Documento N° FX-XXX-YY-ZZ

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Título Procedimiento de……..

PROCEDIMIENTO DE
…

Nombre Cargo Fecha Firma

Elaborado por Luis Felipe Analista de Control y
Palomino Gestión
Calderón
Revisado por Saul Percy Auditor
Cardenas Olano
Aprobado por
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Objetivo

Establecer los criterios Institucionales para la realización de compras o contratación de servicios

y productos con proveedores, los controles a aplicar en el proceso, así como los criterios de
selección, evaluación, seguimiento y reevaluación de los proveedores externos.

Definir los procedimientos que se realizan para

Establecer los criterios de la empresa para generar el proceso de compras en el cual se mejorara

Alcance

Inicia desde el requerimiento de un artículo por parte de la tienda, continua con la entrega y
termina con la evaluación del proveedor.

Abreviatura y definiciones

LC: Líder comercial

RTV:

AAV:

Documentos de referencia

GIN – REQUERIMIENTO DE COMPRA - FACTURA - GUIA

Responsabilidades

Almacenero – asistente de operaciones – jefa de operaciones -

Entradas

Salidas

Descripción

Contenido:

El proceso que explicaremos a continuación es en base al “Diagrama de Flujo – Procesos de

Compras” presentado en reunión al área de Finanzas y Auditoria Externa.

El inicio del proceso de compras puede partir por dos casuísticas: una es por la solicitud
generada al almacén por parte de los RTV/LC para que verifiquen el stock de los artículos o por
la atención del pedido de un cliente. El punto donde se cruzan ambos es cuando sale la
interrogante de ¿Tenemos stock en tienda? Si la respuesta es positiva es porque no existe la
necesidad de mercadería. El detalle vendrá a suceder cuando la respuesta es negativa por lo cual
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en ese momento el almacenero en base a ciertos criterios establecidos deberá elegir el tipo de
prioridad de “requerimiento de compra” u acción a tomar. Para un mejor entendimiento
detallare los 3 tipos de requerimientos que venimos usando actualmente, en que situaciones se
considera su uso y sus posibles variaciones según casuística.

1. Colocado: Este tipo de requerimiento son los que deben ser atendidos primero por
ser ventas ya concretadas. La situación viene a hacer que el cliente requiere un
artículo el cual no contamos con stock, por lo que en tienda se genera una proforma
y luego esta es enviada a marketing para su aprobación (se considera precios de flete
para que se pueda sacar buen margen de ganancia), con el visto bueno se deriva a
almacén para la generación del requerimiento de compra.

Todo “Colocado” deberá llevar en sus observaciones la siguiente información:

- Deberá contar con una proforma generada por Procampo, está ya debió haber
sido aprobada previamente por Marketing.

- Deberá contar con una “Orden de Compra” del cliente, para este tipo de
requerimiento como se comentó en un inicio son como ventas ya concretadas
por lo cual el cliente ya se acerca a la tienda con algo definido.

- Deberá contar con el responsable del requerimiento, el almacenero aprueba el

requerimiento pero el responsable es quien debe haber coordinado previamente
con el LC.

También contamos con un Colocado llamado “Triangulado”, en el cual es el

proveedor quien nos coloca el cliente. Para este caso según la información recogida
el proveedor puede coordinar con el cliente el precio que le estará dejando y así
mismo nos dejara a nosotros un precio más preferencial al de la lista para comprarle
una cantidad determinada. Tenemos ciertas consideraciones con este tipo de
requerimiento:

- El proveedor no nos cobra comisión por colocarnos al cliente.

- Si nosotros contamos con stock en otra tienda, no podemos realizar la

transferencia para cubrir el pedido, el proveedor nos exige realizar la compra
para que nos entregue la venta.

- En este tipo de requerimiento la coordinación es muy variable por todos los

motivos de coordinación que pueden suscitarse.

- No son muy frecuentes.

Según información recogida, los almaceneros pueden hacer contactos con los
almacenes cerca de su zona y gestionar el traslado de mercadería directo. En esta
casuística ya no sería necesario la generación del “requerimiento de compra” en
cambio de este se estaría generando un “requerimiento de traslado entre tiendas”.
Para esta casuística se puede dar la situación donde se verifica que otro almacén
tiene el stock disponible pero no quiere brindar el artículo, en este escenario lo que
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hace el almacenero es generar el requerimiento de compra e indicar a operaciones

que ya intento realizar la coordinación pero no se pudo concretar por x razones. Para
estos motivos el asistente de operaciones es quien ahora realiza la coordinación con
el otro almacén para gestionar la transferencia si procede de forma efectiva, el área
de operaciones culmina el “requerimiento de compra” y comunica al almacenero
para que pueda generar el “requerimiento de traslado entre tienda”.

2. Quiebre: Los requerimientos generados bajo esta prioridad son por artículos que
tienen un alto movimiento en stock. Las formas identificadas para generar este tipo
de requerimiento son los siguientes:

- El proveedor tiene contacto con los almaceneros, los RTV y LC, es mediante
esto que pueden comunicarles ciertas variaciones en su stock como es en el caso
donde algún artículo que es más recurrido y de mayor demanda está por
acabarse o ya no cuentan en su stock, es en este punto donde le sugieren que
realicen un pedido para que aseguremos mercadería o en todo caso que podamos
ser atendidos primeros cuando el proveedor reponga stock.

- Para poder llegar a una bonificación, en este caso el tipo de prioridad “Quiebre”
se junta con la prioridad “colocado” la situación es la siguiente: contamos en
tienda por atender una necesidad de 5 artículos bajo prioridad “Colocado” pero
para obtener una promoción debemos comprar como mínimo 8, el almacenero
en este caso coordina con el LC y solicita pedir esa diferencia bajo prioridad
“Quiebre”.

- En caso de que en el cierre no hayan atendido el pedido en su totalidad

(Operaciones redujo la cantidad que solicitaron en almacén) por lo cual el stock
que tienen disponible no va a poder cubrir lo que resta del periodo en que se
encuentran trabajando.

- También se presenta el verdadero motivo por el cual debería llamarse quiebre y

es en el caso de que suceda una venta la cual no se esperaba o estaba coordinada,
podemos cubrirla pero nos deja con poco stock para poder abastecernos en lo
que queda del mes.

El almacenero realiza la coordinación con el LC sobre los casos presentados si

procede este brinda la autorización para generar el requerimiento. Esta coordinación
puede darse por wsp, llamada o personalmente.

3. Cierre: Este tipo de requerimiento se genera para artículos los cuales no es tan alto
su movimiento de stock como en el caso de los requerimiento por QUIEBRE . Para
realizar este tipo de requerimiento Ingrid (Jefa de Operaciones) brinda un correo a
los Lideres Comerciales para que realicen una revisión de su inventario y puedan
solicitar lo necesario para abastecerse por un tiempo determinado, este tiempo es
establecido por la jefatura a cargo (podría ser de 60 a 90 días). Esta lista el L.C. lo
comparte al almacenero (Por un grupo de WSP o mediante una reunión) para que
pueda comenzar a gestionar el requerimiento de cierre. Para realizar este tipo de
requerimiento se tienen ciertos criterios:
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- La información que el almacenero le brinda al LC es el detalle de los artículos

por proveedor que contamos en stock al día que él indique.

- Según comentario de los almaceneros estos no reciben la indicación para

mostrar el estado en que se encuentra la mercadería que los L.C. solicitaron en el
cierre.

Para los requerimientos de cierre por temas de campaña, el almacenero solo recibe
la relación de los artículos que le brinda el RTV para esto ya hubo una previa
coordinación con el LC. Los “RTV CUENTA CLAVE” tienen constante
comunicación con los fundos y/o proveedores por lo cual saben que campañas se
aproximan y cuáles son los artículos que se van a necesitar. Los RTV van
acumulando sus artículos por proveedor para luego conversarlo con su L.C. y
proceder con la aprobación si las cantidades son aceptadas por este último. Así
mismo los proveedores tienen artículos ingresados en su fundo por lo que ellos
también saben sobre las cantidades requeridas, el RTV también va a haciendo
ensayos de la mano con el proveedor, crea lazos con los fundo para realizar
proyecciones de compras posteriormente.

En este punto se pueden seguir 2 rumbos se les detalla a continuación:

 Transferencia, este medio aplica para los artículos solicitados con una prioridad
tanto como “Colocados” y los de “Quiebre”. Cabe resaltar que es en el caso de
que se encuentre stock en los almacenes cercanos de no ser así se realizaría la
otra opción.

 Generación de requerimiento: Se genera bajo los criterios nombrados

anteriormente según cada tipo de prioridad.

Generación de requerimiento de compra por parte de los almaceneros

El siguiente paso es la generación y aprobación del requerimiento por parte del

almacenero. En los posteriores días el almacenero recibirá por parte del área de
operaciones consultas sobre la necesidad de los artículos con respecto a su cantidad.
Luego de la confirmación solo será cuestión de la espera de la coordinación con los
transportistas/ proveedor.

Seguimiento y coordinación por parte del almacenero

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El almacenero luego de la confirmación por parte de operaciones. Tendrá que estar

atento de lo solicitado, según información recogida sabemos que tienen contacto
constante con los proveedores es por ellos

Recepción y revisión de la mercadería.

Llega el momento en la cual el almacenero debe supervisar la descarga de los productos

aquí es donde tendremos que considerar ciertos puntos:

- La primera revisión son por las cosas que se encuentran visibles, las fallas que
pueden ser detectadas a simple vista como sería el caso de cajas abiertas o
mojadas, sacos rotos, etc.

- Por cuestión de tiempo y de que el transportista solo traslada paquetes, ósea no

revisa lo que lleva a dentro, es por lo que se abren las cajas delante de esta
persona presente.

- Si se encontrasen observaciones se realizarían coordinaciones con operaciones

para notificar la falta de unidades envases malogrados y esperar recibir
indicaciones de cómo proceder.

- Normalmente ninguna mercadería es rechazada, la forma de proceder es colocar

la observación en la guía del proveedor.

El almacenero luego de considerar los puntos expuestos líneas arriba debe realizar la
siguiente validación

El almacenero luego de la validación completa, sella todas las guías propias y las que el
transportista se llevara. En esta se colocara la fecha de recepción, lleva la firma y
nombre completo del almacenero encargado.

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