Departamento de Compras

La función principal del Departamento de Compras es la de adquirir bienes y

servicios teniendo en cuenta su calidad, precio y servicio, al menor costo posible.
En las pequeñas empresas, el dueño suele hacer las compras de todos los insumos
pero, a medida que la empresa crece, se requiere de la colaboración de una o más
personas. En este último caso, se suele poner a su cargo una persona especializada,
denominada jefe de compras. Antes de efectuar sus compras, este departamento debe
realizar un relevamiento, que consiste en obtener información de los insumos,
herramientas, materias primas y demás necesidades de los restantes departamentos.
El aprovisionamiento de los bienes y servicios consta de varios pasos:

1) Recepción de pedidos
Los distintos sectores de la empresa solicitan al departamento de compras una lista
detallada y precisa de los elementos necesarios para desarrollar su actividad, como
también el destino que se les dará a esos bienes.
Es usual que exista un depósito o almacén en donde se ubican todos los insumos
necesarios para la producción. Por lo tanto es este sector, en la mayoría de los casos,
el que primero detecta el faltante y solicita la reposición.

2) Búsqueda de proveedores
Por medio de catálogos, Internet, medios gráficos, publicidad, guías especializadas o
referencia de terceros se buscan proveedores que satisfarán las necesidades de la
empresa.
También es muy provechosa la visita a ferias y exposiciones dedicadas al rubro al
cual pertenece la empresa, ya que en ellas se reúnen y exponen los distintos
proveedores. Es conveniente organizar la información luego de recopilarla. Para esto
hay que clasificar todo el material reunido, confeccionar legajos de proveedores,
archivar los catálogos y listas de precios, que permitirán facilitar búsquedas futuras.
En cuanto a los proveedores, uno de los factores que deben ser tenidos en cuenta en el
momento de seleccionarlos es la proximidad de la empresa, para que el
aprovisionamiento sea más ágil y económico; y, por supuesto, que la calidad, precio y
servicio de los productos esté de acuerdo con sus requerimientos.
Es conveniente manejarse con un listado de proveedores efectivos y otro de posibles
proveedores, para poder reemplazarlos rápidamente frente a las falencias que algunas
cuestiones pueden provocar, por ejemplo, si la calidad de los productos baja, si los
proveedores se alejan del mercado, etcétera.

3) Pedido de Presupuesto
Para poder comprar en forma ordenada se emite un pedido de presupuesto o
cotización que se remite a todos los posibles proveedores, donde se detallan en forma
muy minuciosa los elementos solicitados. Se recomienda obtener varios presupuestos
para poder hacer una correcta evaluación y elección.
Es muy importante, en el pedido, no dejar aspectos sin mencionar, ya que en la
práctica una diferencia u omisión en las características de lo solicitado puede hacer
variar sustancialmente un presupuesto. Por ejemplo, si la empresa necesita comprar
una determinada cantidad de pintura látex y en su pedido de presupuesto no aclara si
es lavable, y su necesidad así lo determina, cuando realice la compra puede suceder
que tenga que realizar el cambio de producto y/o pagar una diferencia.

4) Orden de Compra
Una vez recibidas las distintas cotizaciones se hace un estudio para determinar la
más conveniente. Hay que tener en cuenta no sólo el precio cotizado sino también la
calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y la garantía ofrecida.
Para efectivizar el pedido al proveedor se emite una Orden de Compra o pedido,
donde se detallan los materiales o servicios pedidos, el lugar de entrega, el embalaje
solicitado, las condiciones de pago, el plazo de entrega acordado y todos aquellos
elementos que ayuden a precisar las necesidades.

5) Recepción de materiales
El ingreso de la mercadería o servicio debe estar acompañado por un remito, con
original y copia del proveedor. La copia se devuelve firmada y conformada (que
indica que la entrega es satisfactoria) o se pone en ella un sello que dice “Sujeto a
Aprobación”, que significa que a posteriori se verificará si cumple con los requisitos
de la orden de compra o pedido.
La verificación de los materiales se realiza con el control de calidad, para comprobar
si cumplen con el pedido y las especificaciones pautadas.
La complejidad de los controles dependerá de la envergadura de la empresa y el
desarrollo que tenga el sector o departamento dedicado a hacer la recepción de los
materiales. En las empresas medianas o grandes existe un departamento con este fin,
llamado Control de Calidad.

6) Formas de pago
La compra-venta puede ser:
a) Al contado inmediato. El pago se efectúa en efectivo contra la entrega del bien.
b) Al contado .El pago se realiza luego de un plazo posterior a la entrega del bien.
c) A crédito. Puede ser en cuenta corriente: el pago se pacta entre las partes a una
fecha determinada; o en forma documentada: se entregan documentos, usualmente
cheques diferidos, o se abona con tarjeta de crédito. Muchos proveedores otorgan
descuentos si el pago se efectúa de contado, contra la entrega de la mercadería o
servicio. Por el contrario, cuando se compra a crédito y se difiere el pago, pueden
surgir los recargos (intereses).
7) Almacenaje
Se utiliza un lugar físico acondicionado para este fin (depósito). Es muy importante,
al momento de elegir el lugar destinado, considerar las condiciones de almacenaje de
cada producto. Hay elementos que pueden sufrir deterioro por excesiva temperatura o
humedad, hay productos inflamables, otros tóxicos, etcétera.
Se deben conservar en buen estado las existencias y controlar sus entradas y salidas
por medio de fichas de stock.
Dicho control proporciona diversas ventajas:
a) Reducir el riesgo de robo, ya que cada movimiento de elementos está respaldado
por un comprobante interno firmado por el responsable.
b) Obtener con rapidez y exactitud la información de los materiales utilizados y el
stock disponible.
c) Evitar los problemas ocasionados por sobrantes o faltantes de elementos, de modo
que puedan suministrarse las cantidades solicitadas en los momentos oportunos.

Además, el almacén determina los máximos y mínimos y el punto de pedido. Se

entiende por máximo la cantidad de materiales que puede contener el depósito y por
mínimo, la menor cantidad aceptable para no interrumpir el proceso de producción
(stock mínimo).
El punto de pedido determina el momento en que es necesario realizar una nueva
compra del producto:

Punto de pedido = Stock mínimo + Unidades que se consumen hasta que llegue
el pedido

El lote óptimo es la cantidad que conviene tener como stock.

Un stock excesivamente grande nos asegura no quedarnos sin provisión, pero
aumenta el volumen almacenado, lo cual implica mayores costos (si se paga alquiler
por el depósito, por ejemplo), y también algunos riesgos: la posibilidad de
vencimiento o rotura de un producto y la inmovilización del capital.
Algunas de las ventajas de tener un lote óptimo o stock mínimo es la capacidad para
satisfacer los pedidos urgentes y poder planificar la producción sin sobresaltos. Por lo
tanto, hay que trabajar con el lote mínimo que nos asegure un equilibrio entre
nuestras necesidades y los costos.