SIMULACION ORGANIZACIONAL

Integrantes
Laura Valentina Hernández Rojas
Ángela Roció Vargas Romero
Valentina Marín Bedoya
Gisela Robles Domínguez

Tutor
Mario Alejandro Garcera Murillo

Administración de Empresas
Fundación universitaria del Areandina

04 Marzo 2024

Clasificación - Confidencial
 SIMULACION ORGANIZACIONAL
Introducción
En esta primera actividad vamos a poner en práctica el aprendizaje adquirido en el
eje 1 donde nos explica acerca de cómo identificar la relevancia gerencia estratégica y la
simulación organizacional mediante las herramientas diagnósticas las cuales
implementaremos y realizaremos un proceso diagnóstico de la empresa escogida para así
poder generar estrategias y un plan de mejora.
Mediante las herramientas diagnósticas comprenderemos el estado de la empresa y
como esta puede mejorar teniendo en cuenta los aspectos más relevantes de su entorno
interno y externo con el fin de generar estrategias las cuales se acomoden a las necesidades
de afrontar y corregir o mantener y explotar.

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 1. Objetivos
1.1. Objetivo General
Exponer un plan de mejora integral para la empresa, por medio de la utilización de
los instrumentos de diagnóstico empresarial, el planteamiento de estrategias apoyadas en el
análisis interno y externo, y la elaboración de un plan de implementación detallado.
1.2. Objetivo específico
❖ Elaborar un diagnóstico completo de la empresa, utilizando herramientas como la
matriz DOFA y la matriz Pestel, para comprender su situación actual y los factores
clave que afectan su desempeño.
❖ Reconocer y estudiar las estrategias de la empresa en tarea de sus fortalezas y
oportunidades (FO), debilidades y oportunidades (DO), fortalezas y amenazas (FA),
y debilidades y amenazas (DA), para decidir posibles áreas de mejora y crecimiento.
❖ Desarrollar un análisis CAME para plantear estrategias específicas que estudien las
debilidades identificadas y utilizar las oportunidades presentes en el entorno
empresarial.
❖ Plantear un plan de mejoramiento minucioso que incluya acciones específicas,
responsables, fechas límite, recursos necesarios y presupuesto estimado, utilizando
una matriz 5W2H para afianzar la posibilidad y efectividad de la implementación.

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 2. Desarrollo de la actividad
2.1. Presentación de la organización
2.1.1. Protección fondo de pensiones y cesantías

El fondo de cesantías protección sociedad administradora de fondos de pensiones,

su función es la administración y manejo de fondos y planes de pensiones del régimen de
ahorro individual, actualmente es una de los fondos de pensiones y cesantías del sector
privado más importante del país.
Su funcionalidad y objetivo es administrar los recursos pensionales (pensión)
(ahorro e inversión) y otorgar a sus afiliados las prestaciones que establece la ley
(Cesantías) se financian a través del cobro de comisiones a sus afiliados y podrán aumentar
los ahorros de estos mediante inversiones.
2.1.2. Matriz DOFA

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 2.1.3. Matriz Pestel.

2.1.4. Estrategias FA, FO, DA, DO

2.1.5. Análisis CAME

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 2.1.6. Matriz 5W2H

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 3. El Balanced Scorecard
El principal propósito de este trabajo es exponer las estratégicas en los participantes
y las habilidades analíticas, con la ayuda de un plan de mejoramiento para la empresa,
utilizando para ello un instrumento tecnológico. Este plan de mejoramiento, creado con una
vista de tres años, incluirá indicadores clave de desempeño (KPIs) que ayudará a medir y
evaluar de manera integral el progreso y la efectividad de las estrategias propuestas. Esta
herramienta permite una visual de la empresa tomando como referencia cuatro incógnitas
importantes las cuales ayudan a evaluar de una forma más profunda como se ven frente a la
competencia, a su vez permite planificar y direccionar de una forma adecuada.
El Balance Scorecard o Cuadro de Mando Integral (CMI) ha emergido en las
últimas décadas como una de las herramientas de gestión estratégica más efectivas para
monitorear el desempeño y avance de organizaciones de todo tipo. (Maya, 2023)
Desarrollado inicialmente por Robert Kaplan y David Norton en 1992, el CMI
permite traducir la visión y estrategia de una compañía en un conjunto coherente de
indicadores de desempeño que equilibran distintas perspectivas. La relevancia del Balance
Scorecard radica en que ayuda a alinear todos los niveles de la organización hacia la
estrategia, comunicar claramente los objetivos estratégicos y vincular los indicadores,
gracias a los indicadores y metas que se pueden analizar.
Para este caso estanos evaluando los objetivos y estrategias del fondo de pensiones
y cesantías, Protección, por medio del BSC, tomando dos variables importantes para la
organización, las cuales permitirán aumentar la rentabilidad; trazando unos objetivos e
indicadores que permitan alcanzar la meta. (Pérez, 2021)

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 4. Objetivos
4.1. Objetivos generales
❖ Identificar y analizar la importancia de la simulación organizacional en el entorno
empresarial.
❖ Alcanzar los conocimientos necesarios para poder planificar los objetivos y
estrategias que permitan mejorar el rendimiento de las empresas.
❖ Desarrollar un plan de mejora del desempeño empleando los principios del Cuadro
de Mando Integral (CMI) en la situación de la gestión estratégica empresarial para
LA EMPRESA () y fijarlo con éxito utilizando herramientas tecnológicas
especializadas
4.2. Objetivos Financieros
En el siguiente indicador se hará énfasis en el porcentaje de ingreso de afiliados al
fondo en el primer trimestre del año, partiendo de la meta de querer alcanzar un mayor
reconocimiento ante la competencia en cuestión de vinculaciones iniciales.
Los indicadores financieros serán medidos en el primer trimestre del año

Basado en los siguiente grafica analizamos el aumento en la AFP por la cantidad de

ingresos en el mes de febrero, temporada de Cesantías en Colombia, se logró realizar
traslados en pensión obligatoria aprovechando la interacción en jornada de cesantías
pagadas el 14 de febrero.

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 4.3. Objetivo Clientes
Para la AFP la razón de ser son sus clientes, por este motivo es muy importante
conocer su perspectiva frente al servicio que se le ofrece, para ello se diseñaron tres
indicadores los cuales ayudan aumentar la relación con el cliente. Los indicadores de
servicio al cliente serán medidos anualmente después de tener los resultados de la encuesta
de satisfacción de los clientes.
4.4. Indicadores Clientes

4.5. Aumentar el nivel de satisfacción con los productos y servicios del fondo de
pensiones
Este indicador muestra el aumento que se ha tenido frente a la satisfacción del
cliente con los productos y servicios ofrecidos por la empresa en el año 2022, se incrementó
en 3 puntos porcentuales demostrando así el excelente trabajo en pro de los clientes, se
buscó mediante las encuestas de satisfacción conocer su opinión

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 4.6. Reducción de PQRS por parte de los clientes
En el año 2020 no se presentó una reducción de PQRS, por el contrario, el nivel de
quejas aumento debido a la pandemia, ya que no se tenía diseñada una forma acertada de
atención de clientes de forma virtual, gracias a esta situación presentada se diseñaron
diferentes mecanismos para poder reaccionar de una forma acertada este tipo de
inconvenientes y esto se ve reflejado en la reducción de PQRS en los siguientes años.

4.7. Incrementar los canales transaccionales para los clientes

Las medidas sanitarias impuestas por los gobiernos nacionales, a raíz de la crisis
generada por la Covid-19, propiciaron un confinamiento general para prevenir todo tipo de
contagio. La mayoría de los ciudadanos optaron por no desplazarse a lugares de
aglomeración pública como centros comerciales o bancos, aprovechando los recursos
tecnológicos brindados por las entidades para hacer todo desde casa.

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 Podemos observar un incremento de canales transaccionales en el año 2022 debido
a la pandemia, era indispensable adaptarse a la necesidad que se presentaba en ese
momento; en el año 2021 y 2022 este porcentaje decreció un 2% dejándolo muy mal
posicionado en temas tecnológicos.

Realizando un evaluación general de la perspectiva de clientes se puede evidenciar

que en el primer indicador se está cumpliendo la meta sobrepasándola en un 8% lo que
quiere decir que se está trabajando para que los clientes se sientan satisfechos con el Fondo;
para el segundo indicador se refleja una alerta por el no cumplimiento de la meta propuesta
con lo cual las áreas encargadas se comprometen aumentar los canales electrónicos para
que los clientes puedan transar y en el tercer indicador se refleja que aún no se cumple con
la meta por lo que deberán trabajar estrategias que permitan reducir el nivel de
inconformidad de los clientes y así llegar al objetivo propuesto.

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 En el siguiente proceso se buscó como proceso interno, mejorar los tiempos de
espera en sala y los tiempos en espera para casos complejos, normalmente la oferta para
pagos y tramites es amplia, con la ayuda del personal y la solución en primer contacto la
idea es que el cliente tenga resultados de manera más pronta, en el mes de enero fue
complejo el cumplimiento la meta era en el trimestre de por lo menos del 50%, en el mes de
febrero el sistema de pagos se normalizo pasando de 5 días hábiles a 2, en pago de
cesantías obteniendo un 30% de efectividad en el proceso, en marzo se redujo el mismo
debido a la reducción del personal , ya que en el mes de febrero hay auxiliares de campaña
y personal externo apoyando.
En temas de asesoría express se entregaron formatos, paso a pasos de retiro con el
fin del que se ingresara la menos cantidad de personas a sala para turnos en espera
cumpliendo en el mes de 100% ya que por el volumen de personas preferían seguir los paso
a paso y no esperar.

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 En temas de crecimiento y aprendizaje la empresa se destaca por sus cursos
formaciones y encuestas la empresa maneja una biblioteca general de sus procesos a la
mano y realiza formaciones dos veces por semana en pro de la solución de los clientes.
En el mes de enero se cumplió con un 90 % de las evaluaciones pactadas, en el mes
de febrero ese promedio fue desmejorando debido al alto aforo en oficinas tanto presencial
como virtual por ellos fueron parcialmente suspendidas las evaluaciones, y en marzo se
normalizo su cumplimiento.
Las horas de capacitación no fueron afectadas debido a que no se realizaban los
exámenes, foros y cursos, pero se dictaban con normalidad formación media hora antes de
iniciar labores.

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 Análisis General
En términos general la presa ha experimentado un positivo desempeño en diversos
aspectos clave, evidenciando la efectividad de las estrategias implementadas. Destacan
logros significativos en áreas como rentabilidad, solidez financiera, lealtad del cliente,
eficiencia operativa y desarrollo del personal.
En términos de rentabilidad, la identificación y promoción de servicios con mayores
márgenes de contribución ha optimizado los costos variables, generando un impacto
positivo en la rentabilidad general. Así mismo, la gestión eficiente del capital de trabajo ha
fortalecido la posición financiera, garantizando la solidez de la empresa. La maximización
del rendimiento de las inversiones ha sido posible gracias a la identificación y potenciación
de aquellas más rentables, respaldada por una evaluación eficiente de esto ha contribuido
significativamente a mejorar la rentabilidad de las inversiones.
La mejora continua de la experiencia del cliente, mediante la implementación de
herramientas y procesos para respuestas rápidas, ha generado una percepción positiva y
mayor satisfacción. La agilización de las operaciones, identificando y eliminando cuellos
de botella, ha mejorado la eficiencia operativa y reducido los costos. Estrategias para
agilizar la entrega de productos o servicios, como la implementación de tecnologías y
procesos eficientes, han contribuido a una entrega más rápida, generando satisfacción entre
los clientes. Además, el establecimiento de controles de calidad ha mejorado la percepción
de la calidad del producto/servicio.
En términos de desarrollo del personal, el incremento en la participación en
programas de formación ha mejorado las competencias del personal, adaptándose a sus
necesidades específicas. La implementación de sistemas de evaluación ha asegurado que la
formación contribuya positivamente al desempeño laboral.
Finalmente, las estrategias para asegurar la retención a largo plazo de la
información aprendida han demostrado ser efectivas, ofreciendo herramientas y recursos
para revisión y aplicación de conocimientos. Este enfoque ha contribuido a una retención
duradera del conocimiento adquirido. En conjunto, estos indicadores reflejan una gestión
eficiente y una respuesta adaptativa a las necesidades cambiantes, generando un impacto
positivo en aspectos fundamentales de la empresa.

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 Bibliografía
Galiana, P. (16 de Enero de 2023). ¿Qué es y cómo hacer un análisis CAME? Obtenido de
IEBSCHOOL: https://www.iebschool.com/blog/que-es-un-analisis-came-y-como-
se-hace-marketing-digital/
Maya, D. R. (2023). 4 perspectivas del Balanced Scorecard: ejemplos. Obtenido de
Pensemos: https://gestion.pensemos.com/cuales-son-las-perspectivas-del-balanced-
scorecard-ejemplos
Pérez, O. (01 de Julio de 2021). Balanced scorecard: Las 4 perspectivas y su importancia.
Obtenido de Blog PeopleNext: https://blog.peoplenext.com/las-4-perspectivas-del-
balanced-scorecard-y-su-importancia

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