INTRODUCCIÓN Y BIENVENIDA AL CURSO

Te damos la bienvenida a este curso. El decidir inscribirte es señal de que quieres cambiar
cosas en la forma en la que afrontas tus labores profesionales.
Si es así, la mitad del camino está recorrida. Dedica un tiempo a la semana para avanzar en
el curso.
En este vídeo te explicamos la forma en que vas a aprender.

INTRODUCCIÓN Y BIENVENIDA AL CURSO

Gestiona proyectos con tu Smartphone
Todos trabajamos en proyectos. Cada reto que nos planteamos y objetivo que queremos
cumplir puede ser un proyecto. O al menos puedes plantearlo así.
La forma en que los lleves a cabo puede ser muy variada. Dependen de tus conocimientos,
el sector en el que estés. Pero siempre habrá que planificarlos y controlarlos. Para eso te
puedes valer de tu teléfono móvil.
En este vídeo empezamos a analizar algunos aspectos de las tecnologías y tus proyectos.

INTRODUCCIÓN Y BIENVENIDA AL CURSO

Transformación digital y dispositivos móviles
En los últimos tiempos oyes constantemente el término “Digitalización”.
Digitalizar tu empresa es algo importante. Te dará muchos beneficios. Pero también
digitalizar implica un cambio de mentalidad.
Tenemos que adaptar nuestras formas de trabajo, nuestros hábitos de producción a los
cambios tecnológicos que ya están aquí. En este vídeo reflexionamos sobre ello.

M1. GESTIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS

La complejidad de la sociedad actual y los desafíos constantes que suponen nuestros
proyectos requieren que nuestra gestión en los proyectos sea cada vez más profesional.
Conoce algunas de las definiciones y herramientas utilizadas en la gestión de proyectos: la
metodología PMP® (Project Managament Professional), o gestión de proyectos
profesional del PMI (Project Management Institute).
Descubrirás muchos métodos y procesos que son esenciales en todo proyecto. Tenerlos en
cuenta y planificarlos mejorarán tu gestión y te permitirán mejorar los resultados finales.
En este vídeo empezamos a conocerlos.

M1. GESTIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS

¿Qué es la gestión de proyectos profesional?
Hay palabras que todo el mundo entiende, pero que tal vez no de la misma forma. Una de
ellas es “Proyecto”.
Una de las acepciones que da la Academia Española es “Designio o pensamiento de
ejecutar algo”, pero esto es muy general.
PMI lo define de forma un poco más precisa para nuestros propósitos: "Un proyecto es un
esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, un servicio o un
resultado único."
Pues, partiendo de esa definición analizaremos en este vídeo, las implicaciones de un
proyecto y por tanto, que labores hay que realizar para gestionarlo.

M1. GESTIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS

Marco PMP
La gestión de cualquier proyecto es un proceso indispensable que hace que “concluyamos”
aquello que nos proponemos con éxito. Y de forma natural todos hacemos una gestión de
nuestros proyectos.
Pero hay metodologías probadas que garantizan y mejoran los resultados al contemplar
todas las posibilidades que pueden presentarse, independientemente del sector en el que
trabajes o del volumen de estos.
La gestión de los proyectos de forma profesional debe ser una parte del propio proyecto, tan
grande como grande sea el proyecto. En un proyecto que afronta una sola persona esta
gestión implicará solamente algunas tareas y algo de tiempo. En grandes proyectos puede
implicar el trabajo de muchas personas exclusivamente dedicadas a controlarlo.
El método más conocido se llama PMP o Project Management Professional. Está
amparado por el PMI (Project Management Institute) y plasma sus directrices en la Guía
de los Fundamentos para a la dirección de Proyectos conocida como Guía del PMBOK.
Siguiendo la guía, la organización emite certificados reconocidos internacionalmente para
los gestores de proyectos.
Aunque nuestro trabajo diario no sea exclusivamente el de gestionar proyectos, sino que
esto sea una parte de nuestra labor, es realmente útil seguir las ideas generales expuestas en
PMP, en relación con los siguientes aspectos:
 La definición del proyecto.
 El análisis de las áreas de conocimiento en el proyecto.
 Las áreas de experiencia del director de proyecto.
El siguiente gráfico ofrece una visión global de la estructura de la metodología PMP.
Un proyecto se compone de 5 procesos de gestión. En cada proceso hemos de tomar en
cuenta diferentes aspectos que están agrupados según sus características en 10 áreas de
conocimiento que se realizan en uno o varios momentos del ciclo de vida del proyecto. 
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El rol del jefe de proyecto
Alguien debe gestionar el proyecto. Aunque puede ser un equipo, hay un responsable
último de que todo esté bien.
El jefe de proyecto es fundamental, junto a su equipo. Él debe controlar todos los
aspectos para que se cumplan los objetivos.
Si hay una palabra que lo puede definir es Líder, ese es su papel. El responsable del
proyecto ni puede ni sabe hacerlo todo, pero debe saber que pedir y a quién.
En este vídeo descubre los elementos más importantes que tiene que controlar y el
equilibrio que debe intentar mantener.

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Ciclo de vida de un proyecto
Cada proyecto es un mundo, pero en cualquiera puedes identificar algunas fases, desde el
inicio, hasta que concluimos entregando al cliente aquello que nos ha pedido.
A estas fases se las denomina Ciclo de Vida de un Proyecto, y por lo general
tienen características comunes. Conocerlas nos ayudará a planificarnos.
Intenta asociar los aspectos que vas a encontrar en el vídeo, con tus propias experiencias.
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Áreas de conocimiento en la gestión de proyectos
Dirigir un proyecto implica controlar y coordinar varias labores de diferentes áreas de
conocimiento.
En este vídeo te presentamos la metodología de PMP.
Según ella cada proyecto tiene 5 procesos de gestión. Además, existen 10 áreas de
conocimiento. En cada proceso se realizan tareas de las diferentes áreas de conocimiento.

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Alcance
El alcance de un Proyecto es la definición de qué incluye y qué no, y las condiciones que
tiene que cumplir para que el cliente acepte el producto o servicio. Además, define los
entregables que hay que crear a lo largo del proyecto.
Definir el alcance es una labor del responsable de un proyecto que implica, describir el
producto o servicio único que se está creando, descomponerlo, y verificar y controlar su
cumplimiento a lo largo de todo el proyecto.
La herramienta fundamental con la que vas a trabajar es la Estructura de la
Descomposición del Proyecto o EDT. Una EDT es una herramienta para la
descomposición del proyecto en los entregables y los paquetes de trabajo necesarias para la
creación de producto final.
La EDT se establece en varios niveles de trabajo (en este ejemplo tenemos representados 3
variantes de representación):
 1. Fases->Entregables-> por Paquetes: Podemos organizar el EDT por Fases con
sus Entregables y Paquetes o tareas de trabajo asociados. Cada paquete puede ser
entregado a un miembro del equipo, para avanzar de forma paralela en el
proyecto. Un paquete suele representar entre 8-80h horas de trabajo.
 2. Producto->Entregables: Otra opción es organizar el EDT por entregas de
Producto. Todo proyecto tiene distintos entregables de producto que deben ser
verificados para cumplir con los requisitos del alcance inicial.
 3. Subproyectos: Cuando los proyectos tienen una envergadura muy grande,
podemos dividirlos en subproyectos para una mejor registión y control de los
entregables y paquetes relacionados.
De esta forma, descomponiendo los proyectos hasta el nivel más bajo posible, es posible
realizar la estimación de tiempos, que se plasmará en un cronograma como el gráfico de
Gantt, o de costes, que se plasma en el presupuesto.
La EDT inicial constituye una línea base, que será comparada durante el proyecto
para verificar y controlar que se está desarrollando correctamente y analizar y tener en
cuenta las desviaciones sobre la programación inicial.

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Cronograma
Una vez has desarrollado el alcance del proyecto que vas a ejecutar, ya cuentas con una
herramienta con la que empezar a trabajar: La EDT o Estructura de Descomposición en
paquetes de Trabajo.
Teniendo este listado es el momento de realizar la planificación de los tiempos en que se
va a desarrollar el trabajo.
Una vez que tengas la EDT hecha, dispones de una definición de cada una de las
actividades necesarias para lograr el éxito del proyecto; resultándote también útil para
estimar el tiempo que necesitas para su completo desarrollo.
Para generar la planificación temporal o cronograma debes tener en cuenta varios factores:
 La duración de cada actividad.
 La disponibilidad de nuestros recursos, bien sean materiales o personales.
En función de la profundidad de la EDT podemos tener algunas fechas críticas o puntos de
referencia que nos resultarán de utilidad para controlar el avance del proyecto. En algunas
ocasiones se puede asociar una fecha un compromiso de entrega (si el proyecto así lo
tiene previsto). A estas fechas se las denomina hitos o "milestones" y son momentos en el
tiempo, no un intervalo de tiempo.
Partiendo de la estimación de tiempos para completar cada actividad puedes conocer la
duración total de un proyecto. Esto lo establecemos con el llamado Método de camino
crítico (o CPM) que establece la ruta máxima de tareas y por tanto la fecha de
finalización de un proyecto (o de finalización de un entregable).

Con toda esta información previa podemos construir una representación gráfica. La más
habitual es el Diagrama de Gantt.
El Diagrama de Gantt es un diagrama de barras donde cada línea representa una
tarea (o paquete) y las fechas están organizadas en las columnas. Por tanto, la longitud
de una línea representa la cantidad de tiempo en que se realiza una determinada tarea.

En un cronograma podemos incluir, si las características y los recursos lo permite, tareas

que se realizan de forma paralela. En otros casos, una tarea solo puede comenzar cuando
concluye la anterior.
Una vez planificado el tiempo del proyecto, esta será la línea base del cronograma del
proyecto. Podemos utilizar el mismo gráfico para saber el grado de cumplimiento y así
hacer el seguimiento y control del proyecto.
Existen muchas herramientas en el mercado que permiten generar el Gráfico de Gantt.
Con MS-Project no solo controlarás la planificación del tiempo, sino que también
podrás realizar el control del avance o gestionar la previsión y ejecución de los costes.

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Costes
Ya sabes que el tiempo y el alcance son dos de los tres pilares básicos en la planificación
de un proyecto. La otra parte son los costes y está íntimamente relacionado con lo anterior.
A la hora de realizar esta planificación no estamos a ciegas. Con la información que hemos
obtenido al descomponer el proyecto en paquetes de trabajo ya tenemos una herramienta
con la que trabajar: el presupuesto global de un trabajo será la suma de todos los
trabajos realizados.
A la hora de establecer el presupuesto de costes además de la EDT tienes que manejar más
información ya que tenemos que hacer una estimación de costes basada en:
 Analogía con otros proyectos semejantes. Si hemos realizado anteriormente un
trabajo parecido podemos conocer los costes.
 Si esto se repite es muy interesante disponer de un coste elaborado en función de
algún elemento del proyecto final. A esto se le llama estimación paramétrica e
implica el uso de características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo
matemático que permita predecir el coste total del proyecto. Los modelos pueden
ser simples (por ejemplo, Euros por metro cuadro, o coste por usuario atendido).
 Los costes laborales del personal que va a estar implicado en el proyecto.
Podemos estimarlos conociendo la programación temporal y el coste/hora de cada
persona.
 La información sobre precios de materiales a comprar. Además de los costes
directos de la producción, en el proyecto puede haber otros costes que se
establezcan por otras causas, como depósitos por licitar un proyecto o los costes de
financiación del proyecto, si son necesarios. Estos costes hay que incorporarlos en
el presupuesto.
Un área de conocimiento de la gestión de proyectos según PMP muy relacionada con la
gestión de los costes es la gestión de adquisiciones. Esto implica también tomar la
decisión, en algunos casos, sobre la conveniencia de comprar o alquilar. Esa decisión puede
influenciarse por el resto de los proyectos que desarrollamos en la organización.
Una vez conocida la estimación de costes podemos dividirlos en diferentes vistas: el coste
total, por fases, por entregables…
El coste total de un proyecto es acumulativo y va aumentando a través del tiempo.
La gestión de los costes no es algo circunscrito solo a la fase inicial del proyecto. Es de
vital importancia realizar el control constante de los costes y analizar sus posibles
desviaciones. Con herramientas de software de control de proyectos, además de elaborar el
presupuesto, puedes compararlo con el coste real y así analizar las desviaciones
presupuestarias en el mismo y tomar las medidas de rectificación que correspondan.

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Calidad
Asegurar la calidad de nuestro proyecto no es algo que dejamos para el final, es algo
constante. La calidad de nuestro proyecto comienza al definir el alcance y requiere de su
control a lo largo del mismo.
En este vídeo revisamos los conceptos fundamentes de calidad y vemos algunas de las
herramientas que se utilizan.

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Fase de inicio
La fase inicial del proyecto es fundamental para definir todos los aspectos. En ella se
sentarán las bases para saber que hay que hacer a lo largo del mismo, definir plazos y
límites de coste, o establecer los requisitos de cliente y de calidad que debe tener.
En este vídeo te mostramos como generar un buen documento que sirva de punto de partida
eficiente para tu proyecto.

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Fase de planificación
La fase de planificación es la que permite realizar las previsiones de las actividades que
vamos a realizar en un proyecto para conseguir el objetivo final que hemos marcado.
Durante este proceso tenemos que realizar toda la planificación de las distintas áreas del
proyecto. Como ya has visto, una de las labores primordiales es la creación de
la EDT donde desglosaremos todas las actividades.
Cuanto más precisos seamos en la definición de las actividades y más claramente estén
especificados los requerimientos de los productos entregables del proyecto, mucho mayor
será nuestro acierto a la hora de establecer tiempos o costes.
Después de realizar el alcance y esta definición, podemos seguir un orden respondiendo a
unas preguntas que vincularán a todas las áreas de conocimiento del proyecto:
 Secuencia las actividades: ¿en qué orden se ejecutan las acciones? ¿cuáles pueden
hacerse simultáneamente?
 Estimar los Recursos de las actividades: ¿Cuánto cuesta ejecutar cada una?
 Estimar la Duración de las actividades: ¿Cuánto tardaré en realizar cada
actividad?
 Desarrollar el Cronograma: Respondiendo a esto podremos establecer el
cronograma.
 Estimación de Costes: ¿Cuánto cuesta llevar a cabo cada actividad? ¿Qué otros
costes tengo?
 Preparación del Presupuesto de Costes: Con lo anterior puedes preparar el
presupuesto de costes.
Ahora puedes planificar otros elementos:
 Calidad: Establece los estándares de calidad relevantes para el proyecto, y
determinar cómo satisfacerlos.
 Recursos Humanos: Define las personas que necesitas y el rol que tomarán en el
proceso.
 Comunicaciones: Prevé la manera en que nos vamos a comunicar dentro del
equipo. ¿Cómo llegará la información a otras personas, como el cliente?
 Riesgos: Identifica los posibles riesgos y cómo responder a ellos (de forma
cuantitativa y cualitativa).
 Compras, adquisiciones y contrataciones: ¿Qué hay que comprar? ¿cuándo?
¿merece la pena alquilar?

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Resumen
Has conocido, a grandes rasgos, la metodología más difundida de gestión en
proyectos: PMP. No era el objeto de estos vídeos y contenidos que has visto, el que seas un
experto en esta metodología. Hay múltiples programas de formación y acreditación que
ahondan en este tema.
Pero, es importante que retengas los aspectos fundamentales de la gestión de cualquier
proyecto: Definir muy claramente que es lo que quieres tu (y el cliente), y estimar las
actividades que hay que hacer para conseguir los objetivos propuestos, es decir, definir el
alcance del proyecto.
Recuerda que los otros dos factores que influyen de forma determinante, son los costes y
el tiempo. Equilibrar los tres elementos es la labor que tienes que gestionar para llegar a
buen puerto.
Descomponer nuestro trabajo en las unidades más pequeñas posibles es un trabajo que
mejorará tu productividad. Más adelante vas a conocer técnicas para, día a día, poder
gestionarlas con eficacia.
Sírvete de herramientas en tu ordenador o en tu smartphone, pero, sobre todo, trabaja de
forma organizada para mejorar tu gestión de proyectos.
Además, te facilitamos un resumen de lo aprendido en este módulo que podrás descargarte.