1.2.

1 relaciones entre portafolios, programas proyectos

Proyecto

No sé si alguna vez te has parado a ver cual es la definición de

Proyecto o eres de los que piensa que eso lo sabe todo el
mundo: “¿Cómo no voy a saber qué es un proyecto? ¡Si he trabajado
en miles!”
Pues me lo pones fácil.
Dímelo.
¿Cómo se define un proyecto?
Si no lo tienes tan claro o prefieres que yo te dé una definición creo
que lo mejor es irnos a los modelos/metodologías/mejores prácticas
más extendidas y comparemos la definición en cada una de ellas.
Proyecto (según PMI)
“Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.”

Proyecto (según PRINCE2)

“Una organización temporal que se crea con el propósito de entregar
uno o más productos de negocio de acuerdo a un caso de negocio
acordado.”

Proyecto (según IPMA)

“Es una operación restringida en tiempo y coste para realizar un
conjunto de entregables definidos (el alcance para completar los
objetivos del proyecto) según unos estándares de calidad y unos
requisitos .”
Pues ahora si que lo tenemos bastante claro ya que las definiciones
son coincidentes.
Podemos decir que:
 Hay que quedarse con las principales características:
 Temporal. Tiene una duración determinada: Empieza y Termina
 Entregable/s. Tiene un resultado. Este puede ser un bien, un
servicio, un documento, un producto, un informe, …
 Objetivo. Generalmente es el Entregable o entregables o estos
forman parte del objetivo.

Programa

Ya hemos visto que es un Proyecto pero generalmente también vemos

otra palabra asociada a Proyectos que parece de definición escurridiza
y es el Programa.
Podemos tener la intuición de que un programa es una asociación de
Proyectos, pero ¿ya está? ¿sin más? ¿no hay ninguna relación entre
ellos?
Vamos a ver las definiciones de cada una de los
modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidas.
Programa (según PMI)
“Es un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades
de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para
obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma
individual.”
Programa (según PRINCE2)
“Una estructura de organización flexible temporal creada para
coordinar, dirigir y supervisar la aplicación de un conjunto de proyectos
y actividades relacionadas con el fin de obtener resultados y beneficios
relacionados con objetivos estratégicos de la organización.”
Programa (según IPMA)
“Consiste en un conjunto de proyectos relacionados y los cambios
organizativos necesarios para alcanzar un objetivo estratégico y lograr
los beneficios de negocio definidos.”
 Como has podido ver la definición en cada caso es similar, pudiendo
extraer las siguientes características de un programa:
 Conjunto de Proyectos. Está compuesto por más de un proyecto.
 Relacionados. Los componentes del programa tienen relación entre
ellos.
 Beneficio. Gestionar y dirigir estos proyectos dentro de un programa
tiene mayores beneficios que hacerlo por separado.
 Temporal. Al ser un conjunto de proyectos también tiene una
existencia temporal: Comienza y Termina

Portafolio

Generalmente una de las dificultades que se suele presentar cuando

hablamos de Proyectos, Programas y Portafolios, es la diferencia entre
un Programa y un Portafolio.
¿Son lo mismo?
¿No son lo mismo?
¿Qué les diferencia?
Vamos a ver primero la definición de Portfolio en los
modelos/metodologías/mejores prácticas más extendidos.
Portafolio (según PMI)
“Consiste en proyectos, programas, subconjuntos de portafolio y
operaciones gestionados como un grupo con objeto de alcanzar los
objetivos estratégicos.”
Portafolio (según PRINCE2)
“Todos los programas y proyectos independientes que están siendo
llevandos a cabo por una organización, un grupo de organizaciones, o
una unidad organizativa.”
Portafolio (según IPMA)
“Es un conjunto de proyectos y/o programas, que no están
 necesariamente relacionados, reunidos para mejorar el control, la
coordinación y la optimización de la cartera en su totalidad.”
Aquí el consenso es mayor que en las anteriores definiciones.
Podemos ver que un portafolio comparte las siguientes características:
 Conjunto. Está formado por Programas y Proyectos.
 Sin relación. Realmente no es que los proyectos y programas
agrupados bajo un portafolios no tengan relación sino que no
necesitan tenerla.

Una tercera característica sería que se obtiene un beneficio

estratégico, ya sea directo o indirecto.
PMI explícitamente cita que el portafolio se orienta para alcanzar los
objetivos estratégicos.
En PRINCE2 e IPMA no se indica explícitamente pero implícitamente
los Proyectos y Programas se desarrollan para alcanzar los objetivos
estratégicos por lo que también se orienta a ello.
Distribución del trabajo dentro de un proyecto

Tenemos nuestro proyecto listo pero ahora nos surge una duda, ¿cómo
organizo el trabajo a realizar dentro del proyecto?
En tareas.
Está claro que la unidad mínima (o casi mínima) que podemos
encontrar en un proyecto serán las tareas que iremos realizando pero
hasta llegar a las tareas no está mal realizar una análisis que nos
permita tenerlas a todas localizadas y que nos permita localizarlas a
todas.
Una técnica que viene en nuestra ayuda es la Estructura de Desglose
de Trabajo (EDT) (a veces en español se ve referida como Estructura
de Descomposición de Trabajo) o también conocida por su nombre en
inglés Work Breakdown Structure (WBS). .
 Quédate con la idea que transmite, es una estructura que vamos
diseñando conforme vamos desglosando, descomponiendo,
subdividiendo los entregables del proyecto en unidades menores.
El EDT nos ayuda a representar los entregables que recoge el alcance
del proyecto (sus componentes) y una vez detectados, nos permite
identificar las tareas necesarias para realizar dichos entregables (y
componentes).
Como ves:
Para saber qué tenemos que hacer, deberemos tomar la lista de
nuestras tareas obtenidas con ayuda del EDT generado y organizarlas
en el tiempo, confeccionando, por ejemplo un diagrama Gantt.
Para ello ten en cuenta los siguientes aspectos:
 Prioridad de las tareas
 Dependencia de unas tareas con respecto a otras
 Capacidad de realizarlas en paralelo
Cuando concluyamos nuestro diagrama Gantt tendremos una visión
de la planificación de nuestro proyecto incluyendo las tareas a
realizar para completar los entregables.

Organizar la organización

Hemos descrito unas herramientas para gestionar las necesidades de

una organización, de una empresa.
¿Cómo debe utilizar los proyectos, programas, portafolios para
conseguir sus objetivos estratégicos?
Veamos un ejemplo.
Una vez la organización tenga claras sus necesidades estratégicas
puede crear un portafolio para el año en curso que permita integrar
todas las iniciativas que establezca.
En dicho portafolio se irán creando todos los proyectos y programas
necesarios teniendo en cuenta que:
 Crear un Proyecto cuando… una de las necesidades estratégicas
pueda ser satisfecha con la ejecución de una única iniciativa, la
organización deberá crear un proyecto que se encargue de
ejecutarla.
 Crear un Programa cuando… la necesidad estratégica es grande o
implica muchos cambios deberá realizarse con varios proyectos
asociados bajo un mismo programa.
Todo esto nos permite aplicar distintas metodologías, modelos,
mejores prácticas disponibles en el mercado para obtener un mayor
aprovechamiento de los recursos, minimizar el esfuerzo y obtener un
menor tiempo de ejecución.