AP04-AA5-EV04. ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA.

PRESENTADO POR:

LAURA MARCELA MONTOYA VELASQUEZ

PRESENTADO A:

IVAN ALEJANDRO VELOZA PEÑUELA

CENTRO NACIONAL DE HOTELERIA, TURISMO Y ALIMENTOS - SENA

“TECNOLOGÍA ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN”

FICHA

(2282485)

FECHA

27/10/2021
 ÍNDICE
1. Objetivos Generales
1.1. Objetivos Específicos
2. Fuente de recursos
3. Proponentes habilitados o restricciones
4. Idioma
5. Actividades a realizar
6. Entregables, Hitos o Fechas de entrega y detalle de los entregables
7. Equipo de trabajo
8. Duración del contrato
9. Sede o localización de las labores a realizar
10. Documentos a presentar
11. Proceso para seleccionar al proveedor
12. Forma de pago
13. Confidencialidad de la información
14. Conclusiones
 INTRODUCCIÓN

El Proyecto busca mejorar las condiciones de base de datos en el área de

parqueadero de las Unidades Residenciales en donde se implementan las salida e
ingresos a dicha Unidad en el que permite avanzar en tiempo real evitando así los
contratiempos en llenar planillas físicas y evitando problemas a futuros sobre
pérdida de información.

Dada la naturaleza de la temática resulta clave para estas unidades residenciales

el implementar dicho proyecto y así dar eficiencia a los resultados sobre la base de
datos y almacenamiento de la información a recolectar.
1. Objetivos Generales:

Contratar los servicios de una empresa legalmente constituida y

especializada en análisis, diseño, desarrollo y soporte de un sistema de
información, para el control de entrada y salida de vehículos y visitantes en
unidades residenciales para ejercer control y un registro detallado, que
permita conocer novedades en el ingreso de las personas y de los vehículos
a la propiedad, ya sean visitas cortas o a largo plazo, teniendo como
respaldo las bases de datos.

1.1 Objetivos Específicos:

➢ El software debe realizar un seguimiento detallado en tiempo real del

estado actual de los vehículos al momento de entrar y salir de la
unidad residencial.
➢ Deberá analizar y tomar registro con medios tecnológicos - CCTV
(circuito cerrado de televisión), para tener evidencias sobre posibles
daños ocasionados a los vehículos dentro de la unidad residencial.
➢ Se desarrollará un sistema en el cual se pueda identificar al
propietario del vehículo por medio de código de barras o QR.
➢ El ingreso al sistema, debe ser por usuario y contraseña, para el
acceso completo a todas las funcionalidades de la aplicación, que
permita de forma interactiva pero controlada crear y/o modificar
registros en la base de datos.
➢ Permitir el acceso ya sea a través de un móvil o Tablet para el
personal de usuarios autorizados, sin que sea un equipo en
determinado lugar el único que tenga acceso a la información y
configuración.
➢ La herramienta debe permitir la conexión con software de inteligencia
de negocios (BI), permitiendo el desarrollo de análisis y tableros de
control, que ayuden en la toma de decisiones para la mejora de los
procesos al interior de los conjuntos residenciales.
➢ El software debe ser una herramienta intuitiva de fácil operación, que
permita ver los cambios mientras los realiza el usuario.
 2. Fuente de recursos:

De acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 40521 de fecha

10 de agosto del 2021, por un valor total de SESENTA Y CINCO MILLONES DE
PESOS M/CTE ($65.000.000,00), expedido por el jefe del Área de Presupuesto
para la vigencia fiscal de 2021, distribuido de la siguiente manera:

Rubro Dependencia Descripción Valor actual CDT Valor Adición o Valor Total
Reducción CDT

A-02-01-01-006- Conjunto PRODUCTOS DE $ 65.000.000 $ - $ 65.000.000

002 residencial los LA PROPIEDAD
samanes INTELECTUAL

TOTAL $ 65.000.000 $ - $ 65.000.000

3. Proponentes habilitados o restricciones:

El proponente deberá aportar con la oferta como mínimo (01) contrato, cuyo
objeto sea similar al del presente proceso, y cuyo valor sumado o
individualmente sea igual o mayor al presupuesto oficial del presente
proceso.

Para efectos de verificar la experiencia el oferente deberá presentar con la

oferta: actas de liquidación o contratos o certificaciones las cuales deben
contener como mínimo los siguientes aspectos:
➢ Entidad contratante.
➢ NIT.
➢ Contratista y NIT.
➢ Valor del contrato.
➢ Número del contrato (Según Aplique).
➢ Fecha de inicio.
➢ Fecha de terminación.
➢ Objeto del contrato el cual debe estar relacionado con el presente
proceso.
➢ Calificación del servicio y/o cumplimiento (Según Aplique).
➢ Teléfono de la entidad contratante y/o funcionario que certifica.

La información suministrada se entiende bajo la gravedad del juramento y

debe ser correlativa a la documentación aportada.

La entidad se reserva el derecho de verificar la información aportada por los

oferentes y de rechazar las propuestas en las cuales se incluya la
información inconsistente o que no corresponda a la realidad, sin perjuicio
de las eventuales acciones civiles y penales a que haya lugar.

Los posibles oferentes deben tener en cuenta los procedimientos para

presentar ofertas en el SECOP II, teniendo en cuenta si es oferente plural u
oferente singular
 Cualquier comunicación enviada por un proveedor utilizando un
procedimiento distinto al de presentación de ofertas, no constituye una
oferta y en consecuencia no será tenida en cuenta como tal y no podrá ser
evaluada.

4.
Idioma:

El sistema deberá implementarse en diferentes idiomas, teniendo como

principal el idioma español.

5. Actividades a realizar

Requerimientos Funcionales:

➢ RF_001: Tener monitoreo del estado del vehículo en tiempo real a la

hora de salir de la unidad.
➢ RF-002: Nombre e identificación de quien saca el vehículo.
➢ RF-003: Reporte de la base de datos sobre novedades del vehículo
como (rayones, fisuras, golpes entre otros.)
➢ RF-004: Registro en la base de datos datos como bloque o Torre y
número de apartamento del Visitante o vehículo.
➢ RF-005: El software utilizado permite la interacción del usuario final
con la interfaz.

Requerimientos NO Funcionales:

➢ RNF-001: Se utilizan algunas herramientas específicas en el

desarrollo del software (Visual Studio, UML, entre otros.)
➢ RNF-002: La información ingresada se almacenará instantáneamente
en la base de datos mediante el gestor MYSQL o SQL Server.
➢ RNF-003: El lenguaje de programación debe ser orientado a objetos
(Java, C#, C + +, HTML).
➢ RNF-004: Proporcionar servicios de seguridad de datos.
➢ RNF-005: Alta velocidad para el procesamiento de los datos.
➢ RNF-006: Las interfaces deben ser de fácil lectura
Base de Datos:

Deberá ser compatible con un gestor de base de datos relaciones tipo

PostgreSQL, Microsoft SQL Server u Oracle. La base de datos deberá estar
normalizada, se debe de disponer de su modelo relacional y se debe de
contemplar copias de seguridad diferenciales semanales y completas
mensuales.

Control:

El sistema no debe permitir avanzar al próximo formulario, sin que antes se

completen los campos obligatorios, para ello, de igual manera se deberán
ingresar el tipo de caracteres establecidos para el diligenciamiento de cada
uno, informando al usuario a través de mensajes de consola sobre el error o
avance a la siguiente ventana.

Accesibilidad:

Para tener acceso al sistema de información se podrá realizar vía web,

utilizando usuario y contraseña mediante un dispositivo electrónico (PC,
celular o Tablet) que cuente con acceso a Internet y software implementado,
el repositorio de la base de datos y demás derivados del software, deberá
estar disponible las 24 horas y con acceso total al administrador local, que
deberá corresponder a un empleado de la empresa contratante.

Informes:

El sistema de información deberá proporcionar al usuario autorizado

reportes que contengan los filtros predefinidos o que se permita generar
consultas para extraer información en formato PDF y con exportación a
Excel.

Arquitectura:

El sistema de información deberá estar diseñado con conceptos de

programación orientada a objetos, desarrollado en un lenguaje de última
generación y en capas de software (capa de presentación, capa de lógica de
negocios, capa de datos) que permitan una mayor escalabilidad del sistema,
así como un mejor mantenimiento del mismo.

Desempeño:

El sistema de información deberá ofrecer un tiempo de respuesta mínimo

ante la demanda presentada por los usuarios del sistema, generando fluidez
 en los requerimientos realizados sin que esto llegue a afectar al personal de
residentes o visitantes.

6. Entregables, Hitos o Fechas de entrega y detalle de los entregables.

Se estipula que la fecha y lugar para iniciar la labor a ejecutar en la

empresa, será el día después de firmado el contrato respectivo con la
Entidad Contratante.

Dentro de los entregables están:

➢ Código fuente.
➢ Licencia de uso.
➢ Manuales técnicos y de usuario final.
➢ Capacitación técnica y de usuario final.
➢ Herramientas de desarrollo (manejador de bases de datos,
herramientas de generación de reportes, herramienta generadora de
código fuente y las que se necesiten para el mantenimiento del
sistema).
➢ Soporte post-implementación.

7. Equipo de trabajo

Para demostrar veracidad de los datos del equipo de trabajo deberá

presentar los siguientes documentos y en la fecha estipulada en el informe:

➢ Hoja de vida del equipo presentado en la propuesta

➢ Certificado de los que integran el equipo
➢ Carnet que los identifique.

8. Duración del contrato

Tiempo máximo será de (8) ocho meses a partir de la firma del contrato y
debe ser finalizada en la fecha prevista; todo esto incluye las diferentes
fases:

➢ Análisis
➢ Diseño
➢ Desarrollo
➢ Pruebas
➢ Implementación del proyecto

9. Sede o localización de las labores a realizar

Este se realizará en el centro de sistemas de la empresa contratante con la

presencia física del personal de expertos que desarrollarán la tarea.
10. Documentos a presentar

El día de cierre de la presente entrega del portafolio, se recibirán las

propuestas hasta las 4:30 p.m. hora oficina, el proponente deberá presentar
una (1) propuesta física acompañada de la documentación requerida, así
como una (1) copia de la documentación completa en medio magnético,
esto en la oficina de radicación de correspondencia. El plazo máximo son 20
días a partir de la fecha calendario de publicación, donde deben incluir todos
los gastos que tienen como proponentes, el contrato final se realizará con
precio fijo en peso colombiano documentos a entregar:

Carta de presentación

La OFERTA deberá estar acompañada de carta de presentación firmada por

el OFERENTE o por el Representante Legal de la persona jurídica,
Consorcio o Unión Temporal, el oferente o el apoderado constituido para el
efecto, la cual deberá ser diligenciada según el formato.

3.1.1 Certificado de Existencia y Representación Legal, o Certificado de

inscripción en el Registro Mercantil según el caso:

Si el OFERENTE es una PERSONA JURÍDICA deberá presentar un

Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara
de Comercio

Si el OFERENTE es una PERSONA NATURAL deberá presentar un

Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil expedido por la Cámara
de Comercio. Estos certificados deben tener fecha de expedición igual o
inferior a treinta (30) días anteriores a la fecha de presentación de la
propuesta.

El oferente deberá acreditar que la actividad de la persona natural y/o el

objeto social de la persona jurídica tenga relación con el objeto del presente
proceso de selección de contratistas.

3.1.2 Autorización del órgano social correspondiente:

Cuando el Representante Legal de la persona jurídica se encuentre limitado
para presentar oferta o para contratar o comprometer a la sociedad debe
anexar la autorización del órgano social correspondiente que lo autorice
para presentar la oferta y suscribir el contrato en el caso que le sea
adjudicado, así como la autorización necesaria para presentarse en
consorcio o unión temporal.

3.1.3 Poder:
Cuando el OFERENTE actúe a través de un representante o apoderado
deberá acreditar mediante documento legalmente expedido, que su
representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la
oferta y aceptar el contrato respectivo.

3.1.4 Registro Único Tributario actualizado

3.1.5 Fotocopia de Cédula de la Ciudadanía del Representante Legal

3.1.6 Verificación antecedentes judiciales del oferente:

De Conformidad con lo previsto en el artículo 94 del Decreto-Ley 019 de
2012 y con el fin de verificar los antecedentes judiciales del oferente
(persona natural o representante legal de persona jurídica o consorcio o
unión temporal), el Ministerio realizará e imprimirá la consulta de los
antecedentes judiciales a través del mecanismo en línea que creado el
Gobierno Nacional para el efecto. La consulta deberá ser realizada por el
Comité Jurídico Evaluador y en caso de que el proponente persona natural o
representante legal de la persona jurídica o del consorcio o unión temporal,
según el caso, registre antecedentes judiciales consistentes en sentencia
judicial condenatoria con pena accesoria de interdicción de derechos y
funciones públicas, el proponente será rechazado.

3.1.7 Antecedentes disciplinarios del representante legal y la empresa

de la Procuraduría General de la Nación el cual podrá ser consultado en la
página www.procuraduria.gov.co

3.1.8 Boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General

de la Nación el cual podrá ser consultado en la página
www.contraloriagen.gov.co

3.1.9 Constancia de cumplimiento de aportes parafiscales para personas

jurídicas y naturales nacionales.
Los proponentes deberán acreditar que se encuentran al día con el pago de
los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones,
riesgos laborales y a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA),
cuando a ello hubiere lugar (Artículo 50 Ley 789 de 2002 y demás normas
complementarias y modificatorias). Dicha certificación deberá encontrarse
suscrita por la persona natural o su contador, o por el revisor fiscal o
representante legal de la persona jurídica, según sea el caso.

Cuando el PROPONENTE sea un Consorcio o una Unión Temporal, cada

una de las personas naturales o jurídicas que lo integran deberá certificar
que se encuentra en cumplimiento de la anterior obligación.

El documento deberá certificar que, a la fecha de presentación de su oferta,

el proponente ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la
nómina de los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha,
en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En el
caso en que la sociedad no tenga más de 6 meses de constituida, deberá
acreditar el pago a partir de la fecha de constitución.

Las personas jurídicas deben anexar a la certificación de pago de aportes al

Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, riesgos laborales y
a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA).

Las personas naturales deben anexar a la certificación de pago de aportes

al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, riesgos laborales
y a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA) lo siguiente:

Para persona natural sin trabajadores a su cargo: Declaración en la que

conste que se encuentra al día en sus aportes, durante el mes anterior al
cierre del proceso y copia de la planilla de pago de los aportes de la
seguridad social correspondiente al último mes anterior a la fecha de cierre
del proceso de selección.

Para persona natural con trabajadores a su cargo: Declaración en la que

conste que se encuentra al día en sus aportes, durante los seis (6) meses
anteriores al cierre y deberán allegar copia de la planilla de pago de los
aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones, riesgos
laborales y a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA), cuando a ello
hubiere lugar del último mes vencido anterior a la presentación de la
propuesta.

Para el caso en que el PROPONENTE tenga un acuerdo de pago vigente,

debe certificar que se encuentra al día con los pagos acordados en el mismo
a la fecha del cierre de la presente modalidad de selección.

Este requisito deberá acreditarse, además, para la realización de cada pago

derivado del contrato que se celebre como resultado del presente proceso
de selección, de acuerdo con el parágrafo 1° del artículo 23 de la Ley 1150
de 2007.

La entidad se reserva el derecho de verificar con las respectivas Entidades

la información que suministran los proponentes. Si se advierten
discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la
entidad, la propuesta será rechazada.

Tenga en cuenta que el revisor fiscal debe figurar inscrito en el certificado de

la Cámara de Comercio.

Cuando el proponente no allegue con su oferta la certificación o la misma

requiera aclaraciones, la entidad le solicitará, dentro del término establecido
en el cronograma del proceso para allegar la.
 Los oferentes (personas naturales o jurídicas) deberán allegar copia de la
planilla de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral
(salud, pensiones, riesgos laborales y a cajas de compensación familiar,
ICBF y SENA), cuando a ello hubiere lugar del último mes vencido anterior a
la presentación de la propuesta, en caso de consorcios y/o uniones
temporales deberán allegarse cada uno de los oferentes que la integran al
igual que la certificación.

Cuando el PROPONENTE extranjero, sea persona natural sin domicilio en

Colombia o persona jurídica extranjera que no tenga establecida sucursal en
Colombia, deberá adjuntar a su propuesta la certificación de pago de
aportes parafiscales o afiliaciones al sistema de seguridad social del país de
origen donde pertenece

En todo caso, deberá tener en cuenta que conforme a las normas

mencionadas y a la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por
el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, la base
de cotización para los sistemas salud y pensiones del contratista,
corresponde al cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato
facturado en forma mensualidad, porcentaje sobre el cual se calculará el
monto del aporte que en salud y pensiones debe efectuarse.

11. Proceso para seleccionar al proveedor

El proceso para seleccionar el proveedor será por méritos de acuerdo a lo

establecido en la ley de contratación, clasifican todas aquellas empresas
que superen el umbral del 68% en la calificación ponderada de acuerdo con
el instrumento interno de calificación de proveedores. cómo mínimo se
evaluarán tres propuestas de empresas, de estas tres será seleccionado el
proveedor que cumpla con todos los requerimientos exigidos y la puntuación
antes descrita, teniendo como base criterios de evaluación.

CRITERIOS DE CONCEPTO
EVALUACIÓN

Capacidad Jurídica (Habilita / No Habilita)

Verificación Técnica (Habilita / No Habilita)

Oferta Económica Menor Precio

12. Forma de pago

Se realizarán dos pagos parciales de la siguiente manera: un 50% se

realizará 60 días después de entrega e instalación de la licencia para el
desarrollo de la labor contratada y el otro 50% al entregar el trabajo de
acuerdo con los servicios efectivamente prestados (horas de soporte a los
usuarios finales).

13. Confidencialidad de la información

Se considera información confidencial los siguientes puntos:
➢ Toda la información relacionada con el desarrollo del contrato que se
suscriba y el de los fines de Residential Software Solutions
➢ Las características y especificaciones de los productos,
servicios y programas, que no sean de conocimiento Público
➢ Todos los secretos empresariales que posea Residential Software
Solutions de conformidad con la legislación vigente.
➢ Todos los conocimientos y experiencias de orden técnico, comercial y
de economía de empresa que le permiten realizar sus actividades
productivas, desarrollar su objeto social y actividades de
organización y administración.
➢ Toda la información sobre desarrollo de productos, políticas y
prácticas comerciales.
➢ Toda la información sobre los clientes y potenciales clientes,
incluyendo los datos personales de los mismos.
➢ Toda la documentación que produzca el eventual contratista en
desarrollo del contrato que llegase a suscribirse.
➢ Toda la información que en desarrollo de la presente invitación y/o del
contrato que llegue a suscribirse, Residential Software Solutions
ponga en conocimiento del proponente y/o contratista.

14. Conclusiones
Podemos evidenciar que, se deben ejercer unos adecuados términos de
referencia a la hora de contratar, debido a que eso nos garantizan un
proceso transparente y con altos estándares de calidad, ya que el estudio
previo nos permite conocer diferentes opciones en el mercado, que
finalmente nos llevarán a tomar las mejores decisiones.
15. Bibliografía
Tutoriales sobre Bases de Datos:
Base de Datos #1| Conceptos Básicos
Curso MySQL - Curso Intensivo y Práctico

MySQL
SQL Server - El SGBD de Microsoft
Lenguajes de programación:
Tutorial 1 de C# - Introducción (Conociendo Visual Studio)
Tutorial 1 de Java - Introducción (Descargando IntelliJ Java IDE)
Curso de HTML5 desde CERO (Completo)

Un paseo por C# - Guía de C#