GLOSARIO DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL:

Acontecimientos programados: Son sucesos pasajeros previamente organizados que pueden

ocurrir sólo una vez o periódicamente en el tiempo.

Anfitrión: Persona que invita o que recibe individuos a su hogar y que es considerada la “Dueña
de Casa”. Aplicando este concepto al campo específico de eventos es la persona encargada de
la organización del mismo.

Comité Científico: Es el órgano que se ocupa de elaborar la temática a tratar en las distintas
sesiones como así también elegir a los diferentes disertantes y aprobar las ponencias que se
constituyen en el alma del congreso.

Comité Ejecutivo: Es el órgano que se encarga de ejecutar las directrices emanadas desde el
Comité Organizador contratando un Organizador Profesional de Congresos (Opc) cuando se
trata de congresos de gran magnitud e importancia. Se compone por representantes locales de
la entidad que organiza el evento.

Comité de Honor: Es un órgano político cuya función es brindar respaldo y contención al

congreso, compuesto personalidades administrativas y prestigiosas del sector al cual se aboca
el evento.

Comité Organizador: Es el órgano que lleva a cabo la gestión del evento compuesto por
individuos de notable importancia dentro del sector temático al que se refiere el congreso. Es el
órgano encargado de alcanzar los objetivos establecidos previamente y marcar distintas
directrices.

Comité Técnico: Es el órgano que tiene a su cargo la coordinación y contratación de los

diferentes servicios de alojamiento, transporte, traslado, servicios en sede, auxiliares, turísticos,
catering, documentación e inscripción, entre otras tareas. Se puede contratar a un agente oficial
de turismo para determinados servicios si el tamaño del congreso lo justifica.

Conferencia: Es una disertación o un debate de una o más personas con la finalidad de divulgar
una temática concreta.

Congreso: Reunión de un grupo de personas convocadas con el objeto de tratar temascomunes,

difundir ideas y establecer líneas de acción conjuntas. Estas reuniones son abiertas y por lo
general de gran magnitud.

Convención: Reunión cerrada dirigida específicamente a los individuos de una determinada

organización o corporación cuyo objetivo es deliberar y obtener consenso sobre un tema
determinado a los efectos de mejorar la comunicación entre los miembros.

Evento: Proviene del latín eventus-casual siendo su significado lo que sucede u ocurre
imprevistamente pero actualmente este término comprende toda clase de acontecimiento
previamente organizado que implica la reunión de una serie de individuos; concepto aceptado
recientemente por la Real Academia Española; es decir que esta última definición se podría
utilizar como sinónimo de la palabra acontecimiento programado.
Exposición: Es una exhibición de productos y servicios la cuál se realiza con el objeto de
informar a los visitantes sin que exista venta directa a los mismos. También puede perseguir
el objetivo de mostrar los adelantos en determinado campo de actividad.

Feria: Es una exhibición de productos y servicios la cuál se realiza con el objeto de lograr la
venta de los mismos, es decir tiene una finalidad puramente comercial.

Hospitality desk: Mostrador de información destinado a atender las necesidades de los

congresistas o participantes de un evento cualquiera, ubicado generalmente en la sede del
mismo.

Mailing List: Lista con los posibles participantes de un evento a los cuáles se les envía vía mail
o mediante correo oficial la propuesta de dicho evento, especificando el programa y detalles del
mismo.

Mesa redonda: Reunión de profesionales que desarrollan cada uno una parte de una temática
dada con la presencia de un público espectador que podrá realizar preguntas, contando con un
coordinador cuya tarea será conducir dicha reunión.

Newsletter: Hoja o circular que se envía en el anuncio final del congreso a sus participantes
para proveer información de carácter general sobre la realización del mismo.

Opc: Es el Operador u Organizador Profesional de Congresos, pudiendo él mismo llevar a cabo

la planificación integral del congreso o sólo abocarse a un área determinada.

Ope: Designa al Organizador Profesional de Exposiciones y también al Organizador

Profesional de eventos.

Paneles: Son presentaciones realizadas por idóneos sobre una misma temática enfocada bajo
diversos puntos de vista. Existe un moderador para coordinar la actividad permitiendo intercalar
preguntas con el público oyente.

Patrocinadores: Son los sponsors que permiten la financiación del congreso y pueden ser
empresas multinacionales, compañías relacionadas con la temática del congreso, bancos,
tarjetas de crédito, entre otros.

Plan de difusión: Programa que contiene los diferentes anuncios que se realizan de un evento
para su publicidad y promoción.

Ponencias: Son presentaciones hechas en forma oral y voluntaria por especialistas en un área
determinada.

Presidencias: Es el lugar de honor que ocupa una persona en un evento dado y puede
establecerse según el cargo, sexo o edad del individuo.

Programa científico: Esta conformado por los temas y actividades técnicas, científicas y
profesionales a tratar en cada sesión, ponencia o conferencia del congreso, especificando los
disertantes que intervendrán y la secuencia de cada reunión.
Programa de acompañantes: Son aquellas actividades culturales y turísticas que están
destinadas a las personas que acompañan a los congresistas y están planificadas durante la
franja horaria en que se desarrollan las sesiones del congreso.

Programa oficial: Descripción detallada y definitiva de los actos, actividades y sesiones

del congreso, entregándose a sus participantes el primer día del evento, agregando
información especial referida a transportes, ciudad sede, vestimenta, entre otros aspectos.

Programa social: Es aquél que esta destinado tanto a los acompañantes como a los
participantes del congreso y contiene un listado con todas las alternativas turísticas y
recreativas que se pueden realizar como ser: paseos, compras, cines y teatros, tours pre y
post congreso, excursiones, recorridos naturales, entre otros, como así también
comprende los actos sociales del evento, a saber: acto de inauguración, cocktail de
bienvenida, acto de cierre y cena de despedida.

Sede: Es el lugar donde se desarrollan las reuniones y encuentros durante todo el congreso.
Se trata generalmente de un Palacio de Congresos y Convenciones o un hotel con
instalaciones suficientes para la realización del evento.

Sesiones plenarias: Son reuniones establecidas en un horario único, destinadas a todos los
participantes del congreso para tratar temas de interés común.

Sesiones paralelas: Son reuniones que se desarrollan en distintos espacios de la sede,

fijadas en el mismo horario y destinadas sólo a un segmento de congresistas para tratar
temas específicos, lo que hace que dichas reuniones cuenten con menor cantidad de
participantes.

Tratamiento: Según la autora Paloma Herrera el Tratamiento es un título de cortesía, de

respeto u honorífico que se brinda al individuo en forma oral o escrita por razones de
dignidad, categoría, cargo o situación social del mismo.

Urbanidad: Relativo al comportamiento de los individuos en sociedad. Hace referencia a

los aspectos de buenos modales, cortesía y educación.

AUTORA: ROSANA MARIANELLI

ARGENTINA 2006.