………………. Libre ………………………

EQUIPO E INSTALACIONES:

MESA DE REGISTRO PROYECTOR

MESAS OPERADOR
PODIO REFLECTOR
ESTRADO MÚSICA
MICRÓFONO FLORES
ATRIL VESTIDOR
PIZARRÓN CENICEROS
PANTALLA

MENÚ:
 44

CHECKLIST DE BANQUETES EVENTOS Y SEMINARIOS

DIA Y FECHA: TIPO DE EVENTO:

PERSONA DE CONTACTO: LUGAR/SALÓN:

DIRECCIÓN: APERITIVO:

TELÉFONO PRIVADO: HORA:

LABORAL:
PERSONA PRINCIPAL: SNACKS CON EL APERITIVO:

CANT. APROXIMADA PRECIO:

DE PARTICIPANTES:
CANT. FIJO VINOS: PRECIO:
DE PARTICIPANTES:
MENÚ: BLANCO:

PRECIO: TINTO:

TOTAL: HORARIO:

VARIOS
AGUA MINERAL:
VELAS:

CAFÉ: MÚSICA:

LICORES: ARREGLOS FLORALES:

MENÚS SI/NO: PRECIO:

TEXTO: PEDIDO POR:

ORDEN DE MESAS: PAGO:

EFECTIVO:
FACTURA:
CHEQUE:
FACTURAR A:

FIRMA DEL CLIENTE FIRMA RESPONSABLE

--------------------------------------- -------------------------------------------------
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CRONOGRAMA PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO

Ejemplo tipo: Se adecuará a la magnitud de un evento.

TIEMPO ORGANIZACIÓN

12 meses antes  Selección de la sede

 Fecha aproximada o exacta
 Presupuesto
 Cotización de precios
 Contratar transportadora oficial

11 meses antes  Contratación de la sede

 Fijar los fondos
 Selección de los expositores (para una feria) o de
disertantes (para un congreso)
 Difusión específica
 Elección del logo tipo, del color, del eslogan, etc. Toda
la parte de comunicación interna y externa, se puede
hacer basándose en un concurso de diseña-dores
gráficos y artistas

10 meses antes  Redactar el reglamento (congresos, concursos,

exposiciones)
 Estudiar costos más precisos
 Pedir presupuestos de todos los servicios, personal
auxiliar, alquiler de elementos

8 meses antes  Si hay extranjeros: reserva de los hoteles, pasajes

 Si es un congreso, seleccionar los temas propuestos
 Si es una exposición, enviar información a los
expositores

6 a 8 meses antes  Confirmar expositores

 Confirmar temas a tratar

2 a 6 meses antes  Programa tentativo de actividades sociales

 Programa de acompañantes
 Contratación de espectáculos, show
 Promoción y difusión directa
 Contactos con la prensa
 Selección del menú para cocktail, banquete, coffee
break, etc.
 Turismo pre y post evento
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 Diseño de uniformes
 Contacto con agentes de ceremonial

 Impresión de documentación: reglamentos, progre-

mas, credenciales, diplomas, contrato tipo
 Envío de documentación a los expositores y o
participantes
1 a 2 meses antes  Seleccionar, capacitar, contratar al personal auxiliar
 Probar uniformes
 Elaborar el programa final
 Determinar exactamente horarios y tareas a
desempeñar
Hasta el día D  Controlar instalaciones
 Chequear todas las necesidades
 Ensayar los actos, calcular tiempos
 Verificar hasta tres veces los equipos electrónicos
 Verificar tiempos de entrega de mercadería
 Verificar armado de stands
 Preparar carpetas y material para participantes
 Supervisar decoración
 Calcular imprevistos económicos
 Estudiar alternativas
 Prepararse para adecuarse a lo inesperado
 Tener suplentes para lugares estratégicos
 Confirmar hora y lugar de entrega de productos,
mercadería, etc.
Posterior al evento:
indispensable para  Devolución de elementos
una evaluación  Envío de material a la prensa
 Envío de material a los participantes, fotos,
grabaciones, fotocopias, diplomas
 Enviar una carta con sus opiniones, o invitación para
otros eventos
 Agradecimientos
 Arqueo de caja
 Cierre de cuentas provisorias, etc.
 Informe crítico sobre los resultados
 Análisis de la proyección social del evento y el rédito
económico y si se cumplieron sus expectativas